Gestión de Proyectos de Tecnología de Información

PROYECTO.

El término Proyecto se aplica a la intención de hacer o ejecutar algo.Un

proyecto no es otra cosa que la intención organizada de una persona, que
pretende transformar una situación actual insatisfactoria en una situación futura
deseada.

En términos académicos se podría definir un proyecto como un sistema

artificial y abstracto, constituido por bloques de información y decisiones, los
cuales se articulan alrededor de una intencionalidad bien definida que delimita
estos bloques en el espacio y en el tiempo. Desde esta perspectiva, los
principales componentes de un proyecto son: la intencionalidad, la información y
las decisiones.

Según el Project Management Institute (2000), un proyecto es “una

iniciativa temporal que se pone en marcha para crear un producto o servicio
único”. De manera alternativa, un proyecto se puede ver como un conjunto bien
definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del
proyecto.

Todo proyecto tiene principio y fin. La característica de los proyectos es su

concreción y, especialmente, su auto-limitación tanto en recursos como en
tiempo. Un proyecto deberá terminar cuando se logre el resultado previsto o
cuando se demuestre la incapacidad para lograrlo.

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Características de los proyectos:

Entre las principales características de los proyectos pueden resaltarse las

siguientes:

La temporalidad: los proyectos nacen y mueren. Tienen un comienzo desde su

concepción como idea. Su formulación, ejecución y evaluación se dan en un
límite de tiempo predeterminado.

La singularidad: no hay dos proyectos iguales. Todos son muy singulares. Esto
hace que la experiencia de unos no sea totalmente transferible a los otros.

La dependencia: el proyecto no se pertenece a sí mismo; no tiene significado

per-se; tiene su origen en un plan, en un programa o en una organización, por lo
tanto sus objetivos se subordinan a esquemas de decisión más amplios que
garanticen la integralidad de la gestión y propendan por la sinergia de los
esfuerzos.

La flexibilidad: por su permanente juventud, los proyectos pueden ser

mecanismos de gestión moldeable y versátil, y en este mismo sentido configuran
oportunidades de cambio para las organizaciones, condición sumamente
importante en un mundo donde la adaptación al medio es cada vez más
necesaria.

La fragilidad: por su misma juventud, los proyectos son también muy

vulnerables y pueden afectarse por los cambios de los medios externos e
internos de las organizaciones. La fragilidad es el precio que pagan los proyectos
por su flexibilidad.

La integralidad: los buenos proyectos son como imanes que atraen a todo lo
que tiene que ver con ellos de manera relevante. Esta propiedad les permite
transitar horizontalmente por las organizaciones y relacionarse con varias de sus
dependencias. Por eso pueden actuar como factores aglutinantes de la
organización.

La creatividad: Los proyectos pueden dar rienda suelta a la imaginación,

innovación y originalidad. Sus procesos no son repetitivos y exigen siempre

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nuevos planteamientos y visiones. Los proyectos complejos que cubren dos o

más productos complementarios diferentes, pueden descomponerse en sub-
proyectos.

TIPOS DE PROYECTOS

Proyectos de inversión o desarrollo social: dirigidos a resolver un problema

social y a generar cambios benéficos en un grupo humano seleccionado por su
mayor vulnerabilidad. La clave de estos proyectos es la solución de un problema
que afecta el bienestar o la calidad de vida de un grupo humano.

Proyectos de investigación: dirigidos a generar conocimientos nuevos sobre

una pregunta específica que no ha sido resuelta por la ciencia. El producto de
estos proyectos es un informe que recoge el conocimiento nuevo generado por
el investigador.

Proyectos de desarrollo tecnológico: estos proyectos se interesan por mejorar

la aplicación de conocimientos generando productos o servicios útiles. Implican
el desarrollo de nuevos procedimientos y la provisión de los recursos físicos
requeridos para mejorar un proceso de producción o un servicio.

Proyectos de desarrollo administrativo: dirigidos a mejorar un proceso

administrativo o una organización. Los proyectos de desarrollo institucional se
interesan en mejorar, modificar, ampliar o crear una organización de trabajo y de
los sistemas que la componen. En salud, este tipo de proyectos generalmente
facilitan la revisión y la renovación de la administración del sistema de salud y de
los servicios, o de una parte de la organización, incluyendo el replanteo eventual
de las políticas, estructuras, sistemas, modelos, recursos y procedimientos, en
un proceso donde el desarrollo del talento humano es el elemento central. Su
ejecución suele demandar recursos adicionales, diferentes a los que se destinan
a actividades operacionales normales en una institución. Su éxito no es posible
sin una voluntad política seria y un alto grado de compromiso del talento humano
para que su operación se prolongue en el tiempo y logre las transformaciones
deseadas.

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Proyectos de inversión física: dirigidos a desarrollar, ampliar, mejorar o

modificar sustancialmente edificaciones, infraestructura, instalaciones o equipos

La característica más obvia de un proyecto es que debe lograr un propósito

en particular y ése se indica normalmente en el nombre del proyecto.

Un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultánea y/o

secuencial que incluye personas (casi siempre se caracterizan por el uso de
equipos de proyecto multifuncionales), equipamientos de hardware, software y
comunicaciones, enfocados en obtener uno o más resultados deseables sobre
un sistema de información.

Como los proyectos consisten en tareas bien definidas, suelen existir metas
específicas asignadas al proyecto; entre estas metas se encuentran las
especificaciones de calidad y de diseño, y los objetivos de coste y programación.

La definición de proyecto informático no difiere demasiado de la definición

de proyecto, tan solo varia el campo de aplicación de las técnicas asociadas al
proyecto.

Una de las fases más complejas del proyecto es la de definir los objetivos.
La persona que encarga el proyecto rara vez conoce claramente los objetivos,
tan solo tiene una idea general, quiere informatizar algo o gestionar algo. Este
es uno de los problemas con que se encuentra el informático en las primeras
fases del proyecto. El no definir los objetivos correctamente es la causa de
muchos de los problemas que se presentan durante el cielo de desarrollo del
proyecto informático.

Dada la creciente importancia de gestionar proyectos complejos, es

inquietante ver el gran número de proyectos que no logran satisfacer sus
objetivos básicos. Este es uno de los motivos principales por el cual se debe
plantear una planificación sobre la gestión de los proyectos que se deban
afrontar.

Los siguientes son algunos de los errores comunes que llevan a las
organizaciones a fracasar en la Administración de los Proyectos, sin la aplicación
de una metodología:
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 Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo.

 No concentrarse en los procesos.
 No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados.
 Conformarse con resultados de poca importancia.
 Abandonar el esfuerzo antes de tiempo.
 Limitar de antemano la definición del problema y el alcance del esfuerzo de
reingeniería.
 Dejar que las culturas y las actitudes corporativas existentes impidan lograr
el éxito de los planes.
 Tratar de que la planificación se haga de abajo para arriba.
 Confiarle el liderazgo a una persona que no entiende la reingeniería.
 Escatimar los recursos destinados a los proyectos.
 Enterrar la Administración de los proyectos en medio de la agenda
corporativa.
 Disipar la energía en un gran número de proyectos.
 Concentrarse exclusivamente en el diseño y no cumplir con las fechas de los
entregables.
 Dar marcha atrás cuando se encuentra resistencia.
 Prolongar demasiado el esfuerzo.
 Sobredimensionar los tiempos del proyecto teniendo en cuenta "lo que
pudiera pasar".

Gestión de Proyectos

El término “gestión por proyectos” se refiere a una actitud de los sujetos,

caracterizada por su tendencia a prever las diferentes intencionalidades
cotidianas, organizándolas como bloques articulados de acción, delimitados en
el espacio y el tiempo, a los cuales integran sus diferentes recursos. Esta actitud
ha dado origen a una propuesta de gestión administrativa donde las diferentes
líneas estratégicas se desarrollan por bloques de proyectos. Una persona que
opta por esta forma de trabajo busca, permanentemente, integrar y ordenar sus
esfuerzos hacia el futuro, alrededor de intenciones bien definidas (productos
concretos), a las cuales impone límites tanto en el tiempo como en otros
recursos.

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Al gestionar su cotidianidad por proyectos, el sujeto puede valorar

comparativamente sus decisiones, reforzar aquellas que se revelen como más
importantes a la luz de sus condiciones presentes y renunciar a involucrarse en
situaciones que, de acuerdo con su escala de valores, se consideren
secundarias o interfieran con sus proyectos prioritarios.

Existen tres grandes momentos que implica la gestión de proyectos:

 La formulación del proyecto: Esta fase comprende la concepción de la

intencionalidad y su expresión concreta en un documento que debe contener
el perfil del proyecto, a saber: sus características y elementos esenciales
(intencionalidad, información y decisiones), organizados de acuerdo con el
lenguaje y los criterios de los interlocutores a quienes se dirija la propuesta.

 La ejecución del proyecto: Comprende la fase de aplicación de los

recursos (inversión) y la realización de las actividades previstas para
alcanzar el resultado esperado.

 La evaluación: Es un “momento” administrativo fundamental para garantizar

el éxito de todo proyecto, al que nos referiremos en detalle más adelante.
Por ahora basta decir que evaluar es siempre comparar. Se evalúa
comparando una situación con un patrón convencional, es decir, previsto a
conveniencia por quienes realizan la evaluación. La evaluación es base
fundamental para el éxito final de cualquier proyecto.

GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

El ciclo de vida de un proyecto define qué trabajo hay que realizar dentro del
proyecto, la gestión de grupos de procesos describe qué se necesita para
gestionar el trabajo en el proyecto.

En el PMBOK® se define un proceso como un conjunto de acciones y

actividades interrelacionadas para obtener un producto, resultado o servicio
predefinido. Cada proceso tiene sus entradas (inputs), a los que se aplican una
serie de técnicas o herramientas para obtener unas salidas (outputs).

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Los grupos de procesos no son fases del proyecto. Cuando proyectos complejos
o de gran tamaño se dividen en subproyectos o fases diferenciadas, por lo
general, todos los grupos de procesos se repetirán en cada fase o subproyecto.

Los procesos de gestión de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas

como Grupos de Procesos de Gestión de Proyectos o grupos de procesos:

 Grupo de procesos de Inicio. Aquellos procesos realizados para definir un

nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente mediante la
obtención de la autorización para iniciar el proyecto o fase.
 Grupo de procesos de Planificación. Aquellos procesos realizados para
establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y
desarrollar el curso de acción requerido para alcanzar dichos objetivos.
 Grupo de procesos de Ejecución. Aquellos procesos realizados para
terminar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para
cumplir con los objetivos del proyecto.
 Grupo de procesos de Seguimiento y control. Aquellos procesos
requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño
del proyecto, para identificar áreas en las que sean necesarios cambios al
plan y para iniciar los cambios correspondientes.
 Grupo de procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar
todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.