La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es

decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta

palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín
Archivium y éste del griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos
demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social,
política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de
los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información de
una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su
documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor
que tiene para: la administración, y la investigación
Importancia de los archivos para la administración Dentro de una empresa
podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación
e información útil (Dicha información puede estar contenida en documentos,
sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas,
fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la
cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más
rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de
sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno,
entidad pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes,
verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa
el tiempo; con archivos bien organizados no tendremos los empleados,
funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la
búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación y
tiempo invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta
administración de la información. Importancia de los archivos para la
investigación Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de
ilustración y mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas,
privadas, en tanto contienen información en documentos que pueden y deben
aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir la
verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las
investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la administración, la
geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.
CONCLUSIONES
El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.