Relocation Policy

Objective
To lay down the guidelines on ‘Relocation Policy’

Eligibility:

• The policy covers all new hires that would be joining Pandit Ventures ­ When 
their current location is different from the location that they are expected to 
relocate to.
• The policy also covers cases where the relocation is of an existing employee 
being transferred to a location different from the current place of posting.

Salient Features

Travel Cost
• This includes cost of travel of employee, spouse, children to the new location. 
Mode and class of travel will be as per the Travel Policy of the Company. In case
of new hires, based on prior approval, they will have to arrange tickets on their 
own at least 15 days in advance and get it reimbursed after joining Pandit 
Ventures. For existing employees, the Travel Request Form (TRF) will be sent 
15 days in advance and Travel Desk will do the ticket bookings. Cost related to 
movement from airport/ railway station to the accommodation will be 
reimbursed at actuals on submission of bills as procedure given below.

Accommodation
• Company will arrange for accommodation of the employee and his/ her family to
the relocated city for a maximum of 7 days. Travel Desk should receive the 
request at least 15 days in advance. In case of new hires, either the Hiring team
or the Hiring Manager will coordinate with the Travel Desk. In case of stay 
beyond 7 days, the approval of Business/Function head will be required.

Packaging and Transportation of household goods
• Movement of household goods will be managed directly by the individual 
through an empanelled set of Packers and Movers. Until such a panel is 
available, the individual will obtain 3 quotes and the lowest quote (inclusive of 
the cost of insuring the goods) will be accepted and reimbursement will be for 
this amount. There is a maximum limit for transportation cost set by the 
 company which will vary from city to city. The new hires will have to get prior 
approval from HR, and the cost of transportation will be approved basis this 
maximum limit.  The Company is not responsible for any loss of personal effects
of the employee while travelling/transfer or during and on relocation. For 
transportation of goods, only one standard truckload (plus a car wherever 
applicable) is allowed.

Miscellaneous expenses
• This covers expenses like food, porter incurred while travelling in course of 
relocation. Food expenses incurred during the stay up to 7 days will also be 
reimbursed on submission of actual  bills.

Procedure

• The employee should send the approved TRF (Annexure A) at least 15 days in 
advance to Administration department to make comfortable and effective 
arrangements of travel and stay.
• In case of new hires, the HR Manager needs to provide the information.
• After joining the office at the new location, employees are expected to submit 
their Expense claim in the Relocation Expense Claim Form (Annexure B) which
should be duly signed and approved by Business/Functional head.
• The expense claim should be submitted within 30 days from date of joining to 
the finance department.
• The expenses are reimbursed to the salary account of the employee. If the 
employee resigns from the organization within 6 months from date of joining 
(for a new employee) or date of reporting at the new place (for an existing 
employee), the expenses incurred in relocation, will be recovered from the full 
and final settlement.
• For claim purposes, actual bills will be required.
• Wherever reimbursements are subject to tax deduction at source the amount 
will be grossed up for tax.

Formulated on  Effective From Created by  Approved by

1­Apr­2018 HR Manager CEO

Note: The Company reserves the right to amend, modify, and revise any or all clauses 
of this policy depending upon market practices or exigencies of business.