Anteproyecto de Investigación

COMPRENSIÓN LECTORA Y REDACCIÓN DE TEXTOS

Título:

SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS LICEO MIS PEQUEÑOS

TALENTOS

Elaborado por:

Ayli González

Diego Villarreal

Nataly Duque

Alex Londoño

Profesora: Cecilia Caicedo

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION

SEMESTRE I

UNIVALLE – SEDE PALMIRA

2018
CONTENIDO

1. Título

2. Resumen

3. Introducción

4. Planteamiento

5. Justificación

6. Objetivo General

7. Objetivos específicos
7.1 Análisis del sitio
7.2 Planeación
7.3 Ejecución
7.4 Evaluación

8. Metodología
8.1 Análisis
8.2 Planeación
8.3 Ejecución
8.4 Evaluación

9. Cronograma de actividades

10. Presupuesto

11. Bibliografía

12. Participantes
 SISTEMATIZACIÓN LICEO MIS PEQUEÑOS TALENTOS

RESUMEN

Este proyecto pretende realizar una investigación respecto a la sistematización y uso de herramientas
digitales en las instituciones educativas, se selecciona la Institución Educativa LICEO MIS PEQUEÑOS de
Palmira, en la cual podemos apreciar que en la actualidad esta organización aun utiliza metodología
manual para el desarrollo de sus actividades. Teniendo en cuenta la evolución y el desarrollo de la
tecnología, los colegios deben estar a la vanguardia, adaptarse e implementar estas herramientas para un
óptimo desarrollo de sus procesos administrativos y académicos, esto con el fin de brindar un servicio
optimo para los estudiantes y padres de familia, garantizando así una calidad educativa acorde con el
desarrollo tecnológico actual.

SUMMARY

This project pretends to conduct a research regarding the systematization and use of digital tools in
educational institutions, selecting the Educational Institution LICEO MIS PEQUEÑOS of Palmira, in which
we can appreciate that at present this organization still uses manual methodology for the development of
Your activities. Taking into account the evolution and development of technology, schools should be at
the forefront, adapt and implement these tools for an optimal development of their administrative and
academic processes, this in order to provide an optimal service for students and parents of family, this
guaranteeing an educational quality in line with current technological development.

INTRODUCCIÓN

El liceo mis pequeños talentos es una institución educativa de carácter privado creada en el año 2009 bajo
los parámetros de la Secretaria de Educación Municipal, con el fin de brindar educación de calidad a los
niños y niñas del sector de influencia, en la actualidad cuenta con procesos manuales y un archivo físico
de todos sus documentos, algunos procesos no están estandarizados, como el sistema de notas, boletines,
observadores, planeadores, actas, certificados, los cuales se generan manualmente y por lo cual se
requiere adaptar una plataforma educativa donde podamos realizar todas estas operaciones de forma
sistemática y estandarizada que pueda brindar una información en tiempo real e interacción a docentes,
Padres de familia y alumnos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Por qué la importancia de una plataforma educativa? Debido a la falta de una plataforma educativa la
institución se ve atrasada en el manejo de los tiempos de entrega de documentación (certificados,
boletines), adicionalmente los docentes manejan planillas de notas físicas, por lo que se puede presentar
errores e inconsistencias en las notas académicas, además los padres de familia no tienen una
comunicación con el docente de manera permanente lo cual conlleva a que los alumnos que faltan a clase
no presenten sus trabajos y tareas a tiempo. En control de pagos que es una parte fundamental se facilita
con el manejo de un software integrado que nos permita un manejo efectivo de ingresos de estos rubros.
JUSTIFICACIÓN

La importancia de realizar este proyecto es la de la unificación de criterios de cada asignatura a la hora de

impartir los temas en el salón de clases con los planeadores digitales, adicionalmente se maximiza el
tiempo del docente permitiéndole invertirlo en el desarrollo de la clase, la plataforma permite un manejo
organizado y puntual de todos los documentos administrativos y académicos beneficiándose así
principalmente a la comunidad estudiantil y los padres de familia.

OBJETIVO GENERAL

Sistematizar los procesos administrativos y académicos del LICEO MIS PEQUEÑOS TALENTOS.

OBJETIVO ESPECIFICOS

 Evaluar en el liceo Mis Pequeños Talentos institución educativa ubicada en la cuidad de Palmira,
como se realizan los registros académicos y documentación administrativa.
 Discriminar el paso a paso de cada proceso que genere un documento, para verificar si es
sistematizable y si es viable el proyecto.
 Probar diferentes plataformas de software educativo para encontrar la que mas se adapte a las
necesidades de la institución.
 Realizar una prueba piloto con la plataforma seleccionada para determinar las falencias y ajustar
los parámetros.
 Capacitar el personal para el manejo efectivo de las herramientas TIC.

METODOLOGIA

Análisis: se debe tener en cuenta los siguientes puntos;

ÁREA FINANCIERA: Un integrante del grupo con la colaboración del Coordinador Administrativo de la
institución realizara un esquema de los procesos que se llevan a cabo detallando el paso a paso para
organizar de forma adecuada que documentos o formatos se generarán en la plataforma, así;

MATRÍCULAS: se realizan de forma anual y cada vez que ingresa un estudiante a la institución, se
llena una ficha detallada con los datos del menor y sus acudientes.

PAGO DE PENSIONES: Se detalla la elaboración de talonarios con recibos de pago y una letra de
cambio firmada por el acudiente responsable del menor para control del pago mensual.
ÁREA ADMINISTRATIVA: Otro integrante del grupo será asignado a esta área para recabar la información
pertinente y relevante de los siguientes procesos:

AUTORIZACIÓN DE FOTOS Y VIDEOS: Este documento se debe diligenciar por los padres o
acudientes para autorizar a la institución para publicar imágenes de los niños en su FANPAGE de
FACEBOOK.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Se diligencia el contrato para garantizar

la prestación del servicio por parte de la institución y el pago por parte de los padres del menor,
contiene cláusulas de comportamiento y de responsabilidad legal, así como los valores y causales
de terminación del contrato.

FICHA DE MATRICULA: Este documento contiene la información detallada del alumno y su grupo
familiar, así como su historial académico y médico.

ÁREA ACADEMICA: Acompañado de la directora del plantel, un miembro del grupo realiza el respectivo
informe de todas las actividades académicas y los documentos que se generan durante este proceso, así:

OBSERVADOR: Es un documento en el cual el docente plasma la información de las competencias

del estudiante, su desarrollo pedagógico y disciplinario.

TABULADO DE NOTAS: Esta información se genera cuando se realizan exámenes, trabajos,

talleres, exposiciones y todo aquel evento calificable que genere una nota académica.

PLANEACION DIARIA: Se refiere a la relación detallada de actividades a realizar en clase con sus
respectivos logros y herramientas.

Después de realizar el análisis se determina que el proyecto de sistematización no tiene inconvenientes y

es viable para su planeación.

Planeación: Para realizar este proyecto se debe estructurar un plan de trabajo que nos permita llevar a
buen término la sistematización de los procesos de la institución.

1. Recopilar la información necesaria por parte de los integrantes del grupo y sus asesores de la
institución.
2. Realizar un esquema de procesos para descartar o anexar nueva documentación según las
necesidades de la institución.
3. Contactar al proveedor del software y agendar reunión.
4. Exponer las necesidades del plantel al proveedor tecnológico para acordar los siguientes puntos:
a. Estructura de la plataforma.
b. Funcionalidad.
c. Sistemas de mensajería.
d. Diseño de boletines e informes.
e. Imagen corporativa.
f. Administrador, usuarios y contraseñas.
 5. Establecer el tiempo de entrega del software.
6. Una vez finalizada la plataforma, se realizarán las pruebas piloto.
7. Inicia la capacitación del personal para el manejo adecuado de la plataforma.
8. Se verificará resultados y se realizaran los ajustes necesarios.
9. Se hará la presentación oficial al CONSEJO DIRETIVO y ASOFAMILIA.
10. Se iniciarán las labores normales en el año lectivo siguiente con la plataforma en pleno
funcionamiento.

CRONOGRAMA
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
ACTIVIDADES SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4
Visita de reconocimiento a la
institución educativa,
integración con el personal.
Acompañamiento al
personal administrativo y
docente en las labores
diarias.
recopilación de la
información detallada de
cada proceso
Reunión de grupo para
definir los ajustes y
parámetros de la
información.
Reunión con el proveedor
del software para ajustar los
detalles a las necesidades y
requerimientos.
Se recibe el software y se
inician las capacitaciones y
las pruebas.

Presentación final a padres y

docentes e implementación
definitiva de la plataforma.
 PRESUPUESTO

El costo del proyecto “SISTEMATIZACIÓN LICEO MIS PEQUEÑOS TALENTOS” incluye los siguientes rubros:

ITEM VALOR
Investigación de factibilidad e
implementación de un software educativo. $ 400.000
Incremento en la velocidad de la banda de
internet. $ 50.000
Plataforma educativa TECNISCHOOL $ 730.000
TOTAL, COSTO PROYECTO $ 1.180.000

BIBLIOGRAFIA