4 Preparación y entrega de la propuesta

4.1 Reserva en documentos y carácter público de la información

Las personas interesadas en los procesos contractuales pueden conocer y controvertir los
conceptos y las decisiones que tome Ruta N, y para ello pueden examinar los expedientes. El
proponente deberá indicar expresamente en su oferta, que la información consignada tiene
carácter de reservada, señalando expresamente la norma jurídica en la que se fundamenta, con el
fin de que Ruta N se abstenga de entregar la misma, cuando cualquier persona natural o jurídica
ejerciendo el derecho de petición, solicite copia de las propuestas. En el evento de que no se
señale la norma específica que le otorgue ese carácter, se tendrá por no escrito el anuncio de
reserva.

4.2 Costos de preparación de la propuesta

Todos los costos asociados a la preparación y presentación de la propuesta estarán a cargo del
Proponente. Ruta N, en ningún caso, será responsable de los mismos.

4.3 Forma de presentación de la propuesta

Las propuestas deben ajustarse en cuanto a su forma a los siguientes parámetros: a. No se admite
ninguna información manuscrita a excepción de las firmas. b. Una copia en USB. c. Las propuestas
deben contener un índice o tabla de contenido, que permita localizar adecuadamente la
información solicitada en los presentes Términos de Referencia de la convocatoria, especificando
los números de página donde se encuentran los documentos requeridos. d. El sobre que contenga
la propuesta debe identificarse de la siguiente manera: o Estarán dirigidos a Marcela Embus Mesa
Gerencia de Innovación Organizacional Corporación Ruta N Medellín Complejo Ruta N - Calle 67 Nº
52-20 - Piso 2, torre A. Medellín – Colombia. o Se indicará el objeto de la Convocatoria Pública. o
Se indicará, el nombre, teléfono de contacto y dirección del proponente, con el fin de que sea
posible devolver la propuesta sin abrir, en caso de ser presentada extemporáneamente. e. En el
caso de que se llegaren a presentar sobres mal identificados o incorrectamente dirigidos, Ruta N
no se hará responsable por no abrir, o por abrir prematuramente estos sobres. f. Las propuestas
que se pretendan entregar después del plazo fijado para el cierre de la Convocatoria Pública, serán
rechazadas y devueltas a los proponentes en las mismas condiciones en que fueron recibidas (sin
abrir). g. Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito
puesto sobre la oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de
entrega de la misma. Complejo Ruta N - Calle 67 Nº 52-20 - Piso 0, torre A, Recepción Documental
Ruta N. h. No se aceptarán propuestas que sean entregadas en una oficina diferente a la indicada
anteriormente, así sea recibida dentro del plazo señalado para la entrega de propuestas.

4.4 Idioma de la propuesta

Todos los documentos e información relacionada con la oferta y el contrato deben presentarse en
idioma español. Si alguno de ellos está en cualquier otro idioma, debe acompañarse de su
respectiva traducción al español, la misma que el proponente avalará con su firma. En este caso,
para los efectos del proceso de contratación y del contrato, regirá la traducción en español.

4.5 Estructura de la propuesta

Se solicita a los proponentes presentar la propuesta técnica y económica en un archivo y anexar los
adjuntar los documentos habilitantes (nombrados de igual forma que en los términos de
referencia) como anexos a la misma.

5 Documentos y criterios de evaluación

5.1 Comité evaluador

Se seleccionará la propuesta más favorable y conveniente para los objetivos de Ruta N, de acuerdo
con los criterios habilitantes y la propuesta técnica y económica, contemplados en los presentes
términos de referencia. El Comité Evaluador estará conformado por un equipo de profesionales de
Ruta N (al menos 2). Ellos serán los encargados de realizar la verificación jurídica, financiera y
técnica, así como la entrevista de socialización de la propuesta.

5.2 Criterios de evaluación

Con el fin de garantizar la selección de la oferta más óptima para Ruta N, las propuestas que sean
evaluadas mediante entrevista, deberán cumplir todos los requisitos habilitantes y los
requerimiento mínimos técnicos y económicos; luego de estos se procederá a citar a los
proponentes a una entrevista de socialización de la propuesta técnica y económica con el fin de
seleccionar el proveedor más que más se ajuste a las necesidades de la Corporación.

6 Política de pagos y facturación Creación y actualización de datos Proveedores nuevos:

para ser registrados en nuestro sistema deberán anexar los siguientes documentos e información:
-Fotocopia de la cédula (persona natural) o certificado de la Cámara de Comercio (personas
jurídicas). -Certificación bancaria del número de la cuenta del proveedor (el proveedor debe ser el
titular de la cuenta). -Copia del RUT actualizado a enero 31 de 2013 o bajo la Resolución 139 del 1
de diciembre de 2012. -Certificado que se encuentra acogido al beneficio otorgado por el artículo 4
de la ley 1429 de 2010, firmado por revisor fiscal o representante legal, para las entidades a las
cuales les aplique la norma. -Diligenciar el formato requerido por la Corporación Ruta N.
(Solicitarlo en archivo documental) Proveedores antiguos: La Corporación Ruta N se encuentra
actualizando la base de datos de proveedores y por lo tanto agradece que en la próxima factura
sean anexados los anteriores documentos e información. NOTA GENERAL: El proveedor debe
informar oportunamente algún cambio en la razón social, cambio de régimen de IVA o cuenta
bancaria, anexando los soportes respectivos. Radicación y pago de facturas: Con el fin de garantizar
que las facturas emitidas por todos nuestros proveedores de bienes y/o servicios, cumplan el
trámite de recepción, registro y fecha de pago (pactada en el contrato, orden de compra o de
servicio) informamos el procedimiento que se debe seguir al momento de radicar las facturas en
las instalaciones de la Corporación Ruta N. 1. Toda factura debe ser radicada solamente después de
la entrega del bien o de la prestación del servicio y ÚNICAMENTE en el Complejo Ruta N - Calle 67
Nº 52-20 – Recepción, Piso 0. Medellín, en el horario de Lunes a Viernes de 8 am a 12 del
mediodía. Teléfono 516 77 70 Ext. 1049, en caso de enviar en sobre indicar CONTENIDO:
FACTURAS. La Corporación Ruta N no se hace responsable por las facturas o cuentas de cobro
enviadas o entregadas directamente a las áreas o colaboradores que solicitan o elaboran las
órdenes de compra y/o servicios. 2. La fecha límite para la radicación de facturas es el día 22 de
cada mes o el siguiente día hábil, a excepción del mes de diciembre del cual se les informara la
fecha máxima de radicación con anticipación. Documentos e información requerida para
radicación: a. Toda factura debe cumplir con las disposiciones legales vigentes (Art. 617 E.T) b. Las
facturas deben estar emitidas a nombre de Corporación Ruta N Medellín NIT 900.323.466-1 e
indicar la persona contacto en Ruta N. c. En la factura original y cuentas de cobro se debe incluir el
siguiente dato que debe ser informado por su contacto en La Corporación Ruta N: Número de
contrato Centro de Costos Número de Registro Presupuestal (RP): Antes de entregar el bien o
prestar el servicio debe solicitar este número. En los casos que se tenga un contrato, el RP se
informa en el contrato. Nombre del supervisor por parte de Ruta N d. La factura o cuenta de cobro
de personas naturales y del régimen simplificado debe venir acompañada de la copia del pago de
la planilla de aportes a la seguridad social del mes correspondiente, esto de acuerdo a la ley 1393
de julio de 2010. e. Certificado de paz y salvo con los aportes al sistema de seguridad social y a los
aportes parafiscales expedido por el revisor fiscal o representante legal. En caso de que la entidad
que facture sea una unión temporal o consorcio, se debe adjuntar este certificado para cada una
de las organizaciones que componen dicha unión o consorcio. Las facturas que no cumplan con
estos requisitos “NO SERÁN RECIBIDAS”. 3. El pago a los proveedores se realizará a los 30 días a
partir de la fecha de radicación de la factura. 4. Los pagos a proveedores se realizarán los días
jueves por transferencia electrónica. 5. La atención a proveedores para cualquier inquietud será
atendida todos los días de la semana, a excepción de los días jueves, de 8 am a 12 m y de 1 pm a
3:30 pm en la línea 516 77 70 Ext. 1108 para consulta de pagos, y la Ext. 1036 para consulta en
contabilidad.