Вы находитесь на странице: 1из 88

ANEXO 1 CONDICIONES TÉCNICAS

, identificado como aparece al Pie de


mi firma, en mi condición de representante legal o apoderado de (Nombre de la persona
jurídica proponente, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura) manifiesto
que en el evento de adjudicárseme el contrato me comprometo a cumplir con cada uno de
las condiciones y requisitos que se detallan a continuación:

En constancia de lo anterior firmo este documento a los-------------------- días del mes


de----------- de 2019

Nombre del Representante Legal o apoderado del proponente:

Documento de identidad:
Correo electrónico
Dirección
Teléfono de contacto
ANEXO TÉCNICO.

CONTENIDO

1. GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................... 7


1.1 RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES Y TRÁMITES ........................................ 7
1.2 DIGITALIZACIÓN .......................................................................................... 8
1.3 BUZONES DE CORRESPONDENCIA............................................................. 10
1.4 INFORMACIÓN SOBRE PUNTOS DE ATENCIÓN ......................................... 14
1.4.2 Relación de puntos a nivel nacional...................................................... 15
1.4.3 Ciudades donde el operador debe garantizar presencia con centros de
atención y radicación: ................................................................................................... 17
1.4.4 Promedio de radicación mensual en puntos, a nivel nacional ............ 18
1.4.5 Formularios de radicación ..................................................................... 28
1.4.6 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 29
1.4.8 Entregables ............................................................................................. 30
1.5 SALIDA DE CORRESPONDENCIA ................................................................. 31
1.5.2 Características técnicas del servicio..................................................... 31
1.5.3 Digitalización .......................................................................................... 32
1.5.4 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 33
1.5.5 Entregables ............................................................................................. 35
1.6 ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA ................................................................ 35
1.6.1 Condiciones técnicas del servicio para la recepción inicial ................ 35
1.7 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE
LAS OFICINAS DEL FNA ............................................................................................... 42
1.7.1 Condiciones técnicas del servicio ......................................................... 42
1.7.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 43
1.8 SERVICIO DE TRANSPORTE POR CONSULTAS, DEVOLUCIONES O
RECOLECCIONES NUEVAS DE ARCHIVOS FÍSICOS MODALIDAD NORMAL Y
URGENCIA ..................................................................................................................... 44
1.8.1 Condiciones técnicas del servicio ......................................................... 44
1.8.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 44
1.9 CONSULTA, PRÉSTAMO Y RECUPERACIÓN FÍSICA .................................. 45
1.9.1 Condiciones técnicas del servicio ......................................................... 45
1.9.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 47
1.10 CAPTURA DE DATOS..................................................................................... 47
1.10.1 Condiciones técnicas del servicio......................................................... 47
1.10.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 48
1.11.1 Condiciones técnicas del servicio......................................................... 49
1.11.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad............. 51
1.12.1 Condiciones técnicas del servicio......................................................... 51
1.13 ENTREGA FINAL ............................................................................................ 52
1.14 ETAPA PRE OPERATIVA ............................................................................... 52
1.14.1 Actividades a realizar e informes en la etapa pre operativa: ............... 52
Operador entrante.......................................................................................................... 53
2. GESTIÓN IMPRESIÓN ................................................................................................ 55
2.1. IMPRESIÓN.............................................................................................................. 55
2.2 ALISTAMIENTO .............................................................................................. 60
2.3 TIEMPO POR IMPRESIÓN Y ALISTAMIENTO ............................................... 61
3. MENSAJERIA EXPRESA ........................................................................................ 61
3.1. DISTRIBUCIÓN MASIVA ................................................................................. 61
3.1.1. Características del servicio de distribución masiva: ............................... 61
3.2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................... 63
3.2.1. Características del servicio de distribución de documentos .................. 63
3.3. DISTRIBUCIÓN DE PAQUETERÍA ................................................................. 65
3.3.1. Características del servicio de distribución de documentos .................. 65
3.4. MENSAJEROS MOTORIZADO TIEMPO COMPLETO .................................... 67
3.4.1. Características del servicio de mensajeros .............................................. 67
3.5. RECOLECCIÓN DE TULAS A NIVEL NACIONAL .......................................... 68
3.5.1. Características del servicio de recolección de tulas ............................... 68
3.6. DISTRIBUCIÓN DE REQUERIMIENTOS JUDICIALES................................... 73
3.6.1. Características del servicio: ...................................................................... 73
3.7. VOLUMEN ....................................................................................................... 74
3.8. PLATAFORMA WEB ....................................................................................... 77
3.9. PÉRDIDA DE DOCUMENTOS ......................................................................... 77
3.10. . DEVOLUCIONES ....................................................................................... 77
3.11. Seguimiento a las devoluciones ............................................................................ 78
3.12. . CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN................................................. 79

4. PROCESO DE RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE CRÉDITO ......................... 79


4.1 ESPECIFICACIONES GENERALES ......................................................................... 79
4.2 ETAPA OPERATIVA PARA LA RECEPCIÓN Y REDICACION DE LAS
SOLICITUDES DE CREDITO .......................................................................................... 81
5. REQUISITOS DE SEGURIDAD PROVEEDORES ............................................... 84
5.1 NORMATIVIDAD APLICABLE .................................................................................. 84
5.2 CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................... 85
5.3 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD ...................................................................... 86
5 ENTREGABLES DE CARÁCTER TECNOLÓGICO ................................................ 87
6 MATRIZ DE RIESGOS y PLANES DE CONTINGENCIA PARA GARANTIZAR LA
CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN .............................................................................. 88
Gestión documental: Desarrollado en el numeral 1 de las especificaciones del
servicio- Anexo Técnico 1

Al ser el FNA una Entidad pública está obligada a cumplir con los parámetros del artículo
tercero de la Ley 594 de 2000, la cual define la Gestión Documental como: El conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

En virtud de lo anterior, el FNA ha desarrollado los procesos y procedimientos tendientes


a cumplir con dichos requerimientos en los servicios de recepción, registro, radicación,
digitalización, distribución, organización, custodia, consulta, recuperación y distribución
interna de la correspondencia y trámites a las diferentes áreas de la Entidad. Lo anterior,
teniendo en cuenta la priorización de temas relacionados con el manejo de las PQRs
(concernientes a las peticiones de los consumidores financieros y asociados con créditos
o cesantías), tutelas, respuestas a entes de control, requerimientos a nivel nacional de
juzgados y demás documentos de inminente respuesta por parte de la Entidad.

Otro aspecto a destacar es que, mediante la gestión documental, se busca brindar un


respaldo para la consecución de las metas estratégicas de cada línea de negocio de la
Entidad, cumpliendo con los estándares de seguridad de la información, para lo cual es
necesario realizar una evaluación de las necesidades cuantitativas y cualitativas del
archivo de la Entidad; coordinar y supervisar su custodia, organización, inventario y
digitalización e indexación del mismo.

Teniendo en cuenta lo anterior, con el fin de realizar las actividades anteriormente


descritas, junto con los procesos y actividades que de estos se derivan, el FNA requiere
contratar los servicios de gestión documental que incluye las actividades de recepción,
registro, radicación, digitalización, distribución, organización, custodia, consulta y
recuperación.

De otra parte El Fondo Nacional del Ahorro requiere contratar una empresa experta en
proyectos de gestión documental a cargo de la recolección, digitalización, digitación y
custodia de la documentación que se genera en el otorgamiento de crédito para vivienda,
educativa y constructor.

El proceso de gestión documental requerido es transversal e impacta a 3 áreas de la entidad


que, por organigrama, son responsables de diferentes tareas. Estas son: División
Comercial, División de Crédito y División de Cartera.
1. Gestión de Impresión - Anexo Técnico 1

La Resolución No. 143 de 2012 emanada del Fondo Nacional del Ahorro “por la cual se
reglamentan los procesos de recaudo de cartera y se dictan otras disposiciones, y el
proceso de facturación de cartera del FNA (FC-PR-056), establecen la secuencia de las
actividades necesarias para generar la facturación de los créditos otorgados, con el fin
de enviar los recibos de pago o facturas a los afiliados, informándoles el estado actual
de su obligación para el respectivo pago de la cuota mensual.

Con el fin de entregarle a los consumidores financieros información fidedigna sobre el


estado de los créditos, ahorros y cesantías, la División Administrativa considera
necesario contratar el servicio de impresión y alistamiento de los documentos relativos
a la facturación de los créditos, extractos de cesantías, el ahorro voluntario contractual
(AVC), la proyección anual de pagos y el reporte anual de costos.

2. Mensajería Expresa- Desarrollada en el numeral 3 de las Especificaciones


del Servicio- Anexo Técnico 1

El servicio de mensajería expresa está definido en el numeral 2.3 del artículo 3 de la Ley
1369 de 2009, como “el servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de
características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y
entrega de objetos postales”.

Tras la impresión y el alistamiento de la correspondencia externa a nivel nacional, la


Entidad requiere el servicio de mensajería expresa con el fin de darle un trámite seguro,
ágil y oportuno a las diferentes peticiones de las áreas, para los cuales se tendrán en
cuenta los siguientes ítems:

- Distribución de masivos: comprende la facturación de créditos, extractos de


cesantías y del ahorro voluntario contractual (AVC), la proyección anual de pagos y el
reporte anual de costos.
- Distribución de las comunicaciones: comprende la correspondencia de salida
originada en la Entidad.
- Entrega de objetos postales: comprende toda la paquetería que es enviada a los
diferentes puntos de atención a nivel nacional.
- Servicio de recolección de tulas: se utiliza para trasportar los trámites de
formularios, de afiliación y traslados. Aplica para los puntos donde no hay presencia del
operador de correspondencia.
- Servicio de motorizados: personal destinado a realizar la distribución de las
comunicaciones, ordinarias, urgentes y requerimientos judiciales a nivel Bogotá.
3. Servicio especializado en gestión documental en el proceso de crédito y
garantías- Anexo Técnico 1.

El servicio especializado en gestión documental en el proceso de crédito que consiste en


actividades que deben ser desarrolladas en la totalidad de los puntos de atención, puntos
institucionales y puntos empresariales en cuanto a recolección, digitalización, digitación,
custodia de la documentación que se genera en el otorgamiento de crédito para vivienda,
educativa y constructor y creación del cliente.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES Y TRÁMITES

Actualmente el FNA tiene 73 puntos de atención a nivel nacional (relacionados en el


ítem gestión documental según el volumen de trámites que se procesan), por lo cual se
requiere que el contratista se obligue a prestar el servicio de recepción, radicación,
digitalización, distribución, organización, custodia, consulta, recuperación de los trámites
de archivos de gestión y central del FNA, en por lo menos 29 de los 73 puntos, y en los
44 puntos restantes, únicamente el servicio de recolección de trámites y
correspondencia para ser zonificados y procesados en los puntos en los que se cuente
con presencia del operador.

El servicio también incluye la radicación y digitalización de las comunicaciones y trámites


relacionados con las solicitudes de crédito que son recibidos en cada punto de atención
por parte de los asesores del FNA, los volúmenes que se especifican en la tabla del
numeral 1.3.4 “Promedio de radicación mensual en puntos a nivel nacional”, la atención
a los buzones de correspondencia (contactenos@fna.gov.co, entidades@fna.gov.co,
seguimiento empresas, Pcorreo y Buzón de devoluciones) sin que esta actividad genere
cobro adicional por parte del contratista.

Nota 1: El FNA suministrará los puestos de trabajo necesarios en cada punto de


atención a nivel nacional y el software de gestión documental y radicación de solicitudes
de crédito para la operación durante la ejecución de todo el contrato, así como la
capacitación por cinco días hábiles al personal del contratista. Los puntos de atención se
podrán ampliar o disminuir conforme a la necesidad de la Entidad.

Nota 2: El contratista deberá tener en cuenta que para los conceptos de radicación,
distribución y gestión de buzones de correspondencia NO se podrán realizar cobros
unitarios por trámite.

1.1.2 Características técnicas del servicio:

1. Los servicios enunciados anteriormente se realizarán conforme a lo establecido


en el procedimiento GA-PR-025 “Recepción, radicación, digitalización y distribución de
las comunicaciones oficiales”. (Ver formato A) y demás normas que modifiquen este
procedimiento. Adicionalmente el documento interno Código: GA-CP-004
“Caracterización de proceso gestión documental” (Ver formato B).

2. Horario:

El horario para la distribución y entrega de correspondencia recibida para cada una de


las dependencias del FNA donde el operador tiene presencia, es el siguiente:

DÍAS RECORRIDO 1 RECORRIDO 2 RECORRIDO 3 RECORRIDO 4


LUNES A VIERNES 09:00 horas 11:00 horas 14:00 horas 16:00 horas

Nota 1: Los horarios podrán ser modificados conforme a las necesidades del servicio,
previa comunicación escrita por parte del supervisor del contrato al operador.

1.2 DIGITALIZACIÓN

El contratista, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.9 del Decreto 1080


de 2015 deberá digitalizar las comunicaciones y trámites que lo ameriten en el aplicativo
de gestión de correspondencia dispuesto por el FNA en sistema dúplex.

Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes
metadatos:

DE CONTENIDO
 Tipo de recurso de información.
 Tipo documental.
 Título del documento.
 Autor o emisor responsable de su contenido
 Destinatario
 Responsable que proyectó el contenido
 Nombre de la entidad que respalda el contenido
 Nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado
 Fecha de creación, transmisión y recepción.
 Folio (físico o electrónico).
 Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
 Palabras clave
DE ESTRUCTURA
 Descripción
 Formato
 Estado
 Proceso Administrativo
 Unidad Administrativa Responsable
 Perfil autorizado
 Ubicación (en el Sistema físico y/o lógico)
 Serie/Subserie documental
DE CONTEXTO
 Jurídico-Administrativo
 Documental
 De procedencia
 Procedimental
 Tecnológico

Además, deberá digitalizar los documentos que el FNA requiera de acuerdo con la
valoración documental establecida en las Tablas de Retención Documental.

Con el fin de garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de las imágenes


digitalizadas, la firma contratista deberá tener en cuenta las normas Internacionales
relacionadas con los procesos de digitalización como son:

 ISO 26122 “Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo


para la gestión de documentos”.
 ISO 19005 "Gestión de documentos - Formato de archivo electrónico de
documentos para la conservación a largo plazo. PDF/A".
 ISO 23081 “Información y documentación - Procesos de gestión de registros -
Metadatos para registros”.
 ISO 15801 "Gestión de documentos - Información almacenada electrónicamente
Recomendaciones para la integridad y la y fiabilidad".

Para las actividades de digitalización se obliga a tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Cuadro de clasificación (identificación según serie o subserie establecida en al


TRD)
 Captura documental.
 Disponer de equipos (hardware) necesarios como computadores y escáner que
permitirán transformar el papel en una imagen digital.

Los escáneres con los que debe contar el contratista seleccionado durante la ejecución
del contrato, deberán tener las siguientes especificaciones:

 Velocidad mínima de 60 PPM.


 Alimentador automático
 Se recomienda escáner con interfaz de hardware puertos USB.
 Interfaz de software: Twain, que permite traer cualquier imagen a un documento.
ISIS, para trabajo en alto volumen con opción de rotación de imagen.
 Resolución que permita seleccionar entre los 100 y 300 DPI.
 Tipo de imagen: bitonal o escala de grises.
 Tamaño: de acuerdo al tamaño del papel.
 Formato de archivo: PDF/A
 Control de calidad de las imágenes digitalizadas, las cuales dependen del estado
natural en que se encuentran.

El FNA tiene implementado el Sistema de Gestión Documental y cuenta con flujos de


trabajo o trámites, así como la creación, almacenamiento de documentación y consulta
de los expedientes asociados a dichos trámites propios de cada dependencia y/o series
documentales a procesar, por lo que el contratista seleccionado, debe encargarse de
entregar al FNA la información procesada, mediante el registro de información y
digitalización del documento así:

 Generación de un archivo plano diario; con la estructura definida por el FNA y la


información correspondiente a los índices de búsqueda por cada serie documental.

 Títulos capturados en el momento de la digitalización y el path completo de


ubicación o nombramiento de la imagen correspondiente a cada registro.

El Contratista se encargará de almacenar los registros e imágenes procesados


diariamente en los servidores del FNA o los destinados para tal fin.

Tanto la estructura de datos por cada serie documental, como los índices, de consulta
de imágenes, y procedimiento de recepción se entregará al proveedor seleccionado para
la prestación del servicio.

El FNA entregará al CONTRATISTA seleccionado los manuales de usuario para realizar


las actividades de digitalización en el aplicativo de gestión documental o procedimiento
para entrega de imágenes y la respectiva base de datos o archivo plano.

El FNA realizara control y seguimiento de la información procesada por el contratista


para verificar el cargue de la información y realizará las auditorias necesarias y durante
el tiempo que requiera para validar que la información cumple con los parámetros de
confiabilidad, integridad y consulta.

1.3 BUZONES DE CORRESPONDENCIA

En el siguiente cuadro se especifica la cantidad de trámites recibidos mensualmente en


los buzones:
PROMEDIO
MENSUAL
TRÁM ITES
PROCESO CONCEPTO CANTIDAD OBSERVACIONES
APROX.
POR
BUZÓN
BUZÓN Correo 1 2500 Incluye personal,
ENTIDADES electrónico papelería, atención
institucional a los usuarios,
donde se radicación,
canalizan las digitalización,
solicitudes y/o indexación,
trámites de distribución,
empresas y generación de
operaciones informes y
aplicación de
procesos y
procedimientos
definidos por el
FNA en materia de
gestión
documental.
BUZÓN Correo 1 2500 Incluye personal,
SEGUIMIENTO A electrónico papelería, atención
EMPRESAS institucional a los usuarios,
donde se radicación,
canalizan las digitalización,
solicitudes y/o indexación,
trámites de distribución,
empresas y generación de
operaciones informes y
aplicación de
procesos y
procedimientos
definidos por el
FNA en materia de
gestión
documental.
BUZÓN Correo 1 1500 Incluye personal,
CONTÁCTENOS electrónico papelería, atención
institucional a los usuarios,
donde se radicación,
canalizan las digitalización,
solicitudes y/o indexación,
trámites de distribución,
PROMEDIO
MENSUAL
TRÁM ITES
PROCESO CONCEPTO CANTIDAD OBSERVACIONES
APROX.
POR
BUZÓN
consumidores generación de
financieros informes y
aplicación de
procesos y
procedimientos
definidos por el
FNA en materia de
gestión documental
BUZÓN DE Buzón donde se 1 1500 Incluye personal,
DEVOLUCIONES centralizan todas papelería, atención
las devoluciones a los usuarios,
de radicados de radicación,
entrada por mal digitalización,
direccionamiento indexación,
o inconsistencias distribución,
en la radicación generación de
y/o digitalización informes y
aplicación de
procesos y
procedimientos
definidos por el
FNA en materia de
gestión documental
BUZÓN Buzón donde se 1 1400 Incluye personal,
PCORREO notifican los papelería, atención
radicados de las a los usuarios,
respuestas de radicación,
PQR digitalización,
indexación,
distribución,
generación de
informes y
aplicación de
procesos y
procedimientos
definidos por el
FNA en materia de
gestión documental
Nota: La captura de la información de los buzones de correspondencia, debe ser
registrada en el aplicativo de gestión de correspondencia dispuesto por el FNA y como
mínimo deberá indexar los siguientes datos:

 Número de identificación
 Destinatario
 Remitente o razón social
 Radicado remitente
 Ciudad
 Dirección
 Procedencia
 Tipo de tramite
 Número de Guía
 Tipología
 Folios
 Anexos

Las siguientes son las actividades contempladas en la administración de los buzones de


correspondencia:

Buzón La actividad consiste en administrar y gestionar y radicar los Correos


Entidades electrónicos institucional donde se canalizan las solicitudes y/o trámites de
empresas y operaciones:
 Se recibe un correo electrónico al buzón entidades@fna.gov.co
 Se tramitan del correo entidades@fna.gov.co dando prioridad a la
hora de llegada.
 Cada correo se analiza para identificar si se debe radicar o no
Radicar, en caso de ser Radicado se ingresa la información dependiendo
del trámite a los siguientes Flujos, Radicación de Aportes PQRS y
Novedades de Cesantías y AVC, si se identifica que la solicitud
corresponde a persona natural se direcciona al correo de
contactenos@fna.gov.co.
 Los correos que no requieren radicación se dejan revisados para
no gestionarlos y se solicitan datos para poder ingresarlos y aquellos en
los cuales se evidencia que es publicidad no se les realiza ninguna gestión,
para algunos casos se reenvían a la persona a la cual va dirigido el correo
con autorización del funcionario del FNA.
 Una vez se tenga el radicado o el gestionado se deja un registro en
una base de Excel que se envía diariamente a la coordinación del proyecto.
 El líder del proceso al día siguiente de la gestión revisa todos los
radicados garantizando la calidad de la radicación.
Buzón La actividad consiste en administrar y gestionar y radicar el Correos
Apoyo a electrónico institucional donde se canalizan las solicitudes y/o trámites de
empresas empresas y operaciones. Insumos para realizar la actividad son los
siguientes:
 Se recibe un correo electrónico al buzón entidades@fna.gov.co
 Se tramitan del correo remitido de apoyoempresas@fna.gov.co
dando prioridad a la hora de llegada.
 Cada correo se direcciona por la tipología de Apoyo empresas que
se encuentra en el Flujo Radicación de aportes.Una vez se tenga el
radicado gestionado se deja un registro en una base de Excel que se envía
diariamente a la coordinación del proyecto.
El líder de Gestión documental al día siguiente de la gestión revisa todos
los radicados garantizando la calidad de la radicación

Actividad de Esta actividad se ingresa en el aplicativo de WorkManager con el


PCORREOS usuario de PCORREOS en la pestaña de mis tareas se exporta a un
Excel las tareas de la fecha correspondiente.
Se debe verifica en workmanager uno a uno cada radicado que se
encuentra pendiente por cumplir, validando que el archivo PDF este
cargado y empiece con el radicado 01
Se procede a cumplir en paso 6 con la observación de Recibido y en
paso 7 con la observación de despachado.
En el archivo de Excel se va colocando la observación según
corresponda si es cumplido o buscar imagen.
Todos los días se debe verificar las imágenes que han quedado
pendientes anteriormente, hasta cumplirlas en su totalidad, informando
cuando tengamos imágenes de fechas anteriores que no se puedan
cumplir porque no tienen el radicado de salida.
Se debe enviar un informe al final del día.

1.4 INFORMACIÓN SOBRE PUNTOS DE ATENCIÓN

El FNA, actualmente cuenta con 73 puntos a nivel Nacional clasificados en puntos de


atención, puntos institucionales, puntos empresariales, fuerza comercial y convenios.

Nota 1: El contratista se obliga a garantizar presencia mínima en 26 ciudades y


operación mínima con 29 centros de atención y radicación.

Nota 2. La actividad se desarrollará conforme a las necesidades del FNA, es decir, el


número de puntos donde se llevará acabo la recolección puede variar según el cierre
y/o apertura de puntos.
1.4.2 Relación de puntos a nivel nacional:

REGIONALES DEPARTAMENTOS PUNTOS DE ATENCION


CNA
CAN
Punto Angel
Suba
BOGOTA D.C.
Soacha
Éxito Usme
Soacha ( Ciudad Verde )
VIP
Éxito Chia
CUNDINAMARCA
Girardot
BOYACA Tunja
BOGOTA Villavicencio
META
Acacias

Facatativa
CUNDINAMARCA
Zipaquira
Dian
Ecopetrol
Sena
BOGOTA D.C.
Fiscalia
Inpec
Procuraduria
Supernotariado
Medellin
Éxito Mayorca (
Medellin)
Éxito Gran Via (
Medellin)
NOROCCIDENTE ANTIOQUIA Apartado
Rionegro

Caucacia
Bello
CHOCO Quibdo
Viva Barranquilla
ATLANTICO
Soledad

Éxito Cartagena
BOLIVAR
Cartagena
NORTE
CESAR Valledupar
GUAJIRA Riohacha
MAGDALENA Santa Marta
SUCRE Sincelejo
CORDOBA Monteria
SAN ANDRES San Andres
Bucaramanga
Éxito Piedecuesta
SANTANDER
Viva Barrancabermeja
Malaga
CENTRO NORTE DE Cucuta
SANTADER Ocaña
GUANIA Puerto Inirida
CASANARE Yopal
VICHADA Puerto Carreño
ARAUCA Arauca
Cali Av. Las Americas
Cali Av. Guadalupe
Viva Buenaventura
VALLE DEL CAUCA
Palmira
Fecoomeva
Popayan
SUR CAUCA
Miranda
Pasto
NARIÑO
Tumaco
PUTUMAYO Mocoa
VAUPES Mitu
CAQUETA Florencia
GUAVIARE San Jose del Guaviare
AMAZONAS Leticia
Pereira
RISARALDA Cartago
Éxito Dosquebradas
Manizales
CALDAS
La Dorada
CAFETERA
TOLIMA Ibague
Neiva
HUILA Pitalito
Garzon
QUINDIO Armenia

1.4.3 Ciudades donde el operador debe garantizar presencia con centros de


atención y radicación:

PRESENCIA OPERADOR (1) CANTIDAD


CENTROS DE
RADICACIÓN
(CR)
MEDELLIN 2
BARRANQUILLA 1
BOGOTÁ 5
CARTAGENA 1
TUNJA 1
MANIZALEZ 1
FLORENCIA 1
POPAYAN 1
VALLEDUPAR 1
GIRARDOT 1
SOACHA 1
NEIVA 1
SANTA MARTA 1
VILLAVICENCIO 1
PASTO 1
CUCUTA 1
ARMENIA 1
PEREIRA 1
BUCARAMANGA 1
SINCELEJO 1
IBAGUE 1
CALI 2
SOLEDAD 1

1.4.4 Promedio de radicación mensual en puntos, a nivel nacional:

ADMINISTRACIÓN DE PUNTOS DE ATENCIÓN


PROMEDIO
DE
RECEPCIÓN
PUNTO DE
MENSUAL SERVICIOS
ATENCIÓN
DE
TRÁMITES
APROX.
La administración de los
Centros de radicación, en
adelante (CR), incluye:
personal, equipos de cómputo,
impresoras, terminales,
escáner, lectores, papelería,
atención a los usuarios,
recepción y radicación de
correspondencia, recepción y
SEDE radicación de tramites de
54.000
PRINCIPAL AYC solicitud de crédito radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
atención de buzones de
correspondencia, inventarios y
aplicación de procesos y
procedimientos definidos por el
FNA en materia de gestión
documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
ARMENÍA 901
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración de los
Centros de radicación, en
adelante (CR), incluye:
personal, equipos de cómputo,
impresoras, terminales,
escáner, lectores, papelería,
atención a los usuarios,
recepción y radicación de
correspondencia, recepción y
radicación de tramites de
BARRANQUILLA 1550
solicitud de crédito radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
atención de buzones de
correspondencia, inventarios y
aplicación de procesos y
procedimientos definidos por el
FNA en materia de gestión
documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
BUCARAMANGA 2014 usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración de los
Centros de radicación, en
adelante (CR), incluye:
personal, equipos de cómputo,
impresoras, terminales,
escáner, lectores, papelería,
atención a los usuarios,
recepción y radicación de
correspondencia, recepción y
radicación de tramites de
CALÍ NORTE 1650
solicitud de crédito radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
atención de buzones de
correspondencia, inventarios y
aplicación de procesos y
procedimientos definidos por el
FNA en materia de gestión
documental.
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
CALÍ SUR 1942
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
CAN 1137
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
CARTAGENA 547
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
CNA 6544
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
CÚCUTA 1096 usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
FLORENCÍA 312
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
GIRARDOT 338
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
IBAGUÉ 935
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
MANIZALES 869
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
MEDELLIN correspondencia, radicación,
634
MAYORCA digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración de los
Centros de radicación, en
adelante (CR), incluye:
personal, equipos de cómputo,
impresoras, terminales,
escáner, lectores, papelería,
atención a los usuarios,
recepción y radicación de
MEDELLÍN 3300 correspondencia, recepción y
radicación de tramites de
solicitud de crédito radicación,
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
atención de buzones de
correspondencia, inventarios y
aplicación de procesos y
procedimientos definidos por el
FNA en materia de gestión
documental.
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
NEIVA 714
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
PASTO 879
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
PEREIRA 1636
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
POPAYÁN 786
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
PUNTO ÁNGEL 3075
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
SANTA MARTA 482
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
SINCELEJO 505
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
SOACHA 1231
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
SUBA 1700
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
TUNJA 926
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
VALLEDUPAR 678
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
VILLAVICENCIO 678
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental
La administración del CR
incluye: personal, equipos de
cómputo, impresoras,
terminales, escáner, lectores,
papelería, atención a los
usuarios, recepción de
correspondencia, radicación,
SOLEDAD 570
digitalización, indexación,
distribución, custodia día a día,
transferencias documentales,
inventarios y aplicación de
procesos y procedimientos
definidos por el FNA en
materia de gestión documental

Nota 1: los promedios incluyen los trámites de solicitudes de crédito.


Nota 2: El contratista deberá implementar una estrategia para la optimización de los
tiempos de radicación de solicitudes de crédito mediante la de zonificación de los puntos
de atención donde tenga presencia.

1.4.5 Formularios de radicación

El contratista realizará la captura del campo número de identificación y lo diligenciará en


los formularios de radicación, los demás campos serán capturados y cargados en el
aplicativo de gestión de correspondencia dispuesto por el FNA por medio de una
herramienta de captura inteligente contratada por el FNA.

Sin embargo, el contratista debe asumir la captura de los campos adicionales que sean
requeridos por el FNA en los formularios de radicación sin que esto implique costos
adicionales.

Se describen los flujos de radicación actualmente activos:

FLUJOS DE RADICACIÓN FNA


 ABONO A CRÉDITO.
 AFILIACIONES.
 NOVEDADES SOBRE LAS CUENTAS DE CESANTÍAS Y AVC.
 RADICACIÓN APORTES CESANTÍAS.
 RADICACIÓN CARTERA.
 REINTEGRO CESANTÍAS Y AVC.
 EVIDENCIAS ACTUALIZACION DE DATOS PERSONA NATURAL
 RETIRO FALLECIDOS CESANTÍAS Y AVC.
 PQRD
 CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Nota: Los flujos de radicación pueden aumentar o disminuir conforme a necesidades en


el servicio y cualquier modificación será informada al contratista oportunamente por
parte de la supervisión. El FNA realizará entrega de un “Listado de tramites” (Ver formato
C), para asegurar la radicación y direccionamiento correcto de los documentos a nivel
nacional.

1.4.6 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los cinco (5) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor, los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades entre los cuales se destacan:

 GA-FO-108 Registro interno de correspondencia recibida. (Ver formato D).


 GA-FO-103 Formato control documentos recibidos que no requieren radicación.
(Ver formato E).
 Listado de trámite para radicar. (Ver formato C).
 GA-FO-135 Formato control de la clasificación de correspondencia. (Ver formato
F).
 GA-FO-157 Planilla control entrega de correspondencia. (Ver formato G).
 Visita periódica a los puntos de atención y bodegas del contratista por parte de
personal del FNA.

1.4.7 Reportes

En el siguiente cuadro se detallan los reportes que el contratista debe generar a diario
desde los aplicativos dispuestos por el FNA:

Auditoría

 Radicados sin notificar


 Maestro correspondencia recibida
 Estado procesos
 Informe no notificados por formulario

Correspondencia

 Correspondencia enviada
 Correspondencia interna
 Correspondencia recibida

Informes Formularios Integrados con Correspondencia Recibida

 Informe general procesos


 Formulario afiliaciones

Informes generales de procesos

 Estado actual de procesos


 Productividad por usuario y paso (incluye tiempos de cumplimiento)
 Productividad por proceso (incluye tiempos de cumplimiento)
 Tareas en curso (usuario responsable)

Maestros

 Radicado maestro correspondencia recibida


 Productividad por usuario
 Trazabilidad por proceso

PQRD

 Listado de gestión PQRD


 PQRD recibidas por tipo de petición y por área
 Estado del proceso de PQRD
 Productividad por usuario
 Productividad consolidada por paso

1.4.8 Entregables

 Reporte diario de cierre de la operación de puntos a nivel nacional.


 Reporte diario de gestión buzón Pcorreo.
 Reporte diario de gestión buzón devoluciones
 Reporte diario de gestión buzón Contactenos/Entidades
 Informe diario de custodia.
 Informe de gestión mensual.
 Informe ejecutivo mensual.
 Los que se requieran por solicitud de la supervisión.

1.4.9 Plan de trabajo


Para la administración de los archivos de gestión y central, el contratista deberá presentar
un plan de trabajo, estableciendo número de personas, equipos, horarios, actividades a
desarrollar.

Todos los insumos generados por la administración de los archivos de gestión y central
deberán ser aportados por el contratista. (Carpetas, cajas, etiquetas, ganchos plásticos,
entre otros).

Nota 1: El plan de trabajo deberá ser presentado a más tardar los cinco (5) días
siguientes a la firma del acta de inicio del contrato.

Nota 2: La cantidad de auxiliares necesarios en la operación las determinará el


contratista de acuerdo a los servicios y volúmenes de radicación presentados en estas
reglas de participación.

1.5 SALIDA DE CORRESPONDENCIA

1.5.2 Características técnicas del servicio:

La recepción de las comunicaciones oficiales de salida, es decir, las comunicaciones


que se generan en cada una de las unidades administrativas o dependencias y que
tengan como destino otras entidades, afiliados, o destinatarios fuera de las
instalaciones del FNA a nivel nacional, se realizarán conforme a lo establecido en el
procedimiento GA-PR-027 “Envío de comunicaciones oficiales”, (Ver formato H) y
demás normas que modifiquen este procedimiento. Adicionalmente el documento
interno Código: GA-CP-004 “Caracterización de proceso gestión documental”. (Ver
Formato B).

Las comunicaciones enviadas se deben registrar, digitalizar, Indexar, ensobrar y


realizar el punteo respectivo al inicio y final del proceso. Como mínimo se deben tener
en cuenta los siguientes datos:

 Número de Radicado
 Número de Identificación
 Fecha
 Destinatario: título, nombre, puesto, área, dependencia o entidad,
 Domicilio destino: Dirección
 Ciudad
 País
 Remitente
 Observaciones

SOBRES
Los sobres en los cuales se debe remitir la correspondencia saliente deberán
suministrarse por parte del contratista. El procedimiento de envío de comunicaciones
oficiales se encuentra en el documento GA – PR- 027, documento que establece lo
relacionado al alistamiento y ensobrado de comunicaciones oficiales

Características del sobre:


Tamaño: Carta y Oficio
Papel: Manila
Arte: Será definido por el FNA

1.5.3 Digitalización

El contratista, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.9 del Decreto 1080


de 2015 deberá digitalizar las comunicaciones y trámites que lo ameriten en el aplicativo
de gestión de correspondencia dispuesto por el FNA en sistema dúplex.

Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes
metadatos:

DE CONTENIDO

 Tipo de recurso de información.


 Tipo documental.
 Título del documento.
 Autor o emisor responsable de su contenido
 Destinatario
 Responsable que proyectó el contenido
 Nombre de la entidad que respalda el contenido
 Nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado
 Fecha de creación, transmisión y recepción.
 Folio (físico o electrónico).
 Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
 Palabras clave

DE ESTRUCTURA

 Descripción
 Formato
 Estado
 Proceso Administrativo
 Unidad Administrativa Responsable
 Perfil autorizado
 Ubicación (en el Sistema físico y/o lógico)
 h) Serie/Subserie documental

DE CONTEXTO

 Jurídico-Administrativo
 Documental
 De procedencia
 Procedimental
 Tecnológico

Dentro del flujo de recepción de las comunicaciones oficiales enviadas por el FNA, se
contempla:

 Recepción del formato GA-FO-152 Formato Único de Relación de


Correspondencia de Salida (Ver formato J) y GA-FO-118 Formato Único de Envío de
Paquetería (Ver formato L).
 Validación de la recepción de los formatos en el correo electrónico.
 Validación y punteo de la información registrada en los formatos GA-FO-152 y/o
GA-FO-118.
 Entrega de comunicaciones oficiales de salida para el proceso de digitalización
y ensobrado.
 Consolidación de las comunicaciones oficiales de salida y de paquetería para
entrega final para la respectiva imposición y envío, en dos cortes, mañana y tarde.
 Recepción, validación y control de solicitudes diarias del servicio de motorizados
para el FNA, en dos cortes.
 Recepción, validación y control de solicitudes de servicio de motorizado con
carácter urgente para el FNA.
 Digitalización de las pruebas de entrega de los trámites asignados a los
motorizados.
 Cargue de guías cumplidas a cada radicado en el aplicativo dispuesto por el FNA.

1.5.4 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades entre los cuales se destacan:

 GA-FO-152 Planilla de correspondencia de salida (Ver formato J).


 GA-FO-118 Formato único de envío de paquetería (Ver formato L).
 GA-FO-157 Planilla control entrega de correspondencia (Ver formato G)
 Informe de gestión buzón Pcorreo

En el siguiente cuadro se detallan los reportes que el contratista debe generar a diario
desde los aplicativos dispuestos por el FNA:

Auditoria

 Radicados sin notificar


 Maestro correspondencia recibida
 Estado procesos
 Informe no notificados por formulario

Correspondencias

 Correspondencia enviada
 Correspondencia interna
 Correspondencia recibida
Informes Formularios Integrados con Correspondencia Recibida
 Informe general procesos
 Formulario afiliaciones

Informes generales de procesos

 Estado actual de procesos


 Productividad por usuario y paso (incluye tiempos de cumplimiento)
 Productividad por proceso (incluye tiempos de cumplimiento)
 Tareas en curso (usuario responsable)

Maestros

 Radicado maestro correspondencia recibida


 Productividad por usuario
 Trazabilidad por proceso

PQRD

 Listado de gestión PQRD


 PQRD recibidas por tipo de petición y por área
 Estado del proceso de PQRD
 Productividad por usuario
 Productividad consolidada por paso

1.5.5 Entregables

 Reporte diario de radicados recibidos (correspondencia de salida)


 Reporte diario de radicados despachados
 Informe diario de paquetería despachada
 Informe diario y mensual de gestión del buzón pcorreo
 Reporte semanal de devoluciones
 Reporte diario de guías cumplidas cargadas al aplicativo

1.6 ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA

1.6.1 Condiciones técnicas del servicio para la recepción inicial

Conforme al Acuerdo No. 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, la Entidad en
ningún caso puede trasladar la responsabilidad de la gestión de los documentos y la
administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los
servicios archivísticos, pero sí está obligada a diseñar mecanismos efectivos para
ejercer el control sobre los documentos y servicios contratados.

En este sentido el contratista se obliga a mantener durante el plazo de ejecución del


contrato una bodega propia o en arriendo en la Ciudad de Bogotá o en un municipio
aledaño a no más de una (1) hora de desplazamiento a partir del perímetro urbano de
la ciudad de Bogotá. El proponente deberá acreditar la propiedad con el certificado de
tradición y libertad expedido por la Superentendencia de Notariado y Registro con una
vigencia no superior a tres meses y que reúna las condiciones técnicas señaladas por
el precitado Acuerdo. De igual forma el oferente deberá permitir realizar la visita a la
bodega para ser verificada directamente por el FNA o a través del Archivo General de la
Nación lo que se entiende con la suscripción del Anexo No. 2, sin perjuicio que el
proponente en este mismo documento manifieste su no autorización. De no autorizarse
la visita o no contar con la bodega se considerará no habilitado.

El servicio de recepción inicial consiste en la recuperación de la totalidad de cajas, que


se encuentren en su momento en custodia con el proveedor actual en las bodegas
ubicadas en la ciudad de Bogotá. El servicio incluye el transporte a las bodegas del
proveedor adjudicatario del contrato, la captura de códigos alternos que pueden ser
códigos de barras o números registrados con marcador en algún lugar de la caja. La
caja puede contener entre 1 a 10 códigos alternos.
El contratista que en este momento tiene en sus instalaciones el almacenamiento y
consulta del archivo central del FNA, entregará a proveedor adjudicatario del contrato
las 54.600 cajas de archivo x-300, y las demás que resulten del proceso natural de
crecimiento entre el tiempo transcurrido en el proceso de selección y el tiempo del inicio
de ejecución del contrato que se origine de esta convocatoria pública con el inventario
respectivo. La verificación y entrega de las cajas se realizará contra el inventario
mencionado el cual deberá efectuarse con la participación del o de los delegados por el
FNA.

El tiempo estimado para la entrega de la totalidad del Archivo del FNA ubicado en la
Bodega de la firma externa en Bogotá (54.600 cajas) es de cuarenta y cinco (45) días
calendario a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato.

Para esta recepción inicial se debe tener en cuenta la siguiente volumetría.

CANTIDAD DE
DESCRIPCIÓN CANTIDAD CARPETAS
34.918
CAJAS COMPLETAS Aproximadamente No aplica
CAJAS CON 19.682 3.508.797
CONTENIDO Aproximadamente Aproximadamente

El transporte deberá realizarse en vehículos acondicionados en su parte técnica para


proteger los documentos bajo las medidas de seguridad y cuidado necesarios para que
la información no sufra daño alguno.

La dirección para la entrega del Archivo del FNA es:

BODEGA FIRMA EXTERNA


CIUDAD DIRECCION TELEFONO
BOGOTA Calle 18 #39ª-90 Barrio Cundinamarca 2688044

Por otra parte la vicepresidencia de crédito tiene estimado realizar para el mes de enero
de 2020 el envío a custodia de 14.710 cajas X-300 cuyo contenido refiere a capetas
comerciales, el envío se realizara de manera diaria con un promedio de 600 cajas, para
lo cual el contratista deberá contar con la logística necesaria para la atención de este
servicio.
BODEGA FIRMA EXTERNA CAJAS COMERCIALES
CIUDAD DIRECCION TELEFONO
BOGOTA Calle 20 # 69B - 20 Zona Industrial Montevideo
4059263
El almacenamiento y custodia de los archivos documentales dentro de las bodegas
deberá tener las siguientes condiciones técnicas:

 Vigilancia permanente que asegure el monitoreo de bodegas con circuito cerrado


de televisión. Los medios magnéticos resultado de las grabaciones deberán ser
almacenadas por el contratista mensualmente hasta que culmine el contrato y por 3 años
más en donde sea objeto de consulta cuando así lo considere el FNA.
 Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio:
incluyendo detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado
automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal.
 Programas de control de plagas y de mantenimiento de infraestructura.
 Estantes construidos totalmente en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado Vigilancia permanente
que asegure el monitoreo de bodegas con circuito cerrado de televisión. Los medios
magnéticos resultado de las grabaciones deberán ser almacenadas por el contratista
mensualmente hasta que culmine el contrato y por 3 años más en donde sea objeto de
consulta cuando así lo considere el FNA.
 Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio:
incluyendo detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado
automático que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal.
 Programas de control de plagas y de mantenimiento de infraestructura.
 Estantes construidos totalmente en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
 Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contiene y contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los archivos.
 Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas
de inundación.
 Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan
ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas.
 La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la
estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la
estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas
técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Cada bandeja debe soportar un peso mínimo de 100 kg/mt lineal.Aprox. 2,0
toneladas por entrepaño.
 Estantería con amarres y sistemas de fijación necesarios, garantizando su
estabilidad y comportamiento adecuado durante un evento sísmico.
 El entrepaño inferior de cada módulo de estantería debe situarse a una altura
mínima del piso de 10 cms.
 Los espacios mínimos entre los muros y la estantería deben ser de 20 cms.
 El espacio de circulación entre cada línea de estantes debe ser mínimo de 70 cms
y un corredor central de mínimo 120 cms.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo
posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.
 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar
separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
 Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en
cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento
de los documentos.
 Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o
evacuación automática del agua en caso de inundación.
 Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir
con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente
de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones
a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.
 Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las
instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento,
utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos.
 El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de
desastres y llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas
preventivas y correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño,
pérdida o uso indebido de los archivos que custodia.
 En cumplimiento del artículo 1 del Acuerdo 006 de 2015, se incluirá en el contrato
una cláusula de calidad cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la
calidad de los servicios o productos contratados, de conformidad con la normatividad
expedida para la Contratación Estatal.
 Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contiene y contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los archivos.
 Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas
de inundación.
 Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan
ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas.
 La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la
estantería y las cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la
estantería deberá cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas
técnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Cada bandeja debe soportar un peso mínimo de 100 kg/mt lineal.Aprox. 2,0
toneladas por entrepaño.
 Estantería con amarres y sistemas de fijación necesarios, garantizando su
estabilidad y comportamiento adecuado durante un evento sísmico.
 El entrepaño inferior de cada módulo de estantería debe situarse a una altura
mínima del piso de 10 cms.
 Los espacios mínimos entre los muros y la estantería deben ser de 20 cms.
 El espacio de circulación entre cada línea de estantes debe ser mínimo de 70 cms
y un corredor central de mínimo 120 cms.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo
posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.
 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar
separadas de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
 Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en
cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento
de los documentos.
 Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o
evacuación automática del agua en caso de inundación.
 Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir
con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente
de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones
a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.
 Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las
instalaciones, los depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento,
utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos.
 El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de
desastres y llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas
preventivas y correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño,
pérdida o uso indebido de los archivos que custodia.
 En cumplimiento del artículo 1 del Acuerdo 006 de 2015, se incluirá en el contrato
una cláusula de calidad cuya cobertura garantice que el contratista responderá por la
calidad de los servicios o productos contratados, de conformidad con la normatividad
expedida para la Contratación Estatal.

1.6.1.1 Insumos

El contratista proveerá todos los insumos necesarios para la correcta conservación de


los documentos (Carpetas, cajas, etiquetas, ganchos plásticos, entre otros). El oferente
debe contemplar que los insumos se encuentran incluidos en la tarifa plena del servicio.

1.6.1.2 Cajas
Las cajas X-300 deben tener las siguientes características, según las recomendaciones
del AGN:

 Dimensiones internas: ancho: 39 cm. x alto: 25.5 cm. x largo: 30 cm.


 Dimensiones externas: ancho: 41 cm. x alto: 26.5 cm. x largo: 31.5 cm.
 Las medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
 Diseño: incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para
manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro
costados de la base y en dos costados de la tapa. Las cajas no deben tener perforaciones
que faciliten la entrada de polvo e insectos. Las agarraderas deben tener una pestaña
que permita cerrarlas luego de la manipulación de la caja.
 Para el caso de la documentación que sea de consulta permanente o que deba
realizarse inserciones, la apertura debe ser tipo nevera.
 Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado. Las especificaciones que
deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se
recomienda el cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999.
Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y
en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel.
Características de calidad.
 Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la
compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento
horizontal de 2 kgf/cm2. (Ver NTC 973:2005, NTC 4183:2005 y NTC5272:2004).
 Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este
material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los
documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una
película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable,
con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no
experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben usar cartones
que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. (Ver NTC 5397:2005).
 Acabado. El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de
partículas abrasivas u otras imperfecciones.

1.6.1.3 Carpetas

Las carpetas con solapas laterales deben tener las siguientes características, según
las recomendaciones del AGN:

 Dimensiones:

Total: Ancho: 69.5 cm. x largo: 69.5 cm.


De la base central: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. x largo: 35 cm.
Ancho: 25.5 cm. x largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. x largo: 17cm.

 Material: la cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas, deberá


tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina.

 Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de


blanqueadores, peróxidos y sulfuro

 Resistente al doblez y al rasgado

 De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la


abrasión y ser insolubles en agua

 La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u


otras imperfecciones.

 Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o


propalcote de mínimo 320 g/m2.

 Diseño: consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales
que doblan al interior. Incluye grabado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia
entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de
almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe
incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

 En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la


identificación de su contenido.

 La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No debe incluir


adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

 En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la


identificación de su contenido.

 Los siguientes ítems se tendrán en cuenta por el contratista para el servicio de


almacenamiento y custodia de archivo central:

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD OBSERVACIONES


El servicio incluye el
transporte a las
bodegas del proveedor,
la captura de códigos
54.600 aprox. alternos que pueden
Recepción Recepción Inicial X-300 Cajas ser códigos de barra o
números registrados
con marcador en algún
lugar de la caja. La caja
puede contener entre 1
a 10códigos alternos
Se estima un
Almacenamiento crecimiento promedio
Custodia 54.600 aprox. Cajas
por caja aproximado mensual
de 430 cajas X-300.

Nota: La volumetría mencionada, es aproximada, por lo tanto, el contratista


seleccionado se obliga a tener la capacidad de almacenamiento inicial de 19.200 metros
lineales y a garantizar la capacidad adicional de almacenamiento según la tasa de
crecimiento que presente la volumetría durante la ejecución del contrato.

Por otra parte la vicepresidencia de crédito tiene estimado realizar para el mes de enero
de 2020 el envío a custodia de 14.710 cajas X-300 cuyo contenido refiere a capetas
comerciales, el envío se realizara de manera diaria con un promedio de 600 cajas, para
lo cual el contratista deberá contar con la logística necesaria para la atención de este
servicio.

1.6.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades.

1.7 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LAS


OFICINAS DEL FNA

1.7.1 Condiciones técnicas del servicio

El servicio de transferencia documental de los denominados archivos de gestión y


archivo central a la bodega de custodia del FNA, debe cumplir con lo establecido en la
Ley 1959 de febrero de 2019, por la cual se expide el Código Disciplinario Único; y se
realizará conforme a lo establecido en el procedimiento GA-PR-029 “Transferencias
documentales”, (Ver formato M) y demás normas que modifiquen el procedimiento y
también conforme en lo establecido en el documento interno Código: GA-CP-004
“Caracterización de proceso gestión documental” (Ver formato B).

El servicio a contratar consiste en la recepción, asignación de códigos, base de datos,


diligenciamiento del formato único de inventario documental, el transporte y la
recolección de cajas a nivel nacional donde se encuentran los puntos de atención de la
Entidad.

Nota: La transferencia documental que corresponda a documentación procesada por el


contratista, no debe ser incluida en este servicio.

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD OBSERVACIONES

Incluye transporte
para el traslado de
la caja x-300,
diligenciamiento del
Formato Único de
Inventario
Transferencias
Se estima un Documental
documentales
crecimiento (FUID), base de
de los archivos
Transferencias promedio Caja datos, asignación
de gestión y
mensual de de códigos de
central a
430 cajas barras para caja y
custodia
carpeta,
recolección de
cajas a nivel
nacional donde
haya presencia
FNA.

1.7.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades entre los cuales se destacan:

 GA-FO-107 Formato único de inventario documental (Ver formato N).


 GA-IT-002 Instructivo de archivo de gestión y archivo central (Ver formato O).
 Visita periódica a las bodegas del contratista por parte de personal del FNA.
1.8 SERVICIO DE TRANSPORTE POR CONSULTAS, DEVOLUCIONES O
RECOLECCIONES NUEVAS DE ARCHIVOS FÍSICOS MODALIDAD NORMAL Y
URGENCIA

1.8.1 Condiciones técnicas del servicio

El contratista deberá estipular claramente los costos por transporte de cajas tanto para
consulta urgente como para consulta normal de unidades documentales o cajas,
devoluciones o recolecciones nuevas de archivos y cualquier valor adicional que pueda
surgir en el proceso de consulta de documentos. Así mismo deberá presentar cada
mes un informe especificando la cantidad de consultas, el tipo y cualquier otra variable
derivada de esta.

Se deben tener en cuenta los siguientes ítems:

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD OBSERVACIONES

Transporte por
De 1 hasta 10
consultas,
Transporte cajas o unidades NORMAL Y URGENCIA
devoluciones o
recolecciones documentales
Transporte por
De 11 hasta 20
consultas,
Transporte cajas o unidades NORMAL Y URGENCIA
devoluciones o
recolecciones documentales
Tarifa
Transporte por por caja
consultas, adicional
Transporte NORMAL Y URGENCIA
devoluciones o transportada a
recolecciones partir de 20
cajas

1.8.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades.
1.9 CONSULTA, PRÉSTAMO Y RECUPERACIÓN FÍSICA

1.9.1 Condiciones técnicas del servicio

Las actividades de consulta, préstamo y recuperación física se realizarán conforme a lo


establecido en el procedimiento GA-PR-030 “Circulación préstamo y devolución de
documentos” (Ver formato P) y demás normas que modifiquen el procedimiento. Y
también conforme en lo establecido en el documento interno Código: GA-CP-004
“Caracterización de proceso gestión documental” (Ver formato B).

El contratista debe administrar y unificar las bases de datos existentes correspondientes


a inventarios en estado natural, consultas y préstamos de documentos que el contratista
construya para el FNA tanto para los Archivos de Gestión como para el Archivo Central,
el cual es el administrador de los procesos de Gestión Documental, de tal manera que
se cuente con los controles necesarios para conocer el resultado de las consultas a nivel
nacional y que se pueda visualizar por los funcionarios autorizados de la Entidad.

El contratista deberá prestar el servicio para la consulta física y digital de acuerdo con
las necesidades institucionales las cuales pueden ser a nivel de caja, carpeta
(expediente) o tipo documental, para lo cual el contratista deberá contar con la capacidad
operativa suficiente para atender las solicitudes que diariamente se realicen.

La solicitud de consultas solo podrá ser realizada por el personal autorizado por el FNA
y podrá ser enviada en forma física o digital según se indique en la solicitud. Las
consultas normales serán aquellas que se deben atender en un periodo máximo de 24
horas y las consultas urgentes deberán ser atendidas en máximo 4 horas. Para el caso
de entregas masivas se acordará con el contratista la prioridad y tiempo de entrega (se
considera una entrega masiva aquella que consta de más de 50 unidades
documentales).

Consulta digital: en caso de que la consulta sea digital, el contratista deberá digitalizar
la documentación que le sea requerida

El contratista se obliga a prestar los siguientes servicios:

PROCESO CONCEPTO UNIDAD OBSERVACIONES


Recuperación de caja para
Recuperación Caja
una consulta normal
Recuperación de caja para
Recuperación una consulta por Caja
emergencia
El servicio incluye la
Recuperación de carpeta búsqueda dentro de la
Recuperación Carpeta
para una consulta normal caja, ya sea por un código
suministrado por el FNA,
nombre o número de
cedula; si la unidad
documental no presenta
código de barras a dicha
recuperación se le debe
asignar un código de
barras y asociarlo al
código de la caja de
almacenamiento.
El servicio incluye la
búsqueda dentro de la
caja, ya sea por un código
suministrado por el FNA,
nombre o número de
Recuperación de carpeta cedula; si la unidad
Recuperación para una consulta por Carpeta documental no presenta
emergencia código de barras a dicha
recuperación se le debe
asignar un código de
barras y asociarlo al
código de la caja de
almacenamiento.
El servicio incluye la
búsqueda dentro de la
caja, ya sea por un código
Recuperación masiva de
suministrado por el FNA,
carpetas: Este servicio se
nombre o número de
activará por necesidad del
cedula; si la unidad
cliente, se estima un
Recuperación Carpeta documental no presenta
promedio de 10 días hábiles
código de barras a dicha
y una recuperación
recuperación se le debe
aproximada de 2800
asignar un código de
carpetas.
barras y asociarlo al
código de la caja de
almacenamiento.
Re-archivo Re-archivo de cajas Cajas
Se debe garantizar que la
capeta es insertada en la
Re-archivo Re-archivo de carpetas Carpetas
caja original donde fue
ubicada.
Reprografía Fotocopia por pagina
Reprografía Email por imagen generada
Consulta interna (en la
Se debe disponer de un
bodega). Por caja o unidad
Consulta en lugar acondicionado por
documental consultada.
sala mesas de trabajo y silla
Incluye recuperación y
reubicación por parte del contratista

Promedios de consulta:

En el siguiente cuadro se describe el promedio de consultas mensuales:

CONCEPTO MODALIDAD CANTIDAD PROMEDIO


MENSUAL
Recuperación cajas Normal 210 Cajas
Recuperación Normal 20 Carpetas
carpetas
Recuperación cajas Urgente 53 Cajas
Recuperación Urgente 10 Carpetas
carpetas
Recuperación Masiva 2800 (carpetas)
masiva

1.9.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los cinco (5) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades.

1.10 CAPTURA DE DATOS

1.10.1 Condiciones técnicas del servicio

El contratista se obliga a realizar las actividades de levantamiento de inventario en estado


natural del FNA, cuyo volumen aproximado es de 9667 metros lineales, equivalentes a
29.000 cajas de archivo x-300. El inventario en estado natural conforme el formato único
de inventario FUID, se realizará con los siguientes campos básicos, y el operador lo
entregará en un archivo plano:

El inventario en estado natural, se realizará con los siguientes campos básicos:


 Unidad administrativa
 Oficina productora
 Serie o asunto
 Fecha Inicial
 Fecha Final
 Descripción de la unidad
 Número de cédula
 Numero de Caja
 Numero de Carpeta
 Tipología documental (formato de afiliación, formato de traslado, contrato, escritura,
entre otros)

El contratista se obliga a prestar los siguientes servicios:

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD OBSERVACIONES

Captura de
datos
250.000
Base de básicos los Carpetas/ entre 1 y 10
registros
datos cuales paquetes campos
aprox.
definirá el
FNA

Nota 1: Se estima una captura de datos para un promedio de 250.000 registros


mensuales.

Nota 2: El cobro de este servicio es de forma mensual.

Nota 3: este servicio se activará conforme a necesidades en el servicio y la decisión


será informada al contratista oportunamente por parte de la supervisión.

1.10.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los cinco (5) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades.

1.11 INTERVENCIÓN DOCUMENTAL FONDO ACUMULADO


1.11.1 Condiciones técnicas del servicio

El contratista se obliga a prestar el servicio de organización conforme al acuerdo 002


de 2014 del Archivo General de la Nación “por el cual se establecen los criterios
básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.

El contratista deberá efectuar la organización documental de archivo en la ciudad de


Bogotá, aplicando TRD en los archivos de gestión o TVD en el archivo central y será
responsable por la logística de unificación de las unidades de conservación en un
mismo sitio. Las actividades a realizar básicamente son las siguientes:

Clasificación

Los expedientes se deben conformar con la totalidad de los documentos de archivo


agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento,
independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse
formando series o subseries documentales.

Depuración

La depuración se debe realizar en la medida que sea estrictamente necesario, solo


para copias idénticas.

La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en


proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del
Acuerdo 02 de 2014, deberá ser autorizada por el Comité de Archivo, según sea el
caso y constar en el acta de la sesión del respectivo comité en la cual se tomó la
decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

 Copias idénticas de un mismo documento de archivo.


 Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o
microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible.
 Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el
expediente.
 Documentos de apoyo.

De encontrarse material contaminando el contratista deberá informar al FNA con el


propósito de autorizar la intervención de acuerdo a las especificaciones establecidas
en el Acuerdo 050 de 2000.

Ordenamiento cronológico
Cuando se lleven a cabo procesos de organización de archivos y de fondos
acumulados, no se debe modificar la ordenación interna de los documentos de un
expediente, solo se ordenarán los expedientes según la serie a organizar.

Foliación

La foliación de los expedientes debe realizarse conforme al Acuerdo 02 del 14 de marzo


de 2014, la cartilla “la foliación de archivos” del AGN y el instructivo GA-IT-002. La
intervención de expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que
los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán
someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda
conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o
refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de
procedencias diferentes o la separación de documentos.

En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no cuenten con hoja de control,


no está permitida la foliación una vez cerrado el expediente, debido a que ésta se debe
realizar en la etapa activa y tiene como fin garantizar su control, evitando alteraciones
que afecten su autenticidad,

Eliminación de materiales metálicos

Debe eliminarse todo tipo de material metálico como ganchos de cosedora, ganchos
legajadores, clips, etc.

Material afectado biológicamente

El material afectado biológicamente (por roedores, hongos, insectos) debe separarse


e inventariarse según requerimiento del cliente.

Inventario Documental

El inventario documental será diligenciado en Excel con los campos del formato único
de inventario documental, sugerido por el Archivo General de la Nación.

Rotulado:

Las unidades de conservación (carpetas) deberán marcarse con el formato GA-FO-


083. como mínimo con los siguientes datos:

Nombre de la entidad
Unidad administrativa
Oficina productora
Nombre de la serie documental
Nombre de la carpeta
Año

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD OBSERVACIONES


Intervención de Metro
documentos de se activa el lineal
Intervención acuerdo a las servicio por equivale Aplicación de TRD
Documental directrices de necesidad a tres (3) a los procesos
intervención del cliente cajas x-
del AGN 300.

Nota: La documentación procesada por el contratista en el día a día y que sea objeto
de intervención no genera cobro adicional para la Entidad. Esta actividad deberá
realizarse en las instalaciones del proveedor. Conforme a lo anterior, el contratista
deberá contar con la infraestructura necesaria para realizar la intervención documental
a la documentación radicada en los puntos de atención a nivel nacional.

1.11.2 Procesos, procedimientos, controles y niveles de seguridad

El contratista seleccionado deberá presentar a más tardar a los tres (3) días hábiles
siguientes a la aprobación del plan de trabajo por parte del supervisor los procesos,
procedimientos y cadenas de seguridad que se deben implementar para la ejecución del
contrato, además tener en cuenta los formatos y controles establecidos en el FNA para
el desarrollo normal de las actividades.

1.12 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL MEDIANTE ACTA DE INVENTARIO

1.12.1 Condiciones técnicas del servicio

El contratista seleccionado, deberá identificar los documentos objeto de eliminación


por el FNA, con base en los inventarios en estado natural, la valoración de las series y
subseries, disposición final correspondiente a la eliminación y selección establecidas
en los documentos de Tabla de Retención Documental - TRD y Tabla de Valoración
Documental – TVD.

El contratista debe allegar un acta de eliminación al Comité Institucional de Gestión y


Desempeño para su posterior aprobación. El acta deberá contener lo siguiente:

Registrar el GA-FO-158 (Acta disposición final de documentos) y el GA-FO-107 (FUID),


de acuerdo a lo establecido en la disposición final y procedimiento de las TVD Y TRD,
para su revisión, aprobación y publicación en la página web del FNA.

Nota: el supervisor solicitara al contratista mediante un documento formal el servicio


de eliminación documental.
1.13 ENTREGA FINAL

El contratista deberá presentar los informes requeridos por la supervisión a la


finalización del contrato, de acuerdo a los siguientes ítems:

Informe de estado de préstamos


Informe de gestión de buzones
Informe de eliminación de cajas
Informe de intervención archivística
Informe de cajas en custodia
Informe de radicación
Informe de entrega final
Los demás requeridos por el FNA
Bases de datos de captura básica
FUID de transferencias documentales

PROCESO CONCEPTO CANTIDAD UNIDAD

Entrega Final Entrega de la totalidad de cajas en 74,470 metro lineal


de cajas almacenamiento y custodia por el Cajas Ref. X 300 equivale a tres
operador Aprox. (3) cajas x-300

Nota 1: el tiempo de entrega de las cajas será proporcional al tiempo de la recepción


inicial.

Nota 2: El cobro de este servicio es único

1.14 ETAPA PRE OPERATIVA

El contratista elegido deberá presentar un plan preparativo de empalme con la firma


UNIÓN TEMPORAL CADENA DISTRIBUIDORES FNA 2018, quien es el operador
actual, máximo dentro de los 2 días siguientes al inicio de la ejecución del contrato.

1.14.1 Actividades a realizar e informes en la etapa pre operativa:


 Cronograma de recepción donde se especifique claramente las entregas
parciales y totales de las cajas que se encuentran actualmente en custodia.
 Destinación del personal necesario para hacer sombra en los puntos de atención
a nivel nacional, para asegurar la continuidad del servicio en los centros de radicación.
 Disposición total para las capacitaciones que se requieran para el cumplimiento
y desarrollo de las actividades.
 Recepción de inventarios actualizados y bases de datos.
 El plazo máximo de la etapa pre operativa es de ocho días hábiles.

Nota 1: Los coordinadores de los puntos de atención a nivel nacional rendirán informe
sobre el cumplimiento de las actividades de empalme del contratista saliente y el
contratista entrante.

Nota 2: El contratista asumirá los costos que se requieran con el fin de garantizar el
cumplimiento del periodo de empalme.

Operador entrante

El contratista deberá desarrollar las siguientes actividades previas al inicio del contrato

TIEMPO
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
ASIGNADO
El contratista deberá presentar al
supervisor del contrato el listado de
funcionarios a cargo y que estarán
desarrollando las actividades en los puntos
de atención, dicho listado deberá contener
Presentación del
nombres completos, apellidos, número de
equipo de trabajo
cédula y cargo. Dicho listado será utilizado
para gestionar y tramitar la autorización de
ingreso y creación de usuarios para
aquellos que tenderán acceso al gestor
documental.
El contratista deberá presentar al 1 día
supervisor del contrato el listado de
equipos informáticos que los cuales serán
instalados en los puntos de atención donde
Instalación de el contratista tendrá presencia, dicho
equipos listado debe contener el tipo de equipo,
marca y serial, este listado será utilizado
para autorizar el ingreso y coordinar con
mesa de servicio su instalación y
perfilamiento de los mismos.
Personal y vehículos El contratista deberá presentar al
autorizados supervisor del contrato el listado de
TIEMPO
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
ASIGNADO
personal y vehículos autorizados que
realizara los recorridos en los puntos de
atención quienes realizaran la recolección
de tulas y cajas de archivo, dicha relación
nombres completos, apellidos, número de
cédula y placas del vehículo. Dicho listado
será utilizado para gestionar y tramitar la
autorización de ingreso a los puntos de
atención, puntos empresariales y puntos
institucionales.
Capacitación en el
El grupo de gestión documental realizará
proceso de
sesiones de capacitación y orientación del 2 días
radicación de
manejo del gestor documental
tramites
El contratista deberá contemplar un
periodo de transición cuyo plan de plan de
trabajo será presentado al supervisor del
contrato en el cual se muestre de manera
Toma de puntos para progresiva la toma de puntos donde tendrá
el periodo de presencia para inicio de operación, el plan 15 días
transición de trabajo también debe contener el plan
de contingencia y continuidad de negocio
en el proceso de radicación de trámites que
garantice el mínimo de traumatismo de la
operación del FNA.
El contratista una vez iniciado el contrato
deberá tomar y hacer presencia en la
ventanilla de correspondencia ubicada en
Despacho de
la sede principal de FNA para dar inicio con
comunicaciones y 1 día
la operación de despacho de
paquetería
documentación con sus funcionarios
designados a dicha actividad y el personal
motorizado quienes s.
El contratista una vez iniciado el contrato
deberá hacer presencia con su equipo de
Impresión, trabajo y logístico en la división de
alistamiento y cesantías y crédito para recibir la bases de 1 día
distribución masiva datos que serán utilizadas para la
impresión, alistamiento y distribución de
recibos de pago, pólizas y extractos.
El contratista una vez iniciado el contrato
Recepción de cajas
deberá disponer de toda la logística para la 45 días
del archivo central
recepción y punteo de 57.000 cajas X-300
TIEMPO
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
ASIGNADO
aproximadamente y una capacidad de
recepción de 1.500 cajas

1.6 Personal Adicional (auxiliares de gestión documental).

Personal a disposición del FNA suministrado por el oferente, quienes adelantaran


labores de apoyo en Gestion documental tales como intervención documental,
implementación y aplicación de instrumentos archivísticos, rastreo y búsqueda de
documentación en las diferentes dependencias que FNA. El personal estará disponible
en de Lunes a viernes en horario de 8:00 a 5:00 p.m. en las instalaciones de la sede
principal o en los puntos que se determinen por necesidad del servicio.

Nota: el oferente deberá tener en cuenta que este personal no hace parte de la
estructura organizacional de ejecución del contrato.

1.7 CAMBIO DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CAJAS X – 300)

El oferente realizara el reemplazo de las cajas x 300 que se encuentren en mal estado
y el reempaque del contenido de las mismas, en esta actividad se deberá tener en
cuenta los siguientes aspectos

El FNA suministrará los lotes a recuperar para el cambio de cajas.


Mantener los códigos alternos que se encuentren en el exterior de la caja (códigos de
barras o escritos a marcador)
El cambio de las unidades de conservación no generara cobro adicional en cuanto a
desmote y reubicación de la caja.

 Esta actividad no superará seis meses contados a partir del inicio de ejecución
del contrato.
 La supervisión del contrato mediante visita a la bodega del operador verificará
la ejecución de esta actividad,

2. GESTIÓN IMPRESIÓN

2.1. IMPRESIÓN

2.1.1 Características técnicas del servicio de impresión:

 Los impresos deberán ser en impresión injetk full color digital teniendo en
cuenta las siguientes características técnicas específicas:

 Servicio de impresión para el reporte anual de costos: El contratista prestará


este servicio para la impresión de logos, líneas sombreados, datos variables, textos
fijos, gráficos, firmas, códigos de barra, utilizando las dos caras de una misma hoja; la
impresión debe ser en dúplex, tinta 4 x 4 full color, papel laser 75 gr, tamaño oficio o
tamaño carta cuando se requiera. El operador debe garantizar que la impresión de
datos sea realizada en sistema laser únicamente asegurando la calidad del servicio u
otras variables a tener en cuenta.

 Servicio de impresión para facturación de créditos: Impresión en papel laser de


75 grs. Pre-impreso a 4x4 tinta impresión variable dúplex.

 Servicio de impresión para la proyección anual de pagos: En papel laser de 75


grs, impresión variable simplex.

 Servicio de impresión para la relación anual de pagos: En papel laser de 75 grs,


impresión variable dúplex.

 Servicio para la impresión de sobres: Realizar la impresión de sobres media


carta con ventanilla, impreso a 4x0 tinta, armado troquelado, en el cual se realizará él
envió de la facturación de créditos mensual.

 Servicio para la impresión de Guías: Realizar la impresión de las guías acorde


a la Dirección de los CF teniendo en cuenta los ajustes periódicos que surjan por la
actualización de la información, presentar una guía que de acuerdo a sus
especificaciones técnicas, que permita identificar ( Nombre y apellido, Documento de
identidad y teléfono de Contacto.) de igual manera fecha de entrega, hora y demás
elementos que permita identificar el cumplimiento de las obligaciones específicas que
se suscriban en el Contrato, al requerimiento de los Consumidores Financieros.

2.1.2 Características técnicas generales comunes a todos los servicios de


impresión:
 Utilizar papel con certificación FSC, para una impresión fija y variable.
 Elaborar el arte de las facturas, sobres y demás papelería, de acuerdo con las
instrucciones del FNA y con la periodicidad que se acuerde.
 Contar con protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos y todo lo
necesario para el desarrollo de la actividad.
 Tramitar los códigos de barras requeridos por el FNA para el pago de la cartera
de créditos y garantizar su correcto funcionamiento y lectura.
 Establecer una BD compartida entre las partes que permita periódicamente
identificar el cumplimiento de entrega y ajustes dentro de cada uno de los cortes de
facturación y mensajería, a fin de poder realizar las actualizaciones y el seguimiento a
los indicadores que den lugar a la Gestión del proveedor del servicio.
 Terminados los ciclos de impresión el contratista debe generar los archivos PDF
individuales y entregar un medio magnético para cada uno de los servicios de impresión
dentro de los (5) primeros días hábiles posteriores a la facturación de cada Corte, de
igual manera cargar en un repositorio periódicamente los PDF resultantes de la
facturación de acuerdo con la periodicidad estipulada en la siguiente tabla:

PERIOCIDAD DEL
SERVICIO DE IMPRESIÓN SERVICIO (Entrega del
medio magnético)
ANUAL (COBRO
IMPRESIÓN REPORTE DE COSTOS
UNICO)

ANUAL (COBRO
IMPRESIÓN INSERTO ADICIONAL
UNICO)

MENSUAL (COBRO
IMPRESIÓN DE SOBRES
MENSUAL)

ANUAL (COBRO
IMPRESIÓN DE REPORTE DE PROYECCIONES DE PAGOS
UNICO)

MENSUAL (COBRO
IMPRESIÓN DE FACTURACION DE CREDITOS
MENSUAL)

ANUAL (COBRO
IMPRESIÓN RELACION ANUAL DE PAGOS
UNICO)

 El contratista deberá enviar por el canal autorizado del FNA los PDFs o
repositorio del caso, para los productos contratados, y entregar un medio magnético en
los (5) cinco días posteriores a la facturación de cada Corte, de todo el proceso que
realice mes a mes (facturación, proyección anual, Extractos, reporte anual, etc.) en un
tiempo máximo de 5 días antes del proceso de alistamiento del siguiente corte.
 El contratista prestará asesoría y apoyo al FNA, al momento de la
sistematización en el proceso de migración de la facturación física a la facturación
digital, procedimiento que se puede realizar por segmentación teniendo en cuenta el
reporte de características específicas para cada producto del Fondo Nacional del
Ahorro o por sugerencia del contratista teniendo en cuenta que la programación referida
cumpla con las expectativas que se requieren para dar cumplimiento al proceso de
cambio. De igual manera se generarán los PDFs de las facturas que sea tramitadas por
medio digital y se enviaran por el canal o colocaran en el repositorio según lo indicado.

 Los archivos digitales y los detalles de impresión serán suministrados por el


FNA; en caso de requerir condiciones de impresión distintas a las acordadas
inicialmente se solicitará al contratista la correspondiente cotización adicional.

 Los desarrollos para la generación de la información que requiera el FNA


deberán ser asumidos por el contratista. Así mismo los cambios en el formato de
facturación, la guía y sobres que contienen banner de publicidad.

 El contratista deberá realizar la impresión de las facturas en los ciclos que


solicite el FNA, conforme a los formatos establecidos por la Entidad, sujetos a cambios
por parte de la misma y hacerla llegar al área de Cartera para revisión y aprobación.
Previo al inicio, se debe realizar impresión de una muestra de 200 formatos
aproximadamente de acuerdo a la solicitud de Cartera, considerando el muestreo del
total de los créditos facturados en cada corte, esta muestra debe ser impresa en 1 hora
y hacerla llegar a la División de Cartera en físico y medio magnético según lo determine
el FNA, en un tiempo específico, para su entrega, revisión y aprobación.

 En caso de que se requiera la impresión de formatos y documentos adicionales,


el contratista debe contar con la disponibilidad y recurso humano y tecnológico
suficiente para cumplir con los tiempos de entrega que requiera la Entidad

 El contratista deberá enviar por el canal autorizado por el FNA los PDF y
entregar un medio magnético como también dejar en un repositorio de ser el caso, de
todo el proceso que realice en cada corte en un tiempo máximo de cinco (5) días luego
de terminado el proceso de alistamiento.

Nota 1: El contratista debe estar en la capacidad de descentralizar los procesos de


impresión y alistamiento en caso de que el FNA así lo requiera.

Nota 2: Estas especificaciones pueden ser modificadas de común acuerdo con el


contratista, cuando se trate de optimizar el servicio y las mismas se harán de parte
mediante acta escrita.

2.1.3 Impresión de pólizas


En cumplimiento a la Circular Externa 003 de 2017 donde se indica la obligación del FNA
de remitir copia de la póliza licitada al afiliado deudor.

Cuadro para el envío de las pólizas por tipo de crédito, tipo de póliza y Consumidor
Financiero

Tipo
Tipo de Póliza CF al que se envía la Póliza en físico
Crédito
Póliza de Vida Deudores Crédito Hipotecario y Leasing habitacional
Hipotecario
Hipotecario expedida por Liberty (Todos los créditos)
Póliza Vida deudores
Crédito educativo y Usuario expedido por
Educativo Crédito educativo y
Usuario Liberty y Equidad seguros (todos los créditos)
Créditos hipotecarios y educativos con
Hipotecario Póliza de Incendio garantía hipotecaria, desembolsados a partir
y Educativo Deudores de agosto de 2018 y créditos nuevos a
desembolsar
Créditos hipotecarios desembolsados a
Póliza de Desempleo partir de agosto de 2018 y créditos nuevos
Hipotecario
Deudores Hipotecario (Exceptuando créditos AVC porque no tienen
cobertura)
Créditos Educativos desembolsados a partir
Póliza de Desempleo de agosto de 2018 y créditos nuevos
Educativo
Deudores Educativo (Exceptuando créditos AVC porque no tienen
cobertura)
Volúmenes

A continuación se detallan la clase de póliza, número de hojas y páginas a tener en cuenta


al momento de imprimir e insertar junto con los recibos de pago.

Clase de Póliza Hojas Paginas


Póliza Vida
3 6
Hipotecario
Póliza Vida
3 5
Educativo
Póliza Usuario 3 5
Póliza Incendio 6 12
Póliza Desempleo 2 4
Carta 3 6

Nota 1: Se adjuntan la clase de póliza en formato PDF.

En el siguiente cuadro se detallan la clase de cartera, modalidad de crédito, cantidad de


créditos canal de envió y clase de póliza a imprimir.

Cantidad Creditos Cantidad Creditos Canal poliza Poliza poliza de Poliza de


Clase Cartera Modalidad
Cartera Envio Fisico Vida Incendio Usuario Desempleo
hipotecaria AVC 50135 40176
hipotecaria Cesantias 123326 80806
Consumo AVC 85 60
Consumo Cesantias 4179 2686

Aplica Poliza
Podria Aplicar
No aplica

Nota 2: los volúmenes registrados en la tabla anterior pueden aumentar o disminuir


de acuerdo a políticas internas del FNA.

2.2 ALISTAMIENTO:

La empresa de mensajería expresa debe prestar el servicio de alistamiento y el costo


del mismo se debe incluir dentro de la oferta económica.

Para la facturación de créditos el alistamiento consiste en doblado, ensobrado y sellado


de los formatos e insertos en los casos que se requiera así como pegado de guías para
garantizar la efectividad en la entrega y procesos logísticos; la proyección anual de
pagos y la relación anual de pagos se distribuyen con la facturación del mes de enero;
el alistamiento se refiere a la inserción dentro del sobre de la facturación tanto de la
proyección como del reporte anual de pagos.

2.3 TIEMPO POR IMPRESIÓN Y ALISTAMIENTO:

La empresa de mensajería expresa, una vez entregada la información por canales


seguros por el FNA y que sean aprobadas las muestras por las áreas respectivas, debe
garantizar que el tiempo de impresión y alistamiento de los servicios de reporte de
costos, facturación de créditos y reporte anual de proyecciones y de pagos no será
superior a 72 horas.

3. MENSAJERIA EXPRESA

3.1. DISTRIBUCIÓN MASIVA

3.1.1. Características del servicio de distribución masiva:

Trazabilidad:

El contratista debe tener un aplicativo que permita al FNA, consultar en tiempo real la
trazabilidad de los envíos, así como visualizar las guías con cumplimiento y con
devolución de todo envío de mensajería expresa teniendo en cuenta lo siguiente:

Curso del envío: todo envío de mensajería expresa, deberá tener una copia de recibo
de admisión adherido al envío, en el cual debe constar el N° de identificación del envío,
fecha de admisión, hora de admisión, peso del envío en gramos, valor del servicio,
nombre y dirección completa del remitente y del destinatario, fecha y hora de entrega y
nombres completos de quien recibe la correspondencia y demás datos que el FNA
considere importantes, por ejemplo, el radicado de las comunicaciones en el campo de
observaciones del recibo de admisión.

Forma de entrega: Bajo firma, nombre, documento de identidad y teléfono de contacto,


de la persona mayor de edad que se encuentre en el domicilio o bajo puerta con
descripción de detalles del recibido según observaciones en la guía, del domicilio sobre
el acuse de recibo; con prueba de entrega y certificación de entrega, válido
judicialmente con cubrimiento nacional.
Prueba de entrega: El contratista seleccionado, debe conservar la prueba de entrega
del envío, donde conste: nombre completo de la persona que recibe la comunicación,
número de cédula, teléfono, fecha y hora de entrega, sellos, y nombre completo del
mensajero o cartero que realiza la entrega. La prueba debe ser digitalizada para su
consulta.

Cobertura: en todo el país.

Informes: Presentación de informes en base de datos de las entregas efectivas y


devoluciones, consolidado por ciclo y mensual, como soporte de facturación, de igual
manera la BD, del trámite de mensajería mensual debe ser emitida por el Canal
asignado.

La base de datos debe contener la siguiente información:

 Número de Guía
 Fecha de recepción del documento
 Número de radicado
 Número de cédula
 Destinatario
 Dirección
 Teléfono
 Municipio
 Departamento
 Área que realiza el envío
 Estado (devuelto, entregado, en distribución, siniestro)
 Causal de devolución
 Costo del envío.

3.1.1.1. Tiempos de distribución:

DISTRIBUCIÓN EN BOGOTÁ7 2 DÍAS HABILES


DISTRIBUCIÓN EN POBLACIONES CERCANAS 3 DÍAS HABILES
DISTRIBUCIÓN EN POBLACIONES LEJANAS 5 DÍAS HABILES
DISTRIBUCION NACIONAL EN ZONAS ALEJADAS DÍAS HABILES

Nota 1: El contratista será responsable del control y seguimiento de los procesos de


recepción, transporte y entrega a domicilio de la correspondencia que entregue la
Entidad.

Nota 2: El contratista deberá contar con un servicio que permita entregar documentos
el mismo día (dentro de las 24 horas) a sus destinatarios de Bogotá y en las ciudades
capitales del país. Para el efecto el oferente debe suministrar la lista de ciudades y
tarifas donde se preste el servicio el mismo día.

3.1.1.2. Devoluciones: El operador debe garantizar como mínimo la entrega


de las devoluciones en cajas x-300, inventariadas con un archivo plano que
coincida con la organización física, asegurando las mejores prácticas archivísticas
y los procedimientos de la Entidad.

3.1.1.3. El contratista debe efectuar control previo al reporte de devoluciones


de tal forma que garantice que no se devuelvan facturas que en los meses
anteriores han sido entregadas en la misma dirección salvo que se justifique como
causal de devolución que el consumidor financiero cambió de domicilio.

3.2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

3.2.1. Características del servicio de distribución de documentos

3.2.1.1. Procedimiento:

El contratista debe proporcionar el personal, para realizar la labor de recepción de la


documentación de salida diaria, la cual es entregada en la ventanilla del Grupo de
gestión documental mediante la planilla GA-FO-152 y la paquetería se recibirá mediante
la planilla GA-FO-118, en el horario de 8:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes.

El personal que atiende la ventanilla se encargará de revisar y verificar que la


información relacionada en los formatos del punto anterior coincida con los físicos
entregados, luego entregará estos físicos al personal de gestión documental para la
labor de digitalización y ensobrado.

El personal de gestión documental retornará los físicos para despachos ensobrados,


digitalizados y punteados al personal de la ventanilla.

El contratista debe realizar el consolidado de todas las comunicaciones y objetos


postales al cual se le realizará la imposición de guías, para surtir el proceso de
despacho y distribución.

El contratista debe contar con un sistema de georreferenciación, que permita generar


un informe del estado de las direcciones el cual debe ser remitido al Grupo de gestión
documental (funcionario designado por el FNA), antes de realizar la imposición, para
tomar las decisiones pertinentes y mitigar el volumen de devoluciones, sin que esta
actividad genere costo adicional por parte del contratista. (consulta web)

El personal de ventanilla debe comunicarles a las áreas respectivas las inconsistencias


que presentaron sus comunicaciones, con el fin de que el área responsable realice las
modificaciones o verificación de la dirección, para realizar la modificación al oficio, antes
de realizar la imposición y no generar devolución.

Tiempo de alistamiento: El tiempo de alistamiento el cual consiste en punteo base de


datos contra físicos, pegado de guía, clasificación y salida a distribución, el cual no debe
ser superior a 24 horas.

3.2.1.2. Trazabilidad:

El contratista deberá tener un aplicativo que permita al FNA, consultar en tiempo real la
trazabilidad de los envíos, las devoluciones, así como visualizar las guías cumplidas y
devueltas. Todo envió de mensajería expresa debe tener en cuenta lo siguiente:

Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe contar con una copia de recibo
de admisión adherido al envió donde conste el número de identificación del envió, la fecha
y hora de admisión, el peso del envió en gramos, el valor del servicio, nombre y dirección
completa del remitente y del destinatario, fecha y hora de entrega y nombres completos de
quien recibe la correspondencia y demás datos que el FNA considere importantes, por
ejemplo, el radicado de las comunicaciones en el campo de observaciones del recibo de
admisión.

Forma de entrega: Bajo firma nombre, documento de identidad y teléfono de contacto, de


la persona mayor de edad que se encuentre en el domicilio; con prueba de entrega y
certificación de entrega, válido judicialmente con cubrimiento nacional.

Prueba de entrega: El contratista seleccionado debe conservar la prueba de entrega


del envío donde conste: nombre completo de la persona que recibe la comunicación,
número de cédula, teléfono, fecha y hora de entrega, sellos, y nombre completo del
mensajero o cartero que realiza la entrega. La prueba debe ser digitalizada para su
consulta.

- Cobertura: en todo el territorio nacional

3.2.1.3. Tiempos de distribución:

DISTRIBUCIÓN URBANA (DESPACHOS A NIVEL BOGOTA) 2 DÍAS HABILES


DISTRIBUCIÓN REGIONAL (DESPACHOS A CIUDADES 3 DÍAS HABILES
CAPITALES)
DISTRIBUCIÓN NACIONAL (DESPACHO A TODO EL 7 DÍAS HABILES
TERRITORIO NACIONAL COMO MUNICIPIOS Y VEREDAS)
3.2.1.4. Informes: Presentación de informes en base de datos de las entregas
efectivas y devoluciones, consolidado diario, semanal y mensual como soporte de
facturación, las guías de cada envío se deben conservar escaneadas en el aplicativo y
mensualmente deben ser entregadas en medio magnético como soporte de pago de
facturación

La base de datos debe contener la siguiente información:

 Número de Guía
 Fecha de recepción del documento
 Número de radicado
 Número de cédula
 Destinatario
 Dirección
 Teléfono
 Municipio
 Departamento
 Área que realiza el envío
 Estado (devuelto, entregado, en distribución, siniestro)
 Causal de devolución
 Costo del envío.

3.2.1.5. Devoluciones: El operador debe garantizar como mínimo la entrega de


las devoluciones en cajas x-300, inventariadas con un archivo plano que coincida con
la organización física, asegurando las mejores prácticas archivísticas y los
procedimientos de la Entidad.

3.2.1.6. De igual manera, debe garantizar en una Base de Datos las devoluciones
que surjan en cada Corte, como el consolidado mensual y debe ser remitida por el canal
asignado; como también, el operador debe hacer gestión para determinar las causales
que generaron estas devoluciones y hacer seguimiento, a fin de lograr una entrega
efectiva en la siguiente entrega.

3.3. DISTRIBUCIÓN DE PAQUETERÍA

3.3.1. Características del servicio de distribución de documentos:

3.3.1.1. Tiempo de alistamiento: El tiempo de alistamiento consiste en el punteo


base de datos contra físicos, pegado de guía, clasificación y salida a distribución, este
tiempo no podrá ser superior a 24 horas.
3.3.1.2. Trazabilidad:

El contratista deberá contar con un aplicativo que le permita al FNA consultar en tiempo
real la trazabilidad de los envíos, así como visualizar las guías cumplidas. Todo envió
de mensajería expresa debe tener en cuenta lo siguiente:

Curso del envío: Todo envío de paquetería debe contar con una copia de recibo de
admisión adherido al envió donde conste el número de identificación del envió, la fecha
y hora de admisión, el peso del envió en gramos, el valor del servicio, nombre y
dirección completa del remitente y del destinatario, fecha y hora de entrega y nombres
completos de quien recibe la correspondencia y demás datos que el FNA considere
importantes, por ejemplo, el radicado de las comunicaciones en el campo de
observaciones del recibo de admisión.

Forma de entrega: Bajo firma de la persona mayor de edad que se encuentre en el


domicilio o bajo puerta con descripción del domicilio sobre el acuse de recibo; con
prueba de entrega y certificación de entrega, válido judicialmente con cubrimiento
nacional.

Cobertura: En todo el territorio nacional.

3.3.1.3. Tiempos de distribución: De acuerdo a las necesidades del FNA, para


ciudades capitales la entrega debe ser máximo en 24 horas.

3.3.1.4. Presentación de informes en base de datos de las entregas efectivas y


devoluciones, consolidado semanal y mensual como soporte de facturación. Las guías
de cada envío se deben conservar escaneadas en el aplicativo y mensualmente deben
ser entregadas en medio magnético como soporte de pago de facturación.

La base de datos debe contener la siguiente información:

 Número de Guía
 Fecha de recepción del documento
 Número de radicado
 Número de cédula
 Destinatario
 Dirección
 Teléfono
 Municipio
 Departamento
 Área que realiza el envío
 Estado (devuelto, entregado, en distribución, siniestro)
 Causal de devolución
 Costo del envío.
3.3.1.5. Devoluciones: El operador debe garantizar como mínimo la entrega de
las devoluciones en cajas x-300, inventariadas con un archivo plano que coincida con
la organización física, asegurando las mejores prácticas archivísticas y los
procedimientos de la Entidad.

3.3.1.6. Gestión de devoluciones: El oferente de manera mensual realizará el


correspondiente Telemercadeo a las devoluciones generadas en los despachos de
facturación, extractos, avc, cesantías y mensajería expresa.

3.4. MENSAJEROS MOTORIZADO TIEMPO COMPLETO

Los mensajeros son los encargados de realizar las entregas urgentes de las
comunicaciones o trámites prioritarios solicitados por las áreas del FNA para entrega
en la ciudad de Bogotá D.C. en las siguientes condiciones:

3.4.1. Características del servicio de mensajeros:

Equipo mínimo a proveer por el contratista:

MENSAJERO MOTORIZADO TIEMPO COMPLETO

CONCEPTO CANTIDAD MENSUAL


Motorizados 3

Horario: El mensajero motorizado debe estar disponible de lunes a viernes en el


horario de 8: am a 5:00 pm para realizar la entrega de los documentos.

Prueba de entrega: El mensajero debe realizar la entrega de la copia del oficio


gestionado con la siguiente información:

Recibido de la persona a la cual fue entregada el documento (nombre y apellido


legible)
Fecha
Hora
Teléfono.

De igual manera debe registrar las observaciones que no permitieron la entrega efectiva
a fin de que el contratista consolide las causales y le informe al FNA, quien a través de
su área comercial realice gestión sobre las Bases de Datos suministrada.

Informes:

El contratista deberá entregar un informe diario de los trámites gestionados, en el cual


debe registrar la siguiente información:
 Fecha de recepción del documento
 Hora de salida a realizar la entrega
 Hora en la que realiza la entrega
 Nombre del mensajero
 Dirección en la que realiza la entrega
 Persona que recibe el documento
 Observaciones de la entrega o devolución

Trámites con inconsistencias de entrega: El motorizado debe comunicarse con el


coordinador de la operación en caso de presentarse inconsistencia en la dirección o
devolución por las diferente causales, esto con el fin de subsanar la inconsistencia, en
caso de no realizar la entrega, el mensajero debe dejar registro fotográfico o información
del predio en la copia del documento y en la planilla GA-FO-152. El contratista debe
consolidar todas las observaciones, registrarla en una BD, y remitirla en tiempo oportuno
al FNA, a fin de que el área comercial realice gestión, para que en la siguiente entrega
sea efectiva.

3.5. RECOLECCIÓN DE TULAS A NIVEL NACIONAL

3.5.1. Características del servicio de recolección de tulas:

Corresponde al servicio de recolección de documentos, con punteo y verificación de


contenidos.

Las tulas deberán viajar con precinto y número de guía

La actividad se desarrollará conforme a las necesidades del FNA, es decir, el número


de puntos donde se llevará a cabo la recolección puede variar según el cierre y/o
apertura de sedes.

Cobertura: Nacional

La matriz de tiempos de entrega y las frecuencias, se ajustarán de acuerdo a las


necesidades del FNA.

Informes: El contratista debe reportar a diario el informe de las recolecciones realizadas

El contratista deberá puntear y verificar el detalle del contenido de cada tula, antes de
sellarla con el precinto, y las observaciones quedarán registradas mediante las planillas
que diligencia el funcionario del FNA las cuales reposan dentro de la tula.

Especificaciones técnicas de las tulas:

Peso: 0-20 kg
Cantidad de tulas por recorrido: 1 tula

El proveedor deberá suministrar el stock de tulas necesario para garantizar el servicio.

Se anexa la matriz de recolección de tulas vigente a la fecha, es de aclarar que esta


matriz está sujeta a cambios de acuerdo a las necesidades del FNA.

FRECUENCIA
PUNTO COMERCIAL Departamento Dirección
RECOLECCION
Cra 7 No 32-35
Centro Comercial
CUNDINAMARCA Mercurio Piso 3
1 - LUNES A Local 309 hasta el
SABADO SOACHA 314
2 - LUNES A Sala de Ventas
VIERNES CIUDAD VERDE CUNDINAMARCA Ciudad Verde
7 - MARTES - Cra 5 No. 15 - 80
VIERNES PROCURADURIA BOGOTA Piso 7
7 - MARTES - Cra. 1 No. 65 D Sur
VIERNES ÉXITO USME BOGOTA - 58 ÉXITO USME
4 - LUNES - Calle 26 No. 13-49
SUPERNOTARIADO BOGOTA interior 201 piso 2
MARTES
1 - LUNES A
SABADO CAN BOGOTA Calle 44 No. 54 - 94
1 - LUNES A
SUBA BOGOTA Tv 60 No. 128a - 68
SABADO
1 - LUNES A
SABADO ANGEL BOGOTA Calle 19 No 6 – 68
1 - LUNES A Calle 20 No 26 - 38
SABADO PASTO NARIÑO Centro
6 - MARTES - VALLE DEL Carrera 57 No 12-07
JUEVES FECOOMEVA CAUCA Local 2 piso 1
1 - LUNES A VALLE DEL Av de las Americas
SABADO CALI-PDA AMERICAS CAUCA No 22 n-47
1 - LUNES A CALI-PDA VALLE DEL Cra. 56 no 5-80 av
SABADO GUADALUPE CAUCA Guadalupe
Cra 13 No 11-68
2 - LUNES A CAQUETA Barrio San
VIERNES FLORENCIA Francisco
Cra 23 No. 10 -
2 - LUNES A GUAVIARE 132 Brr La
VIERNES GUAVIARE Esperanza
2 - LUNES A Cra 19 c No. 29c-15
VILLAVICENCIO META
VIERNES Centro Comercial
Llano Centro Ofc
207
2 - LUNES A CARRERA 25 No.
YOPAL CASANARE
VIERNES 12-35
Calle 12A No. 2E-
NORTE DE
2 - LUNES A 48 Barrio Quinta
SANTANDER
VIERNES CUCUTA Velez Caobos
2 - LUNES A NORTE DE Cll 12 A No.13 -55
VIERNES OCAÑA SANTANDER Barrio Centro
2 - LUNES A CLL 95 No. 99-11
ANTIOQUIA
VIERNES APARTADO Barrio Fundadores
2 - LUNES A Cll 3 No. 6-73 Barrio
GUAJIRA
VIERNES GUAJIRA Centro
2 - LUNES A Cra 20 No 19-59
SUCRE
VIERNES SINCELEJO Centro
2 - LUNES A Cra 3 No. 26-111
CHOCO
VIERNES QUIBDO Piso 1 Barrio Roma
Cll 16 No. 12 - 67
2 - LUNES A CESAR Barrio Loperena
VIERNES VALLEDUPAR Local 103,104 y 105
1 - LUNES A Carrera 14 # 5-99
QUINDIO
SABADO ARMENIA Centro
7 - MARTES - Av. Pradilla NO. 8 -
CUNDINAMARCA
VIERNES ÉXITO CHIA 03 ÉXITO CHIA
Carrera 16 # 27 - 37
7 - MARTES - ÉXITO RISARALDA AV Simon Bolivar
VIERNES DOSQUEBRADAS Éxito
1 - LUNES A CLL 64 No. 7 -24
IBAGUE TOLIMA
SABADO Local 4
2 - LUNES A Calle 16 Número 11
GUANIA
VIERNES PT INIRIDA – 122 Centro
2 - LUNES A
DORADA CALDAS Cra 3 No. 11-18
VIERNES
Calle 20 No. 22 -
1 - LUNES A CALDAS 27 Local 2 Edificio
SABADO MANIZALEZ Cumanday
2 - LUNES A Cra 14 No.12-43
VAUPES
VIERNES MITU Barrio Centro
2 - LUNES A Cl. 10 No. 7 a-33
HUILA
VIERNES NEIVA Centro
1 - LUNES A CLL 20 No. 6-32
SABADO PEREIRA RISARALDA Local 202
1 - LUNES A
Cra 7 No 1n-27
SABADO POPAYAN CAUCA
6 - MARTES - VALLE DEL CALLE 22 # 23-37
JUEVES TULUA CAUCA Servitem (Tuluá)
2 - LUNES A Carre 6 # 55 A - 33
TUNJA BOYACA
VIERNES PISO 1
6 - MARTES - ÉXITO Carrera 11 con Calle
SANTANDER
JUEVES BARRANCABERMEJA 50 Local 3 - 19B
Cll 35 No. 19 -41
1 - LUNES A SANTANDER Centro Empresarial
SABADO BUCARAMANGA la Triada local 108
6 - MARTES - Carrera 6 con Calle
JUEVES ÉXITO PIEDECUESTA SANTANDER 22 Local 104
Av Providencia
Centro Comercial
SAN ANDRES
2 - LUNES A New Point Local
VIERNES SAN ANDRES 201-202
2 - LUNES A CLL 20 No 12 -38
CUNDINAMARCA
VIERNES GIRARDOT Barrio Sucre
7 - MARTES - ÉXITO MAYORCA Crr 48 # 50 sur 128
ANTIOQUIA
VIERNES MEDELLIN CC Mayorca Etapa 3
6 - MARTES - ÉXITO GRAN VÍA Diagonal 75B N 6-
ANTIOQUIA
JUEVES MEDELLIN 105 LOCAL 0109
CR 55 # 42 - 180
LOCAL 203 204
ANTIOQUIA
1 - LUNES A PLAZA DE LA
SABADO MEDELLIN LIBERTAD
Centro Av
2 - LUNES A BOLIVAR Venezuela Edificio
VIERNES CARTAGENA Citibank Local 1B
2 - LUNES A CALLE 15 N° 3-43
MAGDALENA
VIERNES SANTA MARTA BARRIO CENTRO
Carrera. 51 B No.
87-50 Centro
ATLANTICO
1 - LUNES A BARRANQUILLA CC Comercial Viva
SABADO VIVA Barranquilla
AV PEDRO
HEREDIA No. 69-75
BOLIVAR LOCAL 125 A
2 - LUNES A SECTOR
VIERNES ÉXITO CARTAGENA CONTADOR
3 - LUNES -
MIERCOLES - Calle 26 No 27 - 48
VIERNES INPEC BOGOTA Piso 2
3 - LUNES -
MIERCOLES - BOGOTA
VIERNES ECOPETROL Carrera 7 # 37 69
3 - LUNES - Calle 57 No 8 - 69
MIERCOLES - BOGOTA Torre Sur- piso 4
VIERNES SENA Plazoleta Previsora
3 - LUNES -
MIERCOLES – BOGOTA CRA 7 No 6 C - 64
VIERNES DIAN Piso 9
3 - LUNES -
MIERCOLES - BOGOTA DIG 22 B No 52 - 01
VIERNES FISCALIA Torre C Primer Piso.
Cra 3 No. 25 - 78
2 - LUNES A CORDOBA Esquina Barrio
VIERNES MONTERIA Centro
Autopista
Aeropuerto 23 # 13-
3 - LUNES - ATLANTICO 25 Local 12 y 13
MIERCOLES - Centro comercial
VIERNES SOLEDAD arboleda
Calle 2 # 66 - 86
VALLE DEL
5 - LUNES - local 202 CC Viva
CAUCA
JUEVES BUENAVENTURA Buenaventura
5 - LUNES - Calle 5 #6-68 Villa
TOLIMA
JUEVES MARIQUITA Holanda
Alcaldía Municipal -
6 - MARTES - NARIÑO Calle Mercedes con
JUEVES TUMACO Caldas Esquina
Palacio Municipal de
6 - MARTES - META la Alcaldia en el
JUEVES ACACIAS Almacen
Carrera 21 No. 9 -
6 - MARTES - ANTIOQUIA 26 Diagonal a la
JUEVES CAUCASIA ALCALDIA
Carrera 6° Calle 11
VALLE DEL esquina Centro
2 - LUNES A CAUCA Administrativo
VIERNES CARTAGO Distrital
Cr 2 Cl 1 esquina
6 - MARTES - CUNDINAMARCA Alcaldía de
JUEVES FACATATIVA facatativa
6 - MARTES - Car 8 # 7-74 Alcaldia
HUILA
JUEVES GARZON de Garzon Piso 03
6 - MARTES - CALLE 7 # 1 - 22
CAUCA
JUEVES MIRANDA Piso 1
Carrera 33 # 30-01 °
VALLE DEL
2 - LUNES A piso esquina antigua
CAUCA
VIERNES PALMIRA Fiscalia
Parque el brigar al
lado del Sisben
CUNDINAMARCA
6 - MARTES - Calle 8 No 8 - 51
JUEVES ZIPAQUIRA Piso 1
2 - LUNES A Cl. 21 No. 20-24
ARAUCA ARAUCA Local 1-03
VIERNES
2 - LUNES A Calle 7 No 6-13
MOCOA PUTUMAYO
VIERNES Centro
Carrera 9 a No 18-
2 - LUNES A VICHADA 87 Alcaldía
VIERNES PT CARREÑO Municipal
2 - LUNES A Cl. 10 No 6-62 local
VIERNES LETICIA AMAZONAS 2
Calle 13 No 6 a 66
SANTANDER local 33-34 Piso 2
8 - JUEVES MALAGA C.C. Santander
9 - MARTES -
JUEVES - ANTIOQUIA Carrera 51 No 51-62
VIERNES BELLO Barrio Centro
5 - LUNES -
IPIALES NARIÑO cra 11 . 13-23
JUEVES
Calle 51 No 51-13
2 - LUNES A ANTIOQUIA Casa Provincial de
VIERNES RIONEGRO Rionegro
Carrera 4 No 31-15
3 - LUNES - terminal de
HUILA
MIERCOLES - transporte oficina
VIERNES PITALITO 135

3.6. DISTRIBUCIÓN DE REQUERIMIENTOS JUDICIALES

El FNA requiere contratar un servicio para la distribución de las respuestas a los


requerimientos judiciales, las cuales deben ser entregadas a sus destinatarios con
carácter urgente y perentorio.

3.6.1. Características del servicio:

El servicio debe prestarse en la Oficina Jurídica de la Sede Principal del FNA y debe
cumplir con los siguientes requerimientos:

Recolección  En la Oficina Jurídica del Fondo, previa


solicitud de la persona encargada de tramitar
los requerimientos judiciales.

Disponibilidad  Lunes a viernes de 8am a 5pm.
El tiempo máximo de entrega es de una (1) hora
después de notificado el trámite al operador. Si
el lugar donde debe entregarse el documento
se encuentra cerrado, deberá realizarse la
entrega al siguiente día hábil a primera hora y
ser notificada esta situación inmediatamente a
la entidad.
Rastreo de  El contratista deberá garantizar este
envío punto a través de un medio electrónico-
página web y por medio de comunicación
telefónica 24/7.
 El contratista deberá crear y poner a
disposición del Fondo- Oficina Jurídica
usuarios en la página web de la empresa,
que permita generar las planillas
electrónicas desde la Oficina Jurídica.

Digitalización  Pruebas de entrega efectiva de los


documentos.

Entregas fallidas  En caso de la imposibilidad de


entregar los documentos al destinatario,
acudir a soluciones alternativas como
llamadas telefónicas.
 Hacer devolución a la Oficina
Jurídica de la documentación que no llegó
al destinatario.

Nota: El FNA no está obligado a comprometerse con cantidades mínimas o máximas


sino que dependerán de las necesidades del servicio de la Entidad.

3.7. VOLUMEN:

El proveedor debe estar en capacidad de cumplir con las cantidades que se relacionan
a continuación:

DISTRIBUCIÓN MASIVA
CANTIDAD
Ord CONCEPTO PERIODICIDAD CANTIDAD TOTAL

FACTURAS
DE MENSUAL *12
1 CRÉDITOS MESES 155.000 1.860.000
REPORTE
ANUAL DE
2 COSTOS ANUAL 810.234 810.234
IMPRESIÓN

CANTIDAD
Ord CONCEPTO PERIODICIDAD CANTIDAD
TOTAL
IMPRESIÓN
REPORTE DE
COSTOS (el
1 envío se ANUAL 810.234 810.234
realiza en el
mes de
febrero)
INSERTO
ADICIONAL
(impresión de
2 ANUAL 405.117 405.117
una segunda
hoja del
extracto inicial)
FACTURAS
MENSUAL *12
3 DE 155.000 1.860.000
MESES
CRÉDITOS
IMPRESIÓN
DE SOBRES
PARA MENSUAL * 12
4 155.000 1.860.000
FACTURAS MESES
DE
CREDITOS
PROYECCION
ANUAL DE
PAGOS (el
envío se
5 ANUAL 173.930 173.930
realiza con la
factura de
crédito del mes
de enero)
IMPRESIÓN
RELACION
6 ANUAL 173.930 173.930
ANUAL DE
PAGOS –
EXTRACTOS
7 DE ANUAL 1.441.770 1.441.770
CESANTÍAS
EXTRACTOS
8 ANUAL 440.441 440.441
AVC
Generación
PDF individual PROCESOS DE IMPRESIÓN (Reporte anual de
9 y entrega costos, proyección anual de pagos, facturación
medio mensual )
magnética.

DISTRIBUCIÓN MENSAJERIA

Ord CANTIDAD CANTIDAD


SERVICIO DE CORREO MENSUAL TOTAL
PROMEDIO PROMEDIO
1
Urbano 4963 59.556
2
Nacional 7275 87.300
3
Trayecto especial 963 11.556

DISTRIBUCIÓN PAQUETERIA TERRESTRE

1
kilo inicial urbano 63 756

2
kilo inicial nacional 430 5160

3
kilo inicial trayecto especial 5 60

4
kilo adicional urbano 525 6300

5
kilo adicional nacional 3014 36168
6 kilo adicional trayecto
25 300
especial

RECOLECCIÓN DE TULAS A NIVEL NACIONAL


1 Urbano 540 6480
2
Nacional 400 4800
Nota: 3 Las
Trayecto especial 425 5100

DISTRIBUCIÓN DE REQUERIMIENTOS JUDICIALES

1 Urbano 15 180
2 Regional 10 120
3 Nacional 20 240
cantidades de los documentos y/o elementos a entregar por el FNA al CONTRATISTA,
son estimadas y no obligan al FNA a comprometerse con cantidades mínimas o
máximas, sino que dependerán de las necesidades del servicio de la Entidad.

3.8. PLATAFORMA WEB

El contratista deberá contar con una plataforma WEB que permita conocer en tiempo
real el estado de los envíos desde su admisión hasta la entrega final al destinatario.

3.9. PÉRDIDA DE DOCUMENTOS:

En caso de pérdida de documentos, por parte del futuro contratista, se aplicará lo


dispuesto en el literal f del artículo 25 de la Ley 1369 de 2009 “Por medio de la cual se
establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones”, y demás
normas concordantes, sin perjuicio de las acciones judiciales que procedan.

Una vez ocurrido el hecho, el contratista deberá comunicar a la Entidad con carácter
inmediato sobre lo sucedido, y presentar un informe detallado a la supervisión del
contrato dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, anexando copia de la
respectiva denuncia ante la Policía Nacional o Fiscalía General de la Nación según sea
el caso.
Si lo que se pierde es la prueba de entrega, para que el FNA efectúe el pago de dicho
servicio el contratista deberá acreditar la entrega con la firma del destinatario. La
obtención de esta prueba no generará ningún costo adicional para el FNA.

3.10. . DEVOLUCIONES:

El Artículo 11 de la ley 1369 de 2009 establece que la Comisión de Regulación de


Comunicaciones en adelante – CRC, “es la autoridad competente para regular el régimen
de tarifas y los niveles de calidad de los servicios postales distintos a aquellos
pertenecientes al Servicio Postal Universal”.

La CRC, en la Resolución 3095 de 2011 establece:


Artículo 9º. MOTIVOS DE DEVOLUCIÓN DE LOS OBJETOS POSTALES PARA LOS
SERVICIOS DE MENSAJERÍA EXPRESA. Los operadores de los servicios postales de
Mensajería Expresa deberán registrar en la prueba de entrega de que trata el Artículo 8º
de la presente resolución, el motivo de la devolución por el cual no fue posible entregar el
objeto postal al usuario destinatario y procederán a su devolución sin costo alguno para
el usuario remitente, de conformidad con lo previsto en el Artículo 25 de la Ley 1369 de
2009.
Se tendrán como motivos de devolución los siguientes:

 Des
conocido: Corresponde a aquellas situaciones en las cuales la persona que se
encuentra en la dirección registrada en la guía manifiesta no conocer al usuario
destinatario.
 Reh
usado: Corresponde a la situación en la que el usuario destinatario rechaza o se niega
a recibir el objeto postal.
 No
reside: Corresponde a aquella situación en la cual la persona que se encuentra en la
dirección registrada en la guía manifiesta que el usuario destinatario ya no reside en
ese lugar o cuando el usuario destinatario ha fallecido.
 No
reclamado: Corresponde a los casos en los cuales, una vez surtido el trámite previsto
en el artículo 10º de la presente Resolución y pasados los términos allí establecidos, el
objeto postal no es reclamado por el usuario destinatario en la oficina del operador.
 Dirección errada: Corresponde a los eventos en los cuales la dirección
suministrada en la guía por el usuario remitente carece de algún elemento que permita
su identificación inequívoca o no exista.
 Otros: Corresponde a aquellas situaciones que impiden que el objeto postal sea
entregado al destinatario registrado en la guía por fuerza mayor, caso fortuito u otros
eventos que considere necesario el operador, siempre especificando la respectiva
descripción.

3.11. Seguimiento a las devoluciones:

Para el seguimiento a las devoluciones el Contratista deberá tener en consideración lo


siguiente:

El operador debe garantizar la entrega de las devoluciones en cajas x-300, inventariadas


con un archivo plano que coincida con la organización física, asegurando las mejores
prácticas archivísticas y los procedimientos de la Entidad.

Las devoluciones deben retornar a la Entidad semanalmente para el servicio de


mensajería expresa y las devoluciones referentes a la distribución masiva, deben retornar
al FNA una vez terminado el ciclo de distribución.
El contratista deberá acatar los procesos y procedimientos internos del FNA en materia
de mensajería y distribución de documentación.

El contratista y el aperreador deben garantizar la entrega efectiva posterior a la gestión


que realice el FNA, frente a las devoluciones.

3.12. . CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

El Contratista deberá garantizar la conservación de la información para su consulta de


manera magnética de la prueba de entrega mínimo por tres (3) años.

4. PROCESO DE RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE CRÉDITO

4.1 ESPECIFICACIONES GENERALES

 Prestación del servicio a nivel nacional.

 El transporte de toda la documentación enviada y recibida deberá hacerse en tulas


cerradas con precintos de seguridad que deberá suministrar el proveedor a cada una de las
oficinas y puntos de atención que lo requieran.

 Administración y custodia de los expedientes y garantías, con las condiciones y


características establecidas por el Archivo General de la Nación, en bodegas y bóvedas
exclusivas para la documentación del FNA. Acuerdo 008 de 2014

 Aplicar normatividad vigente por el Archivo General de la Nación, y la


Superintendencia Financiera en los procesos solicitados por el FNA.

 Ley General de archivos 594 de 2000, Titulo IV artículo 11 “ administración de


archivos”
 Artículo cuarto del acuerdo 042 de 2002 “criterios para la organización de archivos
de gestión”
 Acuerdo 1080 de 2015 del Ministerio de cultura “Por el cual se expide el decreto
único reglamentario del sector Cultura, y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado”.
 Acuerdo 008 de 2014 por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo….
 Parágrafo del artículo 12 de Acuerdo N° 02 de 2014.
 Artículo 26 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 7 del Acuerdo 042 de 2002
 Ley 1409 de 2010 “ por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la
Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones”
 Circular 052 DE 2007 “Requerimientos mínimos de seguridad y calidad en el manejo
de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios”
 Artículo 28 Ley 962 de 2005 “Racionalización de la conservación de libros y papeles
de comercio”
 Artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

 Y todas las demás que lo modifiquen, aclaren, adicionen o que estén relacionadas
con el objeto del contrato.

 Contar con infraestructura física y de personal para atender todo el flujo documental
que se recibirá por los diferentes canales, en cada uno de los procesos,
independientemente de los volúmenes en cada temporada por producto.

 Realizar proceso de apertura, validación documental, digitalización y custodia de


cada uno de los documentos relacionados con la radicación de solicitudes de crédito.

 La digitalización de la documentación, la digitación de la información en sistema y


validación de la misma debe ser garantizada diariamente, a más tardar al día siguiente en
que le sea entregada la documentación al operador.

 La digitalización y publicación debe permitirse para todos los funcionarios y


contratistas que el FNA autorice.

 El sistema operativo del proveedor debe tener el historial de cargue de imágenes,


asegurando que siempre se pueda identificar el usuario, fecha, tipo documental, nombre
del documento y tipo de archivo subidos.

 El Contratista debe garantizar la infraestructura técnica, administrativa, física y


financiera que permita el desarrollo del objeto del contrato sin contratiempos y
adicionalmente disponer de los planes de contingencia que se puedan requerir.

 Cumplir con los procedimientos y controles para la recepción y entrega de la


información utilizada y el back up de la misma, una vez finalizado el contrato y hasta por
cuatro (4) meses más.

 La totalidad de la información a la que tenga acceso el Contratista será tratada por


este con absoluta confidencialidad y no podrá bajo ninguna circunstancia apropiarse o
disponer de ella para ningún efecto o propósito distinto a los especificados en el contrato
que se suscriba. Para el ello el contratista debe entregar acuerdos de confidencialidad
firmados por cada uno del personal contratado para el proyecto.

 EL CONTRATISTA se compromete a llevar a cabo el objeto contractual con los más


altos estándares de confidencialidad y competencia ética e integridad profesional. EL
CONTRATISTA se compromete también a no revelar directa o indirectamente a ninguna
persona ni durante la vigencia del Contrato ni después de su terminación ninguna
información que hubiere obtenido durante la ejecución del mismo y que no sea de dominio
público, excepto por el permiso expreso y escrito del FNA

 El Contratista debe garantizar que las personas que intervengan en el proceso se


encuentren debidamente capacitadas en temas de documentación, prevención de fraudes,
detección de documentación falsa, grafología y dactiloscopia. Adicionalmente debe
garantizar que las capacitaciones que imparta el FNA por el canal y con la periodicidad que
se requiera las pueda recibir el personal.

4.2 ETAPA OPERATIVA PARA LA RECEPCIÓN Y REDICACION DE LAS


SOLICITUDES DE CREDITO.

3.2.1 FASE I – COMERCIAL ACTIVIDADES ESPECÍFICAS QUE DEBERÁN


DESARROLLAR

 Recolección documental a nivel nacional y centralización en los puntos de atención


donde tenga presencia el operador con Centro de Radicación de Correspondencia (CRC),
donde se estima un recorrido por ciudades de la siguiente forma:

 Oficina Tipo A: Se encuentran 29 oficinas, con un promedio de 2.123 kilos


mensuales en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:

FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN
LUNES-
PUNTO DE MARTE Y MARTES Y POR TODOS
MIERCOLES-
ATENCIÓN VIERNES JUEVES DEMANDA LOS DÍAS
VIERNES
BARRANQUILLA 1 1
BARRANQUILLA 2 1
BETANIA 1
BOGOTÁ ANGEL 1
BOGOTÁ CAN 1
BOGOTÁ CNA 1
BOGOTA DIAN 1
BOGOTA 1
ECOPETROL
BOGOTA FISCALIA 1
BOGOTA INPEC 1
BOGOTA 1
PROCURADURÍA
BOGOTA 1
SECRETARÍA DEL
HABITAT
BOGOTA SENA 1
BOGOTÁ SUBA 1
BOGOTA 1
SUPERNOTARIADO
BOGOTA USME 1
BUCARAMANGA 1 1
BUCARAMANGA 2 1
CALI 1 1
CALI 2 1
CALI 3 1
CALI 4 1
CUCUTA 1
MEDELLIN 1 1
MEDELLIN 2 1
PALMIRA 1
PASTO 1
SOACHA 1 1
SOACHA 2 1
*Sujeto a cambios acorde con las necesidades del FNA

Oficina Tipo B: Se encuentran 24 oficinas, con un promedio de 342 kilos mensuales en


recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:

FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN
LUNES- MARTE TODOS
PUNTO DE MARTES Y MIERCOLES POR
MIERCOLES- Y LOS
ATENCIÓN
VIERNES VIERNES JUEVES Y VIERNES DEMANDA DÍAS
ARMENIA 1
BARRANCABERMEJA 1
CARTAGENA 1 1
CARTAGENA 2 1
CARTAGO 1
CAUCASIA 1
CHIA 1
IBAGUE 1
LA DORADA 1
MANIZALES 1
MONTERIA 1
NEIVA 1
PEREIRA 1
PITALITO 1
POPAYAN 1
RIOHACHA 1
SANTA MARTA 1
SINCELEJO 1
SOLEDAD 1
TUMACO 1
TUNJA 1
VALLEDUPAR 1
VILLAVICENCIO 1
YOPAL 1
*Sujeto a cambios acorde con las necesidades del FNA

 Oficina Tipo C: Se encuentran 26 oficinas, con un promedio de 161 kilos mensuales


en recolección y la frecuencia de recorridos está dada de la siguiente manera:

FRECUENCIA DE RECOLECCIÓN
PUNTO DE MARTES Y POR
ATENCIÓN JUEVES DEMANDA
ACACIAS 1
APARTADO 1
ARAUCA 1
BELLO / ANTIOQUIA 1
BUENAVENTURA 1
DOSQUEBRADAS 1
FACATATIVA 1
FLORENCIA 1
GALAPA 1
GARZÓN 1
GIRARDOT 1
GUAVIARE 1
LA CEJA - 1
ANTIOQUIA
LETICIA 1
MALAGA 1
MIRANDA 1
MITU 1
MOCOA 1
OCAÑA 1
PIEDECUESTA 1
PUERTO CARREÑO 1
PUERTO INIRIDA 1
QUIBDO 1
RIONEGRO 1
SAN ANDRES 1
ZIPAQUIRA 1
*Sujeto a cambios acorde con las necesidades del FNA
*El FNA dentro de sus estrategias comerciales, realiza ferias de crédito en diferentes
ciudades del país y se requiere con previa programación la disposición del proveedor para
recoger todo el producto generado por la misma.

Radicación de solicitudes.

Recepción y procesamiento de todo lo recibido, con la respectiva validación de la base de


datos enviada por el punto de atención con la descripción y cantidad de documentos
enviada.

Reporte al punto de atención por medio de correo electrónico o aplicativo de todo lo recibido,
faltantes o sobrantes encontrados.

Validación documental en cuanto a existencia del documento y vigencia de los mismos de


acuerdo a matriz que se proporcionaría y que aproximadamente puede tener un máximo de
10 documentos por solicitud de crédito.

Validar el total de campos diligenciados de la solicitud de crédito que contiene un


aproximado de 46 campos.

Creación del cliente en aplicativo, donde se estima un aproximado de 17 campos de


información.

Disposición en aplicativo de todas las imágenes de los documentos recibidos en calidad no


inferior a 300 dpi en escala de grises y deberá contener como mínimo las siguientes
características:

 Descripción del documento


 Fecha del documento
 Cantidad de folios
 Cantidad de imágenes
 Originalidad
 Fecha de recepción
 Estado
 Observaciones

5. REQUISITOS DE SEGURIDAD PROVEEDORES

5.1 NORMATIVIDAD APLICABLE.

Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 432 de 1998, el Decreto Reglamentario 2555 de


2010, sus modificaciones y los Reglamentos de Crédito y Cesantías, el oferente se
obliga a que en caso de adjudicársele el contrato objeto del proceso de selección, y en
su condición de oferente dará cumplimiento a los requisitos, condiciones y
procedimientos exigidos por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante las
Circulares 042 de 2012, 014 de 2009, 038 de 2009 y aquellas que las modifiquen,
siempre y cuando apliquen a la naturaleza especial del FNA.

5.2 CONFIDENCIALIDAD

El oferente y/o oferente adjudicatario, reconoce y acepta que la confidencialidad es


fundamental dentro del marco del presente proceso; por lo que toda la información
técnica, comercial, jurídica y en general cualquiera que le sea revelada para la
presentación de la oferta y del contrato a celebrar, y sea puesta en conocimiento del
oferente y/o sus dependientes, cualquiera que sea el tipo de vinculación, o que por
cualquier otra circunstancia se conozca, tendrá carácter de confidencial.

En consecuencia, el oferente y el adjudicatario del contrato se comprometen a


mantener bajo confidencialidad y reserva todos los datos, información, procedimientos
y detalles relacionados con el objeto del proceso de selección y del contrato a celebrar,
a no divulgarlo a terceras personas y a no usar la información para ningún propósito
distinto al relacionado con el objeto contratado.

La presente obligación subsistirá por el término de duración del contrato y tres (3) años
más. En todo caso si el oferente y/o oferente adjudicatario utilizan o divulgan la
información revelada en contravención a lo establecido en este documento, deberán
indemnizar a la parte afectada y al FNA y responder ante terceros por los daños y
afectaciones causadas y todas las definidas dentro de las circulares 22, 52, 42 de la
Superintendencia Financiera de Colombia. En consecuencia, de lo anterior:

El oferente y/o el oferente en caso de adjudicarse el contrato garantizarán la


confidencialidad sobre todos los materiales, datos e información de terceros vinculados
al FNA en razón de su actividad tecnológica, comercial y financiera, así como de la
información de las relaciones contractuales y operaciones tecnológicas y financieras
de los afiliados del FNA.

La información a la que tenga acceso oferente y/o el oferente adjudicatario, sus


dependientes o cualquier persona en caso de adjudicarse el contrato será tratada por
este con absoluta confidencialidad y no podrá bajo ninguna circunstancia, apropiarse
de la misma para ningún efecto o propósito distinto a los especificados en el contrato
y en este documento. El oferente y/o el oferente adjudicatario deberán contemplar las
respectivas cláusulas de confidencialidad en los respectivos contratos suscritos con el
personal que vincule para ejecutar el presente contrato con el FNA.

El oferente y/o el oferente en caso de adjudicarse el contrato deberá responder por los
daños y perjuicios causados por sus dependientes y colaboradores al FNA, o a terceros
por el uso indebido de la información que le haya sido entregada para la ejecución del
contrato desde la fecha de inicio del contrato y hasta 4 meses más después de
terminado.
5.3 REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD

Cumplir los siguientes lineamientos y marco regulatorio establecidos por la


Superintendencia Financiera en la CIRCULAR EXTERNA 042 DE 2012 y 029 de 2014:

PROPIEDAD DE LA INFORMACIÓN: Los derechos patrimoniales que surjan de la


producción intelectual que EL CONTRATISTA realice en cumplimiento de las
actividades propias del contrato, o con ocasión de ellas, pertenecen al Fondo y por
tanto por este mismo acto se entienden cedidos por EL CONTRATISTA a favor del
FNA.

RESTRICCIONES SOBRE EL SOFTWARE EMPLEADO: Para el manejo de la


información y del software EL CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad legal
existente y los reglamentos internos del Fondo, so pena de las sanciones penales y/o
administrativas a que haya lugar.

NORMAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Y FÍSICA: EL CONTRATISTA en su


calidad de propietario, custodio o usuario de los activos de la información, se
compromete a acatar las normas de seguridad de la información y física que el Fondo
tiene establecidas en el Acuerdo 2161 del 2016 "Manual de Políticas de Seguridad de
la Información en el Fondo Nacional del Ahorro", por lo tanto debe asumir las
responsabilidades establecidas en el citado Manual, brindando la protección y cuidado
necesarios a la infraestructura computacional, dispositivos de almacenamiento, bases
de datos, programas e información confidencial que deba manejar durante la ejecución
del contrato, evitando que usuarios externos y no autorizados puedan acceder a estos
sin autorización. Así mismo deberá dar cumplimiento al Manual de Políticas en cuanto
a la cadena de suministro de productos y servicios de tecnología y comunicación,
transfiriendo la responsabilidad sobre la información que se encuentre a su cargo en
las calidades antes descritas, a los subcontratistas y demás personal que contrate por
su cuenta y que tengan acceso al procesamiento, almacenamiento, comunicación o
suministro de los componentes de infraestructura de TI para la información de la
organización. La Entidad se reserva el derecho de realizar seguimiento, revisión y
auditoría de la prestación del servicio.

ALTERACIÓN O MANIPULACIÓN DE EQUIPOS O INFORMACIÓN: La información,


equipos y software empleados en desarrollo del contrato, están protegidos con las
limitaciones, regulaciones y políticas del Fondo, de conformidad con lo dispuesto en el
Acuerdo 2161 de 2016 "Manual de Políticas de Seguridad de la Información en el
Fondo Nacional del Ahorro", por lo que si se llegaren a encontrar evidencias de
alteración o manipulación de estos, EL CONTRATISTA deberá responder
contractualmente por estas conductas, sin perjuicio de las acciones disciplinarias,
penales, civiles, fiscales y demás que llegaren a producirse.
ENTREGA Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a
contar con procedimientos controlados para la devolución de información que le haya
sido entregada por el FONDO y, de ser el caso, para la destrucción de la misma una
vez finalizado el contrato.

PLANES DE CONTINGENCIA Y CONTINUIDAD: EL CONTRATISTA deberá disponer


de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados, los cuales
allegará al momento de suscripción del acta de inicio. El Supervisor del Contrato
verificará y dejará constancia de que los planes, en lo que correspondan a los servicios
convenidos, funcionan en las condiciones pactadas, así mismo, el Fondo podrá solicitar
su participación en las pruebas de contingencia que realice EL CONTRATISTA para
verificar que los planes cumplen con los requisitos de disponibilidad establecidos para
el Fondo.

Parágrafo: El Fondo podrá realizar la verificación del cumplimiento de los puntos


anteriormente expuestos cuando lo considere necesario. Si de dicha verificación
resulta que es necesario tomar acciones de tipo correctivo, preventivo y/o planes de
mejoramiento, el FONDO así lo hará saber al CONTRATISTA y este establecerá los
correspondientes planes de acción e informará al Fondo para su respectiva revisión y
cierre.

5 ENTREGABLES DE CARÁCTER TECNOLÓGICO

 Deben allegarse mensualmente al supervisor del contrato los siguientes


entregables:

 Informe sobre la operación, mantenimiento preventivo y correctivo,


administración, respaldo, recuperación de los diferentes sistemas de información
provistos y puestos al servicio de FNA.
 Informe sobre los permisos y licencias otorgados y requeridos para la operación
y uso de los sistemas que sean puestos al servicio del FNA.
 Informe en el cual conste que realizan y mantienen actualizados los respaldos
(backups) de sus bases de datos necesarias para la operación (información de
operación y/o de gestión y control para el FNA).
 Informe de novedades acerca de la asignación de niveles de seguridad
acordados entre las partes para el manejo y transporte de la información entregada y/o
recibida, por el proponente para el desarrollo de la operación de los servicios solicitados
por el FNA.
 Informe sobre el soporte y mantenimiento para todo el hardware y software de
su propiedad, empleado en la prestación del servicio durante el plazo de ejecución del
contrato.
 Remitir copia de los correspondientes acuerdos de confidencialidad con el
objeto de garantizar el uso debido de las claves y accesos asignados a los agentes de
la operación sobre los sistemas de información.
6 MATRIZ DE RIESGOS y PLANES DE CONTINGENCIA PARA GARANTIZAR
LA CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN

El contratista seleccionado deberá presentar un plan de continuidad de negocio, un plan de


contingencia, así como adjuntar la "Matriz de Riesgos", que contenga todos los riesgos
inherentes al desarrollo de la operación. En la eventualidad que el aplicativo del FNA
dispuesto para la ejecución de este contrato presente interrupciones circunstanciales, el
contratista ejecutara dicho plan con el objeto de no generar represamientos en el proceso
de radicación.