SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS-METODOLOGÍA

MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR:

NOVIEMBRE DE 2017
 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

La empresa VATIA S.A E.S.P., nace con 12 años de experiencia en el mercado

eléctrico colombiano, su fundación se realizó el 31 de Enero de 1998 y en ese
entonces se denominó GENERCAUCA - Compañía de Generación del Cauca S.A.
E.S.P. debido a que surgió como un proyecto de generación térmica en el
Departamento del Cauca en el marco de la ley 218 de 1996 más conocida como
Ley Páez. GENERCAUCA en el año 2010 se logró consolidar como el 2
comercializador de energía con el mayor número de fronteras reguladas registradas,
en el sistema interconectado nacional.

Igualmente, durante este periodo GENERCAUCA incursiona en la generación

hidroeléctrica, representando comercialmente siete (7) centrales hidroeléctricas a
filo de agua en el Departamento del cauca y a través de su compañía aliada
HIDROTOLIMA, ocho (8) PCHS en el Departamento de Tolima.

Lograda la cobertura nacional de la compañía y un compromiso cada vez mayor con

el medio ambiente y con el mercado, los directivos deciden que la marca debe
evolucionar, así como la energía que está en permanente transformación nace
VATIA.
POLITICA
VATIA S.A. E.S.P., empresa dedicada a la Generación y Suministro de Energía
Eléctrica y prestación de servicios de Ingeniería, contribuye a la calidad de vida de
los colombianos y considera que el Servicio al Cliente, la Seguridad y Salud de sus
colaboradores incluidos sus grupos de interés, y el cuidado del Medio Ambiente son
principios básicos de su gestión, por tal razón, mediante la asignación de recursos
y el liderazgo de la Gerencia se compromete a:

 Satisfacer las necesidades y expectativas de sus Clientes, brindando un

excelente servicio.
 Orientar esfuerzos en la prevención de accidentes y enfermedades laborales
tanto de nuestros colaboradores como de aquellos que interactúan con nosotros,
a través del desarrollo de la cultura de autocuidado y la identificación de peligros
y valoración de riesgos para establecer los respectivos controles.
 Preservar el Medio Ambiente, optimizando la utilización de recursos naturales,
previniendo la contaminación y conservando la biodiversidad en la realización
de las actividades.
 Cumplir la legislación vigente, los requisitos aplicables y demás compromisos
adquiridos por la organización.
 Promover la mejora continua e innovación de los procesos.
SOMOS TRANSPARENCIA

Desde el área de recursos humanos se maneja el programa el somos transparencia,

por medio de cual, ayuda a que cada funcionario de la compañía este comprometido
con la empresa, en el ámbito de crecer cada día más como empresa, puesto que
para obtener grandes logros hay grandes metas, así mismo el querer es poder, con
todo esto cada uno de nosotros como funcionario de esta gran familia ayudamos al
crecimiento, realizando las cosas bien, con compromiso, entusiasmo y
responsabilidad, cumpliendo con el manual de funcional asignado, siendo creativos
y proactivos en nuestros puestos de trabajo.
Igualmente proyectando un buen clima laboral que ayudara a que no se generen
reprocesos en las áreas de trabajo.

DESCRIPCIÓN MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la
estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación
de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo, igualmente el manuela
consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa, engloba el
diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de
coordinación entre ellos, es un documento que especifica requisitos para el cargo,
interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.
Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que

las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la
empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.
Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones,
cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales. Es un instrumento muy útil para
planificar la plantilla de la empresa y la posible variación de los puestos de trabajo,
así como para definir planes de carrera.
Por lo anterior se presentará el manual de funciones de la Asistente Administrativa,
para determinar cuál es el rol dentro de la empresa VATIA S.A. E.S.P.

MANUAL DE FUNCIONES
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: Auxiliar Administrativo
Cargo Jefe Inmediato: Director del área asignada
Proceso: Proceso donde sea asignado
Personal a cargo: N/A
2. PROPÓSITO GENERAL DEL CARGO
Brindar apoyo en la realización de actividades administrativas del área
3. PERFIL DEL CARGO
3.1. Educación
Primaria Tecnológico Maestría
Bachillerato Profesional Doctorado
Técnico X Especialización
3.2. Formación
Técnico en carreras administrativas y afines.
3.3. Experiencia (tiempo)
En cargos similares:
No Sí X Tiempo laboral (mínimo): 1 año
Homologa formación académica por experiencia:
No X Sí Directriz:
3.4. Conocimientos Específicos en:
Conocimiento Específico
 Manejo de herramientas ofimáticas.
3.5. Competencias Organizacionales (DG-PE-23 - Valores Organizacionales)
 Servicio
 Motivación al logro
 Unión
 Integridad y Respeto
 Innovación
 Compromiso
3.6. Competencias del Nivel de Cargo
Nivel de Cargo Administrativo / Operativo
Cumplimiento de políticas y normas: Disposición para entender y actuar de acuerdo con los lineamientos
organizacionales
Capacidad de análisis: Capacidad para identificar las diferentes situaciones relacionadas con su trabajo y
actuar de una forma lógica y persistente.
Capacidad de ejecución: Cumplir de manera efectiva las tareas que le corresponden a su cargo.
4. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
4.1. Funciones específicas:
 Apoyar las actividades del proceso: Elaboración de cartas / Recepción de correspondencia / Archivo,
Organización y custodia de todos documentos del área
 Apoyar la realización de informes del proceso
 Apoyar la requisición o solicitud de papelería del área
 Apoyar la requisición y despacho de equipos cuando aplique
 Apoyar la creación de órdenes de trabajo en sistema MITHRA cuando se requiera
4.2. Responsabilidades comunes a los funcionarios de la compañía
 Velar por la protección y conservación de bienes, elementos, expedientes o documentos, sin importar su
soporte, que estén involucrados en el cumplimiento de sus funciones. Para ello, deberá disponer de estos
elementos en lugares seguros, donde se aíslen los riesgos de humedad, temperatura, pérdida y deterioro.
 Garantizar que los documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones permanezcan
legibles, completos y auténticos.
 Cumplir las demás responsabilidades que debido a su cargo le asigne su superior inmediato.
 Mantener informado al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas en el desempeño del
oficio.
 Fomentar el buen clima laboral en el área y en la compañía
4.3. Responsabilidades directas por manejo de:
Ítem “X” Detalle
Dinero Caja menor
Toda la información relacionada con la compañía en las que
Información confidencial X
participa el proceso al cual pertenece
Infraestructura X Manejo de los muebles de oficina para el desempeño del cargo
Herramientas Operativas X Manejo del software Corporativos
Información Técnica X Documentos técnicos relacionados con el proceso
Documentos X Documentos soportes relacionados con el proceso
Computador, Skype, correo electrónico, extensión telefónica
Equipos X
manejo de los activos que utilice en el desempeño de su cargo.

5. RECURSOS DE SOFTWARE ASIGNADO

Aplicativo Tipo de Licencia Perfil de Usuario
Microsoft Office Corporativa Usuario
Binaps Quality Corporativa Usuario
MITHRA Corporativa Usuario
Software jurídico Corporativa Usuario.

Elaborado por:

Cargo:

Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: