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ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
4 DE MARZO DE 2019
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde
los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su
importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego Archeión
que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importantes que han sido para la
evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así como vemos la
importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de información
de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación se
expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su
importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la
investigación.
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada
documentación e información útil (Dicha información puede estar contenida en
documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar
de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública,
privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La
función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo;
con archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos
que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo atraso,
confusión y en general una incorrecta administración de la información.
http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co
http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf
http://www.mundoarchivistico.com
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Cont
enido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/index.html