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ATENDIMENTO COMERCIAL
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COMUNICAÇÃO
I NTRODUÇÃO
Mas a necessidade de comunicar não é actual, ela esteve sempre presente no Homem.
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A C OMUNICAÇÃO ENQUANTO VEÍCULO DA R ELAÇÃO
“ pôr em comum ”
Não vivemos isolados uns dos outros, e por isso temos que comunicar com os que nos
rodeiam.
Como ser social que é, o Homem, relaciona-se com os seus semelhantes, desenvolvendo um
conjunto de relações sociais.
Assim,
COMUNICAR é um dos comportamentos mais importantes do Homem, na medida
Os meios de comunicação, desde o telemóvel passando pela televisão ou pela rádio, até à
Internet fundamentam essa ideia de transmissão.
Ponto A Ponto B
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Este segundo sentido é o que mais se tem imposto, colocando em segundo lugar, a ideia de
comunicação como partilha.
Esta confusão tem efeito no quotidiano das empresas. Com o objectivo de “comunicar
eficazmente”, as empresas desenvolvem meios técnicos e audiovisuais colocando-os à
disposição dos seus trabalhadores. Desta forma, favorecem a transmissão da informação.
COMUNICAR É
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A Comunicação permite a relação
Com o “outro”
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D ISTORÇÕES E B ARREIRAS C OMUNICACIONAIS
MENSAGEM
o que se diz
CANAL
EMISSOR RECEPTO
por onde se diz
quem diz R
a quem se
CÓDIGO diz
como se diz
Figura 1
O processo de comunicação, tal como se pode verificar na figura 1, tem várias etapas:
3ª transmite a mensagem
4ª recebe a mensagem
Receptor 5ª descodifica-a
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Como se vê a comunicação não se reduz à comunicação da mensagem.
Estas seis etapas que se sucedem, são ocasiões em que pode haver perdas de
informação.
Mas, quais são os factores que impedem que haja uma boa
comunicação?
Do lado do emissor
As distorções e barreiras comunicacionais estão relacionadas com:
Perdas de informação
- devido à dificuldade que temos em exprimir na totalidade tudo o que pensamos, isto
é, nenhum indivíduo consegue transmitir ao outro 100% do seu pensamento;
- devido ao accionar inconsciente de mecanismos de defesa, que nos fazem reflectir
sobre “a melhor forma de dizer” aquilo que pensamos.
Desconhecimento do tema
Personalidade
- por exemplo, no caso de uma pessoa tímida ou então demasiado
agressiva, a personalidade pode erguer-se como uma barreira à
comunicação
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Todos estes elementos reduzem a qualidade e a quantidade de informação, quando
comparada com o que originalmente se pretendia transmitir. Mas tudo isto acontece de forma
involuntária!
Do lado do receptor
A descodificação depende do interesse que temos na mensagem, assim a falta de motivação
ou o cansaço podem constituir barreiras à comunicação.
Além disso, como já foi dito anteriormente, todos nós possuímos “defesas” e há informações
que não queremos ouvir. O mesmo mecanismo que nos leva como emissores a reflectir sobre
a “melhor forma de dizer as coisas”, funciona aqui como uma forma de seleccionar a
informação e estruturá-la na nossa visão do mundo. Desenvolvemos, no fundo, uma atenção
selectiva que nos leva a privilegiar algumas mensagens em deterimento de outras.
Percepção
Falar do “lado do emissor” e do “lado do receptor” significa, também, falar de percepções... O
comportamento que manifestamos no nosso dia-a-dia é, em grande parte, influenciado pela
forma como percebemos e interpretamos as situações. Por muito objectivo e claro que um
facto nos pareça, a realidade é que existem sempre visões distintas sobre uma mesma
realidade. Essas visões resultam do facto de cada pessoa constituir um ser único, com
características, expectativas, necessidades e “histórias de vida” diferentes. Se não tivermos
consciência deste processo, corremos o risco das diferentes percepções (do emissor e do
receptor) se tornarem uma barreira intransponível em termos de comunicação.
Linguagem (código)
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estrangeiro que nos pede uma informação numa língua que não conhecemos, e à qual não
sabemos responder.
Mas isto não acontece apenas quando se cruzam códigos linguísticos diferentes. Podemos
falar o mesmo código do nosso interlocutor – a língua portuguesa – e mesmo assim não o
entender. Por exemplo, se o nosso interlocutor nos fala numa linguagem excessivamente
técnica, podemos não entender o que diz.
Quadro de Referência
Quando comunicamos, a maior parte da vezes estamos convencidos que transmitimos
perfeitamente a mensagem, simplesmente porque entendemos o que emitimos. Enquanto
falamos, não nos lembramos que a mensagem transmitida, pode não ser compreendida por
quem a recebe.
Imaginem a seguinte situação
de Recursos Humanos, aí fala com o Dr. X que o encaminhará para a sua área.”
Ergue-se, aqui, uma barreira à comunicação, pelo facto dos dois intervenientes terem
quadros de referência diferentes. O senhor da portaria responde ao novo colaborador da
empresa X pressupondo que ele conhece a empresa, os seus departamentos e as diferentes
pessoas que os integram, o que não é verdade.
Cada um de nós acumula ao longo da sua vida uma experiência, que é sempre diferente da
dos outros. Assim, indivíduos com experiências diferentes terão uma linguagem, uma visão
do mundo, uma capacidade de se exprimir diferentes, que podem dificultar a comunicação
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(por exemplo, imaginemos a comunicação entre um idoso e um adolescente; entre um
citadino e um rural...).
Transmissão da mensagem
As distorções na transmissão da mensagem podem estar relacionadas com o canal (por
exemplo, se estamos a falar ao telefone com alguém e há uma interferência na linha, ficamos
impossibilitados de prosseguir a comunicação) ou com o contexto.
Situação A
O Rogério, director de uma empresa de telecomunicações,
Complexidade da mensagem
Como receptores temos uma capacidade limitada para compreender e reter informação.
Quanto mais complexa e longa for a mensagem, menor será a nossa capacidade de a
compreender, e maior será a probabilidade de perder ou distorcer os elementos que nos
foram transmitidos.
Canal
O tipo de canal utilizado também pode constituir uma barreira à comunicação.
Há vários estudos que dizem que retemos:
Uma mensagem, por exemplo, uma notícia emitida pela televisão é mais facilmente retida do
que se for emitida na rádio. Porquê?
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Na televisão vemos e ouvimos, isto é, associamos o que nos é dito às imagens, enquanto
que na rádio apenas temos o som.
Ruído
Desconhecimento do contexto
Quanto mais eficaz for a nossa capacidade de comunicar, mais probabilidades temos de
conseguir o que pretendemos.
A comunicação está presente em todos as áreas da nossa vida desde escrever uma carta até
participar numa reunião de trabalho.
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As palavras que emitimos são sempre acompanhadas de gestos, de expressões faciais ou de
diferentes entoações na voz, que facilitam a compreensão do sentido que queremos dar às
palavras.
E XPRESSÕES S INAIS
C OMPORTAMENTO ESPACIAL
FACIAIS P ARALINGUÍSTICOS
Produzimos estes sinais através da O modo como manipulamos e
É através delas que exprimimos as voz. gerimos o espaço à nossa volta,
nossas emoções e atitudes para (ex: entoação e intensidade da voz; influencia a nossa comunicação.
com os outros. o riso, o choro, os suspiros, os sons (ex: a posição do corpo, os gestos,
(ex: o olhar, o sorriso) como o “uh” “ehm”) o contacto físico)
Estes comportamentos não podem ser separados da componente verbal da comunicação.
Nem sempre o conteúdo verbal da conversa (que controlamos) e os nossos comportamentos
não verbais exprimem mensagens coerentes. Não devemos esquecer que os sinais do corpo
e as expressões faciais não se encontram sempre sob nosso controlo, podendo traduzir
atitudes ou emoções que o discurso tenta dissimular.
Vários estudos, afirmam que o Homem pensa com mais facilidade e rapidez do que fala. Esta
discrepância torna-nos menos capazes de “escutar pacientemente” .
E o que sucede?
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O receptor da mensagem terá tendência para se antecipar ao emissor. Ele antecipa com as
suas próprias ideias o que lhe vai ser dito, deixando de estar disponível para receber e
compreender o que “realmente” lhe foi transmitido.
Assim, ele vai receber o que lhe é transmitido na sua lógica interna e não na do emissor,
como deveria.
Por exemplo, no caso das empresas, a hierarquia está mais habituada a mandar do que a
ouvir. Nem sempre as chefias estão disponíveis para ouvir o que os trabalhadores têm para
dizer, o que os deixa desmotivados, podendo afectar o seu desempenho.
Escutar activamente é:
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No entanto, uma “boa escuta” não significa que se concorde com tudo o que o outro nos diz,
temos o direito de estar em acordo ou desacordo.
Escutar e compreender as ideias emitidas não significa aceitar e concordar.
Escutar significa estar activo na relação de comunicação e ser movido por uma atitude
positiva.
Já passou por alguma situação em que teve a impressão que não se fazia a
transmissão da mensagem, que o receptor não estava atento aquilo que lhe
dizia?
Pense em algumas situações e dê a sua opinião sobre as razões que podem
explicar o sucedido.
Em primeiro lugar, devemos ESCUTAR o que a pessoa tem para nos dizer, depois
QUESTIONAR para melhor compreender e clarificar alguns aspectos, e REFORMULAR o
essencial do que ela disse, de forma concisa ou mais explicita do que ela foi capaz de
exprimir.
Esta é uma forma de manter uma “boa comunicação” e de evitar as conversas incoerentes.
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Outra atitude importante a ter em conta é evitar os comportamentos defensivos. Este
comportamento é utilizado quando se quer rejeitar “algo”. Este “algo” é considerado um
perigo para o organismo, perigo que pode ou não existir. Podemos estar a ser agredidos ou
apenas entender que o estamos a ser.
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Ataque real
Este tipo de observação seria como um ataque ao João e à sua capacidade de trabalho. O
João entenderia esta chamada de atenção, direccionada exclusivamente para si, como uma
crítica ao seu desempenho. Consequentemente reagiria com uma atitude defensiva.
Ataque presumível
Neste caso, a Raquel sentiu-se atacada com a pergunta da Marta, no entanto ela só
pretendia saber, para pedir uma “boleia” para casa.
Isto quer dizer que o essencial não é sermos atacados, mas sim sentirmo-nos atacados. E o
que acontece na maior parte das vezes, é que a nossa atitude defensiva, vai desencadear no
nosso interlocutor o mesmo tipo de atitude.
Na maior parte dos casos, a comportamentos defensivos responde-se com o mesmo tipo de
comportamentos. Sempre que isto acontece a comunicação torna-se ineficaz, pois torna-se
num duelo verbal
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Ser empático
O processo de comunicação será também facilitado se os seus intervenientes tiverem a
capacidade de ser empáticos.
O que é a EMPATIA?
Empatia é uma característica da espécie humana que consiste na capacidade de, por
momentos, nos colocarmos no ponto de vista do outro – adoptarmos o seu quadro de
referência – a fim de melhor compreendermos o significado e a afectividade da sua
comunicação.
É algo como “sermos capazes de sentir o que a outra pessoa está a sentir naquele
momento”. Se estivermos realmente a dar o nosso melhor, empenhados em estabelecer uma
comunicação eficaz, seremos inevitavelmente, empáticos!
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F LUXOS DE COMUNICAÇÃO
A IMPORTÂNCIA DO FEEDBACK
Analisemos a Situação A:
Para uma comunicação eficaz a informação deve ter um duplo sentido, porque a informação
de retorno (FEEDBACK) permite ao emissor modificar as suas mensagens e adaptá-las ao
receptor. A reacção do nosso receptor, seja verbal ou não verbal, ajuda-nos a compreender o
que foi realmente transmitido.
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Vejamos agora a Situação B:
EMISSOR
RECEPTOR
INFORMAÇÃO DE RETORNO
F E E D B A C K
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Esta informação de retorno é a resposta do receptor, depois de transmitida a mensagem.
Esta informação pode ser dada na forma de uma mensagem verbal, ou de sinais emitidos
pelo receptor enquanto o emissor se exprime. Estes sinais podem revelar
atenção/desatenção; nervos/concordância...
Encorajar a comunicação bilateral (nos dois sentidos) é uma forma de criar uma relação
baseada na confiança. Este factor é essencial em contexto de trabalho, onde o FEEDBACK
pode contribuir para o aumento da motivação e satisfação dos trabalhadores.
Se nos disserem “Eu gostava de ouvir a sua opinião sobre ...” ou “Acha que devemos
aceitar...”, provavelmente iremos sentir-nos mais motivados e satisfeitos por terem pedido a
nossa opinião.
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O PTIMIZAÇÃO DAS REDES DE COMUNICAÇÃO E SEU IMPACTO NA EFICÁCIA DO DESEMPENHO
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REDES CENTRALIZADAS
ESTRELA EM CADEIA
EM Y
REDES DESCENTRALIZADAS
EM CÍRCULO INTERLIGADA
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INTERLIGADA
As redes de comunicação serão centralizadas/descentralizadas, dependendo das restrições
que existem à comunicação entre os seu membros.
CENTRALIZADAS DESCENTRALIZADAS
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O administrador de uma empresa terá uma rede comunicações
No entanto, há que reter o seguinte: seja qual for a dimensão da rede de comunicação e o
papel que nela desempenhemos, o comunicador eficaz é aquele que se adapta ao seu
interlocutor e à situação.
colaboradores directos.
rede de comunicações:
1. DISTÂNCIA FÍSICA
2. ESPECIALIZAÇÃO DE FUNÇÕES
3. RELAÇÕES DE PODER
4. MANIPULAÇÃO DE INFORMAÇÃO
5. SOBRECARGA INFORMATIVA
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Os custos da má comunicação
M
MÁ Á
C
COOM
MUUN
N II C
CAAÇ
ÇÃÃO
O
Conflitos entre as
pessoas Perdas de tempo e
recursos
Mau desempenho
Ou seja:
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Como optimizar a rede de comunicação da empresa?
Deve ser criado um clima de confiança, que favoreça as relações entre as pessoas e
os diferentes departamentos.
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Os benefícios de uma boa comunicação na eficácia do desempenho :
Todos compreendem o porquê do que estão a fazer e de que forma isso contribui para os
objectivos da empresa;
empresa;
Se não conseguir comunicar bem vai ser muito difícil ser eficiente no trabalho, e mesmo na
vida pessoal.
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RELACIONAMENTO INTERPESSOAL
Tal como já foi referido a propósito da comunicação, a forma como nos manifestamos no
nosso dia-a-dia é em grande parte determinado pela forma como percebemos e
interpretamos a realidade. Por esta razão é que várias pessoas expostas perante a mesma
situação podem ter reacções, comentários, opiniões ou interpretações completamente
distintas.
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Mas, quais os factores que influenciam o nosso comportamento?
F ACTORES P ESSOAIS
Os factores pessoais, podem ser de três tipos e influenciam a percepção ou o modo como
compreendemos “algo”:
Factores neurológicos
Factores sociais
Factores individuais
Factores neurológicos
Englobam o património genético da espécie, que são os factores comuns a todos os seres
humanos, e património genético do indivíduo, são factores particulares ao indivíduo e à sua
família, e que contribuem para um conjunto de diferenças interpessoais, sobretudo na
constituição e aparência física.
Factores sociais
Estes estão directamente ligados ao facto de um indivíduo ser um “ente social”, e que
caracteriza e é caracterizado pelos valores, normas, crenças e linguagem existentes no meio
social onde se insere.
Relativamente à linguagem é importante referir que nós só entendemos uma linguagem que
nos é familiar ou que conhecemos. Por esta razão, o conhecimento do idioma num processo
negocial reveste-se de extrema importância; isto significa que, em qualquer processo
negocial é necessário que nos certifiquemos de qual o idioma a ser utilizado, como forma de
contornar eventuais problemas de comunicação.
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As crenças são fruto de um processo de socialização, que passa pela família, como a
cultura, ideologias, religião caracterizando muitas vezes, o modo de pensar e o modo como
são interiorizados pelos seus membros, influenciando também os seus comportamentos.
Assinale-se que culturas diferentes, têm crenças e valores diferentes, sendo pertinente
considerar esta situação em negociações internacionais. Por exemplo, a gestão de garantia
pode variar culturalmente: nos países mais fatalistas a garantia não deve ser enfatizada, pois
é logo associada à ideia de avaria ou de pouca qualidade do produto; nos países menos
fatalistas, a garantia é vista como um valor acrescentado ao produto, que a empresa oferece
ao cliente.
Factores individuais
É tudo aquilo que não sendo neurológico e social, distingue os indivíduos uns dos outros. Por
exemplo cada pessoa possui Bilhete de Identidade, tem capacidades diferentes, gosta de
determinados passatempos, etc. ...
F ACTORES S ITUACIONAIS
São factores que como o próprio nome indica, decorrem da situação que envolve o indivíduo.
Exemplos:
cultura da organização;
as regras formais presentes na organização;
a estrutura hierárquica;
utilização de determinados equipamentos;
o estilo de liderança assumido pelas chefias e direcção; e
a organização de espaços.
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F ACTORES ESPECÍFICOS
Para além de todos os factores mencionados, existem outros mais específicos que
determinam os comportamentos dos indivíduos.
Ideia Feita: É preconceber uma ideia, isto é, criar uma opinião a partir de
informações obtidas por outros, ou generalizações apressadas que fazemos
da nossa experiência.
O preconceito tem uma utilização mais colectiva e reflecte sempre a vida afectiva entre
grupos. No preconceito, o indivíduo minimiza as diferenças intergrupais e sobrevaloriza as
diferenças intergrupo. A ideia feita, tem uma aplicação mais limitada e individualizada.
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ESTILOS DE COMPORTAMENTO
ESTILO AGRESSIVO
Um indivíduo que utiliza com frequência o estilo agressivo, adopta sempre uma atitude
reivindicativa em relação aos outros. Não são pessoas de consenso fácil, agem sempre como
se fossem intocáveis.
Este tipo de relacionamento propicia o conflito, porque a postura face a pessoas e situações é
sempre de superioridade.
Quem adopta este estilo, tem dificuldade em estabelecer relações íntimas e de segurança,
pela sua arrogância.
O agressivo fala alto, interrompe e faz barulho com os seus afazeres enquanto os
outros se exprimem;
O agressivo torna-se um intocável no seu meio, porque quem com ele se relaciona
evita falar-lhe francamente e de forma verdadeira.
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EXPRESSÕES MAIS FREQUENTES DO AGRESSIVO:
etc....
Elevada taxa de frustrações – uma pessoa cujo passado a persegue, teme toda e
qualquer situação que possa causar o mínimo de frustrações. Por este motivo, adopta
com frequência uma atitude de ataque no seu relacionamento interpessoal.
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ESTILO PASSIVO:
O passivo tem dificuldade em dizer NÃO. Esforça-se por agradar a todos. No entanto,
a curto prazo, não agrada a ninguém , porque como é frequentemente solicitado, não
lhe é possível fazer tudo o que se compromete.
Rói as unhas;
Riso nervoso;
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CONSEQUÊNCIAS DESTA ATITUDE:
Estabelece uma má comunicação com os outros porque não se afirma. Os seus desejos são
sempre subjugados, porque ninguém conhece as suas necessidades e interesses;
Perde o respeito por si próprio, porque frequentemente faz coisas que não gosta, no entanto,
não consegue recusar.
ESTILO MANIPULADOR
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O manipulador não se implica nas relações interpessoais.
Esquiva-se aos encontros e não se envolve directamente com as pessoas, nem nos
acontecimentos.
O manipulador não fala claramente dos seus objectivos. É uma pessoa muito teatral.
O manipulador perde a sua credibilidade à medida que os seus truques forem descobertos.
Quando é desmascarado, tende sempre a vingar-se.
ESTILO AUTO-AFIRMATIVO
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As pessoas afirmativas são capazes de defender os seus direitos, os seus interesses
e de exprimir os seus sentimentos, os seus pensamentos e as suas necessidades de
forma aberta, directa e honesta;
Estas pessoas para afirmarem os seus direitos, não pisam os direitos dos outros. –
há o respeito pela liberdade individual de cada um;
A pessoa afirmativa tem respeito por si própria e pelos outros, está aberta ao
compromisso e à negociação;
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ASSERTIVIDADE - MANUTENÇÃO DE RELACIONAMENTOS POSITIVOS
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No nosso dia a dia profissional.
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