TALENTO HUMANO / DESARROLLO HUMANO ORGANIZACIONAL Código : PTH.

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Versión : 07
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL
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Revisó: Jefe División Recursos Humanos Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008

Aprobó: Rector
Profesional Desarrollo Humano Organizacional Resolución N° 032

OBJETIVO ALCANCE

Realizar un estudio de clima organizacional con el fin de identificar

necesidades que permitan el desarrollo de programas de intervención para Aplica a la totalidad del personal administrativo y docente de la Universidad
el mejoramiento del ambiente laboral en la Universidad Industrial de Industrial de Santander.
Santander.
NORMATIVIDAD

 Ley 30 de 1992 por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior: Artículo 117 (Congreso de la República)
 Acuerdo 03 de 1995 por el cual se establecen las políticas de Bienestar Universitario (Consejo Nacional de Educación Superior)
 Acuerdo 015 de 2000 por el cual se aprueba el Proyecto Institucional de la Universidad Industrial de Santander (2.1 Política de Construcción de
Comunidad Universitaria).
 Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018. Plan Estratégico, Dimensión Administrativa y Financiera, objetivo estratégico
 Decreto 1227 de 2005 Art. 75 por la cual las entidades deben efectuar programas que mantengan niveles adecuados de la calidad de vida laboral.
 Decreto 1567 de 1988 Art. 24 por el cual el área de calidad de vida laboral será atendida de manera que permita la satisfacción de sus necesidades.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Clima: conjunto de valores promedio de las condiciones de cualquier género que caracteriza un lugar que rodea a una persona o que caracterizan o
condicionan una situación o una circunstancia.
 Clima Organizacional: Es el ambiente de trabajo percibido por los miembros de una organización que incluye aspectos como: estructura, estilo de
liderazgo, comunicación, relaciones interpersonales, entre otros; ejerciendo influencia directa en el comportamiento o desempeño de los individuos.
 Organización: Sistema de actividades conscientemente coordinadas, formada por dos o mas personas, cuya cooperación recíproca es esencial para la
existencia de aquella y solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse, dispuestas a actuar conjuntamente y desean tener un objetivo en
común.
 Encuesta ECO: Es una herramienta diseñada para identificar las necesidades que tienen cada una de las UAA participantes, lo que permite dar soporte a
los proyectos dirigidos al desarrollo de una organización, pues su función es reunir objetivamente opiniones individuales y organizarlas en un formato que
ayude a la administración a alcanzar los objetivos propuestos.
 ECO: Estudio de Clima Organizacional.
 Facilitador ECO: son actores esenciales en el proceso de intervención para el mejoramiento del ambiente laboral, ya que su objetivo principal es ser
líderes de gestión de cambio y mejoramiento del clima laboral de su unidad.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Plan de Intervención: Abarcan una secuencia programada de acciones, durante un período de tiempo concreto, en el que se habrán tenido en cuenta
los objetivos que se persiguen y los medios de que se dispone para asegurar unos resultados óptimos.

CONSIDERACIONES

 Cada Jefe/Director de las unidad académico - administrativas debe elegir uno o mas facilitadores teniendo en cuenta el número de funcionarios que
integran la unidad y las necesidades manifiestas o presentes en los resultados del estudio.
 Las variables de medición dentro del Estudio de Clima Organizacional son:
-Relaciones Interpersonales: Grado en que los empleados se ayudan entre si y sus relaciones son respetuosas y consideradas.
-Estilo de Dirección: Percepción que tiene el personal acerca de su Director y/o jefe inmediato, en términos de estilo de dirección, claridad y
coherencia de mando.
-Sentido de Pertenencia: Grado de satisfacción y orgullo derivado de la vinculación a la Institución.
-Desarrollo Personal: Oportunidades de crecimiento personal, profesional y mejoramiento continúo en el trabajo.
-Condiciones y Contenido del Trabajo: Son las particularidades del ambiente de trabajo con referencia al tiempo, lugar, recursos y distribución
de las tareas.
-Compromiso: Medida de la buena disposición, lealtad de los empleados hacia el trabajo y contribución a los propósitos de la universidad.
-Comunicación: Calidad de la comunicación entre usuarios internos y externos y flujo de información para realizar efectivamente el trabajo.
-Orientación para el logro de metas: Claridad y participación en la definición de metas de la unidad, seguimiento y evaluación de las mismas.

 El diligenciamiento de la Encuesta Estudio de Clima Organizacional (ECO) protege la privacidad y anonimato de las personas encuestadas.
 En la aplicación del instrumento se tendrá en cuenta el dominio que tenga la población en equipos informáticos ya que en los casos que no presenten
un nivel de comodidad con la aplicación on line, ésta se hará manualmente con el formato de encuesta impreso, en este caso, quien coordine la
aplicación deberá ingresar esta información al sistema de manera confidencial para recibir los resultados respectivos.
 Los Planes de Intervención se desarrollarán anualmente de acuerdo a los resultados obtenidos por la aplicación de la encuesta ECO y de acuerdo a las
necesidades que presente la unidad.
 Los Directores/Jefes de cada unidad académico administrativa que participen en el estudio, reciben la socialización y un informe de los resultados
obtenidos por su unidad.
 Este procedimiento se realizará de forma cíclica. Con el objetivo de identificar las necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional;
las aplicaciones posteriores permitirán realizar una evaluación de su variación y de la eficacia de los planes de intervención estructurados.
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Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet

TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

1. Realizar la Suscripción al servicio de encuestas Sujeto al Formato de

1.Suscripción al servicio anualmente a la Dirección de Contratación y Proyectos de Líder de Subproceso Memorando enviado
tiempo del
de encuestas Inversión para la apertura del sistema y acceder a la DHO a Dir. Abastecimiento
responsable
aplicación de la Encuesta ECO.
Líder de subproceso
2.Montaje de la Encuesta 2. Realizar el montaje de la Encuesta ECO para cada unidad 1/2 Jornada -Profesional (La encuesta virtual)
ECO participante, revisando la redacción de las variables y sus Psicóloga DHO
ítems.

3. Reunión con los Director/jefe y facilitador ECO de las Líder de

3.Socialización a UAA participantes en el desarrollo de la encuesta, para 1/2 Jornada subproceso - FTH:153 Acta
directores y facilitador exponer los objetivos de ECO, el procedimiento de Profesional encuentro individual
aplicación del instrumento y su finalidad. Psicóloga DHO

4. Se selecciona anualmente las unidades que participarán ,

de acuerdo al tiempo de la ultima aplicación ó a petición del 1 Jornada Jefe DRH - Líder
4.Selección de la
DHO
muestra Director/Jefe la UAA.

5. Se realiza un comunicado escrito a través de correo

5.Convocatoria escrita electrónico para informar a los miembros de la Unidad Profesional Psicóloga
1/2 Jornada
correspondiente que se dará inicio a la aplicación del DHO
instrumento para la medición del clima organizacional en su
unidad.

6. De acuerdo con el cronograma establecido realizar la

6.Aplicación socialización para la contextualización acerca de ECO, Profesional
Diapositivas para
instrumento ECO exponer las acciones realizadas desde el proyecto de Psicóloga DHO -
3 Jornadas socializar el
Líder de
mejoramientos del clima organizacional, explicar el procedimiento
subproceso DHO
procedimiento para la aplicación del instrumento y
1
desarrollar la encuesta.

1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil

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DIAGRAMA DE FLUJO
7.Seguimiento de la
aplicacion
8.Análisis de resultados
9.Socialización de
resultados
10.Plan de intevención
11.Seguimiento planes
de intervención ECO
FIN
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA
60 Jornadas /
7. Semanalmente se sigue a través de la Encuesta ECO la
Sujeto al Profesional Psicóloga
aplicación de cada participante, así mismo se le informa
tiempo del DHO
al facilitador el proceso de aplicación.
responsable
8. Realiza y tabular los resultados teniendo en cuenta el
Informe de
reporte estadístico obtenido a través del programa Líder de subproceso promedios generales,
encuesta fácil , informe de resultados por cada una de 5 Jornadas DHO - Profesional informe por variable
las variables, informe consolidado de la aplicación Psicóloga DHO y presentación en
general y elaboración de la presentación en Power Point. Power Point
9. Socializar al Director/Jefe y el facilitador ECO de la
Unidad los resultados de la aplicación de la encuesta, Líder de subproceso
para que posteriormente se socialicen a todos los ½ Jornada DHO - Profesional
funcionarios que la componen, por parte del Director/ Psicóloga DHO
Jefe de Unidad o el equipo de DHO.
10. Diseñar el plan de intervención a cada UAA
participante con el objetivo de mejorar los aspectos 10 Jornadas Profesional Psicóloga FTH.18 Plan de
críticos arrojados por el estudio del clima organizacional. DHO Intervención Eco
11. Realizar acompañamiento a facilitadores y reuniones Sujeto al Profesional Psicóloga
de seguimiento con los directores para la ejecución de tiempo del DHO
las actividades planteadas en cada Unidad. responsable
1Jornada: 1 día hábil ½ Jornada: ½ día hábil
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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

01 Enero 24 de 2008 Creación del Documento

Modificación de consideraciones y actividades, e inclusión de registro (informe análisis

02 Abril 14 de 2008
resultados ECO) y formatos relacionados.

Modificación en la normatividad y eliminación del formato FTH.70 Seguimiento Plan de

03 Abril 27 de 2009 Intervención ECO.

Septiembre 15 de Reestructuración del procedimiento en general, revisándose y actualizándose todas sus

04
2011 actividades.

Inclusión en la Normatividad de Decretos 1227 de 2005 y 1567 de 1988. Inclusión y

05 Noviembre 11 de modificación de algunas definiciones y consideraciones. Inclusión de actividades 1,4,5,6,9 y 10.
2014 Modificación de actividades 2,7 y 8. Adición de documentos de referencia en cada una de las
actividades.

06 Abril 08 de 2015 Eliminación de la actividad 6 y modificación de actividades 3 y 5

07 Febrero 29 de 2016 Inclusión de la columna Tiempo Estimado y el FTH.153 Acta de encuentro individual