Manual de Funciones. PRE

Contenido
1. MANUAL DE FUNCIONES............................................................................................................. 4
DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES. ................................................................................. 5
COMPONENTES BÁSICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES. ................................................ 5
Identificación del cargo: ................................................................................................................. 5
Labor que desempeña: ............................................................................................................... 5
Nivel: ....................................................................................................................................... 5
Directivo: ............................................................................................................................. 5
Administrativo: ................................................................................................................... 5
Técnico: ............................................................................................................................... 6
Operativo: ........................................................................................................................... 6
Asistencial: .......................................................................................................................... 6
Descripción del cargo: ................................................................................................................ 6
Objetivo del cargo: ..................................................................................................................... 6
Funciones: ................................................................................................................................... 6
Perfil: ............................................................................................................................................... 7
Habilidades generales y habilidades específicas: ...................................................................... 7
Requisitos: ...................................................................................................................................... 8
Educación: ................................................................................................................................... 8
Capacitación:............................................................................................................................... 8
Experiencia:................................................................................................................................. 8
Revisión y aprobación: ............................................................................................................... 8
CARGOS DE LA ESTACION DE SERVICIO LA AURORA, ARBELÁEZ,
CUNDINAMARCA. ........................................................................................................................... 9
GERENTE ................................................................................................................................... 10
ADMINISTRADOR ..................................................................................................................... 14
SECRETARIO............................................................................................................................. 20
CONTADOR ................................................................................................................................ 23
ISLEROS ..................................................................................................................................... 26
VENDEDOR DE TIENDA DE CONVENIENCIA ................................................................... 29
MECÁNICO ................................................................................................................................. 32
AUXILIAR DE GESTIÓN HUMANA ....................................................................................... 34
AUXILIAR DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
SG- SST. ...................................................................................................................................... 36
2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS. ......................................... 39
DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................ 40
PROCESOS EFECTUADOS EN LA ESTACIÓN DE SERVICIO LA AURORA DE
ARBELÁEZ. ................................................................................................................................ 40
DEFINICIÓN: .............................................................................................................................. 40
PROCESOS DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO LA AURORA DE ARBELÁEZ. ....... 40
PROCEDIMIENTOS: ............................................................................................................. 41
DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS ........................................................................................ 42
PROCEDIMIENTO DE PLAN DE TRABAJO Y PROGRAMA DE ACCIÓN. .............. 43
Diagrama del proceso: “Desarrollar plan de trabajo y programa de acción” .................... 44
PROCEDIMIENTO DE TOMA DE DECISIONES GERENCIALES ............................... 45
Diagrama del proceso: “Gestión de la toma de decisiones gerenciales” ........................... 46
PROCEDIMINETO DE SOLICITUD PEDIDO DE COMBUSTIBLE .............................. 47
Diagrama del proceso: “Determinar la cantidad de combustible a solicitar” .................... 48
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS DE COMPRA Y GUÍAS DE
REMISIÓN. .............................................................................................................................. 49
Diagrama del proceso: “Recepción de facturas de compra y guías de remisión” .............. 50
PROCEDIMINETO DE DESCARGUE DE COMBUSTIBLES. ....................................... 51
Diagrama del proceso: “Descarga de Combustible” ........................................................... 53
PROCEDIMINETO DE ATENCIÓN AL CLIENTE ............................................................ 54
Diagrama del proceso: “Atención al cliente”....................................................................... 56
PROCEDIMIENTO DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN. .......................................... 57
Diagrama del proceso: “Programa de capacitación”........................................................... 58
PROCEDIMINETO DE APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS, MECANISMOS Y
NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y OCUPACIONAL. .................................... 59
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE DE COMPRAS Y VENTAS ............ 60
Diagramación del Registro contable de compras y ventas” ............................................... 61
PROCEDIMINETO DE ADMINISTRACIÓN DE CAJA .................................................... 62
Diagrama de proceso: “Administración de caja”................................................................. 63
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y HARDWARE. ........... 64
MANUAL DE FUNCIONES, DE
PROCEDIMIENTOS Y ESTANDARIZACIÓN
DE PROCESOS- ESTACIÓN DE SERVICIO
LA AURORA,
ARBELÁEZ, CUNDINAMARCA.
1.MANUAL DE FUNCIONES
DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado
técnicamente, basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que
resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía
propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores.
Los Manuales de Funciones y Perfiles o competencias, como herramienta técnica
necesaria para la gestión y desarrollo de las personas que trabajan en Estación de
Servicio La Aurora, contiene en forma ordenada y sistemática, información
relevante para el desarrollo y ejecución de las funciones. Este instrumento tiene por
finalidad organizar la estructura interna de la institución, mediante la definición de
funciones generales y específicas asignadas a cada puesto que conforma la
estructura organizacional; así como los requerimientos en materia de perfiles y
conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño.
COMPONENTES BÁSICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.
Identificación del cargo:

Labor que desempeña:
Nombre que recibe el cargo para la Estación de Servicio La Aurora.
Nivel:
Se han clasificado en cinco niveles: directivo, administrativo, técnico, asistencial y
operario.
Directivo:
Corresponde a aquellos cargos cuya responsabilidad se enmarca en el
direccionamiento estratégico de la empresa, obran en representación legal de la
misma y tienen personal a su cargo.
Administrativo:
Cargos que tiene un nivel de responsabilidad donde hay procesos que dependen
de ellos y de sus competencias para ser ejecutados de manera efectiva. Son cargos
con perfil administrativo, que deben caracterizarse por su capacidad de gestión y
liderazgo.
Técnico:
Cargos que tienen que ver con el desempeño calificado en una actividad que
requiere de conocimiento técnico específico para desarrollarla y la habilidad para
ejecutar procesos mecánicos y eléctricos, dentro de los parámetros de cada
disciplina en que se desempeñen. Estos integrantes pueden o no tener contacto con
clientes y prestar un servicio solicitado por éstos de acuerdo con las características
de su área de desempeño.
Operativo:
Se encuentran agrupadas aquí las funciones relacionadas con competencias
operativas, enmarcadas en brindar la labor misional de la empresa, tienen contacto
con clientes y son los encargados de prestar el servicio solicitado de acuerdo a las
características específicas de su labor.
Asistencial:
Compuesto por el personal que apoya la operación en la Estación de Servicio La
Aurora. prestando asistencia a las diferentes dependencias y cargos existentes en
aspectos que contribuyen a brindar un adecuado servicio que beneficie a clientes
internos y externos.
Descripción del cargo:

Se establece la fundamentación general del cargo, se describen sus características
principales y alcances en la Estación de Servicio La Aurora.
Objetivo del cargo:

Razón de ser de la labor, encaminada al cumplimiento de la misión y visión de la
empresa. Permite identificar el direccionamiento del cargo y sus posibles
actividades asociadas.
Funciones:
Son las actividades que caracterizan cada una de las labores de la Estación de
Servicio La Aurora, diferenciadas de acuerdo al nivel y la labor a desempeñar.
Actividades específicas:
Permite ubicarse claramente en las actividades específicas que debe realizar el
trabajador en cada cargo, facilitando el seguimiento de las mismas y los procesos
de inducción y re inducción del personal.
Perfil:
Habilidades generales y habilidades específicas:
Son las competencias asociadas a los comportamientos cotidianos que forman
parte de la personalidad de cada integrante, están relacionadas con las
características propias del ser, puestas al servicio de la empresa.
Para la Estación de Servicio La Aurora se han definido unas habilidades

fundamentales y generales relacionadas con todo el personal que integra el equipo:
Comunicación asertiva: es la capacidad de relacionarse con los demás

utilizando un lenguaje verbal, gestual y corporal que logre transmitir
adecuadamente el mensaje esperado, generando un ambiente agradable de
trabajo y una atención amable y clara a los clientes. Domina sus emociones
durante el proceso comunicativo evitando sesgos y prejuicios.
Liderazgo y motivación al logro: implica motivar e involucrar a las personas

que integran su equipo de trabajo para el logro de la misión y visión de la
empresa, guardando coherencia entre lo que promueve y sus actos. Influye
de manera positiva en los comportamientos de las personas que lo rodean y
evidencia compromiso con las metas comunes. Es promotor de cambios
y transformaciones para el mejoramiento de la empresa.
Trabajo en equipo: reúne las capacidades para trabajar cooperativamente

con los diferentes integrantes de la empresa, manejando relaciones de
colaboración para el logro de objetivos compartidos. Es generoso al compartir
sus conocimientos y habilidades para el bienestar del equipo, demostrando
apoyo y empatía con los demás. Escucha las observaciones de los demás
con actitud positiva realizando cambios en pro de su mejoramiento.
Negociación y mediación: es la capacidad para propiciar soluciones

efectivas y oportunas ante situaciones de conflicto entre individuos o grupos
promoviendo espacios de concertación justos y equitativos con base en la
confianza, la solidaridad y el respeto.
Requisitos:
son las competencias, condiciones y aspectos que debe cumplir una persona para
desempeñarse en determinada labor. Se compone de los siguientes elementos:
Educación:
es el proceso de formación realizado en instituciones educativas de tipo formal
(colegios y universidades) o en competencias laborales (entidades de educación
para el trabajo y desarrollo humano) que debe tener la persona para el cargo.
Capacitación:
corresponde a los conocimientos básicos que debe tener la persona para
desempeñar su cargo, relacionados con cursos, capacitaciones, diplomados entre
otros que contribuyan a facilitar su labor. Comprende la formación complementaria.
Experiencia:
se estipula el tiempo que debe haber laborado la persona en el cargo para
postularse al mismo.
Revisión y aprobación:
con el fin de garantizar que las funciones sean acordes a las necesidades de la
Estación de Servicio la Aurora, se establece un espacio el inmediato jefe superior al
cargo del que se está haciendo énfasis, da su aprobación previa revisión y ajustes
a las necesidades de la Estación de Servicio.
CARGOS DE LA ESTACION DE SERVICIO LA AURORA, ARBELÁEZ,
CUNDINAMARCA.
La Estación de Servicio La Aurora, de Arbeláez, Cundinamarca, presenta los

siguientes cargos:
Gerente.
Administrador.
contador.
Isleros
Vendedor de tienda de conveniencia
Mecánico.
Conductor.
Y además de estos, Se adiciona el cargo de Auxiliar en Gestión Humana Auxiliar
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cumpliendo con las
exigencias de ley.
GERENTE
Identificación del cargo.
LABOR: GERENTE
NIVEL: DIRECTIVO
NIVEL JERÁRQUICO: JUNTA DE SOCIOS.
Descripción del cargo:
Planea, organiza, dirige y controla las operaciones de la Estación de Servicio, encargado de
garantizar la disponibilidad de productos, mercancías y servicios.
Objetivo del cargo:

Definir el direccionamiento estratégico de la Estación de Servicio garantizando los procesos
de planeación, organización y ejecución de las actividades propias de la empresa, obrando
en representación legal de la misma.
Funciones del Gerente:
FUNCIONES
Planear y dirigir las operaciones de la estación de servicio.
Definir el plan de ventas según objetivos y técnicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS:
Gestionar los procesos de acuerdo con el comportamiento del mercado.
Direccionar la estrategia de distribución según escenario de comercialización y
normativa.
Formular la estrategia de ventas y comercialización según proyecciones del
mercado.
Dirigir personal y asignar funciones.

Dirigir el talento humano según políticas y procesos organizacionales.
Orientar al personal en el desarrollo de las funciones según el área y procesos

organizacionales.
Realizar el seguimiento al desarrollo de las actividades del personal de acuerdo con
los procesos y metas establecidas.
Analizar investigaciones de mercados y tendencias para determinar demanda del
consumidor, volúmenes potenciales de ventas y comportamiento de la competencia en
ventas.
Proyectar el mercado de acuerdo con la categoría de producto, necesidades y expectativas

de consumidores y/o usuarios.
Determinar los volúmenes de venta para poder hacer control certero de inventario de
producto y necesidad de suministro.
Pronosticar la demanda del producto según comportamiento del mercado y

características de la organización.
Caracterizar la oferta del mercado de acuerdo con la categoría de producto y
segmentos potenciales.
Identificar los productos de mayor rotación para poder cumplir con la demanda
requerida por el consumidor.
Determinar la mercancía y servicios que se van a vender, establecer precios y políticas de

crédito.
Definir categorías de producto de acuerdo con las características y necesidades de los
segmentos de mercado.
Diseñar la estructura del surtido con base en el comportamiento de consumidores

o compradores
Identificar, seleccionar y adquirir mercancías para la venta.

Definir la estrategia de ventas e inventario a partir del comportamiento del mercado,
características de los productos y plan administrativo.
Negociar productos o servicios de acuerdo con objetivos estratégicos.
Contratar productos y servicios de acuerdo con normas y legislación vigentes.
Seleccionar el método de distribución de acuerdo con la naturaleza de los

productos y segmentos de mercado.
Gestionar el proceso de mercadeo de acuerdo con el comportamiento del mercado
y direccionamiento estratégico organizacional.
Orientar la gestión de ventas según estrategia y política comercial.
Tramitar acuerdos o contratos comerciales con los diferentes proveedores.
Actualizar el registro de proveedores de productos y servicios de acuerdo con las
normas vigentes.
Definir el plan de contratación teniendo en cuenta las necesidades y normatividad
vigente para los productos y servicios ofrecidos por la estación.
Ejecutar el plan de contratación para productos y servicios de acuerdo con normas
y legislación vigentes.
Desarrollar e implementar estrategias de mercadeo.

Implementar acciones estratégicas de mercadeo de acuerdo con segmentos y escenarios
del mercado.
Desarrollar el proceso administrativo según los objetivos de mercadeo.

Implementar acciones estratégicas de mercadeo de acuerdo con la demanda.
Programar los recursos de implementación.
Monitorear la puesta en marcha de las actividades.
Proyectar presupuestos y autorizar gastos.

Elaborar planes financieros y presupuestos de acuerdo con procedimientos técnicos, plan
estratégico y normatividad vigente.
Evaluar resultados financieros de acuerdo con indicadores y metodologías.
Administrar las finanzas de acuerdo a los parámetros establecidos en las normas

vigentes.
Gestionar las finanzas de acuerdo con estrategias económicas y normativa.
Elaborar planes financieros y presupuesto de acuerdo con procedimientos técnicos
y plan estratégico.
Diagnosticar necesidades financieras de la estación de servicio.
Proyectar alternativas financieras.
Estructurar información financiera según la normatividad vigente.
Preparar información financiera para ser presentada según corresponda.
Calcular indicadores financieros.
Determinar las necesidades de personal y contratar o supervisar su contratación.

Vincular a las personas seleccionadas de acuerdo con la normativa legal vigente y
procedimientos organizacionales.
Recepcionar los documentos para la vinculación laboral de acuerdo con

Formalizar la vinculación laboral siguiendo los procedimientos de la organización y
la legislación vigente.
OTRAS FUNCIONES.
Pag. 85 de súper funciones
Formular políticas y estrategias administrativas.
Controlar el estado de operación de las instalaciones, maquinaria y equipo de la
Estación de Servicio LA AURORA.
Autorizar la adquisición de nuevo equipo.
Revisar las ventas diarias.
Firmar contratos con proveedores y clientes.
Elaborar la programación de abastecimiento de combustibles, así como efectuar
cancelaciones, adiciones y pedidos extraordinarios.
Solicitar créditos a entidades bancarias o financieras.
Administrar y evaluar el desempeño laboral del personal.
Autorizar el pago de la nómina y la firma de los cheques correspondientes.
Autorizar la dotación a los trabajadores.
Difundir el programa de contingencias entre todo el personal y orientar los
simulacros.
PERFIL
HABILIDADES GENERALES HABILIDADES ESPECÍFICAS

* Liderazgo *Recursos humanos y de personal
* Comunicación asertiva *Producción y procesamiento.
* Escucha activa *Matemáticas financieras.
* Evaluación y control de actividades *Manejo de herramientas de proyección
* Relaciones interpersonales financiera y presupuestal.
* Trabajo en equipo *Herramientas de office.
* Servicio al cliente
EDUCACIÓN:
* Profesional en administración de empresas o carreras afines.
EXPERIENCIA:
* Mínimo un año en Gerencia o cargos similares en Estaciones de Servicio.
ADMINISTRADOR
LABOR: ADMINISTRADOR
NIVEL: ADMINISTRATIO
NIVEL JERÁRQUICO: GERENTE.
Descripción del cargo

Objetivo del cargo
Administrar eficientemente los recursos de la Estación de Servicio, garantizando
que los diferentes procesos que dependen de su dirección se realicen a cabalidad
y permitan brindar un servicio al cliente que cumpla las expectativas de los mismos.
Funciones del Administrador
FUNCIONES
Supervisar y coordinar el personal de ventas.
Dirigir las actividades del personal con base en las políticas definidas para las
distintas áreas de la estación de servicio.
Coordinar las acciones de ventas según comportamientos del mercado y estrategia
comercial de la organización.
Estructurar equipos de trabajo, de acuerdo a las diferentes áreas de la estación de
servicio, teniendo en cuenta los objetivos y metas del plan estratégico de
mercadeo.
Coordinar turnos y recibir novedades.

Gestionar el personal en las distintas áreas de la estación de servicio.
Gestión de contingencias.
Verificar normas de Seguridad y salud en el trabajo.
Gestión ambiental.
Gestión de la información.
Organizar y controlar las estrategias de ventas de acuerdo con los objetivos
y metas comerciales.
Establecer plan de incentivos de acuerdo con las políticas organizacionales
y expectativas del equipo de ventas.
Asignar funciones y preparar programaciones de trabajo.

Dirigir el personal a cargo de acuerdo con políticas de la organización.
Dirigir el talento humano según políticas y procesos organizacionales.
Entrenar al personal de acuerdo con los estándares de la organización.

Programar al personal con base en planes de trabajo establecidos.
Controlar el desempeño del personal de acuerdo con las políticas de la
empresa.
Orientar al personal en el desarrollo de las funciones según el área y
procesos organizacionales.
Realizar el seguimiento al desarrollo de las actividades de acuerdo con los
procesos y metas establecidas.
Autorizar pagos y cambio de mercancías.

Procesar depósitos, pagos y retiros en moneda legal y extranjera de acuerdo a las
normas legales e institucionales vigentes.
Recibir y pagar las diferentes obligaciones que tienen la estación de servicio

como responsabilidad.
Atender y resolver reclamos de los clientes.

Tratar al cliente de acuerdo con metodologías de evaluación y seguimiento.
Interactuar con clientes de acuerdo con sus necesidades y con las políticas y
estrategia de servicio de la estación de servicio.
Coordinar la atención a usuarios según proceso administrativo y estrategia de
servicio.
Realizar contacto con el cliente acorde con el perfil requerido y

planteamiento estratégico de servicio.
Usar tecnologías de la información y comunicación que correspondan para
poder hacer seguimiento a los clientes y suplir sus requerimientos.
Lograr una comunicación con el cliente dando cumplimiento al
procedimiento e instructivos.
Proporcionar información a clientes de acuerdo con sus requerimientos y
con el protocolo de manejo de información.
Resolver situaciones de servicio a partir de los requerimientos y
necesidades de los clientes.
Validar las acciones de seguimiento para que coincidan con las
evaluaciones de la gestión.
Verificar si los niveles de satisfacción están acordes con el procedimiento
de evaluación y seguimiento a clientes.
Mantener un inventario específico y organizar la mercancía.

Proyectar los requerimientos de los clientes según métodos de compras y
pronóstico.
Controlar los inventarios según indicadores y métodos.
Determinar la rotación del inventario acorde con el método y técnica de

pronóstico.
Consolidar los requerimientos de los clientes, acorde con las órdenes de
pedidos y normativa técnica.
Controlar la capacidad de suministro acorde con la demanda estimada.

Hacer seguimiento a las materias primas, acorde con el comportamiento de
la demanda.
Crear condiciones de oferta basado directamente en las necesidades de los
clientes.
Verificar el comportamiento de la demanda para tener en inventario los
productos que están siendo requeridos con mayor necesidad por parte de
los clientes.
Clasificar los inventarios acordes con los materiales de mayor y menor
rotación.
Calcular el valor de los inventarios, acorde con criterios de valoración y
métodos de costeo.
Consolidar los costos de inventarios, acorde con los métodos de costo
Preparar informes del volumen de ventas, mercancías y asuntos relacionados con

el personal.
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo los lineamientos de la Estación de Servicio La Aurora.
Con las características estipuladas por la organización.
Contratar y entrenar personal.

Vincular a las personas seleccionadas de acuerdo con la normativa legal vigente
y procedimientos establecidos por la Estación de Servicio la Aurora.
Recepcionar los documentos para la vinculación laboral de acuerdo con

Formalizar la vinculación laboral siguiendo los procedimientos de la
organización y la legislación vigente.
OTRAS FUNCIONES:
Efectuar periódicamente chequeo a la planta de luz de emergencia.
Atender y notificar al gerente las inconformidades de la clientela.
Efectuar cierre de cuentas de los isleros o prestadores de servicio.
Elaborar existencias de aceites y demás productos.
Coordinar y supervisar programas de mantenimiento preventivo y correctivo.
PAG. 87 SÚPER FUNCIONES. Y PÁG. 91 Y 94, 96

Realizar seguimiento diario de inventario de combustibles y lubricantes.
Informar al gerente para que realice pedidos de combustible y lubricantes
oportunamente.
Recabar, ordenar y clasificar la documentación derivada de las operaciones de
compra y venta realizadas por la Estación de Servicio LA AURORA, adjuntando los
soportes contables correspondientes.
Controlar y actualizar los estados de cuenta de los clientes a crédito, así como de
los proveedores.
Realizar cuentas de cobro a los clientes.
Supervisar el descargue de combustibles, revisando que se depositen en los
tanques correspondientes y que el descargador (conductor) lo haga sin causar
molestias a los clientes y con la aplicación de las debidas normas, aplicando los
procedimientos establecidos para la recepción y descarga del combustible.
Participar en la selección del personal
Elaborar los contratos de trabajo de los trabajadores y reportarlo al contador para
su vinculación al Sistema de Seguridad Social.
Proponer el plan de vacaciones del personal.
Supervisar el personal de la empresa.
Controlar el cumplimiento de los horarios de trabajo de los empleados.
Validar los cortes y cambios de turno de los isleros, verificando que los reportes de
planilla establecida para tal fin coincidan en todas sus partes.
Diligenciar los formatos de consignación.
Realizar el control de cheques devueltos y de cheques posfechados.
Actualizar el sistema de Kardex, liquidando diariamente facturas de venta, ingreso
de mercancías y devoluciones.
Realizar arqueos de caja.
Realizar planillas de ventas diarias.
Informar al Gerente para el pago oportuno de las obligaciones contraídas con los
proveedores.
Asistir al Gerente en el control de inventarios de los combustibles y productos de
acuerdo a los requerimientos de la organización.
Efectuar la verificación de inventarios al inicio de turno.
Recibir las entregas programadas de entrega de combustibles de acuerdo al
procedimiento de recepción y descargue del producto.
Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo
establecidos en los programas respectivos.
PERFIL:
* Evaluación y control de actividades *Servicio al cliente.
* Pensamiento crítico *Mercadotecnia y ventas.
* Comunicación asertiva *Manejo intermedio de herramientas de
* Relaciones interpersonales Office.
* Escucha activa *Manejo de programas específicos de
* Liderazgo y motivación al logro la empresa.
* Trabajo en equipo Conocimientos en administración y
* Servicio al cliente planeación.
* Fundamentos en sistemas de gestión
Negociación y mediación. de calidad.
Calidad total. Conocimiento en gestión de recursos
Mejoramiento continuo. humanos.
Iniciativa.
Toma de decisiones.
Tratamiento de la información.
Educación:
* Tecnólogo o Profesional en Administración de empresas o carreras afines.
EXPERIENCIA:
* Dos años como Administrador.
* Un año en Estaciones de Servicio.
SECRETARIO
LABOR: SECRETARIO
NIVEL: OPERATIVO
NIVEL JERÁRQUICO: ADMINISTRADOR.

Realiza diversas funciones de apoyo administrativo a empleados y directivos. Es la
persona encargada de asistir en línea directa al gerente o administrador de la
empresa, y, actividades y la custodia de la información verbal y física de forma
confidencial.
Objetivo del cargo

Brindar el apoyo requerido a directivos de la organización para la ejecución de sus
actividades de manera oportuna, teniendo dominio y competencias en la
administración del tiempo y recursos.
Funciones
FUNCIONES
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y los requerimientos de la Estación de Servicio la
Aurora.
Digitar los documentos, de acuerdo con su tipo y normas establecidas.

Transcribir los documentos, de acuerdo con las normas vigentes.
Coordinar el flujo de información, internamente o con otras organizaciones.

Organizar los documentos de la unidad administrativa, teniendo en cuenta
legislación vigente.
Recibir documentos de acuerdo con normas vigentes.

Despachar documentos teniendo en cuenta la normatividad vigente y
políticas de la organización.
Archivar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con la
normatividad vigente.
Proveer información de acuerdo con normatividad y políticas
organizacionales
Programar y confirmar los compromisos y reuniones de los directivos.
Ofrecer atención personalizada a los directivos de la Estación de Servicio la

Aurora de acuerdo con las políticas de la organización
Organizar y mantener actualizado el archivo manual o computarizado.
Organizar los documentos de la unidad administrativa, teniendo en cuenta
legislación vigente.
Organizar los archivos de información correspondiente a las directrices de

la Estación de Servicio.
Realizar la organización del archivo en los tiempos oportunos estipulados
para la Estación de Servicio la Aurora.
Organizar la agenda de los directivos o superiores.

Organizar reuniones administrativas de acuerdo con procedimientos técnicos.
Gestionar recursos administrativos para dar cumplimiento a reuniones

pactadas, de acuerdo con normas técnicas y legales.
Organizar reuniones administrativas de acuerdo con procedimientos
técnicos.
Asistir a las reuniones y dar el soporte necesario para el normal
funcionamiento de esta.
Interactuar con clientes en tareas de soporte a la gerencia y/o administración, de

acuerdo con sus necesidades y con las políticas y estrategia de servicio de la
organización.
Facilitar el servicio a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización.
Proporcionar información a clientes y/o usuarios de acuerdo con sus

requerimientos y con el protocolo de
manejo de información.
Desarrollar relaciones interpersonales de acuerdo con principios éticos y de
comunicación.
Atender cualquier solicitud del Gerente o del Administrador con respeto a tareas
derivadas de la Estación de Servicio la Aurora.
PERFIL:
*Escucha activa *Servicios de oficina y administrativos.
* Comprensión de lectura *Servicio al cliente
* Redacción de textos *Office intermedio
* Comunicación asertiva *Redacción de textos
* Gestión del Tiempo. *Comprensión de lectura.
* Trabajo en equipo
* Trabajo en equipo
* Servicio al cliente.
EDUCACIÓN:
Técnico en secretariado o Auxiliar o asistente administrativo o Afines.
EXPERIENCIA:
Dos años en cargos similares.
CONTADOR
LABOR: CONTADOR
NIVEL: TÉCNICO
NIVEL JERÁRQUICO: GERENTE.
Identificación del cargo

Aplica, planea, organiza, diagnostica y administra sistemas financieros de personas
naturales y empresas de acuerdo con la normativa nacional e internacional; evalúa,
controla y cumple con las obligaciones fiscales, establece los procedimientos para
la gestión de la información financiera, garantiza y proporciona información veraz y
oportuna.
Objetivo del cargo
Desarrollar las gestiones contables que garanticen el cumplimiento de la

normatividad vigente, con un adecuado y efectivo manejo de la información que
permita realizar los análisis financieros correspondientes para la toma de
decisiones.
FUNCIONES:
FUNCIONES
Revelar resultados, situación financiera, económica, social y ambiental de las
entidades, de acuerdo con el régimen de contabilidad pública.
Apoyar la elaboración de presupuestos de acuerdo con metodología y guía técnica.
Contabilizar el presupuesto aprobado de acuerdo a la vigencia fiscal.
Presentar estados y reportes contables, con base en la normatividad.

Elaborar notas cuantitativas y cualitativas a los estados contables de
acuerdo con la normatividad.
Estructurar información financiera según la normativa.
Calcular indicadores financieros como objeto de medición de las actividades
de la Estación de Servicio la Aurora.
Presentar informes de los procesos de auditoría interna de acuerdo con las
normas y los procedimientos establecidos.
Contabilizar el presupuesto
Realizar la apertura del presupuesto aprobado de acuerdo con el estatuto
orgánico del presupuesto y el catálogo general de cuentas
Elaborar declaraciones tributarias de acuerdo con guía técnica y normativa

fiscal.
Analizar información y proyecciones financieras y de inversiones de acuerdo a
normativa vigente y planes financieros.
Levantar controles para las auditorías internas de la Estación de Servicio la Aurora.
Revisar desde el punto de vista financiero, el presupuesto elaborado por la

gerencia para las diferentes actividades de la Estación de Servicio la Aurora.
Realiza las auditorías asignadas y/o contratadas de acuerdo a la normativa
y lineamientos.
Registrar la ejecución presupuestal de acuerdo con el presupuesto

aprobado, el catálogo general de cuentas y el manual de procedimientos.
Ejecutar el cierre del presupuesto aprobado de acuerdo con el estatuto
orgánico del presupuesto y el catálogo
general de cuentas.
Gestionar y elaborar obligaciones tributarias de acuerdo con normativa.
Liquidar impuestos.
Diligenciar declaración
Gestionar, preparar e informar las obligaciones acuerdo a la normatividad y

lineamientos tributarias de acuerdo con normativa fiscal vigente.
Elaborar informes financieros mostrando las obligaciones tributarias cercanas de
acuerdo con metodologías y normativa.
Revelar resultados de la situación financiera y económica de acuerdo con el
régimen de contabilidad pública.
Manejar la información financiera y contable de acuerdo con la normativa

nacional e internacional.
Estructurar información financiera según la normativa.
Preparar, gestionar y ayudar en la elaboración y control de planes financieros y

presupuestales de acuerdo con estrategias económicas y normativa vigente.
Recomendar los ajustes a los procedimientos teniendo en cuenta la normatividad
vigente y las políticas organizacionales.
Evaluar las modificaciones de la normatividad vigente teniendo en cuenta el

objeto social de la organización.
Plantear los correctivos a los procedimientos teniendo en cuenta la
normatividad vigente y las políticas organizacionales
.
Supervisar procesos de auditoría financiera y contable interna de acuerdo con
estándares de calidad de la entidad u organización.
Validar la aplicación del control interno en la gestión financiera de acuerdo con
las políticas organizacionales y normatividad vigente.
Reconocer los hechos, transacciones y operaciones financieras y económicas, del
sector público, de acuerdo con el régimen de contabilidad pública.
Verificar el cumplimiento del sistema de control interno de conformidad con las

políticas organizacionales.
Identificar las debilidades y/o fortalezas del sistema de control interno de acuerdo
con políticas organizacionales
Calcular los costos de operaciones de acuerdo con métodos y tipo de costo.
Ejecutar el presupuesto comercial y operativo de acuerdo con las políticas de la
organización.
Elaborar el plan de la unidad de negocio de acuerdo con criterios de calidad,

eficiencia y rentabilidad definidos por la Estación de Servicio la Aurora.
PERFIL:
* Manejo de office intermedio
* Comunicación asertiva Matemáticas avanzadas
* Flexibilidad y adaptabilidad Lógica matemática
* Pensamiento crítico
* Trabajo bajo presión
* Lógica matemática
EDUCACIÓN: profesión contadora.
EXPERIENCIA
Dos años en cargos similares.
ISLEROS
LABOR: ISLERO
NIVEL: OPERATIVO
Expende combustible y otros productos realizando tareas como tanqueo, limpieza,
y organización del stop de mercancías a su cargo.
Objetivo del cargo

Prestar el servicio de venta de combustible ofreciendo un trato amable y oportuno a
los clientes, buscando soluciones efectivas a las necesidades básicas del vehículo
solicitadas por el conductor.
Funciones generales del vendedor de servicio

FUNCIONES
Suministrar combustibles líquidos a los equipos y vehículos de acuerdo con
estándares de operación y normatividad vigentes.
Tanquear vehículos y Verificar las condiciones de operación de los equipos

de suministro de acuerdo con las normas y manuales de operación del
fabricante.
Controlar y corregir anomalías de acuerdo con procedimientos establecidos.
Alistar el área de suministro de combustibles y demás productos ofrecidos
por la Estación de Servicio la Aurora.
Recibir los pagos del cliente por los servicios prestados.

Recaudar el pago directo realizado por los clientes al momento de adquirir
cualquier servicio que brinda la Estación de Servicio la Aurora y que hace parte de
su competencia.
Informar oportunamente las anomalías o novedades que se presenten referente a
los clientes o a los equipos, elementos e insumos que maneja.
Identificar la naturaleza y las condiciones financieras del recaudo de

operación según políticas organizacionales.
Recibir los valores de acuerdo con políticas organizacionales.
Elaborar los informes de recaudos según normas y procedimientos
organizacionales.
Preparar los implementos de aseo requeridos en el desarrollo de sus actividades.

Limpiar y desinfectar muebles y accesorios de las instalaciones a su cargo.
Recoger basuras y vaciar los recipientes de residuos, ubicándolos según las
normas.
Manipula implementos de aseo y utensilios correctamente teniendo en

cuenta las orientaciones y políticas de la organización para su bienestar.
Las dependencias se encuentran limpias siguiendo los protocolos de
desinfección.
Los recipientes y canecas se encuentran dispuestos de acuerdo a las
normas de higiene y seguridad.
Las instalaciones de la organización se encuentran limpias y ordenadas,
brindando un ambiente agradable a los clientes.
Reporta daños encontrados en pisos, paredes, baños y demás lugares que
interviene para su organización.
OTRAS FUNCIONES:
Diligenciar el reporte de ventas de la isla en su totalidad, en una planilla que la
administración facilitará para tal fin.
Entregar el dinero recaudado en el turno, sin diferencias contra las ventas en caso de
faltante debe darse aviso inmediato en la oficina y cancelar su valor dentro de las 24
horas siguiente al suceso. En caso de sobrantes debe entregarse la totalidad mientras
se aclara la procedencia del dinero sobrante.
Realizar entregas periódicas de dinero en efectivo recibido por ventas durante el
turno. Teniendo en cuenta que no se puede mantener mucha cantidad de dinero por
seguridad. Para esto se debe hacer el conteo del dinero, entregárselo al
administrador o depositarlo en el lugar que éste tenga asignado.
Solicitar la reposición de productos complementarios cuando se agoten.

Vigilar el suministro de agua en los servicios sanitarios públicos de su área e
informar sobre anomalías del sistema cuando sea necesario.
Recibir y entregar el inventario de lubricantes y demás insumos sobrantes de acuerdo

a las ventas efectuadas; en caso que no se entregue completo, argumentar el faltante
en la administración, de lo contrario se hará responsable de los faltantes.
Velar por el mantenimiento y el aseo general de la estación.
Mantener el uniforme completo en buenas condiciones de aseo y buena presentación
personal.
Acatar las órdenes de la gerencia o de su jefe inmediato el Administrador sobre
trabajos especiales, prestándole colaboración para solucionar problemas o
necesidades que se presenten en la estación en temas afines a sus funciones.
En caso de una ausencia por enfermedad, presentar incapacidad por la EPS, la
Estación de Servicio LA AURORA solo aceptara incapacidades de la EPS donde se
encuentra afiliado el empleado.
Asistir a todas la reuniones y capacitaciones que sean programadas por la gerencia
o la administración y su inasistencia debe estar debidamente justificada por escrito.
Cuidar y responder por los elementos de trabajo asignados, reportando cualquier
anomalía que se presente en los equipos a cargo.
PERFIL:
*Conocimiento básico de los
* Escucha activa elementos y equipo que manipula para
* Comunicación asertiva a cumplir su función.
* Gestión del Tiempo *Contabilidad básica.
* Servicio al cliente *Experiencia en ventas.
* Pensamiento lógico
EDUCACIÓN: Secundaria.
Competencia laboral en ventas de combustibles.
EXPERIENCIA:
Seis meses de experiencia en cargos similares.
VENDEDOR DE TIENDA DE CONVENIENCIA

LABOR: VENDEDOR
NIVEL: OPERATIVO

Desarrolla las actividades propias del proceso de la venta. Vende mercancías y
servicios no técnicos para clientes o usuarios que lo requieran. Brindan servicios de
abastecimiento de productos delimitados por la organización.
Objetivo del cargo

Atender a los clientes en el proceso de venta de productos logrando la prestación
de un servicio adecuado conforme las políticas de la organización.
Funciones del Vendedor de Tienda de conveniencia
FUNCIONES
Promover las ventas con los clientes
Promover los productos en el punto de venta según plan promocional y acuerdo
comercial.
Lanzar la promoción de ventas según objetivos y herramientas promocionales.
Organizar los recursos de la acción promocional según plan de mercadeo.

Desarrollar acciones promocionales en el punto de venta de acuerdo con
la estrategia de promoción y políticas
organizacionales.
Identificar y contactar clientes potenciales.
Capta nuevos clientes expandiendo el nivel de productividad de la tienda.

Conocer las necesidades del mercado y de los clientes para el
mejoramiento de la tienda.
Informar a los clientes sobre las ventajas y acuerdo a las normas de higiene y
seguridad.
Facilitar el servicio a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización.
Atender requerimientos de los clientes de acuerdo con procedimiento técnico y
normativa de procesos de negocios.
Interactuar con clientes de acuerdo con sus requerimientos y necesidades y con
las políticas y estrategia de servicio de la organización.
Atender a los clientes utilizando las tecnologías de acuerdo con el

protocolo de la organización.
Recepcionar requerimientos por parte de los clientes.
Proporcionar información a clientes y/o usuarios de acuerdo con sus
requerimientos y con el protocolo de manejo de información.
Desarrollar relaciones interpersonales de acuerdo con principios éticos y
de comunicación.
Elaborar cotizaciones y garantías para fechas de entrega.
Velar porque el proceso logístico de la tienda cumpla con los

requerimientos para operar adecuadamente
Consultar con los clientes después de la venta, para resolver problemas

existentes y brindar asesoría requerida por el cliente.
Verificar la experiencia del cliente con el producto y servicio.

Desarrollar acciones de respuesta al cliente.
Administrar la caja en relación con pagos realizados por los clientes.
Hace cuadres de caja de manera efectiva sin faltantes ni sobrantes.
Reportar cartera vencida al área contable.

Realizar seguimiento e informar sobre clientes morosos para que el área

contable y de cartera puedan realizar sus funciones
PERFIL:

* Conocimientos básicos de
* Escucha activa contabilidad.
* Comunicación asertiva Mercadotecnia y ventas.
* Comprensión de lectura Matemáticas.
* Pensamiento crítico
EDUCACIÓN: secundaria
EXPERIENCIA: Seis meses de experiencia en cargos similares.

MECÁNICO
LABOR: MECÁNICO DE MOTOCICLETAS
NIVEL: TÉCNICO

Inspecciona, diagnostica, repara, prueba y da mantenimiento a los sistemas y
componentes mecánicos y electrónicos de las motocicletas.
Objetivo del cargo

Dar solución a los problemas mecánicos de motocicletas, brindando la mejor opción
para el cliente y cumpliendo con las políticas de la organización.
Funciones del Mecánico

FUNCIONES
Inspecciona, diagnostica y reparar los daños que presenten los diferentes sistemas
de las motocicletas de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Preparar los elementos logísticos requeridos según la exigencia de la

operación a desarrollar.
Realizar operaciones de reparaciones o daños en las motocicletas conforme
a los requerimientos del cliente.
Ajustar, instalar, reparar y reemplazar partes y componentes del sistema de las

motocicletas: carburador, frenos, sistemas de dirección y suspensión, y demás
sistemas de las motocicletas.
Realiza el diagnóstico del estado en que se encuentra el vehículo
planteando solución a los problemas encontrados.
Diagnosticar fallas y averías de los diferentes sistemas de las motocicletas
según especificaciones técnicas y procedimientos establecidos.
Realiza los procedimientos mecánicos de acuerdo a los parámetros

establecidos, protocolos de fábrica y especificaciones de partes del
vehículo.
La reparación y mantenimiento del vehículo se realiza de forma correcta
dando tranquilidad y seguridad al cliente.
Utiliza de forma responsable las partes
automotores, haciendo un manejo adecuado de inventarios y solicitud
adecuada de recursos para la ejecución de su labor.
Presenta informes y reportes de las reparaciones realizadas al vehículo en
los tiempos estipulados, de acuerdo a los requerimientos de la organización
.
Probar y ajustar los sistemas reparados atendiendo a especificaciones de
fabricación.
Realiza las pruebas pertinentes a las reparaciones y ajustes efectuados,

dando garantía sobre la labor cumplida
PERFIL:

*Mecánica
* Reparación de motocicletas *Servicio al cliente
* Manejo de imprevistos *Electrónica básica
* Pensamiento crítico .
* Vigilancia de las operaciones
* Análisis de Control de Calidad
EDUCACIÓN: Técnico en mantenimiento automotriz.

Mecánico.
EXPERIENCIA:
Seis meses de experiencia en cargos similares.
Carta de recomendación
AUXILIAR DE GESTIÓN HUMANA

LABOR: AUXILIAR DE GESTIÓN HUMANA
NIVEL: TÉCNICO
El cargo de Auxiliar de Gestión Humana, brinda apoyo al área administrativa en
los aspectos relacionados con talento humano para que garanticen procesos
efectivos y ágiles de contratación cumpliendo con los requerimientos de ley,
archivando y custodiando de forma adecuada la información.
Objetivo del cargo

Apoyar permanentemente la Gestión del Talento Humano para el control de las
actividades y la eficacia de los resultados, velando por el cumplimiento de todos
los requerimientos de ley.
Funciones de Auxiliar de Gestión Humana

FUNCIONES
Realizar las afiliaciones a EPS, Fondo de pensiones (AFP), ARL y cajas de
Compensación Familiar de todos los trabajadores.
Orientar y hacer seguimiento frente a los diferentes trámites para el ingreso del
personal, como:
Exámenes ocupacionales, tallas de dotación, solicitud de documentos que
soportan la hoja de vida y demás estipulados para la vinculación.
Realizar carta para la apertura de cuenta de nómina.
Apoyar el proceso de contratación de personal directo e indirecto requerido.
Reporte de novedades de nómina al departamento contable.
Realizar la actualización y liquidación de información para el pago de la
seguridad social y parafiscales entregando el reporte al departamento
contable.
Recepcionar la hoja de vida y todos sus soportes, sistematizando la
información del personal contratado.
Hacer seguimiento a la finalización de los contratos realizando los trámites
pertinentes al cierre (Desafiliaciones, carta de terminación, prorrogas, entre
otros).
Mantener toda la documentación actualizada y archivada correctamente.
Realizar la actualización y liquidación de información para el pago de la
seguridad social y parafiscales.
Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con
licencias médicas, accidentes de trabajo, cargas familiares, asistencia médica,
incapacidades y sus pagos, permisos y vacaciones y otros trámites y/o
certificaciones que requiera el trabajador y otras entidades. Hacer el informe a
la dependencia correspondiente.
Gestionar actividades o intervenciones para el mejoramiento del proceso de
Talento Humano y así mismo estrategias en pro de los trabajadores que
sostenga un clima laboral adecuado y vínculo de pertenencia con la Estación
de Servicio la Aurora.
Programar y ejecutar actividades de bienestar y recreación para los
trabajadores y su grupo familiar, procurando mejorar la calidad de vida de las
personas, en concordancia con las leyes vigentes.
Asegurar la divulgación y socialización del Reglamento Interno de Trabajo y
del Manual de Convivencia de la Estación de Servicio la Aurora., desarrollando
actividades de seguimiento para su cumplimiento.
Velar porque se cumplan las normas establecidas en el reglamento interno de
trabajo o manual de convivencia del personal direccionando a las instancias
pertinentes para su intervención.
Apoyar la publicación y difusión de avisos de puestos vacantes.
Realizar reporte de accidentes laborares a la ARL y hacer el informe
correspondiente.
Tramitar las certificaciones laborales requeridas por los trabajadores.
Estar actualizado sobre el cumplimiento de requisitos legales en el proceso de
contratación, y de todo el proceso de Talento Humano, de forma tal que se
asegure su cumplimiento por parte de la Estación de Servicio la Aurora..
PERFIL:
* Escucha activa * Conocimiento del decreto 1072 del
* Comunicación asertiva 2015.
* Manejo adecuado del Tiempo Ÿ Manejo intermedio de herramientas
* Capacidad de gestión de
* Comprensión de lectura office.
EDUCACIÓN: Técnico y/o auxiliar en Gestión Humana.
EXPERIENCIA: Un año en cargos similares.

.
AUXILIAR DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO SG- SST.

LABOR: AUXILIAR DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
NIVEL: TÉCNICO
Orienta el proceso de seguridad y salud en el trabajo logrando que se cumplan las
directrices legales, que los trabajadores y personas que integran la Estación de
Servicio tengan claridad sobre los riesgos que pueden enfrentar y genere
estrategias de prevención y autocuidado.
Promueve la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las
condiciones de trabajo y de la protección y promoción de la salud de los
trabajadores, (Ley 1562 de 2012).
Objetivo del cargo

Identificar condiciones inseguras y peligros de higiene y seguridad industrial para la
aplicación de medidas de intervención acordes al Sistema de Gestión en Seguridad
y Salud en el Trabajo (SG-SST) y verificar el cumplimiento de estas, monitorear
condiciones seguras en equipos, máquinas y herramientas, suministrar información
en aspectos de control de emergencia y asistir en actividades de seguimiento y
control de accidentalidad.
Funciones del Auxiliar del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

SG – SST
FUNCIONES
Diseñar, administrar y actualizar cuando se requiera el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
y demás documentos que deben estar a disposición de las autoridades locales
y nacionales.
Orientar todas las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo hacia la consecución de los objetivos.
Elaborar y actualizar las matrices de identificación de peligros y riesgos.
Dar asistencia y asesoría a todos los procesos de la Estación de Servicio la
Aurora en temas relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Asegurar que se cumplan los requisitos documentales exigidos por el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para los diferentes procesos y
proyectos en ejecución.
Examinar la calidad de la gestión y el grado de realización de los programas
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo mediante la
planeación y ejecución de inspecciones y/o auditorías periódicas que permitan
identificar áreas de mejoramiento.
Realizar inducción, re inducción, capacitación y entrenamiento de temas
vinculantes a la gestión de la seguridad y salud en el trabajo Elaborar, divulgar
y asegurar el cumplimiento de procedimientos seguros de trabajo aplicables
en los diferentes cargos de la Estación de Servicio la Aurora.
Generar los formatos necesarios para soportar el cumplimiento de los
procedimientos seguros de trabajo.
Realizar la investigación de Accidentes de Trabajo, divulgando su causalidad
y lecciones aprendidas. Vigilar el cumplimiento de las acciones correctivas y/o
preventivas resultado de la investigación.
Hacer seguimiento al desarrollo de los estándares definidos y aplicables en el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Desarrollar reuniones con el COPASST (Comité paritario de seguridad y Salud
en el Trabajo) y el comité de convivencia laboral, asesorando para la ejecución
de sus actividades.
Informar acerca del desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo para efectos de su revisión y como base para el mejoramiento
de los mismos.
Motivar y concientizar a las partes interesadas de la Estación de Servicio la
Aurora. de la importancia de la seguridad para su salud, bienestar y desarrollo
eficiente de su cargo, por medio del desarrollo y mantenimiento de programas
educativos, promocionales y campañas de motivación.
Incentivar el compromiso del personal en el fomento de la responsabilidad
social con sus grupos de interés.
Identificar, analizar y hacer seguimiento del cumplimiento de la Estación de
Servicio la Aurora. y de sus subcontratistas sobre los requisitos legales
vigentes aplicables y demás requisitos que haya suscrito la organización en
seguridad y salud en el trabajo.
Gestionar ante la Gerencia de la Estación de Servicio la Aurora. los recursos
necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora de los estándares
definidos y aplicables del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Inspeccionar áreas locativas, extintores, botiquines, laboratorio de alimentos,
garantizando su estado y dotación oportuna Realizar simulacros de
evacuación.
Brindar la atención primaria en primeros auxilios y situaciones de emergencia
que se presenten y proceder conforme a la ruta establecida.
Elaborar y asegurar el cumplimiento del cronograma de actividades diseñado
para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
PERFIL:
* * Escucha activa * Conocimiento del decreto 1072 del
* Comunicación asertiva 2015.
* Manejo adecuado del Tiempo * Manejo intermedio de herramientas de
* Capacidad de gestión office.
* Comprensión de lectura
EDUCACIÓN: Técnico en Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
EXPERIENCIA: Un año en cargos similares.

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS.
DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el
quehacer institucional, están considerados como elementos fundamentales para la
coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar
la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.
Los procedimientos en la Estación de Servicio la Aurora, contemplan: Cuál es el
procedimiento que se va a analizar, Dónde se inicia y Dónde termina. Para tal efecto
se representan en diagramas de flujo, ya que, a través de ellos, podemos ver
gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.
El tener definidos, documentados y controlados los procesos, permite hacer
transparente cómo se logra obtener los resultados que se persiguen, para estar
mejorando la manera de hacer las actividades constantemente.
PROCESOS EFECTUADOS EN LA ESTACIÓN DE SERVICIO LA

AURORA DE ARBELÁEZ.
DEFINICIÓN:
La caracterización de los procesos nos ayuda a identificar en orden secuencial
cuáles son las actividades que están inmersos dentro de cada proceso y además
nos ayudará para la realización de los diagramas de flujo en donde se visualizarán
fácilmente.
PROCESOS DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO LA AURORA DE

ARBELÁEZ.
:
1. Plan de trabajo. (proceso de Gerencia)
2. Gestión de la toma de decisiones gerenciales. (Proceso de Gerencia) (161)
3. Solicitud de pedido de combustible. (Proceso de compras y logística)
4. Recepción de facturas de compra y guías de remisión (Proceso de compras
y logística)
5. Descargue de combustibles. (Proceso de almacenamiento)
6. Atención al cliente (proceso de comercialización)
7. Programa de capacitación. (Proceso administrativo)
8. Aplicación de herramientas, mecanismos y normas de Seguridad Industrial y
ocupacional. (proceso administrativo)
9. Registro contable de compras y ventas (Proceso de compras y logística)
10. Administración de caja (procesos de gestión financiera)
11. Mantenimiento de software y hardware (procesos de gestión tecnológica)
PROCEDIMIENTOS:
DEFINICIÓN: los procedimientos son pasos claros y objetivos que se deben seguir
para completar una tarea; detallan y especifican como deben proceder los
responsables (recursos humanos y/o tecnológicos) en su ejecución estableciendo
políticas, normas y flujo de documentación.
DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS
La diagramación es una representación gráfica de la secuencia ordenada de

actividades que conllevan un proceso.
La simbología a utilizarse para la diagramación es la siguiente:
SÍMBOLO SIGNIFICADO
OPERACIÓN
REVISIÓN
TRANSPORTE
ARCHIVO
DEMORA
DECISIÓN
PROCEDIMIENTO DE PLAN DE TRABAJO Y PROGRAMA DE
ACCIÓN.
El presente procedimiento a documentar corresponde a la función del Gerente

FECHA: junio 2019.
NIVEL: Gerencia
QUIÉN LO DESEMPEÑA: El Gerente
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: El procedimiento en mención permite
visualizar en forma esquemática cómo vamos a ejecutar el conjunto de iniciativas,
sirviendo como guía de trabajo para los propios empleados implicados en su
ejecución, o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos
inmersos.
PASOS DESCRIPCIÓN PRECAUCIONES

1 Inicio del proceso.
Solicitar los requerimientos de necesidades

2 a los responsables de cada área.
3 Analizar requerimientos y establecer

prioridades.
4 Elaborar el plan operativo anual con los

requerimientos de las necesidades de la
estación de servicios y su respectivo costo.
5 Disponer a los responsables que den

cumplimiento a los programas establecidos
6 Efectuar un seguimiento de los programas

que están siendo ejecutados para lograr
completarlos
7 Fin del proceso

Diagrama del proceso: “Desarrollar plan de trabajo y programa de acción”
Solicitar los
requerimientos de
las necesidades.
Analizar
requerimientos y
establecer
prioridades.
Verificar y evaluar el cumplimiento
de las actividades determinadas
en el plan operativo anual y
sugerir recomendaciones
Elaborar un
plan operativo
anual con los
requerimientos
de las
necesidades..
Efectuar un
seguimiento de
programas que
están siendo
ejecutados para
lograr
Dar cumplimiento complementarlos.
a los programas
establecidos.
PROCEDIMIENTO DE TOMA DE DECISIONES GERENCIALES
El presente procedimiento a documentar corresponde a la función del Gerente
FECHA: junio 2019.
NIVEL: Gerencia
QUIÉN LO DESEMPEÑA: El Gerente
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: este procedimiento tiene por objeto sintetizar
en forma gráfica los pasos que lleva el Gerente en el proceso de toma de decisiones,
cumpliendo una de las principales funciones de los directivos en la empresa que
desde la planificación lo conduce a la toma de decisiones con la que es posible
alcanzar los objetivos previamente planteados.

Identificar el conjunto de alternativas y cursos

2 de acción en las decisiones a tomar.
3 Analizar causas, requerimientos y priorizar

decisiones y acciones a ejecutar.
4 Realizar un seguimiento de la decisión

tomada, así como de las acciones ejecutadas
5 Analizar el impacto de las decisiones tomadas

en función del costo y de la oportunidad.
6 Evaluar las decisiones tomadas y acciones
ejecutadas.
7 Fin del proceso

Diagrama del proceso: “Gestión de la toma de decisiones gerenciales”
Identificar
alternativas y
cursos de acción en
decisiones a tomar
Analizar causas,
requerimientos y
priorizar decisiones
y acciones a
ejecutar
Realizar
seguimiento de la
decisión tomada y
de las acciones
ejecutadas
Evaluar las
Analizar las
decisiones tomadas
decisiones tomadas
y acciones
en función del costo
ejecutadas
y la oportunidad
PROCEDIMINETO DE SOLICITUD PEDIDO DE COMBUSTIBLE
El presente procedimiento a documentar corresponde a la función
FECHA: junio 2019.
NIVEL: Administración
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Administrador
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Con este procedimiento se explica
gráficamente cuáles son los pasos o secuencias que la Estación tiene establecidos
para el descargue de los combustibles.

1 Inicio del proceso
Solicitar al administrador el dato del inventario

2 físico inicial de combustible en los tanques.
3 Analizar ventas de combustible y

requerimientos
4 Verificar la capacidad de los tanques

estacionarios.
5 Establecer la cantidad por tipo de combustible

que se requiere.
6 Programar el número de viajes según la

capacidad del tanque.
7 Generar autorizaciones electrónicas en el

sistema para efectuar el pedido-
8 Entregar al conductor por escrito la cantidad
de combustible a comprar.
9 Fin del proceso

Diagrama del proceso: “Determinar la cantidad de combustible a solicitar”
Solicitar el
inventario físico Entregar al
inicial de conductor por
combustible en escrito el pedido
los tanques de combustible
Analizar volumen
y tendencia
ventas de
combustible Generar
autorizaciones
AL PROVEEDOR
Verificar la
capacidad de los
tanques
estacionarios
Programar el
número de viajes
según la
Establecer el capacidad del
volumen por tipo de tanque
SÍ
combustible a
solicitar
NO
ON
O
No se realiza
pedido hasta
agotar
existencias
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS DE COMPRA Y
GUÍAS DE REMISIÓN.
El presente procedimiento a documentar corresponde a la función
FECHA: junio 2019.
NIVEL:
QUIÉN LO DESEMPEÑA:
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: considera la forma como la Estación de Servicio tiene
establecido el procedimiento para la recepción de comprobantes de pago, de facturación del
combustible y las guías de remisión y órdenes de pago.

Verificar que la guía de remisión coincida con
2 la factura en No. De guía, fecha y hora de
facturación, fecha y hora de despacho del
combustible con la fecha de descarga del
combustible en la Estación de Servicio.
3 Verificar que el tipo de combustible facturado

sea el mismo que el de despacho.
4 Verificar la distribución de los compartimentos

del tanque.
5 Verificar los sellos de seguridad en los

compartimentos del tanque.
6 Fin del proceso.

Diagrama del proceso: “Recepción de facturas de compra y guías de remisión”
Verificar que la guía de

remisión coincida con
los datos de la factura
Verificar que el tipo de

combustible facturado
sea el mismo que el de
despacho
Verificar la distribución
de los compartimentos
del tanque
Verificar los sellos de

seguridad en los
compartimentos del
tanque
PROCEDIMINETO DE DESCARGUE DE COMBUSTIBLES.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
El presente procedimiento a documentar corresponde a la función del conductor de
efectuar el descargue de combustibles. para garantizar la correcta ejecución durante
cada operación de descargue de combustible. El procedimiento debe aplicarse cada
vez que se realice esta actividad.
FECHA: junio 2019.
NIVEL: Operativo
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Conductor.
ACTIVIDAD: Descargue de combustible.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Descargar el combustible minimizando los
riesgos de derrame o ignición cumpliendo las normas establecidas para tal fin.

Al llegar a la Estación de Servicio LA Ubicar el vehículo en el lugar destinado

2 AURORA, de Arbeláez, se ubica el vehículo teniendo en cuenta las medidas de
en la zona de parqueo, se Informa al seguridad como: uso adecuado y
Administración, para que este a su vez solicite completo de dotación y EPP, evitar el
al personal Prestador de Servicio o Isleros, uso de elementos electrónicos y
para que suspendan el suministro de verificar que en los alrededores no
combustible mientras se realiza el descargue haya ningún elemento que pueda
de combustible. generar chispa.
3 ubicar conos de señalización demarcando la Es importante tener en cuenta que para
zona de riesgo, manteniendo aislada el área, estas actividades, siempre se debe
se instala polo a tierra. utilizar los elementos de protección
Personal. (Contar con la dotación
completa y EPP: camisa manga larga,
pantalón, botas de seguridad
dieléctricas, casco con barbuquejo,
mascarilla para vapores orgánicos,
gafas de seguridad, guantes para
manipulación de sustancias peligrosas,
arnés en Y con eslinga.)
Ubicar Extintores y kit de derrames
cerca al lugar de descargue donde se
tenga acceso rápido en caso de ser
necesario.
4 se hace análisis de riesgos, verificando que no
haya posibilidad de ignición de fuego por
presencia de algún tipo de chispa
5 Se ubica el vehículo en Dique de descargue
6 Se instalan mangueras de descargue. Se verifica que queden ensambladas
adecuadamente.
7 Se verifica la Capacidad de combustible en los
tanques subterráneos antes y después del
descargue, registrando la información en el
formato correspondiente.
8 Se abren las llaves que correspondan al Ser muy cuidadoso con descargar el
combustible de descarga y se efectúa la compartimiento del combustible
descarga. correspondiente en el tanque
correspondiente.
9 Al finalizar el descargue, el Conductor Ser cuidadoso de no propiciar
desconecta mangueras, cierra compuertas y derrames de combustible.
lleva el vehículo a la Zona de parqueo.
10 Guardar todos los materiales e instrumentos
utilizados para la descarga de combustible en
el cuarto de máquinas, así como, colocar las
mangueras en la parte posterior de la zona de
descarga, esto se aplicará para todos los
descargues.
10 Cierre del proceso.
Diagrama del proceso: “Descarga de Combustible”
Ubicar conos de Medir y

señalización registrar el
demarcando la zona de volumen final
riesgo, manteniendo de los tanques
aislada el área, se
instala polo a tierra.
Medir y
registrar el
volumen final
de los tanques
Comprobar que no exista alrededor
zona de fuego o vehículos
encendidos, verificando que no haya
posibilidad de ignición de fuego por
presencia de algún tipo de chispa
lleva el
vehículo a la
Zona de
Se ubica el parqueo.
vehículo en
sitio de
descargue y
Se instalan
mangueras de
descargue
Guarda todos los materiales

e instrumentos utilizados
para la descarga de
combustible en el cuarto de
Se verifica la Capacidad de máquinas, así como, colocar
combustible en los tanques las mangueras en la parte
subterráneos antes y después del posterior de la zona de
descargue, registrando la información descarga.
en el formato correspondiente.
Al finalizar el descargue, el
Se realizar el Conductor desconecta
trasvase de mangueras, cable a tierra,
combustible cierra compuertas.
PROCEDIMINETO DE ATENCIÓN AL CLIENTE
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Rutina de atención al cliente.

El presente procedimiento a documentar corresponde a la permanente y recurrente
función del Islero de atender al cliente en el servicio de expendio de combustible,
lubricantes u otros productos que requiera. El procedimiento debe aplicarse cada
vez que se realice esta actividad.
FECHA: junio 2019.
NIVEL: Operativo
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Islero o Vendedor del Servicio.
ACTIVIDAD: Atención al cliente.
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Atender al cliente en la compra de
combustible u otros productos, brindándole un trato amable y buscando soluciones
efectivas a las necesidades básicas del vehículo solicitadas por el conductor.
Inicio del proceso:
1
2 Indica al cliente donde debe parquear según Verificar que el área de trabajo esté
el surtidor que se requiera y le da la aseada, los equipos funcionando
bienvenida a la ESTACIÓN DE SERVICIO correctamente y que haya fluido
LA AURORA. eléctrico.
Observar que no haya obstáculos para
el parqueo.
3 Se invita amablemente al conductor apagar El operador verifica que el motor del
el vehículo y descender del mismo, de igual vehículo esté apagado.
forma se le recuerda que en esa área está
prohibido el uso de celulares y el consumo
de cigarrillo.
4 Se le pregunta al cliente que tipo de Es importante asegurarse de no
combustible requiere y en qué cantidad y se suministrar el combustible equivocado
le solicita la llave. a un vehículo ya que esto ocasionaría
daños graves en este.
5 Se coloca el contador respectivo en ceros y
se le pide al cliente que verifique el tablero.
6 Insertar la pistola en el depósito del Se verifica que la pistola esté bien
combustible del vehículo y se suministra el introducida en la boquilla y se tiene
combustible. cuidado de no derramar combustible
7 Al finalizar el suministro se retira la pistola y Verificar el cerrado del tanque y que la
se tapa el tanque del vehículo. manguera del suministro esté en su
lugar.
8 se recibe el dinero y si diligencia el vale si es Verificar que las fecha y la cifra de la
a crédito. También se entrega el recibo de la venta en el recibo o vale sea la
venta a los clientes que lo requieran. correcta.
Se verifica que el dinero sea moneda
legal y corresponda a la venta.
9 Se ofrecen los productos y servicios
adicionales que presta la Estación de
Servicio la AURORA
10 Se le agradece al cliente por elegirlo como
su proveedor y se despide de él
amablemente, invitándolo a volver.
11 Fin del proceso.
Diagrama del proceso: “Atención al cliente”
Se le indica al cliente Se le agradece al

donde debe parquear cliente por elegirlo
según el surtidor que como su
se requiera y le da la proveedor y se
bienvenida. despide de él
amablemente,
invitándolo a
volver.
Se invita al conductor
Se ofrecen los
apagar el vehículo, de
productos y
igual forma se le
servicios
recuerda que en esa
adicionales que
área está prohibido el
presta la
uso de celulares y el
Estación de
consumo de cigarrillo.
Servicio
Se le pregunta al
cliente que tipo de
Se realiza el cobro
combustible requiere
de la venta y se
y en qué cantidad,
entrega el recibo
forma de pago y se
de venta
le solicita la llave.
Se pide al
cliente que
verifique el Al finalizar el
contador en suministro se
cero retira la
pistola y se
tapa el tanque
del vehículo.
Se Inserta la
pistola en el
depósito del
combustible del Se espera que
vehículo y se cargue el
suministra el combustible
combustible.
PROCEDIMIENTO DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN.
El presente procedimiento a documentar corresponde al procedimiento para que los
empleados de la Estación de Servicio adquieran capacitación.
. El procedimiento debe aplicarse cada vez que se realice esta actividad.
FECHA: junio 2019.
NIVEL: Administración.
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Administración.
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: El propósito es representar la forma y
secuencia que la Estación de Servicio sigue para la capacitación y desarrollo de los
miembros de la organización, cómo debe administrase e impartirse; señalando las
etapas del proceso para llevarla a cabo. Con el fin de poder desarrollar al máximo
el potencial de los miembros de la organización, administrando el recurso humano
en forma integral, en el marco de una cultura laboral de respeto, de formación y
crecimiento mutuo.
Detectar las necesidades de los trabajadores
2 de la Estación de servicio.
Contactar a la institución que brinda la

3 capacitación requerida.
4 Determinar día y fecha de la capacitación.
Programar turnos de despachadores y

5 reunirlos fuera de sus horas de trabajo.
Registrar la asistencia de los participantes a la

6 capacitación.
Realizar la capacitación practica o simulacro.

7
Evaluar los conocimientos adquiridos y aplicar
8 la retroalimentación.
Entregar actas o diplomas de participación en

9 el evento.
Fin del proceso.

10
Diagrama del proceso: “Programa de capacitación”
Se Detectan
necesidades de
capacitación
Se contacta a
la institución
que brinda la
capacitación
Se determina
día y hora de la Se entregan las
capacitación actas de
participación en
el evento
Se programan
turnos de
despachadores Se evalúan los
y reunirlos conocimientos
fuera de sus adquiridos y se
horas de
aplica la
trabajo
retroalimentación
Se registra
asistencia del Se Realiza la
personal practica o
simulacro
PROCEDIMINETO DE APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS,
MECANISMOS Y NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
OCUPACIONAL.
FECHA: junio 2019.

NIVEL: Administración.
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Administrador.
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO. Secuenciar gráficamente el proceso para
aplicar las herramientas, mecanismos y Normas de Seguridad Industrial y
Ocupacional de quienes laboran en la Estación de Servicio, con miras a mantener
y mejorar los niveles de eficiencia en las operaciones de la empresa y brindar a sus
trabajadores un medio laboral seguro.
2 Entregar a todo el personal el reglamento de

seguridad industrial.
3 Comunicar la ejecución de mantenimiento de

equipos antiincendios
4 Verificar el correcto funcionamiento de los

equipos antincendios de la estación como
manguera de agua, cisterna, extintores.
5 Registrar mantenimiento
6 Realizar actas de entrega recepción de

uniformes
7 Controlar el uso de equipo de trabajo y

uniformes por parte de despachadores y
supervisores
8 Controlar el uso de casco y arnés al momento

de la descarga
9 Realizar la limpieza de pista para evitar caídas

o accidentes.
10 Fin del proceso

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE DE COMPRAS Y
VENTAS
FECHA: junio 2019.

NIVEL: Administración
QUIÉN LO DESEMPEÑA: Administrador.
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Visualiza gráficamente el procedimiento
para el flujo de los ingresos y egresos operacionales de la Estación de Servicio la
Aurora.
Verificar reportes de ventas y compras
2 entregados por supervisión
3 Verificar reportes de caja por despachador y

por turno
4 Migrar al sistema contable datos de ventas y

compras
5 Convalidar la información de los depósitos de

caja para verificar liquidez.
6 Realizar pago a proveedores
7 Realizar pago de impuestos

8 Realizar conciliaciones bancarias
9 Presentar informes contables a directivos de

la empresa.
10 Archivar documentos de soporte del proceso
11 Fin del proceso.

Diagramación del Registro contable de compras y ventas”
Verificar
reportes de
Realizar
ventas y
conciliaciones
compras
bancarias
Verificar
reportes de caja
de proveedores
Realizar informes
contables para
directivos de la
Migrar al sistema
empresa
Contable datos
de ventas y
compras
Archivar
documentos de
Convalidar la
soporte del
información de
proceso contable
depósitos de caja
para verificar
liquidez
Realizar pago
a proveedores
Realizar pago
de impuestos
PROCEDIMINETO DE ADMINISTRACIÓN DE CAJA
FECHA: junio 2019.

NIVEL:
QUIÉN LO DESEMPEÑA
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Establece los pasos a seguir para regular
las actividades de los procedimientos que desarrolla la Estación de Servicio la
Aurora en la administración de la caja, manteniendo una interrelación e
identificación de los procedimientos acorde a la estructura organizativa vigente.
2 Recibir los envíos parciales de dinero de cada

turno
3 Contar y verificar la cantidad de dinero de

cada envió parcial.
5 Realizar el reporte de cierre de caja por cada

turno e ingresar al sistema.
6 Verificar el cierre de caja correspondiente a

dinero en efectivo vales de crédito y abonos.
7 Enviar a contabilidad los reportes con los

documentos de respaldo
8 Archivar documentos de soporte del proceso
9 Efectuar los pagos y consignaciones

correspondientes
10 Fin del proceso

Diagrama de proceso: “Administración de caja”
Verificar el cierre de
caja correspon-
Recibir envíos diente a dinero en
parciales de dinero efectivo vales de
de cada turno crédito y abonos.
Contar y verificar
Enviar a contabilidad los
la cantidad de
reportes con los
dinero de cada
documentos de respaldo.
envió parcial.
Realizar el
reporte de
Archivar
cierre de caja documento
por cada turno de soporte
e ingresar al del proceso
sistema.
Verificar el cierre de
caja correspon-
diente a dinero en
efectivo vales de Efectuar los pagos
crédito y abonos. y consignaciones
correspondientes
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y
HARDWARE.
FECHA: junio 2019.

NIVEL:
QUIÉN LO DESEMPEÑA:
ACTIVIDAD:
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO: Diagramar la secuencia que la Estación de
Servicio la Aurora implementa para el mantenimiento preventivo y correctivo de
hardware y software a los equipos y de cómputo de la Organización. El presente
procedimiento aplica desde la solicitud del mantenimiento preventivo o correctivo a
equipos de cómputo hasta la realización completa del servicio.
Solicitar el mantenimiento preventivo y
correctivo de equipos de cómputo.
Actualizar base de datos de anti virus
2 diariamente
3 Sacar respaldo de videos de seguridad

4 Registrar fechas de respaldo y periodos de
mantenimiento
5 Correr el programa de antivirus una vez al

mes.
6 Sacar respaldo de los archivos cada 15 días
7 Identificar respaldos correctamente
8 Controlar estado de las impresoras

mensualmente
9 Realizar limpieza interna de CPU

mensualmente
10 Registrar mantenimiento
11 Archivar respaldos magnéticos y físicos de

todos los procesos.
12 Fin del proceso

Principales fuentes de información.
.
& SOLDICOM. FONDO DE PROTECCIÓN SOLIDARIA

& SOLDICOM. Manual de Funciones para EDS.
& Formación basada en Competencias. Gerente de estaciones de

servicio. Basado en Norma de Competencia Laboral N° de registro:
21941195.
& HARRINGTON, James: Mejoramiento de los Procesos de la

Empresa, 1994, Bogotá.
% http://www.docentes.unal.edu.co
% GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. SECRETARIA DE RELACIONES
EXTERIORES.
% TESIS DE GRADO. Diseño organizacional para la Estación de

Servicio Transervicol de San Juan de Pasto.
% MANUAL DE FUNCIÓN DE CARGOS, PROCEDIMIENTOS Y

ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA OPERATIVA
ESTACION DE SERVICIO ISMAT CASANARE. TAURAMENA
CASANARE

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Contenido

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que

COMPONENTES BÁSICOS DEL MANUAL DE FUNCIONES.

Identificación del cargo:

Descripción del cargo:

Objetivo del cargo:

Para la Estación de Servicio La Aurora se han definido unas habilidades

Comunicación asertiva: es la capacidad de relacionarse con los demás

Liderazgo y motivación al logro: implica motivar e involucrar a las personas

Trabajo en equipo: reúne las capacidades para trabajar cooperativamente

Negociación y mediación: es la capacidad para propiciar soluciones

La Estación de Servicio La Aurora, de Arbeláez, Cundinamarca, presenta los

Objetivo del cargo:

Funciones del Gerente:

Dirigir personal y asignar funciones.

Orientar al personal en el desarrollo de las funciones según el área y procesos

Proyectar el mercado de acuerdo con la categoría de producto, necesidades y expectativas

Pronosticar la demanda del producto según comportamiento del mercado y

Determinar la mercancía y servicios que se van a vender, establecer precios y políticas de

Diseñar la estructura del surtido con base en el comportamiento de consumidores

Identificar, seleccionar y adquirir mercancías para la venta.

Seleccionar el método de distribución de acuerdo con la naturaleza de los

Desarrollar e implementar estrategias de mercadeo.

Desarrollar el proceso administrativo según los objetivos de mercadeo.

Proyectar presupuestos y autorizar gastos.

Administrar las finanzas de acuerdo a los parámetros establecidos en las normas

Determinar las necesidades de personal y contratar o supervisar su contratación.

Recepcionar los documentos para la vinculación laboral de acuerdo con

HABILIDADES GENERALES HABILIDADES ESPECÍFICAS

Descripción del cargo

Coordinar turnos y recibir novedades.

Asignar funciones y preparar programaciones de trabajo.

Entrenar al personal de acuerdo con los estándares de la organización.

Autorizar pagos y cambio de mercancías.

Recibir y pagar las diferentes obligaciones que tienen la estación de servicio

Atender y resolver reclamos de los clientes.

Realizar contacto con el cliente acorde con el perfil requerido y

Mantener un inventario específico y organizar la mercancía.

Determinar la rotación del inventario acorde con el método y técnica de

Controlar la capacidad de suministro acorde con la demanda estimada.

Preparar informes del volumen de ventas, mercancías y asuntos relacionados con

Con las características estipuladas por la organización.

Contratar y entrenar personal.

Recepcionar los documentos para la vinculación laboral de acuerdo con

PAG. 87 SÚPER FUNCIONES. Y PÁG. 91 Y 94, 96

Descripción del cargo

Objetivo del cargo

Digitar los documentos, de acuerdo con su tipo y normas establecidas.

Coordinar el flujo de información, internamente o con otras organizaciones.

Recibir documentos de acuerdo con normas vigentes.

Programar y confirmar los compromisos y reuniones de los directivos.

Ofrecer atención personalizada a los directivos de la Estación de Servicio la

Organizar los archivos de información correspondiente a las directrices de

Organizar la agenda de los directivos o superiores.

Gestionar recursos administrativos para dar cumplimiento a reuniones

Interactuar con clientes en tareas de soporte a la gerencia y/o administración, de

Proporcionar información a clientes y/o usuarios de acuerdo con sus

Identificación del cargo

Objetivo del cargo

Desarrollar las gestiones contables que garanticen el cumplimiento de la

Presentar estados y reportes contables, con base en la normatividad.

Elaborar declaraciones tributarias de acuerdo con guía técnica y normativa

Revisar desde el punto de vista financiero, el presupuesto elaborado por la