GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto: APOYO Y COLABORACIÓN EN EL DESARROLLO PROPIO DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS Y SERVICIO AL CLIENTE EN LAS DIFERENTES ENTIDADES DEL MUNICIPIO DE
SOACHA
 Fase del Proyecto: Desarrollo
 Actividad de Proyecto: Su hacer, saber ser, diseñará su servicio para que después sea aplicado en
las prácticas a desarrollar.
 Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta
el objeto social de la Empresa.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en
cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes
actividades, y las políticas institucionales.
 Duración de la Guía: 30 horas presenciales 10 virtuales

2. PRESENTACION

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de Relaciones Públicas de
una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para la prosecución de los objetivos
comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas
con lo que trabaja -imagen, vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones
estratégicas, de forma tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas
organizacionales de corto, mediano plazo y largo plazo. A través de un evento se puede conseguir llamar la
atención, despertar interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro público blanco (Target Group)
sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovación o mejora en los procesos de
fabricación, distribución, comercialización etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto
o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organización menos promocionados o conocidos y que son
dignos de ser puestos a la consideración del público.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es):

Determinar y presentar una propuesta diferentes eventos empresariales.
 Ambiente Requerido: Aula convencional, elementos y condiciones de seguridad industrial, salud
ocupacional y medio ambiente. CIDE, VILLA CLARA, SIBATE.

GFPI-F-019 V3
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 Materiales: DEVOLUTIVO (Herramienta - equipo) Televisor o video beam, sillas y mesas, tablero,
Computador. CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa), Marcadores Blocks hoja
blanca tamaño carta, hojas blancas, hojas cuadriculadas carta, tinta para tablero, guías, talleres,
fotocopias.

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Cada grupo debe realizar en cualquier herramienta WEB, sobre las Medidas de seguridad y salud
ocupacional para el personal asistente al evento general, teniendo en cuenta todos los aspectos como
son las instalaciones, los equipos audiovisuales, las diferentes situaciones que se puedan presentar en los
asistentes, como desmayos, golpes, caídas, lesiones, entre otros

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Complemente lo siguiente:

Relacione las cuatro etapas administrativas del evento

Respecto de la planeación del evento final, responda los siguientes interrogantes:

 ¿Qué se va hacer? En este punto se mira de una manera detallada el tipo de evento que se quiere
realizar.
 ¿Por qué se va hacer? Cuál es el objetivo de la realización del evento.
 ¿Para quiénes se va a hacer? Cuál es el segmento de mercado objetivo al que se dirigirán todos
los esfuerzos.
 ¿Cuándo se va hacer? Fecha de realización, tendremos que tener en cuenta la estacionalidad para
tener planes de contingencia por cuestiones climáticas.
 ¿Dónde se va hacer? Sitio en el que se desarrollaría el evento.
 ¿Cómo se va hacer? La logística del evento.
 ¿Cuánto cuesta? Presupuesto del evento.

Respecto a la etapa de la organización, deberán conformar los comités y sub-comités, redactar el manual
de funciones y responsabilidades, de igual manera deben relacionar nombres y apellidos de los
integrantes y el rol que cada uno tendrá, teniendo en cuenta que en evento participan de manera general
tanto invitado especiales, como oradores, panelistas, coordinadores y moderadores y obviamente, cada
integrante perteneciente a los comités y subcomités nombrados.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Usted y un grupo de compañeros de trabajo han
sido invitados a un evento de orden Internacional
en otro país. Usted tiene que adiestrar al grupo en
normas de cortesía. Debe pensar en los diferentes
comportamientos, desde el momento que realice
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el equipaje, que va a llevar a dicho evento, sube al

taxi y avión. Entre otros aspectos que debe analizar
según el sitio seleccionado. El informe final debe
subirlo a la plataforma Blackboard.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada Virtual
Ambiente tradicional 0 horas 0 horas 0 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

En equipo colaborativo: a partir del contenido de los
documentos ya estudiados y la consulta en la página
web:http://protocolo.org,
http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/y
otras fuentes de información, elaborar un Cuestionario
de Cultura General de Eventos, el cual deberá estar
conformado por 15 preguntas que integre los contenidos
de conocimiento y de proceso de la competencia:
Organizar eventos que promuevan las relaciones
empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la
empresa, según el programa de formación.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

Presencial Desescolarizada 0 Virtual
Ambiente tradicional 5 horas horas 5 horas

3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

 Presenta el evento final planeado de acuerdo a los parámetros dados por el instructor; el líder del
evento entregará consolidación del informe final del evento bajo los parámetros del informe GTC-
185, se revisará entre todo el grupo con el fin de aprobar la fase de evaluación en la guía
 Se revisarán las invitaciones, folletos, tarjetas protocolarias, lista de asistentes, la logística de
comunicación que hayan tenido que hacer para la consecución del evento

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Determina las medidas de Técnica: Trabajo escrito.

Realizar en cualquier herramienta
WEB, sobre las Medidas de
seguridad y salud ocupacional para
el personal asistente al evento
general
seguridad necesarias para la
realización del evento.
Instrumento: Observación directa
Realiza el evento de acuerdo
con lo planeado y las políticas
institucionales.

Complemente lo siguiente:

Relacione las cuatro etapas

administrativas del evento y
Respecto de la planeación del
evento final, responda los
interrogantes
Evidencias de Desempeño:
 Usted y un grupo de
compañeros de trabajo han
sido invitados a un evento de
orden Internacional en otro
país
 Elaborar un Cuestionario de
Cultura General de Eventos, el
cual deberá estar conformado
por 15 preguntas que integre
los contenidos
Selecciona los recursos Técnica: Trabajo grupal.
humanos, técnicos y
Instrumento: Ejercicios prácticos
tecnológicos requeridos para la
planeación, coordinación y
ejecución del evento.
Selecciona las propuestas de los
proveedores, teniendo en
cuenta los requerimientos para
el evento y cumpliendo con el
presupuesto asignado.

Evidencias de Producto:
Presenta el evento final planeado Técnica: Trabajo grupal.
de acuerdo a los parámetros dados
Instrumento: Ejercicios prácticos
por el instructor; el líder del evento
entregará consolidación del
informe final del evento bajo los
parámetros del informe GTC-185,
se revisará entre todo el grupo con
el fin de aprobar la fase.
Se revisarán las invitaciones,
folletos, tarjetas protocolarias, lista
de asistentes, la logística de
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comunicación que hayan tenido

que hacer para la consecución del
evento

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Congreso. Reunión generalmente periódica que trata un tema de interés particular, tiene una
participación abierta a todo el que le interese, requiere gran cantidad de servicios y alternos dentro de su
programa como actividades recreativas y turísticas, por lo general trabaja con comités y sesiones
generales y su proceso de organización, desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una gran
publicidad. Su objeto incluye el permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y conocimiento
técnico entre personas que tienen los mismos intereses.

Convenciones. Reunión de un grupo de personas en su propia representación o las de entidades que

comparten intereses comunes, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados,
particulares, religiosos o de otra índole.

Dimensión. Categoría del evento, que se divide en nacional o internacional, y de carácter público, privado
o mixto.

Evento. Término genérico que designa cualquier tipo de reunión de corte científico, técnico, cultural,
deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que
facilite el intercambio de ideas o conocimientos y de experiencias entre los participantes.

Ferias. Evento donde se expone bienes y/o servicios por un tiempo determinado en un mismo recinto a un
grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones comerciales.

OPC. Son operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones las personas naturales o jurídicas
legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones,
ferias, seminarios y reuniones similares, en sus etapas de gerenciamiento, planeación, promoción y
realización, así como a la asesoría y/o producción de estos certámenes en forma total o parcial.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

www.lehotelier.com.ar/apuntes/geventos

http://www.slideshare.net/will0903/manual-sobre-la-organizacin-de-eventos

www.corferias.com/

http://www.ecured.cu/index.php/Organizaci%C3%B3n_de_eventos
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GUÍA DE APRENDIZAJE

http://www.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas

Acebal Neu, A. (2004) Eventos: Un instrumento de comunicación al servicio de la empresa. Ediciones

Deusto (e- Deusto Dossier).

Eventoclick: Cómo organizar una evento www.eventoclik.com

Eventoclick: Cómo organizar una capacitación, jefa de protocolo de Endesa. www.eventoclik.com

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Wilmar Pérez Instructor Formación 13/08/2017

Titulada

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)