CAPÍTULO I

EL PROBLEMA
Contextualización del Problema

La velocidad con que se mueve el mundo se ha convertido en un reto para las

compañías dado que requieren de procesos ágiles que permitan responder de manera
adecuada y en tiempos eficaces a las necesidades de sus clientes. Por lo tanto las
empresas están llamadas a gestionar procesos flexibles, ágiles y que busquen
alineamiento con las políticas de la compañía de tal manera que las compras comprende
un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático.
Por otra parte, con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar
costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales
directos.
En la actualidad la competitividad entre las empresas requieren de una
administración efectiva de sus materiales e insumos a través de las compras, que les
permiten asegurar la calidad de sus productos, ser más productivas y promover
elementos de mejoramiento continuo, no obstante en algunas organizaciones , los
resultados obtenidos en la gestión administrativas no son satisfactorias, lo cual se
debe a la baja trazabilidad de las actividades, carencia de normalización en los
procesos, el inadecuado registro, flujo de la información y la incorrecta planeación a
largo, mediano y corto plazo.
Estos resultados revelan que las responsabilidades básicas de las compras es
muy importante y para ello es necesario que todos los requerimientos contengan la
descripción exacta del material o servicio que se requiere. La función del
departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal

3
debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación o
de exportación. Al realizar este tipo de funciones, el mismo se enfrenta a varios
problemas potenciales que pueden ser de aspecto legal, estándares de calidad tiempos
de entrega e inventarios, de comunicación. También se deberá tener especial cuidado
en la negociación de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos,
se deberán tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales,
impuestos y gastos aduanales

La empresa de Repuestos Automovilístico Cinco Hermanos Cars, C.A presenta

una serie de problemáticas en lo referente a la baja trazabilidad de las actividades, es
decir en los procedimientos de compras de repuestos debido a factores, tales como: que
no se realiza el acta de inicio de procedimiento en el registro de solicitud en el sistema,
en la presentación de las cotizaciones exigidas para realizar el proceso, las facturas no
cumplen los requisitos exigidos por el Seniat, presentan irregularidades en los
formatos para requisición de compras, el personal no reporta la falta de mercancía, ni
herramientas necesarias para la prestación de servicios.

Además de ello, no se cuenta con un personal con conocimiento en procesos

de compra, que lógicamente repercute en el desarrollo de sus actividades, en la eficacia
del personal visualizándose el completo descontrol y compras innecesarias, falta de
proveedores que ofrezcan sus servicios a crédito, tiempo e incumplimiento en la
entrega de mercancías, carencia de la normalización en los procesos, de inadecuado
registro y flujo de la información e incorrecta planeación de las compras lo cual está
generando reproceso en las actividades, atrasos en las ordenes de producción, aumento
de los costos de la calidad, pronostico y escases de producto terminado entre otros,
perjudicando considerablemente el funcionamiento del establecimiento.

Por ende, se pretende analizar el proceso de compras que realizan con la

finalidad de establecer estrategias para que se cumplan con los lineamientos
establecidos en el manual de compras, para ello se platean una serie de interrogantes
las cuales tendrán respuestas en el desarrollo de la investigación, tales como:

4
¿Qué factores se tomaran en cuenta la empresa para la gestión de compra?, ¿Cuáles
serán las responsabilidades básicas que cumplirá la gestión de compra? Y ¿Qué
políticas de gestión de compras serán aplicadas en la Empresa Repuestos
Automovilístico Cinco Hermanos Cars, C.A de Ciudad Bolívar?

5
 Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Analizar el proceso de compra aplicado por la empresa repuestos automovilísticos

Cinco Hermanos Cars, C.A de Ciudad Bolívar.

Objetivos Específicos

Identificar los factores que la gestión de compra toma en cuenta en la empresa a

través del Diagrama de Ishikawa.
Describir las etapas de decisión de compras en la empresa.
Establecer las políticas de gestión compras para la empresa repuestos
automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A de Ciudad Bolívar.

Justificación de la Investigación

Las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier empresa, que

quiera alcanzar la excelencia, en la actualidad contar un proceso de compras optimo
aumenta las probabilidades de alcanzar sus objetivos

La investigación permitirá conocer ampliamente la situación de la gestión de

compras en la empresa repuestos automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A y
de esta forma poder generar acciones que de una u otra manera propicien mejora en el
proceso de compras, para lograr el éxito de su gestión administrativa.
Desde este mismo orden podemos enfatizar que el referido proceso es un tema
importante e innovador para la empresa ya que de esta manera podrá manejar
condiciones de compras controladas con un constante seguimiento, tanto tecnológico
como de conocimiento por medio del talento humano.

6
 El aporte de la investigación va contribuir a minimizar esas debilidades que en
la actualidad que presenta la empresa en su gestión de compras. El desarrollo de esta
investigación, será un punto de partida de más investigaciones ya que pretende analizar
que mejoras se pueden realizar en el proceso de compras según los lineamientos y
políticas de la empresa.

CAPITULO IV

1.- Identificar los factores que la gestión de compra que toma en cuenta la
empresa repuestos automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A a través del
Diagrama de Ishikawa
Podemos afirmar que la empresa relacionada cuenta con deficiencias en lo
concerniente a la planificación de compras, control de almacenes e inventarios,
selección de proveedores y todo ello se ve reflejado en la gestión compras.

En la actualidad la empresa cuenta con problemas de productividad, sobrecostos en

materiales, disminución de su demanda de clientes atendidos, malestar del personal,
falta de política para los proveedores, deficiencia en la gestión compras; motivo por lo
cual el presente estudio es analizar la problemática en las adquisiciones de la empresa
con la finalidad de incrementar la productividad de la empresa.

Asimismo, la empresa no cuenta con un personal que se dedique a la función de

compras, en la gran mayoría de casos el gerente general (VERIFICA) es el que realiza
los requerimientos y ejecuta las compras; es importante que exista una persona
calificada y capacitada para que realice dichas funciones la misma que aportara
experiencia, conocimiento y garantizara una eficiente gestión compras.

Para analizar la problemática y el origen del problema se produjo a realizar un análisis

mediante la herramienta Diagrama de Ishikawa con la participación del siguiente
personal de la empresa: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxCOMPLETA

7
 Problemas en el Nivel del servicio
Materiales

Sobre costos de los materiales Falta de entrega de materiales

Clientes insatisfechos
Falta de control en los materiales

Deficiencia en la Gestion
de Compras

Falta de control Falta de control de los insumos

Poca diversidad de producto Disminución de ingresos diarios

Proveedores Productividad

Realizar el diagrama de Ishikawa incluye en cada cuadro ka flecha más bonita y

la metes en un cuadro

Figura 1.- Diagrama de Ishikawa

Fuente: (Paredes, 2016)

Se analizó el tema de las compras, los materiales, la productividad de la empresa,

proveedores y problemas en el nivel de servicio al cliente; dando como resultado el
cual se muestra en el Diagrama Ishikawa el cual indica que el problema radica en la
falta de gestión Compras de la empresa.

Análisis de la Identificación del Problema

Detallaremos que nuestra investigación será el área de Compras de la empresa de

repuestos automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A. que comprende la

8
Planificación, Procesos y el Recurso Humano. La empresa cuenta con un total de 3
trabajadores, los mismos que no tienen antigüedad en la empresa, la misma que sufre
de una rotación de personal muy alta, como también no cuenta con personal
debidamente calificado para las labores encomendadas; trayendo como consecuencia
importantes puntos que serán objeto de estudio.

Podemos comentar que la falta de organización y control interno de los procesos de

compras es el mayor problema cuando se adquiere los productos; analizando la empresa
en mención detectamos que los pedidos de compras se realizan en base a la experiencia
más no en la demanda real.

Asimismo, no existe un plan de compras que ayude a controlar el pedido de los

productos reales y necesarios, esto ocasiona en la empresa una falta de control total en
ese tema; al no existir un plan de compras en la empresa ha ocasionado que la
productividad se vea afectada, podrán tener una gama de clientes alta y establecida pero
su mayor problema es la falta de una buena gestión en compras.

En la presente investigación que se viene realizando se busca encontrar y analizar los

problemas que viene afrontando la gestión compras; para ello nos enfocaremos en la
disminución de los costos, la reducción de los tiempos, mejora en la entrega de los
productos y el incremento en la demanda de clientes atendida; todo ello lo lograremos
con la implementación de controles internos en la gestión compras. Dichos problemas
que afectan la productividad de la empresa se llegaron a determinar después de la
reunión que se tuvo con los dueños y el personal entrevistado que tienen participación
directa con las actividades que involucran la gestión compras.

Con la finalidad de hallar y describir los problemas que acarren a la gestión

compras se realizó una entrevista no estructurada que contó con la participación de
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxcCOMPLETA

El tipo de preguntas permitieron información al detalle para saber lo que las personas
involucradas conocen de los procesos. Las mismas que permitieron identificar que

9
el personal entrevistado el conocimiento de los procesos de compras. Asimismo, nos
ayudan a encontrar rangos de tiempos dentro del proceso de compras.

El desarrollo de la entrevista fue en base al levantamiento de información que se realizó

de los procesos de compras y la información brindada por los participantes, todo esto
con la finalidad de conocer las ventajas y desventajas que en la actualidad cuentan.

A través de la entrevista en base a los comentarios y opiniones vertidas encontramos la

siguiente información resaltante: Que el problema radica en la falta de una eficiente
gestión compras y esto ha conllevado a la problemática actual. Asimismo, podemos
indicar que los puntos encontrados dentro de la deficiente gestión compras son:

o Sobrecostos en los productos.

o Tiempos perdidos en los procesos.
o Baja productividad en la empresa.
o Disminución en la demanda de clientes atendidos.
o Desconocimiento en el punto de equilibrio.
o Falta de políticas y funciones en las compras.
o Deficiencia en la entrega de productos.

Diagrama Causa y Efecto del Problema (Diagrama de Ishikawa)

VAS A REALIZAR AQUÍ UN DIAGRAMA CON LAS SIGUIENTES

CARACTERISTICAS QUE TE COLOQUE EN CUADRO: LO QUE ESTA EN
LETRA NEGRITA ES CADA CUADRO Y LO QUE ESTA DEBAJO CON
GUION ES LO QUE VA EN LA ESPINA LOS DOS VERDES VAN ARRIBA Y
LOS OTROS DOS VIOLETAS DEBAJO

10
 C SOBRECOSTOS PERDIDA DEFICIENCIA DISMINUCION
A EN LOS DE TIEMPO EN LA DE
U PRODUCTOS ENTREGA DE DEMANDAS
S LOS DE CLIENTES
A PRODUCTOS ATENDIDOS
E -No se lleva el -Tiempos -Pedidos no Falta de
F control en los muertos por entregados a productos
E precios de los falta de tiempo
C productos. productos. -Pedidos
T -Falta de -Sobrecargas incompletos
O evaluación a los de actividades. -Falta de
S proveedores. -Pérdida de capacitación al
-Falta de políticas tiempo por personal
en las compras duplicado
defunciones.
-Demora en la
entrega de los
productos

Al fundamentarnos en la entrevista realizada hemos identificado los principales

problemas que afectan a la empresa. En la actualidad los procesos en compras no son
elaborados ni desarrollados basándose en un plan de compras, debido que no existe,
esto genera que no haya controles en los pedidos de los productos, trayendo como
consecuencia una baja productividad.

11
Analizando las causas principales del resultado del Diagrama y de la entrevista
concluimos que todos los problemas que vienen a travesando la empresa y han traído
como consecuencia la baja productividad radica en la falta de una eficiente gestión
compras; para lo cual se debe implementar un Plan, el cual incluya procesos
estandarizados en compras y un desarrollo de proveedores.

2.-Describir las etapas de decisión de compras en la empresa de repuestos

automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A.

Se describen las principales etapas del proceso de decisión de compra según Gómez,
Martha I. Acevedo, José A. (1998), de madera de identificar las que se cumplen en la
decisión de compras en la empresa:

Según Gómez, Martha I. Acevedo, Según la empresa de repuestos

José A. (1998) automovilísticos Cinco Hermanos
Cars, C.A.

1. Reconocimiento de la Ciertamente hay un reconocimiento de la

necesidad. El proceso de compra necesidad por no tener producto
comienza cuando el comprador disponible en almacen.
reconoce la necesidad de adquirir
un producto o servicio a partir de
reconocer una diferencia entre el
estado deseado y el estado real
existente.

2. Búsqueda de información. En No se toma en cuenta la información

esta etapa el comprador debe relacionada con la definición de los
acopiar toda la información que proveedores posibles, información sobre

12
 considera necesaria para los parámetros de las ofertas de cada
fundamentar sus análisis y la proveedor, las características y
toma de decisiones. exigencias de los consumidores de la
empresa, características del objeto de
aprovisionamiento y otras informaciones
relacionadas con el mercado y la
empresa.
3. Formación de alternativas. A Se compra por impulso o necesidad de
partir de la información momento, sin considerar parámetros.
recopilada el comprador relevantes
determinará las alternativas de
compra ante las que se enfrenta,
caracterizando a cada una de las
alternativas con aquellos
parámetros relevantes.

4. Evaluación de alternativas. El Existe ausencia de criterios de

comprador en cada compra alternativas que permita una evaluación
determina cuáles son los integral.
principales criterios de selección.
A partir de esta definición se
evalúa de acuerdo a dichos
criterios cada alternativa y sobre
la base de la ponderación de los
distintos criterios se llega a una
evaluación integral de cada
alternativa para llegar a
seleccionar la que es más
conveniente para la empresa.

13
5. Decisión de compra. La decisión de compras se realiza sin
Considerando la evaluación parámetros y evaluación de
alternativas.
anterior y el esquema de fuerzas
de los actores de la compra se
llega a la decisión de compra que
contempla un conjunto de
parámetros tales como: el
proveedor, la cantidad a comprar,
el valor de la compra, forma de
pago, sujeto de la transportación,
lugar de entrega, fecha de
entrega, características del
producto, envase y embalaje a
utilizar y otros elementos.

6. Ejecución de la compra. Esta Para ejecutar la compra no existe una

etapa comprende el conjunto de atención esmerada que se ajuste a los
acciones para ejecutar la decisión parámetros que conforman la decisión de
de compra tomada anteriormente. compra.
Esta etapa tiene una gran
importancia ya que en la misma
es que se logra la materialización
de la compra.

7. Monitoreo postcompra. Luego Luego de ejecutada la compra no se

de ejecutada la compra debe mantiene un monitoreo del producto o
mantenerse un monitoreo del servicio durante todo el ciclo de consumo
producto o servicio durante todo o uso con vista a detectar posibles fallos
el ciclo de consumo o uso con que puedan ser objeto de reclamación,

14
 vista a detectar posibles fallos
que puedan ser objeto de
reclamación, así como aumentar
la información sobre la marca
correspondiente, lo cual es de
mucha utilidad en próximas
compras.

Por lo anterior descrito, se concluye que las etapas en los procesos de compras no
son elaboradas, ni desarrollados basándose en un plan de compras, debido que no
existe, esto genera que no haya controles en los pedidos de los productos, trayendo
como consecuencia una baja productividad.

3.- Establecer las políticas de Gestión de Compras para la empresa repuestos

automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A de Ciudad Bolívar.

Establecer políticas de funcionamiento permite tener guías básicas que determinan

la acción administrativa de una unidad, señalan límites muy generales en los cuales
se deben ejecutar las actividades de conformidad con los planes establecidos.

Se propone que la Dirección de la empresa repuesta automovilística Cinco

Hermanos Cars, C.A y su área de gestión de compras desarrollen sus procesos en
base a las siguientes políticas:

1.- Políticas de Calidad:

- Se acoge el concepto de aseguramiento de la calidad con el fin de lograr agilidad
y legalidad en el proceso de compra, la total satisfacción de las áreas u subáreas.

15
 - Se promueve la cultura de rendición de cuentas mediante la integración de este
proceso en Plan Anual Operativo, lo cual permite lograr eficiencia y eficacia en los
concursos con procesos de retroalimentación según resultados.

2.- Políticas Presupuestaria:

- Se procura la eficiencia y la optimización de los recursos presupuestarios mediante

la utilización racional de los insumos y materiales requeridos en el proceso de gestión
de compras.

- Asegurar el cumplimiento de reserva presupuestaria de cada unidad, mediante la

aceptación como requisito de los documentos establecidos previo cualquier inicio de
concurso.

3.- Políticas de servicio al cliente interno y externo:

- Se impulsa una cultura organizacional de servicio al usuario, procurando una

atención cálida y oportuna tanto a las áreas y subáreas como a los proveedores
involucrados.

4.- Políticas de Recursos Humanos:

- El personal del área de gestión de compras, reúne los requisitos para el puesto y ofrece
un potencial de desarrollo con capacidad de adaptación y apertura al cambio.

- La evaluación del desempeño se enfoca en la medición de resultados tanto

individuales como grupales además de su contribución a la prestación del servicio con
calidad.

- Se fomenta una cultura organizacional que involucre la ética y la moral con el

propósito de fortalecer principios de responsabilidad, transparencia, honestidad y
calidad humana.

16
- Se promueve el trabajo en equipo, con un ambiente laboral sano, con colaboradores
multidisciplinarios y polifuncionales.

- La capacitación de los funcionarios del área es básica para solventar las debilidades
en la gestión, y fortalecer habilidades y destrezas requeridas por la Dirección.

5.- Política de valoración de cumplimiento:

- Se promueve la óptima relación entre los resultados de la gestión, el uso racional de

los recursos, las expectativas logradas, a fin de mejorar el proceso productivo, la
eficiencia, la satisfacción y el desarrollo del área de compras. Una vez propuesta la
estructura de gestión administrativa acorde con los requerimientos institucionales para
el proceso de compras de la Dirección en estudio, que fortalecen las debilidades
encontradas en el capítulo anterior.

CONCLUSION

Basándonos en la entrevista no estructurada realizada se identificaron los

principales problemas que afectan a la empresa, entre los que se mencionan:

Se ha podido determinar que el principal problema en la que se enfrenta la empresa

tienen que ver con la deficiente gestión compras: como sobrecostos en los productos,
sobrecostos en las horas del personal, pérdida de tiempo en los procesos, baja
productividad y disminución en la demanda de clientes atendida.

En la actualidad los procesos en compras no son elaborados ni desarrollados

basándose en un plan de compras, debido que no existe, esto genera que no haya
controles en los pedidos de los productos, trayendo como consecuencia una baja
productividad. Analizando las causas principales del resultado y de la entrevista
concluimos que todos los problemas que vienen a travesando la empresa y han traído
como consecuencia la baja productividad radica en la falta de una eficiente gestión

17
compras; para lo cual se debe implementar un Plan, el cual incluya procesos
estandarizados en compras y un desarrollo de proveedores.

Será responsabilidad de todos los colaboradores involucrados directa o indirectamente en

las actividades de compras y, particularmente de los supervisores directos, resguardar en todo
momento el buen nombre de la empresa, pero estableciendo y preservando relaciones
adecuadas entre la compañía y sus proveedores corporativos y garantizando el uso de prácticas
de compras inobjetables.

Para establecer las políticas de Gestión de Compras empresa repuestos

automovilísticos Cinco Hermanos Cars, C.A, es pertinente tener presente que el
objetivo de la Política de Compras es entregar a sus colaboradores las bases bajo las cuales se
debe ejecutar una acción de compra (de productos y servicios), a modo de establecer un estilo
de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y
lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido en la
compra.

Recomendaciones

En relación a las recomendaciones podemos concluir lo siguiente:

En referencia a la disminución de costos se recomienda que se debe realizar

controles e indicadores de precios y proveedores para contrastar nuestros costos
mensuales de producción, asimismo, como también la reducción de los costos que
dejamos de percibir debe llegar a la mínimo posible y este factor está estrechamente
relacionado con la demanda de clientes atendida; todo ello nos confirmará que el
proceso de la gestión de compras se está realizando de manera eficiente.

Para la reducción de los tiempos en los procesos se recomienda: estar en constante

verificación de la realización correcta del proceso de la gestión compras desde los

18
requerimientos de los pedidos hasta la recepción del producto por parte del Almacén
como posteriormente la entrega de los mismos a producción.

Se recomienda para la entrega de productos de manera perfecta, estar realizando

controles a los productos y proveedores de manera mensual para determinar que el
indicador actual se mantenga y pueda ser mejorado.

Para la demanda de clientes atendida, se recomienda en forma mensual realizar

entrevistas a nuestros clientes con la finalidad de saber su opinión y estar al tanto de
nuestras debilidades que puedan aparecer; teniendo dichos resultados sabremos que
herramientas podemos aplicar como políticas y capacitaciones a los proveedores y
personal sobre la entrega y recepción de los productos.

19