POLÍTICA CERO PAPEL

INTRODUCCIÓN

El Estado debe propender por prestar mejores servicios, de forma eficiente y de calidad,
con la colaboración de los ciudadanos, las empresas y la administración pública, mediante
el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC),
para lo cual se debe avanzar en una estrategia que permita el acceso a la información de
forma eficaz y optimice la inversión de los recursos públicos.

Para ello, se debe dar prioridad a las acciones contempladas por el Gobierno Nacional,
entre las cuales se encuentra la Implementación de la política de cero papel en las
entidades públicas, a través del uso masivo de herramientas como firma digital y
electrónica, notificación, autenticación y control por medios electrónicos, gestión de
archivos digitales y evidencia digital.

De esta forma, mediante la Ley 1450 de 2010, Por la cual se expide el Plan Nacional de
Desarrollo, 2010-2014, se contempló en su artículo 230 que:

“Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las acciones

señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en línea.

Esta estrategia liderada por el Programa Gobierno en línea contemplará como

acciones prioritarias el cumplimiento de los criterios establecidos al respecto, así
como, las acciones para implementar la política de cero papel, estimular el
desarrollo de servicios en línea del Gobierno por parte de terceros basados en
datos públicos, la ampliación de la oferta de canales aprovechando tecnologías
con altos niveles de penetración como telefonía móvil y televisión digital terrestre,
la prestación de trámites y servicios en línea y el fomento a la participación y la
democracia por medios electrónicos.”

Los beneficios que traen para las empresas la implementación de una política de cero
papel se pueden evidenciar en los siguientes indicadores:

 Procesos y servicios más eficientes y eficaces

 Aumento de la productividad
 Uso óptimo de los recursos
 Buenas practicas en gestión documental
 Disminución de los costos en papel, energía, tinta y tiempo de los funcionarios
 Mejorar el acceso a la información entre las dependencias
 Mayor control y seguridad en el manejo de la información
 Eliminación de la duplicidad de los documentos
 Disminuir los tiempos de localización de los archivos
 Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
 Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en la entidad
 Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta
  Disminuir tiempos de espera y atención
 Mejora la información al permitir seguimiento de los tramites
 Ahorro de papel
 Reducción de emisión de residuos
 Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del
papel: Arboles, agua y energía
 Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de
papel

Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de

gestión documental y tecnológica importante, se pueden alcanzar reducciones
significativas con los recursos que actualmente disponen las Entidades. La formación de
una cultura que usa racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil
adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por ende la utilización
de documentos electrónicos de archivo.

El Gobierno Nacional mediante diferentes normas jurídicas, desea promover la

implementación de oficinas cero papel, como un proyecto que permite combinar los
esfuerzos en la mejora de la eficiencia en la Administración Pública con las buenas
prácticas ambientales.
1. POLÍTICA CERO PAPEL

La expresión Oficina cero papel u oficina sin papel hace referencia a la reducción
sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel
por soportes y medios electrónicos, lo cual se debe ver reflejado en la
creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes
electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

Esta política Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, en
la medida que el Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales
presenciales o en papel, tal como está contemplado en el artículo 15 de la Ley 1437 de
2011: “ Presentación y radicación de peticiones. Las peticiones podrán presentarse
verbalmente o por escrito, y a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o
transferencia de datos…”, pero si la reducción ostensible de su compra, uso y
almacenamiento. de papel en las distintas dependencias.

En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada aplicación de los principios

de gestión documental, que garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas
vigentes sobre la materia lo requieran.

En complemento a la Política de Gestión Ambiental, adopta la Política de Cero Papel,

como el compromiso de la entidad con el desarrollo de acciones tendientes a reducir
el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en materia de gestión
documental y buena utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
disponibles, involucrando a trabajadores, contratistas y usuarios de sus servicios, con el
objeto de facilitar el acceso a la información , reducir costos de funcionamiento y disminuir
el impacto ambiental en lo concerniente al papel.

2. OBJETIVOS

 Promover el sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible

del país mediante la formulación de la Política de “cero papel”.
 Establecer las actividades y compromisos frente a la Política de “cero papel” que
permita el uso eficiente de los recursos de la entidad.
 Dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 04 de abril 3 de
2012, en cuanto a la eficiencia administrativa y lineamientos de la Política de “cero
papel” en la administración pública.
 Medir el impacto de las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución
de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos..

3. IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA CERO PAPEL

La implementación de esta política requiere la dinamización de cuatro componentes
principales:

3.1 Los procesos y procedimientos

3.2 La cultura Organizacional
3.3 El componente normativo y de gestión documental
3.4 El componente de tecnología

3.1. Los procesos y Procedimientos

Las estrategias recomendadas como primer paso en implementación en la política

CERO PAPEL se pueden enfocar en ocho actividades prácticas:

 Selección de un líder para la política de cero papel: Debe de ser alguien

dinámico, creativo y organizado, que se comunique bien con sus compañeros de
trabajo y disponga del tiempo para establecer efectivamente la estrategia, debe
delegarse en él autoridad para exigir el cumplimiento de la estrategia.

 Conformación del equipo de trabajo: Tendrá como funciones desarrollar un plan

articulado con el plan estratégico de la empresa, de conformidad con el decreto
2842 de 2012 para impulsar la política de cero papel, hacer el seguimiento y
evaluar los esfuerzos realizados y los resultados obtenidos

 Documentación de costos y ahorro: deberá disponer de información acerca de

los beneficios económicos y ambientales que reporta la aplicación de la política
de cero papel, gracias a la reducción del uso de este, que incluye reducir
espacios de almacenamiento, costos de administración, gestión de los recursos,
así como tomar mejores decisiones a la hora de la compra de insumos. A nivel
ambiental, los beneficios incluyen la reducción de gases de efecto invernadero y
el ahorro de recursos naturales, energía y agua, porque se utilizan menos
materiales y se necesita menos transporte. Para disponer de esta información
es necesario identificar las cantidades de papel que la empresa requiere, los
residuos que genera y su movimiento a través de las dependencias, utilizando
para ello los cuestionarios anexos (ver anexo 1).
Los datos que se reúnen se utilizan para usarlos como base de comparación
para validar los avances que ha tenido la política, así como para identificar los
cambios que se deban generar en las prácticas, de tal forma que se puedan
orientar las futuras acciones y enfocarlas en la reducción del consumo,
reutilización y reciclaje.
Así mismo es de vital importancia llevar un control mensual de consumo de
papel que le ayudará a llevar el seguimiento periódico y a identificar
oportunidades para mejorar la estrategia (ver anexo 2)

 Formalización de compromiso de la empresa con la política de cero papel: A

través de un acto administrativo, generado por la alta dirección, donde se den a
conocer las metas generales de la política, las medidas básicas a implementar y
los responsables de las acciones específicas, entre otros.

 Reducción del volumen de impresión y fotocopias en la empresa: Requiere el

diseño de estrategias creativas e innovadoras que impacten la cultura
organizacional de la empresa para disminuir el consumo de papel y mejorar el
manejo de los residuos, igualmente se hace necesario identificar documentos
 que puedan ser entregados mediante correo electrónico.
Para los clientes externos es conveniente adelantar campañas y realizar
acuerdos para que acepten recibir documentos electrónicamente.

 Implementación de firmas electrónicas o digitales: Corresponde a la empresa

identificar y socializar con los funcionarios aquellos procedimientos en los que
pueda utilizar una firma electrónica o digital, además de adoptar los lineamientos
internos para su uso y realizar los ajustes en los procedimientos donde sea
necesario llevarlos a cabo (Sistema de Gestión de calidad y Gestión
Documental)

 Implementación de la automatización de comienzo a fin, en un procedimiento

interno libre de riesgos: Seleccionar los procedimientos de bajo riesgo que
reporten ganancias rápidas y mejoren la productividad, implementando para ello
formularios y firmas electrónicas sin descuidar el cumplimiento de requisitos de
archivo, del sistema de gestión de calidad y del MINTIC en lo referente a
seguridad y operatividad.

 Implementación de proyectos de escaneo en procesos de alto valor:

Corresponde al diseño de un proyecto de escaneo, teniendo en cuenta las
mejores políticas y procedimientos de digitalización establecidos siguiendo los
requerimientos del AGN en materia de digitalización y gestión documental.

3.2 La cultura organizacional: Se debe crear una cultura de cero papel entre los
funcionarios de la empresa para lo cual es indispensable por un lado identificar
e involucrar a los líderes dentro del grupo de trabajo para que impulsen dicha
política y por el otro, difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el
cambio de cultura y hábitos en cuanto a la utilización de procedimientos para la
administración de documentos electrónicos de archivo.
Así mismo es vital la promoción de buenas prácticas para la reducción de
consumo de papel. Entre ellas:

 Usando el papel de forma racional: Fotocopiar e imprimir a doble cara,

reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar, elegir el
tamaño y fuentes pequeños, configurar correctamente las páginas, revisar y
ajustar formatos, realizar corrección en pantalla antes de imprimir, evitar
copias e impresiones innecesarias, guardar archivos no impresos en el
computador, conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras,
reutilizar el papel usado por una cara, reciclar.

 Promover la implementación de herramientas de tecnología. uso de intranet,

correo electrónico, herramientas de colaboración, gestión de documentos
electrónicos de archivo

METAS
a. Para diciembre de 2014, se propone alcanzar un ahorro de consumo de papel
(resmas) de al menos el 5% respecto al periodo anterior. (Vigencia 2013).

b. Para diciembre de 2014, se propone alcanzar un ahorro de consumo de energía

eléctrica de al menos el 5% respecto al periodo anterior. (Vigencia 2013).

c. Para diciembre de 2014, se propone alcanzar un ahorro de consumo de toners de al

menos el 5% respecto al periodo anterior. (Vigencia 2013).

d. Para diciembre de 2014, se propone aumentar el número de usuarios de la base de

datos de envíos electrónicos al menos el 20% respecto al periodo anterior. (Vigencia
2013).

e. Para diciembre de 2014, se propone realizar difusión del 100% de eventos de la

entidad por medio electrónico y garantizar que máximo en el 50% de estos eventos se
realice publicidad impresa.

INDICADORES

a. Consumo papel:

(1 – (No. Resmas papel utilizadas 2014 / No. Resmas papel utilizadas 2013)) x 100

b. Consumo energía:

(1 – (Valor pago energía 2014 / Valor pago energía 2013)) x 100

c. Consumo toner:

(1 – (No. toner utilizados 2014 / No. toner utilizados 2013)) x 100

d. Usuarios envíos electrónicos:

(No. Usuarios envíos electrónicos 2014 / No. usuarios envíos electrónicos 2013) x 100

e. Difusión de eventos:

(No. eventos con difusión electrónica 2014 / No. eventos total 2014) x 100

(No. eventos con difusión física 2014 / No. eventos total 2014) x 100

PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

Para el cumplimiento de los lineamientos de la política de cero papel, la empresa

AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA ha establecido las diferentes acciones a realizar dentro
del plan de eficiencia administrativa, el cual comprende las siguientes actividades:

 CARPETAS COMPARTIDAS EN RED

Utilice carpetas compartidas dentro de la red local de la entidad, ya que permite realizar
consultas de documentos de las diferentes dependencias sin necesidad de mantener
archivos físicos o de imprimir documentos para revisar.

 CORREO ELECTRÓNICO

Utilice el correo electrónico como principal medio de difusión de documentos, de tal

manera que la información sea distribuida de forma digital. Para ello procure mantener el
listado de contactos actualizado. Priorice el uso del correo electrónico sobre el fax y el
correo postal como medio para la comunicación y notificación, ya que los primeros son
más rápidos y económicos.

Incluya la siguiente leyenda en el envío de correos electrónicos de tal manera que el

destinatario considere solamente imprimir el correo de ser necesario:

 Por favor considere su responsabilidad ambiental antes de imprimir este correo electrónico
 Please consider the environment before printing this mail.

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

 No imprima caracterizaciones de procesos, procedimientos o instructivos para su

consulta, si requiere información, consulte de manera digital la documentación.

Utilice los formatos, los cuales han sido diseñados de tal manera que solicitan únicamente
la información relevante y optimizan los espacios de diligenciamiento. Diligencie los
formatos en medio magnéticos e imprímalos solamente cuando esté seguro de su
correcto diligenciamiento. No imprima formatos sin diligenciar, pues las versiones se
actualizan y quedarán obsoletos.

 VERSIONES ELECTRÓNICAS

Conserve en formato digital, en disco duro, en sitio web o en base de datos los
documentos que reciba y considere mantenerlos en archivo digital antes de imprimirlos.
Esto facilitará su posterior consulta, modificación y control de versiones que no se pueden
controlar con versiones impresas.

 CORRECCIÓN EN PANTALLA

Corrija los documentos en versión digital, en vez de imprimir y realizar los ajustes a mano
sobre la versión impresa. Antes de imprimir utilice la función de vista previa, lea el
documento, revíselo detenidamente y corrija los errores tipográficos o de formato, elimine
las partes innecesarias del mismo, y si requiere imprimir utilice un tipo de letra eficiente y
optimice el uso de márgenes, el tamaño de la tipografía y el interlineado.
 PRESENTACIONES

Cuando realice reuniones presenciales de trabajo o presentaciones de la entidad, utilice

computador portátil y proyector multimedia o videobeam para realizar la exposición de los
documentos o temas relevantes, esto permitirá que todos los asistentes tengan acceso
visual al material y no sea necesario entregar copia impresa a cada participante, e incluso
permitirá corregir los documentos a medida que son discutidos y acordados los cambios.

 IMPRESIÓN DOBLE CARA

Configure su impresora para que los documentos se impriman por ambas caras de la
hoja, de tal manera que optimice el consumo de papel y facilite el procedimiento de
archivo. Así mismo, para documentos no oficiales, configure su equipo para que imprima
en modo borrador, aunque no ahorrará papel, imprimirá más rápido y economizará tinta.

Si requiere distribuir documentos, imprima sólo las copias que vaya a utilizar, para lo cual
determine previamente quiénes realmente deben recibir una copia impresa. No imprima
copias extra "por si acaso…".

 PAPEL RECICLADO

Reutilice aquellas hojas que han sido impresas en un solo lado y toda vez que sea posible
úselas para imprimir sobre la cara en blanco. Asegúrese que el lado reciclado se
encuentre debidamente marcado para que otros usuarios identifiquen cual lado de la hoja
corresponde al documento en cuestión.

Adicionalmente se puede emplear las hojas impresas en un solo lado para fabricar libretas
para anotaciones y distribuirlas a los trabajadores de la entidad.

MATERIAL DE DIFUSIÓN

Realice la difusión de los eventos, talleres y actividades de la entidad principalmente por

medios electrónicos y en formato digital, de tal manera que su distribución sea más
eficiente y se optimice el consumo de recursos económicos. En caso que sea necesario
realizar piezas de publicidad impresas, garantice que su distribución se realiza de manera
efectiva al público objetivo. Coloque avisos, folletos y boletines impresos en sitios visibles
y preferentemente en lugares habilitados para ello, de manera que su impacto sea mayor
y no haya necesidad de hacer y colgar múltiples copias.

 DISPOSICIÓN DE PAPEL RECICLADO

Disponga el papel usado en los lugares asignados por la entidad para su reciclado.
Identifique diferentes usos y destinos de dichos residuos de tal manera que puedan ser
aprovechados y utilizados con posterioridad.

 CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACIÓN

Promueva y participe activamente en campañas de sensibilización para dar cumplimiento

al Plan de eficiencia Administrativa de la entidad, de tal manera que tanto en cada puesto
de trabajo como en toda la entidad se cumplan sus directrices y lineamientos.
3.3. El componente normativo y de gestión documental
El remplazo de documentos físicos por documentos electrónicos esta
reglamentado en la ley 527 de 1999 por la cual se define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y
se establece las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, y la ley
594 de 2000 en el artículo 21:” Programas de gestión documental. Las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.

PARRAGRAFO: los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales”.

Acorde con lo anterior, la política de cero papel, exige la inclusión en la gestión

documental de los siguientes elementos

3.3.1 Documento Electrónico Información generada, enviada, recibida

almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares.
Cuando este permanece en estos medios durante su ciclo vital se
convierte en documento electrónico de archivo
Estos documentos, al igual que los físicos requieren la aplicación de
una serie de recomendaciones para su buen manejo las cuales se
enuncian en la tabla anexa (ver anexo 3)

 Características del documento electrónico De acuerdo con la Norma

NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestión de las
entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrónicos
deben poseer ciertas características:
Autenticidad, Integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Autenticidad: Es lo que afirma ser; Ha sido creado o enviado por la

persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado

Integridad: El documento está completo y no ha sido alterado. Se deben

limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. Cualquier
anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia

Fiabilidad: su contenido es una representación completa y precisa de las

operaciones, actividades a los hechos de los que da testimonio y al que se
puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.

Disponibilidad: Puede ser localizado, recuperado, presentado e

 interpretado.
Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.
Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la
empresa.
Mantener vínculos entre documentos que reflejen secuencias de
actividades.

 Estructura lógica de los documentos electrónicos.

DATOS DEL FIRMA METADATOS

CONTENIDO
Conjunto de datos e Permite. Describen el contexto, el
información del 1. Identificación. Autor. contenido y la estructura
documento, aplica las 2. Integridad. Completo e inalterado. de los documentos y su
restricciones del formato 3. No repudio. Origen y Destino gestión

3.3.2 Expediente electrónico lo conforman

 Los documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto
administrativo.
 El índice electrónico que garantiza su integridad y recuperación, de ser necesario y el
cual va ordenado cronológicamente..
 Firma del índice electrónico a cargo del responsable de la información.
 Los metadatos del expediente o información virtual del documento.

 Propiedades del expediente electrónico deben cumplirse de acuerdo a la

etapa en que se encuentre. Ver anexo 4 guia 4 pag 9

 Implementación y gestión del expediente electrónico de acuerdo a lo

establecido en el decreto anti tramites 019 de2012 deben disponer de
los medios para permitir el acceso de los ciudadanos interesados a
los expedientes que requieran y de acuerdo a la normatividad.

Independientemente del aplicativo usado para crear y mantener el

expediente electrónico, este debe permitir
Registro y almacenamiento de metadatos.
Mecanismos que aseguren las características del documento
electrónico y el índice electrónico-
Generación y registro de copias durante el trámite.
Disponibilidad de los expedientes
Cumplimiento de requisitos establecidos en la gestión de documentos
electrónicos.
Cumplimiento de las normatividad de seguridad. En la instalación de
los aplicativos.
ANEXO 1.
USO DEL PAPEL EN AGUAS Y AGUAS DE PEREIRA
Encuesta 1

DEPENDENCIA:
FECHA:
OBJETIVO.

Identificar la cantidad de papel que utiliza cada dependencia de AGUASY AGUAS DE PEREIRA,
con el objeto de definir formas sencillas de iniciar la reducción de la cantidad de papel que se
utiliza

Estas preguntas deben ser respondidas con la mayor veracidad y exactitud para que los
resultados puedan ser utilizados en la optimización del uso del papel

1. ¿cuantas impresoras tienen en su

dependencia?

2. ¿Tiene impresora/copiadoras centralizadas

mediante la red para que los usuarios
compartan el acceso?

3. ¿Cuántas bandejas de impresión tienen las

impresoras que utilizan?

4. ¿Puede ser designada una bandeja de la

impresora para reutilizar papel usado por una
cara?

5. ¿Pueden las impresoras o copiadoras

imprimir en las dos caras de una hoja de forma
automática (Dúplex)?. En caso afirmativo se
podría configurar de forma predeterminada?

6. ¿Recomendaría a la empresa una política

de compras para las nuevas impresoras y
fotocopiadoras que exija la impresión a doble
cara de forma automática?

7 ¿Hay un sitio para papel reciclado en su

dependencia?
8 ¿Esta el personal de su dependencia
enterado sobre el sistema de reciclaje de
papel?
9. ¿El papel reciclado se mezcla con otros
materiales no reciclables?
10. ¿Existe información suficiente sobre los
procedimientos de reciclaje en la
dependencia?
EVALUACION DE COMPRAS DE PAPEL
Encuesta 2

Productos Preguntas Financieras Preguntas uso de papel

de Papel
Lista de ¿Cuánto se ¿Cuál sería el ¿Cómo se ¿Se podría ¿Tiene este ¿Este producto
productos más gasta en ahorro al podría eliminar producto es fácilmente
comprados compra, reducir el uso Reducir el uso totalmente el contenido reciclable? Si
transporte, de este de este uso de este reciclados?, si no, ¿ cómo
almacenamiento producto de producto? producto?, en no es así, ¿ se podemos
y reciclado o papel en un 20 caso afirmativo, podría exigir? cambiarlo?
eliminación de %? como se haría?
este producto
de papel?
EVALUACION DISPOSICION FINAL DEL PAPEL
Encuesta 3

Productos Preguntas financieras Preguntas de uso de papel

de papel
Lista de los ¿Cuánto se ¿Cuánto se ¿Cómo se ¿Cómo se ¿Cómo se Si este
principales gasta en la podría ahorrar podría reducir podría eliminar podría lograr la producto se
tipos de compra, la entidad el uso de este totalmente el reutilización de encontrara en
productos de transporte, reduciendo el producto? uso de este este producto? la basura,
papel almacenamiento, uso de este producto? ¿Cómo se
encontrados en reciclado y producto de podría lograr su
los puestos de eliminación de papel en un reciclaje?
reciclaje este producto de 20%?
papel?
ANEXO 2

REDUCCIÓN DEL CONSUMO DE PAPEL EN OFICINAS

Metas Oficinas involucradas en la Pasos para lograr la meta

meta

1. Enfocada a la reducción de ¿Quién debe liderar el (Avisos electrónicos,

compras y consumo de papel
2. Ahorro en almacenamiento
y disposición final
cambio? memorandos, orientación,
¿Quién necesita saber del formación, etc.)
cambio? (Incluya el momento óptimo
por fecha o plazo (semana 1,
semana 2, etc.)

Uso del correo electrónico, la red

local o correo de voz en vez de
distribuir los documentos en papel.
Comunicarse con los clientes
internos y externos por correo
electrónico tanto como sea posible.
Revisar y corregir borradores de
documentos en pantalla antes de
imprimir. Asegúrese de que su
computador está configurado con las
preferencias para maximizar el nivel
de confort de visualización en
pantalla.

Utilizar la opción "REVISAR" del

programa de procesamiento de texto
y las funciones de agregado de
comentarios en lugar de Imprimir.
Evitar el copiado para la difusión o
publicación de los memos,
documentos, revista e informes
Disminuir márgenes, espacios de
interlineado y usar fuentes mas
pequeñas
Realizar copias a doble cara y
establecer esta opción como valor
predeterminado en las impresoras y
fotocopiadoras. Preguntar si el
documento que recibe a una cara,
puede ser impreso a doble cara en
un futuro.
No comprar artículos con impresión
pre impresa, que pueden llegar a ser
obsoletos (papelería y sobres). Si se
produce un cambio, comprar
etiquetas con la nueva dirección con
el fin de utilizar la papelería antigua
Mantener el papel de escritorio en
blanco y configurar los programas
del computador para imprimir la
información del membrete y
dirección cuando sea necesario
Guardar y recoger el papel que se
ha impreso en un lado, volver
apilarlo por el lado no utilizado,
designar una bandeja alimentadora
de papel en cada impresora o unas
impresoras, y utilizarlo para imprimir
borradores.
Programar máquinas de impresión,
fotocopiadoras y computadores con
la función dúplex
Utilizar papel de menor gramaje
para trabajos que no requieren
conservación a largo plazo
Utilizar impresoras en red, para
sustituir la impresoras de escritorio,
así se logra desalentar la impresión
innecesaria.
Apilar las hojas de media página
para portadas junto a la máquina de
fax.
Utilizar materiales reutilizables,
como sobres para todos los envío
internos
Reutilizar los sobres tachando o
colocando una etiqueta adhesiva
en la dirección original (cubra
completamente los antiguos códigos
de barras impresos).
Mantener actualizadas las listas de
distribución de correo para evitar la
duplicación y eliminar los que ya no
necesitan sus envíos
Hacer blocs de notas o documentos
de borrador (con las hojas utilizadas
por un solo lado)
Guardar documentos en forma
electrónica en lugar de archivarlo en
físico
Asignar contenedores
independientes para basura, papel
para reutilización y papel para
reciclaje.
Informar al personal de limpieza
para asegurarse de que no tiren el
papel para reciclar
Poner contenedores de reciclaje y
reutilización cerca de impresoras y
fotocopiadoras y en lugares
céntricos y convenientes en cada
piso. Asegurarse que todos están
claramente identificados
Colocar letreros en áreas
centralizadas para fomentar la
reutilización y el reciclaje, y para
educar al personal adecuado en los
métodos para el reciclaje/eliminación
Asegurarse de que el personal
conoce las políticas de reciclaje y
reutilización
Enviar correos electrónicos
felicitando a los funcionarios que
aplican las buenas practicas, e
incluir información de ellos en las
sesiones de formación y
sensibilización
Reducir la cantidad de correos
físicos no deseado que la empresa
recibe
ANEXO 3
RECOMENDACIONES PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS SEGÚN SU FORMA Y
FORMATO
Clasificación Descripción
Documentos Documentos de procesadores de texto, hojas de
ofimáticos cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con
distintos programas o paquetes de software y en
diferentes versiones de un mismo software.
Cartográficos Mapas y planos, algunos de ellos con valores
históricos y en muchos casos artístico. Estos
documentos, debido a su naturaleza y origen,
deben ser tratados de manera específica (utilizar
un escáner especial, metadatos particulares, entre
otros).
Correos El correo electrónico (e-mail) es uno de los servicios
electrónicos más usados en Internet que permite el intercambio
de mensajes entre las personas conectadas a la
(comunicaciones red, de manera similar a como funcionaba el correo
oficiales) tradicional. Básicamente es un servicio que nos
permite enviar mensajes a otras personas de una
forma rápida y económica, facilitando el intercambio
de todo tipo de archivos, dando clic en el link
“adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos
que se adjuntan comienzan a ser nombrados como
documentos electrónicos de archivo, debido a que
incorporan información de alto valor que sirve de
soporte y evidencia para las entidades. Constituye
un tipo de documento en el que con mayor
frecuencia se incluyen datos de gran valor
documental.
Imagen, videos y Los archivos creados en estos tipos de formatos
audio digital se admiten como pruebas en el sistema judicial
Colombiano.
Mensajes de En algunos casos este tipo de mensajes pueden
datos generados ser utilizados dentro de algún proceso llevado a
cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre
mediante redes otros).
sociales
Formularios Formatos que pueden ser diligenciados por los
electrónicos ciudadanos para realizar trámites en línea. Por
ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios
para peticiones, quejas y reclamos”.
Recomendación
Definir políticas para su conversión
a formatos y lenguajes estables,
de tal manera que no se corrompa
la información.
Definir políticas para garantizar su
lectura a mediano y largo plazo
de manera que no estén sujetos
a la evolución del software con
el que se produjeron, es decir,
que la versión siguiente del
programa permita ver los archivos
generados en la versión anterior.
Cumplir con todas las propiedades
de un documento electrónico
destacando que se garantice su
autenticidad, fecha y hora en que
se produjo y se recibió, así como
su procedencia, garantizando que
el autor de este documento es la
persona que dice ser y que tiene
la competencia para firmarlo.
Cumplir con las normas que
establezca el Gobierno Nacional y la
entidad en sus normas internas,
para garantizar su preservación y
valor como prueba aceptada.
Emitir las políticas por las que se
establezcan los procedimientos
válidos para la toma de los datos
necesarios y su transformación a
formatos que no alteren la validez
de los documentos.
Tratarlos como herramientas que
los usuarios pueden utilizar, que
se integran a la información que
se maneja electrónicamente, sin
olvidar que su almacenamiento y
gestión debe ser llevada a cabo
por el programa que procesa la
entrada al Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos.

Bases de datos Colección datos afines, relacionados entre sí y
Establecer cortes estructurados de forma tal que permiten el rápido
acceso, manipulación y extracción de ciertos
de subconjuntos de esos datos por parte de programas
creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda
rápida.
Páginas web Una página web está compuesta principalmente
por información (texto y/o módulos multimedia), así
como por hipervínculos. Además, puede contener
o asociar datos sobre el estilo que debe tener y
cómo debe visualizarse y también aplicaciones
“embebidas” con las que se puede interactuar
para hacerlas dinámicas.
Fuentes:
Archivo General de la Nación, guías de cero papel en la administración pública
Guías 1,2,3,4,5,6 de Gobierno en Línea
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Archivo General de la Nación.
Emitir las políticas para establecer
los procedimientos válidos para
la toma de los datos necesarios
y su transformación a formatos
que no alteren la validez de los
documentos.
información
para seleccionar de ellos la
que deba conservarse a largo
plazo o de forma permanente y
transferirlos al Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos de
Archivo - SGDEA. Los criterios
a seguir para el establecimiento
de los cortes variarán de acuerdo
al contenido de la base de datos
y de la información que deban
conservarse.
Deben definirse políticas para
establecer el tipo de contenido que
se publica, la periodicidad de su
actualización, y el responsable de
producir y aprobar la publicación.
Así mismo, se debe tener en cuenta
la conservación de información,
datos y documentos de archivo
publicado, de forma que se cuente
con un historial de publicaciones
en el sitio web.