Código: PLN-SST-001

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y

EXTERNA Versión: 00

Elaboró: Área de Seguridad y Salud en el Trabajo Fecha: 23-05-2019

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y directrices para asegurar el desarrollo de una

correcta comunicación al público interno y externo, con el fin de promover el
bienestar laboral, el sentido de pertenencia y el fortalecimiento de la cultura
empresarial.

2. ALCANCE
Todos los empleados sin importar su forma de contratación, proveedores,
clientes, visitantes y agentes externos.

3. DEFINICIONES

Elemento del programa: Tipo de documento o medio por utilizar para el proceso
de comunicación.

Emisor: Persona que informa o comunica.

Receptor: Persona o personal a quien va dirigida y recibe la comunicación.

Responsable: Persona encargada de vigilar y coordinar el proceso de

comunicación.

Periodicidad: Frecuencia de emisión de la comunicación.

Actividad o reporte: Tipo de información por comunicar por parte del emisor.

4. DESARROLLO

4.1. Generalidades:

A continuación se relacionan las actividades que la organización ha definido para

lograr la participación y comunicación del personal en el sistema SS:

4.2. Motivación y participación

ACTIVIDADES DE MOTIVACIÓN
No. ACTIVIDAD INCENTIVO FRECUENCIA
Celebración de fechas especiales Espacios para que los trabajadores se
a los trabajadores: amor y relacionen entre ellos, con las Continuamente, según
1
amistad, cumpleaños, navidad, directivas y mandos medios de la fechas especiales
etc. empresa.
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4.3 Actividades de rendición de cuenta

DESCRIPCIÓN DE LA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Es responsabilidad de todos los
colaboradores, de los líderes de
cada proceso y jefe inmediato
reportar los actos inseguros por
parte de los trabajadores que
Colaboradores, Vigía, sean identificados en los
Reporte de actos inseguros
1 identificados
líderes de proceso, Jefe procesos de inspección en las
inmediato áreas de trabajo al área
encargada de desarrollar el
Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo,
para realizar los respectivos
llamados de atención.
Si el acto inseguro es reiterativo,
se procederá a llamar a
Gestión Humana / descargo al trabajador. De
Procesos disciplinarios por omisión
2 reiterativa de normas de seguridad
Seguridad y Salud en el acuerdo con el resultado, se
Trabajo dictaminará proceso disciplinario
según el reglamento interno de
trabajo de la organización.

Plan de Comunicación

4.3.1 Trabajadores

La empresa comunicará sus riesgos a los trabajadores través de los procesos

de inducción y re inducción; además, se refuerza específicamente las medidas
de control y la prevención a través del programa de formación y capacitación
anual.

Otros mecanismos utilizados por la empresa son carteleras, correo electrónico y

reuniones.

Los trabajadores pueden transmitir a la gerencia o al COPASST, los problemas

o inquietudes en Seguridad y Salud en el Trabajo a través del Reporte de
Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo, durante las inspecciones en
campo que se realizan.

 Plan de comunicaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

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Elaboró: Área de Seguridad y Salud en el Trabajo Fecha: 23-05-2019

ELEMENTO
ACTIVIDAD,
DEL EMISOR RECEPTOR RESPONSABLE PERIODICIDAD
REPORTE
PROGRAMA
Publicar todos los
aspectos
concernientes a la
empresa que sean
de interés
colectivo.
Comunicación por
Empleados parte de la
Seguridad y según
Área de Gerencia o de la
Cartelera Salud en el necesidades del
SST Visitantes a coordinadora SST.
Trabajo sistema,
las oficinas Información sobre
resultados del
Sistema SST, plan
de emergencia,
grupos de apoyo,
cumpleaños y
actividades
motivacionales.
Área de
Informa las
SST,
Comunicados Empleados, Seguridad y Según actividades,
Gerencia
/ clientes, salud en el necesidades el cambios y/o
Memorandos proveedores trabajo, gerencia sistema decisiones de la
empresa.

Informar acerca de
Área de
Seguridad y todo los
SST,
Empleados, salud en el Según concerniente al
Correo Gerencia,
clientes, trabajo, necesidades del SG-SST, reporte
electrónico Gestión
proveedores Gerencia y Sistema de condiciones,
Humana
gestión humana solicitudes de
mejora.
Informar a
Gerencia, acerca
de todos los
Vigía e reportes de los
Vigía y
Actas de integrantes del trabajadores,
Comité de Gerencia Mensual
reuniones Comité de oportunidades de
convivencia
convivencia. mejora y
compromisos en
SST y convivencia
laboral.
Vigía
Área de
Seguridad y
SST,
Salud en el
gestión
Trabajo,
Humana, Según Dar información
Voz a vos , integrantes
Vigía Clientes necesidades del pertinente al
Wassapt comité de
Comité de sistema Sistema SST
convivencia,
convivencia
Gestión
Laboral,
Humana,
Gerencia
Gerencia
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4.3.2 Actividades participación trabajadores.

PROCESO MÉTODO DE PARTICIPACIÓN

Identificación de peligros y valoración de
riesgos y determinación de controles
Investigación de accidentes e incidentes de
trabajo
Desarrollo y revisión de políticas y objetivos
SST
Representación en asuntos SST
Los trabajadores participan a través de la
realización de Análisis de Trabajo Seguro
(ATS) y atreves del formato participación de
trabajadores en la identificación de peligros
Investigar los accidentes reportados por el
trabajador, vinculando al mismo trabajador en
la investigación; es decir, participa el Vigía,
trabajador accidentado y los trabajadores
testigos
Se divulgan en las carteleras para
conocimiento y generación de sugerencias.
Existe Vigia, Comité de convivencia laboral y
coordinadora de SST, donde los
representantes con participación de
trabajadores, plantean acciones de mejora
para el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo y reportan condiciones y
actos inseguros

5. ANEXOS

 FTO-SST-011 Reporte de actos y condiciones inseguras

 FTO-SST-012 Respuesta a reporte de actos y condiciones inseguras
 FTO-SST-018 Participación trabajadores en la identificación de peligros.
 FTO-SST-009 Formato Acta reunión Copasst-Vigía.
 FTO-SST-010 Formato Acta reunión Comité de convivencia laboral.