CONTABILIDAD AVANZADA

CASA MATRIZ Y AGENCIA COMERCIAL

El típico ejemplo de las casas matrices de cosméticos consiste en firmar contratos de agencia
comercial en el país, donde el establecimiento de comercio autónomo desarrolla cursos de
capacitación al personal que no tiene ninguna vinculación laboral ni con la agencia ni la casa
matriz, selecciona aquel con mayores habilidades y lo vincula a la agencia como consultora
independiente para que éstas, directamente hagan sus pedidos sobre catálogo a precios del
consumidor y sobre los cuales otorga un descuento sobre el valor del pedido, para que en un
determinado tiempo pague la factura, de lo contrario pasará a cobro jurídico si es el caso, donde
nada tiene que ver el agente comercial.

A su vez la agencia comercial obtiene una comisión por cada una de las ventas de las consultoras
que tenga adscritas, como se verá en el siguiente ejemplo: la casa matriz constituye la agencia
comercial y ésta a su vez selecciona las consultora mediante la debida capacitación, y quienes
hacen sus propias diligencias de pedidos y lo envía a la agencia y con el visto de aprobación lo
remite a la casa matriz.

1. La casa matriz despacha la factura A-978 a la Consultora adscrita a la agencia comercial

incluidos el Impuesto a las Ventas, los fletes de despacho y un descuento del 25% según
precios de catálogo.

Si el descuento es incondicional, no se tiene en cuenta en la base gravable para aplicar

la tarifa del IVA, a la cual se le incluyen los fletes facturados.

Los descuentos incondicionales no se tienen en cuenta en la contabilidad como gasto financiero,

porque a todos los clientes se les concede el mismo descuento, pero si fuera condicionado a la
forma de pago anticipado, o compra de escalas de mercancías, se llevaría a la cuenta 530535.

La consultora como persona natural no lleva contabilidad, sin embargo, se presenta la disyuntiva
si las mercancías son de su propiedad, el cual se resuelve por el pagaré en blanco que firman las
consultoras a la casa matriz, porque si no vende la mercancía, necesariamente deben pagarla.

Los fletes y acarreos constituyen un mayor valor de la mercancía, a prorrata de cada uno de los
artículos, porque cuando determine el juego de inventarios a las compras las aumentará con los
fletes para saber la mercancía disponible para la venta.

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2. La consultora vende la mercancía a terceros por el valor total de la factura más la

recuperación de los gastos del IVA y los fl etes para hacer efectiva la comisión
programada. Sin embargo puede considerar la opción que quiera compartir los
descuentos con sus clientes.

Como lleva inventario permanente, por la venta de las mercancías debe contabilizar el costo
de ventas el cual incluye el IVA por pertenecer al régimen simplifi cado.

3. Paga la factura a la casa matriz mediante consignación nacional y ejecuta el siguiente

registro

Esta misma operación es registrada por la casa matriz mediante consignación nacional
recibida de la Consultora.
4. La consultora hace el cierre general de las operaciones del ejercicio, debita las cuentas
nominales de saldo crédito contra la cuenta 5905 Ganancias y Pérdidas, igualmente
acredita las cuentas nominales de saldo débito y debita la cuenta 5905 Ganancias y
Pérdidas, para definir la utilidad del ejercicio, que en este caso recoge una operación.
Sin embargo, esta operación puede repetirse muchas veces durante el período contable.

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5. La consultora presenta los estados financieros.

El estado de resultados de la consultora está compuesto por los ingresos por concepto de
descuentos incondicionales concedidos por la casa matriz menos los gastos que incurran en su
actividad como persona natural.

Si la consultora llegare a pagar la factura y su comisión queda representada en artículos, éstos

deben quedar representados en los inventarios de su propiedad. Si por alguna circunstancia los
artículos que recibe presentan alguna avería son objeto de devolución, descontándolos del valor
del inventario y de la obligación con el acreedor.

6. La casa matriz paga a la agencia comercial la correspondiente comisión por la venta de

la consultora adscrita y su correspondiente cumplimiento en el pago.

A su vez la agencia comercial contabiliza la comisión por las ventas de productos de sus
consultoras.

El estado de resultados de la agencia comercial está compuesto por los ingresos que recibe por
las comisiones de todas las impulsadoras, menos los gastos que ocasione por concepto de
arrendamientos, nómina de personal: secretaria, jefe de ventas, etc.

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CONTABILIDAD EN CASA MATRIZ Y SUCURSAL

El tratamiento contable entre la casa matriz y la sucursal depende del costeo que se aplique a
las mercancías en el momento del despacho:
• Despachos al costo.
• Despachos con sobre costo.
Despachos a la sucursal al costo
La empresa Surcolombiana S.A., estableció de acuerdo con sus estatutos contenidos en la
Escritura Pública No. 2125 de Diciembre 22 de 2005, la creación de la sucursal norte a partir del
1º de diciembre de 2008 y durante el mes ocurrieron las siguientes transacciones:

Contabilidad simultánea: los siguientes son los registros contables tanto en la casa matriz como
en la sucursal norte, por las relaciones comerciales entre ellas.
Para la mejor comprensión se requiere tener presente el balance general inicial para poder hacer
las acumulaciones pertinentes con el desarrollo de las transacciones, donde se omiten las
operaciones de la casa matriz con otras empresas.

1. La casa matriz envió cheque por valor de $10.000.000 para los gastos de organización y
puesta en marcha de la sucursal.

Simultáneamente la sucursal registra el recibo de dinero en cheque por valor de $10.000.000.

Asociado a este registro se requiere abrir la correspondiente cuenta corriente bancaria en la

sucursal para efectos de control del efectivo.

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Recibo de chequera para manejar la cuenta corriente.

2. La casa matriz despachó electrodomésticos para la venta remitidos al costo por valor de
$30.000.000. La transacción para la casa matriz no la considera como una venta hasta tanto
no haya sido realizado con terceros (fuera del grupo). La mercancía se traslada físicamente
como si fuera de un departamento a otro.

La sucursal hace su propio registro por el recibo de los electrodomésticos.

Los siguientes hechos de ventas, manejo de costo de ventas, cobro de la cartera y pago de gastos
no son tenidos en cuenta por la casa matriz en su contabilidad.

3. La sucursal vendió toda la mercancía a crédito con un margen bruto de utilidad del 20%, y
con el correspondiente impuesto a las ventas, y el comprador practicó la retención en la
fuente a título de renta del 3.5%. La retención de IVA y del ICA no aplica porque ambos son
del régimen común.

4. Adicionalmente contabilizó el costo de ventas por valor de $30.000.000, y dejó las

existencias de inventarios en cero.

5. Realizó el cobro de cartera a sus clientes sobre los $40.500.000 y recolectó el 80%.

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Realizó el cobro de cartera a sus clientes sobre los $40.500.000 y recolectó el 80%.

6. La sucursal pagó los gastos de administración por $1.000.000 al régimen simplificado y

aplicó la retención en la fuente del 3.5% y asumió la retención del IVA del 50%.

7. La sucursal pagó en efectivo el canon de arrendamiento por valor de $600.000 más el IVA
del 10% y aplicó la retención en la fuente del 3.5%.

8. La sucursal pagó el valor de las mercancías despachadas, mediante envío de cheque a la

casa matriz por valor de $30.000.000.

Igualmente la casa matriz registra el recibo del pago por consignación nacional de cartera.

9. La casa matriz carga a la cuenta de la sucursal el comprobante de pago por concepto de

gastos de nómina por el mes de diciembre, por valor de $2.000.000.

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Mediante el recibo de la copia del comprobante de pago de la nómina, la sucursal

contabilizó los gastos correspondientes.

10. La sucursal verificó el inventario a 31 de diciembre del 2008 con existencia cero. Este
inventario físico se hace con el fi n de controlar los efectos relacionados con las utilidades
que están implícitas en los inventarios despachados, debido a que la casa matriz no puede
realizar utilidades con la sucursal, pues éstas solamente se realizan cuando la mercancía se
vende a un tercero.
11. La sucursal elabora la hoja de trabajo para hacer los ajustes contables y asientos de cierre,
para determinar los resultados del ejercicio. Cada establecimiento de comercio debe cerrar
sus cuentas nominales de ingresos y egreso operativas, así: las de saldo crédito contra la
cuenta ganancias y pérdidas, las de saldo débito se acreditan y se debita la cuenta de
ganancias y pérdidas, igual procedimiento se realiza con las cuentas de ingresos y egresos
no operacionales, para determinar la utilidad si los ingresos son superiores a los gastos, caso
contrario si los gastos son superiores a los ingresos se contabilizará la pérdida del ejercicio.

Observe que los dos primeros registros contables permiten calcular la utilidad bruta en
ventas, la que se perfi la en la cuenta puente de cierre 5905 de ganancias y pérdidas.
También se cierran las cuentas de gastos

El último registro de cierre corresponde a la cancelación de la cuenta puente 590505

ganancias y pérdidas para llevar la diferencia al crédito de la cuenta 3605 si es utilidad o
3610 al débito si es pérdida en las operaciones.

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Llegué hasta pagina 36 del libro