El mercado actual está repleto de cientos de sistemas de software,

cada uno intentando posicionarse como la solución perfecta de

mantenimiento y gestión de activos. No obstante, no todos son
iguales. Comprender la diferencia entre un Sistema de Gestión de
Activos Empresariales (EAM) y un Sistema Computarizado de Gestión
del Mantenimiento (CMMS) y aprender a distinguirlos, entre todo el
despliegue publicitario, es clave para abrirse camino entre la multitud
con el fin de encontrar el sistema de información de activos ideal para
su negocio.

Los sistemas EAM y CMMS, ¿no son lo mismo?

El mercado para software de mantenimiento y gestión de activos está
dominado principalmente por dos tipos de productos: Sistemas de
Gestión de Activos Empresariales (EAM) y Sistemas Computarizados
de Gestión de Mantenimiento (CMMS). Los dos términos se usan
mucho, pero no queda del todo claro cuál es la diferencia, en especial
cuando está intentando decidir qué sistema de software quiere
comprar para su negocio. Y no ayuda a esclarecer la confusión el
hecho que muchos productos CMMS verdaderos han empezado a
promocionarse como sistemas EAM o como sistemas EAM/CMMS
híbridos.

En la superficie, estos productos realizan afirmaciones similares y

pareciera que también se desempeñan igual. Todos se orientan al
mantenimiento; todos ofrecen suscripciones basadas en la nube; y la
mayoría ofrece funciones adicionales como gestión de inventario y
registro de activos. Algunos paquetes de software de CMMS incluso
ofrecen funciones que tradicionalmente se han visto en el dominio de
los sistemas EAM, como la compra de módulos o herramientas de
gestión de sitios múltiples. Esto hace que nos hagamos dos preguntas
importantes. En el mercado actual, donde la arquitectura web y las
aplicaciones móviles son típicas y el soporte para sitios múltiples se
está volviendo cada vez más común, ¿existe alguna diferencia notable
entre un sistema EAM y un CMMS? ¿Hemos alcanzado un punto en
que las líneas están tan borrosas que son básicamente lo mismo?

Las respuestas son: sí, hay una diferencia; y no, no son lo mismo.
Seamos claros: no todos los productos que afirman ser un sistema
EAM tienen verdadera funcionalidad EAM. Si bien es cierto que la
línea entre EAM y CMMS no está tan claramente definida como hace
20 años, estos dos tipos de software siguen teniendo diferencias
grandes en cuanto al abordaje y la funcionalidad.
 ¿Qué es un Sistema Computarizado de Gestión del
Mantenimiento (CMMS)?
Un CMMS está diseñado para ser exactamente lo que indica su
nombre: un sistema computarizado de gestión del mantenimiento.
Estos sistemas surgieron en la década de 1960 como una tecnología
para gestionar órdenes laborales con tarjetas perforadas en lugar de
gabinetes para documentos y archivos. Aparecieron como software
informático en la década de 1980. A medida que estos sistemas
evolucionaron, se agregaron más funciones para respaldar una gama
más amplia de necesidades empresariales. En la actualidad, la
mayoría de los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento
cuentan con una especie de gestión de mantenimiento preventivo
(PM), activos e inventario, además de funcionalidad móvil. Muchos
ofrecen funciones adicionales, como gestión de proyectos, soporte
para sitios múltiples o la posibilidad de comprar partes de
mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) desde un catálogo
en línea sin salir del CMMS.

Más allá de su amplio rango de capacidades, la gestión de

mantenimiento sigue siendo el eje de un paquete de software de
CMMS. Los productos de CMMS más pequeños se enfocan
exclusivamente en órdenes de trabajo y registro de equipos. Incluso
hasta los más grandes no están diseñados para brindar mayor
funcionalidad fuera de la gestión de mantenimiento y de materiales de
MRO. Este enfoque limitado tiene sentido dado su historial y, en
algunas situaciones, incluso puede considerarse una ventaja. Los
CMMS son herramientas especializadas y simplificadas para gestionar
las operaciones de mantenimiento. No están diseñados para satisfacer
las necesidades de gestión de activos de toda la organización. Esto
deja brechas, pero las empresas pueden resolverlas al integrar sus
CMMS con otros sistemas de software que proporcionen servicios,
como organización, compras y contabilidad.

Un CMMS es una solución atractiva para pequeñas operaciones de

mantenimiento que necesitan una forma simple para gestionar
órdenes de trabajo, registro de equipamiento o maquinaria y partes de
repuesto. Estos sistemas no pueden hacerlo todo, pero a menudo
cuestan menos que sus primos más grandes y poderosos: los
sistemas EAM.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Activos Empresariales

(EAM)?
Como el nombre lo sugiere, los sistemas EAM fueron diseñados para
ser plataformas unificadas para gestionar los activos físicos de una
organización a lo largo de la empresa. Salieron a escena después de
los sistemas CMMS, una vez que la tecnología de red les permitió a
las compañías vincular sistemas informáticos entre varios sitios. Los
sistemas EAM incluyen capacidades de gestión de mantenimiento,
pero tienen en cuenta el costo total de propiedad (TCO) de los activos
físicos de una empresa. Además, brindan una variedad más amplia de
funciones para rastrear, gestionar y analizar el desempeño de activos
y los costos a lo largo de todo el ciclo de vida del activo físico, desde
la adquisición hasta el desmantelamiento y todo entre medio.

Debido a que están diseñados para las empresas, los sistemas EAM
prestan servicio a cada faceta de una organización que esté
relacionada con la gestión de activos. Esto incluye funciones como el
mantenimiento y el inventario de MRO, pero también abarca la
adquisición de MRO; gestión de ingeniería y de proyectos;
contabilidad; operaciones; gestión de la confiabilidad; seguridad y
cumplimiento; e incluso inteligencia empresarial (BI) para respaldar la
planificación estratégica a nivel empresarial.

El resultado de este diseño integral es un sistema individual que

contiene toda la información sobre los activos físicos de una
organización. Historiales de reparación, uso de energía, costos de
ciclos de vida, registros de garantías, catálogos de partes, órdenes de
compra, registros de auditoría y más; todo se almacena en el mismo
sistema al que tiene acceso cualquier departamento. El departamento
de mantenimiento puede usar el sistema EAM para gestionar las
órdenes de trabajo y los registros de equipos. El departamento de
gestión de materiales MRO puede usarlo para gestionar depósitos e
inventarios. El departamento de adquisición de MRO puede usarlo
para gestionar solicitudes de propuestas (RFP), contratos y órdenes
de compras. El departamento de contabilidad puede usarlo para
gestionar presupuestos y facturas de MRO. Debido a que es un solo
sistema, todos acceden a los mismos datos; datos que se acumulan
de distintas fuentes a lo largo de la organización y se actualizan al
instante.

Desde que debutaron en la década de 1990, los sistemas EAM han

sido la solución elegida por distintas organizaciones con uso intensivo
de activos y que necesitan gestionar una gran cartera de activos
físicos en múltiples ubicaciones. No obstante, en la última década,
estos sistemas han sido ampliamente usados por pequeñas y
medianas empresas (SMB) que quieren aprovechar las funciones
agregadas de optimización del desempeño y gestión de costos que
ofrecen los sistemas EAM. Con la llegada de los modelos de
distribución de software como servicio (SaaS), el costo de poseer un
sistema EAM se ha vuelto competitivo con el de CMMS. Además,
debido a sus funciones adicionales, a menudo, el sistema EAM es la
opción más rentable, incluso para operaciones pequeñas.
Figura 1: Un sistema EAM brinda servicios para todas las funciones
empresariales que desempeñan un papel en la gestión de activos.

EAM y CMMS: diferentes enfoques para la gestión de

activos
Como habrá notado, los sistemas CMMS y EAM tienen objetivos
similares y comparten algunas de las mismas funciones, aunque los
sistemas EAM ofrecen una variedad más amplia de características. Lo
que los distingue realmente es su filosofía y alcance. Un CMMS se
enfoca en el mantenimiento, mientras que un sistema EAM adopta un
enfoque integral, incorporando varias funciones empresariales. Un
CMMS comienza a realizar el rastreo después de que se compró e
instaló un activo, mientras que un sistema EAM puede rastrear todo el
ciclo de vida del activo físico, comenzando por el diseño y la
instalación. Un CMMS está diseñado para gestionar una sola
ubicación u ofrece soporte limitado para sitios múltiples. Por su parte,
un sistema EAM viene con funciones extensas para gestionar
empresas y sitios múltiples.

Un sistema EAM es más que solo un CMMS reforzado. Es una

herramienta integral para gestionar activos físicos y maximizar su
desempeño en la empresa. Es un CMMS combinado con un sistema
de gestión de inventario, un sistema de gestión de compras, un
sistema de gestión de documentos, un sistema de contabilidad, un
sistema de gestión de proyectos, herramientas de gestión de sitios
múltiples, herramientas de gestión de desempeño y herramientas de
BI, todos integrados en una sola pieza de software.

Las organizaciones que toman en serio la gestión de activos confían

en los sistemas EAM para realizar su trabajo porque estos ofrecen un
conjunto de funciones amplias, potentes y unificadas que necesitan las
operaciones que usan muchos activos para aprovechar al máximo los
activos físicos que tienen. Por eso resulta engañoso describir un
CMMS como un sistema EAM; la diferencia entre ambos es más que
algunas pocas funciones adicionales. Son dos tipos de productos de
software distintos que representan dos enfoques diferentes de cómo
gestiona una organización sus activos.

FUNCIONES EAM CMMS

Tabla 1: Comparación lado a lado de las funciones de

software de EAM y CMMS
FUNCIONES EAM CMMS

Jerarquías de activos

Asset Tracking

Alertas automáticas por correo electrónico

Gestión de presupuestos

Gestión de calibración

Monitoreo de condiciones

Configuración personalizable

Gestión de documentos e imágenes

Monitoreo de energía

Gestión de flotas

Mapas interactivos, planos y esquemas

Gestión de inventario

Activos lineale s

Mantenimiento como servicio

Plataforma móvil

Gestión de sitios múltiples

PMantenimiento preventivo (PM)

Gestión de procesos
FUNCIONES EAM CMMS

Gestión de proyectos

Gestión de compras y requisitos

Mantenimiento centrado en confiabilidad

Repuestos reparables y activos rotativos

Informes, tableros visuales y KPI

Controles de seguridad basad os en funciones

Gestión de seguridad y cumplimiento

Garantías y reclamaciones de garantías

Órdenes de trabajo y solicitudes

Planificación y programación de trabajo

Mejora de cero tiempo d e inactividad

¿Cuál es el sistema ideal para su empresa?

Para las grandes organizaciones con sitios múltiples y muchos activos,
los sistemas EAM son la opción obvia. Son la única herramienta en el
mercado que combina capacidades potentes de mantenimiento y
gestión de activos con funciones de avanzada para el rastreo y
análisis de costos del ciclo de vida, soporte empresarial para varias
empresas y ubicaciones y funcionalidad para departamentos que no
son MRO, como contabilidad e ingeniería. Los sistemas EAM también
ofrecen la misma variedad de opciones de integración que los
sistemas computarizados de gestión del mantenimiento, conectando a
la empresa de sistemas de BI en la cima con sistemas de control de
supervisión y adquisición de datos (SCADA) y sistemas de
automatización de edificios (BAS) en la base.

Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas (SMB), la

opción no siempre es tan clara. La mayoría de los sistemas CMMS
son más que capaces para manejar las necesidades de gestión de
mantenimiento e incluso los requisitos de inventario de MRO de
operaciones pequeñas. Suelen costar menos que los sistemas EAM.
Si lo que está buscando es instaurar un programa de mantenimiento
preventivo (PM), quizás el CMMS sea la mejor opción. Pero incluso
para operaciones pequeñas, hay motivos sólidos para tener en cuenta
un sistema EAM.

Si tiene planes de crecimiento, necesita una herramienta que pueda

crecer a la par. Un CMMS es genial para operaciones pequeñas, pero
no es tan bueno al momento de brindar soporte para las necesidades
de una empresa en crecimiento. Si está pensando en agregar otro
sitio, por ejemplo, necesita la funcionalidad empresarial de un sistema
EAM. O, si decide el próximo año poner en marcha un programa de
mantenimiento centrado en confiabilidad (RCM), querrá contar con las
herramientas de análisis de fallas que brinda un sistema EAM. Quizás
un CMMS satisfaga sus necesidades inmediatas, pero un sistema
EAM le brindará herramientas para seguir mejorando el desempeño a
largo plazo.

Si quiere adoptar un enfoque integral para la gestión de activos —uno

que tenga en cuenta el costo total de propiedad (TCO) y busque
maximizar el valor a lo largo de todo el ciclo de vida del activo físico—,
entonces necesita la funcionalidad profunda y la mentalidad
empresarial que viene con un sistema EAM. La gestión de activos va
más allá del mantenimiento para abarcar todas las funciones de la
empresa que funcionan en conjunto. Necesita una plataforma de
software que satisfaga las necesidades de toda la operación, no solo
de una función. Un sistema EAM ofrece las herramientas para rastrear
costos, gestionar recursos y optimizar el desempeño a lo largo de toda
la organización.
Tracy S. Smith
Tracy S. Smith es presidente de SwainSmith, Inc., una empresa de
soluciones de EAM, y ha estado ayudando a distintas organizaciones
a establecer con éxito sistemas de software de EAM durante 20 años.
Además de su experiencia en software, el señor Smith tiene amplio
conocimiento de las mejores prácticas como Profesional Certificado en
Mantenimiento y Confiabilidad (CMRP) y miembro del Institute of
Asset Management www.swainsmith.com