CLASES DE DOCUMENTOS Documento de Archivo: determinado
Se considera que el documento por su por el lugar donde se encuentra toda la
estructuración, es a la vez medio y información producida o recibida por una comunicación de información y conocimiento, entidad pública o privada, en razón de sus de manera que su principal caracterización lo Actividades o funciones. configura en las siguientes dimensiones: su Documento Electrónico: toda la soporte físico o material, el mensaje información generada, enviada, recibida, e información que conlleva y la facultad almacenada o acumulada por medio intrínseca de transmitir y difundir ese Electrónico. También se encuentran conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos Clases de documentos. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS: IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Con el propósito de orientar la descripción que El documento es el principal elemento de un caracteriza como tal a un documento archivo, ya que contiene información de archivo, se deben considerar aspectos de su que puede ser requerida posteriormente, naturaleza intrínseca, que no son debido a la necesidad que tiene la empresa otros que los referidos a características que los para el desarrollo de su gestión, objetivos y, agrupa según su aspecto formal, sobre todo, para el servicio al cliente de contenido estructural y persona o entidad interno y externo, ya que la información que que las produce. contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes. Características Internas: aquellas que hacen Características Externas: son aquellas parte de la esencia características que no del documento y que están implícitas en él. dependen del cuerpo del documento, sino que Las más comunes son: son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera, y se pueden clasificar de la siguiente forma: Entidad Productora: hace referencia a la Clase: se refiere al tipo de mensaje que se persona —autor— o empresa que expide desea trasmitir en el documento, por el documento, registrado, por lo general, en el ejemplo el contenido textual y no textual. membrete o como remitente de éste. Textual: sus contenidos están escritos en el Esta característica se hace presente tanto en el papel. sector público como en el privado. Orígenes Funcionales: se refiere a su función, No Textuales: en algunas ocasiones pueden cargo o trámite que motiva la contener escritos, pero la diferencia Elaboración y producción del documento. radica en que se elaboraron para ser También se le denomina función facilitativa, interpretados visual, auditiva e incluso ya que, apoya la ejecución de una actividad y manualmente; por ejemplo: los documentos sirve de soporte a una respuesta o informáticos, fotográficos, gráficos, Inquietud. En caso que se requiera su sonoros, mapas y planos. descripción detallada se denomina: Función Sustantiva. Fecha y Lugar de Producción: señala con Tipo: se refiere al motivo que genera la precisión el origen del documento en creación del documento y la entidad misma tiempo y espacio, es decir: día, mes y año; así que lo emite; por ejemplo: cartas, como, la ubicación de su origen o memorandos, circulares, informes y realización. destinación. Se requiere aplicación de las normas técnicas. Contenido sustantivo o substancial: se refiere Forma: señala específicamente su contenido específicamente al cuerpo o en original y copia. Se debe identificar contenido del documento de una manera el original con alguna clase de marquilla, en amplia y detallada. algunos casos se emplea la mención N/A, que significa no aplicable, con el ánimo de que no sea empleado para el trámite, sino que lo conserve el primer interesado. Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, por ejemplo: Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros, entre otros; los no textuales, como son las imágenes y los sonoros, se organizan en cintas, microfilms, Cds, etc. Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.