GESTION DOCUMENTAL

“Pese a la obviedad hay que insistir en un Estado de derecho, y los

documentos son el lenguaje natural de la administración, y que en
una sociedad democrática, el control social y la participación
ciudadana se basan en registros confiables, verídicos y
consultables de los actos de la administración”.

INTRODUCCION

Es de suma importancia que los directivos de las empresas como el personal

encargado dominen a cabalidad todo lo relacionado con los conceptos técnicos
y los lenguajes archivísticos, implementados en la Ley 594 del 2000.

De donde establece claramente una definición muy clara sobre la Gestión

Documental1;

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”.

Entre otras tantas definiciones importantes, reglas y principios generales que

regulan esta función archivística del Estado, y su ámbito de aplicación.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y

cultural; pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país, pasada su
vigencia.

Importantes a la hora de toma decisiones basándose en sus antecedentes en su

historia…

“…los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión

administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de
justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas,
los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano”.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y

cultural; pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país.

Podría decirse que la importancia de la conservación del archivo para una buena
gestión empresarial; se planifican en una serie de principios fundamentales que
se acogen perfectamente a lo establecido por ley. Estos delineamientos o
principios serian en su orden:

Principio de institucionalidad e instrumentalizad, Principio de responsabilidad,

Principio de dirección y coordinación de la función archivística, Principio de
administración y acceso, Principio de racionalidad, Principio de modernización,
Principio de interpretación
El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y
seguimiento se logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas
las entidades, pues bien sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la
corrupción, el no poseer pruebas por falta de organización y control de los
archivos ha impedido que la ley se aplique a muchas personas que han
realizado actividades corruptas y en detrimento del patrimonio nacional.

CONCLUSIONES:

1. Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al

gobierno nacional o a las empresas ya sean públicas o privadas, nos
compete a nosotros también como ciudadanos responsables debemos
contribuir para que este sueño se cumpla.

2. La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la

categorización de los archivos públicos por su jurisdicción y competencia,
por territorio, según organización del Estado, pero es puntual cuando
explica que todos estos organismos están obligados a organizar sus
archivos.

3. Todos y cada uno de los profesionales en administración archivística

debemos saber cuál es la situación de los archivos en la empresa para la
cual laboramos, si aún no se ha propuesto un programa de gestión
documental, es nuestra responsabilidad, con el firme propósito de ser
propiciar un ambiente de orden.

4. Es muy importante para la vida laboral la sensibilización y capacitación

del personal de la empresa, pues la administración de la información
requiere de la importancia y las prácticas documentales adecuadas para
poder brindar un soporte bien estructurado para la empresa.

5. Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la

administración documental de la institución.