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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

FACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUTECTURA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E
INFORMÁTICA

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN III

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN

DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PÚBLICO DEL
DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

PRESENTADO POR EL BACHILLER

MÁXIMO FORTUNATO MEZA ESPINOZA

PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE

INGENIERO DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

AYACUCHO – PERÚ

2018
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El presente trabajo de investigación es dedicado a mi familia, quienes me

apoyan constantemente en mis estudios y superar mis límites, para mi
desarrollo personal y profesional.
 iii

Agradezco el desarrollo del presente trabajo de investigación a mi

profesor del curso de Proyectos de Investigación, por darnos las guías y
así poder culminar con éxito este proyecto, también a los interesados del
Ministerio Público del Distrito Fiscal de Ayacucho quienes me brindaron
la información necesaria. En especial al Ing. Joel Mayorca Olivera que
estuvo en constante comunicación, con mi persona para proporcinarme
la información para el desarrollo del proyecto.
 iv

RESUMEN
Como resultado del trabajo de investigación el objetivo es analizar la situación actual del
Ministerio Público del Distrito Fiscal de Ayacucho, en el Área de Tecnologías de la
Información. La planificacion, el desarrollo y la implementación de un Sistema Web para
la Gestión Documental, las metodologías que a usar serán la guía de Fundamentos para
la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) en su 6ta edición, que proporciona el
Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), en primer lugar se realizará el análisis de la
situación actual de la organización mencionada anteriormente, luego se procederá con
la planificación de gestión del proyecto, realizando el documento del Acta de constitución
para el inicio del proyecto, identificando a los interesados y los requerimientos del
sistema, en la gestión del proyecto se realizaran todos los entregables como se
establecio en la planificación del proyecto. Después se realizarán los casos de uso del
negocio y del sistema, continuaremos con el desarrollo del sistema web y para luego de
cumplir con las actividades se iniciará con la implementación del sistema. Se realizarán
el cierre de todo el proyecto en el ciclo de vida de proyecto cumpliento con los objetivos
establecidos.
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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo, se hará un estudio y análisis del problema presentado en el área de
Tecnologías de Información de la organización del Ministerio Público del Distrito Fiscal
de Ayacucho, se hace la recepción de documentos: Informes, Cartas, Solicitudes, entre
otras, están en un papel físico y son almacenados en un gabinete por orden de llegada
esto es recibido del área de Administración o una dependencia fiscal. El problema es
que ocurriera un percance o accidente como: un incendio, terremotos, etc. Sería muy
difícil recuperar los documentos ya que solo se almacenaban en el gabinete. También
la búsqueda de los documentos se pierde o tarde demasiado tiempo la ubicarlo.

Las razones que para realizar este proyecto de investigación es ayudar a los empleados
a poder realizar sus actividades en el menor tiempo y tener la información de los
documentos, los objetivos que se desea alcanzar son el automatizar los procesos y
actividades de negocio, en la gestión de documentos del área de Tecnologías de
Información. Es importante gestionar correctamente los documentos para tener la
información al alcance de la gerencia para la toma de decisiones, también el control y
seguimiento de las actividades que realiza los empleados que laboran en el área en
investigación.

La metodologías que se utilizarán la Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (PMBOK) en su quinta edición, que nos proporciona buenas prácticas en el
desarrollo de proyectos a nivel internacional, la metodología RUP para el desarrollo del
 vi

sistema web, los lenguajes de programación tanto para el servidor y el diseño de la

página web y el producto final ayudará a los empleados en la búsqueda de documentos
en el menor tiempo posible, para tener copia de respaldo del documento digitalizado y
almacenar, el jefe del área podrá dar control y seguimiento al personal, para comprobar
si cumple o no con su trabajo.

El proyecto de investigación se dividirá por los siguientes capítulos:

CAPÍTULO I: Se realizará el análisis de la organización tanto interna como externa.

CAPÍTULO II: Se realzará la justificación del proyecto, describiendo lo conceptos de

negocio y las metodologías a usar en el desarrollo del proyecto.

CAPÍTULO III: Se realizará el inicio y planificación de la gestión del proyecto siguiendo

la guía del PMBOK y la metodología RUP en la fase de Inicio.

CAPÍTULO IV: Se realizará la ejecución, seguimiento y control de todo el cronograma

del proyecto y la metodología RUP en las fases de Elaboración, Desarrollo.

CAPÍTULO V: Se realizará el cierre del proyecto cumpliendo con todos los objetivos
establecidos y la metodología RUP en la fase de Cierre o Transición.

CAPÍTULO VI: Se realizará la evalución de los resultados mediante mediciones e

indicadores.

CAPÍTULO VII: Se realizará las conclusiones y recomendaciones del proyecto de

investigación.
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ÍNDICE PRINCIPAL

RESUMEN................................................................................................................... iv

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... v

CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................... 19

Datos generales de la institución: .................................................................... 19

Nombre de la institución ........................................................................ 19

Rubro o Giro del Negocio ...................................................................... 19

Breve Historia ........................................................................................ 19

Organigrama actual ............................................................................... 21

Descripción de las Áreas funcionales .................................................... 21

Descripción general del proceso de negocio. ........................................ 22

Fines de la organización.................................................................................. 23

Visión .................................................................................................... 23

Misión .................................................................................................... 23

Valores .................................................................................................. 23

Objetivos Estratégicos ........................................................................... 24

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Unidades Estratégicas de Negocios ...................................................... 24

Análisis externo: .............................................................................................. 28

Análisis del entorno general: ................................................................. 28

A. Factores económicos............................................................................. 28
B. Factores tecnológicos ............................................................................ 29
C. Factores políticos .................................................................................. 29
D. Factores sociales................................................................................... 30
E. Factores demográficos .......................................................................... 31
Análisis del entorno competitivo ............................................................ 32

Análisis de la posición competitiva – Factores claves de éxito .............. 32

Análisis Interno ................................................................................................ 33

Recursos y capacidades ....................................................................... 33

A. Recursos tangibles ................................................................................ 33

B. Recursos intangibles ............................................................................. 33
C. Capacidades organizativas .................................................................... 33
D. Análisis de recursos y capacidades: ...................................................... 34
Análisis de la cadena de valor ............................................................... 34

A. Actividades primarias:............................................................................ 34
B. Actividades de apoyo............................................................................. 36
Análisis Estratégico ......................................................................................... 39

Análisis FODA ....................................................................................... 39

A. Fortalezas.............................................................................................. 39
B. Oportunidades ....................................................................................... 39
C. Debilidades ............................................................................................ 39
D. Amenazas ............................................................................................. 40
Matriz FODA ......................................................................................... 41

Descripción de la problemática........................................................................ 42

Problemática ......................................................................................... 42

Objetivos ............................................................................................... 42

A. Objetivo General.................................................................................... 42
B. Objetico Específicos .............................................................................. 42
Resultados esperados ..................................................................................... 42

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO ..................... 44

Marco teórico del negocio ............................................................................... 44

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Marco teórico del proyecto .............................................................................. 46

Gestión del Proyecto ............................................................................. 46

Ingeniería del Proyecto.......................................................................... 51

Soporte del Proyecto ............................................................................. 55

Planificación de la Calidad .................................................................... 55

Identificación de estándares y métricas ................................................. 56

Diseño de formatos de aseguramiento de calidad ................................. 57

CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ..................................... 58

Gestión del proyecto ....................................................................................... 58

Iniciación ............................................................................................... 58

A. Acta de constitución del proyecto. ......................................................... 58

1. Objetivo del Acta de Constitución....................................................... 58
2. Descripción del Acta de Constitución ................................................. 58
Planificación .......................................................................................... 59

A. Integración - Plan de gestión del proyecto ............................................. 59

B. Alcance - Plan de Gestión del Alcance .................................................. 59
1. Alcances del Producto ....................................................................... 59
2. Alcances del Proyecto........................................................................ 59
a) Entregables .............................................................................................. 59
b) EDT ........................................................................................................... 59
c) Diccionario de la EDT ............................................................................ 60
d) Matriz de trazabilidad de requerimientos ............................................ 60
C. Tiempo - Plan de Gestión del Tiempo.................................................... 60
1. Cronograma del Proyecto .................................................................. 60
2. Hitos del Proyecto .............................................................................. 60
3. Gestión de Cambio en el Cronograma ............................................... 60
D. Costo - Plan de Gestión del Costo ......................................................... 61
1. Cuadro de Costos .............................................................................. 61
2. Forma de Pago .................................................................................. 61
3. Gestión de Cambio en los Costos ...................................................... 61
E. Calidad - Plan de Gestión de la Calidad ................................................ 61
1. Aseguramiento de la Calidad ............................................................. 61
2. Control de Calidad ............................................................................. 61
F. Recursos Humanos - Plan de Gestión de los Recursos Humanos......... 62
1. Organigrama del Proyecto ................................................................. 62
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2. Roles y Responsabilidades ................................................................ 62

3. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM) ............................. 62
G. Comunicaciones - Plan de Gestión de Comunicaciones ........................ 62
1. Directorio de Stakeholders ................................................................. 62
2. Medios de Comunicación ................................................................... 62
H. Riesgos - Plan de Gestión de Riesgos .................................................. 63
1. Fuentes de Riesgos ........................................................................... 63
2. Matriz de descomposición de Riesgos (RBS)..................................... 63
3. Categorías, Criterios para priorizar y levantar los riesgos. ................. 63
4. Estrategias para la respuesta de los riesgos ...................................... 63
5. Identificación, Seguimiento y Control de Riesgos ............................... 63
I. Adquisiciones - Plan de Gestión de Adquisiciones ................................ 63
1. Recursos Adquiridos .......................................................................... 64
2. Seguimiento y Control de las adquisiciones ....................................... 64
J. Interesados del Proyecto - Plan de Gestión de los Interesados ............. 64
1. Interesados del Proyecto ................................................................... 64
2. Equipos de Trabajo del Proyecto ....................................................... 64
3. Reuniones del Proyecto ..................................................................... 64
Ingeniería del proyecto .................................................................................... 65

Soporte del proyecto ....................................................................................... 65

Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto ................................. 66

Plan Gestión de Métricas del Proyecto .................................................. 66

Plan Gestión del Aseguramiento de Calidad del Proyecto ..................... 66

CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO .......... 67

Gestión del proyecto ....................................................................................... 67

Ejecución............................................................................................... 67

Seguimiento y control ............................................................................ 68

Ingenieria del proyecto .................................................................................... 69

Soporte del proyecto ....................................................................................... 71

Plantilla de Seguimiento a la Gestión de Configuración actualizada ...... 71

Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado . 71

Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño

Actualizado. .................................................................................................... 71

CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO .................................................................. 73

 xi

Gestión del Cierre del proyecto ....................................................................... 73

Acta de Aprobación de entregables ....................................................... 73

Lecciones aprendidas............................................................................ 73

Acta de Cierre del Proyecto ................................................................... 74

Ingenieria del proyecto .................................................................................... 74

Soporte del proyecto ....................................................................................... 75

Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado ... 75

Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado . 75

Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño

Actualizado ..................................................................................................... 75

CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS ...................................................... 76

Indicadores claves de exitó del Proyecto (Indicadores de Gestión e Ingeniería del

Proyecto) ............................................................................................................. 76

Indicadores claves de exitó del Producto ........................................................ 77

CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................... 78

Conclusiones................................................................................................... 78

Recomendaciones........................................................................................... 79

GLOSARIO DE TÉRMINOS ....................................................................................... 80

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 81

ANEXOS .................................................................................................................... 83
 xii

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico N ° 1 ORGANIGRAMA DEL MPDFA ............................................................ 21

Gráfico N ° 2 ANÁLISIS DE CADENA DE VALOR .................................................... 38
Gráfico N ° 3 MATRIZ FODA .................................................................................... 41
Gráfico N ° 4 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO...................................................... 47
Gráfico N ° 5 GRUPO DE PROCESOS .................................................................... 48
Gráfico N ° 6 ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 49
Gráfico N ° 7 CICLO DE VIDA DE LA METODOLOGÍA RUP ................................... 51
 xiii

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA N° 1. ACTIVIDADES ECONÓMICAS, AYACUCHO ....................................... 29

TABLA N° 2. DESARROLLO SOCIAL, AYACUCHO ................................................. 30
TABLA N° 3. POBLACIÓN TOTAL DEL PERÚ .......................................................... 31
TABLA N° 4. ESTÁNDARES Y MÉTRICAS DE CALIDAD ......................................... 56
 xiv

ÍNDICE DE FORMATOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

 xv

ÍNDICE DE ANEXOS

A. Anexo general ......................................................................................... 83

1. La especificación de requerimientos del sistema ...................... 83
2. Los actores de negocio .................................................................. 84
3. Caso de uso del negocio de la Gestión de Recepción del
Documento ....................................................................................... 85
4. Caso de uso del negocio de la Gestión de Supervisión del
Documento ....................................................................................... 85
5. Caso de uso del negocio de la Gestión de Elaboración del
Documento ....................................................................................... 86
6. Caso de uso del negocio de la Gestión de Emisión del
Documento. ...................................................................................... 86
7. Diagrama de caso de uso del negocio. ....................................... 87
8. Diagrama de actividades de la Gestión de Recepción del
Documento. ...................................................................................... 88
9. Diagrama de actividades de la Gestión de Supervisión del
Documento. ...................................................................................... 88
10. Diagrama de actividades de la Gestión de Elaboración del
Documento. ...................................................................................... 89
11. Diagrama de actividades de la Gestión de Emisión del
Documento. ...................................................................................... 89
12. Diagrama de Actores del sistema................................................. 90
 xvi

13. Caso de uso del sistema: Recepcionar documento. ................. 91

14. Caso de uso del sistema: Buscar documento. ........................... 91
15. Caso de uso del sistema: Asignar documento. .......................... 92
16. Caso de uso del sistema: Administrar usuario. .......................... 92
17. Caso de uso del sistema: Enviar documento. ............................ 93
18. Caso de uso del sistema: Atender el documento. ..................... 93
19. Caso de uso del sistema: Elaborar documento. ........................ 94
20. Caso de uso: Supervisar documento. .......................................... 94
21. Diagrama de caso de uso del sistema......................................... 95
22. Diagrama de clases del sistema. .................................................. 97
23. Diagrama de secuencias del sistema. ......................................... 97
24. Diagrama de dase de datos del sistema. .................................. 101
25. Interfaz final del sistema. ............................................................. 102
B. Anexo del proyecto de investigación ................................................. 113
1. Iniciación ......................................................................................... 113
a. Formato 1: Acta de constitución del proyecto ................... 113
2. Planificación ................................................................................... 116
a. Formato 2: Plan de gestión del proyecto .......................... 116
b. Formato 3: Plan de Gestión del Alcance del Proyecto y del
Producto .................................................................................. 122
c. Formato 4: Scope Statement ............................................... 124
d. Formato 5: Estructura de la EDT ........................................ 126
e. Formato 6: Diccionario del EDT .......................................... 127
f. Formato 7: Gestión de Requisitos. ..................................... 132
g. Formato 8: Documento de Requesitos del Proyecto. ...... 133
h. Formato 9: Cronograma del Proyecto. ............................... 135
i. Formato 10: Plan de Gestión de Costo.............................. 140
j. Formato 11: Estimación de Recursos y Duraciones........ 143
k. Formato 12: Plan de Gestión de Calidad. ......................... 153
l. Formato 13: Matriz de Actividades de Calidad. ................ 156
m. Formato 14: Plan de Gestión de Recursos. ...................... 158
n. Formato 15: Organigrama del Proyecto. ........................... 159
o. Formato 16: Descripción de Roles. .................................... 160
p. Formato 17: Matriz de Asignación de Responsabilidades
(RAM). ..................................................................................... 165
q. Formato 18: Plan de Gestión de Comunicaciones........... 166
r. Formato 19: Matriz de Comunicaciones del Proyecto. .... 169
s. Formato 20: Siglas Comunes. ............................................. 173
 xvii

t. Formato 21: Plan de Gestión de Riesgos.......................... 174

u. Formato 22: Plan de Respuestas a Riesgos. ................... 177
v. Formato 23: Identificación y Evaluación Cualitatica del
Riesgo. .................................................................................... 178
w. Formato 24: Lista de Stakeholders..................................... 179
x. Formato 25: Clasificación de Stakeholders: Matriz
Influencia vs Poder. ............................................................... 180
y. Formato 26: Clasificación de Stakeholders: Matriz Interes
vs Poder. ................................................................................. 181
z. Formato 27: Clasificación de Stakeholders: Matriz
Influencia vs Impacto. ........................................................... 182
aa. Formato 28: Plan de Gestión de Interesados. .................. 183
bb. Formato 29: Registro de Interesados................................. 185
cc. Formato 30: Estrategias de Gestión de Stakeholders. .... 187
3. Ejecución ........................................................................................ 189
a. Formato 31: Cronograma actualizado................................ 189
b. Formato 32: Cuadro de Costos Actualizado. .................... 194
c. Formato 33: Curva S de costos .......................................... 195
d. Formato 34: Matriz de Trazabilidad de Requerimientos
Actualizado. ............................................................................ 196
e. Formato 35: Acta de Reunión de Equipo. ......................... 198
4. Seguimiento y control ................................................................... 199
a. Formato 36: Plan de Gestión de Cambios. ....................... 199
b. Formato 37: Solicitud de Cambio N° 001. ......................... 202
c. Formato 38: Riesgos Actualizados. .................................... 203
d. Formato 39: Informe de Performance del Trabajo N° 01. 204
5. Cierre .............................................................................................. 207
a. Formato 40: Acta de Aprobación de entregables. ............ 207
b. Formato 41: Lecciones aprendidas N° 001. ...................... 209
c. Formato 42: Lecciones aprendidas N° 002. ...................... 210
d. Formato 43: Acta de Cierre del Projecto. .......................... 211
C. Anexo de la Ingenieria del proyecto de investigación ..................... 212
1. Formato 44: Matriz de indicadores de éxito (KPI) .................... 213
2. Formato 45: Diagrama del proceso total (ASIS) ...................... 213
3. Formato 46: Diagrama de proceso total (TOBE) ..................... 217
D. Anexo del soporte a la gestión e Ingenieria ..................................... 221
1. Formato 47: Gestión de la configuración .................................. 221
2. Formato 48: Aseguramiento de la calidad ................................ 224
 xviii

3. Formato 49: Métricas y evaluación de desempeño ................. 225

 19

CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

Datos generales de la institución:
Nombre de la institución
“Ministerio Público del Distrito Fiscal de Ayacucho”

Rubro o Giro del Negocio

Servicios de defensa de la legalidad, de los derechos ciudadanos y de los
intereses públicos.

Breve Historia
El Ministerio Público es el organismo creado por la Constitución Política del
Perú en 1979, atribuyéndole personería propia, con independencia,
autonomía, organización, funciones, atribuciones y prohibiciones; conforme a
sus artículos 250 y 251 del Capítulo XI, con la misión fundamental de defender
la legalidad y los Derechos Humanos. Sus actividades al servicio de la
ciudadanía las inició formalmente el 12 de mayo de 1981.

Después la Institución fue desarrollada en su Ley Orgánica, mediante el

Decreto Legislativo 052 del 19 de marzo de 1981; vigente, funcionando
conforme a ella hasta la fecha, con las modificaciones propias de la
Constitución Política de 1993 y suspensiones por las disposiciones legales
que dispusieron su reorganización, desde el 18 de junio de 1996 hasta el 6
 20

de noviembre del 2000, día en que se promulgó la Ley N° 27367, que

desactivó la Comisión Ejecutiva del Ministerio Público.

La Constitución Política del Estado, vigente desde el 31 de diciembre de 1993,

regula al Ministerio Público en sus artículos 158, 159 y 160; como el titular en
el ejercicio público de la acción penal, habiéndose derogado los artículos
pertinentes del Código de Procedimientos Penales de 1940.

Las funciones asignadas al paso de los años han sufrido cambios o

modificaciones, dándoles mayores atribuciones a los miembros del Ministerio
Público como al Fiscal de la Nación, las mismas que se encuentran
expresadas en la Constitución Política del Perú del año 1993 y en el
ordenamiento jurídico de la Nación.

Mediante la Resolución de Fiscalía de la Nación N 9815-2007-2013-1VIP-FN,

se aprobó el Plan Estratégico Institucional del Ministerio Público para el
periodo 2007-2013.

Frente a los cambios dados en el Sistema Nacional de Planeamiento

Estratégico, a la implementación del Nuevo Código Procesal Penal, el
Presupuesto por Resultados y la aprobación de nuevos instrumentos
normativos como el Reglamento de Organización y Funciones aprobado
mediante Resolución N° 067-2009-MP-FN se reformuló el Plan Estratégico
2007-2013, aprobándose mediante Resolución N° 157-2010-MP-FN el Plan
Estratégico Institucional 2010-2013 del Ministerio Público.

En consideración al cumplimiento del periodo del Plan Estratégico

Institucional vigente, se hizo necesario la formulación del Plan Estratégico
Institucional 2014 - 2017, el cual ha considerado el marco legal existente en
materia de Planificación Estratégica y la participación ePiO no del personal
del Sistema Fiscal, Médico Legal y Forense, y Administrativo.
 21

Organigrama actual

Gráfico N ° 1
ORGANIGRAMA DEL MPDFA

Fuente: Ministerio Público, http://www.mpfn.gob.pe/?K=363

Descripción de las Áreas funcionales

La Ley Orgánica del Ministerio Público, Decreto Legislativo Nº 52, del 19
marzo de 1981, Titulo II, Capítulo I: Organización, artículo 36º manifiesta que
son órganos del Ministerio Público:

 El Órgano de Fiscales de la Nación

 Los Órganos de Fiscales Supremos
 Los Órganos de Fiscales Superiores
 Los Órganos de Fiscales Provinciales

También los son: Los Fiscales Adjuntos y la Junta de Fiscales.

 22

La estructura orgánica del Ministerio Público, según Resolución de la

Fiscalía de la Nación Nº 1356-2001-MP-FN, Titulo Primero, Subtítulo I,
artículo 5º: los órganos administrativos de la Fiscalía de la Nación son:

 Órganos de Dirección
 Fiscalía de la Nación
 Órganos de Control
 Oficina de Auditoría Interna
 Órgano Asesor
 Consejo Consultivo
 Gabinete de Asesores
 Oficina de Coordinación de la Fiscalía de la Nación
 Oficina de Cooperación Internacional
 Órganos de Apoyo
 Secretaría General de la Fiscalía de la Nación.
 Procuraduría Pública del Ministerio Público
 Gerencia Técnica de Modernización del Ministerio Público
 Oficina de Registro de Fiscales
 Gerencia de Comunicaciones Institucionales
 Oficina de Seguridad
 Instituto de Medicina Legal
 Escuela del Ministerio Público
 Registro Nacional de Detenidos y Sentenciados a Pena
Privativa de la Libertad Efectiva
 Órganos de Línea
 Gerencia General

Descripción general del proceso de negocio.

La defensa de la legalidad, de los derechos ciudadanos y de los intereses
públicos; la representación de la sociedad en juicio, para los efectos de
defender a la familia, a los menores e incapaces y el interés social, así como
para velar por la moral pública; la persecución del delito y la reparación civil.

También vela por la prevención del delito dentro de las limitaciones que
resultan de la ley y por la independencia de los órganos judiciales y la recta
administración de justicia y las demás que le señalan la Constitución Política
del Perú y el ordenamiento jurídico de la Nación.
 23

Fines de la organización
Visión
Somos una sociedad democrática en la que prevalece el Estado de derecho
y en la que todos los habitantes tienen una alta calidad de vida e iguales
oportunidades para desarrollar su máximo potencial como seres humanos.
Tenemos un estado moderno, descentralizado, eficiente, transparente,
participativo y ético al servicio de la ciudadanía. Nuestra economía es
dinámica, diversificada, de alto nivel tecnológico y equilibrada
regionalmente, con pleno empleo y alta productividad del trabajo. El país
favorece la inversión privada y la innovación, e invierte en educación y
tecnología para aprovechar competitivamente las oportunidades de la
economía mundial. Además, ha priorizado la desdolarización financiera y la
reducción de la deuda externa, para reducir las fuentes de vulnerabilidad
financiera históricamente demostradas como las de mayor impacto y
severidad para la República. La pobreza y la pobreza extrema han sido
erradicadas, existen mecanismos redistributivos para propiciar la equidad
social, y los recursos naturales se aprovechan en forma sostenible,
manteniendo una buena calidad ambiental.

Misión
Prevenir y perseguir el delito, defender la legalidad, los derechos ciudadanos
y los intereses públicos tutelados por la ley; representar a la sociedad, al
menor y a la familia en juicio; velar por la recta y efectiva administración de
justicia.

Valores
Los valores del Ministerio Público son las convicciones que los miembros de
la institución tienen y que orientan su conducta y toma de decisiones en el
día a día. Los valores compartidos por los miembros de nuestra organización
determinan la cultura organizacional y desempeño. En ese sentido, luego de
haberse efectuado el proceso participativo se identificaron los siguientes
valores:

a) Lealtad: Comportamiento de respeto y fidelidad a los propios principios

morales, a los compromisos establecidos, hacia alguna institución o
hacia alguna persona.
b) Justicia: Permanente disposición a obrar y juzgar respetando la verdad
y dando a cada uno lo que le corresponde, actuando con equidad en
sus relaciones con la ciudadanía.
 24

c) Vocación de Servicio: Convencimiento del ejercicio de una actividad

profesional basada en la acción de mantener una actitud empática,
amable y honesta hacia los demás. Consecuentemente, es la
inclinación profesional orientada a satisfacer las necesidades ajenas.
d) Respeto: Es el reconocimiento, consideración, valoración, atención o
deferencia, que se debe a las personas. Es una condición para vivir,
alcanzar la paz y la tranquilidad.
e) Transparencia: Es la obligación de dar cuenta de todos los actos,
especialmente del uso del dinero público y prevenir los casos de
corrupción, garantizando el acceso de información institucional a todos
los ciudadanos.
f) Responsabilidad: Desarrollar nuestras funciones a cabalidad y en
forma integral, asumiendo con pleno respeto la función pública.
g) Solidaridad: Apoyo o la adhesión circunstancial a una causa o interés
de otros. Es la colaboración que se puede brindar para resolver una
tarea en especial, es las ganas de ayudar a los demás sin intención de
recibir algo a cambio.
h) Probidad: Es el actuar con rectitud, honradez y honestidad, procurando
satisfacer el interés general, desechando todo provecho ilícito o ventaja
personal inapropiada.

Objetivos Estratégicos
A. Lograr la excelencia en el servicio fiscal.
B. Lograr la excelencia administrativa como apoyo a la función fiscal
C. Fortalecer la organización con tecnologías de información que
contribuyan al mejor cumplimiento de la función fiscal.
D. Fortalecer la imagen institucional del ministerio público
E. Lograr la excelencia en los servicios del instituto de medicina legal y
ciencias forenses como apoyo a la función fiscal.
F. Fortalecer la escuela del ministerio público “Dr. Gonzalo Ortiz de
Zevallos Roedel”.

Unidades Estratégicas de Negocios

a) Las fiscalías superiores
 Comisionar a uno de sus Fiscales para que visite, ordinaria o
extraordinariamente, una o más Fiscalías del distrito para investigar
la conducta funcional de los investigados o las denuncias sobre
conducta irregular del Fiscal visitado. El informe correspondiente,
 25

con las opiniones o recomendaciones de la Junta se eleverá al

Fiscal de la Nación.
 Designar a quien debe reemplazar a falta de Fiscal Adjunto, al
impedido de intervenir en caso determinado.
 Conceder licencias por enfermedad, duelo u otra causa justificada,
por el mérito de la prueba que corresponda a los Fiscales
Superiores, titulares y adjuntos.
 Acordar, a propuesta del Fiscal Superior Decano, el nombramiento
del personal Administrativo que determina el reglamento de la
presente Ley. Las demás que establece la presente Ley y su
Reglamento.

b) Las fiscalías Penales

 Pedir su ampliación, si la estima incompleta o defectuosa. En estos
casos señalará las pruebas omitidas o las diligencias que deben
rehacerse o completarse en el plazo de ampliación; e instruirá
específicamente al Fiscal Provincial en lo Penal
 Pedir su archivamiento provisional, por no haberse descubierto al
delincuente o no haberse comprobado la responsabilidad del
inculpado. En estos casos instruirá al Fiscal Provincial en lo Penal
para que amplíe la investigación policial que originó la instrucción
archivada provisionalmente, a fin de identificar y aprehender al
responsable.
 Separar del proceso al Fiscal Provincial que participó en la
investigación policial o en la instrucción si, a su juicio, actuó con
dolo o culpa y designar al Fiscal titular o Adjunto que debe
reemplazarlo. Como consecuencia de la separación que disponga,
elevará de inmediato al Fiscal de la Nación su informe al respecto,
con la documentación que considere útil.
 Formular acusación sustancial si las pruebas actuadas en la
investigación policial y en la instrucción lo han llevado a la
convicción de la imputabilidad del inculpado; o meramente formal,
para que oportunamente se proceda al juzgamiento del procesado,
si abrigase dudas razonables sobre su imputabilidad. En ambos
casos la acusación escrita contendrá la apreciación de las pruebas
actuadas, la relación ordenada de los hechos probados y de
aquellos que, a su juicio, no lo hayan sido; la calificación del delito
y la pena y la reparación civil que propone.
 26

c) Las fiscalías Provinciales

 Ejercitar la acción penal procedente cuando el Juez de la causa
pone en su conocimiento los indicios de un delito perseguible de
oficio cometido en la sustanciación de un procedimiento civil.
 Solicitar el embargo de los bienes muebles y la anotación de la
resolución pertinente en las partidas registrales de los inmuebles de
propiedad del inculpado o del tercero civilmente responsable que
sean bastantes para asegurar la reparación civil.
 Pedir que se corte la instrucción, respecto del menor de edad que
estuviese erróneamente comprendido en ella y que se le ponga a
disposición del Juez de Menores, con los antecedentes pertinentes.
 Solicitar el reconocimiento del inculpado por médicos siquiatras,
cuando tuviere sospechas de que el inculpado sufre de enfermedad
mental o de otros estados patológicos que pudieran alterar o
modificar su responsabilidad penal; y en su caso, pedir su
internamiento en un nosocomio, cortándose la instrucción con
respecto al inimputable.
 Solicitar, con motivo de la investigación policial que se estuviera
realizando o en la instrucción, que el Juez Instructor ordene el
reconocimiento del cadáver y su necropsia por peritos médicos, en
los casos en que las circunstancias de la muerte susciten sospecha
de crimen.
 Intervenir como parte, ejercitando los recursos y ofreciendo las
pruebas pertinentes, en los juicios de nulidad de matrimonio, de
separación de los casados y de divorcio.
 Emitir dictamen previo a la resolución que pone fin a la instancia en
los demás casos a que se refiere el artículo 89 de la presente Ley.
 Intervenir como parte, ejercitando los recursos y ofreciendo las
pruebas pertinentes, en los juicios de nulidad de matrimonio, de
separación de los casados y de divorcio.
 Emitir dictamen previo a la resolución que pone fin a la instancia en
los demás casos a que se refiere el artículo 89 de la presente Ley.

d) Las Fiscalias distritales

 Efectuarán sus requerimientos ante las sedes locales del Instituto
de Medicina Legal y Ciencias Forenses, respecto a la necesidad de
diligencias con presencia de profesionales médicos, psicólogos,
 27

psiquiatras u otros en torno a sus competencias. Asimismo,

deberán coordinar las diligencias que requieran atención en la
Cámara Gessel para el desempeño de sus funciones.
 Solicitarán y coordinarán con el Registro de Peritos Fiscales el
auxilio o apoyo de peritos profesionales para efectos de respaldar
sus pronunciamientos en el trámite de causas que requieran de
especialización, experticia o pericia particular.
 Solicitar y coordinar con las distintas dependencias orgánicas del
Ministerio Público las acciones necesarias para el correcto
desempeño de sus funciones, teniendo en cuenta las directivas
vinculadas a los canales de comunicación.
 Desempeñarán sus funciones en coordinación con el Juzgado
Penal de Turno de la Corte Superior de Justicia de su
correspondiente Distrito Judicial para las diligencias necesarias en
torno a sus atribuciones hasta que el Poder Judicial, mediante el
órgano pertinente, determine lo conveniente.
 Ejercerán sus prerrogativas en constante coordinación con las
Comisarías existentes en el distrito, salvo que por causas
justificadas y motivadas se requiera el apoyo de unidades policiales
ubicadas fuera de su circunscripción territorial.

e) Las fiscalías supremas

 Solicitar la sanción disciplinaria de destitución de los Fiscales al
Consejo Nacional de la Magistratura.
 Aprobar a iniciativa del Titular del Pliego, el Presupuesto del
Ministerio Público;
 Elegir en votación secreta, al representante del Ministerio Público
ante el Jurado Nacional de Elecciones y ante el Consejo Nacional
de la Magistratura, conforme a la Constitución.
 La Ley Orgánica del Ministerio Público establece que uno atiende
los asuntos penales; otro, los civiles y el tercero intervienen en los
procesos contencioso-administrativos de acuerdo con su respectiva
especialidad y lo dispuesto en la citada Ley y su Reglamento.

f) Las fiscalías especializadas

 Conocer las investigaciones que revistan los siguientes supuestos:
organización criminal, gravedad, complejidad, repercusión nacional
 28

y/o internacional, que el delito sea cometido en más de un distrito

fiscal o que sus efectos superen dicho ámbito.
 Las Fiscalías Especializadas en Delitos de Corrupción.
 Las Fiscalías Especializadas en Criminalidad Organizada.
 Las Fiscalías Especializadas en Delitos de Lavado de Activos y
Pérdida de Dominio
 Las Fiscalías Especializadas en Materia Ambiental fueron creadas
para prevenir e investigar los delitos en materia ambiental, de
manera que estas se desarroollen de forma dinámica y eficiente.
 Fiscalías Especializadas en Tráfico Ilícito de Drogas. Acorde con su
política institucional comprometida en la lucha contra el tráfico ilícito
de drogas.
 Fiscalías Especializadas en Delitos de Trata de Personas.
 Fiscalía Provincial Especializada en Defraudación Tributaria - Sede
Sunat la Fiscalía Especializada en Delitos Tributarias
 Fiscalías Especializadas en Delitos Aduaneros y contra la
Propiedad Intelectual.

Análisis externo:
Análisis del entorno general:
A. Factores económicos
En la región de Ayacucho, han estado en crecimiento, la economía en
la región han aumentado, para el año 2016, las actividades que mayor
han contribuido con el aumento de la economía son la Extracción de
Petróleo, Gas y Minerales con una 23.9%, seguido por la ganadería y la
agricultura con una 14.4%, las construcción con una 8.8%, la
Administración Pública y Defensa 8.9%, el Comercio con una 9.9%, han
ayudado a que la región de Ayacucho pueda seguir en crecimiento esto
según los datos del INEI (Instituto Nacional de Estadísticas e
Informática).
 29

TABLA N° 1.
ACTIVIDADES ECONÓMICAS, AYACUCHO

Actividades 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Agricultura, 614,517 713,576 675,637 613,378 622,340 605,510

Ganadería, Caza y
Silvicultura
Pesca y Acuicultura 481 661 676 713 779 922
Extracción de 841,869 864,482 1,088,076 1,054,599 1,327,313 1,345,163
Petróleo, Gas y
Minerales
Manufactura 423,586 431,868 430,673 396,561 387,480 379,286
Electricidad, Gas y 30,037 33,283 35,299 40,680 43,294 42,211
Agua
Construcción 352,208 436,348 551,683 553,489 563,206 464,978
Comercio 427,055 483,267 512,920 517,353 531,865 539,577
Transporte, 153,206 163,887 173,667 179,768 183,248 188,289
Almacen., Correo y
Mensajería
Alojamiento y 51,751 56,393 60,267 62,784 64,563 66,935
Restaurantes
Telecom. y Otros 93,417 110,121 125,677 139,426 154,844 175,147
Serv. de
Información
Administración 340,893 354,372 368,531 385,653 412,387 444,787
Pública y Defensa
Otros Servicios 782,329 834,713 883,193 933,625 994,057 1,036,713
Valor Agregado 4,111,34 4,482,971 4,906,299 4,878,029 5,285,376 5,289,518
Bruto 9
Elaboración Propia.
Fuente: Instituto de Nacional de Estadística e Informática (INEI), 2017.
B. Factores tecnológicos
En la parte tecnológica podemos mencionar que la región de Ayacucho
los cambios han sido, no tan drásticos con respecto al anterior año,
algunas de las organizaciones prefieren no invertir en tecnologías que
les brinde de apoyo mayormente a las pequeñas y medianas empresas,
esto conlleva a que el desarrollo del factor tecnológico sea lento.

En la parte de las tecnologías de comunicación la población de

Ayacucho está en constante cambio, los operadores Telefónicos dan
mejores servicios, han estado en constante actividad, en las
organizaciones bancarias la tecnología ha sido una importante fuente
de dar servicios a sus usuarios, como por ejemple el uso del celular para
hacer pagos, transferencias de dinero, entre otras operaciones.
También podemos mencionar el internet como fuente de información.

C. Factores políticos
La región de Ayacucho en el aspecto político ha estado débil teniendo
problemas con las autoridades, el factor político es muy importante para
 30

el desarrollo económico con la participación ciudadana y agentes

promotores, para que región sea descentralización.

Los presupuestos se han usado para la construcción de pistas y

drenajes fluviales, esto general mucho descontento de la población que
no ha tomado importancia en la participación.

Según el Ministerio de Economía y Finanzas el presupuesto de la región

de Ayacucho tuvo un avance del 22.3%, para el año 2016 Eso no indica
que los problemas de la corrupción entre las autoridades locales como
regionales disminuya.

D. Factores sociales
La región de Ayacucho está considerada entre los tres departamentos
con mayores índices de pobreza, desnutrición infantil y analfabetismo;
así mismo, se caracteriza por el escaso acceso de la población a los
servicios básicos de agua, desagüe, electricidad y vivienda.

TABLA N° 2.
DESARROLLO SOCIAL, AYACUCHO

DESARROLLO SOCIAL 2011 2012 2013 2014 2015

Pobreza monetaria
Incidencia de la pobreza total por intervalos de
confianza
Límite superior 57,7 56,6 53,3 53,1 38,6
Límite inferior 52,2 50,1 47,8 47,5 34,3
Incidencia de la pobreza extrema por
intervalos de confianza
Límite superior 16,6 14,2 15,5 13,9 12,3
Límite inferior 12,9 11,2 12,2 10,9 8,8
Necesidades Básicas Insatisfechas
Población con al menos una necesidad básica 31,1 31,7 27,4 28,1 24,9
insatisfecha (Porcentaje respecto del total de
población)
Población con dos o más necesidades básicas 8,2 6,7 5,6 7,9 4,8
insatisfechas (Porcentaje respecto del total de
población)
Población en viviendas con características físicas 7,7 9,1 6,9 8,5 6,9
inadecuadas
Población en viviendas con hacinamiento 12,6 10,1 9,1 11,2 7,7
Población en viviendas sin servicios higiénicos 17,1 17,0 15,6 14,7 13,3
Población en hogares con niños que no asisten a 0,6 0,7 1,3 1,2 0,2
la escuela
Población en hogares con alta dependencia 2,2 2,0 1,6 1,0 2,0
económica
Programas Sociales
Hogares con al menos un miembro 42,9 40,4 38,0 41,3 40,0
beneficiario de programas alimentarios
(Porcentaje respecto del total de hogares)
Hogares pobres con al menos un miembro 56,6 53,2 55,2 58,9 53,2
beneficiario de programas alimentarios
(Porcentaje respecto del total de hogares
pobres)
Población menor de 3 años de edad 58,0 60,5 60,2 47,6 59,1
beneficiaria del Programa Social de
Inmunizaciones (Porcentaje respecto de la
población menor de 3 años)
Población menor de 3 años de edad 80,6 82,5 83,3 83,7 86,7
beneficiaria del Programa Social de Control
 31

de Crecimiento del Niño Sano (Porcentaje

respecto de la población menor de 3 años)
Beneficiarios del Programa Nacional de
Alimentación Escolar Qali Warma
Escuelas beneficiadas (Número) - - 2 406 2 548 2 746
Usuarios beneficiados (Número) - - 120 447 104 698 116 717
Población beneficiaria del Programa Beca 18 - 390 285 704 1 309
Beneficiarios del Programa JUNTOS
(Número)
Distritos 94 95 105 105 109
Gestantes beneficiarias 1 377 1 478 1 198 1 214 725
Hogares beneficiarios 50 045 49 063 46 472 49 928 46 905
Beneficiarios del Programa Pensión 65
(Número)
Distritos - 112 112 112 117
Usuarios 14 - 21 952 22 530 29 859 32 060
Pacientes discapacitados atendidos en el 47 42 47 55 67
Instituto Nacional de Rehabilitación "Dra.
Adriana Rebaza Flores" (Número)

Elaboración Propia.
Fuente: Instituto de Nacional de Estadística e Informática (INEI), 2017.

E. Factores demográficos
La población de la región de Ayacucho ha crecido en los últimos años,
una población de 703, 700 que representa un 2.2% de la población total
del Perú, para a mediados del 2017. Ayacucho ha experimentado
fuertes corrientes migratorias. Desde los años 60, se puede apreciar
cinco procesos migratorios importantes del poblador ayacuchano: 1) la
migración hacia la selva se fortalece en la década de los años sesenta
y setenta; 2) la corriente migratoria hacia la provincia costera de Ica; 3)
la migración forzada hacia las ciudades de Huancayo y Lima como
resultado de la violencia política durante los años 80 y 90, y 5) la
migración estacional hacia las minas de Huancavelica y Cerro de Pasco.

TABLA N° 3.
POBLACIÓN TOTAL DEL PERÚ

DEPARTAMENTO TOTAL
Miles %
Lima 11,181.70 35.1
La Libertad 1,905.30 6.1
Piura 1,873.00 5.9
Cajamarca 1,537.20 4.8
Puno 1,442.90 4.5
Junín 1,370.20 4.3
Cusco 1,331.80 4.2
Arequipa 1,315.50 4.1
Lambayeque 1,280.70 4
Áncash 1,160.50 3.6
Loreto 1,059.00 3.3
Huánuco 872.5 2.7
San Martín 862.8 2.7
Ica 802.6 2.5
Ayacucho 703.7 2.2
Ucayali 506.9 1.6
Huancavelica 502.1 1.6
 32

Apurímac 462.8 1.5

Amazonas 425 1.3
Tacna 350.1 1.1
Pasco 308.5 1
Tumbes 243.3 0.8
Moquegua 184.2 0.6
Madre de Dios 143.7 0.5
TOTAL 31,826.00 100
Elaboración Propia.
Fuente: Instituto de Nacional de Estadística e Informática (INEI), 2017.

Análisis del entorno competitivo

No se aplica porque el Ministerio Público del Distrito Fiscal de Ayacucho es
una organización pública del gobierno peruano. Ofrece servicos de defender
la legalidad de la ciudadanía, respetando las leyes del estado peruano.
Ayudando en las investigaciones de crímenes en el lado forence y peritos
en un proceso judicial.

Análisis de la posición competitiva – Factores claves de éxito

Es necesario mencionar los principales factores claves de éxito que sin eso
la organizaición del Ministerio Público, no pudiera cumplir sus objetivos
estratégicos, crecer como organización.

 Recepción de denuncias: A través de la Mesa Única de Partes se

recepcionan las denuncias de parte, partes policiales, atestados
policiales los cuales son ingresados al Sistema de Cómputo y
distribuidos a todas las fiscalías provinciales penales (con excepción de
la Fiscalía Provincial Penal de Turno). Asimismo, las Fiscalías
Provinciales Descentralizadas y las Fiscalías Provinciales de Familia,
recepcionan directamente (a través de las mesas de partes de cada una
de ellas) las denuncias, demandas y demás documentos dirigidos a
éstas (según corresponda y de acuerdo al turno).
 Consulta de casos: Las personas pueden efectuar a través de las
Mesas de Partes de las Fiscalías Provinciales Penales Corporativas y/o
mesa de partes de las fiscalías provinciales especializadas, de familia y
superiores, respecto al estado situacional de los casos que se conozcan
dentro de la jurisdicción correspondiente.
 Recepción de quejas de derecho: Las partes que no estén de acuerdo
con lo resuelto por el fiscal provincial, podrán hacer llegar al despacho
del fiscal provincial penal, la correspondiente Queja de Derecho, dentro
del plazo establecido por ley, la misma que será elevada en consulta a
 33

la Fiscalía Superior Penal de Apelaciones conforme corresponda, quien

se pronunciará finalmente al respecto.
 Prevención del delito: A través de las Fiscalías de Prevención del
Delito, se ejecuta una labor importante dentro de la sociedad, realizando
operativos en prevención de diversos delitos, como intervenciones en
establecimientos y derivando denuncias tanto a la policía nacional como
a las fiscalías provinciales penales para su investigación
correspondiente.
 Reconocimiento de médicos legales: A través de la División Médico
Legal los médicos legistas efectúan los exámenes médicos para las
personas de cualquier edad, a solicitud de las dependencias fiscales,
judiciales, policiales como un procedimiento médico de gran implicancia
en el sistema de administración de justicia.
 Necropsias: A través de la División Médico Legal, los médicos legistas
efectúan los exámenes de necropsias en personas fallecidas,
consistente en una examinación exhaustiva de un cadáver para
determinar la causa y forma de la muerte.

Análisis Interno
Recursos y capacidades
A. Recursos tangibles
La organización cuenta con una infraestructura propia, tiene tecnologías
como apoyo: computadoras, cámaras de seguridad, impresoras,
fotocopiadoras, escáner, etc. posee personal de trabajo capacitado y
profesional para cada área, tiene servicios de luz, agua potable,
telefonía.

B. Recursos intangibles
Los recursos intangibles que con los que cuenta son personal de trabajo
con experiencia, los servicios que brinda a la población en los diferentes
procesos judiciales, el apoyo del personal que trabajan en el área de
tecnologías de la información a toda la empresa. Así mismo también
podemos mencionar la información que tienen la base de datos de la
organización.

C. Capacidades organizativas
La organización cuenta con la capacidad de brindar servicios judiciales,
en la defensa de la población, de hacer cumplir las leyes de manera
justa para cada ciudadano, dar justicia, respetar los derechos de cada
persona y un trato justo.
 34

D. Análisis de recursos y capacidades:

La organización en estudio Ministerio Público del Distrito Fiscal de
Ayacucho cuenta con una infraestructura, con excelentes ambientes, el
personal está altamente preparado para las distintas actividades y
servicios que bringa la organización.

Así mismo los recursos que cuentan son proporcionados por el estado
peruano, con presupuestos, bienes y materiales para distintas
dependencias. La organización es una entidad de la nación, cuentan
servicios de electricidad, agua, internet, etc. También cuenta con
distintos transportes para el uso del personal que labora.

Las capacidades que tiene como la obligación de servir, el poder cumplir

con defensa de la ley, proteger a los ciudadanos (población en general),
respetar la justicia y decretos de la constitución del estado peruano.

Análisis de la cadena de valor

Para una mejor comprensión del análisis de la cadena de valor ver la Gráfico
N° 2.

A. Actividades primarias:
 Logística Interna
a. Recepción y revisión de bienes y/o materiales enviados
desde la sede central.
b. Almacenamiento de los bienes.
c. Control y monitoreo de los bienes y/o materiales.
d. Recepción y atención de las ordenes de pedido las distintas
oficinas.
e. Emitir informes mensuales, sobre el movimiento de almacén
(Ingreso, Salidas y Saldos).
f. Mantener actualizado el Catálogo Único de Bienes y
Servicios de la Institución.
g. Orientar y/o brindar información sobre la atención de
requerimientos.
 Operaciones
a. Elaborar, emitir y recepcionar las hojas de rutas para la
entrega de notificaciones.
b. Notificaciones judiciales entregadas a los ciudadanos.
 35

c. Informes de los estados de los casos judiciales.

d. Registro de denuncias y quejas.
e. Asignar y derivar casos judiciales a la fiscalía competente.
f. Control y monitoreo de procesos judiciales.
g. Realizar auditoria a las distintas oficinas.
h. Realizar convocatorias de empleo.
 Logística Externa
a. Preparación de órdenes de los bienes y/o servicios.
b. Envió y control de los bienes y/o materiales a las distintas
oficinas
c. Registrar el envió como entregado.
d. Preparación de informes de control de los bienes y/o
servicios a la gerencia general.
e. Realizar estudios de posibilidades que ofrece el mercado.
f. Suscribir las órdenes de compra en forma mancomunada
con la Gerencia de Abastecimiento.
 Marketing
a. Promocionar los servicios que se brinda mediante la web.
b. Realización de campañas de prevención ante el delito civil y
penal.
c. Programas de fiscales escolares.
d. Publicaciones de actividades del Ministerio Público vía web.
e. Promover y dar seguimiento a programas juveniles.
f. Emitir comunicados de prensa en radio y televisión de
carácter oficial
g. Realizar y diseñar videos Institucionales.
h. Colaborar y apoyar en la difusión y anuncios de la buena
imagen del Ministerio Público.
 Servicios
a. Atención y defensa de los ciudadanos.
b. Administrar los casos judiciales a cargo de los fiscales en
turno
c. Servicios de atención clínico forense.
d. Investigación de casos perito criminalístico
e. Realizar denuncia vía web.
f. Convenios de cooperación con otras entidades del estado.
g. Consulta de detenidos y sentenciados.
h. Programa de atención y asistencia a víctimas y testigos.
 36

i. Buzón de sugerencias.
j. Información de casos fiscales.

B. Actividades de apoyo
 Administración del Distrito Fiscal
a. Ejecutar los acuerdos, resoluciones del presidente de la
junta de Fiscales Superiores sobre materia administrativa.
b. Ejecutar los acuerdos, resoluciones del presidente de la
junta de Fiscales Superiores sobre materia administrativa.
c. Aprobar la Toma de Inventario Físico de Bienes
Patrimoniales del Distrito Fiscal.
d. Redactar documentos administrativos de acuerdo a las
indicaciones impartidas.
e. Efectuar el registro de los Gastos Operativos rendidos por
los Fiscales de la Jurisdicción.
f. Elaborar los informes trimestrales para el portal financiero.
g. Revisar la documentación para la sustentación de las
ampliaciones presupuestarias para el Distrito Fiscal.
h. Elaborar los cuadros de programación mensualmente.
 Finanzas
a. Verificar los Estados Financieros y de Ejecución
Presupuestal de la Institución.
b. Administrar y supervisar el uso de los recursos financieros
en función a la política Institucional.
c. Supervisar las actividades de los sistemas de contabilidad y
tesorería.
d. Emitir informes de carácter financiero, presupuestal y
patrimonial de la gestión realizada.
e. Mantener informado al Gerente General de Finanzas sobre
le desarrollo de las actividades realizadas.
f. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades
contables patrimoniales.
g. Asesorar u orientar sobre los aspectos de gastos sobre los
estados financieros.
 Administración de Recursos Humanos
a. Supervisar y controlar el archivo de los expedientes de
contratación.
 37

b. Entrevista y contratación de personal mediante la

convocatoria de personal en toda la región.
c. Control de asistencia del personal que labora en la sede y
dependencias fiscales.
d. Capacitaciones de personal en las diferentes labores que
realiza.
e. Evaluación de desempeño laboral del personal asignado a
cada oficina.
f. Asesoría de planes, objetivos para el cumplimiento de las
actividades de la organización.
g. Apoyar en el seguimiento de documentos emitidos y
recibidos de las distintas oficinas.
h. Mantener informado de las actividades al Gerente.
i. Proponer o aplicar según sea el caso sanciones
disciplinarias para el personal a su cargo.
 Tecnología y Desarrollo de SI (Sistemas de Información)
a. Realiza soporte técnico a toda la sede y dependencias
fiscales.
b. Planificación e implementación de sistemas de Información
(SWGP, SWCZ, SDGD).
c. Asegurar la comunicación de la sede Ayacucho y las
dependencias fiscales.
d. Supervisar las distintas tecnologías de información de la
organización.
e. Realizar informes técnicos de gestión de los TIC de la
organización.
f. Redactar documentos oficios, cartas, informes, solicitudes
de adquisición de equipos de cómputos.
g. Realizar mantenimientos de los sistemas de información de
la organización.
h. Implementación del sistema Documental (SGDMP).
i. Proponer mejoras en la metodología de desarrollo de
sistemas orientadas a su actualización.
 38

Gráfico N ° 2
ANÁLISIS DE CADENA DE VALOR

Fuente: Elaboración propia.

 39

Análisis Estratégico
Análisis FODA
A. Fortalezas
1. Facultad para perseguir el delito, por ser titular de la acción penal.
2. Autonomía institucional y de iniciativa Legislativa consagrada en
la Constitución.
3. Existencia de la Escuela del Ministerio Público permite reforzar la
capacitación de los miembros de la institución.
4. Presencia del Ministerio Público en todos los distritos fiscales
5. Instituto de Medicina Legal cuenta con diversas especialidades a
nivel nacional.
6. Existencia del Observatorio de la Criminalidad la cual proporciona
información confiable, oportuna y de calidad que sirve de base
para el diseño, implementación y evaluación de las políticas de
prevención, persecución inteligente del delito y protección de la
víctima.

B. Oportunidades
1. Desarrollo de las Tecnologías de la Información y
Comunicaciones permite un mejor tratamiento de la información y
del servicio que se brinda.
2. Existencia de Instituciones cooperantes que brindan apoyo
económico para el desarrollo de proyectos de mejora del
Ministerio Público.
3. Cooperación de Instituciones del Estado (RENIEC, SUNAT,
SUNARP, Pi., CEM, DEMUNA) permiten el mejor desempeño de
la función Fiscal.
4. Implementación del Nuevo código Procesal Penal

C. Debilidades
1. Limitada articulación entre el Sistema Administrativo de apoyo y
los Sistemas Fiscales y Médico legal.
2. Deficiencia en el manejo de la información institucional debido a
la falta de interconexión de los sistemas informáticos, falta de
unificación de las bases de datos existentes, y deficiencias en el
módulo informático para el recojo de la información estadística del
servicio médico legal y forense a nivel nacional.
 40

3. Locales de atención de Medicina Legal y morgues insuficientes

para atender el incremento de la demanda del servicio fiscal y
médico legal a nivel nacional.
4. Limitados recursos presupuestales para capacitar al personal.
5. Falta de atención oportuna a los requerimientos de bienes que
realiza el personal
6. Número limitado de peritos (profesionales especializados),
personal administrativo y auxiliar administrativo que permita
atender la creciente demanda del servicio fiscal y médico legal a
nivel nacional.
7. Demora en los resultados periciales por limitación de personal,
equipos e insumos.
8. Deficiente conocimiento de Gestión del Despacho (Planificación,
Indicadores, Organización, Dirección y Control) y Gestión de la
Carga Procesal por parte de los Fiscales.

D. Amenazas
1. Injerencia externa y politización de la justicia
2. Incremento de la delincuencia y de nuevas modalidades
delictivas.
3. Deserción del recurso humano calificado del sistema
administrativo y médico legal en el Régimen Laboral 728 y 276,
motivado por la búsqueda de mejores ofertas remunerativas en el
mercado laboral.
4. Presencia de organizaciones criminales que atentan contra la
seguridad e integridad de Magistrados y personal del sistema de
administración de justicia.
5. Resistencia de algunas de las instituciones involucradas.

.
 41

Matriz FODA
A continuación, se puede visualizar los resultados de este análisis.
Gráfico N ° 3
MATRIZ FODA

Fuente: Elaboración propia.

 42

Descripción de la problemática
Problemática
La organización pública Distrito Fiscal de Ayacucho, cuenta con una
infraestructura con excelentes condiciones, los personales que laboran en
dicha institución están en constante actividad, pero en algunas áreas hace
falta la automatización de las actividades, porque generan pérdida de tiempo
y valor en algunas actividades.

Ya centrándonos en el problema que analizaremos en este proyecto de

investigación, podemos mencionar que la organización en el área de
Tecnologias de la Información se hacen el uso de documentos: Informes,
Cartas, Solicitudes, entre otras, están en papeles físicos y son almacenados
en un gabinete por orden de llegada esto es recibido del área de
Administración o una dependencia fiscal.

El problema es que ocurriera un percance o accidente como: un incendio,

terremotos, etc. Sería muy difícil recuperar los documentos ya que solo se
almacenaban en el gabinete. También la búsqueda de los documentos se
pierde o tarde demasiado tiempo en ubicarlos y esto genera que el personal
no se centre en completar sus actividades que realiza.

Objetivos
A. Objetivo General
Implementar un sistema web para la gestión documental del Ministerio
Público del Distrito Fiscal de Ayacucho en el área de Tecnologías de
la Información, cumpliento con los requerimientos de los interesados.

B. Objetico Específicos
1. Desarrollar un sistema web para reducir el tiempo en la
administración de las actividades de la gestión de documentos.
2. Cumplir con los requerimientos del sponsor o interesados para
el desarrollo del sistema web.
3. Cumplir con todos los estándares de software y el cronograma
establecido para el desarrollo del sistema web.

Resultados esperados
Lograr cumplir con todas las actividades que se planificaron, conforme a lo
planteado en el cronograma del proyecto, otorgar el producto con todos los
requerimientos del sponsor o interesados, para cumplir con los estándares de
software de calidad según la ISO 9126, logrando todos los objetivos.
 43

Lograr automatizar las actividades y procesos en el Área de Tecnologías de

Información reduciendo el tiempo y costo en las actividades que no generan valor
a la organización.
 44

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO

2.
Marco teórico del negocio
A. El Ministerio Público

Es un organismo público que ofrece servicios a la ciudadanía, protegiendo los

derechos, respetando la justicia para una mejor sociedad peruana.

El Ministerio Público es un organismo constitucional autónomo. Está

jerárquicamente organizado y se encuentra integrado al proceso de
Administración de Justicia y a la defensa de los derechos constitucionales y
legales de la sociedad. La Fiscalía de la Nación es el órgano de la alta
dirección. (Ministerio Público, 2017)

B. Fiscalía de la Nación

El Fiscal de la Nación preside el Ministerio Público y junto con los Fiscales

Supremos Titulares constituyen la Junta de Fiscales Supremos. Este órgano
es el que elige al máximo representante de la Fiscalía de la Nación. Su
autoridad se extiende a todos los magistrados, funcionarios y servidores que
lo integran, cualquiera que sea su categoría y actividad funcional
especializada. (Ministerio Público, 2017)
 45

C. Constitución Política del Perú

Conjunto de leyes jurídica, escritas y no escritas, que determinan el

ordenamiento de los derechos y libertades de las organizaciones públicas del
estado peruano, fundamentalmente la vida económica y social, los derechos
y deberes de los ciudadanos.

Actualmente se hace la utilización de la Constitución Política del año 1993,

que fue aprobada por el presidente del Congreso el 31 de octubre del mismo
año.

D. Justicia

“El punto de vista según el cual los principios morales constituyen solo valores
relativos no significa que no sean valores. Significa que no existe un único
sistema moral, sino que hay varios, y que hay escoger entre ellos. De este
modo el relativismo impone al individuo la ardua tarea de decidir por sí mismo
que es bueno y que es malo.” (Kelsen, 2008)

E. Leyes Judiciales

Es una regla o norma jurídica establecida por una autoridad superior,

respetando la justicia y relaciones sociales de cada ciudadano en un país.

“Es uno de los que centrales de la jurisprudencia. La estructura y las

propiedades de las normas jurídicas se reflejan en el derecho mismo.” (Fabra
Zamora & Rodríguez Blanco, 2015)

F. Gestión documental

Son el control, seguimiento de documentos de forma manual o electrónica,

sin los documentos no existiría. Por lo tanto, no se hablaría de una gestión
documental.

La norma ISO 15489, define a la gestión documental es el área de la gestión

responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento y uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos
para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y
transacciones de la organización.
 46

Marco teórico del proyecto

Gestión del Proyecto
A. Guía del PMBOK (Guía de los fundamentos para la Dirección de
proyectos)

Fue realizada por el Instituto de Gestión de Proyecto (PMI), sirviendo

como una guía para realizar la dirección de proyectos a nivel mundial,
ayuda al Director de Proyecto (PM) en el ciclo de vida del proyecto: el
inicio, la planificación, ejecución, control y cierre de un proyecto.
Actualmente se usa la guía del MPBOK en su Sexta Edición.

“La Guía del PMBOK® también proporciona y promueve un

vocabulario común para el uso y la aplicación de los conceptos de la
dirección de proyectos dentro de la profesión de la dirección de
proyectos. Un vocabulario común es un elemento esencial en toda
disciplina profesional.” (Project Management Institute, Inc., 2017)

B. PM (Director de Proyectos)

Se encarga de controlar, dirigir al equipo, en todo el ciclo de vida del

proyecto, su autoridad es cedida con la entrega del acta de
constitución, indica el comienzo de proyecto a realizar.

Podemos mencionar la definición de la dirección de proyectos.

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la
aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección
de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco
Grupos de Procesos. (Project Management Institute, Inc., 2017)

C. PMO (Oficina de Dirección de Proyectos)

Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de

gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el
proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías,
herramientas y técnicas. Las responsabilidades de una PMO pueden
abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección
de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o
más proyectos. (Project Management Institute, Inc., 2017)
 47

D. Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que

atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son
generalmente secuenciales y sus nombres y números se determinan
en función de las necesidades de gestión y control de la organización
u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia
del proyecto y su área de aplicación. (Project Management Institute,
Inc., 2017)

Las fases son:

 Inicio del proyecto.

 Organización y preparación.
 Ejecución del proyecto.
 Cierre del proyecto.
Gráfico N ° 4
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Fuente: MPI, 2017

E. Grupo de Procesos

Para desarrollar un proyecto tenemos que pasar por 5 Grupos de

procesos.

“…los procesos de la dirección de proyectos en términos de la

integración entre los procesos, de sus interacciones y de los
propósitos a los que responden. Los procesos de la dirección de
proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de
Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos).”
(Project Management Institute, Inc., 2017)
 48

Gráfico N ° 5
GRUPO DE PROCESOS

Fuente PMI, 2017

F. Áreas de Conocimiento

En la guía del PMBOK define 10 áreas de conocimiento y 47 procesos

de la Dirección de Proyectos dentro de los 5 grupos de procesos.

Las Áreas de Conocimiento están relacionadas con los distintos

entregables que se realiza en la Gestión del Proyecto. Para ver mejor
las que áreas de conocimiento están en la Sexta Edición de la guía del
PMBOK, ver la Gráfico N° 6.
 49

Gráfico N ° 6
ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Fuente: PMI, 2017

G. Acta de Constitución

El acta de constitución indica que el proyecto existe, se le da la

autoridad al director de proyectos el control del equipo del proyecto.
También muestra un resumen de todos los entregables de la gestión
del proyecto.

“El acta de constitución del proyecto establece una relación de

colaboración entre la organización ejecutora y la organización
solicitante. En el caso de proyectos externos generalmente se opta por
 50

establecer este acuerdo a través de un contrato formal.” (Project

Management Institute, Inc., 2017)

H. Interesados del Proyecto

Los interesados son toda persona que influye en la ejecución y el éxito

del proyecto, puede ser externo o interno de una organización, los más
conocidos son el patrocinador, cliente y usuario, vendedor, socios de
negocios, gerente funcional, otros interesados.

Los interesados incluyen todos los miembros del equipo del proyecto
así como todas las entidades interesadas, ya sea Internas o externas
a la organización. El equipo del proyecto identifica a los interesados
tanto internos como externos, positivos y negativos, ejecutores y
asesores, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las
expectativas de todas las partes involucradas. El director del proyecto
debe gestionar las influencias de los distintos interesados con relación
a los requisitos del proyecto para asegurar un resultado exitoso.
(Project Management Institute, Inc., 2017)

I. EDT

La EDT/WBS es una descomposición jerárquica del alcance total del

trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los
objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La
EDT/WBS organiza y define el alcance total del proyecto y representa
el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto
aprobado y vigente. (Project Management Institute, Inc., 2017)

J. Equipo del Proyecto

Es toda persona encargada de desarrollar el proyecto desde el inicio

hasta el cierre del mismo. Personal de dirección de proyectos,
Personal del Proyecto, Expertos de apoyo, entre otros.

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto y al grupo de

individuos que actúan conjuntamente en la realización del trabajo del
proyecto para alcanzar sus objetivos. El equipo del proyecto incluye al
director del proyecto, al personal de dirección del proyecto y a otros
miembros del equipo que desarrollan el trabajo, pero que no
necesariamente participan en la dirección del proyecto. (Project
Management Institute, Inc., 2017)
 51

Ingeniería del Proyecto

1) Metodología RUP

La metodología RUP (Rational Unified Process) es muy usada

actualmente, porque nos permite usar procesos iterativos e
incrementales al desarrollar un sistema de información se enfoca en la
estructura del software o sistema de información.

Las fases que las conforman son:

 Inicio: Se establece la oportunidad y el alcance del proyecto.

 Elaboración: Se establece la arquitectura base del sistema a
desarrollar.
 Construcción: Se desarrolla el producto con las
especificaciones planteadas.
 Transición o cierre: Se da la ejecución del sistema en el
ambiente de producción, es decir que el usuario final lo utilice.

Gráfico N ° 7
CICLO DE VIDA DE LA METODOLOGÍA RUP

Fuente: IBM – 2017

“Las siglas RUP en ingles significa Rational Unified Process (Proceso

Unificado de Rational) es un producto del proceso de ingeniería de
software que proporciona un enfoque disciplinado para asignar tareas
y responsabilidades dentro de una organización del desarrollo. Su
meta es asegurar la producción del software de alta calidad que
 52

resuelve las necesidades de los usuarios dentro de un presupuesto y

tiempo establecidos.” (Rueda Chacón, 2004)

2) Base de datos
a) PostgreSQL

Es un gestor de base de datos, relacional orientado a objetos, es

Open Source (Código abierto), el manejo de PostgreSQL en su
versión 10.1 es libre todos los mundos lo puede usar,
actualmente es usada por desarrolladores en la empresa. Posee
funcionalidades útiles en el desarrollo de proyectos de software
o sistemas de información.

“PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de datos

relacionales, relational database management system
(RDBMS). Eso significa que es un sistema que gestiona los
datos almacenados en las relaciones. La relación es
esencialmente un término matemático para tabla. La noción de
almacenar datos en tablas es tan común hoy en día que puede
parecer inherentemente obvia, pero existen otras formas de
organizar bases de datos. Los archivos y directorios en sistemas
operativos similares a Unix forman un ejemplo de una base de
datos jerárquica. Un desarrollo más moderno es la base de datos
orientada a objetos.” (The PostgreSQL Global Development
Group, 2018)

3) Lenguaje de programación
a) Php

Es un lenguaje muy usado en el desarrollo de páginas web,

actualmente está en su versión 7.2, permite trabajar en el
BACKEND (Lado del servidor), conectándose a una base de
datos, para extraer y almacenar la información, con el
FRONTEND (Lado del usuario o cliente) es la vista de la pagina
web dirigida al uso del usuario final.

Los frameworks nos ayudan a realizar aplicaciones de una

maneral más rápida y segura, podemos mencionar algunos:
Laravel, Symfony, CakePHP, Yii, entre otros. Para el desarrollo
de ese proyecto se usara el framework Laravel v. 7.2, es muy
 53

usado actualmente, su comunidad de programadores es muy

activa.

“PHP (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es

un lenguaje de código abierto muy popular especialmente
adecuado para el desarrollo web y que puede ser incrustado en
HTML” (PHP Documentation Group, 2018)

“El lenguaje PHP (cuyo nombre es acrónimo de PHP: Hipertext

Preprocessor) es un lenguaje interpretado con una sintaxis
similar a la de C++ o JAVA. Aunque el lenguaje se puede usar
para realizar cualquier tipo de programa, es en la generación
dinámica de páginas web donde ha alcanzado su máxima
popularidad. En concreto, suele incluirse incrustado en páginas
HTML (o XHTML), siendo el servidor web el encargado de
ejecutarlo.” (Palomo Duarte & Montero Pérez, 2012)

b) HTML5

HTML (HyperText Markup Language) en español lenguaje de

marcas de hipertexto, es un lenguaje encargado de la estructura
de una página web, posee elementos conocidos como etiquetas,
cada uno con una función establecida. Actualmente se usa la
versión 5, esta versión proporciona elementos para sea
adaptados a dispositivos ya sea una Tablet o Smartphone.

“El HTML (HyperText Markup Language) es un lenguaje para

describir el contenido de los documentos de la web. Utiliza una
sintaxis especial que contiene marcadores (conocidos como
"elementos") que rodean al texto que hay dentro del documento
para indicar a los agentes de usuario cómo deben interpretar
esta parte del documento.” (Norman Francis, 2008)

c) CSS3

Hojas de Estilo en Cascada (Cascading Styles Sheets), es un

lenguaje que se encarga de la interfaz de la página web, para
ser más preciso manipula las propiedades (clases,
identificadores) de los elementos del HTML o XML. Actualmente
se usa el nivel CSS3 que permite hacer animaciones en la
interfaz del usuario.
 54

“CSS es un lenguaje que trabaja junto con HTML para proveer

estilos visuales a los elementos del documento, como tamaño,
color, fondo, bordes, etc”. (Gauchat, 2012)

“El CSS es un lenguaje de estilos empleado para definir la

presentación, el formato y la apariencia de un documento de
marcaje, sea html, xml, o cualquier otro. Comúnmente se emplea
para dar formato visual a documentos html o xhtml que funcionan
como espacios web. También puede ser empleado en formatos
xml, u otros tipos de documentos de marcaje para la posterior
generación de documento.” (Collell Puig, 2017)

d) JavaScript

Es un lenguaje que se encarga de manipular las propiedades

(clases, identificadores) de los elementos del HTML o XML
haciendo una interfaz interactiva. Actualmente existen
Framework como: Angular v5.6, ReactJS v16.5, Vue js v3.2,
entre otros.

“JavaScript es un lenguaje de los denominados lenguajes de

scripting. Los scripts (script se traduce como guión, literalmente)
son archivos de órdenes, programas por lo general simples. Es
por esto que no podemos definir JavaScript como un lenguaje
de programación en un sentido estricto, pero sin embargo sí nos
permite crear páginas dinámicas, con algunos efectos realmente
interesantes y que mejoren considerablemente su aspecto. Nos
permite tener cierta interacción con el usuario de nuestras
páginas.” (RIves Alba, 2011)

4) Patrón Vista, Modelo, Controlador

Es un patrón de arquitectura de software con sus siglas en ingles MVC,

que separa los datos, la lógica, la interfaz de usuario. Es usado en
muchos lenguajes de programación como: php, ruby, asp.net, java,
entre otros.

Es un estándar de desarrollo de software, nos permite estructurar la

arquitectura que sea más comprensible y entendible cuando se trabaje
con el equipo de proyectos.
 55

Soporte del Proyecto

Los procesos de soporte del proyecto, es importante en el desarrollo de
un proyecto, apoyan a las actividades que se realizan durante el ciclo de
vida del proyecto. En los procesos de negocio u organización.

Los procesos de soporte en la solución de problemas en el desarrollo del

proyecto, control, seguimiento de las actividades para el cumplimiento de
los requerimientos, planes, contratos. También se encarga de validar los
productos del proyecto de software las cuales son:

a) La gestión de métricas.
Las metricas nos ayudan a evaluar el producto en si, es decir nos
proporcionan mediciones para poder evaluar el producto o servicio
con el los valores esperados, también podermos mencionar que
existen normas o estandares internacional como las de ISO 9001
de la calidad y ISO 27001 de seguridad de la información.

b) El aseguramiento de calidad.

El aseguramiento de calidad en el desarrollo de un proyecto es

importante, seguir y cumplir con los requerimientos de los
interesados, eso hace que el producto o el servicio sean de calidad
y podamos cumplir con el objetivo planteado en la etapa de
planificación.

c) La gestión de configuración.
La gestión de configuración es la administración de aseguramiento
de la calidad de un sistema de información, realizar la
administración de versiones, las pruebas, nos proporciona un
campo mas detallado del sistema de información para su fácil
mantenimiento y actualizaión en el futuro.

Planificación de la Calidad
En los proyectos de desarrollo de software, la planificación de la calidad es
muy importante, según la Ingeniería de software los estándares y métricas
de calidad que el sistema tendrá, que ofrecen en una buena experiencia
de usuario (UX). Las siguientes métricas son:
 56

TABLA N° 4.
ESTÁNDARES Y MÉTRICAS DE CALIDAD

Usabilidad Capacidad para ser usado por el usuario.

Funcionalidad Son el grado de satisfacción de necesidades.

Grado en que el software hace óptimo el uso de los

Eficiencia
recursos del sistema.

Fuente: Elaboración propia.

Identificación de estándares y métricas

La identificación de los estándares y métricas son las siguientes en la
calidad del software.

1) Usabilidad:
La eficiencia y satisfacción con la que un producto permite alcanzar
objetivos específicos a usuarios específicos en un contexto de uso
específico. Las siguientes características:
 Comprensión Global del Sistema.
 Ayuda y Retroalimentación.
 Aspectos de Interface.
 Aspectos Estéticos.

2) Funcionalidad:

Probar la funcionalidad significa asegurar que el producto funciona

tal como estaba especificado. Con la seguridad que brinda en las
distintas operaciones del software. Las siguientes características:

 Búsqueda y Recuperación.
 Navegación y Exploración.
 Funciones y Contenidos Específicos del Dominio.
3) Eficiencia:
 57

Involucra alcanzar el nivel de productividad requerido, una vez que

el usuario ha aprendido a usar el sistema. Velocidad de ejecución
de las operaciones. Las siguientes características:

 Performance.
 Accesibilidad.

Diseño de formatos de aseguramiento de calidad

 58

CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

3.
Gestión del proyecto
Iniciación
La parte inicial de un proyecto o fase, está formado por procesos, donde
se definen los alcances y una descripción del cronograma de actividades y
costos.

A. Acta de constitución del proyecto.

Es un documento que describe los requerimientos del área de negocio
(cliente), que dieron origen a unos supuestos, restricciones. También
se describen los requisitos de alto nivel del producto, servicio o
resultado que el proyecto debe proporcionar.

1. Objetivo del Acta de Constitución

Marca el inicio formal del proyecto, le otorga al director de
proyectos (PM) la autoridad para el control del equipo de
proyectos.

2. Descripción del Acta de Constitución

Es una descripción de que se realizara en el proyecto, el quién lo
va a desarrollar, el comó y donde se va a realizar, el lugar donde
 59

se implementara el producto final. En el Anexo del proyecto de

Investigación: Formato 1, se adjunta el Acta de Constitución del
proyecto.

Planificación
Son los documentos de la planificación de proyecto, donde se elabora un
plan para el desarrollo del proyecto, se detallan el alcance, el tiempo, la
calidad, el costo, el equipo del proyecto, la comunicación, los riesgos, la
adquisición de los materiales para la ejecución del proyecto y las personas
que están interesados que el proyecto se desarrolle.

A. Integración - Plan de gestión del proyecto

Es el documento que integra al proyecto, describiendo las fases del
ciclo de vida del proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 2, se adjunta el Plan de Gestión del Proyecto.
B. Alcance - Plan de Gestión del Alcance
Son los procesos que se encargan de garantizar que el proyecto se
desarrolle, cumpliéndose con el trabajo de acuerdo a lo planeado y
completarlos para el éxito del proyecto.

1. Alcances del Producto

Se describe los requerimientos o características del producto o
resultado final, el alcance del mismo. En el Anexo del proyecto de
Investigación: Formato 3, se adjunta el alcance del producto.

2. Alcances del Proyecto

Se describe los requerimientos o características del proyecto,
representando los trabajos de manera general para terminar el
proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 3,
se adjunta el alcance del proyecto.

a) Entregables
Son los documentos que se entregaran para la planificación
del proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 4, Scope Statement se adjunta los entregables del
proyecto.
b) EDT

Es la estructura jerárquica de los entregables, que el equipo

del proyecto debe de ejecutar, para lograr los objetivos del
 60

proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato

5, se adjunta en la Estructura del EDT.

c) Diccionario de la EDT
Es la descripción de la cada estructura que conforma el EDT
del proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 6, se adjunta el Diccionario de la EDT.

d) Matriz de trazabilidad de requerimientos

Son la descripción de los requerimientos del proyecto,
necesidades del negocio. Del trabajo para el éxito del
proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato
7, se adjunta Plan de Gestión de Requisitos, en la Estructura
de Trazabilidad.
En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 8, se
adjunta el documento de requisitos del proyecto.

C. Tiempo - Plan de Gestión del Tiempo

Es el cronograma del proyecto, incluye la fecha de inicio planificados
del proyecto y la fecha de finalización del mismo. Se toma de base en
la estructura de la EDT.

1. Cronograma del Proyecto

Son las actividades que se realizan, en los procesos de inicio a
fin del proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 9, se adjunta el Cronograma del Proyecto.
2. Hitos del Proyecto
Describen los hechos importantes en el desarrollo del proyecto,
con el fin de terminar un evento o actividad importante. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 1, se adjunta el
Acta de Constitución, se describe los Hitos del Proyecto.
3. Gestión de Cambio en el Cronograma
Cambio que se da en el cronograma del proyecto, si ocurre
alguna inconveniente o problema. Para realizar cambio se toma
como base la Gestión de Cambios. En el Anexo del proyecto
de Investigación: Formato 35, se adjunta el Plan de Gestión
de Cambios.
 61

D. Costo - Plan de Gestión del Costo

Son la descripción de las actividades que van desde la estimación de
los costos de un proyecto, el presupuestar y el controlar todos los
costos generados o el presuesto total del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 10, se adjunta el Plan de Gestión
de Costo.

1. Cuadro de Costos
Se describen los costos de las actividades, según el cronograma
del proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato
11, se adjunta la Estimación de Recursos y Duraciones.
2. Forma de Pago
Para ver las formas de pago que se realizan en el proyecto. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 10, se adjunta el
Plan de Gestión de Costo.
3. Gestión de Cambio en los Costos
Cambio que se da en los costos del proyecto si ocurre alguna
inconveniente o problema. Para realizar cambio se toma como
base la Gestión de Cambios. En el Anexo del proyecto de
Investigación: Formato 36, se adjunta el Plan de Gestión de
Cambios y en el Formato 33, se adjunta la Curva S de costos.

E. Calidad - Plan de Gestión de la Calidad

Es el enfoque de los método o procedimientos de trabajo de la calidad
de un proyecto ya terminado y validando los resultados finales.
Tomando la línea base de la calidad del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 12, se adjunta el Plan de Gestión
de la Calidad.

1. Aseguramiento de la Calidad
La descripción de los procesos que aseguran la calidad del
producto. Usando métricas para alcanzar el objetivo del proyecto.
En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 12, se adjunta
el Plan de Gestión de la Calidad para describir el Aseguramiento
de Calidad.

2. Control de Calidad
Controlan los resultados que se esperan tener, mediante las
mediciones, la aceptación de los entregables para lograr calidad
del producto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato
 62

12, se adjunta el Plan de Gestión de la Calidad para describir el

Enfoque del Control de Calidad.

F. Recursos Humanos - Plan de Gestión de los Recursos Humanos

Procesos que identifican y documentan los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas por el
personal del proyecto para el desarrollo del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 14, se adjunta el Plan de Gestión
de Recursos Humanos.

1. Organigrama del Proyecto

La estructura de los roles del personal en el desarrollo del
proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 15,
se adjunta el Organigrama del Proyecto.
2. Roles y Responsabilidades
Las responsabilidades del personal de proyecto, dependiendo al
rol que cumpla en el desarrollo del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 16, se adjunta la Descripción
de Roles.
3. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)
Las responsabilidades del personal de proyecto, dependiendo al
rol que cumpla en el desarrollo del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 17, se adjunta la Matriz de
Asignación de Responsabilidades (RAM).

G. Comunicaciones - Plan de Gestión de Comunicaciones

Describe los elementos que comprenden la planificación de las
comunicaciones, realizando un análisis en las comunicaciones con los
interesados. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 18,
se adjunta el Plan de Gestión de Comunicaciones.

1. Directorio de Stakeholders
Describe a todos los interesados del proyecto, quienes están
desde el inicio hasta el final del proyecto. En el Anexo del proyecto
de Investigación: Formato 22, se adjunta la Lista de Stakeholders.

2. Medios de Comunicación
Los medios de comunicación de los interesados del proyecto o
Stakeholders. Describe las responsabilidades y el cómo es
posible la comunicación entre ellos. En el Anexo del proyecto de
 63

Investigación: Formato 19, se adjunta la Matriz de

Comunicaciones del Proyecto.

H. Riesgos - Plan de Gestión de Riesgos

Describe el plan que permitirá organizarse, reducir los riesgos y tomar
medidas para poder prevenir y responder de manera adecuada a los
problemas que intervengan en el desarrollo del proyecto. En el Anexo
del proyecto de Investigación: Formato 21, se adjunta el Plan de
Gestión de Riesgos.

1. Fuentes de Riesgos
Describe el origen de los Riesgos, que pueden interferir con el
desarrollo de proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 21, se adjunta el Plan de Gestión de Riesgos.
2. Matriz de descomposición de Riesgos (RBS)
La descripción de los riesgos en el desarrollo del proyecto. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 21, se adjunta el
Plan de Gestión de Riesgos.
3. Categorías, Criterios para priorizar y levantar los riesgos.
Los riesgos se componen de diferentes criterios y aplicar
estrategias para levantar el riesgo o disminuirlo. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 22, se adjunta el Plan de
Respuestas a Riesgos.

4. Estrategias para la respuesta de los riesgos

Descripción de los planes o estrategias para la respuesta a los
riesgos que interfieran en el desarrollo del proyecto. En el Anexo
del proyecto de Investigación, Formato 22, se adjunta el Plan de
Respuestas a Riesgos.

5. Identificación, Seguimiento y Control de Riesgos

Identificar los riesgos del proyecto, dar un seguimiento y después
controlarlo con la disminución del mismo. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 23, se adjunta la Identificación
y Evaluación Cualitativa del Riesgo.

I. Adquisiciones - Plan de Gestión de Adquisiciones

La principal función de esta etapa de es administrar las compras o
adquisiciones de servicios que se utilizaran fuera del equipo del
 64

proyecto. Planificar las Adquisiciones, Efectuar las adquisiciones,

Administrar las Adquisiciones, Cerrar las Adquisiciones.

1. Recursos Adquiridos
Para este el proyecto en desarrollo no se necesitará de la
adquisición, porque la organización ya cuenta con todas las
maquinarias para la implementación el sistema.

2. Seguimiento y Control de las adquisiciones

Para este el proyecto en desarrollo no se necesitará de la
adquisición, porque la organización ya cuenta con todas las
maquinarias para la implementación el sistema.

J. Interesados del Proyecto - Plan de Gestión de los Interesados

Plan para identificar a los interesados del proyecto, pueden ser un
grupo de Individuos para el apoyo o interés que se desarrolle el
proyecto, el objetivo es lograr la participación eficaz de los interesados
a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En el Anexo del proyecto de
Investigación: Formato 28, se adjunta el Plan de Gestión de los
Interesados.

1. Interesados del Proyecto

Identificar a los interesados de los interesados del proyecto, de
manera general. En el Anexo del proyecto de Investigación:
Formato 24, se adjunta la Lista de Stakeholders.

2. Equipos de Trabajo del Proyecto

Identificar a los personales de trabajo del proyecto para el apoyo

e intervención del mismo en los entregables, en la ejecución del
proyecto. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 29,
se adjunta el Registro de Stakeholders.

3. Reuniones del Proyecto

Son las reuniones planificadas en la gestión del alcance del
proyecto, es importante estar en comunicaciones con los
Stakeholders. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato
30, se adjunta Estrategias de gestión de Stakeholders.
 65

Ingeniería del proyecto

La metodología de Ingeniería a seguir es el apoyo de las Tecnologías de
Información, Computadoras, Servidor, aplicando mejoras continuas en los
procesos de negocio del Ministerio Público de Distrito Fiscal de Ayacucho,

Se utilizará metodologías Rational Unified Process (RUP) para como estructura

del proyecto para realizar iteraciones y construir una estructura de software bien
definida, se usará el lenguaje de programación PHP, para el servidor web del
sistema. En la fase de Inicio se realizan las siguientes plantillas:

a. La espeficación de requerimientos del sistema.

Es importante realiza la recopilación de los requerimientos funcionales y no
funcionales del sistema final o producto, para realizar el análisis y desarrollo
con una mejor exactitud y se adapte a los procesos de la organización. En
el Anexo general N° 1, se adjunta la especificación de los requerimientos.

b. Los actores de negocio.

Son personas que laboran diariamente en el negocio u organización,

realizan diversas actividades para el cumplimiento de sus deberes,
ayudando a alcanzar los objetivos de la organización. En el Anexo general
N° 2, se adjunta el Diagrama de los actores de negocio.

c. Diagrama del proceso total (ASIS)

Es el análisis de los procesos que participan en las actividades diarias dentro
de la gestión documental de la organización, con las actividades de cada
actor de negocio realiza y la duración. Es importante mencionar que mas
adelante en los proceso de TOBE se realizan el modelado de estos
procesos. En el Anexo de Ingenieria del proyecto de investigación: Formato
45, se adjunta el Diagrama del proceso total (ASIS).

Soporte del proyecto

Los procesos de soporte en la solución de problemas en el desarrollo del proyecto,
se realizará el control y seguimiento de las actividades para el cumplimiento de
los requerimientos y objetivos del proyecto. Para el Capítulo III se realizará el
análisis de la organización, con la entrega de la planificación de los entregables
mediante entrevistas a al Sponsor, definir la metodología para el diseño y
desarrollo del sistema. El cronograma del proyecto usando el MS Project.
 66

Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto

La gestión de la configuración del proyecto debe de entenderse,
dependiendo a la línea de base para los cambios, con la solicitud de
cambios. En el Anexo del proyecto de Investigación, Formato 47 se adjunta
el Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto.

Plan Gestión de Métricas del Proyecto

En la gestión de métrica del proyecto, se realizarán el uso de pruebas y
control de los objetivos hasta el Capítulo III, con la planificación del proyecto.
En el Anexo del proyecto de Investigación, Formato 49 se adjunta la Métrica
de Calidad del Proyecto.

Plan Gestión del Aseguramiento de Calidad del Proyecto

En la gestión del aseguramiento de calidad del proyecto, se entregarán los
documentos de los entregables a tiempo. En el Anexo del proyecto de
Investigación, Formato 48 se adjunta la Linea base de calidad del proyecto.
 67

CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

4.
Gestión del proyecto
Ejecución
En la ejecución se realizan los procesos y plantillas para completar los
trabajos, gestionar los requerimientos de los interesados, para cumplir el
plan para la dirección de proyectos.

También se realizarán la actualización de los entregrables, de cronograma

del proyecto, el cuadro de costos el EDT, la matriz de trazabilidad, entre
otras. La actualización se realizará a partir de la aceptación de la solicitud
de cambio. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 36, se
adjunta el Cambio de Solicitud N° 001.

A. Cronograma actualizado
En el cronograma se actualizan las fechas conforme a toda gestión de
proyectos. Para poder ver los cambios. En el Anexo del proyecto de
Investigación: Formato 31, se adjunta el Cronograma Actualizado.
 68

B. Cuadro de Costos actualizado

En el cuadro de costos se actualizan los costos conforme al EDT y
cronograma de proyectos, para cada una de las actividades que se
realizan en el proyecto. En el cronograma se actualizan las fechas
conforme a toda gestión de proyectos. Para poder ver los cambios. En
el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 32, se adjunta el
Cuadro de Costos Actualizado.
Tambien en el Formato 33, se adjunta el Curva S de costos.

C. WBS Actualizado
El EDT o WBS en esta ocación no se actualizará las actividades se
realizarán conforme a lo planteado anteriormente, solo se actualizan los
entregables de costos y el cronograma del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 5, se adjunta la Estructura del EDT.

D. Matriz de Trazabilidad de requerimientos actualizado

Son la descripción de los requerimientos del proyecto, necesidades del
negocio. Son los requerimientos del trabajo para el éxito del proyecto,
cumplirlas hace que aseguremos la calidad de nuestro producto. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 34, se adjunta la Matriz
de Trazabilidad de Requerimientos Actualizado.

E. Actas de reunión de Equipo

Es un documento formal para la reunión del equipo del proyecto, para
informar el avance del mismo y evaluar si estamos, avanzando de
acuerdo con la línea base del proyecto. En el Anexo del proyecto de
Investigación: Formato 35, se adjunta el Acta de Reunión de Equipo.

F. Registro de Capacitaciones del Proyecto actualizado

Se actualizan el entregable de capacitaciones del proyecto, para el
usuario final pueda utilizar el sistema web con facilidad. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 35, se adjunta el Acta de Reunión
de Equipo.

Seguimiento y control
Se realizan el seguimiento, análisis, dirigir y gestionar el desarrollo de las
actividades, según lo planificado en el cronograma de actividades en la
gestión del proyecto y realizar cambios cuando se necesite. Para el
desempeño y seguir la línea base del proyecto.

A. Solicitud de Cambio
Es un documento que marca un cambio en los documentos o
actividades, que conforman toda la gestión de proyectos, pueden
 69

realizarle cambios preventivos, correctivos, de los entregables, estos

deben ser revisados y aprobados por el comité de cambios. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 36, se adjunta el Plan
de Gestión de Cambios.
En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 37, se adjunta el
Cambio de Solicitud N° 001.

B. Riesgos actualizados
Es un documento donde se identifican y registran la actualización de
los riesgos que tienen en proyecto, en todos los aspectos, los
interesados, el equipo del proyecto, entre otros. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 38, se adjunta los Riesgos
actualizados.

C. Informes de Estado
Es un documento donde se identifican y mencionan el estado del
avance del proyecto con respecto a la línea base del mismo. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 39, se adjunta el
Informe de Estado del proyecto o Informe de Performance del
Trabajo N° 01.

Ingenieria del proyecto

Para la ingenieria del proyecto se usarán las plantillas de la metodología RUP, en
la fase de elaboración, construcción y transición. Para cada fase las plantillas a
usar son:

a. Casos de uso de negocio

Los todos los procesos de negocio involucrados directo en el análisis e
investigación del proyecto, que actividades que conforman cada proceso en
la gestión documental, se menciona y describen gráficamente para cada
proceso en la siguiente adjuntaciones:
 En el Anexo general N° 3, se adjunta el Caso de uso del negocio:
Gestión de Recepción del Documento.
 En el Anexo general N° 4, se adjunta el Caso de uso del negocio:
Gestión de Supervisión del Documento.
 En el Anexo general N° 5, se adjunta el Caso de uso del negocio:
Gestión de Elaboración del Documento.
 En el Anexo general N° 6, se adjunta el Caso de uso del negocio:
Gestión de Emisión del Documento.
 70

b. Diagrama de caso de uso del negocio

Es el diagrama que nuestra todos los procesos involucrados en el proyecto
de investigación, las actividades que realizan los actores de negocio para
cumplir su trabajo en la organización en cuestión. En el Anexo general N° 7,
se adjunta el Diagrama de caso de uso del negocio.

c. Diagrama de actividades
Es el diagrama de todas las actividades que conforman cada proceso en la
gestión documental, se menciona y describen gráficamente para cada
proceso en la siguiente adjuntaciones:
 En el Anexo general N° 8, se adjunta el Diagrama de actividades de la
Gestión de Recepción del Documento.
 En el Anexo general N° 9, se adjunta el Diagrama de actividades de la
Gestión de Supervisión del Documento.
 En el Anexo general N° 10, se adjunta el Diagrama de actividades de
la Gestión de Elaboración del Documento.
 En el Anexo general N° 11, se adjunta el Diagrama de actividades de
la Gestión de Emisión del Documento.

d. Actores del sistema

Son todas la personas o usuarios que van a usar el sistema, en las
actividades diarias en la gestión documental, cada persona debe de Iniciar
Sesión o Ingresar en el sistema, para poder realizar una operación y
dependiendo a rol tendrá permisos en las operaciones que realice. En el
Anexo general N° 12, se adjunta el Diagrama de Actores del sistema.

e. Casos de uso del sistema

Son todos los requerimientos que se realiza en el sistema final, para realizar
las operaciones de la gestión documental, se menciona y describen
gráficamente cada proceso en la siguiente adjuntaciones:
 En el Anexo general N° 13, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Recepcionar documento.
 En el Anexo general N° 14, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Buscar documento.
 En el Anexo general N° 15, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Asignar documento.
 En el Anexo general N° 16, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Administrar usuario.
 71

 En el Anexo general N° 17, se adjunta el Caso de uso del sistema:

Enviar documento
 En el Anexo general N° 18, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Atender el documento
 En el Anexo general N° 19, se adjunta el Caso de uso del sistema:
Elaborar documento
 En el Anexo general N° 20, se adjunta el Caso de uso: Supervisar
documento documento

f. Diagrama de caso de uso del sistema

Es el diagrama que describe las actividades que se realizan, en el sistema
final o producto final. Las operaciones que realizan los actores, en este caso
el usuario, para cada caso de uso y en general. En el Anexo general N° 21,
se adjunta el Diagrama de caso de uso del sistema.

g. Diagrama de clases.
Describe la estructura estatica de las clases del sistema, con los atributos,
operaciones a realizar y las relaciones entre entre los objetos. En el Anexo
general N° 22, se adjunta el Diagrama de caso de uso del sistema.

Soporte del proyecto

Plantilla de Seguimiento a la Gestión de Configuración actualizada
La gestión de la configuración del proyecto no se hizo una actualización y
debe de entenderse, dependiendo a la línea de base para los cambios, con
la solicitud de cambios. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato
47, se adjunta el Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto.

Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado

En la gestión del aseguramiento de calidad del proyecto, no se realizaron
actualizaciones, en documento se entregarán los describen como alcanzar
el cumplimiento de la línea base de gestión a tiempo, costo, alcance y otro
plan de gestión. En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 12, se
adjunta el Aseguramiento de la Calidad y en el Formato 48, se adjunta las
La Linea Base.

Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño

Actualizado.
En la gestión de métrica del proyecto, se realizarán el uso de pruebas y
control de los objetivos hasta el Capítulo V, con la ejecución del proyecto.
Realizando la evaluación y seguimiento de las métricas de calidad. En el
 72

Anexo del proyecto de Investigación: Formato 12, se adjunta el

Aseguramiento de la Calidad y en el Formato 49, se adjunta las Metricas de
Calidad.

En el Anexo del proyecto de Investigación: Formato 38, se adjunta el Informe

de Estado del proyecto o Informe de Performance del Trabajo N° 01.
 73

CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO

5.
Gestión del Cierre del proyecto
Durante el cierre del proyecto, se realizarán la revisión del plan de dirección de
proyectos para asegurar que todos los entregables y el trabajo este completado, asi
poder alcanzar el objetivo del proyecto logrando un cierre formal.

Acta de Aprobación de entregables

En este documento se realizar un acta para completar la aceptación por
parte de los interesados, como el sponsor o patrocinador completando los
entregables, también la documentación que justifiquen la aceptación. En el
Anexo del proyecto de Investigación: Formato 40, se adjunta el Acta de
Aprobación de entregables.

Lecciones aprendidas
En este documento, se realiza el registro de todas las lecciones aprendidas
del proyecto en general por todas las fases del ciclo de vida del proyecto,
para que puedan ser de utilidad en proyectos furutos. En el Anexo del
proyecto de Investigación: Formato 41 y 42, se adjunta Las de Lecciones
Aprendidas N° 001 y N° 002.
 74

Acta de Cierre del Proyecto

En este documento se describen, un resumen la información de la
organización en la que se implementara el producto final, las razones para
el cierre del proyecto y la conformidad del patrocinador sobre el proyecto y
el producto final, aceptando el cierre formal del proyecto. En el Anexo del
proyecto de Investigación, Formato 43, se adjunta el Acta de Cierre del
Proyecto.

Ingenieria del proyecto

Para la ingenieria del proyecto se usarán las plantillas de la metodología RUP, en
la fase de transición o cierre. Listo para la implementación y funcionamiento en
producción del sistema desarrollado:

d. Diagrama de secuencias.

Muestra un diagrama de funcionalidad del sistema, lo que el usuario final no

puede presenciar, y ayudan en la codificación explicando de manera
detallada del sistema. En el Anexo general N° 23, se adjunta el Diagrama de
secuencias del sistema.

e. Modelamiento de base de datos.

Es el diagrama que describe la estructura de la base de datos a usar en el
desarrollo del sistema y en la implementación del mismo en el sistema final
o producto final. Mediante tablas o entidades. En el Anexo general N° 24, se
adjunta el Diagrama de dase de datos del sistema.

f. Interfaz final del sistema.

Es el que describe el funcionamiento de cada interfaz, que se realizan en el

sistema web final o producto final. Mediante imágenes y un cuadro de cada
interfaz que se usara por el usuario final. En el Anexo general N° 25, se
adjunta la Interfaz final del sistema.

g. Diagrama del proceso total (TOBE)

Es el análisis de los procesos que participan en las actividades diarias dentro

de la gestión documental de la organización, describen las actividades de
cada actor del sistema realiza y la duración mas optima según el modelado.
En el Anexo de Ingenieria del proyecto de investigación: Formato 46, se
adjunta el Diagrama del proceso total (TOBE).
 75

Soporte del proyecto

Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado
Monitorea el la gestión de versiones del proyecto, de manera general en
cada entregable o documentación de se realiza en el proyecto, ya en la fase
de cierre, se da un seguimiento de las ultimas versiones. En el Anexo del
soporte a la gestión e Ingenieria: Formato 47 se adjunta el Plan de Gestión
de Configuración.

Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado

Monitorea que se cumplan con los requerimientos establecidos del producto
y el cumplimiento de todos los entregables de proyecto. En el Anexo del
soporte a la gestión e Ingenieria: Formato 48, se adjunta la Linea base de
Calidad.

Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño

Actualizado
Monitorea que se cumplan con los el uso de las métricas y la evaluación
respectiva con la línea base del cronograma del proyecto. En el Anexo del
soporte a la gestión e Ingenieria: Formato 49, se adjunta la Metricas de
Calidad y en el Formato 39, se adjunta el Informe de Performace de Trabajo
N° 001.
 76

CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS

6.
Indicadores claves de éxito del Proyecto (Indicadores de Gestión e Ingeniería
del Proyecto)
Estan relacionadas a los indicadores que demuestran el éxito del proyecto, después
de su culminación, claro esto la conforma si se cumplieron con los entregables de
la documentación de la gestión de proyectos desde la iniciación hasta su cierre.

¿Se ha cumplido con los entregables del proyecto?

SI NO

1.1.1.- Acta de Constitución del Proyecto X

1.1.- Inicio 1.1.2.- Identificación de los interesados X
1.1.3.- Registro de Stakeholders X
1.2.1.- Plan de Gestión de Alcance X
1.2.2.- Plan de Gestión del Tiempo X
1.2.3.- Plan de Gestión de Costos X
1.2.-Planificación
1.2.4.- Plan de Gestión de la Calidad X
1.2.5.- Plan de Gestión de los Recursos X
1.2.6.- Plan de Gestión de Comunicaciones X
 77

1.2.7.- Plan de Gestión de Riesgos X

1.2.8.- Plan de gestión de Adquisiciones X
1.2.9.- Plan de Gestión de Interesados X
1.3.- Reunión de Se lleva a cabo con forme a lo planificado con el
X
coordinación equipo del proyecto y los interesados.

1.4.1.- Lecciones aprendidas X

1.4.- Cierre
1.4.2.- Acta de cierre del proyecto X
2.1.1.- Modelado de Caso de uso del negocio X
2.1.- Fase inicio
2.1.2.- Identificación de requerimientos X
2.2.1.- Elaboración Modelo de casos de usos X
2.2.1.1.- Realizar modelado de caso de Uso del
X
sistema.
2.2.- Fase de
elaboración,
2.2.2.- Elaboración de lógica X
construcción. 2.2.2.1.- Modelo de Análisis del Sistema. X
2.2.2.2.- Modelo de diseño de Interfaz X
2.2.2.3.- Modelo Físico de la base de datos X
2.3.- Fase de Cierre 2.3.1.- Documento del código del sistema X
Producto final X

Indicadores claves de exitó del Producto

Estan relacionadas a los indicadores que demuestran el éxito del Producto, después
de su desarrollo, el cumplimiento de los requerimientos del producto y la
satisfacción del cliente como principales indicadores para el éxito del producto.

PREGUNTAS SI NO
¿Se ha cumplido con el alcance del proyecto? X
¿Se ha cumplido con el tiempo de entrega del producto? X
¿Se ha cumplido con el costo del proyecto? X
¿Se ha cumplido con los requerimientos funcionales? X
¿Se ha cumplido con el modelado de BD? X
¿Se ha culminado con la programación del sistema? X
¿Hubo satisfacción del cliente? X
 78

CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.
Conclusiones
1. El análisis de la organización del Ministerio Público del Distrito Fiscal de
Ayacucho, cumple con una labor indispensable en el servicio de la defensa de
los derechos ciudadanos y la prevención de delitos, es necesario mencionar
que los procesos que realiza deben ser oportuno, eficiente, eficaz para la
satisfacción de las necesidades judiciales de la cuidadanía.
2. La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK), en
su Sexta edición, con los grupos de procesos y áreas de conocimientos,
proporcionando una guía eficiente en el cumplimiento de los trabajos realizados
para la dirección del proyecto de investigación, logrado cumplir con los
resultados esperados.
3. Los requerimientos del producto fueron la base del desarrollo del sistema final,
podemos destacar que las más importantes fueron la de recepción de los
documentos, para disminuir el tiempo en las actividades del proceso en
cuestión, almacenando el documento en el sistema y poder supervisar cuando
sea necesario, logrado el cumplimiento de todos los requerimientos.
4. Se automatizaron los procesos de la búsqueda o ubicación, asignación y envio
de documentos, se redujo el tiempo facilitando el trabajo del personal que
 79

labora en el área de Tecnologia de Información, evitando problemas y asi poder

realizar otras actividades que generen valor a la organización.

Recomendaciones
1. Las organizaciones públicas que realizar procesos importantes, como el
Ministerio Público Fiscalía de la Nación y otras entidades del estado, deben ser
tomadas muy encuentra en la automatización de sus procesos para ello es
recomendable la búsqueda de inversión por parte de otras entidades privadas.
2. Tomar medidas prevención sobre la información de la organización del
Ministerio Público, evitando la perdida de la información frente algún percance
o desastre que afecte de manera directa e indirecta a la organización.
3. Es recomendable que se capacite correctamente a los trabajadores en el uso
de los sistemas de información, realizando reingenierías de proceso para la
automatizando los procesos, reduciendo el tiempo en los proceso que no
general valor a la organización.
 80

GLOSARIO DE TÉRMINOS
A. Del proyecto de investigación
 Formato: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información
que se genera un proceso o actividad. Puede estar en medio físico o
magnético
 Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios
en los documentos. Puede ser de forma o de fondo
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactúan, para generar valor y las cuales trasforman elementos de entrada
en resultados.
 MPDFA: Ministerio Publico del Distrito Fiscal de Ayacucho.
 Project Manager (PM): Director de proyecto es responsable del
cumplimiento y aprobación de las actividades, que tiene el proyecto.
 PMBOK: Guias de los fundamentos para la dirección de proyectos. En su
Sexta Edición.
 RUP: Rational Unified Process. Proceso Unificado de Rational, metodología
del proceso de ingeniería de software que proporciona un enfoque
disciplinado para asignar tareas y responsabilidades dentro de una
organización del desarrollo.
 SI: Sistemas de Información

B. Del producto
 PHP (Hypertext Preprocessor): Preprocesador de Hipertexto.Lenguaje de
programación para el desarrollo de páginas web.
 HTML (HyperText Markup Language): Lenguaje de marcas de hipertexto,
es la estructura de la página web, conformada por las propiedades title,
header, body, footer.
 CSS (Cascading Stylesheets): Hojas de estilo en cascada, sirve para el
diseño de la página web, como el color, de las letras, al alto, ancho de los
elementos.
 81

BIBLIOGRAFÍA

Collell Puig, J. (2017). CSS3 y Javascript avanzado. Cataluña : Universidad Oberta de

Cataluña.

Fabra Zamora, J., & Rodríguez Blanco, V. (2015). Enciclopedia de Filosofía y Teoría del
Derecho, Volumen Dos. México: ISBN.

Gauchat, J. (2012). El gran libro de HTML5, CSS3 y Javascript, Primera edición.

Barcelona: MARCOMBO, S.A.

Kelsen, H. (2008). ¿Qué es Justicia? Barcelona: Ariel S.A.

Ministerio Público. (9 de Octubre de 2017). Ministerio Público - Fiscalía de la Nación.

Obtenido de Ministerio Público - Fiscalía de la Nación:
http://www.mpfn.gob.pe/fiscaliadelanacion

Norman Francis, M. (8 de Julio de 2008). Mosaic Universidad Oberta de Cataluña.

Obtenido de Mosaic Universidad Oberta de Cataluña página web:
https://mosaic.uoc.edu/ac/le/es/m3/ud1/index.html

Palomo Duarte, M., & Montero Pérez, I. (2012). Programación en PHP a través de
ejemplos. Sevilla: Universidad de Cádiz.

PHP Documentation Group. (29 de Septiembre de 2018). PHP: Manual de PHP.

Obtenido de PHP Documentación: http://php.net/manual/es/index.php
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Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos (guía del PMBOK®) Sexta Edición. Pensilvania: Project Management
Institute, Inc.

RIves Alba, P. (2011). Manual de JavaScript. Madrid: EDITORIAL CEP S.L.

Rueda Chacón, J. (2004). Aplicación de la Metodología RUP para el Desarrollo rápido

de Aplicaciones basados en. Guatemala: Universidad de San Carlos de
Guatemala.

The PostgreSQL Global Development Group. (2018). PostgreSQL 10.6 Documentation.

California: The PostgreSQL Global Development Group.
 83

ANEXOS
A. Anexo general
1. La especificación de requerimientos del sistema

Requerimientos funcionales
 El jefe de Informática o el personal recepciona y registra el documento
después de digitalizarlo.
 El jefe de Informática o el personal podrá buscar los documentos mediante
filtros de búsquedas.
 El jefe de Informática asigna el documento al personal para su atención y los
estados del documento son atendidos, pendientes o no atendidos.
 Permitir administrar al usuario por roles y permisos para una mejor
seguridad.
 El jefe de Informática o el personal realiza la emisión de documentos a las
oficinas o dependencia fiscales.
 El Jefe de Informática o el personal realiza la atención de los documentos.
 Permitir elaborar y administrar los nuevos informes, solicitud, entre otros por
el trabajador.
 El Jefe de Informática realiza la supervisión de los documentos asignados
 El Jefe de Informática realiza reportes de documentos por su estado.
 Relación de los usuarios con los roles y permisos correspondientes.
 Cuadro resumen mensual del estado de documentos
 Relación de usuarios que realizaron la atención de los documentos.

Requerimientos no funcionales
 El proyecto debe ejecutar se en el tiempo previsto
 El proyecto debe ejecutarse dentro del presupuesto establecido
 El sistema debe tener una buena usabilidad
 Las aprobaciones por parte de Jefe de Informática deben darse según el
cronograma establecido
 El tiempo de respuesta del sistema en la búsqueda de documentos no debe
ser mayor a 1 minutos.
 El tiempo de respuesta en la generación del reporte no debe ser mayor a 2
minutos.
 84

2. Los actores de negocio

ACTOR DESCRIPCIÓN
Es el actor que verifica y envía el documento
Personal de
desde el área de administración, con los
Administración
requerimientos para la atención del documento.
Es el actor que registra, asigna y supervisa los
documentos en el área de informática, también
Jefe de Informática
elabora nuevos documento para su posterior
envía a otras oficinas o dependencias fiscales.
Es el actor que atiende y elabora nuevos
documento dependiendo, al documento
Personal de Apoyo anterior como una solicitud de mantenimiento e
informar a los superiores con él envío a otras
oficinas o dependencias fiscales.
 85

3. Caso de uso del negocio de la Gestión de Recepción del Documento

4. Caso de uso del negocio de la Gestión de Supervisión del Documento

 86

5. Caso de uso del negocio de la Gestión de Elaboración del Documento

6. Caso de uso del negocio de la Gestión de Emisión del Documento.

 87

7. Diagrama de caso de uso del negocio.

 88

8. Diagrama de actividades de la Gestión de Recepción del Documento.

9. Diagrama de actividades de la Gestión de Supervisión del Documento.

 89

10. Diagrama de actividades de la Gestión de Elaboración del Documento.

11. Diagrama de actividades de la Gestión de Emisión del Documento.

 90

12. Diagrama de Actores del sistema.

ACTOR DESCRIPCIÓN
Es el usuario que administrar los roles, las
oficinas, tipo de documento y registra, asigna y
supervisa los documentos en el área de
Jefe de Informática
informática, también elabora nuevos
documento para su posterior envía a otras
oficinas o dependencias fiscales.
Es el usuario que registra, atiende y elabora
nuevos documento dependiendo, al documento
Personal de Apoyo anterior como una solicitud de mantenimiento e
informar a los superiores con él envío a otras
oficinas o dependencias fiscales.
 91

13. Caso de uso del sistema: Recepcionar documento.

14. Caso de uso del sistema: Buscar documento.

 92

15. Caso de uso del sistema: Asignar documento.

16. Caso de uso del sistema: Administrar usuario.

 93

17. Caso de uso del sistema: Enviar documento.

18. Caso de uso del sistema: Atender el documento.

 94

19. Caso de uso del sistema: Elaborar documento.

20. Caso de uso: Supervisar documento.

 95

21. Diagrama de caso de uso del sistema.

Requerimientos funcionales Casos de uso

REQF01: El jefe de Informática o el

CU01: Recepcionar
personal recepciona y registra el documento
documento.
después de digitalizarlo

REQF02: El jefe de Informática o el

personal podrán buscar los documentos
mediante filtros de búsquedas. CU02: Buscar documento.

REQF03 El jefe de Informática asigna el

documento al personal para su atención y
los estados del documento son atendidos,
CU03: Asignar documento.
pendientes o no atendidos.
 96

REQF04: Permitir administrar al usuario

por roles y permisos para una mejor
seguridad CU04: Administrar usuario

REQF05: El jefe de Informática o el

personal realiza la emisión de documentos a CU05: Enviar documento.
las oficinas o dependencia fiscales.

REQF06: El Jefe de Informática o el

personal realiza la atención de los CU06: Atender el documento.
documentos

REQF07: Permitir elaborar y administrar

los nuevos informes, solicitud, entre otros
por el trabajador
CU07: Elaborar documento.

REQF08: El Jefe de Informática realiza

reportes de documentos por su estado.
CU08: Supervisar documento
REQF09: Cuadro resumen diario de
documentos supervisados.
 97

22. Diagrama de clases del sistema.

23. Diagrama de secuencias del sistema.

a. Recepcionar documento
 98

b. Asignar documento

c. Atender documento
 99

d. Elaborar documento

e. Enviar documento
 100

f. Administrar usuario
 101

24. Diagrama de dase de datos del sistema.

 102

25. Interfaz final del sistema.

a. Iniciar sesión
 Interfaz del sistema
El usuario para realizar alguna operación dentra que entrar al
sistema, ingresando sus datos correo y contraseña.

 Descripción

CU 09: Iniciar sesión

DESCRIPCIÓN

El usuario desea ingresar al sistema con una cuenta de correo. Y accede

dependiendo al perfil de usuario y a realizar cualquiera de las operaciones
en el sistema, también es necesario mencionar que el usuario debe
contactarse con el jefe para que le habilite usar el sistema ya que al
registrarse por primera vez el sistema no le permite hacer ninguna
operación.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El usuario o trabajador hacer clic en el icono del sistema, el

sistema muestra el nombre de la empresa, muestra la opción
"Iniciar sesión", donde nos pide ingresar el correo y contraseña.
2. El usuario ingresa sus datos y hace clic en el botón ingresar.
3. El sistema verifica el nombre de correo y la contraseña.
4. Luego el sistema muestra la página de inicio del sistema.
 103

EXCEPCIONES

1. El usuario ingresa datos incorrectos, el sistema muestra un

mensaje "Las credenciales no están registradas en nuestros
registros".

b. Recepcionar documento
 Interfaz del sistema
El jefe de Informatica o el Personal luego de la digitalización del
documento se realizara el registro del mismo en el sistema,
ingresando los datos obligatorios como el asunto, el titulo, el
archivo.

 Descripción

CU 01: Recepcionar documento

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática y personal luego de digitalizar el documento en

formato pdf y acceden a formulario de registrar documento, ingresando
los datos necesarios y la subida del archivo (Documento).

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El usuario hacer clic en el menú de registro de documento, el

sistema muestra en los campos como el título del documento, el
 104

asunto, la oficina de la que viene (origen), la oficina de destino, el

archivo (Documento digitalizado).
2. El usuario ingresa sus datos y hace clic en el botón Guardar.
3. El sistema verifica si los datos son correctos.
4. Luego el sistema muestra la página de Documentos registrados
con un mensaje “El documento se registró con éxito” en el
sistema.
EXCEPCIONES

1. El usuario ingresa datos incorrectos en la subida del archivo, el

sistema muestra un mensaje "El archivo debe de ser de formato:
doc, pdf, xls ", solo documentos.
2. El usuario no ingresa los datos el sistema le muestra un mensaje
“Los campos son obligatorios”.

c. Asignar documento
 Interfaz del sistema
 Buscar documento
El usuario podrá realizar la búsqueda del documento por filtro,
los campos como el título del documento, el asunto, la oficina
de origen y destino o el rango fecha en la que se registro.

 Resultado de Búsqueda
Se muestra un listado de todos los documentos que sean
iguales a los campos búscado. Después nos proporciona dos
 105

opciones para asignar el documento y para enviar el

documento. Presionamos la opción de Asignar.

 Asignar documento
Se muestra el formulario para asignar el documento, a un
personal de apoyo, seleccionamos al personal y llenamos la
observación y presionamos en Asignar.
 106

 Descripción

CU 03: Asignar documento

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática realizar una consulta de algún documento particular,

luego acceden al menú buscar documentos, ingresando el filtro de
búsqueda, se muestra el documento deseado y según el Rol de Jefe el
podrá realizar la operación de Asignar o enviar documento con un rol de
Personal para atender los requerimientos o seleccionando en el menú la
opción de Asignar documento.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El usuario hacer clic en el menú de Buscar de documento o en el

icono de buscar, el sistema muestra en los campos como el título
del documento, el asunto, la oficina de la que viene (origen), la
oficina de destino, el tipo de documento, un rango de fechas, el
estado del documento (Atendido, Pendiente).
2. El usuario ingresa sus datos que desea buscar y hace clic en el
botón Buscar.
3. El sistema verifica si los datos son correctos y le envía a una
página de resultados.
1. Luego el sistema muestra la página de Documentos encontrados
en el sistema.
2. El usuario podrá ver la opción de Asignar el documento, clic en
Asignar.
3. Accediendo a un formulario para asignar el documento, elige al
personal y el documento que desea, una observación y clic en
Asignar. El sistema nos muestra el mensaje “El documento se
asignado con éxito”.
4. El personal recibirá una notificación con el mensaje “Tienes un
nuevo documento asignado”
EXCEPCIONES

1. El jefe no ingresa datos incorrectos, el sistema muestra un

mensaje "No hay ningún resultado”.
2. El jefe no selecciona un Personal y una observación en el
formulario de Asignar Documento, el sistema le muestra un
mensaje “Estos campos son requeridos”.
3. Si el documento ya está asignado a un Personal la opción de
Asignar no aparece.

d. Atender documento
 Interfaz del sistema
En la opción del menú Documentos asignados se nos lista los
documento que fueron asignados a personal de apoyo y tenemos
una opción de Atender el documento.
 107

Luego poder ver el formulario de Atender el documento, luego de

atender los requerimientos se ingresa al sistema, seleccionamos la
opción de atendido y presionamos Atender.

 Descripción

CU 06: Atender documento

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática o el personal acceden al menú Documento Asignados,

donde se muestra los documentos que les fueron asignados por un cargo
 108

alto, luego clic en Atender documento, accedemos a un formulario de para

Atender el documento que nos muestra el estado del documento en
“Pendiente”.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1.El usuario hacer clic en el menú de Documentos asignados, nos

muestra la lista de documentos que nos fueron asignados para
atender los requerimientos.
2. Luego en la parte derecha clic en el botón Atender, esto siempre y
cuando se complete los requerimientos a atender. El sistema nos
muestra el formulario de Atender el documento.
3. El usuario seleccionar la opción de Atendido y hace clic en el botón
Atender.
4. El sistema verifica si los datos son correctos y le envía a una
página de resultados.
5. El sistema nos muestra el mensaje “El documento se ha sido
atendido con éxito”.
EXCEPCIONES

1. El usuario podrá a actualizar el estado del documento, esto siempre

y cuando se complete los requerimientos de este en las actividades
de trabajo.

e. Elaborar documento
 Interfaz del sistema
En esta vista se muestra el formulario para elaborar un nuevo
documento, se debe de ingresar todos los datos para que el
documento que se genere nos con los datos ingresados, ela
elaboración depende del tipo de documento, si es un informe, el
sistema nos genera una platilla de un informe y asi con los otros
tipos de documentos.
 109

 Descripción

CU 07: Elaborar documento

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática o el personal acceden al menú Elaborar Documento, donde

se muestra nos un formulario para generar documento dependiendo a los campos
y a el tipo de documento, nos genera una solicitud, informe, Carta, entre otras.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El usuario hacer clic en el menú de Elaborar Documento, el sistema nos

muestra un formulario donde están los datos de código, asunto, titulo,
origen, destino, tipo de documento.
2. Luego en la parte derecha clic en el botón Atender, esto siempre y
cuando se complete los requerimientos a atender. El sistema nos
muestra el formulario de Atender el documento.
3. El usuario seleccionar la opción del tipo de documento que desea
elaborar y hace clic en el botón Elaborar. El sistema nos muestra el
mensaje “El documento se ha sido elaborado con éxito”.
4. El sistema verifica si los datos son correctos y le envía a una página de
detalle de documento elaborado y nos descargara un archivo de word
con una plantilla del tipo de documento seleccionado.
EXCEPCIONES

1. El usuario no ingresa datos correctos, el sistema muestra un mensaje "No

Los campos son obligatorios”.
2. Es usuario debe de seleccionar el tipo de documento a elaborar sino el
sistema muestra un mensaje "Es obligatorio seleccionar el tipo de
documento”.
 110

f. Enviar documento
 Interfaz del sistema
Para enviar un documento a una oficina se debe de ingresar al
menú de Enviar documento o realizar una búsqueda del
documento, en el formulario de envio se selecciona el documento a
enviar y la oficina de destino y llenar un observación.

 Descripción

CU 05: Enviar documento

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática realizar una consulta de algún documento particular, luego

acceden al menú buscar documentos, ingresando el filtro de búsqueda, se
muestra el documento deseado o acceder al menú Enviar Documento, donde se
muestra un formulario que nos muestra el documento y la oficina de destino.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El usuario hacer clic en el menú de Buscar de documento o en el icono

de buscar, el sistema muestra en los campos como el título del
documento, el asunto, la oficina de la que viene (origen), la oficina de
destino, el tipo de documento, un rango de fechas, el estado del
documento (Atendido, Pendiente).
2. El usuario ingresa sus datos que desea buscar y hace clic en el botón
Buscar.
 111

3. El sistema verifica si los datos son correctos y le envía a una página de

resultados.
4. Luego el sistema muestra la página de Documentos encontrados en el
sistema.
5. El usuario podrá ver la opción de Enviar el documento, clic en Enviar.
6. Accediendo a un formulario para enviar el documento, elige el área u
oficina a enviar, el documento que desea enviar y una observación, clic
en Enviar. El sistema nos muestra el mensaje “El documento se ha
enviado con éxito”.
EXCEPCIONES

1. El usuario ingresa datos incorrectos, el sistema muestra un mensaje "No

hay ningún resultado”.
2. El usuario no selecciona una oficina y una observación en el formulario
de Enviar Documento, el sistema le muestra un mensaje “Estos campos
son requeridos”.

g. Administrar usuario
 Interfaz del sistema
Al adminitrar un usuario es necesario, que se comunique con el
administrador o jefe del área, en formulario podemos ver los
campos del los datos del usuario, en la parte inferior podemos
asignarle un rol para que asi podamos dar mejor seguridad al
sistema.
 112

 Descripción

CU 04: Administrar usuarios

DESCRIPCIÓN

El jefe de informática accede al módulo de Usuarios, luego se mostrarán

todos los usuarios del sistema, realizando una búsqueda y seleccionar la
opción de editar usuario, accediendo a un formulario para asignar un rol al
usuario.

Es necesario que un usuario pueda tener un rol para realizar operaciones en

el sistema, en caso contrario el rol por defecto es Suspendido sin acceso a
ningún modulo.

SECUENCIA NORMAL (FLUJO BASICO)

1. El jefe hacer clic en el menú de Lista de Usuarios, el sistema

muestra un listado de los usuarios, y hace clic en el botón de editar
usuario, al cual se le asignará el rol.
2. El jefe ingresa selecciona el rol y hace clic en el botón Editar.
3. El sistema verifica si los datos son correctos y le envía a una página
de Lista de Usuarios con un mensaje “El usuario fue editado con
éxito”.
EXCEPCIONES

1. Si el personal intenta a acceder desde la url sin tener algún rol, el

sistema muestra un mensaje "No tienes autorización para realizar
esta operación”.
 113

B. Anexo del proyecto de investigación

1. Iniciación
a. Formato 1: Acta de constitución del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

SWGDMPDFA
DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO
FISCAL DE AYACUCHO

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE?

El Proyecto “Sistema Web para la Gestion Documental del Ministerio Público del Distrito Fiscal
de Ayacucho”, consiste en el desarrollo e implementacion de un Sistema web que permita
automatizar algunos procesos en la búsqueda y control de documentos en la fiscalia de distrito
de Ayacucho. Los procesos a ser automatizados son:
 Proceso de recepción de documentos.
 Proceso de la supervision de documentos.
 Proceso de la elaboracion de los documentos.
 Proceso de la emisión de documentos.

El desarrollo del proyecto estará a cargo de los

siguientes: Máximo Fortunato Meza Espinoza ->
Project Manager.

La solucion consistirá en la recepción de documentos en este caso los informes, cartas, etc,
que serán enviadas por la oficina de administración y el escaner del informe para tenerlo
digitalizado.
También nos permitira la búsqueda de los documento en la pantalla, se mostraran filtros
como la fecha, el remitente, la antiguedad, si estan relacionadas, el estados (atendito,
pendiente, etc.). Como también en la realización de un informe, la emisión y el registro de
ingreso en el sistema.

El proyecto será realizado desde 04/09/17 hasta el 23/11/18.

El desarrollo e implementación del proyecto se realizará en las instalaciones del Ministerio
Público en la filial de Distrito de Ayacucho.
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A
GENERAR.
El Sistema consistirá de 4 módulos:
1. El módulo de gestión de recepción de documento. - Donde se podrá registrar
después de la digitalización del documento recepcionado para su almacenamiento y
la supervision del mismo.
2. El módulo de gestión de nuevo documento. – Creación de un documento a partir de
una plantilla, donde se verificará los datos de la dependencia dirigida como el
nombre del jefe, el envió y el registro del nuevo documento.
3. El módulo de gestión de usuarios. - Los usuarios tendran roles especificos y cada rol
tendrá permiso para el acceso de cada operación que desee realizar.
4. El módulo de reportes estadísticos. - Mostrará estadísticas de documentos
realizados y su respectivo estado por día (mes), la recepción de los documentos por
día (mes), etc.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN
TÉRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE
ÉXITO
1. ALCANCE Cumplir con la entrega del producto y la Aprobación del Jefe de
documentación relacionada. informática del
Ministerio Público sede
Distrito Fiscal de
Ayacucho.
 114

2. TIEMPO Concluir el proyecto en el plazo Concluir el proyecto

establecido por el cliente. dentro de las fechas
establecida de
04/09/17 hasta el
23/11/18
3. COSTO Cumplir con el presupuesto estimado del No exceder el
proyecto. presupuesto del
proyecto.
FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL
CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Facilitar la búsqueda y control de documentos en el tiempo de espera automatizando
procesos, para que el personal tenga mayor tiempo en realizar otros actividades y cumplir
con su trabajo.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN DEL
PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Mejorar el proceso de búsqueda y control de Flujo de Ingresos
documentos logrando la satisfacción del
Personal.
Reducir el tiempo de en la búsqueda y control Flujo de Egresos
de los documentos requeridos.
Evitar que el personal pierda tiempo en la VAN
búsqueda de los documentos.
Manejar estadísticas del registro y búsqueda TIR
de documentos en tiempo real.
RBC

Documentación an entregar:
1. Manual de Usuario.
2. Manual técnico.
3. Especificación de los Casos de Uso.

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS

FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL PROYECTO/PRODUCTO
El Sponsor tiene el siguiente requisito:
- Requiere reducir el tiempo de la búsqueda de los documentos, minimizando el
tiempo de espera, al automatizar el control de los documentos mediante el escaneo
y poder tenerlo digitalizado almacenados en el Sistema.
DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO
NOMBRE Máximo Meza Espinoza NIVELES DE AUTORIDAD
REPORTA A Joel Mayorca Olivera Exigir el cumplimiento de los
SUPERVISA A Equipo del Proyecto. tiempos establecidos.
CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
1. Gestión del Proyecto. 04/09/17 al 06/10/18
2. Recopilación de Requisitos. 09/10/17 al 24/11/17
3. Análisis y Diseño del Sistema. 19/03/18 al 04/05/18
4. Desarrollo del Sistema. 07/05/18 al 22/06/18
5. Pruebas del Sistema. 13/08/18 al 04/09/18
6. Capacitación. 05/09/18 al 10/11/18
7. Implementación. 12/11/18 al 23/11/18
ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO
ORGANIZACIÓN O GRUPO ORGANIZACIONAL ROL QUE DESEMPEÑA
Jefe de Informática Autoriza la realización del proyecto.
Equipo de Proyecto. Proveer el servicio de desarrollo del sistema.
Encargado de Informática Proporciona información indispensable para
el desarrollo de la aplicaciòn.

El Ministerio Público de Distrito Fiscal de Proveer las instalaciones para el desarrollo

Ayacucho de la aplicaciòn.
 115

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (Riesgos Negativos)

Que los empledos se opongan el utilizar el sistema.
Que las objetivos estratégicos de la organización no apoyen al flujo de la implementación
del sistema.
PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (Riesgos Positivos)
El apoyo total del Jefe de Informatica en dar información necesaria.
LISTA DE INTERESADOS
En la lista de interesados podemos encontrar a los trabajadores del área de Informática, el
jefe de Administración, el Director del Proyecto.
I INTERESOS
PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO
CONCEPTO MONTO
1. Personal. S/. 2,000.00
2. Otros Costos.
Total Línea Base S/. 3,000.00
3.- Reserva de Contingencia S/. 800.00
4.- Reserva de Gestión S/. 1,000.00
Total Presupuesto S/. 6,800.00

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
Joel Mayorca Olivera El Ministerio Jefe de 04/09/17
Público del Distrito informática
Fiscal del Ayacucho
 116

2. Planificación
a. Formato 2: Plan de gestión del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CICLO
DE VIDA DEL PROYECTO Y LAS CONSIDERACIONES DE ENFOQUE MULTIFASE (CUANDO LOS
RESULTADOS DEL FIN DE UNA FASE INFLUYEN O DECIDEN EL INICIO O CANCELACIÓN DE LA FASE
SUBSECUENTE O DEL PROYECTO COMPLETO).
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE
CONSIDERACIONE CONSIDERACI
FASE DEL ENTREGABLE S PARA LA ONES PARA EL
PROYECTO (2º PRINCIPAL DE LA INICIACIÓN DE CIERRE DE
NIVEL DEL WBS) FASE ESTA FASE ESTA FASE
1.0 Gestión del Proyecto. Project Charter.
Registro de
Stakeholders.
Plan del Proyecto.
2.0 Recopilación de Documentación de
Requisitos. Requisitos.
3.0 Análisis y Diseño del Especificaciones de Esta fase deoende de
Sistema. Caso de Uso. la correcta recopilación
Diagrama ER. de requisitos.
Manual Técnico.
4.0 Desarrollo de Sistema. Módulo de gestión de Terminar el análisis
recepción de y diseño del
documento. sistema.
Módulo de gestión de
nuevo documento.
Módulo de gestión de
usuarios.
Módulo de reportes
estadísticos.
5.0 Pruebas del Sistema. Prueba Iteración 1. Completar del No encontrar
Prueba Iteración 2. desarrollo del ningún error
Prueba Iteración 3. sistema. durante la
aplicación de las
pruebas.
6.0 Capacitación. Capacitación. Haber implantado Realizar el informe
el sistema. acerca del
resultado de la
capacitación.
7.0 Implementación. Manual de instalación y
configuración.
Manual
técnico
actualizado.
Seguimiento en
producción.

PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE

PROYECTOS QUE HAN SIDO SELECCIONADOS POR EL EQUIPO DE PROYECTO PARA GESTIONAR EL PROYECTO.
HERRAMIE
PROCESO NIVEL DE INPUTS MODO DE OUTPUTS NTAS Y
IMPLANTACIÓN TRABAJO TÉCNICAS
Desarrollar el Una sola vez, al - Contrato. Mediante - Acta de Metodol
Acta de inicio del - Enunciado de reuniones entre Constituc ogía de
Constitución del proyecto. trabajo del el Sponsor y el ión del Gestión
Proyecto. proyecto. Project Proyecto. de
Manager. Proyect
 117

os de
Dharma
.

Desarrollar el Al inicio del - Declaración del Reuniones - Plan de Metodol

Plan de Gestión proyecto, Alcance del del equipo Gestión ogía de
del Proyecto. pudiéndose Proyecto. del del Gestión
actualizar en su Proyecto. Proyecto. de
desarrollo. Proyect
os de
Dharma
.
Definir el Alcance. - Acta de Reuniones - Plan de Planti
Constitució del equipo Gestión llas.
n del del del Form
Proyecto. proyecto. Alcance ulario
- Declaración del del s.
Alcance del Proyecto.
Proyecto.
- Plan de
Gestión del
Proyecto.
Crear la EDT. - Plan de Gestión Reuniones - EDT. Plantillas
del Alcance del del equipo - Diccionario de EDT.
Proyecto. del EDT. Descompo
Proyecto. sición.
Redactar el
Diccionario
EDT.
Desarrollar - Declaración del Reunión del - Cronogra Red del
el Alcance del equipo del ma del cronogr
cronogram Proyecto. proyecto. Proyecto. ama
a. - Plan de Estimación - Plan de SW de
Gestión del de duración Gestión Gestión
Proyecto. de del de
actividades. Proyecto. Proyect
(actualiza os.
ciones) Calend
- Calend arios
ario del Ajuste
Proyecto de
. adelant
os y
retraso
s.
Model
os de
crono
gram
as
anteri
ores.
Determinar - Declaración del - Línea Suma de
el Alcance del Base de costes
presupuest Proyecto. Coste. Análisis
o. - EDT. Plan de de
- Diccionario EDT. Gestión Reserva.
- Plan de de Costes
Gestión de (actualiza
Costos. ciones)
Planificar la calidad. - Factores Establecimiento - Plan de Estudio
ambientales de objetivos de Gestión s
de la calidad. de compa
empresa. Calidad. rativos
- Declaración del - Mé .
Alcance del trica
Proyecto. de
- Plan de Calid
Gestión del ad.
Proyecto.
 118

Desarrollar el - Factores Reuniones de - Roles y Organigr

plan de recursos ambientales coordinación con Responsabili amas y
humanos. de la el equipo del dades. descripci
empresa. proyecto. - Organigra ones de
- Plan de Asignación de ma del cargos.
Gestión del roles y Proyecto.
Proyecto. responsabilidade - Plan de
s. Gestión
del
Personal.
Planificar las - Factores Reuniones - Plan de Análisis
comunicacione ambientales formales e Gestión de
s. de la informales con de las requisitos
empresa. el equipo. comunicac de
- Declaración del Distribución de iones. comunica
Alcance del la ciones.
Proyecto. documentación Tecnologí
- Plan de y acuerdos. a de las
Gestión del comunica
Proyecto. ciones.
Planificar la - Factores Identificar - Plan de Reuni
gestión de ambientales riesgos. Gestión ones
riesgos. de la Planificar plan de de
empresa. de respuesta a Riesgos. planifi
- Declaración riesgos. cación
del alcance del y
proyecto. análisi
- Plan de s.
Gestión del
Proyecto.
Planificar - Enunciado del Planificar - Plan de Tipos
las Alcance del adquisicione Gestión de
adquisicio Proyecto. s. Solicitar de las contrat
presupuesto
nes. - EDT. Adquisici o,
s. Negociar
- Diccionario cotizaciones. ones. Análisi
EDT. Firmar s de
- Plan de contrato. fabrica
Gestión del ción
Proyecto. propia
compr
a.
Dirigir y - Plan de Reuniones - Pro Metodo
gestionar la Gestión del de duct logía
ejecución del Proyecto. coordinació os de
proyecto. - Acci n. entr Gestió
ones Reuniones egab n de
correc de les. Proyect
tivas información - Solicit os de
aprob del estado udes de Dharm
adas. del Cambio a.
- Solicitudes proyecto. implem
de Cambio entadas
aprobadas. .
- Accion
es
Correcti
vas
implem
entadas
.
- Informe
sobre el
rendimien
to del
trabajo.
 119

Monitorear y Durante - Plan de Reuniones - Metodo

controlar el todo el Gestión del de Accione logía
trabajo del desarrollo del Proyecto. coordinació s de
proyecto. proyecto. - Información n. correcti Gestió
sobre el Reuniones vas n de
rendimiento de recome Proyect
del trabajo. información ndadas os de
del estado . Dharm
del a.
proyecto. Técnica
de Valor
Ganado.
Informar A partir de la - Información Informe de - Info Herrami
el ejecución del sobre el performance rmes entas de
Rendimie proyecto. rendimiento del de presenta
nto. del trabajo. proyecto. Rendi ción de
- Medicion mient informac
es de o. ión.
Rendimien - Accio Recogi
to. nes da de
- Plan de correcti la
Gestión del vas inform
Proyecto. recome ación
- Solicitudes ndadas de
de Cambio . rendim
aprobadas. iento
Reunio
nes de
revisió
n del
estado
de la
situaci
ón.
ENFOQUE DE TRABAJO: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL MODO EN QUE SE REALIZARÁ EL TRABAJO DEL PROYECTO
PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO.
El Proyecto se ha sido planificado por el Director del Proyecto conociendo los objetivos del
proyecto y la responsabilidad de completar los entregables del proyecto para el exito en el
desarrollo e implementación del mismo.
A continuación se detallan los procesos a seguir para desarrollar las actividades del
proyecto:
1. Inicialmente el director de Proyecto define cuál será el alcance del proyecto.
2. Se establece los documentos de gestión de integración del proyecto necesarios que
respaldan los acuerdos tomados por el director del proyecto.
3. Se establecen la responsabilidades y roles que tiene director del proyecto, y las fechas
en que deberán estar listos los entregables.
4. Se realizan reuniones semanales del director de Proyecto y el expert que le asesora
para informar cual es el estado del proyecto, en términos de costo, calidad, tiempo.
En esta reunión se presenta el Informe de Performance del proyecto.
5. Al término del proyecto se verifica la entrega de todos los entregables, y se redactan
los documentos de cierre del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIPCIÓN DE LA FORMA EN QUE SE MONITOREARÁN Y CONTROLARÁN LOS
CAMBIOS, INCLUYENDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE.
Ver Formato EGPR_016 – Plan de Gestión de Cambios.
PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN: DEFINE AQUELLOS ÍTEMS QUE SON CONFIGURABLES,
AQUELLOS ÍTEMS QUE REQUIEREN UN CONTROL FORMAL DE CAMBIOS , Y LOS PROCESOS PARA CONTROLAR LOS CAMBIOS A
DICHOS ÍTEMS.
Ver Formato EGPR_018 – Plan de Gestión de la Configuración.

GESTIÓN DE LÍNEAS BASE: DESCRIPCIÓN DE LA FORMA EN QUE SE MANTENDRÁ LA INTEGRIDAD, Y SE USARÁN

LAS LÍNEAS BASE DE MEDICIÓN DE PERFORMANCE DEL PROYECTO , INCLUYENDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE.
 120

El informe de performance del proyecto es un documento que se presentará semanalmente,

en este caso la reunión de coordinación del director del Proyecto y el expert, debe de
presentar la siguiente información:
- Estado Actual del Proyecto:
1. Situación del Alcance: Avance Real y Avance Planificado.
2. Eficiencia del Cronograma: SV y SPI.
3. Eficiencia del Costo: CV y CPI.
4. Cumplimiento de objetivos de calidad.
- Reporte de Progreso:
1. Alcance del Periodo: % de avance planificado y % real del periodo.
2. Valor Ganado del Periodo: Valor Ganado Planificado y Valor Ganado Real.
3. Costo del Periodo: Costo Planificado y Costo Real.
4. Eficiencia del Cronograma en el Periodo: SV del periodo y SPI del periodo.
5. Eficiencia del Costo en el Periodo: CV del periodo y CPI del periodo.
- Pronósticos:
1. Pronóstico del Costo: EAC, ETC y VAC
2. Pronóstico del Tiempo: EAC, ETC, VAC, fecha de término planificada y fecha de
término pronosticada.
- Problemas y pendientes que se tengan que tratar, y problemas y pendientes programados
para resolver.
- Curva S del Proyecto.
- La reunion semanal se realizará en el centro de estudio de la Universidad Alas Peruanas.
COMUNICACIÓN ENTRE STAKEHOLDERS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS NECESIDADES Y TÉCNICAS DE
COMUNICACIÓN ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO .
NECESIDADES DE COMUNICACIÓN DE LOS
STAKEHOLDERS TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN A
UTILIZAR
- Documentación de la Gestión del - Reuniones del director del proyecto y el
Proyecto. experto para definir el alcance del
mismo.
- Distribución de los documentos de
Gestión del proyecto a todos los
miembros del equipo de proyecto
mediante una versión impresa y por
correo electrónico.
- Reuniones de coordinación de - Reuniones del equipo del proyecto que
actividades del proyecto. son convocadas por el Project Manager
según se crean pertinentes
(dependiendo de la necesidad o urgencia
de los entregables del proyecto) donde
se definirán cuales son las actividades
que se realizarán.
- Todos los acuerdos tomados por el
equipo del proyecto deberán ser
registrados en el Acta de Reunión de
Coordinación, la cual será distribuida por
correo electrónico al equipo del proyecto.
- Reuniones de información del estado del - Reuniones semanales del equipo del
proyecto. proyecto donde el Project Manager
deberá informar al Sponsor y demás
involucrados, cual es el avance real del
proyecto en el periodo respectivo.
- Informe de Performance del Proyecto. - Documento que será distribuido al
equipo de proyecto en la reunión de
coordinación semanal, y enviado por
correo electrónico.
- Informe de Performance del Trabajo. - Documento que será distribuido al
equipo de proyecto en la reunión de
coordinación semanal, y enviado por
correo electrónico.

REVISIONES DE GESTIÓN: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS REVISIONES CLAVES DE GESTIÓN QUE FACILITARÁN
EL ABORDAR LOS PROBLEMAS NO RESUELTOS Y LAS DECISIONES PENDIENTES.
 121

EXTENSIÓN O OPORTUNIDAD
TIPO DE (MOMENTOS, FRECUENCIAS, O EVENTOS
CONTENIDO ALCANCE
REVISIÓN DE (AGENDA O PUNTOS A TRATAR
DISPARADORES QUE DETERMINARÁN LAS
(FORMA EN QUE SE
GESTIÓN EN LA REUNIÓN DE REVISIÓN
DESARROLLARÁ LA REUNIÓN,
OPORTUNIDADES DE
REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN)
(TIPO DE REUNIÓN EN LA DE GESTIÓN)
Y TIPO DE CONCLUSIONES,
CUAL SE REALIZARÁ LA
RECOMENDACIONES, O
REVISIÓN DE GESTIÓN)
DECISIONES QUE SE PUEDEN
TOMAR)

Reuniones de - Revisión del La reunión será Reunión convocada por

coordinación del Acta de convocada por el solicitud del Project
Equipo del Proyecto. Reunión Project Manager. Manager.
Anterior. Se informará el Puede ser originada de
- Presentación estado de los acuerdo a los resultados de
de entregables pendientes del las encuesta de las
(si fuera el proyecto. sesiones de los cursos.
caso). Se establecerá las
siguientes
actividades que se
realizarán.
Reunión Semanal de - Revisión del La reunión se Programado para
información del Acta de realizará todos los todos los lunes.
Estado del Proyecto. Reunión lunes.
anterior. Deberán estar
- Informe de presentes todos los
Performance del miembros del
Proyecto. equipo del
proyecto.
Revisar el informe
semanal del estado
del proyecto.
Reuniones con el - Establecer agenda El cliente convocará Programadas según la
cliente. según los a una reunión al solicitud del cliente.
requerimientos del Project Manager,
cliente. para establecer
acuerdos de
mejora en el
desarrollo del
programa de
capacitación.
Comunic Solicitar feedback del Conocer detalles Ninguna en especial.
aciones desarrollo de las del desarrollo de las
informal sesiones del sesiones.
es. programa de Establecer cuerdos
capacitación. para la mejora del
servicio del
programa de
capacitación.
LÍNEA BASE Y PLANES SUBSIDIARIOS: DEFINICIÓN DE LÍNEA BASE Y PLANES SUBSIDIARIOS QUE SE
ADJUNTAN AL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO.

LÍNEA BASE PLANES SUBSIDIARIOS

ADJUNTO
DOCUMENTO TIPO DE PLAN ADJUNTO
(SI/NO)
(SI/NO)
PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE. Si.
LÍNEA BASE DEL ALCANCE. Si. PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS. Si.
PLAN DE GESTIÓN DE SCHEDULE. Si.
PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS. Si.
LÍNEA BASE DEL TIEMPO. Si. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD. Si.
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS. Si.
PLAN DE RECURSOS HUMANOS. Si.
PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES. Si.
LÍNEA BASE DEL COSTO. Si.
PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS. Si.
PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES. No.
PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS Si.
 122

b. Formato 3: Plan de Gestión del Alcance del Proyecto y del

Producto

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

PROCESO DE DEFINICIÓN DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA ELABORAR EL

SCOPE STATEMENT DEFINITIVO A PARTIR DEL SCOPE STATEMENT PRELIMINAR. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO,
CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
La definición del Alcance del proyecto Sistema Web de GESTIÓN DOCUMENTAL DEL
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO (SWGDMPDFA) se desarrollará
de la siguiente manera:
- En reunión del Project Manager y el sponsor revisarán el Scope Statement, el
cual servirá como base.
PROCESO PARA ELABORACIÓN DE WBS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA CREAR,
APROBAR, Y MANTENER EL WBS. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
Los pasos que se realizaron para la elaboración del WBS son los siguientes:
- El EDT del proyecto será estructurado de acuerdo a la herramienta de
descomposición, identificándose primeramente los principales entregables, que en el
proyecto actúan como fases. En el proyecto se identificó 7 fases.
- Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición del
entregable en paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mínimo detalle
el costo, trabajo y calidad incurrido en la elaboración del entregable.
- La empresa utiliza para la elaboración del WBS la herramienta WBS Chart Pro, pues
permite una fácil diagramación y manejo de los entregables del proyecto.
PROCESO PARA ELABORACIÓN DEL DICCIONARIO WBS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
PARA CREAR, APROBAR, Y MANTENER EL DICCIONARIO WBS. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y
CON QUÉ.
Previo a este proceso, el WBS del proyecto debe haber sido elaborado, revisado y aprobado.
Es en base a la información del WBS que se elaborará el Diccionario WBS, para lo cual se
realizarán los siguientes pasos:
- La elaboración del Diccionario WBS se hace mediante una plantilla diseñada por
Dharma.
- Se identifica las siguientes características de cada paquete de trabajo del WBS.
- Se detalla el objetivo del paquete de trabajo.
- Se hace una descripción breve del paquete de trabajo.
- Se describe el trabajo a realizar para la elaboración del entregable, como son la
lógica o enfoque de elaboración y las actividades para elaborar cada entregable.
- Se establece la asignación de responsabilidad, donde por cada paquete de trabajo
se detalla quién hace qué: responsable, participa, apoya, revisa, aprueba y da
información del paquete de trabajo.
- De ser posible se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de
trabajo, o un hito importante.
- Se describe cuales son los criterios de aceptación
PROCESO PARA VERIFICACIÓN DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA LA
VERIFICACIÓN FORMAL DE LOS ENTREGABLES Y SU ACEPTACIÓN POR PARTE DEL CLIENTE (INTERNO O EXTERNO).
DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
Al término de elaboración de cada entregable, éste debe ser presentado al Sponsor del
Proyecto, el cual se encargará de aprobar o presentar las observaciones del caso.
Si el entregable es aprobado, es enviado al cliente.

PROCESO PARA CONTROL DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA IDENTIFICAR ,

REGISTRAR, Y PROCESAR CAMBIOS DE ALCANCE, ASÍ COMO SU ENLACE CON EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS.
DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE Y CON QUÉ.
En este caso se presentan dos variaciones:
- Primero, el Project Manager se encarga de verificar que el entregable cumpla con lo
acordado en la Línea Base del Alcance. Si el entregable es aprobado es enviado al
cliente, pero si el entregable no es aprobado, el entregable es devuelto a su
responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se señala cuales son las
correcciones o mejoras que se deben hacer.
 123

- Segundo, a pesar que el Project Manager se encarga de verificar la aceptación del

entregable del proyecto, el cliente también puede presentar sus observaciones
respecto al entregable, para lo cual requerirá reunirse con el Project Manager, y
presentar sus requerimientos de cambio o ajuste. De lograrse la aceptación del cliente
y de tratarse de un entregable muy importante, se requerirá la firma de un Acta de
Aceptación del entregable.
 124

c. Formato 4: Scope Statement

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO

REQUISITOS: CONDICIONES O CAPACIDADES QUE CARACTERÍSTICAS: PROPIEDADES FÍSICAS, QUÍMICAS,
DEBE POSEER O SATISFACER EL PRODUCTO PARA CUMPLIR ENERGÉTICAS, O SICOLÓGICAS, QUE SON DISTINTIVAS DEL
CON CONTRATOS, NORMAS, ESPECIFICACIONES, U PRODUCTO, Y/O QUE DESCRIBEN SU SINGULARIDAD.
OTROS
DOCUMENTOS FORMALMENTE IMPUESTOS.
1. El Sistema permitirá que el ususario 1. El módulo de Gestión de Recepción de
pueda registrar los informes Documento.
recepcionados.
Después de digitalizarlo mediante un
escaner. También registrar el estadio en
la suspervisión del informe si los
requerimientos fueron atendido o no
atendidos.
2. El sistema permita el control de nuevos 2. El módulo de Gestión de Nuevo Documento
informes, mediante una plantilla de la
organización, el ingreso de los datos de
las dependencia a la que está dirigida, la
fecha, el envió del informe, y el registro
en el cuadro de ingreso en que orden se
creo el ifnorme y el nombre del personal
que la creo.

3. El sistema permitirá administrar a de 3. El módulo de Gestión de Usuarios.

los usuarios que se registren en el
sistema, el control se realizará mediante
roles, cada rol tendra permisos de
acceso y operaciones

4. El sistema emitirá reportes de: 4. El módulo de Reportes Estadísticos.

 Relación de informes por
dependecia y estado.
 Cuadro Resumen Diario de Infomes
supervisados.
 Relación de los usuarios con los
roles y permisos correspondientes.
 Cuadro Resumen mensual del
estado de documentos documentos.
 Relación de Usuarios que realizaron
la atención de los informes.
5. El sistema presenta la facilidad de ayuda 5. Manual de Usuario.
a los usuarios en como pueden usar el
sistema.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO: ESPECIFICACIONES O REQUISITOS DE RENDIMIENTO,

FUNCIONALIDAD, ETC., QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES QUE SE ACEPTE EL PRODUCTO DEL PROYECTO .
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
1. TÉCNICOS El sistema debe tener implementado todos los requisitos
pedidos.
2. DE CALIDAD Se debe lograr un 70% de nivel de satisfacción del cliente.
3. ADMINISTRATIVOS Los entregables deben ser aprobados por el Jefe de
Informática.
4. COMERCIALES
5. SOCIALES
 125

ENTREGABLES DEL PROYECTO: PRODUCTOS ENTREGABLES INTERMEDIOS Y FINALES QUE SE GENERARÁN EN

CADA FASE DEL PROYECTO.
FASE DEL PROYECTO PRODUCTOS ENTREGABLES
1.0 Gestión del Proyecto. Proyecto gestionado.
2.0 Documentación Documento de requerimientos.
de Requisitos.
3.0 Análisis y Diseño Manual Técnico.
del
Sistema.
4.0 Desarrollo del Sistema. La versión beta del sistema.
5.0 Pruebas del Sistema. Plan de Pruebas e Informe de Control de Calidad.
6.0 Capacitación Plan de Capacitación, Informe de Capacitación.
7.0 Implementación. El sistema en producción, Manual de Usuario y Manual
Técnico actualizado.
EXCLUSIONES DEL PROYECTO: ENTREGABLES, PROCESOS, ÁREAS, PROCEDIMIENTOS, CARACTERÍSTICAS,
REQUISITOS, FUNCIONES, ESPECIALIDADES, FASES, ETAPAS, ESPACIOS FÍSICOS, VIRTUALES, REGIONES, ETC., QUE
SON EXCLUSIONES CONOCIDAS Y NO SERÁN ABORDADAS POR EL PROYECTO, Y QUE POR LO TANTO DEBEN ESTAR
CLARAMENTE ESTABLECIDAS PARA EVITAR INCORRECTAS INTERPRETACIONES ENTRE LOS STAKEHOLDERS DEL PROYECTO .
1. El acceso al sistema será únicamente por la Intranet, porque el uso se hará sólo por el
personal que laboral en la organización de Minsiterio Público de Distrito Fiscal de Ayacucho.

RESTRICCIONES DEL PROYECTO: FACTORES QUE LIMITAN EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO, EL RENDIMIENTO
DE UN PROCESO DEL PROYECTO, O LAS OPCIONES DE PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO . PUEDEN APLICAR A LOS OBJETIVOS
DEL PROYECTO O A LOS RECURSOS QUE SE EMPLEA EN EL PROYECTO .
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
El presupuesto del proyecto no debe exceder de lo
presentado en la Propuesta Inicial.

La propuesta inicial debe ser aprobada por el Jefe de

Informática que en este caso es el Sponsor, dos días
antes de iniciar el proyecto.
SUPUESTOS DEL PROYECTO: FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO SE
CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN
El desarrolo del sistema terminará con el
funcionamiento de de pa pantalla de logueo para que
el usuario pueda ingresar al sistema.
Los Usuarios involucrados en la prueba de sistema,
durante la fase de pruebas, deben de estar
comprometidos con el uso del sistema un tiempo en
sus labores de prueba, y deben finalizar las pruebas
en los tiempos planificados.
 126

d. Formato 5: Estructura de la EDT

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO
 127

e. Formato 6: Diccionario del EDT

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ESPECIFICACIÓN DE PAQUETES DE TRABAJO DEL WBS

DEFINIR EL OBJETIVO DEL PDT, DESCRIPCIÓN DEL PDT, DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Y ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES.
Documento que detalla: la definición del
proyecto, definición del producto,
1.1.1 requerimiento de los stakeholders,
Project necesidades del negocio, finalidad y
Charter justificación del proyecto, cronograma de
1. 1 iniciación
hitos, organizaciones que intervienen,
supuestos, restricciones, riesgos, y
oportunidades del proyecto.
1.1.2 Resistro de Documento que establece la relación de los
Stakeholders
interesados del Proyecto.

1.2.3 Estrategias Documento que detalla las estrategias a dar

de Gestión de
Stakeholders acción si un Interesado, deja de lado el
Proyecto.

Documento formalmente aprobado que define cómo se

ejecuta, supervisa y controla un proyecto. Puede ser
resumido o detallado y estar compuesto por uno o más
planes de gestión subsidiarios y otros documentos de
FASE 1: Gestión del Proyecto

planificación. Contiene:
WBS.
DWBS.
1.2 Plan del
Proyecto
Schedule.
Presupuesto.
Línea Base de Calidad.
Plan de Gestión de Calidad.
Organización del Proyecto.
RAM.
Plan de Gestión de RR.HH.
Plan de Gestión de
Comunicaciones.
Plan de Respuesta a
Riesgos.

1.3 Informe de Documento que informará el estado de avance de cada

Estado del entregable del proyecto (en cuanto a costos, tiempos,
Proyecto
alcance y calidad), semanalmente se entregará un
informe.

1.4 Reunión de Reunión de Coordinación Semanal, del equipo de

Coordinación proyecto, en las oficinas de Dharma, para informar el
Semanal
avance del proyecto, y presentar los informes de la
semana.

Para el cierre del proyecto se realizará una reunión con el

equipo del proyecto, donde el PM deberá presentar los
siguientes documentos:
1.5 Cierre del
proyecto
- Informe de Performance del Proyecto.
- Lecciones Aprendidas del Proyecto.
- Métricas del Proyecto.
- Acta de Aceptación del Proyecto.
- Archivo Final del Proyecto.
 128

FASE 2:Gestión de
2.1 Documentación En este documento se listan todos los requerimientos

Requerimientos
de Requisites del funcionales, no funcionales y de calidad del sistema que
Software se desea desarrollar, los requirimientos qn las reunióne
con el Sponsor y el Project Charter.

Se realizan los casos de uso del sistema, despues de un

FASE 3: Análisis y Diseño del

3.1 Especificación
analisis a los casos de uso del negocio, conformada por los
de Casos de Uso
actores del negocio, las actividades. Papara que nos ayude
a como estara estructurada el sistema que se desarrollará.
Sistema

Se realizaran los prototipos de la interfaces o pantallas

del sistema web, el prototipo esta formado por mutiples
3.2 Prototipo de
pantallas. Para ver el funcionamiento del sistema a
Interfaces desarrollar.

Es un parte fundamental para la creación de la base de

datos del sistema, se crea la estructura y las relaciones
3.3 Diagrama ER
de nuestras entidades, los atributos.

Documento que identifica más fácilmente los aspectos y

características que forman parte de un proyecto. Una
3.2 Manual adecuada documentación le proporciona identidad y
Técnico "personalidad" a un proyecto, de manera que los
usuarios responsables del mismo podrán reconocer mas
fácilmente las ventajas y desventajas, características y
funcionalidades, funciones y ventajas, así como costos y
beneficios que impliquen el desarrollo del Proyecto.

Se realizer la recepción del los

4.1.1 documentos, después se hará la
Recepción digitalización, mediante un escaner para
de luego ser registrado en el sistema.
4.1 Módulo de
documento
Gestión de
Recepcion de
Documento
.
FASE 4: Desarrollo

Sera la busqueda y control de los

4.1.2 documentos, mediante el registro de los
del Sistema

Supervisión estados que el documento presente los

de requirimientos que el persona que laboral
documento resuelva los status son atendido y no
atentido.
 129

El usuario crea un Nuevo informe, solicitud, etc,

4.2 Módulo de mediante una plantilla, insertando los datos
Gestión de Nuevo corresondientes para ver a que dependencia, área, jefe,
Documento etc. Le va dirigida.

4.3 Modulo de El sistema tendrá la seguridad de acceso a los

Gestión de diferenctes partes del sistema, el control de los ususario
Usuarios se realiza con roles: administrador, usuario normal,
trabajador, cada uno tendra un permisos
correspondiente dependiendo al rol que tiene.

4.4 Módulo de El sistema tendra una múdulo especialmente para los

Reportes reports estadístico para la medición de las actividades
Estadísticos más importantes que se realizan en el negocio, servira
tambien para el control de documentos.

Documento donde se realizan el plan para las pruebas

de los distintos módulo del sistema, con un objetivo de
FASE 5: Pruebas del Sistema

disminuir los errores que se pueden presentaran en la

5.1 Plan de interacción con sistema, creando un plan de pruebas.
Pruebas

Se revisa el plan de pruebas para,

realiza las pruebas del sistema,
verificando despues los resustados.
5.2 Ejecución 5.2.1 Prueba Dando observaciones de los problemas
de Pruebas de Iteración que pueden ocurrir, para luego
1 corregirlos.

Se revisa el plan de pruebas para,

realiza las pruebas del sistema,
verificando despues los resultados.
5.2.2 Prueba Dando observaciones de los problemas
de Iteración que pueden ocurrir, para luego
2
corregirlos.

Se revisa el plan de pruebas para,

realiza las pruebas del sistema,
5.2.3 Prueba de verificando despues los resultados.
Iteración 3
Dando observaciones de los problemas
que pueden ocurrir, para luego
corregirlos.
dsddsd
 130

5.3 Informe de El Informe de control de calidad es un documento que

Control de incluye las pruebas realizadas con el sistema, dando las
observaciones que se cumple con las métricas de calidad
Calidad
que se realizaron el el planificcaciones del Proyecto.

Documento que proporciona información al usuario, el

5.4 Manual de como usar el sistema ya en producción, mediante guia,
pantallas que se explicará con mucho detalle para el
Usuario
como se usa y que operaciones y actividades desea
hacer.

6.1 Plan de Es un documento para desarrollar las capacitaciones a

los usuarios que utilizaran en sus labores de trabajo,
Capacitación
creando un cronograma de actiidades, el horario a
realizer la capacitación.
FASE 6: Capacitación

6.2 Capacitación Se realizan la ejecución las capacitaciones revisando el

plan de capacitación creada. Desarrollando las
actividades que el usuario (s) pueda hacer en el sistema
en producción, para poder manipular el sistema, sin
tener ningun error y resolviendo usus dudas.

6.3 Informe de El Informe Final es un documento que incluye el como

se realizaron las capacitaciones a los usuarios, si se
Capacitación
cumplienron con el plan de Capacitación.

En estos documentos se que informa al usuario las

formas de configurar el sistema, dependiendo que es lo
que necesite para la manipulación del sistema. Editando
7.1 Manual de el perfil, el color de las interfaceso pantallas,
Configuración desactivando o activando algunas funciones, etc.
FASE 7: Implementación

7.2 Manual Actualización del manual técnico que identifica más

fácilmente los aspectos y características que forman
Técnico
parte de un proyecto. Una adecuada documentación le
Actualizado proporciona identidad y "personalidad" a un Proyecto.

En esta fase el sistema ya entra en producción, es decir

el sistema ya está totalmente implementado, para el uso
de los usuarios finales en la organización, en una área
7.3 Fase a donde se planificó.
Producción
 131

Se hace un control del sistema web para observar como

está funcionando, si no hay algún error en la utulización
7.4 Seguimiento
y ejecución de los distintos módulos.
en Producción
 132

f. Formato 7: Gestión de Requisitos.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ACTIVIDADES DE REQUISITOS: DESCRIBIR CÓMO SE PLANIFICARÁN, SEGUIRÁN Y REPORTARÁN ESTAS

ACTIVIDADES.
- Los requisitos son sugeridos por los principales stakeholders del proyecto, durante el
proceso de iniciación y planificación del proyecto.
- Los requisitos serán descritos en la Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN: DESCRIPCIÓN DE CÓMO SE INICIARÁN LAS
ACTIVIDADES DE CAMBIOS AL PRODUCTO, SERVICIO O REQUERIMIENTO; CÓMO SE ANALIZARÁN LOS IMPACTOS; CÓMO
SE RASTREARÁN, MONITOREARÁN, Y REPORTARÁN, Y CUÁLES SON LOS NIVELES DE AUTORIZACIÓN REQUERIDOS PARA
APROBAR DICHOS CAMBIOS.
Para las actividades de cambio al producto, servicio o requerimiento se realizará lo
siguiente:
- Cualquier Stakeholder puede presentar la Solicitud de Cambio, donde se detalla el
porqué del cambio solicitado.
- El comité de control de cambios evaluará el impacto en el proyecto (a nivel de costos,
tiempos y alcance) de las solicitudes de cambio presentadas, y reportará si estas son
aprobadas o no al equipo de gestión del proyecto.
- Si el cambio ha sido aprobado, se implementará el cambio.
- Se hará un seguimiento del cambio, para ver los efectos positivos o negativos que
tenga en el proyecto.
PROCESO DE PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS: DESCRIBIR COMO SE PRIORIZARÁN LOS REQUISITOS.
La priorización de los requisitos se realizará en base a la Matriz de Trazabilidad de
Requisitos, de acuerdo al nivel de estabilidad y el grado de complejidad de cada requisito
documentado.
Este proceso será realizado por el equipo de gestión del proyecto durante la planificación
del proyecto, y será aprobado por el Sponsor.
MÉTRICAS DEL PRODUCTO: DESCRIBIR LAS MÉTRICAS QUE SE USARÁN Y SUSTENTAR PORQUÉ SE USARÁN.
Se tomará una encuesta en cada reunión con el cliente para medir el grado de satisfacción
con el trabajo realizado, tiempos, informes presentados, reuniones, donde 1 es igual a
cliente insatisfecho y 5 es igual a cliente totalmente satisfecho.
Para el valor de satisfacción se espera un valor acumulado no menos de 4
ESTRUCTURA DE TRAZABILIDAD: DESCRIBIR LOS ATRIBUTOS DE REQUISITOS QUE SE CAPTURARÁN EN LA
MATRIZ DE TRAZABILIDAD Y ESPECIFICAR CONTRA QUE OTROS DOCUMENTOS DE REQUISITOS DEL PROYECTO SE HARÁ
LA TRAZABILIDAD.
En la Matriz de Trazabilidad se documentará la siguiente información:
- Atributos de Requisitos, que incluye: código, descripción, sustento de inclusión,
propietario, fuente, prioridad, versión, estado actual, fecha de cumplimiento, nivel de
estabilidad, grado de complejidad y criterio de aceptación.
- Trazabilidad hacia:
o Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio.
o Objetivos del proyecto.
o Alcance del proyecto, entregables del WBS.
o Diseño del producto.
o Desarrollo del producto.
o Estrategia de prueba.
o Escenario de prueba.
o Requerimiento de alto nivel.
 133

g. Formato 8: Documento de Requesitos del Proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

NECESIDAD DEL NEGOCIO U OPORTUNIDAD A APROVECHAR: DESCRIBIR LAS LIMITACIONES DE LA

SITUACIÓN ACTUAL Y LAS RAZONES POR LAS CUÁLES SE EMPRENDE EL PROYECTO.
Brindar un servicio de atención de mayor calidad en los requerimeintos del informe.
Minimizar el tiempo de en la búsqueda de documentos.
Controlar la cantidad de documentos recepcionados y nuevos.
Minimizar el tiempo de espera en la atención de los requerimientos.
OBJETIVOS DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO: DEFINIR CON CLARIDAD LOS OBJETIVOS DEL NEGOCIO Y DEL
PROYECTO PARA PERMITIR LAS TRAZABILIDAD DE ÉSTOS.
(O.N.) Satisfacción de del personal que laboran en la organización.
(O.N.) Disminuir gastos de gestión.
(O.P.) Concluir el proyecto en el plazo solicitado por el cliente.
(O.P.) Concluir el proyecto en el presupuesto sugerido.
(O.P.) Cumplir con el alcance del proyecto.
REQUISITOS FUNCIONALES: DESCRIBIR PROCESOS DEL NEGOCIO, INFORMACIÓN, INTERACCIÓN CON EL
PRODUCTO, ETC.
PRIORIDAD REQUISITOS
STAKEHOLDER OTORGADA POR
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
EL STAKEHOLDER
Jefe de Informática El jefe de Informática o el personal
Muy alta. RE01 recepciona y registra el documento después
de digitalizarlo
Jefe de El jefe de Informática o el personal podrá
Muy alta. RE02
Informática buscar los documentos mediante filtros de
búsquedas.
Jefe de El jefe de Informática asigna el documento al
Muy alta. RE03
Informática personal para su atención y los estados del
documento son atendidos, pendientes o no
atendidos.
Jefe de Permitir administrar a los usuario por roles y
Alta. RE04
Informática permisos para una mejor seguridad.
Jefe de Informática El jefe de Informática o el personal realiza la
Alta. RE05 emisión de documentos a las oficinas o
dependencia fiscales.
Jefe de Informática El Jefe de Informática o el personal realiza la
Alta RE06 atención de los documentos
Jefe de Informática Permitir elaborar y administrar los nuevos
Alta RE07 informes, solicitud, entre otros por el
trabajador
Obtener los siguientes reportes:
- El Jefe de Informática realiza reportes
de documentos por su estado.
- Cuadro resumen diario de documentos
supervisados.
Jefe de
Alta. RE08 - Relación de los usuarios con los roles y
Informática
permisos correspondientes.
- Cuadro resumen mensual del estado de
documentos.
- Relación de usuarios que realizaron la
atención de los documentos.
REQUISITOS NO FUNCIONALES: DESCRIBIR REQUISITOS TALES CÓMO NIVEL DE SERVICIO, PERFORMANCE,
SEGURIDAD, ADECUACIÓN, ETC.
PRIORIDAD REQUISITOS
STAKEHOLDER OTORGADA POR
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
EL STAKEHOLDER
El proyecto debe ejecutarse en el
Sponsor. Muy alta. RE09
tiempo previsto.
 134

El proyecto debe ejecutarse dentro

Sponsor. Alta. RE10
del presupuesto establecido.
Jefe de Informática El sistema debe tener una buena usabilidad.
Muy alta. RE11
Las aprobaciones por parte de Jefe de
Jefe de Proyecto. Muy alta. RE12
Informática deben darse según el
cronograma establecido.
REQUISITOS DE CALIDAD: DESCRIBIR REQUISITOS RELATIVOS A NORMAS O ESTÁNDARES DE CALIDAD, O LA
SATISFACCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE FACTORES RELEVANTES DE CALIDAD.
PRIORIDAD REQUISITOS
STAKEHOLDER OTORGADA POR
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
EL STAKEHOLDER
El tiempo de respuesta del sistema en la
Jefe de
Muy alta. RE13 búsqueda de documentos no debe ser mayor
Informática.
a 1 minutos
El tiempo de respuesta en la generación del
Jefe de
Alta. RE14 reporte no debe ser mayor a 2 minutos.
Informática.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN: ESPECIFICACIONES O REQUISITOS DE RENDIMIENTO, FUNCIONALIDAD, ETC., QUE
DEBEN CUMPLIRSE ANTES DE ACEPTAR EL PROYECTO.
CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
1. TÉCNICOS El sistema debe cumplir todos los requerimientos funcionales
y no funcionales establecidos.
2. DE CALIDAD Se debe realizar por lo menos 3 iteraciones de control de
calidad de software, al término de las cuales deben estar
levantadas todas las observaciones, al 100%, en usabilidad,
funcionalidad y seguridad.
3. ADMINISTRATIVOS La aprobación de los entregables del proyecto esta a cargo
del Jefe de Informática.
4. COMERCIALES
5. SOCIALES
6. OTROS
REGLAS DEL NEGOCIO: REGLAS PRINCIPALES QUE FIJAN LOS PRINCIPIOS GUÍAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Comunicación constante del Jefe del proyecto hacia el Jefe de Informática, respecto a la
ejecución y avance del proyecto.
Emitir informes periódicos de los avances del proyecto y tomar acciones correctivas de ser
el caso.
IMPACTOS EN OTRAS ÁREAS ORGANIZACIONALES
Área de Administración
IMPACTOS EN OTRAS ENTIDADES: DENTRO O FUERA DE LA ORGANIZACIÓN EJECUTANTE.
Ninguno.
REQUERIMIENTOS DE SOPORTE Y ENTRENAMIENTO
El equipo de proyecto brindará 2 horas de capacitación del funcionamiento del sistema web
a los personales de apoyo y jefe de Informática. A los personales de apoyo se les
proporcionará un manual de usuario.
El director del proyecto brindará soporte una vez culminado el proyecto, en caso ser
necesario.
SUPUESTOS RELATIVOS A REQUISITOS
El sponsor no cambiará el tiempo de culminación del proyecto.
Se cuenta con el personal y equipo necesario para el desarrollo del proyecto.
El Ministerio cuenta con el personal y los equipos tecnológicos para la puesta en producción
del sistema.
El proyecto comprenderá el desarrollo del control de ingreso al sistema, usando la interfaz
de control de ingreso genérico de este Proyecto.

RESTRICCIONES RELATIVAS A REQUISITOS

Para poder acceder al aplicativo web el usuario debe contar con acceso a la Intranet de la
organización Distrito Fiscal de Ayacucho.
 135

h. Formato 9: Cronograma del Proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL
SWGDMPDFA
DE AYACUCHO
136
137
138
139
 140

i. Formato 10: Plan de Gestión de Costo.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIÓN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON

INDICACIÓN DEL MODO DE FORMULACIÓN Y LOS NIVELES DE PRECISIÓN DE CADA TIPO .
TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIÓN A USAR EN EL (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
(ESPECIFICAR EL NIVEL DE
PROYECTO, EJM. ORDEN DE MAGNITUD, PRESUPUESTO, FORMULACIÓN DEL ESTIMADO INDICANDO
PRECISIÓN DEL ESTIMADO,
DEFINITIVA) EL PORQUÉ, QUIÉN, CÓMO, Y CÚANDO)
EJM. -15% +25%)
Orden de Magnitud. Formulación por Analogía. - 25% al +75%
Presupuesto. Bottom up. -15% al +25%
Definitivo. Bottom up. -5% al +10%
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso Personal. Costo / hora.
Recurso Material o Consumible. Unidades.
Recurso Máquina o no Consumibles. Unidades.
FECHAS
CUENTA DE CONTROL ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE
INICIO-
(FASES O (MONTO DEL (PERSONA
(CÓDIGO Y NOMBRE DE FIN
ENTREGABLES PRESUPUESTO PARA LA RESPONSABLE DE
CUENTA)
AGRUPADOS EN LA CUENTA) MONITOREAR Y (FECHAS PROGRAMADAS
CUENTA) LOGRAR LOS DE INICIO Y FIN DE LOS
OBJETIVOS DE ENTREGABLES DE LA
COSTOS) CUENTA)
No aplica para el No aplica para el No aplica para el No aplica No aplica para
proyecto. proyecto. proyecto. para el el
proyecto. proyecto
PLANIFICACIÓN GRADUAL: FORMA EN QUE SE UTILIZARÁ LA PLANIFICACIÓN GRADUAL, DEFINIENDO LAS ETAPAS
Y LOS NIVELES DE AGREGACIÓN DE LOS COMPONENTES DE PLANIFICACIÓN, ASÍ COMO LA FECHA EN QUE SE EMITIRÁN LOS
PRESUPUESTOS NO EXPANDIDOS Y LA PERSONA RESPONSABLE DE HACERLOS .
ETAPA COMPONENTES DE FECHA DE EMISIÓN DE RESPONSABLE
(ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO (PERSONA RESPONSABLE
GRADUAL, O MOMENTOS EN LOS (COMPONENTES DE (FECHA APROXIMADA EN QUE SE DE EMITIR EL
CUALES SE PRESENTARÁN LAS LÍNEAS PRESUPUESTO CON LOS
PLANIFICACIÓN A USAR EN DICHA EMITIRÁ EL PRESUPUESTO
BASE CON COMPONENTES DE COMPONENTES DE
ETAPA) USANDO LOS COMPONENTES DE PLANIFICACIÓN DE DICHA
PLANIFICACIÓN NO EXPANDIDOS) PLANIFICACIÓN DE DICHA ETAPA)
ETAPA)
No aplica para el proyecto. No aplica para el No aplica para el No aplica para el
proyecto. proyecto. proyecto.
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE: VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE (VARIACIÓN PERMITIDA PARA EL ALCANCE VARIACIÓN EXCEDE LO
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE CONTROL APLICA A ESPECIFICADO, EXPRESADA EN VALORES PERMITIDO
TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES RELATIVOS (ACCIÓN A TOMAR EJM. MONITOREAR
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECÍFICO) EJM % ) RESULTADOS,
ANALIZAR VARIACIONES, O AUDITORIA
PROFUNDA DE LA VARIACIÓN)

Investigar variación para

Proyecto Completo.
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE:
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
(ESPECIFICAR SI EL MÉTODO DE MEDICIÓN APLICA
A TODO EL PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ESPECÍFICO)
+/- 5% costo planificado.
tomar acción correctiva.
MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN
(ESPECIFICAR EL MÉTODO DE MEDICIÓN QUE
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
SE USARÁ PARA CALCULAR EL VALOR GANADO
MEDICIÓN, INDICANDO EL QUIÉN, CÓMO,
DE LOS ENTREGABLES ESPECIFICADOS)
CÚANDO, DÓNDE)

Reporte de Performance
Proyecto Completo. Valor Acumulado – Curva S.
Semanal del
Proyecto.
FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO: ESPECIFICACIÓN DE FÓRMULAS DE PRONÓSTICO QUE
SE UTILIZARÁN PARA EL PROYECTO.
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO,
CUÁNDO, DÓNDE
Informe de Performance
EAC variaciones típicas. AC + (BAC- del Proyecto
EV)/CPI
 141

Semanalmente.

NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE

EFECTUARÁN LAS ESTIMACIONES Y EL CONTROL DE LOS COSTOS.
TIPO DE ESTIMACIÓN DE NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL
COSTOS (ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL CUAL SE DE COSTOS
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE ESTIMACIÓN A EFECTUARÁN LOS ESTIMADOS DE COSTOS, EJM. (ESPECIFICAR EL NIVEL DE DETALLE AL
USAR EN EL PROYECTO, EJM. ORDEN DE ACTIVIDAD, PAQUETES DE TRABAJO, CUAL SE EFECTUARÁ EL CONTROL DE
MAGNITUD, PRESUPUESTO, DEFINITIVA) ENTREGABLES, ETC.) LOS COSTOS EN EL SISTEMA EVM,
EJM. ACTIVIDAD, PAQUETES DE
TRABAJO,
ENTREGABLES, ETC.)
Orden de Magnitud. Por fase. No aplica.
Presupuesto. Por actividad. El mismo.
Definitiva. Por actividad. El mismo.
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS
QUE SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
PROCESO DE GESTIÓN DE
COSTOS DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ

Se estima los costes del proyecto en base al tipo de

Estimación de Costes. estimación por presupuesto y definitiva. Esto se realiza en
la planificación del proyecto y es responsabilidad del
Project Manager, y aprobado por el Sponsor.
Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de
Preparación de su Prepuesto gestión del proyecto.
de Costes. Este documento es elaborado por el Project Manager y,
revisado y aprobado por el Sponsor.
Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del
costo, informando al Sponsor los efectos en el proyecto, en
especial las consecuencias en los objetivos finales del
proyecto (alcance, tiempo y costo).
El análisis de impacto deberá ser presentado al Sponsor y
Control de Costes. evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los
cuales corresponderá alternativas de intercambio de triple
restricción.
Toda variación final dentro del +/- 5% del presupuesto
será considerada como normal.
Toda variación final fuera del +/- 5% del presupuesto será
considerada como
causa asignable y deberá ser auditada. Se presentará un
informe de auditoría, y de ser el caso se generará una
Lección Aprendida.
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS
QUE SE UTILIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
FORMATO DE GESTIÓN DE
COSTOS DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ

Plan de Gestión de Costos.
Línea Base del Costo.
Costeo del Proyecto.
Presupuesto por Fase y
Entregable.
Presupuesto por Fase y por
Tipo de Recurso.
Presupuesto por Semana.
Presupuesto en el Tiempo
(Curva S).
SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS QUE
SE UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO .
Documento que informa la planificación para la gestión del
costo del proyecto.
Línea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de
contingencia.
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de
cada entregable, según el tipo de recurso que participe.
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa
los costos del proyecto, divididos por Fases, y cada fase
dividido en entregables.
El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso
informe los costos del proyecto divididos por fases, y cada
fase en los 3 tipos de recursos
(personal, materiales, maquinaria).
El formato Presupuesto por Semana informa los costes del
proyecto por semana y los costes acumulados por semana.
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la
gráfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
 142

Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los
entregables realizados y el porcentaje de avance. El Project Manager se encarga de
compactar la información del equipo de proyecto en el Schedule, actualizando el proyecto
según los reportes del equipo, y procede a replanificar el proyecto en el escenario del MS
Project. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal
del Performance del Proyecto.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE
UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO .
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
El coste del proyecto puede tener una variación de +/- 5 % del total planeado, si como
resultado de la replanificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará
emitir una solicitud de cambio, la cual deberá ser revisada y aprobada por el Project Manager
y el Sponsor.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE
CAMBIOS DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LÍNEA BASE , FORMALIZAR, EVALUAR, Y
APROBAR CAMBIOS.
- El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o
rechazar las propuestas de cambios.
- Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en
cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.
- Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de
Costos son:
o Solicitud de Cambios.
o Acta de reunión de coordinación del proyecto.
o Plan del Proyecto (replanificación de todos los planes que sean afectados).
- En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa
al tema es el Project Manager, si está no puede ser resuelta por él, es el Sponsor
que asume la responsabilidad.
 143

j. Formato 11: Estimación de Recursos y Duraciones.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

TIPO DE RECURSO: TIPO DE RECURSO: MÁQUINAS O

TIPO DE RECURSO: NO
MATERIALES O
ENTREGABLE ACTIVIDAD PERSONAL CONSUMIBLES CONSUMIBLES.
NOMBRE COSTO NOMBRE NOMBRE
COSTO COSTO COSTO COSTO COSTO
DE UNITAR DE DE
UNIDADES CANTIDAD TOTAL UNIDADES CANTIDAD UNITARIO TOTAL UNIDADES CANTIDAD UNITARIO TOTAL
RECURSO IO RECURSO RECURSO
1.1.1. A01 B 1
Reunión con el J Hr - H 12 S/.
Sponsor Z 12.00
1.1.1. A02
Elaborar el B,J Hr - H 0 0 S/.
1.1.1
Project 0.00
Project Charter.
Charter.
1.1.1. A03
Revisar el
Z Hr - H 0 0 S/.
Project
0.00
Charter.
1.1.2. A01 B
Análisis de la J Hr - H S/.
0 0
Información. Z 0.00
1.1.2. A02 B
1.1.2
Definición de J Hr - H S/.
Registro de 0 0
Stakeholders. Z 0.00
Stakeholders.
1.1.3. A03
B
Clasificación
J Hr - H 0 0 S/.
de los
Z 0.00
Stakeholders.

1.1.3 1.1.3. A01 B

Estrategia de Clasificación J Hr - H S/.
0 0
gestión de de estrategias. Z 0.00
Stakeholders.
 144

1.2. A01
B
1.2 Plan del Elaborar el
J Hr - H 0 0 S/.
Proyecto. Plan del
Z 0.00
Proyecto.
1.3. A01
Informe de
Z Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
Proyecto 1. 0.50
1.3. A02
Informe de
Z Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 2.
1.3. A03
Informe de
J Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 3.
1.3. A04
Informe de
B Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
1.3 Informe de 0.50
Proyecto 4.
Estado del
1.3. A05
Proyecto.
Informe de
J Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 5.
1.3. A06
Informe de
Z Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 6.
1.3. A07
Informe de
B Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 7.
1.3. A08
Informe de
J Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 8.
1.3. A09
Informe de
Z Hr - H 1 0.50 S/.
Estado del
0.50
Proyecto 9.
1.4. A01
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 1.
 145

1.4. A02
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 2.
1.4. A03
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 3.
1.4. A04
1.4 Reunión de Realizar
2 0.50
Coordinación Reunión de C Hr - H S/.
Semanal Coordinación 1.00
Semanal 4.
1.4. A05
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 5.
1.4. A06
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 6.
1.4. A07
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 7.
1.4. A08
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 8.
1.4. A09
Realizar
2 0.50
Reunión de C Hr - H S/.
Coordinación 1.00
Semanal 9.
1.5. A01
Elaborar
1.5 Cierre del
documentos Z Hr - H 0 0 S/.
proyecto.
de cierre del 0.00
proyecto.
 146

2.1. A01
Reunión con el
0 0
Sponsor, Jefe
2.1 de J Hr - H S/.
Documentación Informática. Z 0.00
de requisitos de
Software.
2.1. A02 J
Consolidar los Z Hr - H S/.
2 0.50
requerimiento. 1.00
3.1. A01
Identificar los R Hr - H S/.
0 0
casos de usos 0.00
y los actores.
3.1. A02
3.1 Elaborar la
Especificaciones 0 0
especificación R Hr - H S/.
de los Casos de de los Casos 0.00
Uso. de Uso.

3.1. A03
Revisar la J Hr - H 0 0 S/.
especificación. Z 0.00

3.2. A01
S/.
Elaborar los 0 0
J Hr - H 0.00
prototipos de
3.2 Prototipos
pantallas.
de Interfaces
3.2. A02 J
Revisar los Z Hr - H S/.
0 0
prototipos. 0.00

3.3. A01
Elaborar el W Hr - H 0 0 S/.
diagrama ER. 0.00

3.3. A02
Elaborar el
W Hr - H 1 2 S/.
3.3 Diagrama diccionario de
2.00
Dato.
 147

ER.
J 0 0
3.3. A03
Revisar la Hr - H S/.
diagrama ER. 0.00

3.4. A01
Elaborar el
B Hr - H 1 5 S/.
manual
5.00
técnico.
3.4 Manual
Técnico. 3.4. A02 R 0 0
Revisar el
manual Hr - H S/.
técnico. 0.00

4.1.1. A01
Codificación W Hr - H S/.
0 0
4.1.1 del módulo. 0.00
Recepción de
4.1.1. A02
Documento
Pruebas W Hr - H 0 0 S/.
Unitarias. 0.00
4.1.2. A01
Codificación T Hr - H S/.
4.1.2 0 0
del módulo. 0.00
Supervisió
4.1.2. A02
n de
Pruebas T Hr - H S/.
document 0 0
Unitarias. 0.00
o
4. 2. A01
4.2 Módulo de Codificación T Hr - H 0 0 S/.
Gestión de del modulo. 0.00
Nuevo
4. 2. A02
Documento.
Pruebas T Hr - H S/.
0 0
Unitarias. 0.00
4. 3. A01
Codificación T Hr - H S/.
0 0
4.3 Módulo de del módulo. 0.00
Gestión de 4. 3. A02
Usuarios. Pruebas T Hr - H S/.
0 0
Unitarias. 0.00
 148

4. 4. A01
Codificación R Hr - H S/.
4.4 Módulo de 0 0
del módulo. 0.00
Reportes
4. 4. A02
Estadísticos.
Pruebas R Hr - H S/.
0 0
Unitarias. 0.00
5.1. A01
Revisar las
0 0
especificación
T Hr - H S/.
en de los casos
0.00
de uso del
sistema.
5.1 Plan de 5.1. A02
Pruebas. Revisar los
B Hr - H 2 1 S/.
prototipos del
2.00
sistema.

5.1.A.03
Elaborar el Plan T Hr - H 4 0.50 S/.
de Prueba. 2.00

5.2.1. A01 0 0
Revisar el Plan B Hr - H S/.
de Pruebas. 0.00

5.2.1. A02
Realizar las 0 0
B Hr - H S/.
pruebas del
0.00
sistema.
5.2.1 Prueba de
Iteración 1. 5.2.1. A03
Verificar B Hr - H 0 0 S/.
resultados. 0.00

5.2.1. A04
Reportar
B Hr - H 0 0 S/.
observaciones o
0.00
fallas.
5.2.1. A05 R
Corregir error Hr - H 0 0 S/.
del sistema. 0.00
 149

5.2.2. A01
Realizar las 0 0
B Hr - H S/.
pruebas del
0.00
sistema.

5.2.2. A02
Verificar B Hr - H 0 0 S/.
5.2.2 Prueba de
resultados. 0.00
Iteración 2.

5.2.2. A03
Reportar 0 0
B Hr - H S/.
observaciones o
0.00
fallas.
5.2.2. A04 W
Corregir error Hr - H S/.
0 0
del sistema. 0.00

5.2.3. A01
Realizar las 0 0
B Hr - H S/.
pruebas del
0.00
sistema.

5.2.3. A02
Verificar B Hr - H 2 1 S/.
resultados. 2.00
5.2.3 Prueba de
Iteración 3.
5.2.3. A03
Reportar
B Hr - H 2 1 S/.
observaciones o
2.00
fallas.

5.2.3. A04 W 0 0
Corregir error Hr - H S/.
del sistema. 0.00

5.3. A01
Realizar la
0 0
consolidación
T Hr - H S/.
de los
0.00
resultados
obtenidos.
 150

5.3. A02
5.3 Informe de Verificar los 0 0
Control de resultados con T Hr - H S/.
Calidad el Plan de 0.00
Pruebas.

5.3. A03
Elaborar el
informe de B Hr - H 3 0.60 S/.
control de 0.90
calidad.

5.4. A01
0 0
Revisar las
S/.
especificacion
W Hr - H 0.00
es de los
casos de uso
del sistema.

5.4 Manual de
5.4. A02
usuario. 0 0
Capturar las
W Hr - H S/.
pantallas del
0.00
sistema.

5.4. A03
Elaborar el 0 0
W Hr - H S/.
manual de
5.00
usuario.

6.1. A01
Definir C Hr - H S/.
0 0
tiempos. 0.00
6.1. A02
Asignar
C Hr - H 0 0 S/.
6.1 Plan de Recursos para
0.00
capacitación. capacitación

6.1. A03
Elaborar Plan 2 2.5
C Hr - H S/.
de
5.00
Capacitación
 151

6.2.A.01
6.2 Cacitación. Dictar la W Hr - H S/.
0 0
capacitación. 0.00
6.3. A01
6.3 Informe de Elaborar el
W Hr - H 3 0.30 S/.
capacitación. informe de
0.90
capacitación.

5.4. A01
0 0
Revisar las
especificacion
W Hr - H S/.
es de los
0.00
casos de uso
del sistema.

5.4 Manual de
5.4. A02
usuario. 0 0
Capturar las
W Hr - H S/.
pantallas del
0.00
sistema.

5.4. A03
Elaborar el 0 0
W Hr - H S/.
manual de
0.00
usuario.

6.1. A01
Definir C Hr - H S/.
0 0
tiempos. 0.00
6.1. A02
Asignar
C Hr - H 0 0 S/.
6.1 Plan de Recursos para
0.00
capacitación. capacitación

6.1. A03
Elaborar Plan 0 0
C Hr - H S/.
de
0.00
Capacitación.

6.2.A.01
6.2 Cacitación. Dictar la W Hr - H S/.
capacitación. 2 0.50 100.0
0
6.3. A01
6.3 Informe de Elaborar el
W Hr - H S/.
capacitación. informe de 1 0.50
0.50
capacitación.
 152

7.0 7.4. A02

Implementación Realizar el
seguimiento J Hr - H 0 0 S/.
en producción 0.00
2.
7.4. A03
Realizar el
seguimiento Z Hr - H 0 0 S/.
en producción 0.00
3.
7.4. A04
Realizar el
seguimiento B Hr - H 0 0 S/.
en producción 0.00
4.
 153

k. Formato 12: Plan de Gestión de Calidad.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA INTENCIÓN DE DIRECCIÓN QUE FORMALMENTE

TIENE EL EQUIPO DE PROYECTO CON RELACIÓN A LA CALIDAD DEL PROYECTO.
Este proyecto debe cumplir con los requisitos de calidad, en la organización que se
desarrollara, es decir, acabar dentro del tiempo y el presupuesto planificados, y también
debe cumplir con los requisitos de calidad del Cliente o en este caso el Personal de labor,
generando valor a la organización
LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LOS FACTORES DE CALIDAD RELEVANTES PARA EL
PRODUCTO DEL PROYECTO Y PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO . PARA CADA FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE DEFINIR LOS
OBJETIVOS DE CALIDAD, LAS MÉTRICAS A UTILIZAR, Y LAS FRECUENCIAS DE MEDICIÓN Y DE REPORTE.
FACTOR DE
OBJETIVO DE FRECUENCIA Y FRECUENCIA Y
CALIDAD MÉTRICA A UTILIZAR
CALIDAD MOMENTO DE MEDICIÓN MOMENTO DE
RELEVANTE REPORTE
CPI = Cost Frecuencia Frecuencia
Performance del Performance Semanal. Semanal.
CPI >= 0.8
Proyecto. Index Acumulado. Medición los lunes Medición los
en la mañana. lunes en la
mañana.
SPI = Schedule Frecuencia Frecuencia
Performance del Performance Semanal. Semanal.
SPI >= 0.95
Proyecto. Index Acumulado. Medición los lunes Medicino los
en la mañana. lunes en la
mañana.
Nivel de Frecuencia, una Frecuencia,
Satisfacción = encuesta por cada una vez por
Promedio de los reunión con el cada
valores obtenido cliente. reunión con
de las encuestas Medición, al día el cliente.
Nivel de realizadas al siguiente de la
Satisfacción de
Satisfacción cliente, sobre su encuesta. Medición,
Cliente.
>= 4 apreciación en la el mismo
ejecución del día de la
proyecto y el medición.
producto, el
máximo punto es
de 5.
PLAN DE MEJORA DE PROCESOS: ESPECIFICAR LOS PASOS PARA ANALIZAR PROCESOS, LOS CUALES
FACILITARÁN LA IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES QUE GENERAN DESPERDICIO O QUE NO AGREGAN VALOR .
Cada vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pasos:
1. Delimitar el proceso.
2. Determinar la oportunidad de mejora.
3. Tomar información sobre el proceso de negocio.
4. Analizar la información obtenida.
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso.
6. Aplicar las acciones correctivas.
7. Verificar si las acciones correctivas qan sido efectivas.
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso.
MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD: ESPECIFICAR PARA CADA PAQUETE DE TRABAJO SI EXISTE UN
ESTÁNDAR O NORMA DE CALIDAD APLICABLE A SU ELABORACIÓN. ANALIZAR LA CAPACIDAD DEL PROCESO QUE
GENERARÁ CADA ENTREGABLE Y DISEÑAR ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y DE CONTROL QUE ASEGURARÁN LA OBTENCIÓN
DE ENTREGABLES CON EL NIVEL DE CALIDAD REQUERIDO (VER MATRIZ ADJUNTA).
Ver formato FGPR220 – Matriz de Actividades de Calidad.
ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD: ESPECIFICAR LOS ROLES QUE SERÁN NECESARIOS EN EL
EQUIPO DE PROYECTO PARA DESARROLLAR LOS ENTREGABLES Y ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
PARA CADA ROL ESPECIFICAR: OBJETIVOS, FUNCIONES, NIVELES DE AUTORIDAD, A QUIÉN REPORTA, A QUIÉN
SUPERVISA, REQUISITOS DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, Y EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR EL ROL.
Objetivos del rol:
Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto.
 154

ROL NO 1 : Funciones del rol:

SPONSOR Revisar, aprobar, tomar acciones correctivas para mejorar la calidad.
Niveles de autoridad:
Disponer de los recursos necesarios para garantizar la calidad
del proyecto.
Reporta a:
Gerencia.
Supervisa a:
Project
Manager.
Requisitos de conocimientos:
Gestión en general.
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución
de Conflictos.
Requisitos de experiencia:
Más de 2 años en el cargo.
Objetivos del rol:
ROL NO 2: Gestionar operativamente la calidad.
PROJECT Funciones del rol:
MANAGER Revisar estándares, revisar entregables, aprobar entregables o
disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas,
aplicar acciones correctivas.
Niveles de autoridad:
Exigir cumplimiento de entregables al equipo de proyecto.
Reporta a:
SPONSOR.
Supervisa a:
Equipo de
Proyecto.
Requisitos de conocimientos:
Project Manager.
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución
de Conflictos.
Requisitos de experiencia:
Más de 2 años en el cargo.

ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO: ESPECIFICAR EL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

INDICANDO CLARAMENTE DONDE ESTARÁN SITUADOS LOS ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD.

Sponsor o Jéfe de
Informatica
Cómite de Control de
Cambios

Project Manager
Máximo Meza

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD: ESPECIFICAR QUE DOCUMENTOS NORMATIVOS REGIRÁN

LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
1. Para mejora de procesos.
2. Para reunión de aseguramiento de calidad.
PROCEDIMIENTOS 3. Para auditoría de procesos.
4. Para resolución de problemas.
1. Métricas
2. Línea Base de Calidad.
PLANTILLAS 3. Plan de Gestión de Calidad.
 155

1. Métricas.
2. Línea base de calidad.
FORMATOS 3. Plan de gestión de calidad.
4
1. De métricas.
2. De auditoría.
CHECKLISTS 3. De acciones correctivas.
4.
1.
2.
OTROS DOCUMENTOS 3.
4.
PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: ESPECIFICAR EL ENFOQUE PARA REALIZAR LOS PROCESOS
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INDICANDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ, Y PORQUÉ.
El aseguramiento de calidad se hará con el seguimiento y control de del sistema de manera
constante de los resultados.

ENFOQUE DE De este mode se deran si hay la necesidad de mejoras en los procesos.

ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD Los cambios o actualizaciones son autorisados por solicitudes de cambios.

También se verificará que dichas solicitudes de cambio y/o acciones correctivas/preventivas se

hayan ejecutado y efectivas.
El control de calidad se realizará con la aceptación de los entregables.

Los resultados de estas mediciones se consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento

de calidad.
Asimismo en este proceso se hará la medición de las métricas y se informarán al proceso de
ENFOQUE DE
aseguramiento de calidad.
CONTROL DE LA
CALIDAD Los entregables que no hallar aceptados anteriormente, seán revisados nuevamente para ver si
hay cambios o no.
Para cuando se detecten algún problema en el sistema, se revisará de manera detallada para
encontrar el problema de raíz y poder corregirlo con una solicitudes de cambio.

Cada vez que se requiera mejorar un proceso se seguirá lo siguiente:

1. Determinar la oportunidad de mejora.
2. Obtener información sobre el proceso.
3. Definir las soluciones para mejorar el proceso.
ENFOQUE DE
4. Aplicar las soluciones.
MEJORA DE
PROCESOS 5. Verificar si las soluciones hanresuelto el problema.
6. Automatizar los procesos obtenidos.
 156

l. Formato 13: Matriz de Actividades de Calidad.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ESTÁNDAR DE ACTIVIDADES ACTIVIDADES DE

ENTREGABLE CALIDAD APLICABLE CONTROL
DE
PREVENCIÓN
1.1.1 Project
Método ODS. Aprobado por el Sponsor.
Charter.
1.1.2 Registro de Método ODS.
Aprobado por el Sponsor.
Stakeholders.
1.1.3 Estrategia de Método ODS.
Gestión de Aprobado por el Sponsor.
Stakeholders.
1.2 Plan del Método ODS.
Aprobado por el Sponsor.
Proyecto.
1.3 Informe de Método ODS.
Aprobado por el Sponsor.
Estado del Proyecto.
1.4 Reunión de Acta de
Aprobado por el
Coordinación Reunión
Sponsor.
Semanal. Estándar.
1.5 Cierre del Aprobado por el
Método ODS.
Proyecto. Sponsor.
2.1 Documentación
Aprobado por el
de Requisitos de RUP.
Sponsor.
Software.
3.1 Especificación de Aprobado por el
RUP.
Casos de Usos. Sponsor.
3.2 Prototipo de Aprobado por el Sponsor.
Interfaces. Formato Interno.
Revisado por el Equipo y
Ingeniería de
3.3 Diagrama ER. aprobado por Project
Información.
Manager.
Revisado por el Equipo y
3.4 Manual Técnico. Formato Interno. aprobado por el Project
Manager.
4.1.1 Recepción de Proceso de Desarrollo
Interno. Informe de Prueba.
Documento
4.1.2 Proceso de Desarrollo
Informe de Prueba.
Supervisión de Interno.
Documento.
4.2 Módulo de
Proceso de Desarrollo
Gestión de Nuevo Informe de Prueba.
Interno.
Documento.
4.3 Módulo de Proceso de Desarrollo
Informe de Prueba.
Gestión de Interno.
Usuarios.
4.4 Módulo de
Proceso de Desarrollo
Reportes Informe de Prueba.
Interno.
Estadísticos.
Revisión de Aprobado por el Project
5.1 Plan de Pruebas. Formato Interno.
modelos de Manager.
formato.
5.2.1 Prueba
Formato Interno. Informe de Prueba.
Iteración 1.
5.2.2 Prueba
Iteración 2. Formato Interno. Informe de Prueba.
5.2.3 Prueba
Formato Interno. Informe de Prueba.
Iteración 3.
 157

5.3 Informe de Revisión de Aprobado por Sponsor.

Control de Calidad. Formato Interno.
formatos de
Modelo.
5.4 Manual de Aprobado por
Formato Interno.
Usuario. Sponsor
6.1 Plan de Aprobado por el Project
Formato Interno.
Capacitación. Manager.
Informe de
6.2 Capacitación. Formato Interno. Capacitación.
6.3 Informe de Aprobado por el
Formato Interno.
Capacitación. Sponsor.
7.1 Manual de
Aprobado por el Project
Configuración. Formato Interno.
Manager.
7.2 Manual Técnico Aprobado por el Project
Formato Interno.
Actualizado. Manager.
7.3 Pase a Aprobado por el Sponsor.
Producción. Método Interno.
7.4 Seguimiento en Aprobado por el
Método Interno.
Producción. Sponsor.
 158

m. Formato 14: Plan de Gestión de Recursos.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO: ESPECIFICAR EL ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.

Ver Organigrama del Proyecto – Versión 1.0.
NOTA: ADJUNTAR ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.
ROLES Y RESPONSABILIDADES: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE ASIGNACIONES DE RESPONSABILIDADES (RAM).
Ver Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) – Versión 1.0.
NOTA: ADJUNTAR MATRIZ RAM.
DESCRIPCIÓN DE ROLES: NOMBRE DEL ROL, OBJETIVOS, FUNCIONES, NIVELES DE AUTORIDAD, A QUIÉN
REPORTA, A QUIÉN SUPERVISA, REQUISITOS DE CONOCIMIENTOS, HABILIDADES, Y EXPERIENCIA PARA DESEMPEÑAR ROL.
Ver Descripción de Roles – Versión 1.0.
NOTA: ADJUNTAR FORMATOS DE DESCRIPCIÓN DE ROLES.
ADQUISICIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO: CÓMO, DE DÓNDE, CUÁNDO, CUÁNTO, ETC.?
Ver Cuadro de Asignación del Personal – Versión 1.0.
NOTA: ADJUNTAR CUADRO DE ADQUISICIÓN DE PERSONAL.
CRONOGRAMAS E HISTOGRAMAS DE TRABAJO DEL PERSONAL DEL PROYECTO: CRONOGRAMAS
DE ASIGNACIÓN DE PERSONAS Y ROLES, HISTOGRAMAS DE TRABAJO TOTALES Y POR ESPECIALIDADES.
Ver Diagrama de Carga del Personal – Versión 1.0.
NOTA: ADJUNTAR DIAGRAMA DE CARGA DE PERSONAL.
CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO: ¿CUÁNTO, CÓMO, HACIA DÓNDE?
DESTI
ROL CRITERIO DE LIBERACIÓN ¿CÓMO?
NO DE
ASIGN
ACIÓN
Sponsor. Al término del proyecto. Otros
proyectos.
Project Manager. Al término del proyecto. Comunicación del Otros
Sponsor. proyectos.
Analista Funcional. Al término del proyecto. Comunicación del Otros
Project Manager. proyectos.
Analista Técnico. Al término del proyecto. Comunicación del Otros
Project Manager. proyectos.
Programador. Al término sus Comunicación del Otros
entregables. Project Manager. proyectos.
Comité de Control de Al término del proyecto. Comunicación del
Cambios. Project Manager.
CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO: QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO,
DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?
Los conocimientos descritos en la Descripción de Roles deben ser evaluados para
determinar la necesidad de capacitación.
SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS: QUÉ, PORQUÉ, CUÁNTO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN,
CUÁNTO?
El Project Manager en el desarrollo del sistema tomará todas los roles, asi no se recurrirá al
Sistema de Incentivos no es aplicado en este proyecto.

CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS: QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO,

DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?
El cumplimiento de las regulaciones, pactos y políticas serán comprometido por el Project
Manager, porqué no hay un qeuipo de proyectos, cuando el Proyecto se desarrolle de inicio
a fin, dondé el Project Manager se hará cargo de cumplimiento de estas.
REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD: QUÉ, PORQUÉ, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUIÉN, CUÁNTO?
Los equipos a ser instalados para su uso en producción, por el Jefe de Informática, deben
estar bien instalados, en la instalaciones de la organización en estudio.
 159

n. Formato 15: Organigrama del Proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO
 160

o. Formato 16: Descripción de Roles.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

NOMBRE DEL ROL

Sponsor
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HA CREADO
EL ROL).
Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito del
proyecto, y por lo tanto la persona que apoya, soporta, y defiende el proyecto.
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE (¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?).
 Aprobar el Project Charter.
 Aprobar el Plan de Proyecto.
 Gestionar la adquisición de los equipos.
 Aprobar el cierre del Proyecto.
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y
CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
Iniciar el proyecto.
Autorizar pagos del personal del Proyecto.
Autorizar y gestionar la adquisición de los equipos.
Aprobar la planificación del Proyecto.
Cerrar el proyecto.
Designar y empoderar al Project Manager.
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO,
CALIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS,
PROVEEDORES, ETC.
 Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto.
 Decide sobre modificaciones a las líneas base del proyecto (Tiempo y
Costo).
 Decide sobre planes y programas del proyecto.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PROYECTO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PROYECTO.

Project Manager
REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS: Gestión en general.
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O
ESPECIALIDADES DEBE CONOCER,
MANEJAR O DOMINAR.

Comunicación.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Solución de
Y EN QUÉ GRADO. Conflictos.
Motivación.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ
TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.

NOMBRE DEL ROL

Project Manager
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HA CREADO
EL ROL).
 161

Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable por el éxito del

proyecto, y por lo tanto la persona que asume el liderazgo y la administración de
los recursos del proyecto, para lograr los objetivos fijados por el sponsor.
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE (¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?).
 Elaborar el Project Charter.
 Elaborar el Plan de Proyecto.
 Elaborar los informes de performance del proyecto.
 Realizar las reuniones de coordinación semanal.
 Elaborar el informe de cierre del proyecto.
 Aprobar los documentos internos del proyecto.
 Gestionar y garantizar que cumpla con el plan de Proyecto.
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y
CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
 Ayudar al Sponsor al iniciar el Proyecto.
 Planificar el proyecto.
 Ejecutar el proyecto.
 Controlar y monitorear el proyecto.
 Cerrar el proyecto.
 Ayudar a gestionar el Control de Cambio del Proyecto.
 Gestionar los recursos del proyecto.
 Solucionar los problemas y superar los obstáculos del proyecto.
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO,
CALIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS,
PROVEEDORES, ETC.
 Decide sobre la programación detallada de las actividades, tiempos y
recursos humanos y materiales asignados al proyecto.
 Decide sobre la información y los entregables del proyecto.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PROYECTO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PROYECTO.

Analista Funcional.
Analista Técnico.
Programadores.

REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS: Gestión de Proyecto según A Guide to the
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES Project Management Body of Knowledge
DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR. (PMBOK® Guide) Herramienta Software de
Gestión de Proyecto.
Metodologías de Desarrollo de Software.
Liderazgo.
HABILIDADES: Comunicación.
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y Solución de Conflictos.
EN QUÉ GRADO. Negociación.
Motivación.

NOMBRE DEL ROL

Analista Funcional
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HA CREADO
EL ROL).
Es la persona encargada de interactuar directamente con los usuarios, en la toma
de requerimientos y la capacitación, es el nexo entre el equipo programador
y los usuarios, también apoya al P.M. en la gestión del proyecto.
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE (¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?).
 162


Participa en la elaboración de los requisitos de software.

Elaborar los prototipos de interfaces.

Participa en la elaboración de Plan de pruebas.

Apoyar en las pruebas.

Elaborar el Manual de Usuario.

Elaborar el Plan de Capacitación.

Realizar la capacitación.

Elaborar el Informe de Capacitación.

Elaborar el artículo publicitario.
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y
CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

Ayudar al Project Manager en la gestión del proyecto.

Colabora en la preparación de Informes de Estado del Proyecto y
participa las reuniones de coordinación semanales.
 Interactúa con los expertos de negocio para la toma de requerimiento.
Preparar y organizar todo el proceso de capacitación.
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO,
CALIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS,
PROVEEDORES, ETC.

Decide sobre metodologías de capacitación.

Decide sobre metodologías en la captura de requerimientos.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PROYECTO.
Project Manager.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PROYECTO.

REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS: Gestión de Proyecto según PMBOK® Guide
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES Herramienta Software de Gestión de
DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR. Proyecto. Técnicas de captura de
requerimientos.
Técnicas de enseñanza.
Liderazgo.
HABILIDADES: Comunicación.
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y Solución de Conflictos.
EN QUÉ GRADO. Negociación.
Motivación.
Gestión de Proyectos (1 años).
EXPERIENCIA: Herramientas Software de Gestión de Proyectos (1 años).
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O
SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
Técnicas de captura de requerimientos (1 años). Técnicas
de enseñanza (1 años).

OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD,
NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

NOMBRE DEL ROL

Analista Técnico
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HA CREADO
EL ROL).
Es la persona encargada de liderar el proceso de desarrollo de software, así como
organizar las pruebas, y apoyar al PM en la gestión del proyecto.
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE (¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?).
 163

 Documentar los requisitos de sistema.

 Elaborar los documentos técnicos del proyecto (Especificación de casos
de usos, diagrama E/R, Manual Técnico, Manual de Instalación y
Configuración).
 Elaborar el Plan de pruebas. Organizar y realizar las pruebas.
 Elaborar el Plan de Capacitación.
 Asistir a los programadores en temas técnicos.
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y
CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
 Ayudar al P.M. en la gestión del Proyecto.
 Colabora en la preparación de Informes de Estado del Proyecto y participa
eventualmente en las reuniones de coordinación semanales.
 Realizar el análisis y diseño de sistema.
 Preparar y organizar todo el proceso de prueba.
 Preparar estándares de programación.
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO,
CALIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS,
PROVEEDORES, ETC.
 Decide sobre normas de programación.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PROYECTO.
Project Manager.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PROYECTO.

REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS:
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES
DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y Solución de Conflictos.
EN QUÉ GRADO.
EXPERIENCIA:
QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ
TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.
OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO
GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE
SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Metodologías de desarrollo de Software.
Herramienta Software de Gestión de
Proyecto. Análisis y Diseño de Software.
Programación.
Liderazgo.
Comunicación.
Negociación.
Motivación.
Metodologías de desarrollo de Software
(2 años). Herramienta Software de
Gestión de Proyecto. (1 años).
Análisis y Diseño de Software (2 años).
Programación (2 años).

NOMBRE DEL ROL

Programador
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DEL PROYECTO (PARA QUÉ SE HA CREADO
EL ROL).
Es la persona encargada de codificar los requerimientos de software.
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE (¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?).
 Programar los requerimientos.
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBE REALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y
CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
 Programar los requerimientos siguiendo las normas de programación.
 Realizar pruebas unitarias de los requerimientos desarrollados.
 Levantar las observaciones encontradas por el analista técnico.
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO,
CALIDAD,
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS,
 164

PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PROYECTO.

Project Manager.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PROYECTO.

REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.
CONOCIMIENTOS: Análisis y Diseño de Software.
QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES Programación.
DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.

Comunicación.
HABILIDADES:
QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y Solución de Conflictos.
EN QUÉ GRADO. Motivación.

EXPERIENCIA: Análisis y Diseño de Software (1 años).

QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ Programación (2 años).
TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.

OTROS:
OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO
GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD,
CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
 165

p. Formato 17: Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM).

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ENTREGABLES ROLES / PERSONAS

SP PM AF AT PRG CCC
1.0 Gestión del Proyecto.
1.1 Iniciación.
1.1.1 Project Charter. A R
1.1.2 Registro de Stakeholders. A R P P
1.1.3 Estrategia de Gestión de A R P P
Stakeholders
1.2 Plan de Proyecto. A R P
1.3 Informe de Estado del Proyecto. A R
1.4 Reunión de Coordinación Semanal. A R
1.5 Cierre del proyecto. V R P
2.0 Recopilación de Requisitos.
2.1 Documentacion de requitos de A V P R
software.
3.0 Analisis y Diseño del Sistema.
3.1 Especificación de Casos de Usos. A V R
3.2 Prototipos de Interfaces. A V R
3.3 Diagrama ER. A R V
3.4 Manual Técnico. A R V
4.0 Desarrollo del Sistema.
4.1 Módulo de Gestión de Recepción R
de Documento.
4.1.1 Recepción de Informe. R
4.1.2 Supervisión de Informes. R
4.2 Módulo de Gestión de Nuevo R
Documento.
4.3 Módulo de Gestión de Usuarios. R
4.4 Módulo de Reportes Estadisticos. R
5.0 Pruebas del Sistema.
5.1 Plan de Pruebas. A P R
5.2 Ejecucion de Pruebas.
5.2.1 Prueba de Iteración 1. P R P
5.2.2 Prueba de Iteración 2. P R P
5.2.3 Prueba de Iteración 3. P R P
5.3 Informe de Control de Calidad. A V P R
5.4 Manual de usuario. A V R
6.0 Capacitación
6.1 Plan de Capacitación. R P
6.2 Capacitación. R P
6.3 Informe de Capacitación. A V R P
7.0 Implementación.
7.1 Manual de Configuración. A R
7.2 Manual Técnico Actualizado. A R V
7.3 Pase a Producción. R P
7.4 Seguimiento en Producción. A R P P

Roles del equipo.

A Aprueba.
SP Sponsor. R Responsable.
PM Project Manager. P Participa.
AF Analista Funcional. V Revisa.
AT Analista Técnico.
PRG Programador.
CCC Comité de control de cambios.
 166

q. Formato 18: Plan de Gestión de Comunicaciones.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

COMUNICACIONES DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO.

Ver Matriz de Comunicaciones del proyecto – versión 1.0
NOTA: ADJUNTAR MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER
LAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO LA FORMA DE CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU
TRATAMIENTO Y RESOLUCIÓN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO
EN CASO DE NO PODER RESOLVERLAS.
1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna
persona o grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas:

Código de Enfoque de Acciones de

Descripción Involucrados Responsable
Resultado
Fecha Polémica
solución Solución Obtenido

3. Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con

el fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar,
designar un responsable para su solución, un plazo de solución y registrar
la programación de estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se
tomarán acciones correctivas al respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha
sido resuelta, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones (continuar en el
paso ‘a’).
4. En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado
hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de
escalamiento:
a. En primera instancia será resuelta por el Project Manager y el Equipo de
Gestión del Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de
problemas.
b. En segunda instancia será resuelta por el Project Manager, el Equipo de
Gestión del Proyecto y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto,
utilizando el método estándar de resolución de problemas.
c. En tercera instancia será resuelta por el Sponsor, el Project Manager y los
miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución
de conflictos.
d. En última instancia será resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el
Comité de Control de Cambios, si el primero lo cree conveniente y
necesario.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA EL
PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES .
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
información de los stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a role del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
6. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
7. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de
información no satisfechos.
8. Hay evidencias de resistencia al cambio.
9. Hay evidencias de deficiencias de comunicación intraproyecto y extraproyecto.
 167

La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes
pasos:
1. Identificación y clasificación de stakeholders.
2. Determinación de requerimientos de información.
3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREO
ELECTRÓNICO, ETC.
Guías para Reuniones.- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el
anotador), los procesos grupales de trabajo y los métodos de solución de
controversias.
5. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de
trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).
6. Se debe terminar puntual.
7. Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual se debe enviar vía
correo electrónico a los involucrados.
Guías para Correo Electrónico. - Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes
pautas:
1. Los correos electrónicos entre el Project Manager y el Cliente deberán ser
enviados por el mismo, con copia al Sponsor, para establecer una sola vía
formal de comunicación con el Cliente.
2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de
Proyecto deberán ser copiados al Project Manager y el Sponsor (si es que éstos
no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con
el Cliente estén en conocimiento de los responsables del proyecto.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser
copiados a todos los miembros del equipo, para que estén permanentemente
informados de lo que sucede en el proyecto.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO: DEFINA LAS GUÍAS PARA

CODIFICACIÓN, ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.
Guías para Codificación de Documentos. - La codificación de los documentos del proyecto
será la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.
DDD
Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘ODS’
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram,
etc. CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
Guías para Almacenamiento de Documentos. - El almacenamiento de los documentos del
proyecto deberá seguir las siguientes pautas:
1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su
máquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde
guardará en las sub-carpeta correspondientes las versiones de los documentos que
vaya generando.
2. El miembro del equipo del proyecto responsable de la elaboración de un
documento, enviará la versión final del documento al Project Manager vía correo
electrónico, para que éste sea almacenado en el servidor de archivos (donde el
Project Manager es el único con permisos de escritura), dentro de la carpeta con la
misma estructura que el WBS del proyecto, en una sub-carpeta correspondiente a
la versión del documento que haya generando.
3. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá
eliminar
las versiones de los documentos de su máquina, de este modo se trabajará siempre con la versión final de cada
documento expuesto en servidor de archivos.
4. Se publicará una Relación de los Documentos finales del proyecto y la ruta de acceso para consulta.
 168

Guías para Recuperación y Reparto de Documentos. -

1. Todos los miembros del equipo tendrán acceso de lectura y podrán recuperar los documentos del proyecto
almacenados en el servidor de archivos.
2. La recuperación de documentos almacenados en el servidor de archivos para otros miembros que no sean del
proyecto requiere autorización del Project Manager.
3. El reparto de documentos digitales e impresos no contempla el control de copias numeradas.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE LAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS
DEL PROYECTO.
1. Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando
una cabecera estándar con el siguiente diseño:

Código de Revisada Aprobada Fecha

Hecha por
Versión por por (dd/mm/yyyy)
Motivo

2. Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versión, quien emitió
el documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que fecha corresponde la versión, y por qué motivo se emitió dicha
versión.
3. Debe haber correspondencia entre el código de versión del documento que figura en la cabecera de Control de
Versiones y el código de versión del documento que figura en el nombre del archivo (ver Guía para Codificación de
Documentos), según: AAAA_BBB_CCC.DDD
AAAA= Código del Proyecto= ‘ODS’
BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, etc. CCC= Versión del
Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD= Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PROYECTO: GLOSARIO DETÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS, FÓRMULAS, ETC.

Ver formato FGPR340 - Glosario de Terminología del Proyecto – versión 1.0

 169

r. Formato 19: Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

RESPONSABLE GRUPO CÓDIGO DE

NIVEL DE METODOLOGÍA FRECUENCIA DE ELEMENTO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO DE RECEPTOR
DETALLE O COMUNICACIÓN WBS
COMUNICAR
TECNOLOGÍA
Iniciación Datos y Project Medio. Project Manager. Sponsor o Documento Una sola vez. 1.1.1 Project
del comunicación Charter. Jefe de digital (PDF). Charter.
Proyecto. sobre la Informáctica.
iniciación del
proyecto.
Elaboración de Datos de los Registro de Alto. Project Manager. Sponsor. Documento Una sola vez. 1.1.2 Registro
registro de stakeholders. Stakeholder digital (PDF). de
stakeholder. s. Stakeholders.
Planificación del Planificación Plan de Muy Alto. Project Manager. Sponsor. Documento Una sola vez. 1.2 Plan de
Proyecto. detallada del Proyecto. digital (PDF). Proyecto.
proyecto:
Alcance, Tiempo,
Costo y Calidad.
Avance del Objetivos, Informe de Alto. Project Manager. Jefe de Documento Semanal. 1.3 Informe
proyecto. productos Estado del Informáctica. impreso. del Estado
esperados, Proyecto. del
an Proyecto.
álisis resultados,
conclusiones,
sugerencias,
y/
o
recomendaciones
Coordinación Información Reunión de Medio. Project Manager. Jefe de Documento Semanal. 1.4 Reunión
del Proyecto. detallada de las coordinación Informáctica. digital (PDF). de
reuniones de semanal. Coordinación
coordinación. Semanal.
Cierre Datos y Cierre del Alto. Project Manager. Sponsor. Documento Una sola vez. 1.5 Cierre
del comunicación proyecto. digital (PDF). del
Proyecto sobre el cierre del Proyecto.
 170

proyecto.

Toma de Se Documentaci Muy Alto. Project Manager. Sponsor Documento Una sola vez. 2.1
requerimientos detalla las ón de digital (PDF). Documentac
del software. necesidades y requisitos ión de
requerimientos del del software. requisitos de
cliente. software.
Análisis y Elaboración de las Especificación Alto. Project Manager. Sponsor Documento Una sola vez. 3.1
Diseño del especificaciones de Casos de digital (PDF). Especificación
software. de los Casos de Uso. de Casos de
Uso del Sistema Usos.
donde se detalla
el
secuenciamiento
y funcionamiento
de los principales
procesos.
Elaboración del Se elabora el Manual Alto. Project Manager. Project Documento Una sola vez. 3.4 Manual
Manual Técnico. manual técnico Técnico. Manager. digital (PDF). Técnico.
para ser
distribuido al
equipo de
desarrollo.
Planificación Elaborar el Plan de Muy Alto. Project Manager. Project Documento Una sola vez. 5.1 Plan
las pruebas del documento que Pruebas. Manager. digital (PDF). de
sistema. priorice cuáles Pruebas
son los procesos .
críticos del
sistema a ser
evaluados y los
resultados
esperados.
Evaluación de Redactar informe Informe de Muy Alto. Project Manager. Project Documento Una sola vez. 5.3 Informe de
calidad. de los Control de Manager. impreso. Control
resul Calidad. de Calidad.
tados alcanzados
por el sistema,
verificando si los
resultados
obtenidos
 171

están
alineados al
Plan de
Pruebas.

Elaboración del Recopilar las Manual de Alto. Project Manager. Usuarios. Documento Una sola vez. 5.4 Manual
Manual de pantallas del usuario. digital (PDF). de usuario.
usuario. sistema por cada
especificación de
los casos de uso
del sistema.
Planificación de Elaborar el Plan Plan de Alto. Project Manager. Project Documento Una sola vez. 6.1 Plan
Capacitación. de Capacitación Capacitación. Manager. digital (PDF). de
para los usuarios Capacitación.
detallando
procesos,
prototipos y
secuencias.
Elaboración del Informe dónde se Informe de Medio. Project Manager. Project Documento Una sola vez. 6.3 Informe
Informe de detalla los capacitación. Manager y impreso. de
Capacitación. resultados Jefe de capacitación.
alcanzados contra Informáctica
los esperados.
Elaboración del Elaborar el Manual de Alto. Project Manager. Operador de Documento Una sola vez. 7.1 Manual de
Manual de manual, Instalación y Producción. digital (PDF). Configuración.
Configuración. detallando los Configuració
pasos a seguir, n.
checklisk de los
elementos a
necesitar.
 172

Elaboración del Actualizar el Manual Medio. AT Operador de Documento Una sola vez. 7.2
Manual de manual Té Producción. digital (PDF),
Actualización. técnico cnico Manual
para Actualizado. Técnico
Incorporar las Actualizado.
modificaciones
efectuadas
durante la fase
de desarrollo y
prueba, así como
los
procedimientos
de instalación y
configuración.
 173

s. Formato 20: Siglas Comunes.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

SIGLA DEFINICION
*AC Actual Cost / Coste Real.
*ACWP Actual Cost of Work Performed / Coste Real del Trabajo Realizado.
*BAC Budget at Completion / Presupuesto hasta la Conclusión.
*BCWP Budgeted Cost of Work Performed / Coste Presupuestado del Trabajo
Realizado.
*BCWS Budgeted Cost of Work Scheduled / Coste Presupuestado del Trabajo
Planificado.
CAP Control Account Plan / Plan de la Cuenta de Control.
*CPM Critical Path Method / Método del Camino Crítico.
*CV Cost Variance / Variación del Coste.
*EAC Estimate at Completion / Estimación a la Conclusión.
*ETC Estimate to Complete / Estimación hasta la Conclusión.
*EV Earned Value / Valor Ganado.
*EVM Earned Value Management / Gestión del Valor Ganado.
*LOE Level of Effort / Nivel de Esfuerzo.
*OBS Organizational Breakdown Structure / Estructura de Desglose de la
Organización.
PM Project Management / Dirección de Proyectos
*PMBOK® Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la
Dirección de Proyectos.
PMO Program Management Office / Oficina de Gestión de Programas.
*PMP® Project Management Professional / Profesional de la Dirección de
Proyectos.
*PV Planned Value / Valor Planificado.
*QA Quality Assurance / Aseguramiento de Calidad.
*QC Quality Control / Control de Calidad.
*RAM Responsibility Assignment Matrix / Matriz de
Asignación de Responsabilidades.
RBS Resource Breakdown Structure / Estructura de Desglose de Recursos.
*RBS Risk Breakdown Structure / Estructura de Desglose del Riesgo.
*SOW Statement of Work / Enunciado del Trabajo.
*SPI Schedule Performance Index / Índice de Rendimiento del Cronograma.
*WBS Work Breakdown Structure / Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT).
 174

t. Formato 21: Plan de Gestión de Riesgos.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS

FUENTES DE
PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS INFORMACIÓN
Planificar Elaborar Plan de Sponsor,
la Gestión Gestión de los Riesgos. PMBOK®), Sexta Edición usuarios
de los y Project Manager.
Riesgos.

Identificar Identificar que riesgos Checklist de riesgos. Sponsor,

los pueden afectar el usuarios y
Riesgos. proyecto y Project Manager.
documentar sus
características.
Realizar Evaluar probabilidad e Definición de Sponsor,
Análisis impacto. Establecer probabilidad e usuarios y
Cualitativo ranking de impacto. Project Manager.
de Riesgos. importancia. Matriz de
Probabilidad e
Impacto
Realizar No se realizará. No aplica. No aplica.
Análisis
Cuantitativo
de
Riesgos.
Planificar la Definir respuesta Sponsor,
Respuesta a a riesgos. usuarios y
los Riesgos. Planificar Project
ejecución de Manager.
respuestas.
Realizar Verificar la Sponsor,
Seguimiento y ocurrencia de los usuarios y
Control de riesgos. Project
Riesgos. Supervisar y Manager.
verificar la
ejecución de
respuestas.
Verificar aparición
de nuevos riesgos.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS

PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Planificar la Equipo de G. Riesgos
Gestión de los Líder Z Dirigir actividad,
Riesgos. J responsable directo.
B Proveer
definiciones.
Ejecutar
Actividad.
Identificar Equipo de G. Riesgos
los Líder Z Dirigir actividad,
J responsable directo.
Riesgos.
B Proveer
definiciones.
Ejecutar
Actividad.
 175

Realizar Análisis Equipo de G. Riesgos

Cualitativo de Líder Z Dirigir actividad, responsable

Riesgos. J directo.
B Proveer
definiciones.
Ejecutar
Actividad.
Realizar Equipo de G. Riesgos No aplica. No aplica.
Análisis Líder
Cuantitativ
o de
Riesgos.
Planificar Equipo de G. Riesgos
Respuesta a Líder Z Dirigir actividad,
los Riesgos. J responsable directo.
B Proveer
definiciones.
Ejecutar
Actividad.
Realizar Equipo de G. Riesgos
Seguimiento y Líder Z Dirigir actividad,
J responsable directo.
Control del
B Proveer
Riesgos. definiciones.
Ejecutar
Actividad.

PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS

PROCESO PERSONAS MATERIALES EQUIPOS TOTAL
Planificar la Gestión Líder No
de los Riesgos. aplica

S/.0
Identificar los Líder No
Riesgos. aplica

S/. 0
Realizar Análisis Líder No
Cualitativo de aplica
Riesgos.
S/. 0
Realizar Análisis Líder No
Cuantitativo de aplica
Riesgos.

Planificar Respuesta Líder No

a los Riesgos. aplica

S/. 0
Realizar Líder No
Seguimiento y aplica
Control del Riesgos.
S/. 0
S/. 0

PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

PERIODICIDAD DE
PROCESO MOMENTO DE ENTREGABLE DEL WBS
EJECUCIÓN
EJECUCIÓN
Planificar la Al inicio del 1.2 Plan del Proyecto. Una vez en
Gestión de los proyecto. todo el
Riesgos. proyecto.
 176

Identificar Al inicio del 1.2 Plan del Proyecto. Una vez

los proyecto. En 1.4 Reunión de Coordinación semanal.
Riesgos. cada reunión Semanal.
del equipo del
proyecto.
Realizar Análisis Al inicio del 1.2 Plan del Proyecto. Una vez
Cualitativo proyecto. 1.4 Reunión de Coordinación semanal.
de Riesgos. En cada Semanal.
reunión del
equipo del
proyecto.
Planificar la Al inicio del 1.2 Plan del Proyecto. Una vez
Respuesta a proyecto. En 1.4 Reunión de Coordinación semanal.
los cada reunión Semanal.
Riesgos. del equipo del
proyecto.

Realizar el En cada fase 1.4 Reunión de Coordinación Semanal.

Seguimiento y del proyecto. Semanal.
Control de
Riesgos.

FORMATOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

Planificar la Gestión de los Riesgos. Plan de Gestión de Riesgos.
Identificar los Riesgos. Identificación y Evaluación Cualitativa de
Riesgos.
Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos. Identificación y Evaluación Cualitativa de
Riesgos.
Planificar la Respuesta a los Riesgos. Plan de Respuesta a Riesgos.
Realizar el Seguimiento y Control de Informe de Monitoreo de Riesgos.
Riesgos. Solicitud de Cambio.
Acción Correctiva.
 177

u. Formato 22: Plan de Respuestas a Riesgos.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

Evitar /
Muy alto
Mitigar /
Ordenados / alto / Transferir
en forma Moderado Explotar /
decrecimient / Bajo / Compartir
o Muy bajo / Mejorar
Aceptar

CÓDIGO AMENAZA / DESCRIPCIÓN ENTREGABLES PROBABILI TIPO DE RESPONSABLE TIPO DE RESPONSABL FECHA
CAUSA TRIGGER RESPUESTAS PLAN DE
DEL OPORTUNIDA DEL RIESGOS RAÍZ AFECTADOS DAD POR RIESGO DEL RIESGO PLANIFICADAS RESPUESTA E DE LA PLANIFICADA CONTINGENCIA
RIESGO D IMPACTO RESPUESTA
TOTAL
Baja satisfacción No Comunicación y
del cliente con cumplimie Resultado Proyecto Sponsor coordinacion Al finalizar Analizar causas y
R001 OPORTUNID respecto al nto de los s de las 0.15 Modera Mejorar. Project
Completo. o Jefe de informal con los cada tomar acciones
AD. do. Manager.
avance del requerimie encuestas. Informátic responsables reunión. correctivas.
proyecto. ntos a.
iniciales.

Manuales de
Configuración y
sistemas para los Falta de Conversaci 7.1 Manual Comunicación y Antes de
R002 AMENAZA. operadores con Instruccio ones con el de 0.3 Modera coordinacion Mitigar. Project iniciar la Tomar acciones
contenido nes para Jefe de Configuración. do. informal con los Manager. puesta en correctivas.
insuficiente para el pase a Informátic responsables. producción.
la elaboración de producci a,
las pruebas. ón.
 178

v. Formato 23: Identificación y Evaluación Cualitatica del Riesgo.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

Probabilidad Valor Numérico Impacto Valor Numérico Tipo de Riesgo Probabilidad x Impacto
Muy improbable 0.10 Muy bajo 0.05 Muy alto mayor que 0,50
Relativamente probable 0.30 Bajo 0.10 Alto menor a 0,5
Probable 0.50 Moderado 0.20 Moderado menor a 0,30
Muy probable 0.70 Alto 0.40 Bajo menor a 0,10
Casi certeza 0.90 Muy alto 0.80 Muy bajo menor a 0,05

CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLES ESTIMACIÓN DE OBJETIVO ESTIMACIÓN DE PROB X
DEL CAUSA RAÍZ TRIGGER TIPO DE RIESGO
RIESGO AFECTADOS PROBABILIDAD AFECTADO IMPACTO IMPACTO
RIESGO
Alcance
Baja satisfacción del No cumplimiento de los Tiempo
Resultados de las Proyecto
R001 cliente con respecto al requerimientos 0.3 Costo 0.1 0.03 Moderado.
encuestas. Completo.
avance del proyecto. iniciales. Calidad 0.4 0.12
Total probabilidad por impacto 0.15
Alcance
Manuales de
configuración y sistemas Tiempo 0.5 0.1
Falta de Instrucciones Conversaciones con 7.1 Manual de Costo 0.5 0.1
para los operadores con
R002 para el pase a el Operador de Configuración. 0.2 Calidad 0.5 0.1 Moderado.
contenido insuficiente
producción. Producción.
para la elaboración de
Total probabilidad por impacto 0.3
las pruebas.
 179

w. Formato 24: Lista de Stakeholders.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ROL GENERAL STAKEHOLDERS

SPONSOR Joel Mayorca Olivera
PROJECT MANAGER
Máximo Fortunato Meza Espinoza

EQUIPO DE PROYECTO EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO

OTROS MIEMBROS DEL EQUIPO DE PROYECTO

PORTFOLIO MANAGER
PROGRAM MANAGER
PERSONAL DE LA OFICINA DE
PROYECTOS
GERENTES DE OPERACIONES
Gerente de Administración: Fredy Alejos
GERENTES FUNCIONALES
Jefe de ïnformática: Joel Mayorca
USUARIOS / CLIENTES

Personal de Apoyo:
C. Luis Peralta
F. Alberto Lapa
A. Dan Qusca
C. Heber Obregon
PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS

OTROS STAKEHOLDERS Participantes:

Varios
 180

x. Formato 25: Clasificación de Stakeholders: Matriz Influencia vs

Poder.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

PODER SOBRE EL PROYECTO

BAJA ALTA

Gerente de Administración:
F. Alejos
Sponsor:
Project Manager: Joel Mayorca
ALTA

Máximo F. Meza Espinoza

INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO

Personal de Apoyo:
C. Luis Peralta
F. Alberto Lapa
A. Dan Qusca
C. Heber Obregon

Participantes:
Varios
BAJA

PODER : Nivel de Autoridad

INFLUENCIA: Involucramiento Activo
 181

y. Formato 26: Clasificación de Stakeholders: Matriz Interes vs

Poder.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

PODER SOBRE EL PROYECTO

BAJO MEDIO ALTO

Personal de
Apoyo: Gerente de
C. Luis Peralta Administración:
F. Alberto Lapa F. Alejos
A. Dan Qusca
A FAVOR

Project Manager: Sponsor:

C. Heber Obregon Joel Mayorca
Máximo F. Meza
INTERES SOBRE EL PROYECTO

Participantes:
Varios.
NORMAL
CONTRA
EN

PODER : Nivel de Autoridad

INTERES : Preocupación o Conveniencia.
 182

z. Formato 27: Clasificación de Stakeholders: Matriz Influencia vs

Impacto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

IMPACTO SOBRE EL PROYECTO

BAJO ALTO

Gerente de Administración:
F. Alejos
Sponsor:
Project Manager: Joel Mayorca
ALTA

Máximo F. Meza
INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO

Personal de Apoyo:
C. Luis Peralta
F. Alberto Lapa
A. Dan Qusca
C. Heber Obregon

Participantes:
Varios
BAJA

INFLUENCIA : Involucramiento Activo

IMPACTO : Capacidad para efectuar cambios al planeamiento o ejecución del proyecto.
 183

aa. Formato 28: Plan de Gestión de Interesados.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

Registro de interesados
EL registro de nuevos interesados se realizará de la siguiente manera:
 La identificación y registro de interesados estará a cargo del Jefe del
Proyecto
 El Jefe del Proyecto se encargará de la actualización de los documentos de
la Gestión de Interesados
 El Jefe del Proyecto se encargará de comunicar los nuevos interesados al
Equipo del Proyecto para que se tomen en cuenta sus requerimientos y sean
informados según sus necesidades
 El Patrocinador siempre debe estar a cargo de la participación de todos los
interesados del Proyecto (sobre todo los Interesados Internos de la
empresa)
Nivel de participación de los interesados
Desco
Rol en el Desconfia
Interesado noced Neutral Partidario Líder
Proyecto do
or
Joel Sponsor
AD
Mayorca O. (Patrocinador)
Jefe de
Fredy Alejo AD
Administración
Máximo Jefe del
AD
Meza E. Proyecto
Usuarios y
beneficiario A D
s
A= Actual D= Deseado
Necesidades de información y frecuencia requerida
Interesad Rol en el Código Necesidad de
Frecuencia
o Proyecto EDT información
Estar informado
Joel Sponsor Todo el
sobre el desempeño Semanal
Mayorca O. (Patrocinador) Proyecto
del Proyecto
Estar informado
Jefe de Todo el
Fredy Alejo sobre el desempeño Semanal
Administración Proyecto
del Proyecto
Máximo Jefe del Todo el Estar informado
Diario
Meza E. Proyecto Proyecto sobre el desempeño
 184

del Proyecto y el
desarrollo del
Producto
Usuarios y
Al final del
beneficiario Ninguno Ninguno
Proyecto
s
Estrategia de gestión de interesados
Ver Estrategia de Gestión de Interesados
 185

bb. Formato 29: Registro de Interesados.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN CLASIFICACIÓN

FASE DE APOYO /
EMPRESA Y LOCALI ROL EN EL INFORMACIÓ REQUERMIEN EXPECTATIVA INFLUENC INTERNO
NOMBRE MAYOR NEUTRAL /
PUESTO ZACION PROYECTO N DE TOS S IA INTERES / OPOSITOR
CONTACTO PRIMORDIAL PRINCIPALE POTENCIA EXTERNO
ES S L
969888873 Que el
Joel MPDFA – personal de Todo el
Ayacucho Sponsor Fuerte Interno Apoyo
Mayorca Jefé de labor quede Proyect
Informática satisfecho con o
el proyecto
961494054 Que el
Project Cumplir con Todo el
Máximo Meza Ayacucho mattfor17@ proyecto sea Fuerte Externo Apoyo
Manager gmail.com el Plan de Proyect
culminado
Proyecto exitosamente o
Que el cliente
MPDFA – quede satisfecho
Fredy con el proyecto
Jefe de Ayacucho Mediana Interno
Alejos Área de
Administra
ción
Que el el
MPDFA – personal de
Luis Ayacucho apoyo quede
Personal de Mediana Interno
Peralta Apoyo satisfecho con el
proyecto
 186

Que el el
MPDFA – personal de
Alberto Personal de Ayacucho apoyo quede Mediana Interno
Lapa Apoyo satisfecho con el
proyecto
Que el el
MPDFA – personal de
Alberto Personal de Ayacucho apoyo quede Mediana Interno
Lapa Apoyo satisfecho con el
proyecto o
Que el el
MPDFA – personal de
Dan Qusca Personal de Ayacucho apoyo quede Mediana Interno
Apoyo satisfecho con el
proyecto o
Que el el
MPDFA – personal de
Heber Ayacucho apoyo quede
Personal de Mediana Interno
Obregon Apoyo satisfecho con el
proyecto o
 187

cc. Formato 30: Estrategias de Gestión de Stakeholders.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

STAKEHOLDER EVALUACION ESTRATEGIA POTENCIAL PARA GANAR

INTERES EN EL PROYECTO OBSERVACIONES Y COMENTARIOS
(PERSONAS O GRUPOS) DEL IMPACTO SOPORTE O REDUCIR OBSTÁCULOS
Dar una pequeña charla sobre el efecto
Gerente de Que mejore el orden y la de la madurez en gestión de proyectos
Muy
Administración: perfomance de los proyectos de en la perfomance de tiempo y costo de
Alto
Fredy Alejos su organización. los proyectos.
Que el proyecto sea terminado Informar continuamente sobre la
Sponsor: exitosamente para poder Muy perfomance del proyecto, los
Joel Mayorca satisfacer al personal que labora Alto problemas encontrados, y solicitar
y generar utilidades para la soporte de ser necesario.
empresa.

Dar soporte en la desarrollo de la

gestión de proyectos en el tiempo de
Que mejore el orden y la los proyectos.
Personal de perfomance de los procesos de Alto
Apoyo: negocio de la organización.
Luis Peralta

Que mejore el orden y la Dar soporte en la desarrollo de la

Personal de perfomance de los procesos de gestión de proyectos en el tiempo de
Apoyo: negocio de la organización. Alto
los proyectos.
Alberto Lapa

Que mejore el orden y la Dar soporte en la desarrollo de la

Personal de perfomance de los procesos de gestión de proyectos en el tiempo de
Apoyo: negocio de la organización. Alto
los proyectos.
Dan Qusca
 188

Que mejore el orden y la Dar soporte en la desarrollo de la

Personal de perfomance de los procesos de gestión de proyectos en el tiempo de
Apoyo: negocio de la organización. Alto
los proyectos.
Heber Obregon
 189

3. Ejecución
a. Formato 31: Cronograma actualizado.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL
SWGDMPDFA
DE AYACUCHO
190
191
192
193
 194

b. Formato 32: Cuadro de Costos Actualizado.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

PROYECTO FASE ENTREGABLE MONTO S/.

1.0 Gestión de 1.1 Iniciación. 862,20
Proyecto. 1.2 Plan del Proyecto. 650,00
1.3 Informe de Estado del Proyecto. 760,80
1.4 Reunión de Coordinación Semanal. 353,00
1.5 Cierre del Proyecto. 236,00
2,862.00
Total Fase
2.0 Recopilación 2.1 Documentación de Requisitos de SW.
100,00
de Requisitos.
Total Fase 100.00
3.0 Análisis y 3.1 Especificaciones de Casos de Usos. 266,80
Diseño del 3.2 Prototipos de Pantallas. 213,00
Sistema.
3.3 Diagrama ER. 100,20
Sistema web para la Gestión Documental de Informes

3.4 Manual Técnico. 120,00

700.00
Total Fase
4.0 Desarrollo 4.1 Módulo de Gestión de Recepción de
del Sistema. Documento
450,80
4.1.1 Recepción de Documentos
4.1.2 Supervisión de Documento.
4.2 Módulo de Gestión de Nuevo Documento 346,00

4.3 Módulo de Gestión de Usuarios. 160,80

4.4 Módulo de Reportes Estadísticos. 242,40
1,200.00
Total Fase
5.0 Pruebas del 5.1 Plan de Prueba.
Sistema. 5.2 Ejecución de Pruebas. 120,00

5.3 Informe de Control de Calidad. 50,60

5.4 Manual de Usuario. 84,00
380.00
Total Fase
6.0 Capacitación. 6.1 Plan de Capacitación. 235,00
6.2 Capacitación. 145,40
6.3 Informe de Capacitación. 39,60
Total Fase 420.00
7.0 7.1 Manual de Instalación y Configuración. 21,00
Implementación. 7.2 Manual Técnico Actualizado. 13,00
7.3 Pase a Producción. 35,00
7.4 Seguimiento en Producción. 90,00

Total Fase 138.00

TOTAL FASES S/. 5800.00
Reserva de S/. 1,000.00
Contingencia
 195

c. Formato 33: Curva S de costos

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

CURVA S
Total

1000
900
800
700
600
Costo

500
400
300
200
100
0

2017 - 2018
 196

d. Formato 34: Matriz de Trazabilidad de Requerimientos Actualizado.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDI
AYACUCHO

NIVEL DE ESTABILIDAD
ESTADO ACTUAL Estado Abreviatura
Estado Abreviatura GRADO DE COMPLEJIDAD
Alto A
Activo AC Estado Abreviatura
Mediano M
Cancelado CA Alto A
Bajo B
Diferido DI Mediano M
Cumplido CU Bajo B

ATRIBUTOS DE REQUISITO TRAZABILIDAD HACIA: COMO SE REFLEJA O SATISFACE EN...

NECESIDADES,
ESTADO NIVEL DE GRADO DE ALCANCE DEL DISEÑO DEL DESARROLLO DEL
SUSTENTO DE SU FECHA DE FECHA DE CRITERIO DE OPORTUNIDADES, OBJETIVOS DEL ESTRATEGIA DE ESCENARIO DE PRUEBA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PROPIETARIO FUENTE PRIORIDAD VERSIÓN ACTUAL (AC, ESTABILIDAD COMPLEJIDAD (A, PROYECTO / PRODUCTO / PRODUCTO /
INCLUSIÓN INCLUSION CUMPLIMIENTO ACEPTACIÓN METAS Y OBJETIVOS PROYECTO PRUEBA
CA, DI, AD, AP) (A, M, B) M, B) ENTREGABLE DEL WBS SERVICIO SERVICIO
DEL NEGOCIO

El jefe de Informática o el personal recepciona y Se monitoreará la

Solicitado por Se ha considerado un
registra el documento después de digitalizarlo Ministerio Público Aprobación del Plan de Cumplir con el alcance perfomance del
RE01 Jefe de Informática. 09/10/2017 Entrevista. Muy alta. 1.0 AC ----- A M Satisfacer al personal. 1.2. Plan del Proyecto. informe de No aplica. No aplica.
Distrito Fiscal de Proyecto. del proyecto. proyecto.
perfomance.
Ayacucho

Solicitado por Se monitoreará la

El jefe de Informática o el personal podrá buscar Ministerio Público Aprobación del Plan de Cumplir con el alcance 1.2. Plan del Proyecto. Se ha considerado
RE02 Jefe de Informática 10/10/2017 Entrevista. Muy alta. 1.0 AC ----- A B Satisfacer al personal perfomance del No aplica. No aplica.
los documentos mediante filtros de búsquedas. Distrito Fiscal de Proyecto. del proyecto. un informe de
proyecto.
Ayacucho perfomance.

Se ha considerado
El jefe de Informática asigna el documento al Solicitado por un informe de Se monitoreará la
Jefe de Informática Ministerio Público Aprobación del Plan de Cumplir con el alcance
RE03 personal para su atención y los estados del 12/10/2017 Entrevista. Muy alta. 1.0 AC ----- A B Satisfacer al personal 1.2. Plan del Proyecto. perfomance. perfomance del No aplica. No aplica.
Distrito Fiscal de Proyecto. del proyecto.
documento son atendidos, pendientes o no proyecto.
Ayacucho
atendidos.

Permitir administrar al usuario por roles y permisos Se ha considerado un Se

Solicitado por
para una mejor seguridad. Ministerio Público Aprobación del Plan de Cumplir con el alcance 5.0 Pruebas del Sistema informe de monitoreará la
RE04 Jefe de Informática 12/10/2017 Contrato. Alta. 1.0 AC ----- A M Satisfacer al personal No aplica. No aplica.
Distrito Fiscal de Proyecto. del proyecto. perfomance. perfomance
Ayacucho del proyecto.

5.0 Pruebas del

Solicitado por Sistema Se ha considerado
El jefe de Informática o el personal realiza la emisión Jefe de Informática Ministerio Público Aprobación del Plan de Cumplir con el alcance
RE05 12/10/2017 Entrevista. Alta. 1.0 AC ----- A B Satisfacer al personal. un informe de Se monitoreará la No aplica. No aplica.
de documentos a las oficinas o dependencia fiscales. Distrito Fiscal de Proyecto. del proyecto.
perfomance. perfomance del
Ayacucho
proyecto.

El jefe de Informática o el personal realiza la emisión de Solicitado por Ministerio Público A B Aprobación del Plan de Satisfacer al personal Cumplir con el 5.0 Pruebas del Se ha considerado un Se monitoreará la
documentos a las oficinas o dependencia fiscales Jefe de Informática Distrito Fiscal de Proyecto. alcance del proyecto. Sistema informe de perfomance del
RE06 12/10/2017 Entrevista Alta. 1.0 AC ----- No aplica. No aplica
Ayacucho perfomance. proyecto

Permitir elaborar y administrar los nuevos informes, Solicitado por Ministerio Público A B Aprobación del Plan de Satisfacer al personal Cumplir con el 5.0 Pruebas del Se ha considerado un Se monitoreará la
solicitud, entre otros por el trabajador Jefe de Informática Distrito Fiscal de Proyecto. alcance del proyecto. Sistema informe de perfomance del
RE07 12/10/2017 Entrevista Alta. 1.0 AC ----- No aplica. No aplica
Ayacucho perfomance. proyecto

Permitir elaborar y administrar los nuevos informes, Solicitado por Ministerio Público A B Aprobación del Plan de Satisfacer al personal Cumplir con el 5.0 Pruebas del Se ha considerado un Se monitoreará la
solicitud, entre otros por el trabajador Jefe de Informática Distrito Fiscal de Proyecto. alcance del proyecto. Sistema informe de perfomance del
RE07 12/10/2017 Entrevista Alta. 1.0 AC ----- No aplica. No aplica
Ayacucho perfomance. proyecto
 197
Obtener los siguientes reportes:
Solicitado por Se ha
- El Jefe de Informática realiza reportes de Jefe de Informática Ministerio Público Aprobación del Informe Cumplir con el alcance 1.5 Ci erre del Proyecto.
RE08 05/11/2017 Entrevista. Alta. 1.0 AC ----- A B Satisfacer al personal considerado un Se monitoreará la No aplica. No aplica.
documentos por su estado. Distrito Fiscal de Final de Cierre. del proyecto.
informe de perfomance del
Ayacucho proyecto.
- Cuadro Resumen Diario de Infomes supervisados. perfomance.

- Relación de los usuarios con los roles y permisos

correspondientes.

- Cuadro Resumen mensual del estado de

documentos documentos.

- Relación de Usuarios que realizaron la atención

deproyecto
El los informes.
debe ejecutarse en el tiempo previsto.
Solicitado por Se ha considerado Se monitoreará la
Jefe de Informática Ministerio Público Aprobación del Informe Satisfacer al personal Cumplir con el alcance 1.5 Ci erre del Proyecto
RE09 10/11/2017 Entrevista. Muy Alta. 1.0 AC ----- M B un informe de perfomance del No aplica. No aplica.
Distrito Fiscal de Final de Cierre. del proyecto.
perfomance. proyecto.
Ayacucho
Ministerio Público Cumplir con el
El proyecto debe ejecutarse dentro del presupuesto Distrito Fiscal de Se ha considerado un Se monitoreará la
Solicitado por Aprobación del Informe Satisfacer al personal cronograma y
RE010 establecido 12/11/2017 Ayacucho. Entrevista. Alta. 1.0 AC ----- M M Todo el Proyecto. informe de perfomance del No aplica. No aplica.
Sponsor. Final de Cierre. presupuesto del
perfomance. proyecto.
proyecto.

Cumplir con los Se ha considerado Se monitoreará la

El sistema debe tener una buena usabilidad Solicitado por Aprobación del Informe Satisfacer al
RE011 12/11/2017 Ministerio Público Entrevista. Muy Alta. 1.0 AC ----- A M niveles de calidad 1.5 Ci erre del Proyecto un informe de perfomance del No aplica. No aplica.
Sponsor. Final de Cierre. personal
Distrito Fiscal de requeridos. perfomance. proyecto.
Ayacucho

Ministerio Público
Las aprobaciones por parte de Jefe de Distrito Fiscal de Aprobación del Informe Cumplir con los Se ha considerado un Se monitoreará la
Solicitado por Satisfacer al 5.0 Pruebas de
RE12 Informática deben darse según el cronograma 15/11/2017 Ayacucho Entrevista. Muy alta. 1.0 AC ----- A M de Protocolo de niveles de calidad informe de perfomance del No aplica. No aplica.
Jefe de Proyecto. personal Funcionamiento.
establecido. Pruebas de Monitoreo. requeridos. perfomance. proyecto.

Solicitado por Ministerio Público 5.0 Pruebas de

Satisfacer al personal
RE13 El tiempo de respuesta del sistema en la 16/11/2017 Distrito Fiscal de Entrevista. Muy alta. 1.0 AC A B Aprobación del Informe Cumplir con el Se ha considerado un Se monitoreará la No aplica. No aplica.
Sponsor. Funcionamiento.
búsqueda de documentos no debe ser mayor Ayacucho de Protocolo de Pruebas alcance del informe de perfomance del
a 1 minutos de Monitoreo. proyecto. perfomance. proyecto.

Solicitado por Ministerio Público 5.0 Pruebas de

Satisfacer al personal
RE14 El tiempo de respuesta en la generación del 22/11/2017 Distrito Fiscal de Entrevista. Alta. 1.0 AC M B Aprobación del Informe Cumplir con el Se ha considerado un Se monitoreará la No aplica. No aplica.
Sponsor. Funcionamiento.
reporte no debe ser mayor a 2 minutos Ayacucho de Protocolo de Pruebas alcance del informe de perfomance del
de Monitoreo. proyecto. perfomance. proyecto.
 198

e. Formato 35: Acta de Reunión de Equipo.

PROYECTO SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO
FISCAL DE AYACUCHO
FECHA Y HORA 21/09/17 16:00am CONVOCADA POR Z
LUGAR MPDFA FACILITADOR J
OBJETIVO Revisar el estado del Proyecto.

ASISTENTES
PERSONA CARGO EMPRESA
Máximo Meza Espinoza Jefe de Proyecto. ---
Joel Mayorca Olivera Jefe de Informática. MPDFA
DOCUMENTACIÓN
QUÉ SE DEBE LEER PREVIAMENTE RESPONSABLE

QUÉ SE DEBE PRESENTAR EN LA REUNIÓN RESPONSABLE

Acta de reunión.
Informe de Performance Nº 01.
Schedule Actualizado Semana 9.

AGENDA
ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO
Informar el estado del Proyecto. Z 20 minutos.
Acordar actividades a realizar. Z 20 minutos.

CONCLUSIONES
01 El sistema debera de se adaptable si se desea implementar en otra dependencias fiscales o sedes.
02 El sistema deberá contemplar la configuración si se desea implementar en otra dependencias fiscales o
sedes.

FECHA
ACCIONES RESPONSABLE OBSERVACIONES
LÍMITE
Elaborar acta de reunión. J 08/06/17
Informe de Estado. T 08/06/17
Redactar la Solicitud de Cambios. Z 08/06/17

NOTAS ESPECIALES
 199

4. Seguimiento y control
a. Formato 36: Plan de Gestión de Cambios.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE CAMBIOS
NOMBRE DEL PERSONA
RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD
ROL ASIGNADA
Estar pendiente del
Sponsor. EF progreso del proyecto y Total sobre el proyecto.
solicitor los cambios de los
entregables si es
necesario.
Comité de Decidir qué cambios se
Autorizar, rechazar, o
Control de EF/MI aprueban, rechazan, o
diferir solicitudes de cambio.
Cambios. difieren.
Evaluar impactos en los
cambios en la Hacer recomendaciones sobre
Project
ZL actualización de los
Manager. los cambios.
entregables. Por medio del
documento de Cambios.
Captar las iniciativas de
Asistente de
cambio de los stakeholders
Gestión de JF Emitir solicitudes de cambio
y formalizarlas en
Proyectos.
Solicitudes de Cambio.
Solicitar cambios cuando lo
Stakeholders. Cualquiera Solicitar cambios
crea conveniente y
oportuno.
TIPOS DE CAMBIOS: DESCRIBIR LOS TIPOS DE CAMBIOS Y LAS DIFERENCIAS PARA TRATAR CADA UNO DE
ELLOS.
1. ACCIÓN CORRECTIVA:
Se da la solución despues de una prueba o cambios de los interesados.
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su
lugar el Project Manager tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.
2. ACCIÓN PREVENTIVA:
Se da la solución esperando que se puedan prevenir futuras problemas. Este tipo de
cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el
Project Manager tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.
3. REPARACIÓN DE DEFECTO:
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su
lugar el Inspector de Calidad tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su
ejecución.
4. CAMBIO AL PLAN DE PROYECTO:
Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el Proceso General de Gestión de
Cambios, el cual se describe en la sección siguiente.
PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIBIR EN DETALLE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN
DE CAMBIOS, ESPECIFICANDO QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE

El Asistente de Gestión de Proyectos se contacta con

SOLICITUD DE CAMBIOS:
Captar las solicitudes y
preparar el documento en
forma adecuada y precisa.
el Stakeholder cada vez que capta una iniciativa de
cambio.
Entrevista al Stakeholder y levanta información
detallada sobre lo que desea.
Formaliza la iniciativa de cambio elaborando la
Solicitud de
Cambio respectiva usando el formato FGPR410.
Presenta la Solicitud de Cambio al Project Manager.
 200

El Project Manager analiza a profundidad la Solicitud de

VERIFICAR Cambio con el fin de entender lo que se solicita y las
SOLICITUD DE razones por las cuales se originó la iniciativa de cambio.
CAMBIOS: Verifica que en la Solicitud de Cambio aparezca toda la
Asegurar que se ha información que se necesita para hacer una evaluación
provisto toda la de impacto integral y exhaustivo.
información necesaria Completa la Solicitud de Cambio si es necesario.
para hacer la evaluación. Registra la solicitud en el Log de Control de Solicitudes
de Cambio.
El Project Manager evalúa los impactos integrales del
cambio en todas las líneas base del proyecto, en las
áreas de conocimiento subsidiarias, en otros proyectos
EVALUAR IMPACTOS: y áreas de la empresa, y en entidades externas a la
Evalúa los impactos empresa.
integrales de los cambios. Describe en la Solicitud de Cambio los resultados de los
impactos que ha calculado.
Efectúa su recomendación con respecto a la Solicitud de
Cambio que ha analizado.
Registra el estado de la solicitud en el Log de Control
de Solicitudes de Cambio.
El Comité de Control de Cambios evalúa los impactos
TOMAR calculados por el Project Manager y toma una decisión
DECISIÓN Y sobre la Solicitud de Cambio: aprobarla, rechazarla, o
REPLANIFICAR: diferirla, total o parcialmente.
Se toma la decisión a la luz En caso de no poder llegar a un acuerdo el Sponsor
de los impactos, tiene el voto dirimente.
(dependiendo de los niveles Comunica su decisión al Project Manager, quién
de autoridad), se replanifica actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control
según sea necesario. de Solicitudes de Cambio.
El Project Manager replanifica el proyecto para
implantar el cambio aprobado.
Comunica los resultados de la replanificación a los
IMPLANTAR EL CAMBIO: stakeholders involucrados.
Se realiza el cambio, se
Coordina con el Equipo de Proyecto la ejecución de la
monitorea el progreso, y
nueva versión de Plan de Proyecto.
se reporta el estado del
cambio. Actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control
de Solicitudes de Cambio.
Monitorea el progreso de las acciones de cambio.
Reporta al Comité de Control de Cambios el estado de
las acciones y resultados de cambio.
El Project Manager verifica que todo el proceso de
CONCLUIR EL cambio se haya seguido correctamente.
PROCESO DE CAMBIO: Actualiza todos los documentos, registros, y archivos
Asegura que todo el proceso históricos correspondientes.
haya sido seguido Genera las Lecciones Aprendidas que sean
correctamente, se adecuadas. Genera los Activos de Procesos de la
actualizan los registros. Organización que sean convenientes.
Actualiza el estado de la solicitud en el Log de Control
de Solicitudes de Cambio.
PLAN DE CONTINGENCIA ANTE SOLICITUDES DE CAMBIO URGENTES: DESCRIBIR EL PLAN DE
CONTINGENCIA
PARA ATENDER SOLICITUDES DE CAMBIO SUMAMENTE URGENTES QUE NO PUEDEN ESPERAR A QUE SE REÚNA EL COMITÉ DE
CONTROL DE CAMBIOS.
El único autorizado para utilizar y ejecutar personalmente este Plan de Contingencia es el
Project Manager:
1. Registrar la Solicitud de Cambio: Project Manager registra personalmente la
solicitud.
2. Verificar la Solicitud de Cambio: Project Manager verifica la solicitud.
3. Evaluar Impactos: Project Manager evalúa impactos.
4. Tomar Decisión: Project Manager toma la decisión consultando telefónicamente al
Sponsor, o en su defecto consultando a por lo menos dos miembros del Comité de
Control de Cambios.
5. Ejecuta el Cambio: Project Manager ejecuta el cambio.
6. Formalizar el Cambio: Project Manager convoca al Comité de Control de Cambios y
 201

sustenta

la necesidad de haber utilizado este procedimiento de urgencia. El Comité de Control

de Cambios formaliza la aprobación o reconsidera la decisión del Project Manager.
7. Concluir el Cambio: Project Manager concluye el proceso de cambio.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS: DESCRIBIR CON QUE HERRAMIENTAS SE CUENTA PARA

OPERAR LA GESTIÓN DE CAMBIOS.

SOFTWARE

PROCEDIMIENTOS

FORMATOS

OTROS
 202

b. Formato 37: Solicitud de Cambio N° 001.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

TIPO DE CAMBIO REQUERIDO

ACCIÓN CORRECTIVA REPARACIÓN POR DEFECTO
ACCIÓN PREVENTIVA CAMBIO EN EL PLAN DE PROYECTO X
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA O SITUACIÓN ACTUAL: DEFINA Y ACOTE EL PROBLEMA QUE SE VA
A RESOLVER, DISTINGUIENDO EL PROBLEMA DE SUS CAUSAS, Y DE SUS CONSECUENCIAS.
Actualización del cronograma de actividades, cuadro de costos, por que en el anterior
entegable no hay una correcta distribución de los tiempos y los costos.
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CAMBIO SOLICITADO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD EL
CAMBIO SOLICITADO, PRECISANDO EL QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE.
Hacer que el tiempo y costos se alineen a lo acordados o planteados en la fase de
planificación.
RAZÓN POR LA QUE SE SOLICITA EL CAMBIO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD PORQUE MOTIVOS
O RAZONES SOLICITA EL CAMBIO, PORQUE MOTIVOS ELIGE ESTE CURSO DE ACCIÓN Y NO OTRO ALTERNATIVO,
Y QUÉ
El cambioSIesELsolicitado,
SUCEDERÍA pues
CAMBIO NO SE REALIZA .
se prevé que en un futuro cercano, se aline correctamente a
plan de cronograma de actividades y costos.
EFECTOS EN EL PROYECTO
EN EL CORTO PLAZO EN EL LARGO PLAZO
Se identificaran los costos del proyecto, la Permite que al director de proyectos pueda,
fecha de finalización del cronograma de tiempo asegurar el cumplimiento de las actividades
pues el no se alterara en el recurso no crítico según a la línea base.
del proyecto.
EFECTOS EN OTROS PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS U OPERACIONES
Ninguno.
EFECTOS EXTRA EMPRESARIALES EN CLIENTES, MERCADOS, PROVEEDORES, GOBIERNO,
ETC.
Ninguno.
OBSERVACIONES Y COMENTARIOS ADICIONALES
Los cambios solicitados deberán ser efectuados por un recurso no crítico del proyecto, a fin
de no alterar la fecha de fin del proyecto.
REVISIÓN DEL COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE REVISIÓN 25 de junio del 2018.
EFECTUADA POR Z
RESULTADOS DE REVISIÓN Aprobada.
(APROBADA/RECHAZADA)
RESPONSABLE DE APLICAR/INFORMAR Z
OBSERVACIONES ESPECIALES Ninguna.
 203

c. Formato 38: Riesgos Actualizados.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE
SWGDMPDFA
AYACUCHO

Probabilidad Valor Numérico Impacto Valor Numérico Tipo de Riesgo Probabilidad x Impacto
Muy improbable 0.10 Muy bajo 0.05 Muy alto mayor que 0,50
Relativamente probable 0.30 Bajo 0.10 Alto menor a 0,5
Probable 0.50 Moderado 0.20 Moderado menor a 0,30
Muy probable 0.70 Alto 0.40 Bajo menor a 0,10
Casi certeza 0.90 Muy alto 0.80 Muy bajo menor a 0,05

CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLES ESTIMACIÓN DE OBJETIVO ESTIMACIÓN DE PROB X
DEL CAUSA RAÍZ TRIGGER TIPO DE RIESGO
RIESGO AFECTADOS PROBABILIDAD AFECTADO IMPACTO IMPACTO
RIESGO
Alcance
Baja satisfacción del No cumplimiento de los Tiempo
Resultados de las Proyecto Costo 0.1 0.03
R001 cliente con respecto al requerimientos 0.3 Moderado.
encuestas. Completo.
avance del proyecto. iniciales. Calidad 0.4 0.12
Total probabilidad por impacto 0.15
Alcance
Manuales de
configuración y sistemas Tiempo 0.5 0.1
Falta de Instrucciones Conversaciones con 7.1 Manual de Costo 0.5 0.1
para los operadores con
R002 para el pase a el Operador de Configuración. 0.2 Calidad 0.5 0.1 Moderado.
contenido insuficiente
producción. Producción.
para la elaboración de
Total probabilidad por impacto 0.3
las pruebas.
 204

d. Formato 39: Informe de Performance del Trabajo N° 01.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

ESTADO DE AVANCE DEL CRONOGRAMA: VER GANTT DE AVANCE Y COMENTARIO RESUMEN

El proyecto se está desarrollando con total normalidad, no se ha presentado atrasos en el desarrollo de los
entregables. Hasta el momento los objetivos propuestos de costos y calidad han sido logrados.

ESTADO DE AVANCE DE LOS ENTREGABLES: COMPLETADOS, EN PROCESO, PENDIENTES, DETENIDOS, EN PROBLEMAS ETC.

ESTADO DE OBSERVACIONES
FASE ENTREGABLE 2º NIVEL ENTREGABLE 3º NIVEL
AVANCE
1.1.1 Project Charter. 100%
1.1.2 Registro de
1.1 Iniciación. 100%
Stakeholders.
1.1.3 Estrategia de Gestión
100%
1.0 Gestión del de Stakeholders.
Proyecto. 1.2 Plan del Proyecto. 100%
1.3 Informe de Estado
44%
del Proyecto.
1.4 Reunión de
44%
Coordinación Semanal.
1.5 Cierre del Proyecto. 0%
2.0
Recopilación de 2.1
100%
Requisitos. Documentación de
Requisitos de
Software.
3.1 Especificaciones de
100%
Casos de Usos.
3.0 Análisis y 3.2
Diseño del 100%
Prototipos
Sistema. de
Pantallas.
3.3 Diagrama ER. 100%
3.4 Manual Técnico. 100%
4.1 Módulo de 4.1.1. Recepción de Documento. 60% Con atraso
Gestión de Recepción 4.1.2 Supervisión de 60% Con atraso
de Documento Documento.
4.0
Desarrollo del 4.2 Módulo de
10% Con atraso
Sistema. Gestión de Nuevo
Documento.
4.3 Módulo de
Gestión de Usuarios. 0%
4.4 Módulo de
0%
Reportes
Estadísticos.
5.1 Plan de Prueba. 0%
5.2.1 Prueba de Iteración 1. 0%
5.2 Ejecución de 5.2.2 Prueba de Iteración 2. 0%
5.0 Pruebas del
Pruebas. 5.2.3 Prueba de Iteración 3. 0%
Sistema.
5.3 Informe de Control
0%
de Calidad.
5.4 Manual de Usuario. 0%
6.0 6.1 Plan de Capacitación. 0%
Capacita- 6.2 Capacitación. 0%
ción. 6.3 Informe de
0%
Capacitación.
7.1 Manual de
0%
Instalación y
Configuración.
 205

7.2 Manual Técnico

0%
7.0 Actualizado.
Implemen- 7.3 Pase a Producción. 0%
tación. 7.4
0%
Seguimiento en
Producción.
ACTIVIDADES INICIADAS EN EL PERIODO
OBSERVACIONES
PROGRAMADO REAL

PAQUETE DE NOMBRE DE
TRABAJO ACTIVIDAD

DURACIÓN

RECURSOS

RECURSOS
TRABAJO
FECHA

FECHA
FECHA
INICIO

INICIO
FIN
1.3 Informe de 1.3
Z ZJ
estado Informe de estado del 9h
10/0 11/07/ 20d J 10/09/1 B
del Proyecto. Proyecto.
9/17 18 B 7
1.4 Reunión de 1.4
Coordinación Reunión de 9h
10/0 07/11/ 29d C 25/08/1 C
Semanal. Coordinación semanal.
9/17 18 7
4.2 Módulo de 4.2.A01
Gestión de Codificación del 40h Comienzo
01/0 22/06/ 14 d T 01/06/1 T
Recepción de módulo. atrasado.
6/18 18 8
Documento
4.2 Módulo de Comienzo atrasado.
4.2.A02
Gestión de 16h
Pruebas Unitarias. 22/0 10/07/ 10 d T 22/06/1 T
Nuevo
6/18 18 8
Documento.
ACTIVIDADES FINALIZADAS EN EL PERIODO
OBSERVACIONES
PROGRAMADO REAL

PAQUETE DE NOMBRE DE
DURACIÓN

RECURSOS
TRABAJO
FECHA

FECHA

FECHA

TRABAJO ACTIVIDAD
RECURSOS
INICIO

FIN

FIN

1.3 Informe de 1.3

Z
estado Informe de estado del 20
10/0 11/07/1 9h J 11/07/1 Z
del Proyecto. Proyecto. d
9/17 8 B 8
1.4 Reunión de 1.4
Coordina- ción Reunión de Coordina-
29d BJ
semanal. ción semanal. 10/0 07/11/1 9h C 07/11/1
Z
9/17 8 8

MÉTRICAS DE CALIDAD EN EL PERIODO

FACTOR MEDICIÓN DE MÉTRICA
RELEVANTE DE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES
FECHA RESULTADO
CALIDAD
OBTENIDO
Satisfacción del
>= 4 28/06/17 4.0
cliente.
CONTROLES DE CALIDAD EN EL PERIODO
ESTÁNDAR DE OBSERVACIONE OBSERVACIONES
ENTREGABLE CALIDAD APLICABLE S
FECHA RESULTADO
OBTENIDO
Ninguno.
COSTOS INCURRIDOS EN EL PERIODO
COSTO
ELEM COSTO VARIACIÓN VARIACIÓN
ENTREGABLE ENTO AUTORIZ OBSERVACIONES
INCURRIDO ABSOLUTA PORCENTUAL
DE ADO
COST
O
1.3 Informe
de estado del B,J,Z S/. 760,80 S/. 40,80 0 0%
Proyecto.
 206

1.4 Reunión de
Coordinación S/. 353,00
Semanal. C S/. 250,00 0 0%

ACTIVIDADES EN PROCESO A LA FECHA

PAQUETE DE NOMBRE DE FECHA DE FIN FECHA % DE AVANCE A
OBSERVACIONES
TRABAJO ACTIVIDAD PROGRAMADA DE FIN LA FECHA
ESTIMAD
A

LECCIONES APRENDIDAS REGISTRADAS EN EL PERIODO

NOMBRE DE
CÓDIGO DE LECCIÓN APRENDIDA
LECCIÓN AUTOR FECHA DE OBSERVACIONES
APRENDIDA REGISTRO

RECURSOS UTILIZADOS EN EL PERIODO

CANTIDAD CANTIDAD VARIACIÓN VARIACIÓN
ENTREGABLE RECURSO OBSERVACIONES
PROGRAMA UTILIZADA ABSOLUTA PORCENTUAL
DA
1.3 Informe de
estado del
Z 9h 9h 0 0%
Proyecto.

1.4 Reunión de
Coordinación
semanal. B,J,Z 9h 9h 0 0%
 207

5. Cierre
a. Formato 40: Acta de Aprobación de entregables.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO PÚBLICO SWGDMPFA
DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO.
NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR
SPONSOR: Joel Mayorca Olivera.

DECLARACIÓN DE LA ACEPTACIÓN FORMAL

Por la presente se deja constancia que el proyecto “Sistema Web para la Gestión Documental del Ministerio Público del Distrito
Fiscal de Ayacucho”, a cargo de ODS, ha sido aceptado y aprobado por la Dirección General de Administración de la MPDFA.
Damos constancia por el presente que el proyecto ha sido culminado exitosamente.

El proyecto comprendía la entrega de los siguientes entregables:

1.0 Gestión de Proyecto.
1.1 Iniciación.
1.2 Plan del Proyecto.
1.3 Informe de estado del Proyecto.
1.4 Reunión de Coordinación seminal.
1.5 Cierre del Proyecto.
2.0 Recopilación de Requisitos.
2.1 Documentación de Requisitos de Software.
3.0 Análisis y Diseño del Sistema.
3.1 Especificaciones de Casos de Usos.
3.2 Prototipos de Pantallas.
3.3 Diagrama ER.
3.4 Manual Técnico.
4.0 Desarrollo del Sistema.
4.1 Módulo de Recepción de Documento.
4.2 Módulo de Gestión de Nuevo Documento.
4.3 Módulo de Gestión de Usuarios.
4.4 Módulo de Reportes Estadísticos.
5.0 Pruebas del Sistema.
5.1 Plan de Prueba.
5.2 Ejecución de Pruebas.
5.3 Informe de Control de Calidad.
5.4 Manual de Usuario.
6.0 Capacitación.
6.1 Plan de Capacitación.
6.2 Capacitación.
6.3 Informe de Capacitación.
7.0 Implementación.
7.1 Manual de Instalación y Configuración.
7.2 Manual Técnico Actualizado.
7.3 Pase a Producción.
7.4 Seguimiento en Producción.

El proyecto fue iniciado el 4 de septiembre del 2017 y termino el 22 de Noviembre del 2018.
OBSERVACIONES ADICIONALES
El proyecto se culminó antes de la fecha prevista debido a que la actividad de seguimiento a producción no se efectuó por motivo
ajeno del proyecto. El pase a producción se efectuó en la fecha programada, y se hizo pruebas reales en producción.

ACEPTADO POR
NOMBRE DEL CLIENTE, SPONSOR U OTRO FUNCIONARIO FECHA
Joel Mayorca Olivera – Jefe de Informática 22 de Noviembre de 2018.
 208

DISTRIBUIDO Y ACEPTADO
NOMBRE DEL STAKEHOLDER FECHA
Joel Mayorca Olivera – Jefe de Informática 22 de Noviembre de 2018.
Máximo Fortunado Meza Espinoza – Project Manager 22 de Noviembre de 2018.
 209

b. Formato 41: Lecciones aprendidas N° 001.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

FASE ENTREGABLE
5.1.1 Prueba de Iteración I. 1.3 Ejecución de Pruebas.
TEMAS DE REFERENCIA
1 Ejecución de las pruebas demoró en empezar.

DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE

5.1.1 Prueba de Iteración I consiste en realizar pruebas a los módulos de Sistema web.

DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS (ADJUNTAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA).

Falta de coordinación: Los programador falta en dia de iniciar la primera iteración de pruebas del Sistema, por que se enfermo
no se comunico previamente para realizar las actividades ese dia.

ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS

Se realizó la atención del miembro del equipo de proyecto en el centro de salud, para que se cure y podamos empezar las
actividades.
RAZONAMIENTO DETRÁS DE LAS ACCIONES
Se tomo la decisión de apoyar al miembro del equipo de proyecto con el fin de ayudarle en su sanación y evitar algún tipo de
problema similar en el future.

RESULTADOS OBTENIDOS
Los resultados obtenidos son satisfactorios, en la Iteración de Pruebas I se logro alinear al cronograma establecido.

LECCIÓN APRENDIDA (CONOCIMIENTO REUTILIZABLE QUE SE PUEDA APROVECHAR PARA MANEJAR LA PERFORMANCE FUTURA DE PROYECTOS).

Considerar la evaluación y control de comunicación del personal es fundamental para evitar atrazos en el proyecto, en toda la
gestión de proyectos.
 210

c. Formato 42: Lecciones aprendidas N° 002.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

FASE ENTREGABLE
7.1 Manual de Configuración. 7.0 Implementación.
TEMAS DE REFERENCIA
2 Elaboración de manual no terminado.

DESCRIPCIÓN DEL ENTREGABLE

7.1 Manual de Configuración consiste en elaborar un manual para la configuración del sistema dependiendo su version
final en el proyecto.
DESCRIPCIÓN DE LAS CAUSAS (ADJUNTAR DIAGRAMA DE ISHIKAWA).
Falta de coordinación el equipo de proyectol: Los diseñadores y programadores del proyecto no cuentan con una adecuada
capacitación en el uso de herramientas de gestión de proyectos, específicamente en el uso del MS Project.

ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS

Se realizó la capacitación total de los miembros del equipo de proyecto en el uso del MS Project versión 2016.

RAZONAMIENTO DETRÁS DE LAS ACCIONES

Se tomo la decisión de capacitar a todo el equipo de proyecto con el fin de que se tenga la habilidad para usar la herramienta
de gestión MS Project, para que se entregen los documentos del Sistema en el tiempo a decuado.

RESULTADOS OBTENIDOS
Los resultados obtenidos son satisfactorios, en el Manual de Configuración ya no presenta los mismos problemas en las
entregas de las demás Iteraciones de Prueba.
LECCIÓN APRENDIDA (CONOCIMIENTO REUTILIZABLE QUE SE PUEDA APROVECHAR PARA MANEJAR LA PERFORMANCE FUTURA DE PROYECTOS).

Considerar la evaluación y entrenamiento del personal en el manejo de las herramientas, tanto de gestión como de otros
aspectos para evitar posibles atrazos o conflictos entre los mienbros del equipo del proyecto.
 211

d. Formato 43: Acta de Cierre del Projecto.

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

1. ¿SE HAN ACEPTADO LOS RESULTADOS DEL PROYECTO?

REALIZADO
OBJETIVOS ENTREGABLES A OBSERVACIONES
SATISFACC
IÓN
(SI/NO)
1. OBTENER APROBACIÓN
DOCUMENTADA DE LOS
Si.
ACEPTACIÓN
RESULTADOS DEL
FINAL.
PROYECTO.
DOCUMENTACIÓN DE
2. SATISFACER ENTREGABLES
TODOS LOS TERMINADOS Y NO Si.
REQUERIMIENTOS TERMINADOS.
CONTRACTUALES. ACEPTACIÓN
DOCUMENTADA DE QUE
LOS TÉRMINOS DEL
CONTRATO HAN SIDO
SATISFECHOS.

3. TRASLADAR
ACEPTACIÓN
TODOS LOS
DOCUMENTADA POR PARTE
Si. No aplica.
ENTREGABLES A
DE OPERACIONES.
OPERACIONES.

2. ¿SE HAN LIBERADO LOS RECURSOS DEL PROYECTO?

REALIZAD
OBJETIVOS ENTREGABLES OA OBSERVACIONES
SATISFAC
CIÓN
(SI/NO)
1. EJECUTAR LOS
PROCEDIMIENTOS
CRONOGRAMAS DE
ORGANIZACIONALE Si.
LIBERACIÓN DE
S PARA LIBERAR RECURSOS,
LOS RECURSOS EJECUTADOS.
DEL PROYECTO.

2. PROPORCIONAR RESULTADOS DE LA
RETROALIMENTACIÓN DE
RETROALIMENTACI
LA PERFORMANCE DEL Si.
ÓN DE
EQUIPO DE PROYECTO,
PERFOMANCE A LOS ARCHIVADOS EN LOS
MIEMBROS DEL FILES PERSONALES.
EQUIPO.

3. PROPORCIONAR
RETROALIMENTACI
EVALUACIONES DE
ÓN A LA
PERFOMANCE Si.
REVISADAS CON
ORGANIZACIÓN
LOS GERENTES
RELATIVA FUNCIONALES
A LA PERFOMANCE Y ARCHIVADAS
DE LOS MIEMBROS APROPIADAMEN
DEL EQUIPO. TE.
 212

3. ¿SE HAN MEDIDO Y ANALIZADO LAS PERCEPCIONES DE LOS STAKEHOLDERS DEL

PROYECTO?
REALIZADO
OBJETIVOS ENTREGABLES A OBSERVACIONES
SATISFACC
IÓN
(SI/NO)
No se incluyó como stakeholder
1. ENTREVISTAR A
RETROALIMENTACIÓN DE LOS a los vecinos de las zonas
LOS STAKEHOLDERS No.
STAKEHOLDERS, DOCUMENTADA. afectadas por la implementación
DEL PROYECTO.
del sistema de video vigilancia.
2. ANALIZAR LOS
RESULTADOS DE LA ANÁLISIS DOCUMENTADO. Si.
RETROALIMENTACIÓN

4. ¿SE HA CERRADO FORMALMENTE EL PROYECTO?

RECONOCIMIENTO FIRMADO DE
1. EJECUTAR LAS LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS
ACTIVIDADES DE Y SERVICIOS DEL PROYECTO. Si.
CIERRE PARA EL DOCUMENTACIÓN DE LAS
PROYECTO. ACTIVIDADES DE CIERRE.

2. INFORMAR A
GERENCIA SOBRE DOCUMENTACIÓN DE LOS
Si.
TODOS LOS PROBLEMAS IMPORTANTES.
PROBLEMAS
IMPORTANTES.
3. CERRAR TODAS
RETROALIMENTACIÓN
LAS ACTIVIDADES
DOCUMENTADA DEL DEPARTAMENTO Si.
FINANCIERAS FINANCIERO SOBRE EL CIERRE DEL
ASOCIADAS CON EL PROYECTO.
PROYECTO.
4. NOTIFICAR
DOCUMENTO QUE COMUNICA EL
FORMALMENTE A LOS
CIERRE DEL PROYECTO, Si.
STAKEHOLDERS DEL ALMACENADO EN EL FILE DEL
CIERRE DEL PROYECTO.
PROYECTO.
5. CERRAR TODOS
CONTRATOS
LOS CONTRATOS DEL CERRADOS
Si.
PROYECTO. APROPIADAMENTE.
6. DOCUMENTAR Y
DOCUMENTACIÓN DE
PUBLICAR EL Si.
LECCIONES APRENDIDAS.
APRENDIZAJE DEL
PROYECTO.
7. ACTUALIZAR LOS DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
ARCHIVADA.
ACTIVOS DE LOS
CAMBIOS/ACTUALIZACIONES DE Si.
PROCESOS DE LA LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE
ORGANIZACIÓN. LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTADOS.

C. Anexo de la Ingenieria del proyecto de investigación

 213

1. Formato 44: Matriz de indicadores de éxito (KPI)

Objetivo Meta Indicadores

Performance del Proyecto.
Performance del Proyecto.
Satisfacción de Cliente.
CPI = El indice de
CPI >= 0.8 desempeño de costo.
SPI = El indice de desempeño
del cronograma
SPI >= 0.95
Nivel de Satisfacción =
Promedio de los valores
obtenido de las encuestas
Niivel de
realizadas al cliente, sobre su
Satisfacción
apreciación en la ejecución
>= 4
del proyecto y el producto, el
máximo punto es de 5.

2. Formato 45: Diagrama del proceso total (ASIS)

 Diagrama de Flujo del proceso total.

Fuente: Elaboración propia.

 214

 Diagrama Maynard del proceso total

Fuente: Elaboración propia.

 215

 Resumen de tiempos del proceso total

JEFE DE PERSONAL DE PERSONAL DE

N° ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO TOTAL
PRESENCIAL
INFORMÁTICA APOYO ADMINISTRACIÓN
1 VERIFICA EL DOCUMENTO 4 MIN = 0,30% 4 MIN
2 ENVIAR EL DOCUMENTO 5 MIN = 0,38% 5 MIN
3 ESPERA 10 MIN = 0,75% 10 MIN
4 RECEPCIONA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN
5 VERIFICA EL DOCUMENTO 5 MIN = 0,38% 5 MIN
6 ARCHIVAR EL DOCUMENTO EN EL 3 MIN = 0,23% 3 MIN
GABINETE
7 UBICAR EL DOCUMENTO 470 MIN = 35,47% 470 MIN
8 ESPERA 5 MIN = 0,38% 5 MIN
9 ASIGNAR EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

10 RECEPCIONA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

11 DAR ATENCIÓN AL REQUERIMIENTO 230 MIN = 17,36 % 230 MIN

DEL DOCUMENTO
12 ESPERA 10 MIN = 0,75% 10 MIN
13 FIRMAR EL DOCUMENTO 1 MIN = 0,08% 1 MIN
14 VERIFICAR ESTADO DE DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

15 UBICAR EL DOCUMENTO 470 MIN = 35,47% 470 MIN

16 ESPERA 10 MIN = 0,75% 10 MIN
17 VERIFICAR EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,23% 3 MIN
18 ELABORAR NUEVO DOCUMENTO 40 MIN = 3,02% 40 MIN
19 ESPERA 5 MIN = 0,38% 5 MIN
20 REGISTRAR EL NUEVO DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN
 216

21 VERIFICAR EL CUADRO DE INGRESO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

22 MARCAR EL CUADRO DE INGRESO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

23 VERIFICA EL DOCUMENTO 10 MIN = 0,75% 10 MIN

24 FIRMA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

25 REGISTRA EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,23% 3 MIN

26 ENVIAR EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,23% 3 MIN

27 ESPERA 10 MIN = 0,75% 10 MIN

28 RECEPCIONA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN

29 ESPERA 5 MIN = 0,38% 5 MIN
30 VERIFICA EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,23% 3 MIN
31 FIRMA Y ARCHIVA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,15% 2 MIN
TOTAL 1325 MIN
100%
Fuente: Elaboración propia.
 217

3. Formato 46: Diagrama de proceso total (TOBE)

 Diagrama de flujo del proceso total

Fuente: Elaboración propia.

 218

 Diagrama de Maynard del proceso total

Fuente: Elaboración propia.

 219

 Resumen de tiempos del proceso total

JEFE DE PERSONAL DE PERSONAL DE

N° ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO TOTAL
PRESENCIAL
INFORMÁTICA APOYO ADMINISTRACIÓN
1 VERIFICA EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,30% 3 MIN
2 ENVIAR EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN
3 ESPERA 5 MIN = 0,30% 5 MIN
4
VERIFICA EL DOCUMENTO 5 MIN = 0,30% 5 MIN
5 DIGITALIZA Y REGISTRA EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,30% 3 MIN
6 UBICAR EL DOCUMENTO 3 MIN = 0,30% 3 MIN

7 ASIGNAR EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN

8 DAR ATENCIÓN AL REQUERIMIENTO DEL
40 MIN = 0,30% 40 MIN
DOCUMENTO
9 ESPERA 10 MIN = 0,30% 10 MIN
10
FIRMAR EL DOCUMENTO 1 MIN = 0,30% 1 MIN
11
VERIFICAR ESTADO DE DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN
12 UBICAR EL DOCUMENTO 10 MIN = 0,30% 10 MIN
13 ESPERA 5 MIN = 0,30% 5 MIN
14 3 MIN = 0,30%
VERIFICAR EL DOCUMENTO 3 MIN
15 ELABORAR EL DOCUMENTO 30 MIN = 0,30% 30 MIN
16 REGISTRAR EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN
17 REGISTRA EL ORDEN DEL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30%
2 MIN
EN EL CUADRO DE INGRESO
 220

18 10 MIN = 0,30%
VERIFICA Y FIRMA EL DOCUMENTO 10 MIN

19 2 MIN = 0,30%
REGISTRA LA OFICINA DE DESTINO 2 MIN

20 2 MIN = 0,30%
ENVIAR EL DOCUMENTO 2 MIN
21 ESPERA 6 MIN = 0,30% 6 MIN
22 VERIFICA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN
23 FIRMA EL DOCUMENTO 2 MIN = 0,30% 2 MIN
TOTAL 152 MIN
100%
Fuente: Elaboración propia.
 221

D. Anexo del soporte a la gestión e Ingenieria

1. Formato 47: Gestión de la configuración

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

cROLES DE LA GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN: ROLES QUE SE NECESITAN PARA OPERAR LA GESTIÓN DE

LA CONFIGURACIÓN.
NOMBRE PERSONA NIVELES DE AUTORIDAD
DEL ROL ASIGNADA RESPONSABILIDADES
Supervisar el funcionamiento Toda autoridad sobre
Project Manager. ZL de la Gestión de la el proyecto y sus
Configuración. funciones.
Gestor de Ejecutar todas las tareas de Autoridad para operar
Configuración. JF Gestión de la Configuración. las funciones de
Gestión de la
Configuración.
Inspector de Auditar la Gestión de la Auditar la Gestión de
Aseguramiento de BA Configuración. la configuración
Calidad. según indique el
Consultar la información de Project Manager.
Miembros del
la Gestión de la Dependedecadamiem
Equipo de Varios.
Configuración según sus bro, se especifica
Proyecto.
niveles de autoridad. para cada artefacto y
cada CI (Ítem de
configuración).
PLAN DE DOCUMENTACIÓN: CÓMO SE ALMACENARÁN Y RECUPERARÁN LOS DOCUMENTOS Y OTROS ARTEFACTOS
DEL PROYECTO.

FORMATO
DOCUMENTOS (E=ELEC- ACCESO DISPONIBI SEGURIDAD RECUPERACI RETENCIÓN
Ó TRÓNIC RÁPIDO LI- DAD
DE ÓN DE
DE
O NECESARIO AMPLIA INFORMACI
ARTEFACTOS H=HARD ACCESO INFORMACI
NECESARIA ÓN
ÓN
COPY)

Lectura Backup
Durant
Project Disponibl A todos los general. primario y
E e todo
Charter. e on-line. stakeholde Modificaci almacena
el
rs. ón miento
proyect
restringida secundario
o.
. .
Lectura Backup
Durant
Plan de Disponibl A todos los general. primario y
E e todo
Proyecto. e on-line. stakeholde Modificaci almacena
el
rs. ón miento
proyect
restringida secundario
o.
. .
Lectura Backup
Informe de Durant
Disponibl A todos los general. primario y
Perfomance E e todo
e on-line. stakeholde Modificaci almacena
del el
rs. ón miento
Proyecto. proyect
restringida secundario
o.
Lectura Backup
Durant
Solicitud Disponibl A todos los general. primario y
E e todo
de e on-line. stakeholde Modificaci almacena
el
Cambio. rs. ón miento
proyect
restringida secundario
o.
Log de Lectura Backup
Durant
Control de Disponibl A todos los general. primario y
E e todo
Solicitudes e on-line. stakeholde Modificaci almacena
el
de Cambio. rs. ón miento
proyect
restringida secundario
 222

. . o.

Lectura Backup
Informe Durant
Disponibl A todos los general. primario y
de Cierre E e todo
e on-line. stakeholde Modificaci almacena
del el
rs. ón miento
Proyecto. proyect
restringida secundario
o.

ÍTEMS DE CONFIGURACIÓN (CI): OBJETOS DEL PROYECTO SOBRE LOS CUALES SE ESTABLECERÁN Y MANTENDRÁN
DESCRIPCIONES LÍNEA BASE DE LOS ATRIBUTOS FUNCIONALES Y FÍSICOS , CON EL FIN DE MANTENER CONTROL DE LOS
CAMBIOS QUE LOS AFECTAN.

CATEGORÍA FUENTE
CÓDIGO 1=FÍSICO P=PROYECTO FORMATO
NOMBRE DEL (SOFTWARE + OBSERVA-
DEL ÍTEM 2=DOCUMENTO C=CONTRATIST
ÍTEM DE VERSIÓN + CIONES
DE 3=FORMATO A
PLATAFORMA)
CONFIGURACIÓN 4=REGISTRO
CONFIGURA V=PROVEEDOR
CIÓN E=EMPRESA
Documentació Original
2.1 1 P Impreso. Firmado.
n de
Requisitos.
Especificacio Original
3.1 1 P Firmado.
nes de impreso.
Casos de
Uso.
Original
3.3 Diagrama ER. 1 P Firmado.
impreso.
Original
3.4 Manual 1 P Impreso. Firmado.
Técnico.
5.1 Plan de 2 P Hard Copy.
Prueba.
5.2 Ejecución de 3 P PDF.
Pruebas.
Informe de
5.3 2 P Hard Copy.
Control de
Calidad.
Manual de
7.1 3 P PDF.
Instalación y
Configuración.
Seguimiento Firmado y
7.4 2 P PDF. Aprobado.
en
Producción.
GESTIÓN DEL CAMBIO: ESPECIFICAR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO O ANEXAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL
CAMBIO.

Ver Plan de Gestión del Cambio adjunto al Plan de Gestión del Proyecto.

CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE

INFORMACIÓN, EL REPORTE DE ESTADO Y MÉTRICAS A USAR.

El Repositorio de Información de los documentos del proyecto será una carpeta con
la estructura del WBS para la organización interna de sus sub-carpetas.
El Repositorio de Información para los CI’s (Configuration Items) será el Diccionario
WBS que residirá en la carpeta antes mencionada.
En cualquier momento se podrá mostrar una cabecera con la historia de versiones
de los documentos y artefactos del proyecto, así como se podrá consultar todas las
versiones de los CI’s.
No se llevarán métricas del movimiento y la historia de los documentos, artefactos,
y CI’s para este proyecto.
VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR CÓMO SE ASEGURARÁ LA COMPOSICIÓN DE
LOS ÍTEMS
DE CONFIGURACIÓN, Y COMO SE ASEGURARÁ EL CORRECTO REGISTRO, EVALUACIÓN, APROBACIÓN, RASTREO E
 223

IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE LOS CAMBIOS A DICHOS ÍTEMS .

Las verificaciones y auditorías de la integridad de la configuración serán rutinarias y

bisemanales, realizadas por el Inspector de Aseguramiento de Calidad y donde se
comprobará:
• Integridad de la información de los CI’s.
Exactitud y reproducibilidad de la historia de los CI’s.
 224

2. Formato 48: Aseguramiento de la calidad

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

LÍNEA BASE DE CALIDAD

FACTOR DE FRECUENCIA FRECUENCIA Y
CALIDAD OBJETIVO MÉTRICA A
DE Y MOMENTO MOMENTO DE
RELEVANTE USAR
CALIDAD DE MEDICIÓN REPORTE
CPI = Cost Frecuencia Frecuencia
Performance del CPI >= 0.8 Performance Semanal. Medición, Semanal.
Proyecto. Index lunes y viernes en la Medición,
Acumulado. mañana. lunes y
viernes en la
mañana.
SPI = Frecuencia Frecuencia
Performance del Schedule Semanal. Medición, Semanal.
Proyecto. SPI >= 0.95 Performance lunes y viernes en la Medición,
Index mañana. lunes y
Acumulado. viernes en la
mañana.
Nivel de Frecuencia una Frecuencia,
Satisfacción = encuesta por cada una vez por
Promedio de los reunión con el cada reunión
valores cliente. con el cliente.
obtenido de las Medición, al día Medición, el
Nivel de encuestas siguiente de la mismo día de
Satisfacción de Satisfacción realizadas al encuesta. la medición.
Cliente. >= 4 cliente, sobre
su apreciación
en la ejecución
del proyecto y
el producto, el
máximo punto
es de 5.
 225

3. Formato 49: Métricas y evaluación de desempeño

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL

SWGDMPDFA
MINISTERIO PUBLICO DEL DISTRITO FISCAL DE AYACUCHO

MÉTRICA DE:

PRODUCTO PROYECTO X
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE: ESPECIFICAR CUÁL ES EL FACTOR DE CALIDAD
RELEVANTE QUE DA ORIGEN A LA MÉTRICA.
Satisfacción del Cliente.
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR EL FACTOR DE CALIDAD INVOLUCRADO EN
LA MÉTRICA Y ESPECIFICAR PORQUÉ ES RELEVANTE.
La satisfacción del cliente se define como el cumplimiento de los requerimientos en el desarrollo del
producto.
Este factor de calidad es muy importante pues al no realizar el cumplimiento de lo requerido
inicialmente por el cliente generará cambios en el presupuesto y/o tiempo.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA: ESPECIFICAR PARA QUÉ SE DESARROLLA LA MÉTRICA.
La métrica se desarrolla para monitorear la satisfacción del cliente en el cumplimiento en los
requerimientos y dar respuestas en forma oportuna.
DEFINICIÓN OPERACIONAL: DEFINIR COMO OPERARÁ LA MÉTRICA, ESPECIFICANDO EL
QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE, CÓMO.
El Analista Funcional y Analista Técnico.
MÉTODO DE MEDICIÓN: DEFINIR LOS PASOS Y CONSIDERACIONES PARA EFECTUAR LA
MEDICIÓN.
1. Se tomará una encuesta en cada reunión con el cliente para medir el grado de satisfacción con
el trabajo realizado, tiempos, informes presentados, reuniones, donde 1 es igual a cliente
insatisfecho y 5 es igual a cliente totalmente satisfecho.
2. Las encuestas serán procesadas por el Analista Funcional.
3. El índice de satisfacción se indicará en el informe semanal del proyecto.
4. Se revisará el informe con el Sponsor y se tomarán las acciones correctivas y/o preventivas
pertinentes.
5. Se informará al equipo de dichas acciones.
RESULTADO DESEADO: ESPECIFICAR CUÁL ES EL OBJETIVO DE CALIDAD O RESULTADO
DESEADO PARA LA MÉTRICA.
1. Para el valor de satisfacción se espera un valor acumulado no menor de 4.
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES: ESPECIFICAR CÓMO SE ENLAZA LA
MÉTRICA Y EL FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE CON LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
El cumplimiento de estas métricas es indispensable para poder obtener el reconocimiento deseado
en el desarrollo y gestión de proyectos lo cual a su vez ayuda en el crecimiento profesional del
equipo del proyecto.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD: DEFINIR QUIÉN ES LA PERSONA RESPONSABLE DE
VIGILAR EL FACTOR DE CALIDAD, LOS RESULTADOS DE LA MÉTRICA, Y DE PROMOVER LAS
MEJORAS DE PROCESOS QUE SEAN NECESARIAS.
La persona operativamente responsable de vigilar el factor de calidad, los resultados de la métrica y de
promover las mejoras de procesos que sean necesarios para lograr los objetivos de la calidad
planteados es el Project Manager.