FASES DE LA IMPLANTACIÓN DEL SUB PROCESO DE HOMOLOGACIÓN DE

PROVEEDORES:

 FASE 1: ALCANCE

Consiste en definir el alcance del proyecto: quién, qué, cómo, dónde, cuándo
homologar los proveedores. Una forma de clasificar a los proveedores es:

- Proveedores A+ (empresas que lideran aspectos relacionados con la

Responsabilidad Corporativa)
- Proveedores A (empresas que respetan principios básicos de la RC)
- Proveedores B (empresas que todavía no han comenzado a desarrollar
explícitamente el campo de la RC).

COMPONENTES

- PROVEEDORES ACTUALES HOMOLOGABLES (PAH): Basada en una lista de

la clasificación de proveedores ordenada por criterios económicos, en la que se
separa a los proveedores con los que la empresa va a homologar y los que no.
Decidido esto, en la relación que se tiene de ellos se marca con una ‘h’ de
homologable, facilitando así su búsqueda. Hay que tener en cuenta que al
comenzar el sub proceso de homologación, los proveedores actuales deben ser
homologados, este proceso mejorará los procesos de la empresa.

- PROVEEDORES NUEVOS HOMOLOGABLES (PNH): El rango de proveedor

crítico una empresa requiere pasar por un filtro puesto por la organización y una
autoevaluación inicial. Se considera que no es necesario imponer la
homologación a todos los proveedores nuevos: en compras puntuales
esporádicas, por ejemplo. Empezar con los suministradores de materias primas
y componentes de los productos principales o servicios principales es un buen
inicio. Si la empresa es una comercializadora de productos de otros fabricantes,
este proceso es menos corriente, es preciso homologar con fabricantes, ya que
no todos son iguales.

- CUESTIONARIOS DE HOMOLOGACIÓN (CHO): comúnmente este proceso

requiere de un cuestionario entregado al proveedor, el cual debe ser
cumplimentado y devuelto para su análisis. Aquel debe obtener evidencias como
una fuente de datos útiles. Es una tarea compleja y tediosa, que debe ser
realizada con rigor. La postura de la empresa frente a este proceso deber ser la
misma que en la evaluación. Esto implica hacerse una pregunta: en caso de
 incumplirse ‘xx’, ¿Cómo afecta esto a la empresa? Se recomienda hacer uso de
cuestionarios web y no precipitarse al formular las preguntas.

- AUDITORÍAS DE HOMOLOGACIÓN (AHO): Este proceso implica una auditoria

y visita a sus instalaciones, para verificar el funcionamiento in situ de los
procesos principales del suministrador, la empresa define qué se va a revisar y
auditar en estas visitas. Un proceso de la empresa que normalmente quiere
involucrarse en la homologación, es control de calidad de materias primas o
componentes, muy ligado, como compras, a los proveedores y las
especificaciones de materiales.
La auditoría podrá ser: de calidad, social económica, fiscal, medioambiental,
informática, gubernamental o pública, financiera o de cuentas anuales.

- COMUNICACIÓN INTERNA (CIN): es un proceso difícil y, sin duda, las

organizaciones tienen dificultades para ello, esto se debe, a la gestión del
cambio. Cabe resaltar que la homologación es un arma para que los proveedores
sean más competitivos y se esfuercen en presentar sus mejores condiciones,
ahorrando así dinero de la empresa. Incluso algunos stakeholders internos
deben conocer la estructura de trabajo de tareas programadas del proyecto
interno.

- COMUNICACIÓN EXTERNA (CEX): Los nuevos proveedores deben conocer la

política de compras de la empresa interesada, para que puedan competir en
igualdad de condiciones con el resto, ya homologados. En cuanto al lanzamiento
de nuevo producto o servicio; en este caso, los proveedores pasan la
homologación con las mismas reglas de juego, seleccionando así solamente
entre los proveedores aprobados. Cuando una empresa utiliza la comunicación
colaborativa, el proveedor percibe una influencia positiva en la relación
comprador-proveedor.

- COMITÉ DE HOMOLOGACIÓN (COH): con frecuencia es necesario habilitar

nuevos departamentos y que cada uno exponga su punto de vista de su área de
trabajo y con ello saber qué y cómo buscar para evaluar un proveedor. Así,
existen los departamentos de administración, fabrica, comercial, marketing,
informática, almacén, control de calidad, transporte, planificación. Para con ello
construir el cuestionario de homologación, cada uno con sus inquietudes.
 FASE II: PLAN

La planificación y control de la actividad requiere estimaciones precisas. Se debe

planificar la implantación de la homologación.

PLAN GLOBAL DE HOMOLOGACIÓN (PGH):

Representa el Plan general trazado por la empresa, cumpliendo así con los hitos
importantes a largo plazo con el objetivo de poder homologar proveedores nuevos y
actuales. Estos planes se actualizan constantemente; una versión inicial es ajustada
según las necesidades.

La monitorización del plan global visualiza la consecución de la visión temporal de

tareas a largo plazo, como reflejo de las desviaciones estratégicas.

PROGRAMA DETALLADO DE HOMOLOGACIÓN (PDH):

El control consiste en anotar cada tarea, responsable de su desarrollo, el tiempo

estimado para ello, el orden y conexión con otras tareas, las restricciones estimadas.
En este momento se detalla el programa del proyecto de implantación solamente,
es decir para llegar al día D de comenzar la homologación. En la fase siguiente, se
planifica y ejecuta la homologación.

 FASE III: EJECUCIÓN

La empresa comienza la realización de la homologación de proveedores. El sentido
de autoridad en la toma de decisiones debe adaptarse a cada situación.

PLAN DE HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES ACTUALES (PHP):

S recomienda el inicio de la homologación con los proveedores actuales clave
(representan mayor importancia para la empresa y no implican un riesgo para ella).
El éxito o fracaso de la homologación depende de la correcta planificación de este.
Realizar un plan de homologación, situando cada hito en el calendario con los
siguientes aspectos:
 Fechas de cumplimentación de cuestionarios de homologación a todos los
suministradores clave
 Análisis de resultados de los cuestionarios de homologación
 Agenda de la visita de auditoría a cada proveedor
 Fechas de visitas de auditoria a cada proveedor
 Informe de auditoría de homologación de cada visita
 PANEL DE PROVEEDORES HOMOLOGADOS (PPH):

Se confecciona una hoja de los proveedores homologados, sus resultados, áreas de

mejora y actuaciones futuras.

 ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DE HOMOLOGACIÓN (ACH):

Con los datos ya calculados, la empresa analizará y sacará conclusiones de cada

proveedor clave. Se recomienda sacar medidas de cada suministrador en hoja de
cálculo y también valores respecto a la media, evolución de años anteriores,
evolución respecto de otros proveedores, En algunos casos pudiera ser
recomendable establecer nuevos procedimientos, si se considera que la evidencia
no es la adecuada.

 COMUNICACIÓN DE HOMOLOGACIÓN A PROVEEDOR (CEP):

Los procesos realizados hasta el momento permiten conocer si el proveedor es

APTO o NO APTO en la homologación, siendo imprescindible comunicar a la
empresa las debilidades o deficiencias más significativas, detectadas durante las
fases anteriores. En el informe de homologación se resume lo sucedido, además de
propuestas de mejora, metas a largo y corto plazo, con responsables a cargo y
fechas límite. Si el proveedor actual no pasa la homologación, la empresa da un
plazo para superar sus incumplimientos. Se debe comunicar en persona y esto no
debe trascender a terceras personas.

 FASE IV: MEJORA CONTINUA

La empresa se encuentra en constante mejora de gestión, trazándose así entornos
problemáticos y superarlos. La alienación de nuevas metodologías implica contacto
e interacción entre personas y organizaciones.

MEJORA DE CUESTIONARIOS HOMOLOGACIÓN (MCH):

Representa uno de los puntos más complejos, debido al dilema al plantear las
preguntas determinantes y provechosas, que logran enfocar el objetivo buscado. La
empresa debe confiar en los datos fríos, estando dispuesta a romper la regla
estándar para hacer lo correcto hacia los clientes.
MEJORA DE VISITAS DE AUDITORÍA (MVA):
Cómo realizar las agendas, qué ver, dónde revisar, son aspectos complejos, para
los que la experiencia va dando pistas. Para obtener una opinión son necesarias las
siguientes circunstancias: limitaciones al alcance, incumplimiento de principios e
incertidumbres muy significativas.

MEJORA DE COMUNICACIÓN (MCO):

Este proceso debe comunicarse de forma efectiva, tanto interna como
externamente, vendiendo el valor añadido que supone para ambas organizaciones.
Sin negar la posible efectividad que las ideas y técnicas de gestión tienen para
mejorar el rendimiento organizativo, "la" herramienta fundamental que garantiza la
adopción de estas prácticas reside en la comunicación y en el lenguaje, en su
capacidad de afectar a la percepción de los individuos a través de la creación y
recreación de una retórica efectiva.