Manual de Cobranza

REPROIMAV S.A

Manual de Políticas de Crédito &

Cobranza
ÍNDICE

1. FINALIDAD ..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................ 3
3. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 3
4. AMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................................... 4
5. GESTION DE COBRANZA ........................................................................................... 17
6. CONDICIONES PARA MEDIACIONES Y ACUERDOS EXTRAJUDICIALES ............ 27
7. CALIFICACIÓN DE RIESGOS DE CARTERA DE CRÉDITO Y CONSTITUCIÓN DE
PROVISIONES ......................................................................................................................28
7.1. Contenido del Anexo de Cartera:..........................................................................28
7.2. Proceso de Calificación de Cartera y Constitución de Provisiones .....................29
7.3. Calificación de la Cartera de Créditos ..................................................................29
7.4. Políticas para la Constitución de Provisiones ...................................................... 30
7.5. Castigo de créditos. ................................................................................................31
8. COSTOS JUDICIALES, GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE COBRANZAS .............. 32
ANEXOS ................................................................................................................................ 35

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 1. FINALIDAD. -

El presente Manual tiene como finalidad, normar el proceso de colocación de créditos y la gestión
de recuperación de cartera en Reproimav S.A, conjuntamente con las actividades que deben
realizar el área de ventas con el Departamento de Crédito; de esta manera estructurar un modelo
único de venta y cobranza.

2. ALCANCE. -

Dentro de lo que respecta a las políticas de Crédito & Cobranza deberá ser aplicado por Asistentes
de Crédito y Representantes de Ventas, bajo la respectiva vigilancia de la gerencia según
corresponda.

4.6 Misión
El manual esta dirigido hacia el Departamento de Crédito y Cobranzas de la empresa
Autopolo, iniciando desde el proceso para la venta, análisis y otorgamiento del crédito,
registro de los clientes hasta el seguimiento de cada uno de ellos para efectuar el cobro
correspondiente y los pasos a seguir en caso de morosidad y recuperación con el fin de
mejorar la recuperación de la cartera de clientes permitiendo un flujo de ingresos efectivo.

3. OBJETIVOS. –

El presente documento tiene la finalidad de diagnosticar la situación actual de la cartera

vencida, establecer políticas y procedimientos para la empresa Reproimav S.A, para la
concesión de operaciones de crédito y su recuperación definiendo los montos, requisitos,
evaluaciones, el seguimiento de los créditos concedidos por la empresa y el diseño del
Manual de Políticas y Procedimientos para reducir la cartera vencida.

a) Mejorar la eficacia de la gestión de los créditos concedidos y la cobranza de los mismos

mediante un proceso homogéneo y buscar por este medio disminuir los índices de cartera
en riesgo de acuerdo a lo que estipule el área financiera de la empresa.

b) Contribuir para mantener un índice de liquidez adecuado, mediante la aplicación de las

normas de cobro establecidas en este Manual.

c) Reducir la cartera vencida y mantener un índice de mora adecuado, mediante la

aplicación de las normas de cobro.

d) Fortalecer la coordinación del personal relacionado con la colocación de crédito.

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 4. AMBITO DE APLICACIÓN

En este Manual se establecen los procedimientos, políticas, herramientas e instrumentos

específicos para la gestión de ventas y cobranza, de Reproimav S.A, que serán de uso y
cumplimiento obligatorio para toda la compañía, y será aplicado específicamente por los
Asistentes de Crédito, Asesores de ventas, o el responsable según corresponda, instancias de
control interno, y por cualquier funcionario que esté relacionado con la gestión de cartera.

4.9 Reglas para la implementación del Manual

Para la implementación del presente manual se sugiere a la gerencia adoptar las
siguientes reglas:
o La implementación del manual debe reflejar evidencia de la autorización de la
gerencia.

o El Jefe del Departamento de Crédito y Cobranza debe velar por el fiel

cumplimiento del presente manual.
131

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o En caso de existir la necesidad de modificar el manual de políticas y
procedimientos del Departamento de Crédito y Cobranza debe ser realizado por el
gerente o Jefes de Departamento.

o El Jefe del Departamento de Crédito y Cobranza están en la obligación de velar

por la aplicación del instrumento , considerando los siguientes aspectos:
o Que las actividades sean ejecutadas según lo diseñado en la política y en el
procedimiento correspondiente.

o Que toda modificación a los procedimientos se encuentren acorde a las

necesidades que se presenten en el área de trabajo.

1. POLÍTICAS GENERALES

a. Los préstamos se otorgarán a personas …………………. (Indicar si son naturales,

jurídicas o ambas) para actividades lícitas dentro de los segmentos
establecidos por la Junta de Política de Regulación Monetaria y Financiera.
b. El créditos podrán ser otorgados a socios de la cooperativa de acuerdo a la
capacidad de pago de estos.
c. La colocación de crédito deberá evitar la concentración en pocos socios, en
sectores o actividades susceptibles al riesgo de incumplimiento.
d. La gestión de cobranza deberá realizarse antes de las fechas de vencimiento y
en forma permanente, al menos mediante medios telefónicos o electrónicos,
evidenciado de alguna manera la gestión realizada
e. Las tasas de los créditos que conceda la cooperativa no podrán superar los
máximos establecidos para cada segmento por el Banco Central del Ecuador.
f. Los créditos concedidos deberán basarse en un análisis adecuado de la
capacidad de pago del socio, garantizando el cumplimiento oportuno de la
obligación adquirida.
g. El …………………………. (Indicar si será el Gerente, Jefe de crédito o ambos)
evaluará (o evaluaran) de forma periódica la calidad de la cartera.
h. Todas las operaciones deberán estar garantizadas.
i. El manual de crédito deberá estar disponible para el conocimiento de todo el
personal de la cooperativa.
j. Este manual deberá dar cumplimiento obligatorio a los límites fijados por la
Junta de Política de Regulación Monetaria y Financiera, y a las disposiciones
establecidas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

Políticas Generales (Otorgamiento y Recuperación de Crédito)

Las políticas deben estar encaminadas a efectuar operaciones en el área de
crédito y cobranza definiendo los límites y requisitos por la administración, para 133

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el otorgamiento del crédito y establecer normas de control para la recuperación de
la cartera.
a) Política para el análisis de crédito deben demostrar los siguientes
requisitos:

o Cédula y Papeleta de votación actualizada (deudores y garantes)

o Dirección comprobada

o Planilla de servicios básicos

o Referencias crediticias

o Referencias personales

o Ruc del negocio

o Estado civil

o Número de dependientes

o Nivel de endeudamiento

Documentación requerida para el análisis respectivo de la información:

o El vendedor debe exigir los requisitos y documentación necesaria para el
otorgamiento del de crédito, y trasladar al área de créditos para su debido análisis.

c) Políticas para la recuperación

o El área de cobranzas deberá elaborar y enviar a los clientes las notificaciones

de cobros 5 días antes de su vencimiento.

o En el caso de cuotas vencidas, la persona encargada del departamento de

crédito y cobranzas deberá realizar llamadas telefónicas para verificar

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la razón por la cual el cliente no ha efectuado el pago al tercer día de vencimiento.

o Si el cliente persiste en el incumplimiento, la persona encargada de gestionar la

cobranza deberá realizar el una notificación donde se recuerde al cliente que el
impago de sus cuotas genera intereses de mora, al llegar al mes o a la prorroga
otorgada.

o Si el cliente no atendió el segundo llamado se deberá realizar una tercera

notificación solicitándole que se presente a la oficina a cancelar los intereses de
mora, o a solicitar la refinanciación del crédito, se visitara al cliente a los quince
días mes de vencimiento.

o En el caso de que el cliente no haya hecho caso a ningún llamado se le

realizará una visita por parte del abogado para empezar el proceso de cobranza
judicial.

Los clientes caerán en mora cuando cuenten con atrasos en el cumplimiento del
pago de sus cuotas mayores a 30 días.

o Después de los 90 días de no haber recibido respuesta por parte del cliente en
mora, se procederá a disposición legal conjuntamente con el abogado de la
empresa.

4.11 Políticas de Cobranza

o El Jefe del departamento es responsable de organizar, supervisar y controlar el

envió oportuno e inmediato de los rubros a cobrar.

o Gestionar la recuperación de los créditos otorgados por Autopolo.

o Intensificar la gestión de cobro mediante comunicaciones, llamada telefónicas o

visitas a los clientes.

o Reducir al máximo el plazo medio de cobro.

o Controlar la morosidad.

o Comprobar que las ventas de vehículos se han realizadas según las

condiciones establecida por la organización.

o La empresa deberá contratar a un cobrador para realizar la gestión de cobro de

acuerdo a la ubicación geográfica del domicilio de clientes.

o Proponer métodos y cambios que puedan mejorar el resultado del

departamento.
140

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o Analizar y presentar informes semanales de la recuperación de la cartera, los
reportes de cobranzas, a fin de intensificar la gestión de cobro y controlar que se
cumplan los plazos previstos.

o Emitir informes mensuales de créditos y cobranzas.

o Realizar el seguimiento de los convenios de pago en vigencia, a fin de verificar

el cumplimiento de la obligación hasta la total recuperación de los valores y de
presentarse inconvenientes comunicar por escrito a la asesoría jurídica, para que
se inicie las acciones legales, tendientes a la recuperación de deudas.

o Receptar convenios, con documentos que respalden el cumplimiento del mismo

(cheques, letras de cambio, pagarés).

o Analizar la cartera de acuerdo a la antigüedad de la misma, conciliar

mensualmente con el departamento de contabilidad las cuentas por cobrar.

o Evaluar el desempeño del personal que conforma el departamento.

o Revisar, firmar y despachar documentación que está relacionada con el

departamento (oficios, facturas, telegramas, hojas de trámite, memorándums,
solicitudes de materiales, evaluaciones de personal, etc.)

Políticas de Crédito

o La autorización de cada crédito será efectuada por el Jefe del Departamento o

el Gerente de la empresa.

o Para el otorgamiento del crédito se deberá realizar el respectivo análisis

siguiendo los parámetros establecidos.

o Los expedientes de cada uno de los clientes debe contener información veraz y
requerida.

o Presentar la cédula original y papeleta de votación actualizada si es casado debe

presentar presente la esposa; lo mismo en el caso de los garantes.

o Presentar 2 referencias personales con teléfonos convencionales y 2 referencias

comerciales.

o Copia del último recibo de agua, luz y/o teléfono.

Es importante recalcar que al momento de apertura nuevos clientes, todos los

datos deben ser llenados en forma clara, no se permite el uso de correctores, no
manchones, no enmendaduras y no manchones.

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La solicitud de crédito debe constar con la firma en su parte posterior del;

✓ Vendedor

✓ Cliente

✓ Supervisor

✓ Firma de Letra de Cambio, siempre y cuando la apertura de clientes nueva sea

el monto de $ 1000 en adelante.

o Como política general, la entidad procurará que las operaciones de crédito se

realicen en base al conocimiento del cliente, fuentes de ingresos, respaldos o
garantías adecuadas y comprobadas, evitando la concentración de riesgos y
dando estricto cumplimiento a las disposiciones legales.

o Los límites de crédito serán aprobados por escrito por el Gerente de Autopolo o
Jefe del departamento de Crédito y Cobranza, dejando como constancia la
aprobación.

4.13 Procedimiento de Cobranzas

Se dispone de diversas técnicas para la cobranza de las cuentas. A medida que
una deuda se vence y envejece, la gestión de cobro es más personal y exigente.
Los procedimientos básicos se presentan en el orden normalmente adoptado en
los procesos de cobro.
4.13.1 Llamadas Telefónicas
El Jefe de crédito puede llamar al cliente de forma amable, preguntando el motivo
de su atraso, y considerar una prórroga de 15 días máximo dependiendo de las
causas que el cliente presente. Una llamada por parte del abogado podría ser una
alternativa para que el cliente sepa que se controla los pagos mensuales en la
empresa.
4.13.2 Notificaciones por Escrito
Después de cinco días posteriores al vencimiento de una cuenta por cobrar la
Institución deberá enviar una carta en términos corteses recordando al cliente su
adeudo. Si no hace caso de esta primera carta, se envía una segunda, más 144

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exigente. De ser necesario, se remite otra. Las notificaciones de cobranza por
escrito constituyen el primer paso en el proceso de cobro de cuentas vencidas.
4.13.3 Visitas Personales
Esta técnica es mucho mas común en el caso de los créditos, el envío de un
cobrador o a su vez del abogado de la empresa a requerir el pago al cliente puede
ser un procedimiento de cobro muy eficaz ya que el pago podría realizarse en el
acto.
4.13.4 Recurso Legal
Esta es una medida extrema en el proceso de cobranza representa una opción
antes de recurrir a una agencia de cobros. El abogado de la empresa, procederá a
prendar el vehículo en el registro mercantil en caso de que este no haya sido
prendado, para que no exista una venta ilegal por parte del cliente, y empiece el
proceso de embargo del vehículo.

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o La persona encargada de la revisión de la información, deberá revisar que la
documentación sea presentada sea completa y verídica.

o Se deberá investigar al cliente, confirmando las referencias crediticias y

personales.

o Se autoriza el crédito únicamente si el cliente cumplió con los requisitos exigidos

por la empresa.

En caso de una solicitud de restructuración del crédito se deberá llegar a un

acuerdo con el cliente y hasta se puede dar por los siguientes causas:

o Morosidad del cliente: en el caso del cliente que se encuentre moroso se llegará
a un acuerdo dependiendo del caso que se presente en cada cliente y cuando este
se presente personalmente a la matriz.

o En el caso de solicitud de disminución o aumento del plazo o monto del crédito,

el cliente deberá contactarse con las oficinas a llenar la solicitud correspondiente,
en ambos casos debe ser autorizado por el analista de crédito.
Procedimientos
Proceso: Solicitud de Crédito
Políticas:
Toda solicitud de crédito será completada a satisfacción, con letra legible y los datos
deben estar respaldos por un documento de identificación, con la firma que debe ser igual al
de la identificación.
El asesor de ventas tendrá la obligación de informar al cliente de todos los beneficios y
responsabilidades del cliente al adquirir el vehículo.
El asesor de ventas verificará la documentación requerida por el departamento de Crédito
y Cobranza esta completa.

Responsable Descripción Observación

Cliente
Asesor de Ventas
Cliente
Asesor de Ventas
Analista de Crédito
Se presenta en la empresa Autopolo para
observar los autos y obtener información del
crédito directo.
Muestra los autos que tienen en las
diferentes marcas, los precios, prueba
mecánica del auto, requisitos para acceder al
crédito.
Si satisface las necesidades Revisión mecánica hecha
y expectativas, entrega de la por el cliente donde él quiera
documentación personal, llevar a chequear el vehículo.
para que el vendedor adjunte
a la solicitud de crédito con
toda la información del
cliente.
Entrega la documentación y la solicitud al
analista de crédito para su análisis.
Hace la comprobación Si se tratara de un vehículo
respectiva de la información para taxi, se pondrá seguro y
y sus respaldos de acuerdo rastreo satelital, o en caso
al manual si cumple con las que no tuviera un buen
políticas, se otorgará el análisis.
crédito de lo no contrario no.

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Cliente Cancela el 50% del vehículo en efectivo y
cheque certificado y el 50% firma letras de
cambio por el resto de la deuda o deja
cheques posfechados, adicional firma los
contratos y toda la documentación.
Analista de Crédito Entrega una copia del contrato, dando la
información de pagos, retrasos, intereses en
mora, y reliquidación de créditos.
Asesor de Ventas Entrega el vehículo con las llaves y todas las
herramientas oportunas, firmando la hoja de
entrega.

Proceso: Otorgamiento de Créditos

Políticas:
Se podrá otorgar crédito a todas las personas que cumplan con los siguientes
requisitos:
Las personas deben demostrar sus ingresos y estabilidad laboral.
Beneficiarios de las remesas demostrar sus ingresos provenientes del extranjero.
Deberán ser solventes en el sistema financiero con una calificación máxima de B,
llenar la solicitud de crédito y presentar todos los documentos que respalden para la
empresa.

Responsable Descripción Observación

Asesor de Ventas Recibe la documentación y verifica que todo
este completo, para luego ser trasladado al
departamento de Crédito y Cobranza.

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Analista de Crédito
Revisa y verifica la documentación, hace
el respectivo análisis y evolución, confirma
las referencias del cliente.
Si la evaluación cumple con los requisitos
procede al otorgamiento del crédito.
En caso de ser denegado, se le informa al
cliente del resultado, y se devuelve los
documentos excepto la solicitud de crédito,
según la política lo establece.

Asesor de Ventas Informa al cliente del resultado del

4.9.2 Otorgamiento de Crédito

De toda validación que el cliente reciba del departamento de crédito dependerá el futuro su
capacidad de endeudamiento.
Se analizara la capacidad crediticia del cliente con otras casas comerciales, financieras,
misma que servirá como parte de evaluación de su comportamiento de pago. Todo cliente
que tenga un mal comportamiento crediticio o cuentas bloqueadas se procederá a anular su
solicitud. El tiempo para aprobar o negar solicitudes no debe ser mayor o menos a 48 horas
de recibida la documentación.
En caso de que haya clientes que deseen retomar nuevamente relaciones comerciales con la
compañía, se le hará nuevamente el mismo proceso como si fuera un cliente nuevo, siendo
el caso que haya dejado de comprar por razones favorables y no por razones de carácter
negativos.

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Proceso: Control de Cartera
Políticas:
Para el control de la cartera se emitirá informes periódicamente, para verificar los ingresos
e índices de la morosidad que se posee a determinada fecha.

Responsable Descripción Observación

Asesor de Ventas Envía informes diarios de las ventas de
vehículos al departamento de crédito y
cobranza.
Analista de Crédito
Y Analista de Cobranza Elabora reportes diarios de ingresos.
Informa de la morosidad que se posee a
diario.
Elabora un reporte consolidado semanal
de las cuentas activas, inactivas (morosidad)
y cancelados.

Jefe del Departamento de Crédito y Analiza los resultados semanales, par

Cobranza elaborar informe mensual y verificar el
cumplimiento de las proyecciones de venta,
la rotación de la cartera como la
recuperación de las cuentas morosas.

Proceso: En Caso de Morosidad de la Cartera

Políticas:
El departamento se encargara de revisar diariamente los saldos de vencimiento de cuotas
para notificar a los clientes oportunamente y controlar el nivel de morosidad.

Responsable Descripción Observación

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Departamento de Crédito y Cobranza
Revisa los saldos de vencimientos de
cuotas diariamente
Envía notificaciones de vencimiento de
cuotas a cada cliente.

Cliente
Recibe la documentación enviada por el
vencimiento de la cuota mensual del
vehículo.

Departamento de Crédito y Cobranza

Se imprime reportes generales de
morosidad para ver el porcentaje de la
cartera en mora.
Al tercer día de vencida la cuota se llama
vía telefónica al cliente.
Si se llego a una prorroga, esperar si llega
el mes enviar una notificación escrita y los
recargos adicionales por la morosidad.
Pasados los 2 meses de mora, se le visita
al cliente para el pago respectivo.
Si llega a los 3 meses, se proceso con el
embargo del vehículo sino llega a cancelar y
ponerse al día.

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 5. GESTION DE COBRANZA

Por Gestión de Cobranza se entiende al conjunto de políticas, estrategias y procedimientos

operativos utilizados por Reproimav S.A con el objetivo de realizar excelentes ventas y
recuperación efectiva de cartera.

Proceso de Cobranza de Cartera

A continuación se visualiza el proceso macro de cobranza de cartera, en ese sentido es importante

mencionar que el presente manual se articula a este proceso.
Gráfico 1: Proceso Macro de Cobranza de Cartera

En este Manual, la gestión de recuperación y cobranza para la cartera, por sus características
especiales establece otra concepción en cuanto a la edad de la cartera, por lo que las etapas de
recuperación se establecen de la siguiente manera: (Ver Tabla No.1 Tramos de Cobranza).

Los recibos de cobro son comprobantes que sirven para dejar constancia el pago o
abono que realiza un cliente a una factura. Al igual que demás documentación, los
recibos deberán ser llenados en forma clara, sin ningún tipo de tachón, y/o
enmendadura, en el caso de un error se podrá anular el recibo, mismo donde
deberán poner la palabra ANULAR y juntar los 3 recibos y estos deben ser
archivados en su orden secuencial.
Los recibos deberán ser llenados al momento de:
1. Cuando el cliente cancela en efectivo.
2. Cuando el cliente cancela con cheque al día
3. Cuando el cliente cancela con un cheque posfechado.
4. Cuando abona a la factura.

“Todo valor entregado por el cliente debe estar respaldado con su recibo de cobro”.

PRINCIPALES OBSERVACIONES
1. El recibo servirá como comprobante de pago valido para el cliente
2. No se deberá hacer ninguna cobranza si no tiene la recibera.

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3. Cuando la recibera este por terminar y esta solo tenga 5 recibos deberá solicitar
una nueva al Dpto. de Crédito.
4. Si Vendedor es de Provincia (fuera de Guayaquil) debe tener en cuenta cuando
le vayan quedando 10 recibos y así mismo solicitar una nueva recibera.
5. Todo recibo anulado deberá ser entregado en el Dpto. de Crédito y Cobranzas
6. La recibera al igual que demás documentación es responsabilidad de los
Ejecutivos de Ventas de su cuidado y buen uso. (Ver Anexo2)


• Los cheques deberán ser reportados según la ley de cheques y girados a nombre
de la Compañía en este caso Reproimav S.A

Tabla No. 1. – Tramos de Cobranza

DIAS
ETAPA TRAMO GESTIÓN A REALIZARSE RESPONSABLE
MORA

3 DIAS  Llamada preventiva o envió de Asesor de

OPERATIVA I ANTES SMS negocios

1er DIA  Gestión telefónica de cobranza *

deudor
3er DIA  Visita al deudor

5to DIA  Gestión telefónica garante

7mo DIA  Gestión de cobranza al garante

45 DIAS  Mediación

EXTRAJUDICIAL II MAYOR 60  Visitas de negociación Asesor de

DIAS negocios

JUDICIAL III MAYOR A  Gestión legal Abogado

120 DIAS

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CASTIGO IV Mayor a 36  Castigo Jefe de negocios
meses Gerencia

 La gestión detallada en el cuadro anterior son parámetros preestablecidos, sin embargo, la gestión
de cobranza debe ser permanente utilizando todos los medios disponibles, con el objetivo de que
no se madure la cartera.

Jefe de negocios, mensualmente realizará un control del cumplimiento de los objetivos de recuperación.

5.1. COBRANZA OPERATIVA

OBJETIVOS:

- Asegurar un oportuno cumplimiento de los compromisos contraídos por los socios, para
mantener una cartera de calidad, dentro de los objetivos institucionales.
- Conseguir que el socio se iguale en sus cuotas atrasadas y evitar la maduración de la
cartera.

RESPONSABLES: Asesores de negocios.

CONSIDERACIONES GENERALES:

 La gestión de cobranza inicia en el momento de otorgar el crédito, se debe dar a conocer lo

siguiente:

 Se debe indicar al potencial cliente el contrato de crédito que va a suscribir en

el evento de que se perfeccione la operación financiera, y se le debe señalar
detalladamente las implicaciones y consecuencias jurídicas de cada una de
sus cláusulas. Igual procedimiento se ha de seguir con cualquier otro
documento que deba suscribir el potencial cliente, en especial con el título
ejecutivo (pagaré o letra de cambio) que ampararía la operación crediticia;

 Se debe señalar al potencial cliente, o clientes en el caso de deudores

solidarios, cuáles son las acciones jurídicas que podrá seguir en su contra la
institución del sistema financiero, en el evento de que incumpla con las
condiciones de pago de la deuda, previstas en el contrato;

 Se debe indicar tanto al deudor, o deudores solidarios, así como al garante,

cuales son los criterios de calificación y clasificación del riesgo que se
aplicarán a la operación crediticia que se concederá, lo que significan cada
uno de ellos, y las implicaciones que ello conlleva para la información
crediticia.

 La cobranza operativa continua con la gestión preventiva, mediante envío de mensajes de

textos, llamada telefónica, visita al negocio o domicilio del deudor. Esta última gestión se
realizará cuando el asesor se encuentre en el sector. Las acciones de gestión indicadas deben
ser realizadas de una manera cordial y oportuna. El control de esta gestión se realizará

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 mediante la entrega de un reporte diario el mismo que será validado por la Gerencia. Cuando
se envía el mensaje de texto debe contener el siguiente texto. “Estimad@ soci@ de la
Cooperativa FOPYMES, le recordamos que su cuota se vence el día …, agradecemos su pago
puntual.”

 A partir del 1er día de mora se realizará la gestión de cobranza telefónica, las llamadas deben
ser breves y cordiales. La persona que realiza la gestión debe tener la capacidad de
negociación, otorgando un plazo no mayor a 48 horas para el cumplimiento de las
obligaciones pendientes.

 Las gestiones de cobranza al domicilio o negocio del deudor deber ser realizadas en horas
donde el titular o conyugue se les ubique personalmente, de la misma forma se otorgará un
plazo no mayor a 48 horas para la cancelación de los valores vencidos. Como constancia de lo
actuado se firmará un acuerdo de pago en la notificación entregada.

 La gestión de cobranza a los garantes iniciará dando a conocer su figura legal frente a una
obligación contraída en calidad de DEUDOR SOLIDARIO, es decir, las garantías personales
“Son aquellas en las que otra persona se obliga al cumplimiento de la obligación, si el deudor
principal no la cumple”

 Habiendo agotado las gestiones detalladas anteriormente se procederá a la cobranza por

medio de los centros de Mediación y arbitraje de cada uno de los cantones donde tiene
presencia la Cooperativa, a continuación, se detalla el proceso.

 La Gerencia en coordinación con el asesor elaboran un listado de socios que se

invitará a los centros de mediación.
 Las asistentes de negocios elaboran las cartas para los centros de mediación, deben
solicitar apoyo de la fuerza pública para la entrega de las invitaciones.
 La Gerencia entrega las cartas y los depósitos al Mediador respectivo.
 El mediador elabora las invitaciones respectivas, donde consta fecha y hora de la
invitación.
 Abogado/asesor y con apoyo de la fuerza pública (policías) entregan la invitación a
deudores y garantes.
 La Gerencia con el poder especial para transigir comparece a la mediación y llega
acuerdos en base a lo establecido en el presente manual.
 Asistentes de negocios llevan un control de los acuerdos de mediación.
 Asesores de negocios dan seguimiento permanente a los acuerdos de mediación

4.9.8 Los Saldos

En la compañía se tiene dos tipos de saldos;
• • Los Saldos Operativos
• • Los Saldos de Cartera

Los Saldos Operativos son aquellos que se tiene por concepto de retenciones, devoluciones
mal valoradas, notas de crédito y descuento por pronto pago.
Los Saldos en Cartera son aquellos valores pendientes por cancelar por saldos de
documentos por cobrar. 80

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La vigencia para los saldos operativos tendrá una vigencia máxima de 15 días una vez
vencida la documentación.
Una vez culminado el plazo de estos
saldos operativos, y previo análisis
deberán ser procesados de acuerdo a las
siguientes formas; Valores
De $0.01 hasta $ 0.99
De $1.00 hasta $ 10.00
Superiores a $10.00
Conceptos
Se dará de baja por el Dpto., misma que
será procesado como gastos que asumirá
la compañía
Sera descontado al Vendedor y/o
responsables
Valores serán verificados al cliente y
previo análisis de determinar
responsables.

El departamento de Crédito y Cobranzas dentro de los procedimientos tendrá como gestión

en reportar mensualmente los saldos y dar de baja los valores dentro de la cartera.
Una vez que los saldos en cartera tengan sus fechas de vencimientos, estos deberá ser
recuperados en un tiempo máximo de 30 días, de lo contrario se aplicar los procedimientos
anteriormente expuestos.
Todo cliente sin excepción alguna que presente en 5% de saldos superiores adeudados de su
cartera vencida, el departamento de crédito se verá en la Obligación de bloquear al Cliente.
DOCUMENTO TIEMPO LIMITE
Retenciones Máximo 5 días luego de su devolución
Devoluciones mal Valoradas Máximo 7dias para su recuperación.
Notas de Crédito Máximo 2 días, luego de emitida.
Descuento por Pronto Pago Máximo 3días para su recuperación.

Una vez cumplido este plazo, en caso de no presentar la documentación necesaria se

procederá a aplicar los procedimientos de Saldos.

Notas de Crédito

Las notas de crédito se deberán emitir, de acuerdo a los siguientes motivos;

▪ Descuentos

▪ Ajuste en Cartera

▪ Diferencia en precios

82

▪ Devoluciones

▪ Retenciones a la fuente

▪ Rebates

Las notas de crédito serán aplicadas dentro de los 30 días de cada mes.

Cuando no haya una documentación que respalde la nota de crédito, se verificará con el cliente y se le aplicara un
descuento a favor a su próxima factura.

Al momento que existan notas de crédito con un tiempo que exceda más de un año, se procederá dicho valor a dar de baja
y se registrara a los Ingresos de la Compañía.( Ver Anexo 7,8)

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Con la apertura de un cliente nuevo, se deberá siempre analizar el crédito aunque sean
amigos, parientes o conocidos de los accionistas, ya que la responsabilidad final es del
Departamento de Créditos y Cobranzas.

Se deja claro que la venta se termina cuando esta se efectivice, siendo responsabilidad del
Vendedor efectivizar la cobranza total de las facturas de los clientes asignados en cada sub
zona dentro del plazo estipulado.

El Departamento de Créditos y Cobranzas, no aprobará ningún pedido, si el cliente tiene

pendiente de cobro cheques posfechados y/o el valor del pedido supere el cupo aprobado
respectivamente.

En el caso de cheque devuelto, el cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que

se recupere este valor en efectivo, ningún cliente puede incurrir en más de tres

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devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crédito será cerrado definitivamente,
además deberá cancelar el valor de emito por el banco. Ningún cheque devuelto con
causal imputable al cliente será reconsignado más de una vez a menos que sea autorizado
por el Gerente General, con la supervisión del Contador.

5.2. COBRANZA EXTRAJUDICIAL

OBJETIVO:

- Mantener una activa relación con el socio que haya caído en mora a fin de llegar a una
negociación adecuada que evite los procesos judiciales, así como para verificar la
información que se requerirá en caso de demanda.

RESPONSABLES:

Gestores de cobranza y Gerencia.

CONSIDERACIONES GENERALES:

 A partir de 90 días de vencida la cuota se procederá a la Cobranza Extrajudicial.

 La responsabilidad del asesor de crédito continúa hasta la recuperación total del crédito.

 Se enviará el Resumen de Gestiones de Seguimiento y Cobranza sea ejecutada por los

Asesores de Crédito al Gestor de cobranza asignado por parte de los asesores de negocios.

PROCEDIMIENTO

- A inicios del mes el Gestor de Cobranza/Abogado recibirá toda la información de los

créditos vencidos que han superado los 90 días y las acciones realizadas por los asesores
de negocios en la Hoja de resumen de Seguimiento de Gestiones de Cobranzas.

- Una vez que cuente con la base de datos y documentos de los créditos vencidos más de
60 días asignados, el Asesor de Cobranza/Abogado planificará su ruta de trabajo
diariamente.

- Se realizará un Comité de Morosidad entre la Gerencia y el Asesor de Cobranzas/Abogado

- Esto es, de los 90 a los 180 días de vencida la cuota se procederá a:

 Realizar constantes visitas a la microempresa o domicilio del deudor, puede hacerlo en

conjunto con el Asesor de Crédito al inicio, en tanto conoce el domicilio (de ser el
caso.)
 Realizar constantes visitas al garante (de existirlo).
 Estructurar el mecanismo de negociación para la regularización del crédito y así
regresar a la cartera del Asesor de Crédito.
 Enviar una primera y segunda notificación (más fuerte) por escrito al deudor con
copia a los codeudor (es) solidario (s) a los 90 y 180 días de atraso. Las cartas de
notificación son evidencia de gestiones realizadas para la recuperación de créditos, por

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 tanto su entrega no es opcional y debe mantenerse una copia firmada por el socio y/o
garante en el file de cada crédito.
 Realizar semanalmente el Comités de Mora

- Las acciones de cobranzas realizadas por el Asesor de Cobranza/Abogado deberán

constar en la Hoja Resumen de Seguimiento de Gestiones de Cobranzas Ejecutada, al
igual que en el caso del Asesor de Crédito.
- Si a los 180 días de vencida la cuota, no se da cumplimiento al pago, el Asesor de
Cobranza podrá remitir al abogado asignado para proceder con la cobranza judicial; con
información actualizada del deudor y garante (en caso de existirlo).

5.3. COBRANZA JUDICIAL

OBJETIVOS:

- Recuperar la deuda por la vía judicial y se realizará para todos aquellos deudores que no
han pagado sus obligaciones crediticias en los plazos establecidos.
- Realizar el control de los trámites judiciales en el ámbito nacional y gestión de trámites
judiciales asignados al abogado.

RESPONSABLES:

Abogados y Asesores de Crédito.

CONSIDERACIONES GENERALES:

 Los gestores de cobranza son los responsables de establecer los créditos que pasarán a trámite
judicial previa declaración de crédito vencido por parte del Comité de crédito
correspondiente, y remitir el listado con un informe a Jefe de Negocios, para la asignación de
la cartera al Departamento Legal dentro del sistema.

 El asesor de crédito o a su Gerencia previo informe, podrá solicitar al Comité de Crédito

Ampliado, declare vencido el crédito, en un tiempo menor al establecido en el presente
manual, para la iniciación de la demanda.

PROCEDIMIENTO

- El Asesor de Crédito enviará un documento ejecutivo con los respaldos del crédito (copia
del pagaré, copia de tabla de amortización, certificado del registro de la propiedad
actualizado, escritura de hipoteca original, en caso de tratarse de una hipoteca) para la
acción judicial, para lo cual se formalizará mediante una acta de entrega recepción de
documentos.

- El/los abogado/s previo inventario y análisis de la documentación, notificarán mediante

comunicación escrita a deudores y garantes del crédito, concediéndoles un plazo de 15
días calendario para que solucionen o propongan una fórmula de pago, mediando
acuerdo extrajudicial.

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 - De no llegarse a un acuerdo extrajudicial, el abogado iniciará inmediatamente las
acciones legales para el cobro.

- El abogado presentará mensualmente informes al Responsable de Negocios sobre el

avance de los trámites judiciales, registrando el número de juicio y estado de los procesos
e indicando la gestión y fecha del último trámite realizado.

- La suspensión de los trámites judiciales se realizará únicamente, en el caso de que se

firme el correspondiente convenio de pago, pero no se desistirá hasta que se haya
cancelado la totalidad del crédito, previa recomendación del abogado.

- Una vez cancelada la obligación por parte del deudor o deudores y/o garantes, se desistirá
del proceso legal y se solicitará el archivo y desglose de los títulos aparejados a la
demanda y de ser el caso el levantamiento de medidas cautelares.

- En caso, de que existan socios que pese a la terminación de la demanda judicial no hayan
cancelado las obligaciones se iniciarán juicios de insolvencia. Sólo en casos excepcionales,
o con el objeto de evitar más costos y gastos para Reproimav S.A, no se iniciará las
acciones de insolvencia, previo conocimiento y autorización del Gerente.

- Cuando fuera decretada por el Juez la prohibición de enajenar, embargar o secuestrar los
bienes de los socios contra quienes se tramite juicios por Reproimav S.A, el Abogado
elaborará el listado de los mismos, para mantener un registro de estas medidas
cautelares.

- El abogado mensualmente informará sobre el avance de las gestiones de cobranza con el

siguiente detalle: Cuenta, CI, nombre de socio, saldo, estado del juicio, abogado a
cargo, compromisos, fecha última gestión

5.4. COMITÉ DE MOROSIDAD

OBJETIVOS:

- Realizar un análisis técnico de las acciones realizadas para la recuperación de créditos

que permita minimizar los riesgos de la operación y promueva una recuperación sin
contratiempos.
- Fortalecer las competencias de los involucrados en las acciones de recuperación de
créditos.

RESPONSABLES:

Gerencia, gestores de cobranza, abogados y asesores de negocios.

CONSIDERACIONES GENERALES:

 Puede ejecutarse entre Asesor de negocios, Gerencia y Abogado

 Adicionalmente al proceso definido judicial y Extrajudicial, será una práctica regular la
ejecución del “Comité de Crédito”. Este comité con una periodicidad quincenal y se

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 concentrará en los casos más críticos, que pueden ser entre 5 y 6 casos (maduración y montos
elevados).

PROCEDIMIENTO:

El procedimiento básico para la ejecución de un comité de mora será:

a. Contar con el Reporte cartera vencida del día en que se ejecuta el Comité de Mora
b. Contar con el Reporte cartera vencida de la reunión previa analizada
c. Contar con la Hoja de Seguimiento de Gestiones de Cobranza
d. Definir meta Cartera vencida para fin de mes y por semana
e. Criterios de enfoque: créditos 5 días en adelante, créditos con mayor riesgo
f. Análisis de cada caso (causa de morosidad, ¿qué se hizo?, resultados - compromisos)

5.5. MECANISMOS DE NEGOCIACIÓN

Reproimav S.A en todo tiempo, deberá sujetarse a todos aquellos mecanismos establecidos en el
marco legal y normativo.

Los siguientes mecanismos serán utilizados para apoyar la recuperación de la cartera vencida.

Reestructuraciones o Refinanciamientos

 La reestructuración de un crédito podrá darse cuando el deudor original presente fuertes

debilidades financieras con un nivel de riesgo superior al potencial, capacidad de pago nula o
insuficiente, serios problemas para honrar sus obligaciones; y, cuando se hayan agotado otras
alternativas de repago de la obligación crediticia. Será aplicable a aquel deudor que por
cualquier causa debidamente justificada y comprobada, ha disminuido su capacidad de pago,
más no su voluntad de honrar el crédito recibido.

 La reestructuración de un crédito deberá entenderse como una medida excepcional para

regularizar el comportamiento de pago de un deudor y por la misma razón, bajo ninguna
circunstancia, podrá convertirse en una práctica recurrente en el proceso de recuperación de
la cartera de créditos de una institución del sistema financiero.

Condiciones:

a. Se debe realizar abono de al menos de los intereses y notificaciones vigentes. En caso de que el
cliente no pueda asumir esta obligación se realizará un acuerdo extrajudicial de pago mensual que
no será parte de la reestructuración.
b. La reestructuración sólo será aprobada por el Responsable de Negocios, previa evaluación del
asesor de crédito y la pre aprobación de Gerencia
c. Reproimav S.A no podrá conceder más de una reestructuración para un mismo crédito.
d. Siempre se buscará mejorar la posición de garantías.

 Cualquier reestructuración solamente puede concederse a solicitud del deudor, siempre y

cuando exista una causa justificada y luego de haber agotado cualquier otra alternativa.
 Una reestructuración con tres letras de pagos vencidas será causa de proceso judicial.

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Ampliación del Plazo

 La aprobación de una ampliación será responsabilidad del siguiente nivel del que aprobó
originalmente el crédito;
 Las ampliaciones de plazo se efectuarán de acuerdo con el flujo de caja del deudor;
 Se suscribirá entre las partes involucradas un convenio de ampliación de plazo; y,
 Para la ampliación del plazo se deberá incorporar también a los garantes, quienes deberán
comparecer en estos convenios, para reconfirmar que las garantías se mantienen o se
incrementan. Si el deudor no puede comprometer tal comparecencia y aceptación, no podrá
efectuarse la ampliación del plazo.

Acuerdos extrajudiciales o actas transaccionales

Los acuerdos extrajudiciales o actas transaccionales es un mecanismo interno de negociación de

deudas, cuya aplicación se establece en condiciones para mediaciones y acuerdos extrajudiciales.

6. CONDICIONES PARA MEDIACIONES Y ACUERDOS EXTRAJUDICIALES

Es importante para el éxito pleno del presente manual, el alto compromiso y conocimiento que el
asesor de negocios, gestores de cobranza, y abogado tengan de la voluntad, capacidad de pago y
garantías presentadas por el cliente, ya que el primer conducto de contacto que se tiene con el
socio es precisamente el ejecutivo de negocios. Para la aplicación de las condiciones se considera
dos formas de pago: cancelación total del crédito y pagos de los valores pendientes en cuotas:

Cancelación total de crédito

- De acuerdo al informe del gestor de cobranza / abogado, tomará la decisión de aplicar o

no la tabla de condonación de intereses que se adjunta al presente manual, no se
condonará ningún valor adicional.
- En créditos castigados, el valor mínimo a cobrar será el capital.

Acuerdo de pago de cuotas (mediación o acuerdos extrajudiciales).

 Para este tipo de acuerdos no se aplicará ninguna condonación de intereses ni otros

cargos.
 El plazo a otorgar dependerá del informe que presente el gestor de cobranza en la matriz
de evaluación crediticia con los respaldos respectivos (buró de crédito, justificación de
ingresos, justificación de patrimonio y deberá ser evaluada por el
 De acuerdo a la situación económica del socio se podrá optar en mantener “congelar” los
intereses normales y moratorias durante el periodo acordado.
 Únicamente se aplicará la tabla de condonación de intereses en caso de que el socio este
desaparecido y el/los garante/s o familiares asuman la obligación.
 En acuerdos de mediación y/o extrajudiciales que estén vencidos menor a 120 días se
mediará únicamente el valor vencido, el resto se debe acordar el pago de acuerdo a la
tabla de amortización.
 Cuando un socio en forma consecutiva (6 meses) cumple el acuerdo de pago firmado en
centro de mediación, se reestructura en el sistema, siendo el acta el documento respaldo
de la operación crediticia, el valor a cancelar debe coincidir con el valor total acordado en
el centro de mediación.
 Cuando los socios no cumplan los acuerdos de pagos extrajudiciales o mediados, los
intereses generados serán cobrados de acuerdo al sistema.
 En los créditos vencidos mayor a 180 días, la aplicación del pago será al capital.
 El archivo de los acuerdos extrajudiciales corresponde a la asistente de negocios, gestores
de cobranza y abogados, es decir, una copia se entregará al deudor y garante, una

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 segunda copia archivará la asistente y una tercera copia tendrá como respaldo el gestor de
cobranza o abogado.

7. CALIFICACIÓN DE RIESGOS DE CARTERA DE CRÉDITO Y CONSTITUCIÓN DE

PROVISIONES

La calificación de riesgo es un proceso mensual, que se realiza con la finalidad de prever y evaluar
los riesgos de que la cartera de crédito no sea recuperada en el monto, plazo y condiciones
previstas en el momento de la otorgación; lo que puede originar pérdidas para la institución.

Según el Código Orgánico Monetario y Financiero en su Artículo 205 “Las entidades del sistema
financiero nacional deben constituir una cuenta de valuación de activos y contingentes, incluyendo
los derivados financieros, para cubrir eventuales pérdidas por cuentas incobrables o por
desvalorización y para apuntalar el adecuado desempeño macroeconómico. Las pérdidas esperadas
de los activos de riesgo se cubrirán con provisiones, en tanto que las pérdidas inesperadas se
cubrirán con capital”.

A partir de los resultados de la calificación, es posible valorar el volumen requerido de provisiones

que protejan las eventuales pérdidas, en el supuesto de no pago de las obligaciones por parte de
los socios.

“Provisión es una cuenta de valuación del activo que afecta a los resultados y que se
constituye para cubrir eventuales pérdidas por cuentas incobrables o por desvalorización
de los activos”

6.1. Contenido del Anexo de Cartera:

El “Anexo de Cartera”, incluirá como mínimo las siguientes especificaciones sobre cada operación
que haya sido sujeta a calificación:

a) Oficina;
b) Identificación del sujeto;
c) Nombres y apellidos del sujeto
d) Sexo;
e) Calificación propia;
f) Tasa de interés;
g) Monto otorgado;
h) Fecha de Concesión;
i) Fecha de Vencimiento;
j) Saldo Total;
k) Saldo por vencer;
l) Saldo que no devenga intereses;
m) Saldo vencido;
n) Días de mora;
o) Interés ordinario;
p) Interés sobre mora;
q) Provisión requerida;
r) Provisión constituida;
s) Tipo de crédito (producto);
t) Línea de Crédito.

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 6.2. Proceso de Calificación de Cartera y Constitución de Provisiones

El Responsable de Negocios, remitirá el reporte revisado, consolidado y cuadrado al

Departamento de Contabilidad, el cual, realizará la constitución de provisiones tomando en
cuenta los niveles de constitución de provisiones establecidos en el punto 7.4. del Presente
Manual.

6.3. Calificación de la Cartera de Créditos

A fin de minimizar y mitigar los riesgos asociados al otorgamiento de crédito, se dará
cumplimiento a lo establecido en la normativa para la Calificación de Activos de Riesgo y
Constitución de Provisiones por parte de las Instituciones del Sistema Financiero en los que se
establece los lineamientos, normas, límites y procedimientos para la calificación de los activos de
riesgo y constitución de provisiones por pérdidas potenciales.

La Cartera de Crédito será calificada en función de la morosidad y al segmento de crédito al que

pertenecen, conforme a los criterios que se detallan a continuación:

Tabla 2. Criterios de calificación de créditos

MICROCRÉDITO CONSUMO
NIVEL DE RIESGO
DÍAS DE MOROSIDAD
RIESGO NORMAL A1 Cero Cero
A2 De 1 hasta 8 De 1 hasta 8
A3 De 9 hasta 15 De 9 hasta 15
RIESGO POTENCIAL B1 De 16 hasta 30 De 16 hasta 30
B2 De 31 hasta 45 De 31 hasta 45
RIESGO DEFICIENTE C1 De 46 hasta 70 De 46 hasta 70
C2 De 71 hasta 90 De 71 hasta 90
DUDOSO RECAUDO D De 91 hasta 120 De 91 hasta 120
PÉRDIDA E Mayor a 120 Mayor a 120

Créditos de Riesgo Normal (A)

Los créditos que merezcan esta calificación, deberán demostrar que sus flujos de fondos cubren
de manera suficiente la capacidad de pago de las obligaciones de la Cooperativa, como del resto
de sus acreedores, tanto de los intereses, como del capital prestado y otros adeudos
concomitantes. No deberán estar vencidos más de 15 días. Esta categoría deberá otorgarse a
deudores que hayan cumplido oportunamente con sus obligaciones y nada indique que su
comportamiento podrá verse negativamente afectado en el futuro.

Créditos con Riesgo Potencial (B)

Las obligaciones calificadas en este grupo corresponden a socios cuyos flujos de fondos siguen
demostrando la posibilidad de atender sus obligaciones, aunque no a su debido tiempo. Este
crédito exhibe tendencias negativas en sus indicadores financieros o en el sector económico en el
cual opera. Esta situación debe ser transitoria y se verificará que podrá ser superada a corto plazo.

Créditos Deficientes (C)

Los créditos comprendidos en esta categoría corresponden a socios con fuertes debilidades
financieras, que determinan que la utilidad operacional o los ingresos disponibles sean

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insuficientes para cubrir con el pago de intereses y el servicio de capital en las condiciones
pactadas. Esta situación se refleja en atrasos continuos, cancelaciones parciales y renovaciones
sucesivas.

Créditos de Dudoso Recaudo (D)

Los créditos agrupados en esta calificación poseen la característica propia de los créditos
deficientes, más cualquiera de las siguientes condiciones:

a. Que el cobro del préstamo sea dudoso, porque el prestatario no alcanza a generar
ingresos suficientes para el pago de los intereses ni para amortizar el principal en un
plazo razonable, lo que obliga a prorrogar los vencimientos y a capitalizar los intereses
total o parcialmente, con el consiguiente aumento de su endeudamiento, sin que existan
posibilidades ciertas de mejorar este continuo deterioro patrimonial.

b. Cuando los créditos cuyo pago está condicionado a ingresos producidos por otras
empresas o terceras personas que afrontan dificultades de pago o de otra índole grave,
generando un cuadro de alta incertidumbre en torno al monto y plazo en que se pueden
recuperar los valores adeudados.

Pérdidas (E)

Deben ubicarse en esta categoría los créditos o porción de los mismos que son considerados como
incobrables o con un valor de recuperación tan bajo en proporción a lo adeudado, que su
mantención como activo en los términos pactados no se justifique, bien sea porque los socios han
sido declarados en quiebra o insolvencia, concurso de acreedores, liquidación, o sufren un
deterioro notorio y presumiblemente irreversible de su solvencia y cuyas garantías o patrimonio
remanente son de escaso o nulo valor con relación al monto adeudado.

Las operaciones de cartera de crédito y contingentes que entren en proceso judicial, deberán
reclasificarse en la categoría de dudoso recaudo “D”, independientemente de su morosidad. Las de
categoría E mantendrán la misma calificación.

6.4. Políticas para la Constitución de Provisiones

Se deberá constituir provisión específica sobre el saldo de la operación neta de crédito, de acuerdo
con las normas para la gestión de riesgos de crédito para las Cooperativas de Ahorro y Crédito y los
siguientes parámetros1:

Tabla 3. Parámetros provisión específica

PROVISIÓN
CATEGORÍAS
DESDE HASTA
RIESGO NORMAL A1 1,00% 1,99%
A2 2,00% 2,99%
A3 3,00% 5,99%
RIESGO POTENCIAL B1 6,00% 9,99%
B2 10,00% 19,99%
RIESGO DEFICIENTE C1 20,00% 39,99%
C2 40,00% 59,99%
DUDOSO RECAUDO D 60,00% 99,99%
PÉRDIDA E 100%

1
Según Resolución 130-2015-F de 23 de septiembre de 2015. Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera

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Si la operación de crédito no está cubierta con una garantía auto-liquidable al 100% de la obligación,
se deberá constituir la provisión sobre el saldo no cubierto.

Las operaciones de crédito que estén respaldadas al 100% con garantías auto-liquidables, no deberán
ser provisionadas.

Las entidades constituirán provisiones del 60% del monto neto de las operaciones de crédito en el
caso de que cuenten con garantía hipotecaria, debidamente constituida a favor de la cooperativa,
avaluada por un perito calificado por las Superintendencia de Bancos o Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria. Esta provisión será del 100% si la calificación de crédito es D y E 2.

Gerencia General, buscará las estrategias necesarias para incrementar el índice de cobertura de las
provisiones, hasta llegar a provisionar el 100% de su Cartera en Riesgo.

Se realizará la calificación y constitución de provisiones de forma mensual. 3

6.5. Castigo de créditos.

La unidad de negocios deberá proceder con el castigo de créditos, cuando estén provisionados
íntegramente, y exista evidencia real y comprobable de su irrecuperabilidad, deberá ser
sustentada en un informe legal, previo a la autorización de Gerencia y consejo de administración.

Se castigarán contablemente todo préstamo, descuento o cualquier otra obligación irrecuperable

que mantenga en favor de la entidad con calificación E, que se encuentre provisionada en un 100%
de su valor registrado en libros y que se hayan efectuado las acciones necesarias para su
recuperación, debiendo reportarlas a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

Las obligaciones a favor de la entidad que hubieren permanecido vencidas por un período de más de
tres años serán castigadas inmediatamente.4

Procedimiento para el Castigo de Operaciones e involucrados

 La Cooperativa hará constar en su contabilidad, en las respectivas cuentas de origen y por un

valor figurativo de un dólar de los Estados Unidos de América (USD. 1,00) los activos
castigados, debiendo mantener el debido control dentro del grupo de cuentas de orden.

 La notificación y la solicitud de castigo de créditos o adeudos incobrables deberán consignar

los siguientes datos:

a. Nombre e identificación del deudor;

b. Fecha de concesión;
c. Fecha de vencimiento;

2
Art. 4 y 5. Resolución 130-2015-F de 23 de septiembre de 2015. Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera.
3
Segunda disposición general. Resolución 130-2015-F Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera. 23 de
septiembre de 2015
4
Art. 4 y 5. Resolución 130-2015-F de 23 de septiembre de 2015. Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera.

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 d. Valor original;
e. Saldo a la fecha de la solicitud del castigo; y,
f. Provisiones, si las hubiere, respecto del crédito u obligación.

 Adicionalmente, como sustento del castigo se informará sobre las gestiones judiciales y
extrajudiciales efectuadas para su recuperación.

 Ningún préstamo, descuento u obligación cuyo deudor estuviere en mora menos de tres años,
será objeto de castigo si se trata de operaciones vinculadas, definidas como tales por el
Código Orgánico Monetario y Financiero

 El castigo de otros activos que se encontraron vencidos durante un plazo menor a tres años,
se contabilizará acompañando a la solicitud la documentación pertinente que la justifique.

 Las recuperaciones que se originen por concepto de cualquier activo castigado, se registrarán
como un ingreso dentro de la cuenta recuperaciones.

 El castigo de la operación no extingue la obligación ni enerva las acciones judiciales de cobro

que las instituciones del sistema financiero deberán perseguir hasta agotar todas las
instancias que franquea la Ley.

Procedimiento recuperación Cartera Castigada

 Para todas las operaciones castigadas, las acciones judiciales como extrajudiciales prosiguen
hasta la recuperación del crédito o hasta culminar todos los procesos legales permitidos por la
ley.
 Se podrá mediar o llegar acuerdos de pagos extrajudiciales los créditos castigados, aplicando
la tabla de condonación de intereses.
 Se delegará un determinado número de créditos castigados a cada uno de los gestores o
abogados para una cobranza personalizada.
 Se realizará semanalmente comité de mora.

8. COSTOS JUDICIALES, GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE COBRANZAS

OBJETIVO:

- Establecer valores que cubran los gastos que ocasionaren la gestión de cobranza
operativa, extrajudicial y judicial, tales como: gastos de movilización, citaciones,
obtención de documentos, honorarios de abogados y más gastos generados en la
cobranza, a ser cargados al socio deudor.

RESPONSABLES:

Gerente General, Jefe financiero y Jefe de Negocios

CONSIDERACIONES GENERALES:

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 La tasa de interés de mora o recargo, se calculará sobre las cuotas de capital no pagadas, a
partir del primer día siguiente de vencida una cuota según porcentaje establecido por Banco
Central del Ecuador.

 Las operaciones de crédito de las entidades financieras que incurran en mora, se liquidarán a
la tasa de mora que corresponda, únicamente por el monto vencido del capital, sea en
operaciones al vencimiento o en las que se amortizan por dividendos, y solo desde la fecha de
no pago hasta la fecha del día en que se efectúe el pago de la obligación. Esta tasa será la que
resulte de aplicar un recargo de hasta el 10% (0.1 veces) a la tasa que se encuentre vigente para
la operación al momento de ocurrir la mora, según el número de días que hayan transcurrido
desde la fecha de vencimiento hasta el pago de la misma, en función de la siguiente tabla:
Tabla 4. Tasa de interés de mora

DIAS DE RETRASO RECARGO POR

HASTA EL DÍA DE PAGO MOROSIDAD HASTA
0 0%
1-15 5%
16-30 7%
31-60 9%
Más de 60 10%

Tal recargo, más la tasa de interés que se encuentre vigente para la operación al momento
de ocurrir la mora, constituirán la tasa de mora que se aplicará desde la fecha de
vencimiento de la obligación hasta el día de pago, por cada cuota cuya fecha de
vencimiento sea posterior a la fecha de vigencia de la presente resolución 5.

 Los costos por gestión de cobranzas, serán fijados dentro de los límites establecidos y
aprobados por el organismo de control consejo de administración

 Los valores por costos de gestión de cobranza son:

Tabla 5. Costo servicios de cobranza extrajudicial

GESTIÓN DE COBRANZA EXTRAJUDICIAL

Rango de días vencidos
Cargo* (dólares)
a. de 1 a 30 días b. de 31 a 60 días c. de 61 a 90 días d. de más de 90 días
a. menor a 100 6.38 16.23 23.17 25.56
Rango de cuota

b. de 100 a 199 7.35 16.46 23.85 26.64

(dólares)

c. de 200 a 299 7.92 17.83 25.27 29.03

d. de 300 a 499 8.32 20.34 27.43 32.72
e. de 500 a 999 8.63 23.99 30.34 37.70
f. Mayor a 1.000 8.88 28.78 34.01 43.99

*A los cargos descritos en ésta resolución se les agregará el valor que corresponda por el
IVA

Se considerará además los siguientes parámetros:

5
Art. 31. Resolución No. 133-2015-M de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, 29 de septiembre de
2015

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 1) Por la gestión realizada antes de la fecha de vencimiento de pago o la gestión
preventiva de cobranza no se cobrará valor alguno.
2) La entidad debe llevar un registro con fechas y horas que evidencien la gestión de
cobranza efectiva realizada. Los registros deben contar con respaldos físicos,
digitales u otros que evidencien las gestiones efectivas realizadas
3) Se cobrará un solo cargo dentro del rango de cuota y de días vencidos,
independiente del número de gestiones efectivas realizadas
4) Está prohibido el cobro por gestione de cobranza de créditos vencidos que no
cuenten con el respaldo de la gestión efectiva realizada.
5) Si la gestión de cobranza la efectuara un tercero distinto a la entidad, no se podrá
recargar valores adicionales a los cargos previstos en ésta resolución
6) Todo valor a ser ingresado por gestiones de cobranza operativa, extrajudicial y judicial al
sistema, debe ser respaldado por documentos de justificativo correspondiente según sea
el caso y debe constar a nombre del socio, la persona encargada de ingresar estos valores
al sistema son las asistentes de negocios.
7) Los costos por mediación se aplicarán como parte de la gestión de cobranza
8) La gestión de recuperación por parte de los gestores de cobranza tendrá un valor del 10%
del valor recuperado, el cargo correspondiente será subido al sistema por parte de la
asistente de negocios.
9) Cuando el crédito pasa a estado judicial se aplicará el 12 % por concepto de honorarios.

El período de cobranza promedio: Llamado de duración media de las cuentas

por cobrar, resulta útil para evaluar el crédito y políticas de cobro.
Período de cobranza promedio = Cuentas por Cobrar
Promedio de Ventas Diarias.

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ANEXOS

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ANEXO 1. PROCESO DE COBRANZA

ANEXO 2. DETERMINACIÓN DE COSTOS POR GESTIÓN DE COBRANZA, GASTOS

JUDICIALES Y OTROS

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 CONTRATO DE ACEPTACIÓN DE COSTOS POR
GESTIÓN DE COBRANZA, GASTOS JUDICIALES Y OTROS

Nosotros Deudores y/o Garantes y/o Codeudores Solidarios autorizamos a la Cooperativa de

Ahorro y Crédito, a realizar los débitos o transferencias correspondientes de nuestras cuentas y
efectuar cobranzas directamente y/o a través de terceras personas y/o instituciones, como
también a informar a distintas empresas, comercio, burós de información de crédito y público en
general sobre nuestro comportamiento crediticio y a la vez declaro conocer y aceptar los valores
correspondientes a la gestión de recuperación de mora de la Administración de Cobranzas de
conformidad a la siguiente tabla:

GESTIÓN DE COBRANZA EXTRAJUDICIAL

Rango de días vencidos
Cargo* (dólares)
a. de 1 a 30 días b. de 31 a 60 días c. de 61 a 90 días d. de más de 90 días
a. menor a 100 6.38 16.23 23.17 25.56
Rango de cuota

b. de 100 a 199 7.35 16.46 23.85 26.64

(dólares)

c. de 200 a 299 7.92 17.83 25.27 29.03

d. de 300 a 499 8.32 20.34 27.43 32.72
e. de 500 a 999 8.63 23.99 30.34 37.70
f. Mayor a 1.000 8.88 28.78 34.01 43.99

 De los costos de los honorarios de los Abogados por recuperación legal

Los costos que serán cargados a la cuenta del socio por honorarios de abogados serán los
siguientes:

1. En juicios de crédito de saldos de capital de hasta $ 2.000 el honorario del abogado será
de 15%

2. En juicios de créditos de saldos de capital mayores a $ 2001 el honorario del abogado será
del 12% sobre el saldo del capital adeudado a la fecha de la calificación de la demanda en
el juzgado respectivo.

En ambos casos el valor será ingresado al socio únicamente cuando el abogado presente
el documento de calificación de demanda.

MOROSIDAD Y SANCIONES

Los gastos deben ser cobrados en efectivo o debitados de las cuentas al deudor o garante en base
al informe emitido por cobradores. La Cooperativa podrá exigir la presentación de los
documentos que considere necesarios para comprobar la inversión en la gestión de cobranzas o
verificará por cualquier medio este hecho sin que la institución pueda recargar suma alguna por
ningún concepto. La Cooperativa se reserva sin perjuicio el derecho de iniciar las acciones
judiciales, previo la siguiente consideración:

a. Si no cancelare oportunamente los dividendos y el socio incurre en morosidad, se

agotarán todos los procedimientos para su recuperación, de persistir esta, se procederá
conforme a las disposiciones legales vigentes.

El presente documento tendrá validez hasta la recuperación total de los valores de la operación de
crédito, tanto del capital, intereses nominales, intereses de mora y gastos por gestión de cobranza.

DEUDOR PRINCIPAL CODEUDOR

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Firma: Firma:
_____________________________________ _____________________________________

Nombre: Nombre:
___________________________________ ___________________________________

N° de CI: N° de CI:
___________________________________ ___________________________________

GARANTE COGARANTE

Firma: Firma:
_____________________________________ _____________________________________

Nombre: Nombre:
___________________________________ ___________________________________

N° de CI: N° de CI:
___________________________________ ___________________________________

GARANTE COGARANTE

Firma: Firma:
_____________________________________ _____________________________________

Nombre: Nombre:
___________________________________ ___________________________________

N° de CI: N° de CI:
___________________________________ ___________________________________

Dado en, …………………, a los ………… días del mes de …………del 201….

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ANEXO 3. NOTIFICACIÓN RECUPERACIÓN PRE JUDICIAL Y JUDICIAL

DEPARTAMENTO LEGAL Y COBRANZAS

DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO FOMENTO PARA LA PRODUCCIÓN DE
PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS - FOPYMES LTDA.

NOTIFICACIÓN No.

Fecha

Señor/a - Socio/a y/o Garante No.- valor vencido:

Deuda a la fecha:

Presente.

De mis consideraciones:

En calidad de Asesor de Cobranzas de la Cooperativa, vendrá en su conocimiento que del crédito

que mantiene con esta Institución se encuentra en mora, por haber incumplido el pago de su
obligación, se le da a conocer con esta notificación, que tiene que acercarse a cualquiera de
nuestras oficinas a realizar el pago de las letras vencidas por lo que se entregaran todos los
documentos al abogado de la institución para que se iniciarán en su contra las acciones legales
correspondientes en juicio ejecutivo.

Con el objetivo de evitar el trámite del juicio ejecutivo en su contra, deberá acercarse a la
Institución o al departamento jurídico y cobranzas, en el plazo máximo de veinticuatro horas y
cancelar los valores adeudados; caso contrario se procederá…

Su no comparecencia se entenderá como una negativa de solución y me deja en la libertad de

continuar con la tramitación del juicio correspondiente.

Atentamente.

DEPARTAMENTO DE COBRANZAS DE LA COAC

ANEXO 4 – NOTIFICACIÓN COBRANZA JUDICIAL

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 NOTIFICACION ABOGADO

Fecha

Señor/a valor vencido:

Deuda a la fecha:

Presente.

De mis consideraciones:

En calidad de Abogado en libre ejercicio de mi profesión, vendrá en su conocimiento que del

crédito que mantiene con el señor ______________________________, se encuentra en mora, por
haber incumplido el pago de su obligación, por lo que se van a iniciar en su contra las acciones
legales correspondientes en juicio ejecutivo.

Con el objetivo de evitar el juicio ejecutivo en su contra, deberá acercarse a mi estudio

profesional/oficina de la Cooperativa, en el plazo máximo de cuarenta y ocho horas, a fin de
cancelar los valores adeudados; caso contrario se procederá a….

Su no comparecencia se entenderá como una negativa de solución y me deja en la libertad de

continuar con la tramitación del juicio correspondiente.

Atentamente.

ABOGADO DE LA COAC.

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ANEXO 5– Tabla de condonación de intereses

DIAS VENCIDOS
REMISIÓN INTERES
DE A REMISION MORA
NOMINAL
90 120 NO APLICA NO APLICA
121 150 5% NO APLICA
151 180 10% NO APLICA
181 210 15% NO APLICA
211 240 20% NO APLICA
241 270 25% NO APLICA
301 330 30% NO APLICA
331 360 35% NO APLICA
361 390 40% NO APLICA
391 420 45% NO APLICA
421 450 50% NO APLICA
451 480 55% NO APLICA
481 510 60% NO APLICA
511 540 65% NO APLICA
541 570 70% NO APLICA
571 600 75% NO APLICA
601 630 80% NO APLICA
631 660 85% NO APLICA
661 690 90% NO APLICA
691 720 95% NO APLICA
721 750 100% NO APLICA
751 780 100% 5%
781 810 100% 10%
811 840 100% 15%
841 870 100% 20%
871 900 100% 25%
901 930 100% 30%
931 960 100% 35%
961 990 100% 40%
991 1020 100% 45%
1021 1050 100% 50%
1051 1080 100% 55%

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