Cuestionario de Evaluacion Del Control I

Auditoría Interna
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Arqueo de Caja Chica - Tesorería
1. Introducción
1.1. Origen
El presente estudio se originó de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría para el
año 2018.
1.2. Objetivo
 Objetivo General:
Determinar la integridad del fondo fijo del COSEVI y su control interno, para constatar que
se cumpla con la normativa aplicable.
 Objetivos Específicos:
 Verificar la integridad del fondo fijo.

 Evaluar los controles internos sobre la utilización y administración de dichos fondos.
 Verificar el cumplimiento de la normativa legal vigente.
1.3. Alcance
Abarcó el año 2018.
El estudio se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría

para el Sector Público (R-DC-064-2014) y Normas para el Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), emitidas por la
Contraloría General de la República (en adelante CGR) y la normativa
aplicable al objeto de estudio. Lo anterior según la Directriz 2015-03 emitida por e DEA el 17-03-
2015.
1.4. Conferencia final.
La Conferencia final de este informe se llevó a cabo en la Sala de Reuniones de la Auditoría

Interna, en el Cuarto piso, el 01-06-2018. En la misma no se hicieron observaciones que
cambien los resultados de éste. Los funcionarios asistentes por parte de la Administración
a dicha exposición, se detallan a continuación:
Teléfonos: 2522-0912
Fax: 2522-0869
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Cargo Invitados Asistentes

Dirección Ejecutiva Licda. Cindy Coto Calvo Licda. Yuliana Leiva Orozco
Director Financiero Lic. Sergio Valerio Rojas Lic. Sergio Valerio Rojas
Jefe del Departamento de Lic. José Leal Alvarado Licda. Melissa Rojas Madrigal
Tesorería
1.5. Disposiciones de la Ley General de Control Interno, a considerar
 Sobre la implantación de recomendaciones
ARTÍCULO N° 36.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan
recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el
informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el
informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las
recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de
recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia
iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá
apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las
soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas,
en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite
que proceda.
ARTÍCULO N° 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá
ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la
fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del
plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo
debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
ARTÍCULO N° 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República Firme la resolución del
jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días
hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto
y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días
hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna
o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de
no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones
previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.
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Sobre responsabilidad
ARTÍCULO N° 39.- Causales de responsabilidad administrativa
El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen
aplicable a la respectiva relación de servicios.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa,
cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo,
mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.
Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la
auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley.
Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los
deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones
para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan
ser imputadas civil y penalmente.
El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad
administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el
sub auditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones
de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el
voto negativo.
1.6. Antecedentes.
Mediante el Decreto N° 38294-MOPT, publicado en La Gaceta N° 84 el 05 de mayo del 2014,

se estipuló el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial
(COSEVI), el cual contiene las disposiciones que rigen el accionar del Fondo de Caja Chica.
En su Artículo N°5 se estipulan las condiciones en que el Fondo de Caja Chica debe realizar
la ejecución del gasto y la normativa a considerar, tal y como se transcribe a continuación:
Artículo N° 5. Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo de Caja Chica es un procedimiento de excepción y por
consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y urgentes, según el criterio justificado del
COSEVI.
Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias
consideradas para tal efecto, de acuerdo a lo que establece el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para
Compras por Caja Chica de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. (El subrayado y la negrita no son del original).
El Fondo Fijo de Caja Chica actualmente es de ¢28.000.000,00 (Veintiocho Millones de Colones

sin Céntimos), según el Oficio JD-0602-2013 del 26-08-2013, Acuerdo N° 2732-2013, inciso
6.2 emitido por la Junta Directiva de la Institución, que cita lo siguiente:
“Instruir a la Administración para que realice las gestiones necesarias para actualizar el monto total del Fondo de Caja
Chica a veintiocho millones de colones netos (¢28.000.000.00), así como los montos destinados al pago de gastos menores
en efectivo a ochenta y seis mil colones netos (¢86.000,00), la compra de bienes y servicios urgentes en doscientos ochenta
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y siete mil colones netos (¢287.000,00) y las reparaciones de activos en ochocientos sesenta mil colones netos
(¢860.000,00).”
El cual se custodia y administra a través de la Cuenta Bancaria N°242349-9 del Banco de

Costa Rica. Dicho Fondo opera en el Departamento de Tesorería, en donde la Jefatura está
a cargo del Lic. José Humberto Leal Alvarado y la Encargada de la Caja Chica es la Señora
Alejandra Rojas Torres.
2. Resultados
2.1. Arqueo efectuado el 19-02-2018.
El 19-02-2018 se realizó el Arqueo a la Caja Chica Institucional, mismo que se plasma en

detalle por medio del Cuadro N°1 siguiente:
Cuadro N°1
Arqueo de Caja Chica realizado por la Auditoría Interna
Arqueo de Caja Chica

Fecha: 19-02-2018
Hora: 09:00 a.m.
Fondo autorizado Sumas Verificadas

Efectivo en caja 348,620.00
Documentos cancelados Caja Chica 301,590.73
Documentos cancelados Viáticos 1,370,115.00
Documentos cancelados Devoluciones Multas 15,000.00
Saldo en Libros 6,834,708.72
Vales pendientes 24,320.00
Adelantos de viáticos pendientes 5,808,040.00
Reintegros en trámite 10,426,562.80
( - ) Retenciones impuesto de renta -
(+ ) Faltante 2,871,042.75
( - ) Sobrante -
Sumas Iguales 28,000,000.00 28,000,000.00

Fuente: Departamento de Tesorería.
La diferencia o faltante en el fondo de Caja Chica fue de ¢2.871.042,75 (Dos millones

ochocientos setenta y un mil cuarenta y dos colones con 75/100), y se debe a lo siguiente:
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 Oficio DT-2018-0230 del 16-02-2018 Transferencia de viáticos por la suma de

¢1.582.100,00 que no había sido registrada por la Encargada de la Caja Chica.
 Oficio DT-2018-0235 del 19-02-2018 Transferencia de viáticos por la suma de
¢1.283.650,00 tampoco había sido registrada por la Encargada de Caja Chica.
 El arqueo arrojó un faltante de ¢5.292,75 (Cinco mil doscientos noventa y dos
colones con 75/100), el cual reintegró la Encargada de la Caja Chica, este mismo día
por medio de comprobante depósito N° 67588017 del Banco de Costa Rica.
La Ley General de Control Interno N° 8292
Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control
interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la
consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control
interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.
b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría
interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan.
d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de
esta Ley.
e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las
directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración
activa.
Artículo 15.—Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control
que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a
desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
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b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan
claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos
significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que
puedan haberse cometido.
v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación
específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.
Normas de Control Interno para el Sector Público
1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI
De conformidad con las responsabilidades que competen a cada puesto de trabajo, los funcionarios de la institución deben,
de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender
los requerimientos para el debido diseño, implantación, operación, y fortalecimiento de los distintos componentes
funcionales del SCI.
4.3 Protección y conservación del patrimonio
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades
de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los
activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta,
fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse
expuestos, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…
4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la
ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de
legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los
requisitos indicados en la norma 4.2…
4.5.1 Supervisión constante
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo
de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias
para la consecución de los objetivos.
4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las actividades de control que permitan
obtener una seguridad razonable de que la actuación de la institución es conforme con las disposiciones jurídicas y técnicas
vigentes. Las actividades de control respectivas deben actuar como motivadoras del cumplimiento, prevenir la ocurrencia
de eventuales desviaciones, y en caso de que éstas ocurran, emprender las medidas correspondientes. Lo anterior, tomando
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en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales
puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.
5.6 Calidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de
información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las
necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de
mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad,
oportunidad y utilidad.
5.6.1 Confiabilidad
La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de
errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.
Dado lo anterior, en el arqueo se determinó que existió una falla de control interno en el
manejo de la Caja Chica, puntualmente en la anotación oportuna en el registro auxiliar de
dos transferencias bancarias que correspondían a Adelantos de Viáticos. Lo anterior generó
una diferencia documental o un faltante transitorio en el monto de la Caja Chica.
2.2. Segundo Arqueo efectuado el 26-02-2018.
Cuadro N°2
Segundo Arqueo de Caja Chica realizado por la Auditoría Interna
El día 26-02-2018 se volvió a realizar otro Arqueo a la Caja Chica cuyo detalle es el siguiente:
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El Arqueo dio como resultado un sobrante de ¢3,31 (tres colones con 31/100), los cuales
corresponden a redondeos que se dan en los montos de los vales de caja chica, al no contar
con monedas de baja denominación.
A pesar de que el arqueo del efectivo y documental de la caja chica no arrojó faltantes,
existen deficiencias importantes de control interno, en un parte de la documentación de
soporte, que podría comprometer la integridad y la validez de los documentos.
Como por ejemplo mediante Acta del 26-02-2018 se determinó lo siguiente:
 Solicitud de adelanto de viáticos N° DSG-087-2018 sin firma del funcionario.

 Solicitud de adelanto de viáticos N° UDRV-2018-0258 sin sellos.
 Liquidación de viáticos N° 025-2018 sin firma del supervisor.
 Liquidación de viáticos N° DGDHUC-PRE-2018-0033 (6) sin sello del Departamento
en la factura del hospedaje.
Por otra parte, se identificaron adelantos pendientes de liquidar de dos funcionarios

(Andrés Abarca Montenegro y Andrea Fonseca Ramírez) donde aparecían con 2 o 3
adelantos sin las liquidaciones correspondientes, al consultar al Lic. Oscar Arguedas
Campos, quien estaba a cargo de la Caja Chica en ese momento, indicó que las liquidaciones
ya se encontraban pero que por falta de tiempo no se habían registrado.
La Ley General de Control Interno N° 8292
Artículo 8º—Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control
interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la
consecución de los siguientes objetivos:
ilegal.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control
a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.
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c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría
interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
correspondan.
d) Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de
esta Ley.
e) Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las
directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración
activa.
Artículo 15.—Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control
que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a
desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan
claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos
significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos
apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que
puedan haberse cometido.
v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación
específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.
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4.5.1 Supervisión constante El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión
constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como
emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.
puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.
5.6 Calidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de
información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las
necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de
mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad,
oportunidad y utilidad.
5.6.1 Confiabilidad La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que
se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia
competente.
Dado lo anterior, se determina que existe una falla de control en el manejo de los
documentos de la Caja Chica, al no registrarse los mismos oportunamente como
corresponde, ya que los movimientos no se anotan de forma diaria, y esto puede ocasionar
que exista pérdidas de documentos e incluso puede generar faltantes en el fondo de la Caja
Chica, además que se puede prestar para manejos irregulares que puede causar afectación
a la Hacienda Pública.
2.3. Deficiencias en los documentos de soporte de la Caja Chica (Arqueados).
En la revisión efectuada a los documentos de respaldo de la Caja Chica (Arqueados) se

detectaron deficiencias importantes, que se especifican a continuación:
A- En una muestra de 13 Liquidaciones de Vales de Caja Chica, que se exponen a

continuación y que respaldan el arqueo realizado, se encontraron documentos que
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no cumplen con los requisitos (atributos) estipulados en el Manual de Procedimientos de

dicho Fondo:
Simbología:
Verificado √
No cumple X
No aplica N /A
Nota: De acuerdo con el Manual de Procedimientos del Fondo de Caja Chica, los vales de caja chica deben
cumplir con 14 requisitos o atributos, sin embargo, como se observa en el cuadro fueron revisados 7, ya que
del 7 al 14 son características que deben contener los tiquetes de caja, cuando no hay facturas timbradas, en
esta muestra no se revisó ningún tiquete de caja.
El Manual de Procedimientos del Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial,
aprobado por la Dirección Ejecutiva, mediante el Oficio DE-2015-00503 (2) del 11 de febrero
del 2015, indica que los Vales de Caja Chica deben contener los siguientes requisitos:
“Las compras de bienes o servicios deben respaldarse para su debido trámite con los siguientes documentos:
1. Factura original con el logo y/o nombre de la empresa de forma nítida.
2. A nombre del Consejo de Seguridad Vial.
3. Descripción clara del bien o servicio adquirido.
4. Total de la compra.
5. Sello de cancelado del proveedor.
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6. Factura timbrada o dispensada por la Dirección General de Tributación Directa.

7. En el caso de tiquetes de caja por emisión electrónica, éstos se considerarán autorizados si cumplen con los siguientes
requisitos, según la Resolución Nº02-2000 de la Dirección General de Tributación:
8. Nombre del proveedor o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe).
9. Número de inscripción, ya sea cédula jurídica o cédula física.
10. Número de la transacción.
11. Número de serie de la caja registradora que lo emite (preferiblemente)
12. Fecha de emisión.
13. Descripción y valor del artículo vendido o servicio prestado.
14. Precio neto de la venta. “
Las deficiencias en el control de estos documentos, ya habían sido señaladas en informes

anteriores de esta Auditoría Interna, empero, persiste la falla en la revisión de los mismos,
por ello, no existe garantía de que las compras de bienes y servicios se estén realizando
satisfactoriamente, y no se descartaría una posible afectación a la Hacienda Pública.
B- Se determinó en los arqueos efectuados, que ninguno de los formularios de

“Solicitud de Adelanto de Viaje y/o Transporte en el Interior del País”, incluye el ítem
o casilla denominada “Cargo que desempeña”, como referencia se tiene un ejemplo:
Incumpliéndose lo indicado en el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de

Seguridad Vial N° 38294-MOPT, Artículo 32, inciso 32.2.2, punto b) 5, que cita lo siguiente:
“b) Adelanto de Viáticos y/o Transporte en el Exterior del País
En el caso de los adelantos de viaje y/o transporte para los funcionarios en el exterior del país, deberá solicitarlo el
funcionario que vaya a salir del país, en el formulario de “Solicitud Adelanto de Viaje y/o Transporte en el Exterior
del País” que para tal efecto establezca el Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera del COSEVI, de
acuerdo a los lineamientos indicados en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios
Públicos de la Contraloría General de la República. Dicho formulario deberá indicar claramente:
1. Fecha
2. Número de oficio
3. Nombre y número de cédula del funcionario
4. Dirección y/o Departamento
5. Cargo que desempeña…”
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Así mismo, en el Manual de Procedimientos del Fondo de Caja Chica para el Consejo de
Seguridad Vial, que cita lo siguiente:
“De acuerdo a los lineamientos indicados en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos de la
Contraloría General de la República. Dicho formulario deberá indicar claramente:
1. Fecha
2. Número de oficio
3. Nombre y número de cédula del funcionario
4. Dirección y/o Departamento
5. Cargo que desempeña
6. Monto solicitado
7. Propósito de la gira
8. Lugares a visitar
9. Período estimado de la gira
10. Firma del funcionario
11. Nombre, firma del Funcionario que autoriza.
12. Nombre y firma del funcionario encargado de la autorización presupuestaria.
13. Visto bueno de la Unidad Ejecutora.”
El texto antes descrito viene de la página N°9 del Manual de marras que en el punto N° 5
establece el requerimiento del Cargo que desempeña, no obstante, en la Página N° 49 de
dicho manual, se adjunta el formulario “Anexo N°43,” que erradamente no incluye ese ítem.
Este tipo de inconsistencias ya han sido señalados por esta Auditoría Interna en informes
anteriores, y la omisión de este dato, podría ocasionar que no se pueda determinar, si el
trabajo que se desarrollado en las giras, está en concordancia con el puesto que desempeña
el funcionario y si no se está presentando una desviación de los recursos de la Caja Chica y
de las metas respectivas.
Es importante mencionar que dadas las inconsistencias descritas por esta Auditoría, se debe
realizar una revisión tanto del Reglamento de Caja Chica del Cosevi, como el Manual de
Procedimientos de la Caja Chica, situación que ya había sido mencionada por esta Auditoría
en informes anteriores, para que se subsanen éstas deficiencias y prever situaciones que se
puedan presentar con los cambios tecnológicos.
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C- Con relación al Registro de Firmas (Tarjetas), llama la atención que el Departamento

de Proveeduría no tiene actualizadas las tarjetas correspondientes para los trámites
de Caja Chica, sin embargo, se han canalizado varios vales. Lo que evidencia que no
se ha hace una adecuada revisión de los mismos, y se han pagado dichos
comprobantes sin la respectiva autorización.
Mediante Oficio de Advertencia N° AI-ADV-AF-18-12 del 05-03-2018, se le señaló a la

Administración el pago de estos trámites sin autorización y el incumplimiento normativo
que se dio. Se solicitó que se subsane esta situación y no se paguen más vales de caja chica
a este Departamento hasta que se encuentren las debidas tarjetas, autorizando para estos
trámites. Situación que fue subsanada mediante el Oficio DT-2018-0330 del 14-03-2018.
Por otra parte, el problema con el Registro de Firmas (tarjetas), también ha sido informado
en anteriores informes de esta Auditoría, empero, se sigue repitiendo las mismas
situaciones, como por ejemplo, personas que aparecen en la tarjeta autorizando el
presupuesto y cuando se presenta el Vale de Caja Chica, aparece la firma en el apartado de:
“Autorizado Por”; siendo contrario a los roles descritos en el Registro de Firmas.
En la Liquidación de Vale de Caja Chica N° DEPROV-0066-2018 del 20-02-2018, se solicitó

una renovación de firma digital y quien autoriza la compra del bien o servicio es la MBA.
Sara Soto Benavides y quien aprueba el contenido presupuestario de la Unidad ejecutora
fue ella también. Situación que llama la atención, ya que en la tarjeta N° 11 del registro de
firmas, no permite esta combinación, por cuanto, quien puede autorizar la compra es el Lic.
Gustavo Ruiz Ruiz y la aprobación del contenido presupuestario lo da la MBA. Sara Soto
Benavides, pero siempre deben estar las firmas de los dos funcionarios.
Este tipo de deficiencias ya se habían descrito en el Informe A.I.-A.F.-13-02 “Evaluación de

la Administración de Fondos Fijos”, donde se recomendó lo siguiente:
“4.4 Corrija las deficiencias descritas en el Resultado 2.4, según lo establecido en las Normas de Control Interno para el
Sector Público.” (Dentro de dichas deficiencias estaban las detectadas en el Registro de Firmas).
Y el Informe AI-INF-AF-16-28 en donde se recomendó lo siguiente:
c. Girar instrucciones a la Dirección Financiera para que el Departamento de Tesorería:
2. Realice una supervisión y control efectivo sobre el Registro de firmas utilizado y se corrijan las deficiencias
reflejadas en el Resultado 2.5. para garantizar la confiabilidad de la información en el mismo.
En consecuencia, se observó que existen deficiencias en la aprobación presupuestaria y en

la autorización de los gastos de la Caja Chica, lo que incide que no haya garantía del uso
correcto de los recursos públicos, por cuanto funcionarios sin la envestidura oficial, han
firmado trámites, que por falta de una adecuada revisión documental, se paguen en forma
irregular bienes y servicios, aspecto que provoca el debilitamiento del control interno,
facilitando la pérdida de recursos, incluso el mal uso de los mismos y hasta el despilfarro.
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D- Con relación a la documentación que respalda los Arqueos de Caja Chica realizados
por esta Auditoría Interna, se observó el pago de gastos de viáticos ocasionales a
distancias inferiores a los 25 kilómetros, contraviniendo lo establecido en el oficio
DF-2017-220 emitido por la Dirección Financiera el 26 de mayo del 2017, en el cual
se prohíbe el pago de viáticos ocasionales a una distancia inferior a los 25 kilómetros
de distancia del centro laboral, establece específicamente lo siguiente:
Con motivo de lo expuesto anteriormente le informe que el Decreto Ejecutivo N°32441 denominado
“Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas
y Transportes y sus órganos adscritos”, resulta de aplicación para el Consejo de Seguridad Vial, por lo que le
solicito velar por el cumplimiento a cabalidad de las disposiciones contenidas dentro de esta normativa,
principalmente en cuanto a los artículos 18 y 33 que disponen lo siguiente:
“Artículo 18- No reconocimiento del Viático Ocasional. No se reconocerá Viático Ocasional al funcionario,
cuando el punto de destino esté a una distancia inferior a los 25 km del centro de trabajo, o a menos de 10 km
de su residencia habitual”
Aspecto que fue señalado por esta Auditoría Interna mediante el Oficio de Advertencia N°
AI-ADV-AF-18-13 del 13-03-2018 y se determinó un pago de viáticos al interior del país que
no correspondía por un monto de ¢512.150.00 (Quinientos Doce Mil Ciento cincuenta
Colones sin Céntimos.) Ver Anexo N° 1
Por lo tanto, estas inconsistencias señaladas en este Resultado ocasionan que se esté
girando irregularmente Viáticos a funcionarios del Cosevi, y se están ejecutando recursos al
margen de la normativa, afectando directamente la Hacienda Pública.
2.4. Vales de Caja Chica vs Plan de Compras
En los arqueos efectuados a la Caja Chica se localizaron comprobantes pagados por

concepto de bienes que no se debieron comprar con este fondo, por cuanto, no
correspondían a gastos menores indispensables, ni urgentes y además carecían de un
criterio que justificara su adquisición, así mismo, estos bienes comprados están incluidos o
programados en el Plan de Compras Anual institucional.
Llama profundamente la atención, que la Administración no ha determinado el alcance que

describe el Clasificador por objeto del gasto del sector público, para las compras que se
efectúen por el Fondo Fijo Caja Chica, en lo que respecta a “excepción del gasto”, así como
“la realización de gastos menores indispensables y urgentes”. Por cuanto, con este fondo
sin justificación se adquieren bienes incluidos en el Plan de compras del 2018, por lo cual se
salen del rango de gasto imprevisible, urgente o indispensable.
Lo anterior, ya había sido mencionado en el Informe N° AI-INF-AF-16-28, incumpliéndose

con la siguiente recomendación:
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“C. Girar instrucciones a la Dirección Financiera para que el Departamento de Tesorería:

3. Establezca un mecanismo de control cruzado con el Departamento de Proveeduría, para utilizar lo menos
posible el Fondo de Caja Chica en aquellas compras que figuran dentro del Plan de Compras Institucional,
(según lo descrito en el Artículo N°7 del Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Cosevi – Decreto
N°38294-MOPT). Y lo que se encuentre en el Convenio Marco para que no sea tramitado por Caja Chica,
Mientras se efectúa el análisis de los cambios en la normativa interna puntualizado en la Recomendación
N°4.1 B) de este Informe. (Resultado 2.3)”
También en este mismo informe se detalló lo siguiente:

“Por otra parte también hay artículos que podían ser comprados por medio del Convenio Marco, y si se encuentran ahí no
debían ser comprados por Caja Chica.
Esto a pesar que en el Artículo N°5 del Reglamento de Fondo de Caja Chica del Cosevi se
establece lo siguiente:
“Artículo 5º-Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo de Caja Chica es un procedimiento de excepción y por
consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables y urgentes, según el criterio justificado del
COSEVI.
Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias
consideradas para tal efecto, de acuerdo a lo que establece el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para
Compras por Caja Chica de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.”
(El subrayado o resaltado no es del original).
El Clasificador por objeto del gasto del sector público para compras por Fondo Fijo Caja
Chica indica en su concepto lo siguiente:
“El clasificador por objeto del gasto es una herramienta de gestión financiera, utilizada en las diversas etapas del proceso
presupuestario de las instituciones del sector público. Consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y
agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté
efectuando.”
Especifica, además:
“1º- Que la Tesorería Nacional es el Órgano Constitucional encargado de la administración del efectivo del Estado, en
cumplimiento del principio de Caja Única, a fin de asegurar un manejo adecuado de los fondos públicos, con sujeción a la
normativa aplicable y en atención de las necesidades y obligaciones de cada entidad.
2°- Que aparte de los recursos que corresponde administrar según el principio de Caja Única, resulta indispensable que los
órganos y entes administradores y custodios de los fondos públicos, cubiertos por el ámbito de aplicación de la Ley de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su Artículo 1, incisos a y b dispongan de un fondo
fijo de recursos que les permita afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, bajo un marco normativo que
establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.
3°- Que como parte del proceso de modernización de la Administración Financiera de la República se pretende mejorar los
procesos internos en la gestión, tramitación y registro contable de la ejecución presupuestaria, contratación administrativa
y pago de obligaciones.
4°- Que los artículos 79 y 82 del Reglamento de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos –Ley No. 8131-, confieren a la Tesorería Nacional la competencia para emitir la normativa y los procedimientos
específicos para regular la operación de los fondos de caja chica que la legislación autorice, dentro del marco de respeto
al principio de caja única.
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Naturaleza
La ejecución del gasto mediante caja chica es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la realización
de gastos menores indispensables y urgentes, según criterio justificado de la administración de cada Institución.
Específicamente, con cargo a la caja chica se podrán realizar gastos correspondientes a las partidas, grupos y subpartidas
del Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público autorizadas por la Tesorería Nacional para compras de bienes y
servicios por medio del Fondo Fijo Caja Chica.
Para los grupos y subpartidas no contempladas en las partidas de la siguiente estructura del Clasificador por Objeto del
Gasto del Sector Público, la Tesorería Nacional podría autorizar lo supracitado para un gasto menor urgente y necesario
mediante solicitud del Responsable del Fondo Fijo – Caja Chica.”
Además, el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial (COSEVI)
N° 38294-MOPT mencionado describe lo siguiente:
“Artículo 7º-Gastos menores indispensables y urgentes. Se considerarán Gastos Menores indispensables y urgentes
aquellos que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el Artículo 17 de este reglamento, que
se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites
que requieren otros procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera
excepcional por medio de este Fondo. Además, entre los denominados Gastos Menores se consideran los gastos por
viáticos y transportes, tanto al interior como al exterior del país; los gastos de representación ocasionales en el exterior y
gastos conexos a realizar en el exterior, gastos por desplazamientos ocasionales para el desarrollo de proyectos
institucionales que no califiquen como viáticos o transportes ordinarios; y para la devolución de dinero por concepto de
multas por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N° 9078, cursos teóricos, pruebas
prácticas, emisión de licencias de conducir, entre otros.
Los Ejecutores del Presupuesto y el Departamento de Proveeduría del COSEVI, deberán organizarse y planificar
adecuadamente las compras de materiales y suministros que el COSEVI necesite, utilizando los diferentes procesos de
Contratación Administrativa, con el fin de utilizar lo menos posible el Fondo de Caja Chica autorizado. El subrayado y
resaltado no es del original.
Se le consultó al Lic. José Humberto Leal Alvarado, Jefe del Departamento de Tesorería, que,
si se ha analizado la posibilidad de restringir las compras de algunos artículos, según la
“excepción del gasto”, ya sea por medio de Directriz o algún otro documento formalizado
por la Administración e indicó lo siguiente: “No.”
También, se le consultó si existe alguna coordinación entre el Departamento de Tesorería y

el de Proveeduría para organizar y planificar adecuadamente las compras con el fin de
utilizar lo menos posible el Fondo de Caja Chica, como lo establecen los artículos
mencionados anteriormente, y esto fue lo que indicó: “No.”
Por lo anterior, se afecta el control interno ejercido sobre el Fondo de Caja Chica, en cuanto
al cumplimiento de las Normas de Control Interno para el Sector Público que cita lo
siguiente:
“1.2 Objetivos del SCI
El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos:
a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue
suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío,
desperdicio o menoscabo…”
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“1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI
funcionales del SCI.”
Se siguen presentando a la fecha, las mismas deficiencias de control interno en el manejo

del Fondo de Caja Chica, que han sido señalado en informes anteriores de esta Auditoría,
entre ellos el N° AI-AF-13-02 y el N° AI-INF-AF-16-28.
La Administración no está aplicando como corresponde el marco normativo, ya sea por

inexperiencia, falta de compromiso, pericia o apatía, lo que repercute en que se hagan
compras injustificadas de bienes que no corresponden a gastos menores indispensables, ni
urgentes y son bienes que la institución espera adquirir en el Plan de Compras Anual
institucional, generándose un debilitamiento del control interno que se ejerce sobre estos
fondos públicos lo que repercute en uso indebido, y despilfarro de fondos públicos.
2.5. Deficiencias generales de operación y seguridad de la Caja Chica.
A- Producto del trabajo de campo se pudo determinar que cuando la Encargada de la

Caja Chica no se encuentra en su cubículo o área de trabajo, por disponer de su
tiempo de almuerzo o al realizar gestiones personales por un período de tiempo
significativo, la Jefatura de la Tesorería le ha solicitado que le entregue la contraseña
o password personal, para el uso de su computadora, lo mismo aplica cuando se
acoge a las vacaciones.
Mediante entrevista realizada a la Señora Alejandra Rojas Torres, Encargada de la Caja

Chica, en el Departamento de Tesorería, el día 21 de marzo de 2018, indicó lo siguiente:
“Con relación al tema de la contraseña de la computadora está por instrucción de mi Jefe José Leal, entregársela tanto a
él, como a los compañeros Oscar Arguedas y Melissa Rojas. Las llaves de mi cubículo las tenemos en custodia únicamente
don José Leal y yo, pero al lugar solo acceso yo, solamente en caso de que yo no me encuentre don José ingresa.” (El
subrayado y la negrita no son del original)
Con relación a lo dicho por la Señora Rojas Torres, la normativa referente al tema de
contraseñas, la Asesoría en Tecnología de la Información, en el documento integral de
Políticas de Seguridad de la Información del Consejo de Seguridad Vial establece lo
siguiente:
0903 Responsabilidades del usuario en el uso y tutela de sus contraseñas

El objetivo primordial de esta sección es evitar accesos no autorizados, favorecidos por la negligencia o falta al deber de
cuidado de los usuarios.
090301 Responsabilidad del usuario con respecto a sus contraseñas
090301-001 Responsabilidad por las contraseñas
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Todo usuario al que se le haya asignado contraseñas de acceso para los diferentes sistemas e información del COSEVI,
tiene con respecto a éstas, las siguientes obligaciones:
a) Deberá seguir todas las disposiciones y recomendaciones emitidas por el COSEVI, para la elaboración de contraseñas;
b) Deberá utilizar sus contraseñas de acceso única y exclusivamente para los usos que le fueron asignadas;
c) En la medida de lo posible memorizará sus contraseñas a fin de evitar ponerlas en riesgo, sin embargo, cuando esto no
le sea posible, deberá almacenarlas de conformidad con los mecanismos seguros y controlados aprobados por el COSEVI;
d) No deberá bajo ninguna circunstancia escribirlas en papel, ni almacenarlas sin protección;
e) No deberá compartir, prestar, divulgar, trasferir, de cualquier forma, o medio, las contraseñas que le han sido
asignadas para su uso personal;
f) Deberá seguir todas las disposiciones emitidas por el COSEVI, para el cambio regular de contraseñas;
g) Deberá cambiar las contraseñas cuando sospeche o tenga la certeza de que las mismas han sido comprometidas;
h) No deberá utilizar las opciones de guardar o recordar contraseñas al inicio de sesión de los sistemas operativos;
i) Deberá mantener múltiples contraseñas para los múltiples servicios o plataformas críticas a los cuales tiene acceso, es
decir, no debe utilizar una misma clave para todos los servicios o plataformas que la Administración Superior ha
identificado como críticos. Para las plataformas y servicios que no sean críticos, el usuario podrá utilizar la misma
contraseña, pero ésta deberá revestir un alto nivel de complejidad y cumplir en todo caso y como mínimo, con las directrices
aprobadas por el COSEVI para la elaboración de contraseñas. Ante la duda con respecto a la criticidad de los sistemas
deberá utilizar diferentes contraseñas para cada uno de ellos;
j) Deberá suscribir los documentos legales que el COSEVI estime convenientes, en los que estipule las obligaciones del
usuario y sus responsabilidades específicas con respecto a las contraseñas;
k) No deberá bajo ninguna circunstancia, utilizar contraseñas que no le han sido asignadas; y
l) No deberá, bajo ninguna circunstancia, intentar descifrar y/o violentar contraseñas de acceso que no le han sido
asignadas.
Las contraseñas de acceso son responsabilidad del usuario a quien le fueron asignadas, por lo que cualquier consecuencia
adversa que derive de su mal uso, generado por descuido, negligencia o dolo, deberá ser asumida personalmente por dicho
usuario. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier violación u omisión a lo aquí estipulado será considerada grave y el COSEVI
tomará las medidas administrativas, laborales, civiles y/o penales que la ley le permita, para sancionar a los responsables.
Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-

CO-DFOE)
1.4 Gestión de la seguridad de la información
La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,

lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores
disfuncionales.
Para ello debe documentar e implementar una política de seguridad de la información y los procedimientos
correspondientes, asignar los recursos necesarios para lograr los niveles de seguridad requeridos y considerar lo que
establece la presente normativa en relación con los siguientes aspectos:
- La implementación de un marco de seguridad de la información.

- El compromiso del personal con la seguridad de la información.
- La seguridad física y ambiental.
- La seguridad en las operaciones y comunicaciones.
- El control de acceso.
- La seguridad en la implementación y mantenimiento de software e infraestructura tecnológica.
- La continuidad de los servicios de TI.
Además, debe establecer las medidas de seguridad relacionadas con:
- El acceso a la información por parte de terceros y la contratación de servicios prestados por éstos.
- El manejo de la documentación.
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- La terminación normal de contratos, su rescisión o resolución.

- La salud y seguridad del personal.
Las medidas o mecanismos de protección que se establezcan deben mantener una proporción razonable entre su costo y
los riesgos asociados.
1.4.2 Compromiso del personal con la seguridad de la información
El personal de la organización debe conocer y estar comprometido con las regulaciones sobre seguridad y confidencialidad,
con el fin de reducir los riesgos de error humano, robo, fraude o uso inadecuado de los recursos de TI.
Para ello, el jerarca, debe:
a. Informar y capacitar a los empleados sobre sus responsabilidades en materia de seguridad, confidencialidad y riesgos
asociados con el uso de las TI.
b. Implementar mecanismos para vigilar el debido cumplimiento de dichas responsabilidades.
Establecer, cuando corresponda, acuerdos de confidencialidad y medidas de seguridad específicas relacionadas con el
manejo de la documentación y rescisión de contratos.
Normas de Control Interno para el Sector Público N° N-2-2009-CO-DFOE
1.2 Objetivos del SCI

a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal.
desperdicio o menoscabo.
b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y
sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para
su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales
y en procura del logro de los objetivos institucionales.
c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y a que sus operaciones contribuyan
con el logro de los objetivos institucionales.
d. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
El SCI debe contribuir con la institución en la observancia sistemática y generalizada del bloque de legalidad.
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4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y
los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos
asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para
prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos.
4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie
información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información
se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta,
fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan
verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…
4.5.1 Supervisión constante

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo
de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias
para la consecución de los objetivos.

puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…
El Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial, Decreto N° 38294-
MOPT, que cita lo siguiente:
Artículo 28. —Ausencia del “Responsable” del Fondo de Caja Chica. En ausencia y en situaciones impredecibles del
“Responsable”, se procederá a informar de inmediato a la Jefatura del Departamento de Tesorería, para que le comunique
al suplente tal situación, y se proceda de inmediato de la siguiente manera:
a) Situaciones Programadas: se efectuará conjuntamente el traspaso mediante un arqueo que se efectuará en
presencia del “Responsable”, el Cajero Suplente que será la persona que recibirá el Fondo de Caja Chica y un
funcionario del Departamento de Contabilidad, quienes firmarán conjuntamente el documento del arqueo.
b) Situaciones impredecibles: se efectuará un arqueo del Fondo de Caja Chica en presencia de un funcionario del
Departamento de Contabilidad, la Jefatura del Departamento de Tesorería y el cajero suplente, quienes firmarán
conjuntamente el documento del arqueo.
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B- Adicionalmente en esta misma área, se determinó que cuando se le realizaba el

primer arqueo al Fondo de Caja Chica el día 19 de febrero del 2018,
intermitentemente la funcionaria encargada de dicha Caja, la Señora Rojas Torres
estaba entrando y saliendo del perímetro de su cubículo, haciendo otras diligencias
en la Tesorería, empero, ella al parecer por exceso de confianza y/ o inocencia, dejo
la puerta cerrada con llaves puestas en la puerta. Lo anterior es contraproducente,
independientemente que existan cámaras de seguridad y por la naturaleza de los
valores y documentación que maneja, por lo tanto, la puerta debe permanecer
cerrada y sin las llaves pegadas en su ausencia. Lo anterior se puede observar
continuación:
Fotografía N° 1
Oficina de la Encargada de la Caja Chica (19-02-2018)
“Artículo 27. —Ubicación física. La ubicación física del Fondo de Caja Chica deberá disponer de la seguridad y medios de
protección adecuados para la custodia del dinero, valores y documentos que en el mismo se manejen.”
El control interno y las políticas de seguridad de la información, se incumplieron al solicitarle
a la funcionaria de la Tesorería la entrega de la clave o password personal, la cual como
práctica administrativa a todas luces es inconveniente y contraviene la normativa y en el
peor escenario, el Tesorero no está velando a cabalidad por la protección y salvaguarda de
los documentos y del dinero que se maneja en la Tesorería, al ser permisivo con la forma
insegura que opera el área física de la Caja Chica, lo cual podría ser consecuencia del exceso
de confianza, con lo cual pone en riesgo y vulnerabilidad los recursos institucionales.
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2.6. No Presentación y entrega de Informes Trimestrales de Arqueos de Caja

Chica.
Esta Auditoría por medio del Oficio AI-18-243 del 03-04-2018, dirigido a la Dirección
Financiera, le solicitó una copia de los informes de Arqueos trimestrales y se constató, que
durante los años 2017 y 2018 no los han preparado, ni remitido.
Se determinó que la Dirección Financiera, no está cumpliendo con enviar trimestralmente

el informe a la Dirección Ejecutiva, sobre los Arqueos que realiza mensualmente la Tesorería
al Fondo de Caja Chica, tampoco los Arqueos efectuados por el Departamento de
Contabilidad, a este Fondo Fijo, ni la copia a la Auditoría Interna.
Así mismo, para los años antes descritos, la Dirección Financiera (Departamento de
Tesorería) tampoco ha enviado trimestralmente el Informe gerencial a la Tesorería Nacional
del Ministerio de Hacienda, junto con las Conciliaciones Bancarias mensuales realizadas por
el Departamento de Contabilidad.
Como derivación directa de esta auditoría, fue que el Tesorero Lic. José Leal Alvarado, hizo
él envió de los informes trimestrales a la Tesorería Nacional, mediante oficios N° DT-405-
2018 del 06-04-2018 y el N° DT-413-2018 del 05-04-2018, sin embargo, por Jerarquía
debería ser el Director Financiero que tenga que cumplir con esa disposición.
El Director Financiero en el Oficio DF-2018-254 del 13-04-2018, indicó qué:
“De acuerdo con los registros de esta Dirección, el último documento enviado a esa Dirección Ejecutiva para atender tal
obligación corresponde a la información del II Trimestre del año 2016, remitida con oficio DF-295-2016 del 12 de agosto
del 2016.
Lo anterior con motivo de que la atención de otras obligaciones tales como la elaboración de la conciliación del Fondo de
Seguridad Vial Municipal, informes de análisis financiero y de reajustes de precios, agendas, minutas y oficios de la CPP,
además de los movimientos de personal que se han presentado en esta Dirección Financiera, han impedido atender de
forma oportuna dicha responsabilidad.”
Por lo tanto, existe un incumplimiento del Reglamento de Fondo de Caja Chica para el
Consejo de Seguridad Vial, Decreto N° 38294-MOPT, que cita lo siguiente:
Artículo 36. —Informes de arqueos. La Dirección Financiera remitirá trimestralmente un informe a la Dirección
Ejecutiva, con copia a la Auditoría Interna con la siguiente información que contienen:
a. Arqueos mensuales con los anexos correspondientes, firmados por el “Responsable” del Fondo de Caja Chica y el
Jefe del Departamento de Tesorería.
b. Arqueos realizados por funcionarios del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera, detallando el
nombre, firma y sello de los funcionarios que lo efectuaron.
c. Informe tipo gerencial a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, en donde se incluya la composición del
fondo y las conciliaciones bancarias emitidas mensualmente por el Departamento de Contabilidad de la Dirección
Financiera
(El subrayado y la negrita no son del original)
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Además de Normas de Control Interno para el Sector Público N° N-2-2009-CO-DFOE, que

citan lo siguiente:

a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal.
b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y
sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para
su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales
y en procura del logro de los objetivos institucionales.
c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y a que sus operaciones contribuyan
con el logro de los objetivos institucionales.
d. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
El SCI debe contribuir con la institución en la observancia sistemática y generalizada del bloque de legalidad.
4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los
actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado
y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

Con este comportamiento estamos al frente de un debilitamiento de control interno por

parte de la Dirección Financiera, ocasionando que la comunicación no sea oportuna, la cual
es vital para evitar o prevenir cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal que se pueda dar en el manejo de la Caja Chica.
2.7. Ausencia de oficios donde se nombra y autoriza a funcionarios permanentes y

temporales para el manejo y operación de la Caja Chica.
Se determinó que cuando por alguna situación en particular, la Encargada de la Caja Chica
debe delegar el fondo, el funcionario que debe cubrir la caja es el Lic. Oscar Arguedas
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Campos, sin embargo, no existía una asignación oficial por escrito, por parte del Tesorero,
de esta responsabilidad. La primera nota estipulándolo por escrito se hizo hasta el 12-04-
2018, en el marco de la auditoría que se estaba ejecutando.
Con el oficio AI-18-249 del 04-04-2018, se le solicitó al Señor Tesorero copia de los oficios
donde autorizó a los funcionarios a su cargo, para que asumieran temporalmente la Caja
Chica, además se le pidió las copias de las pólizas de fidelidad cada funcionario del
Departamento de Tesorería.
Mediante oficio DT-2018-0440 del 12-04-2018, indicó lo siguiente:
“…le comunico que buscando antecedentes sobre la administración anterior de este Departamento no se encuentra
autorización sobre los funcionarios autorizados que asuman oficialmente o temporalmente el uso de la Caja Chica no
obstante se hará de oficio a partir de este momento…”
Mediante el oficio DT-2018-0441 del 12-04-2018 se le comunica a la Licda. Melissa Rojas

Madrigal y al Lic. Oscar Arguedas Campos lo siguiente:
“…esta jefatura les autoriza para que asuman individualmente el uso del Fondo de Caja Chica en ausencia de la titular del
Fondo de Caja Chica la señorita Hilda Alejandra Rojas Torres, tanto en situaciones predecibles como impredecibles.”
Artículo 25. —Responsabilidades: El Responsable del manejo y custodia del Fondo, tendrá las siguientes
responsabilidades:
a) Hacer entrega de los recursos para una adecuada disposición y correcta administración del efectivo, valores y
documentos bajo su custodia.
b) Comunicar oportuna y formalmente a la Jefatura del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera, el
cambio del funcionario designado como “Responsable” del Fondo detallando: el nombre, número de cédula y
puesto.
c) Velar por el uso correcto de los recursos y el cumplimiento de los requisitos y las normas de este Reglamento.
d) Atender de manera diligente y adecuada las situaciones inusuales en el manejo de los recursos del Fondo de Caja
Chica que se le reporten o detecte.
e) Efectuar cuando corresponda la retención del 2% del impuesto sobre la renta a los Proveedores.
f) Rendir póliza de fidelidad de acuerdo con el Artículo 13 de la Ley de Administración Financiera de la República y
Presupuestos Públicos y el Reglamento de Cauciones para el COSEVI.
g) Recibir los recursos autorizados y custodiarlos. (…)
Al respecto las Normas de Control Interno para el Sector Público, detallan lo siguiente:

a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El
SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue
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b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga
información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se
comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de
conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales.
c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de
manera óptima, y a que sus operaciones contribuyan con el logro de los objetivos institucionales.
d. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. El SCI debe contribuir con la institución en la observancia sistemática y
generalizada del bloque de legalidad.

4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las
actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie
información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información
se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta,
fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan
verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2…


El incumplimiento normativo por parte de la Jefatura del Departamento de Tesorería,

claramente evidencia el desconocimiento que él tiene del Reglamento de Caja Chica y de
sus responsabilidades, ocasionando un deterioro en el control interno. Además, con su

accionar expuso los recursos del fondo de Caja Chica.
2.8. Valoración de riesgo asociado a la Administración de Fondos Fijos (Caja

Chica).
La Dirección Financiera del Cosevi no ha identificado como una actividad sujeta a la

valoración del riesgo, la administración de Fondos Fijos (Caja Chica).
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Dicha situación fue mencionada en el Informe AI-INF-AF-16-28, donde se recomendó lo

siguiente:

4. Se incorpore la Administración del Fondo Fijo Caja Chica del Cosevi dentro de las actividades identificadas
para la valoración de riesgo de la Dirección Financiera y se documente. (Resultado 2.6)”
Por lo tanto, existe un incumplimiento de la Ley General de Control Interno N° 8292, en los
siguientes artículos:
“Artículo N° 14. —Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares
a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto
en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.
b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las
acciones que se tomarán para administrarlos.
c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse
por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.
d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.
Artículo N° 19. —Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados
de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe
implementarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el
adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.”
En consecuencia, al no visualizar, ni reconocer dicha actividad y aunado al hecho de no

haberle aplicado la herramienta de valoración de riesgo, la Administración está quedando
vulnerable y además puede comprometer la consecución los objetivos, que van de la mano
de misión y visión institucional. Que en este tema en particular son recursos públicos que
se ven expuestos a la pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
2.9. Sobre el pago del Impuesto de Ventas en los trámites de Caja Chica.
Como se muestra a continuación, las siguientes liquidaciones de vales de caja chica detallan
el monto cancelado por este concepto, en una muestra realizada por esta Auditoría a los
documentos que respaldan los arqueos realizados:
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Cuadro N° 4
Liquidaciones de Vales de Caja Chica
Febrero 2018
Liquidación Proveedor Monto Factura I.V.
DSG-UT-LCCH-005-2018 Inversiones las Palmas 6.000,00 690,27

S.A.
DSG-UT-LCCH-006-2018 Central de Mangueras 25.074,00 2.884,70

S.A.
DSG-UT-LCCH-009-2018 Repuestos GMD, S.A. 13.560,00 1.560,00
DSG-UT-VCCH-010-2018 Corporación Grupo Q CR 19.279,11 2.217,95
DSG-USA-042-18 Corporación Comercial 12.460,00 1.433,45

El Lagar S.A.
TOTAL I.V. ¢8.786,37
Fuente: Documentos de Caja Chica del 19-02-2018.
En el Informe AI-INF-AF-16-28, se mencionó que el Cosevi está exento del Impuesto de

Ventas, y se recomendó lo siguiente:
8. Se proceda a confeccionar por parte de la Dirección Financiera un documento que sea entregado al proveedor
para que las facturas sean canceladas sin este Impuesto. Resultado 2.11”
El Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas N° 32874-H, del Ministerio de Hacienda
que cita:
Artículo N° 21. Requisitos para compras, pago de viáticos y transporte y gastos de representación sujetos a liquidación.
En atención a las erogaciones autorizadas por el Fondo Fijo-Caja Chica, tanto para compras como para viáticos y
transportes al interior y al exterior del País los funcionarios responsables y autorizados dependiendo de las particularidades
institucionales, deberán observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre
la materia:
(…)
(n) En razón de la inmunidad fiscal del Estado las compras que se realicen deberán estar exentas del Impuesto General de
Ventas, salvo situaciones especiales y autorizadas por el Responsable, en las que se podrán aceptar facturas o
comprobantes de caja con el impuesto de venta incluido a fin de efectuar el pago y reintegro correspondiente.
Además, al realizar el pago del impuesto de ventas, no se consideró lo que se estipula en el

oficio N° 000493 de la Dirección General de Tributación Directa:
“En consecuencia, el Consejo de Seguridad Vial se encuentra exento del pago de los impuestos de ventas y consumo y para
efectos de realizar sus compras, deberá seguir el procedimiento establecido en la resolución N° 0192 de 23 de noviembre
de 1992, publicada en La Gaceta N° 24 del 4 de febrero de 1993…”
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Y al realizar el pago de impuesto de ventas, se está ante un incumplimiento de la Ley General

de Control Interno:
Artículo N° 8 Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno
la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de
los siguientes objetivos:
ilegal.
Artículo N° 12.-Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control
También lo indicado en la Norma 4.5.1 de las Normas de Control Interno para el Sector
Público:
4.5.1 Supervisión constante El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión
constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como
emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.
Asimismo, lo que indica la Ley de la Administración Financiera de la República y

Presupuestos Públicos Nº 8131 en sus artículos:
Artículo N° 110.- Hechos generadores de responsabilidad administrativa. Además de los previstos en otras leyes y
reglamentaciones propias de la relación de servicio, serán hechos generadores de responsabilidad administrativa,
independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, los mencionados a continuación:
(…)
e) Asimismo, los funcionarios competentes para la adopción o puesta en práctica de las medidas correctivas serán
responsables, si se facilita el uso indebido, por deficiencias de control interno que deberían haberse superado razonable y
oportunamente.
(…)
r) Otras conductas u omisiones similares a las anteriores que redunden en disminución, afectación o perjuicio de la
Administración Financiera del Estado o sus instituciones.
Artículo N°114.- Responsabilidad civil. Todo servidor público será responsable civil por los daños y perjuicios que
ocasione, por dolo o culpa grave, a los órganos y entes públicos, independientemente de si existe con ellos relación de
servicio. Tal responsabilidad se regirá por la Ley General de la Administración Pública y podrá surgir, sin que esa
enumeración sea taxativa, por la comisión de alguno de los hechos contemplados en los artículos 110 y 111 de la
presente Ley.
Además, de lo que se indica en el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del

Consejo de Seguridad Vial en el artículo N° 24, inciso 28):
28) Informar a quien corresponda o a su superior inmediato, sobre las anomalías en que incurrieren los servidores del
Consejo que contravinieren las disposiciones legales vigentes y que causen evidentes daños y perjuicios a la Administración
Pública; lo mismo deberá hacer con respecto de particulares.
Durante el trascurso del trabajo de campo de este Informe, fue comunicado mediante el
Oficio DF-2018-0280 del 30 de abril del 2018, del Lic. Sergio Valerio Rojas Director
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Financiero, al Jefe del Departamento de Tesorería, el Lic. José Leal Alvarado, la

comunicación del aval para la utilización del documento de exoneración de impuesto de
ventas en las compras efectuadas por medio de vales de caja chica. Dicho oficio no había
sido utilizado cuando se realizaron los Arqueos.
Dado lo anterior, estamos ante un incumplimiento normativo y de afectación a la Hacienda

Pública, por cuanto desde el año 2009 se ha pagado el Impuesto de Ventas en los trámites
de Caja Chica, situación que había sido mencionada anteriormente por esta Auditoría
Interna mediante el Informe AI-INF-AF-16-28, dado que fue un error de interpretación de la
Administración ante una Resolución emitida por Tributación Directa.
3. Conclusiones.
3.1. En el Arqueo efectuado a la Caja Chica el 19-02-2018, se generó un faltante de

¢2.871.042,75 debido a lo siguiente:
 No se registró oportunamente en el registro auxiliar, dos transferencias bancarias

que correspondían a Adelantos de Viáticos por a la suma de ¢2.865.750.00. Aspecto
que se subsano rápidamente.
 Finalmente, el arqueo arrojó un faltante de efectivo de ¢5.292,75 (Cinco mil
doscientos noventa y dos colones con 75/100), el cual la Encargada de la Caja Chica
reintegró, ese mismo día por medio de comprobante depósito N° 67588017, del
Banco de Costa Rica.
Lo anterior, es producto del incumpliendo la normativa vigente, al existir fallas de control

interno, que pueden ocasionar pérdidas de dinero al no registrar los documentos en forma
oportuna. (Resultado 2.1)
3.2 El día 26-02-2018 se hizo el segundo arqueo y el monto total de la Caja Chica fue de
¢28.000.003,31, este sobrante de ¢3,31 (tres colones con 31/100), corresponde a
redondeos que se dan en los montos de los vales de caja chica, al no contar con monedas
de baja denominación.
A pesar de que el arqueo de la caja chica fue satisfactorio en cuanto a la parte monetaria,
existen deficiencias de control interno en la documentación, incumpliendo la normativa,
que no garantizan la validez de los mismos, lo que puede incurrir en pérdidas a la hacienda
pública. (Resultado 2.2)
3.3 En la revisión efectuada a los documentos de respaldo de los Arqueos, se detectaron

deficiencias por inobservancias de la normativa vigente, incumpliéndose aspectos
señalados en el mismo Manual de Operación de la Caja Chica, formularios de gastos de viaje
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al interior del país, que no están acordes con lo estipulado en el Reglamento del Fondo de
la Caja Chica del Cosevi, además con los cambios tecnológicos que se están dando, es
importante hacer una revisión de éstos documentos, los cuales no han sido modificados,
así como deficiencias en el Registro de Firmas, que ya han sido mencionadas en informes
anteriores de esta Auditoría, además del pago no autorizado de viáticos que no cumplen
con la normativa y a pesar de esto, se continúan dando dichas deficiencias, debilitando el
Control Interno y el mal uso de los recursos públicos. (Resultado 2.3)
3.4 La Administración antes de aprobar las compras que se realizan por Caja Chica, no revisa
el Plan de Compras anual de la Institución, determinándose que se están tramitando por
Caja Chica compras que no son de carácter urgente, y que han sido programadas por la
Institución. Además, no existe una coordinación entre el Departamento de Proveeduría y el
de Tesorería para evitar el uso de la Caja Chica en compras que podrían hacerse por
Contratación Directa, incumpliéndose con la normativa vigente, y generándose un
debilitamiento del control interno, exponiendo estos fondos públicos contra pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. (Resultado 2.4)
3.5 Cuando la Encargada de la Caja Chica no está ya sea por vacaciones, u otra situación,
hace entrega de la contraseña de su computadora al Lic. José Leal Alvarado, Jefe del
Departamento de Tesorería, en ocasiones se la debe entregar tanto al Lic. Oscar Arguedas
Campos o a la Licda. Melissa Rojas Madrigal, por otra parte la oficina de la Encargada el día
que hicimos el Arqueo de Caja Chica (19-02-2018) dejó la puerta con las llaves puestas en
el llavín, lo que incumple con la normativa descrita en el Resultado 2.5, lo que evidencia
deficiencias de control interno y prácticas no adecuadas, que no garantizan la seguridad del
Fondo de Caja Chica, lo cual puede ocasionar pérdidas, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal a la hacienda pública.
3.6 En el Reglamento del Fondo de Caja Chica del Cosevi, el Artículo N° 36 estipula la entrega
de un Informe Trimestral de la Caja Chica, por parte de la Dirección Financiera, dirigido a la
Dirección Ejecutiva con copia a la Auditoría Interna, sin embargo, no se hace entrega de los
mismos, incumpliendo con la normativa vigente, lo cual evidencia una falta de supervisión
por parte de la Dirección Financiera ocasionando un deterioro en las medidas de control
interno, las cuales son de suma importancia para evitar cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal que se pueda dar en el manejo de la Caja Chica.
(Resultado 2.6)
3.7 El Artículo N° 25 del Reglamento de Fondo de Caja Chica del Cosevi estipula la
comunicación formal y oportuna de la persona que asuma la Caja Chica, situación que no
se dio en su momento, incumpliéndose con esta normativa, esto se debe a una deficiencia
de control por parte de la Jefatura del Departamento, que evidencia el desconocimiento del
Reglamento de Caja Chica, ocasionando un deterioro en las medidas de control interno, las
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cuales son de suma importancia para evitar cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal que se pueda dar en el manejo de la Caja Chica. (Resultado 2.7)
3.8 Como se ha mencionado en estudios anteriores realizados por esta Auditoría Interna,
todavía la Dirección Financiera no ha incluido dentro de sus actividades a valoración de
riesgo la Caja Chica Institucional, la cual por ser una actividad donde se maneja efectivo y
documentos sensibles es de alto riesgo no tener esta actividad valorada, incumpliendo las
Normas de Control Interno para el Sector Público, lo que ocasiona que la Administración
está quedando vulnerable y puede comprometer la consecución los objetivos, que van de
la mano de misión y visión institucional. (Resultado 2.8)
3.9 A pesar de que en el Informe AI-INF-AF-16-28 se había recomendado que elaborara un

documento para entregar al proveedor para que en las facturas no cobren el impuesto de
ventas ya que el Cosevi está exento de ese pago, fue hasta el 30 de abril del 2018, mediante
el Oficio DF-2018-0280 que la comunicación del aval para la utilización del documento de
exoneración de impuesto de ventas en las compras efectuadas por medio de vales de caja
chica, sea utilizado. Dicho oficio no había sido usado cuando se realizaron los Arqueos.
En una muestra de los documentos de los Arqueos realizados, se determinó el pago de este
impuesto por la suma de ¢8.786,37. Lo que incumple con la normativa descrita en el
Resultado 2.9, y afectando a la Hacienda Pública.
4. Recomendaciones
4.1 A la Dirección Ejecutiva:
A. Girar instrucciones a la Dirección Financiera para que:
A.1 Entregue trimestralmente los Informes de los Arqueos a la Dirección Ejecutiva, con
copia a la Auditoría Interna, como lo estipula el Artículo N° 36 del Reglamento de Fondo de
Caja Chica para el Consejo de Seguridad Vial N° 38294-MOPT. Resultado 2.6
4.2 A la Dirección Financiera:
A. Girar instrucciones al Departamento de Tesorería para que:
A.1 Establezca un mecanismo de control para que los registros de los documentos se hagan
en forma inmediata y así evitar que se den faltantes en la Caja o que se extravíe un
documento que afecte la integridad de la Caja Chica o se dé un posible daño a la Hacienda
Pública. Resultado 2.1
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A.2 Revisen los documentos que se reciben en la Caja Chica de acuerdo con lo estipulado
en la normativa, sobre todo aspectos como sellos de cancelado, firmas que estén acordes
con el Registro de Firmas, además de incluir las liquidaciones inmediatamente para evitar
lo descrito en el Resultado 2.2 y velar por la integridad del Fondo de Caja Chica.
A.3 Corrijan la situación descrita en el Resultado 2.3, para que los documentos estén
acordes a lo descrito tanto en el Reglamento del Fondo de la Caja Chica, como en el Manual
de Procedimientos de la Caja Chica, dichos aspectos fueron señalados en el Informe AI-INF-
AF-16-28 y continúan igual no se han acatado, y la Administración ha seguido haciendo caso
omiso en este aspecto, por otra parte, que se haga una revisión de éstos documentos para
que se consideren eventuales cambios tecnológicos que se están dando y que pueden
afectar las transacciones de la Caja Chica (transferencias y facturas electrónicas), además
de que se recupere el monto de los viáticos pagados y que no cumplen con lo estipulado en
el Reglamento de Gastos de Viaje del MOPT.
A.4 El Departamento de Tesorería y el de Proveeduría, verifiquen previamente que las

compras que están incluidas en el Plan de Compras anual, NO sean tramitadas por medio
de la Caja Chica, ya que son compras que no son de carácter urgente e indispensable, y la
Caja Chica debe ser utilizada lo menos posible en estos casos. Resultado 2.4
A.5 Establezca un procedimiento donde la encargada de la Caja Chica, no tenga que

entregarle su contraseña a ninguna persona, ni siquiera a su jefatura, por otra parte, que
en todo momento esté la puerta cerrada con llave, en caso de que ella no se encuentre en
su oficina, solo la persona autorizada mediante oficio escrito, puede tener acceso a la
oficina, para mantener la continuidad de las operaciones. Resultado 2.5
A.6 Tome la precaución de dejar siempre y en todo momento, por escrito a un encargado,
cuando la Encargada de la Caja Chica esté ausente o cuando asigne a otra persona, para
cumplir con lo descrito en el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de
Seguridad Vial N° 38294-MOPT, Artículo N° 25 y con la demás normativa vigente. Resultado
2.7
A.7 Realice la valoración de riesgos de esta actividad, correspondiente a la Caja Chica

Institucional, situación que ha sido mencionada en estudios anteriores de esta Auditoría
Interna, para así cumplir con la normativa vigente. Resultado 2.8
A.8 Las Unidades Administrativas y Ejecutoras entreguen a cada proveedor del Cosevi, el
formulario de exoneración del impuesto de ventas, aprobado por la Dirección Ejecutiva,
cuando canalicen una compra por medio de la Caja Chica, y así cumplir con la normativa
vigente, ya que esta situación ya se había mencionado en el estudio anterior de esta
Auditoría Interna. Resultado 2.9
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Anexo N° 1
Adelantos y liquidaciones por gastos de viaje al interior del país
Febrero 2018
Adelanto o Liquidación Funcionario Monto ¢

UCCPD-081-2018 Rafael Chavarría Vargas 83.500,00
UCCPD-082-2018 José Luis Navarro Zelaya 83.500,00
UCCPD-085-2018 Rafael Chavarría Vargas 16.700,00
UCCPD-086-2018 José Luis Navarro Zelaya 16.700,00
UDRV-2018-0146 Jennifer Quirós Muñoz 25.750,00
UDRV-2018-0148 Edson Fernández Fernández 36.050,00
UDRV-2018-0201 Jennifer Quirós Muñoz 27.000,00
UDRV-2018-0202 Edson Fernández Fernández 40.500,00
AI-V-18-08 Sergio Castillo Aguirre 5.150,00
AI-V-18-09 Adolfo Arce Ramírez 5.150,00
AI-V-18-10 Marciano Medina Gómez 5.150,00
UCCPD-153-2018 Yadir Sherley Gómez 83.500,00
UCCPD-154-2018 Jonathan Vargas Víquez 83.500,00
TOTAL ¢512.150,00
Fuente: Documentos que respaldan los Arqueos realizados por parte de esta Auditoría Interna.
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Cuestionario de Evaluacion Del Control I

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Auditoría Interna

Arqueo de Caja Chica - Tesorería

 Verificar la integridad del fondo fijo.

Abarcó el año 2018.

El estudio se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría

1.4. Conferencia final.

La Conferencia final de este informe se llevó a cabo en la Sala de Reuniones de la Auditoría

Cargo Invitados Asistentes

 Sobre la implantación de recomendaciones

ARTÍCULO N° 39.- Causales de responsabilidad administrativa

Mediante el Decreto N° 38294-MOPT, publicado en La Gaceta N° 84 el 05 de mayo del 2014,

El Fondo Fijo de Caja Chica actualmente es de ¢28.000.000,00 (Veintiocho Millones de Colones

El cual se custodia y administra a través de la Cuenta Bancaria N°242349-9 del Banco de

2.1. Arqueo efectuado el 19-02-2018.

El 19-02-2018 se realizó el Arqueo a la Caja Chica Institucional, mismo que se plasma en

Arqueo de Caja Chica

Fondo autorizado Sumas Verificadas

Sumas Iguales 28,000,000.00 28,000,000.00

La diferencia o faltante en el fondo de Caja Chica fue de ¢2.871.042,75 (Dos millones

 Oficio DT-2018-0230 del 16-02-2018 Transferencia de viáticos por la suma de

La Ley General de Control Interno N° 8292

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

Normas de Control Interno para el Sector Público

1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI

4.3 Protección y conservación del patrimonio

4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones

4.5.1 Supervisión constante

4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico

5.6 Calidad de la información

2.2. Segundo Arqueo efectuado el 26-02-2018.

Como por ejemplo mediante Acta del 26-02-2018 se determinó lo siguiente:

 Solicitud de adelanto de viáticos N° DSG-087-2018 sin firma del funcionario.

Por otra parte, se identificaron adelantos pendientes de liquidar de dos funcionarios

La Ley General de Control Interno N° 8292

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

Normas de Control Interno para el Sector Público

1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI

4.3 Protección y conservación del patrimonio

4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones

4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico

5.6 Calidad de la información

2.3. Deficiencias en los documentos de soporte de la Caja Chica (Arqueados).

En la revisión efectuada a los documentos de respaldo de la Caja Chica (Arqueados) se

A- En una muestra de 13 Liquidaciones de Vales de Caja Chica, que se exponen a

no cumplen con los requisitos (atributos) estipulados en el Manual de Procedimientos de

6. Factura timbrada o dispensada por la Dirección General de Tributación Directa.

Las deficiencias en el control de estos documentos, ya habían sido señaladas en informes

B- Se determinó en los arqueos efectuados, que ninguno de los formularios de

Incumpliéndose lo indicado en el Reglamento de Fondo de Caja Chica para el Consejo de

C- Con relación al Registro de Firmas (Tarjetas), llama la atención que el Departamento

Mediante Oficio de Advertencia N° AI-ADV-AF-18-12 del 05-03-2018, se le señaló a la

En la Liquidación de Vale de Caja Chica N° DEPROV-0066-2018 del 20-02-2018, se solicitó

Este tipo de deficiencias ya se habían descrito en el Informe A.I.-A.F.-13-02 “Evaluación de

Y el Informe AI-INF-AF-16-28 en donde se recomendó lo siguiente:

c. Girar instrucciones a la Dirección Financiera para que el Departamento de Tesorería:

En consecuencia, se observó que existen deficiencias en la aprobación presupuestaria y en

2.4. Vales de Caja Chica vs Plan de Compras