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Metodología de Trabajo
“SERVICIOS PROFESIONALES DE
INSPECCIÓN TÉCNICA Y CUBICACIONES”
PMCHS
VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
CODELCO CHILE
CRUZ Y DÁVILA
DICIEMBRE 2016
1. PLAN DE COMUNICACIÓN
El Plan de Gestión de Comunicaciones se elabora para verificar cómo se gestionarán las
comunicaciones del servicio de modo de mantener informados a los interesados sobre los eventos
ocurridos durante el transcurso del servicio. Describe la forma en que se planificarán,
estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.
Este Plan responde a las necesidades de información y comunicación de los interesados; por
ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y por
quién. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar información sobre el
proyecto, las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente.
Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de
satisfacer dichas necesidades, constituye un factor importante para el éxito del proyecto.
Interna (equipo del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación,
público)
Escrita y oral
Disminuye conflictos
Luego identifica las necesidades de comunicación del proyecto, junto con las frecuencias, los
medios y tipos de comunicación (formales, orales, informales) y los formatos que se usarán.
Actividades de Comunicaciones
Rangos de Métodos
Información Receptores Comunicadores
ID Actividad tiempo /Medios
(qué) (quiénes) (quiénes)
(cuando) (cómo)
Asigne un Enuncie la Liste los Identifique los Seleccione los Identifique los
nombre o información que receptores rangos de métodos de responsables
código único se distribuirá a de tiempo y distribución (ej. de comunicar la
para cada receptor información frecuencias para Informes, información
identificar durante cada para cada la distribución cartas,
cada actividad actividad de la reuniones,
actividad información email, memos)
Ilustración 2: Cuadro de Actividades de Comunicaciones
Se deben indicar los tipos de eventos o métodos de comunicación formal, tales como:
Reuniones
Video Conferencias
Correo Electrónico
Cartas
Memos
Minutas de Reunión
Informes
Libro de Obra
Otros
Para los tipos de eventos o métodos de comunicación seleccionados, para el caso de los
documentos escritos se deberán especificar los formatos y establecer guías para planificar
adecuadamente las comunicaciones por vía oral (reuniones o video conferencias).
Para el caso de los métodos escritos, se debe verificar previamente que el formato de los
documentos como informes, minutas, cartas, memos, correos electrónicos, etc., estén
especificados en el Plan de Gestión Documental del proyecto y que en dicho Plan se encuentre
establecido el responsable de generar o elaborar la información que debe ser comunicada según el
presente Plan de Comunicaciones.
Por otra parte, se debe verificar que las direcciones de despacho de la información y/o direcciones
de correo electrónicos se encuentren incorporadas en la planilla de Identificación de Interesados.
Se debe coordinar e informar la fecha, hora y lugar de reunión con la debida anticipación a
todos los participantes.
Se debe definir los roles de la persona que dirigirá el proceso de la reunión y la persona que
tomará nota de los resultados formales de la reunión.
Se debe fijar una duración de la reunión y tratar de cumplir con el horario definido.
Se debe emitir una Minuta de la Reunión según formato establecido en el Plan Documental,
en un plazo de aproximadamente dos días o lo que se acuerde entre las partes.
Se debe obtener la firma por parte de los participantes en señal de aprobación en la siguiente
reunión, cuando se trate de reuniones periódicas o habituales, o dentro del plazo máximo de
una semana.