Manual de Gestión Documentos

Nombre del proyecto: Proyecto de certificación “Gestión de registros y documentos” ISO/IEC: 30300-2011.
ID del Documento: BPG-MAN-SGD-01-D
Versión: 1.0
Fecha de publicación:

Ariana Bucio, <empresa> © Página 1 de 16

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Título: Manual de Gestión de Documentos
Estado: Draft
Aprobador: Vigencia: Mayo 2019

Control de Cambios

Fecha Versión Descripción Autor

03/04/2017 1.0 Creación del documento Ariana Bucio

30/04/2018 1.0 Actualización del documento Ariana Bucio

Aprobaciones

Fecha Nombre Departamento/Rol Firma

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Título: Manual de Gestión de Documentos
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Contenido

1. Introducción ________________________________________________________ 5
1.1 Entendimiento Organizacional ______________________________________________ 5
1.1.1 Valores ________________________________________________________________________ 5
1.1.2 Misión ________________________________________________________________________ 6
1.1.3 Visión _________________________________________________________________________ 6
1.1.4 Objetivos generales ______________________________________________________________ 6
1.1.5 Objetivos estratégicos ____________________________________________________________ 6
1.1.6 Capacidades y entendimiento organizacional _________________________________________ 6
1.1.7 Cultura Organizacional Trabajo en equipo. ____________________________________________ 6

2. Estándares _________________________________________________________ 6
2.1 Norma ISO/IEC: 30300-2011 ________________________________________________ 7
3. Definiciones Clave ___________________________________________________ 7
4. Acerca del Manual Corporativo de Gestión de Documentos __________________ 8
3.1 Objetivo del Manual ______________________________________________________ 8
4.2 Política de Gestión Documental y Control de Registros __________________________ 9
4.3 Entorno de Aplicación _____________________________________________________ 9
4.4 Ciclo de vida de los documentos _____________________________________________ 9
4.5 Responsabilidad general de los colaboradores ________________________________ 10
5. Proceso de Gestión de Documentos ____________________________________ 10
6. Políticas del Proceso de Gestión de la documentación _____________________ 11
6.1 Elaboración y actualización de la documentación ______________________________ 11
6.2 Revisión de la documentación ______________________________________________ 12
6.3 Aprobación _____________________________________________________________ 12
6.4 Publicación y difusión ____________________________________________________ 12
6.5 Control de Documentos ___________________________________________________ 12
6.6 Seguridad de los documentos ______________________________________________ 13
6.7 Resguardo Físico de los documentos ________________________________________ 14
6.8 Disposición de documentos obsoletos _______________________________________ 14
6.9 Programación de actualizaciones ___________________________________________ 14
6.10 Codificación ___________________________________________________________ 14
SGD e ITSM ________________________________________________________________________ 14
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Capacitación _________________________________________________ Error! Bookmark not defined.

6.11 Sobre el manejo del repositorio __________________________________________ 15

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1. Introducción
1.1 Entendimiento Organizacional
El Gobierno de la organización está a cargo de los dos socios fundadores quienes se encargan de dar dirección
a la organización, revisar y actualizar la estrategia, adecuar el portafolio de servicios y garantizar que se genere
valor mediante la entrega de servicios.
La estructura organizacional en <empresa> está dada de la siguiente forma:

Figura 1 Organigrama de <empresa>

A partir de este punto el espacio en blanco es intencional.

Roles Responsabilidades
Socio Fundador 
CEO 

Director de BI y QA 

Directora de Entrega de

Servicios
Desarrollador de negocio 
Consultor 
Consultor Senior 
Innovador y Capacitador

Senior

1.1.1 Valores
En <empresa>, nos preocupamos considerablemente por entregar los mejores servicios a nuestros clientes,
para lograrlo, reconocemos que la parte más importante de nuestra organización son las personas, las cuales

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comparten los valores fundamentales que constituyen nuestra empresa.

• Honestidad
• Responsabilidad
• Sensibilidad
• Vocación de servicio
• Profesionalismo

1.1.2 Misión
Proporcionar servicios de consultoría y capacitación vanguardistas y altamente especializados de manera ética
y profesional a través de los mejores consultores y catedráticos de Latinoamérica.

1.1.3 Visión
Ser la empresa líder en Latinoamérica de consultoría y capacitación relacionada con las mejores prácticas
mundiales de Gobierno y Administración de Servicios de TI, reconocida por sus altos estándares de calidad y
prestigio.

1.1.4 Objetivos generales

o Promover el uso de mejores prácticas y metodologías de TI en las empresas, apoyándolas a la optimización
de sus actividades así como incrementar la alineación con las necesidades del negocio.
o Ser reconocidos como líderes en servicios de consultoría y capacitación en el mercado Latinoamericano
por el perfil profesional de nuestro equipo de trabajo
o Innovar la forma en la que entregamos los proyectos de consultoría buscando la mejora continua en cada
uno de ellos.

1.1.5 Objetivos estratégicos

o Consolidar nuestro posicionamiento en el mercado Mexicano abarcando industrias adicionales a la
financiera y telecomunicaciones.
o Incrementar la gama de servicios profesionales complementando los actuales para contar con una oferta
completa de Gobierno de TI.
o Complementar los cursos presenciales, con cursos en línea.
o Crear alianzas estratégicas con empresas a nivel mundial.

1.1.6 Capacidades y entendimiento organizacional

o Habilidades y características del personal

1.1.7 Cultura Organizacional Trabajo en equipo.

o Trabajo desde casa.
o Actividades guiadas con base en objetivos.
o Innovación continua.
o Autoaprendizaje.
o Compartir experiencias entre consultores.
o Excelencia en los entregables.

2. Estándares
El proceso institucional de gestión de documentos se basa en un conjunto de procesos y procedimientos, cuya
eficacia y eficiencia depende de la formulación y despliegue de una planeación estratégica y sistemática
adecuada. Para lograr el despliegue, es recomendable seguir estándares específicos vinculados con la gestión
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documental.
En este apartado se relaciona la norma ISO/IEC: 30300-2011 y se describe a grandes rasgos los puntos que
cubre.

2.1 Norma ISO/IEC: 30300-2011

La normalización de la gestión se basa en la aplicación de buenas prácticas, esto redundará en grandes
beneficios para las organizaciones, ya que les ayudará alcanzar sus objetivos teniendo en cuenta a todos los
stakeholders.
Dentro de este contexto se redactaron las primeras normas ISO de gestión de documentos. Entendiendo como
documentos toda aquella información creada y recibida, como evidencia o información por una organización
en el ejercicio de sus funciones. En el conjunto de normas ISO que inciden sobre los aspectos de gestión, existe
un conjunto de normas conocidas como MSS (Management System Standard), que proponen una
metodología concreta para gestionar las organizaciones basándose en ciclos de mejora continua definiendo
objetivos y la elaboración de procedimientos que permiten la medición de los resultados y la aplicación de
medidas correctivas 30300 puede ser implementado con otros sistemas de gestión permitiendo ampliar la
eficacia del mismo cuando se producen desviaciones sobre lo previsto.
La serie de normas 30300 nace para integrar los sistemas de gestión, que se basa en la existencia de una
política y objetivos documentados, así como de procedimientos que describen distintos procesos incluidos
en el sistema de gestión. El sistema de gestión de documentos propuesto por ISO/IEC. La serie de la norma
ISO/IEC: 30300-2011 se divide de la siguiente forma:

 ISO/IEC: 30300-2011 – Management System for records - Fundamental and vocabulary.

 ISO/IEC: 30301-2011 – Management System for records – Requirements.

La norma 30300 es la introducción a la serie donde se define el vocabulario o terminología que se va a utilizar
en el resto de las normas, presenta la justificación y el enfoque de toda la serie. En cuanto a la norma ISO/IEC:
30301-2011 se dice que es la norma principal de la serie donde se establecen los requisitos para la
implementación de un sistema de gestión para los documentos, sobre el cual se realizaran las evaluaciones y
posibles certificaciones.

3. Definiciones Clave
 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
 Administración de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los
archivos de una institución.
 Almacenamiento de documentos: Depósito de los documentos en estanterías, cajas, archivadores,
legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.
 Archivo de gestión: El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la
documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados
declarados de interés público.

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 Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la
formación del archivo en su ciclo vital. Producción, recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final.
 Catálogo: Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios
fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
 Ciclo de vida del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración
a un archivo permanente.
 Clasificación de los documentos: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la
estructura orgánico – funcional de la entidad.
 Conservación de archivos y documentos: Conjunto de medidas tomadas para asegurar el buen
estado de los archivos y documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
 Copia: Reproducción puntual de un archivo o documento.
 Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los
que no lo tienen.
 Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y
recuperación de su información para la gestión o la investigación.
 Documento activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos y proyectos activos de
consultoría.
 Documento inactivo: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

4. Acerca del Manual Corporativo de Gestión de Documentos

La gestión documentos en <empresa> implica la organización y coordinación de todos los esfuerzos orientados
a la Gestión: Creación y Control de Registros de información de esta organización, por lo cual es necesario
emplear mecanismos reguladores de las funciones y actividades desarrolladas por el personal interno y
externo de esta organización.
El objetivo de este documento es planificar y gestionar de manera articulada la construcción de un Sistema
de Gestión de Documentos que oriente y brinde un mapa de ruta para el diseño, implementación y
mantenimiento del modelo organizacional de gestión documental aplicado al ciclo de vida de los documentos
de acuerdo con las norma ISO/IEC:30300-2011 en materia gestión documental y en consecuencia la gestión
de registros de información.
En este documento se plasma la política general de Gestión Documental y políticas específicas que soportan
el Sistema de Gestión de Registros las cuales deben ser conocidas y aceptadas por todos los usuarios de la
infraestructura tecnológica y la información de la organización.

3.1 Objetivo del Manual

El objetivo principal de este manual es suministrar las pautas y principios que regulan la función de los archivos
en la organización garantizando a la administración la dirección y control de los procesos de creación y control
de sus registros de información.
Pretende reglamentar el Sistema de Gestión de Documentos dos áreas de <empresa>, estas son:
1. ITSM
2. Capacitación
Con esto se garantizará de forma eficaz el manejo, custodia, preservación de la documentación interna y
externa permitiendo una disposición oportuna.

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4.2 Política de Gestión Documental y Control de Registros

La declaración de la política de Gestión de Documentos responderá a reconocimiento explícito de las políticas
de calidad, con el fin de ejercer el control de registros en materia de identificación, almacenamiento,
protección, recuperación y acceso, tiempos de retención y disposición final.
Dicha política deberá:
 Adecuarse a los fines y propósitos estratégicos de la organización.
 Suministrar el marco para la formulación de política y establecer los objetivos de la gestión de
registros.
 Fijar compromisos y establecer requisitos de cumplimiento.
 Incluir compromisos y responsabilidades para la mejora continua.
 Ser comunicado en la organización.
 Estar disponible para las partes interesadas, organismos de control y colaboradores.

4.3 Entorno de Aplicación

Este Manual está dirigido a todas las partes interesadas, organismos de control y colaboradores que realicen
funciones o actividades, creen, capturen y controlen registros de información.
La aplicación de este documento, debe ser de carácter obligatorio y de manera permanente en el área de
ITSM y de capacitación de esta organización, tanto en la ejecución del proceso de gestión documental, los
procedimientos, satisfacer requisitos y establecer controles y cumplir con los objetivos institucionales en
materia de registros de forma que sean confiables, seguros, conformes, amplios y sistematizados.

4.4 Ciclo de vida de los documentos

El ciclo de vida de los documentos son las etapas sucesivas por las que un documento puede pasar desde su
creación hasta su disposición final. En la siguiente figura se muestran las fases del ciclo de vida de los
documentos.

1. Producción
documental

2. Recepción
8. Disposición
de
final
documentos

7. Ciclo de vida 3. Distribución

Conservación
de de los de
documentos
documentos
documentos

6. Consulta de 4. Trámite de
documentos documentos

5.
Organización
documental

Figura 2 Ciclo de vida de los documentos

En la Figura 2 se muestran las fases de este ciclo de vida a continuación se describirán.

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1. Producción Documental: Es la creación de documentos de la organización en cumplimiento de sus

funciones.
2. Recepción de documentos: Son el conjunto de operaciones de verificación y control que la
organización debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
3. Distribución de documentos: Son las actividades realizadas para garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
4. Trámite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
5. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer
la información que contienen.
6. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
7. Disposición final: En esta fase después de realizar una valoración se define el valor permanente del
documento.

4.5 Responsabilidad general de los colaboradores

Los colaboradores de <empresa> trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, las
leyes, disposiciones y estándares en materia de gestión documental establecidos en este manual. De tal forma
que siempre actuarán guiados por sus valores y los establecidos en la Misión y Visión de esta organización se
les confía la misión de organizar, conservar y suministrar la documentación.

 Obligaciones de los colaboradores: Los colaboradores tienen la obligación de velar por la integridad,
autenticidad y confidencialidad de la información de los documentos de archivo y son responsables
por su organización y conservación.
 Responsable de la gestión documental: <empresa> asignará a un responsable de la gestión
documental que deberá cumplir con los requisitos exigidos de acuerdo a la naturaleza del rol y las
funciones propias de la gestión en los archivos.

5. Proceso de Gestión de Documentos

El proceso de Gestión de documentos en <empresa> está regido por el siguiente diagrama de flujo:

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6. Políticas del Proceso de Gestión de la documentación

El proceso de gestión de documentos en <empresa> tendrá diferentes fases en las cuales es responsabilidad
del dueño del proceso y de los colaboradores de <empresa> su alineación y cumplimiento.

6.1 Elaboración y actualización de la documentación

Se estableció como marco normativo el ISO/IEC:30300-2011 se identificó el tipo de documentos que deberán
elaborarse y mantenerse para el cumplimiento de los requerimientos, se asigna a un responsable del
documento (dueño del proceso) para su elaboración quien trabajará en conjunto con el responsable de la
gestión de documentos, esto para la documentación del proceso.
Para la elaboración de documentación corporativa se han creado formatos estándar que permiten y facilitan
la documentación de los mismos, es responsabilidad de los colaboradores alinearse a la imagen corporativa.
Para la actualización de documentos se debe tomar la última versión publicada en Google Drive destinado
para el Sistema de Gestión de Documentos, esta versión será considerada como la versión oficial para realizar
las modificaciones correspondientes. Las modificaciones deberán pasar por un proceso de revisión,
aprobación, publicación y difusión.
La estructura de la documentación en el repositorio compartido en este caso, Google Drive, será la siguiente:

Figura 3 Organización del repositorio

Figura 4 Vista del Repositorio Compartido de <empresa>

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Figura 5 Vista de la carpeta del área de capacitación

Figura 6 Vista de la carpeta del área de ITSM

6.2 Revisión de la documentación

Todo documento elaborado debe ser revisado por el responsable del documento y por el responsable de
garantizar la calidad de la documentación en <empresa>.
Las dos áreas de <empresa> regidas por este sistema de gestión de documentos deberá contar con una
persona encargada de garantizar la calidad de la documentación generada y el dueño del proceso tendrá como
una de sus responsabilidades garantizar el cumplimiento de los requerimientos normativos documentales.
En caso de que el documento no cumpla con lo establecido en este manual deberá ajustarse hasta que cumpla
con el nivel de calidad mínimo requerido en cada caso.

6.3 Aprobación
Los dueños de los documentos son los responsables de revisar la documentación generada y deberán ser
aprobados por el responsable de calidad y en el caso del área de ITSM también deberán ser aprobados por el
cliente la conformidad del cumplimiento de los entregables, así como con las políticas de la gestión de
documentos.
Es importante que en cada documento se incluyan la hoja de aprobación y control de versiones en donde se
firmará para su aprobación.

6.4 Publicación y difusión

Una vez que los documentos pasan por el proceso de revisión y aprobación el responsable de la gestión de
documentos será el encargado de proceder a la publicación del documento dentro del repositorio de
<empresa> (Google Drive).

6.5 Control de Documentos

El gestor de documentos es el responsable de la custodia y control de la versión autorizada de los documentos
elaborados o modificados y en caso de ser solicitado por motivos de auditoría presentar o mostrar la evidencia
de existencia de un documento.
El histórico de versiones, archivos de documentación e información relativa serán administrados a través de
Google Drive de <empresa> de tal forma que se garantice la integridad de este repositorio, a su vez que los
documentos sean legibles y fácilmente identificables.
También se establecen algunos lineamientos para garantizar un control efectivo de la documentación:
1. Cada documento creado en las áreas de Capacitación e ITSM de esta organización debe ser registrado
en el archivo “Control de documentos y registros” (BPG-CON-02-SGD-L.xls) en la sección pertinente,
de tal forma que:
a. SGD: En esta hoja se llevará el control de todos los documentos normativos asociados al
Sistema de Gestión de Documentos. Los atributos necesarios para este tipo de documentos
serán los siguientes:
o Número
o Nombre del documento
o Código
o Marco de referencia
o Tipo de documento
o Versión
o Dueño del documento
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o Fecha de publicación
o Fecha de QA
o Fecha de último cambio
o Estado
o Observaciones

b. Capacitación: En esta hoja se controlarán todos los documentos asociados al área de

capacitación considerando: Manuales, presentaciones de los cursos, descripciones de los
cursos, listas de asistencia y evaluaciones de los cursos. Es responsabilidad del Innovador y
capacitador Senior mantener actualizado el control y el repositorio compartido. Los
atributos necesarios son los siguientes:
o Número
o Nombre del documento
o Código
o Marco de referencia
o Tipo de documento
o Versión
o Dueño del documento
o Fecha de publicación
o Fecha de QA
o Fecha de último cambio
o Estado
o Observaciones
c. ITSM: En esta hoja se controlarán todos los documentos relacionados a los proyectos del
área de ITSM. Es responsabilidad de cada consultor senior actualizar y mantener el control
de documentos y la carpeta del repositorio compartido.
o Número
o Nombre del documento
o Código
o Cliente
o Marco de referencia
o Tipo de documento
o Versión
o Dueño del documento
o Fecha de publicación
o Fecha de QA
o Fecha de último cambio
o Estado
o Observaciones

El gestor de documentos debe garantizar que este control se encuentre permanentemente actualizado, ya
que servirá como soporte para auditorías internas y externas a las que se someta esta organización.

6.6 Seguridad de los documentos

El acceso a la consulta, edición, modificación y/o eliminación de los documentos que se encuentren dentro
del repositorio Google Drive, esto de acuerdo a los perfiles definidos.
El responsable de Seguridad de la Información y el gestor de documentos en conjunto deberán designar a un
responsable de administrador de este repositorio. Este responsable será el encargado de la asignación de
perfiles y permisos sobre la herramienta para la gestión del documento.
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Tanto la asignación de perfiles como la revisión de los privilegios deberán estar alineadas a las políticas de
seguridad de acceso lógico y revisión de privilegios de <empresa>.
Todos los documentos publicados en Google Drive deberán estar en formato .pdf y asegurar que se
encuentren codificados y de acuerdo a la clasificación de información establecida por este manual.
La información correspondiente al Sistema de Gestión de Documentos (SGD) ubicada en Google Drive debe
estar respaldada, por lo que deberá ser definido los tiempos y frecuencia de respaldo de acuerdo a la política
de respaldos de la información de <empresa> y acorde a las políticas de retención.
Todos los documentos deberán incluir una nota de confidencialidad como la siguiente:

“Este documento fue elaborado por <empresa> para uso exclusivo de CLIENTE. El contenido de este
documento está protegido por derechos de autor y no pueden ser reproducidos de cualquier modo, ni
deberá entregarse este documento a cualquier individuo, proveedor o compañía no autorizados, ya que el
contenido es estrictamente confidencial.”

6.7 Resguardo Físico de los documentos

El gestor de documentos mantendrá resguardados todos los documentos del SGD, específicamente solo
tendrá la portada y hoja de control de cada documento con las firmas originales de aprobación.

6.8 Disposición de documentos obsoletos

Cuando se anule un documento del SGD, para evitar que se utilicen documentos obsoletos, el gestor de
documentos debe actualizar Google Drive y dejar disponible la última versión. La portada y hoja de control
impresa del documento que se considera obsoleto serán marcados con la leyenda “Documento Retirado” para
evitar su uso mal intencionado.

6.9 Programación de actualizaciones

Como criterio prudencial se debe programar la revisión y en su caso actualización de los documentos
semestralmente o cuando existan cambios significativos en la operación. Esto es corresponsabilidad del dueño
del documento, responsable de seguridad y gestor de documentos.

6.10 Codificación
SGD e ITSM
Para la codificación de los nombres de los documentos en el área el SGD y en el área de ITSM estará dado de
la siguiente forma:

CLIENTE-TIPO DE DOCUMENTO-NÚMERO CONSECUTIVO-PROCESO/PROYECTO INVOLUCRADO-ESTADO

Código Descripción
Serán las primeras tres letras del nombre del cliente.
Cliente
Por ejemplo: <empresa> = BPG
Dependerá del tipo de documento que se esté trabajando. Por ejemplo:
o CON = Control.
o PRO = Proceso o procedimiento.
o REP = Reporte.
Tipo de documento
o MIN = Minuta.
o DIA = Diagrama de flujo.
o INS = Instructivo.
o MAN = Manual.
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o TAL = Taller.
o OVE = Overview.
o GUI = Guía.
o FOR = Formato.
o PLA = Plan.
o PRE = Presentación.
o INS = Instrumento.
Será el número consecutivo siguiente de los documentos que formen parte
Número consecutivo
del proyecto.
Estará dado por tres letras correspondientes al proceso o proyecto
involucrado. Por ejemplo:
o SGD = Sistema de Gestión de Documentos.
o QMS = Sistema de Gestión de Calidad.
o SGS = Sistema de Gestión de servicios
o INC = Gestión de Incidentes.
o CAM = Gestión de Cambios.
o REQ = Gestión de Requerimientos.
o CAM = Gestión de Cambios.
o PRB = Gestión de Problemas.
o BRM = Gestión de Relación con el Negocio.
o SLM = Gestión de Niveles de Servicio.
Proceso/ Proyecto o CON = Gestión de Activos de Servicio y Configuraciones.
o CAT = Gestión del Catálogo de servicios.
o SEG = Gestión de Seguridad de la información.
o FIN = Gestión Financiera de TI.
o SUP = Gestión de Proveedores.
o CSI = Gestión de Mejora continua.
o KMP = Gestión del Conocimiento.
o POR = Gestión del Portafolio de Servicios.
o LIB = Gestión de Liberación e Implementación.
o GCS = Gestión de la continuidad del servicio.
o DEM = Gestión de la demanda.
o CAP = Gestión de la capacidad.
o SDI = Service Desk Institute.
Está dado por el estado del documento:
o D = Draft, Borrador.
o L = Activa.
Estado
o F = Final.
o R = Retirado.
o A = Archivado.

Ahora un ejemplo:

BPG-MAN-01-SGD-D

Esto significa que se trata del Manual del Sistema de Gestión de Documentos de <empresa> en versión Draft.

6.11 Sobre el manejo del repositorio

El repositorio del SGD de <empresa> (Google Drive) deberá cumplir con las siguientes políticas:
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o Es responsabilidad del dueño del documento notificar al gestor de documentos sobre la creación de
los documentos, ya sea para algún proyecto de consultoría, curso o para este SGD.
o El responsable del proyecto/curso deberá solicitar al gestor de documentos la creación de la carpeta
necesaria.
o El dueño del documento deberá actualizar de forma periódica las versiones de los documentos.
o Todo documento creado por algún miembro de <empresa> es propiedad intelectual de <empresa>.
o Para el área de capacitación cada curso tendrá su carpeta, en donde, también encontrará una carpeta
por año para adjuntar evidencias de Listas de Asistencia y Encuestas. Estas serán gestionadas con las
siglas EN = Encuesta, RE = Reconocimiento, LA = Lista de asistencia. Utilizando el código EVIDENCIA-
CURSO-DDMMAA.
o Para el área de ITSM las carpetas deberán organizarse en subcarpetas de acuerdo a las fases del
proyecto.

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