Recepcion y Depacho Formularios

No.
28550 Gaceta Oficial Digital, martes 19 de junio de 2018 1

No. 28550 Gaceta Oficial Digital, martes 19 de junio de 2018 2
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DESPACHO DE

BIENES EN EL ALMACÉN DEL
TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO
Junio de 2018
REPÚBLICA DE PANAMÁ
DIRECCIÓN SUPERIOR
FEDERICO A. HUMBERT
Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL
Subcontralora General
CARLOS A. GARCÍA MOLINO

Secretario General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP I.
Directora
FELIPE ALMANZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
JOSÉ A. CASTILLO
Supervisor de Calidad
ROMELIO A. NÚÑEZ S.
Supervisor
CRISTIAN J. FONSECA S.
Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
JAMES E. BERNARD V.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
LUTZIA FISTONIC B.
Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
OLDEMAR GUERRA ESPINOZA

Director
TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO
ALLAN POHER BARRIOS ROSARIO

Magistrado Presidente
MARIÓN LORENZETTI CABAL

Magistrada Vicepresidente
ANA MAE JIMÉNEZ GUERRA

Magistrada Vocal
MARCOS POLANCO MARTÍNEZ

Secretario General
KATHYLAND NAVARRO
Secretaria Administrativa
STEFANY CONCEPCIÓN
Jefa de Almacén
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I. ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Documento
B. Alcance
C. Base Legal
II. MEDIDAS DE CONTROL

A. Generales
B. Unidad de Contabilidad
C. Sección de Almacén
D. Recepción de Bienes
E. Custodia de Bienes
F. Despacho de Bienes
G. Inventario Físico de Almacén
H. Ajuste, Modificación, Anulación a las Recepciones o
Despachos de Almacén
I. Seguridad y Organización Física del Almacén
III. PROCEDIMIENTOS
A. Recepción y Registro de Bienes
B. Solicitud y Despacho de Bienes
C. Toma de Inventario Físico
D. Descarte de Bienes de Consumo
E. Programación de Solicitudes Globales de Bienes de
Consumo
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas

de Contabilidad, y en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Tribunal
Administrativo Tributario, ha desarrollado el documento titulado “Procedimientos para la
Recepción, Custodia y Despacho de Bienes en el Almacén del Tribunal Administrativo Tributario”,
con el objetivo de brindar una herramienta administrativa, que regule los procesos de las diferentes
actividades administrativas que se realizan en esta área.
Los procedimientos que se instruyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la
Administración.
El presente documento comprende de tres capítulos. El primer capítulo, se refiere a los Aspectos
Generales que incluyen los temas inherentes al Objetivo del Documento, Alcance y la Base Legal.
El segundo capítulo, trata sobre las Medidas de Control Aplicables. El tercero, expone los
Procedimientos y sus respectivos mapas; por último, el Régimen de Formularios y los Anexos.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, los aspectos contemplados en estos

procedimientos, no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, se deja plasmado que los
cambios que a futuro se presenten en el quehacer gubernamental, obligan a que los diferentes entes
se mantengan en constantes ajustes, a los que no escapan las normas, procesos y controles
contenidos en este producto. Por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones
que surjan de su aplicación, las que pedimos sean presentadas a la Contraloría General de la
República.

Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
I. ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Documento
Proporcionar un instrumento administrativo que norme el proceso para la recepción, custodia

y despacho de bienes en el Tribunal Administrativo Tributario, con el propósito de garantizar
la gestión administrativa.
B. Alcance
Aplica a todas las unidades administrativas del Tribunal Administrativo Tributario y cualquier
otra relacionada con la aplicación y cumplimiento de los procedimientos aquí descritos.
C. Base Legal
 Constitución Política de la República de Panamá.
 Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República”. Gaceta Oficial 20,188, martes 20 de noviembre de 1984.
 Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma

la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”. Gaceta Oficial
26169, jueves 20 de noviembre de 2008.
 Ley 8 de 15 de marzo de 2010, “Que reforma el Código Fiscal, adopta medidas fiscales y
crea el Tribunal Administrativo Tributario. Gaceta Oficial 26489-A, lunes 15 de marzo de
2010.
 Ley N° 38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría

de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones
especiales”. Gaceta Oficial 24109, martes 01 de agosto de 2000.
 Decreto N° 234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de

Contabilidad Gubernamental”. Gaceta Oficial Núm. 23451, viernes 02 de enero de 1998.
 Decreto No.211-2007-DM y SC de 26 de junio de 2007, “Por la cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos
y Sistemas de Contabilidad”. Gaceta Oficial Núm. 25861, miércoles 22 de agosto de 2007.
 Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba el

Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP) Versión II. Gaceta Oficial Núm. 28198-A, martes
17 de enero de 2017.
 Decreto N° 214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Gaceta Oficial Núm.
23946, martes 14 de diciembre de 1999.
 Decreto Núm.220-2014- DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá”.
Gaceta Oficial Núm. 27646, lunes 20 de octubre de 2014.
 Decreto Número 32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el

Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los
Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no Depreciables) en el Sector
Público, Tomo I y II”, Segunda Versión. Gaceta Oficial Núm. 28331-C, jueves 27 de julio
de 2017.
 FE DE ERRATA PARA CORREGIR ERROR INVOLUNTARIO EN EL DECRETO

Nº.32-2017-DMySC DE 5 DE MAYO DE 2017, EMITIDO POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA Y PUBLICADO EN LA GACETA OFICIAL DIGITAL
Nº.28331-C DE 27 DE JULIO DE 2017. Gaceta Oficial Núm. 28344-B, miércoles 16 de
agosto de 2017.
 Acuerdo Número 019-2013 del Tribunal Administrativo Tributario. Gaceta Oficial

Digital Núm.27299, viernes 31 de mayo de 2013.
II. MEDIDAS DE CONTROL
A. Generales
1. Los titulares del Tribunal Administrativo Tributario, son responsables de la aplicación y

ejecución de los contenidos de este procedimiento.
2. El Magistrado Presidente, a través de la Secretaría Administrativa, velará por el

cumplimiento de los procedimientos y aplicará las medidas correctivas y disciplinarias, en
caso de incumplimiento.
3. El Magistrado Presidente, a través de la Secretaría Administrativa, serán los responsables

de suministrar un espacio físico amplio y en condiciones seguras, que garantice el
almacenamiento adecuado de los insumos y bienes muebles.
4. La Secretaría Administrativa, será responsable de salvaguardar, que los bienes adquiridos

por el Tribunal Administrativo Tributario, sean utilizados de acuerdo a las características y
finalidades para lo que fueron adquiridos.
5. Todos los documentos oficiales, deben ser elaborados en secuencia numérica (cuando el
documento lo requiera, se mantendrá esta secuencia de manera impresa), completarse de
forma clara y legible sin borrones, ni tachones, ni alteraciones y debe contar con las firmas
de las personas autorizadas.
6. Cuando se amerite anular algún documento, el original y las copias se sellarán con la
leyenda de “ANULADO”. Además, serán archivados dentro de los expedientes, con el
propósito de mantener las secuencias numéricas.
7. La Oficina de Auditoría Interna, es responsable de evaluar que los procesos ejecutados,

sean consecuentes a los procedimientos establecidos en este manual. En este sentido, el
alcance, la oportunidad y proceso de evaluación, estarán sujetos a las auditorías que realice
la Oficina de Auditoría Interna, según su programa anual, sin perjuicio de las que en su
momento realice la Contraloría General de la República.
8. Los informes de la Oficina de Auditoría Interna, deberán remitirse a las autoridades

competentes, para ejercer los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales,
según sea el caso.
9. La Oficina de Auditoría Interna, verificará los procesos relacionados con el manejo de los
bienes y los sistemas de información del Tribunal Administrativo Tributario y recomendará
el establecimiento de controles internos adicionales a la Administración, de ser necesarios.
10. Toda factura que no cuente con el sello y firma del funcionario autorizado del Almacén,
como constancia del recibo de los bienes, será rechazada por la Unidad de Tesorería, cuando
sea presentada por el proveedor, al solicitar el pago correspondiente.
11. La Unidad de Compras y Proveeduría, es responsable de establecer claramente en la orden

de compra las características específicas de los bienes y el lugar donde debe ser entregado
por el proveedor.
B. Unidad de Contabilidad
12. Los registros contables del Tribunal Administrativo Tributario, están sujetos a los métodos
y procedimientos contables, aprobados por la Contraloría General de la República, para el
registro de las operaciones y la preparación de información financiera.
13. La Unidad de Contabilidad, es la responsable de los registros contables y de la conservación

y custodia de la documentación que se genera contablemente, a través de un adecuado
sistema de archivo permanente.
14. La información contable se registrará en el momento que ocurren, a fin de que continué siendo
relevante y útil para la toma de decisiones.
15. La Unidad de Contabilidad, realizará el registro del devengado, a través de la Recepción de

Almacén; además, es la responsable de archivar los documentos utilizados.
16. Los bienes muebles, serán registrados con el valor de adquisición; los donados, mediante
su valor estimado.
17. La Unidad de Contabilidad, es la responsable de solicitar a Secretaría Administrativa, la

ejecución de un inventario físico total, así como por muestreo. La Secretaría
Administrativa, instruirá, coordinará y definirá los participantes en la realización del
inventario físico del Almacén.
C. Sección de Almacén
18. La Sección de Almacén, es responsable de confirmar la existencia del bien solicitado.
19. El Almacén, es responsable de colocar el sello “NO HAY EN EXISTENCIA” en la

Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm. 2), cuando no se cuente en el
inventario, con los insumos solicitados.
20. Las operaciones de la Sección de Almacén, estarán sustentadas con los documentos que
justifiquen las transacciones.
21. La Sección de Almacén, es responsable de suplir la insuficiencia de bienes de consumo e
iniciar las gestiones para la compra, a través del responsable de la Sección. En el caso de
equipos, la unidad solicitante realizará la solicitud, detallando las especificaciones del bien.
22. En la Sección de Almacén, se cuenta con un catálogo de bienes único, que se debe
suministrar a cada una de las unidades administrativas del Tribunal Administrativo
Tributario y que utilizarán al momento de solicitar bienes al Almacén.
23. La Sección de Almacén, garantizará el abastecimiento oportuno de los bienes que requieren
las diferentes unidades administrativas del Tribunal Administrativo Tributario, para su
óptimo desempeño y funcionamiento.
24. El funcionario responsable de la Sección de Almacén, debe exigir al proveedor, la factura

y la orden de compra, para la verificación de los bienes que ingresan a la institución. De no
coincidir lo entregado con lo que se describe en la orden de compra y la factura, no se
recibirá la mercancía.
25. En la Sección de Almacén, se lleva un control de la entrada, salida y saldos, así como los
códigos de identificación de los bienes, niveles máximos y mínimos de existencia, según la
programación.
26. En la Sección de Almacén, se lleva la Tarjeta Control de Inventario (Anexo Núm.2),

que permitirá detectar, de manera ágil, el movimiento de cada bien, así como la cantidad
existente.
27. La unidad administrativa, que solicite un bien en existencia en el Almacén, lo hará a través
de la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2), en el cual detallará el
bien, indicando cantidad, nombre, tipo, modelo, etc.
28. La Sección de Almacén, es responsable de verificar que la Solicitud y Despacho de

Almacén (Formulario Núm.2), generada por las diferentes unidades administrativas, esté
autorizada por la Secretaria Administrativa.
29. La Sección de Almacén, es responsable de que las solicitudes de abastecimiento de útiles y

materiales de oficina se tramiten, de acuerdo a la programación establecida previamente.
30. Los bienes que se adquieran, cumplirán con el principio de recepción de Almacén; aquellos
que por su naturaleza física, tengan que ser entregados en lugares específicos, el encargado
de Almacén, tendrá que efectuar la verificación directa y el trámite de la documentación
correspondiente.
31. Los funcionarios que laboran en la Sección de Almacén, son los únicos autorizados a tener
acceso a sus instalaciones, y son los responsables de la recepción, custodia y despacho de
los suministros, según los requerimientos y responsabilidades del Almacén.
32. Las llaves de la cerradura de la entrada del Almacén, estarán en poder exclusivamente del
jefe de Almacén, y a quien o quienes formalmente la Secretaría Administrativa designe, a
través de una instrucción motivada.
33. El Almacén tiene un plano o croquis del diseño y la distribución de las localizaciones, para
el almacenamiento de los bienes a custodiar.
D. Recepción de Bienes
34. El Almacén es responsable de solicitar la presencia de personal idóneo, cuando se trate de

la recepción de bienes que requieran criterio técnico, quienes en conjunto con personal de
la unidad administrativa solicitante, emitan razonamiento favorable o desfavorable, para
proseguir con la recepción o en su defecto, rechazarlos por el incumplimiento de los
atributos requeridos y definidos previamente en la contratación.
35. El Almacén tiene la responsabilidad de confeccionar el Recepción de Almacén

(Formulario Núm. 1.), como certificación de que todo se recibió conforme.
36. Una vez emitida la orden de compra, la Unidad de Compras y Proveeduría, debe enviar
copia de la misma y notificar al Almacén, previo a la entrega de los bienes.
37. En el Almacén se mantiene un archivo cronológico, donde se archivarán las copias de las
órdenes de compra pendientes de recepción, que será útil para cotejar con la orden de
compra original que presente el proveedor con los bienes y la factura.
38. Cuando el Tribunal Administrativo Tributario, adquiera bienes perecederos, a través de una
orden de compra o de Caja Menuda, se establecerán las fechas de vida que deben tener los
productos, antes de su fecha de expiración.
39. Las donaciones serán recibidas en el Tribunal Administrativo Tributario, previa

autorización de la autoridad competente y posteriormente registrada en el Almacén, a través
de la recepción de Almacén. De ser bienes de activos fijos y no presentan valores, los
mismos serán estimados por la Sección de Bienes Patrimoniales.
40. El proveedor, al entregar los bienes en el Almacén, lo hará a través de la orden de compra
y la factura comercial.
41. El Almacenista, responsable de la recepción, debe verificar que coincida lo que se describe
en la orden de compra y la factura comercial; en caso de inconsistencia entre lo que se
entrega y lo que describe la orden de compra, no se recibirá el o los bienes; por lo anterior,
el representante o persona que entrega por parte de la casa comercial o empresa, coordinará
lo que corresponda con la Unidad de Compras y Proveeduría.
42. En las órdenes de compra de entrega parcial, el almacenista sólo recibirá la factura por los
renglones o artículos entregados, según lo indique el documento contractual.
43. El responsable de Almacén, verificará y supervisará que se cumpla con la conservación,

seguridad, manejo y control de todos los bienes que ingresen al Almacén.
44. Los bienes que ingresen al Almacén, deben coincidir con el tipo, calidad y demás
condiciones estipuladas en la documentación, que generó la adquisición a través de orden
de compra o contrato.
45. Cuando el Almacén reciba bienes definidos como activos fijos por la unidad
correspondiente, se procederá conforme a lo establecido en el manual vigente de Bienes
Patrimoniales del Estado, elaborado por la Contraloría General de la República en conjunto
con el Ministerio de Economía y Finanzas, Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado.
46. Las adquisiciones que se realicen a través de la caja menuda, cumplirán con lo establecido
en el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades
Públicas, vigente.
47. En aquellos casos de las entregas que contemplan instalación, el responsable de Almacén,
se asegura de que el bien cumpla con la instalación en el sitio previamente definido en la
orden de compra o contrato, la referida recepción estará respaldada por el recibido conforme
del especialista o idóneo en la materia, objeto de la adquisición o contratación.
48. La Recepción de Almacén, se enviará diariamente a la Unidad de Contabilidad para el

registro oportuno.
49. La Sección de Almacén remitirá mensualmente a la Unidad de Contabilidad, los informes

de Recepción de Bienes de Consumo e Informe de Recepción de Maquinaria, Equipo y
Otros, para verificar su registro.
50. El Almacenista responsable de la recepción, no recibirá los bienes que entrega el proveedor,
si la misma se encontrase en mal estado (defectuoso o deteriorado, vencido); devolverá los
bienes al proveedor, hasta que los entregue, según lo que establece la orden de compra o
contrato.
51. Cuando el proveedor no cumpla con la fecha de entrega estipulada en la orden de compra
o contrato deberá solicitar previamente la autorización de la autoridad competente, para que
posteriormente sea recibido en el Almacén.
52. En el caso de la recepción de servicios, la factura debe estar firmada por la unidad
solicitante, dando fe de la aceptación del servicio.
E. Custodia de Bienes
53. El custodio del Almacén mantiene un adecuado y correcto registro en cada Tarjeta de
Control de Inventario (Anexo Núm.2), ubicada en los anaqueles, además llevará el registro
a través de un sistema o programa digital, de las entradas, salidas, saldos y códigos de
identificación de los artículos almacenados.
54. La jefatura del Almacén, informará al custodio, sobre los artículos que recibirá y el plazo
de entrega, de forma que se pueda planear el espacio para acomodarlos, tomando en cuenta,
entre otros, los máximos y mínimos de cada artículo para tener el espacio suficiente.
55. La disposición de las áreas de custodia se considerarán previamente, a fin de evitar

interferencias o duplicaciones de la información recolectada en las tomas de inventario
físico. Por lo tanto, será necesario contar con un plano numerado en el que aparezcan
marcadas todas las áreas de custodia del local, es decir, las secciones, los estantes los
anaqueles, los casilleros y cualquier otra área necesaria de identificar.
56. La custodia de los bienes contemplarán medidas de conservación debido a su naturaleza,

composición y estado físico, a fin de evitar que sufran daño, deterioro o descomposición.
En el caso de bienes perecederos se tomaran en cuenta las medidas específicas que permitan
asegurar su conservación.
57. El almacenista encargado de la custodia de bienes, almacenará la mercancía en los

respectivos anaqueles de manera ordenada, limpia, segura y según su utilidad.
F. Despacho de Bienes
58. Todo despacho de bienes, estará previamente autorizado por la Secretaria Administrativa.
59. El Almacén programará las entregas de los bienes, de acuerdo con las necesidades de las
unidades administrativas solicitantes, observando las disposiciones administrativas
existentes.
60. Es necesario que la Secretaría Administrativa comunique por escrito, a todas las unidades
administrativas, que al preparar la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario
Núm.2), se anote en forma clara y precisa los bienes solicitados.
61. El almacenista revisa los bienes a ser entregados, según lo descrito en el formulario
Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2); le corresponde al servidor
responsable del retiro, asegurar que lo recibido es lo descrito en la solicitud.
62. El responsable del despacho de bienes del Almacén, no entregará ningún bien, sin que se
cuente con la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2) y en estricto
cumplimiento al procedimiento de despacho de bienes.
63. En caso de no existir concordancia con lo plasmado en la Solicitud y Despacho de

Almacén (Formulario Núm.2), entre lo solicitado y los bienes a despachar, el servidor
responsable del despacho se comunicará con la unidad solicitante, para informarle que la
cantidad existente en el almacén, es menor a la solicitada. Coordinara con la unidad
solicitante, si se despacha o no la cantidad existente.
64. El jefe de Almacén, enviará un Informe Mensual de Salidas de Bienes de Consumo

(Anexo Núm.4) y el Informe Mensual de Maquinaria y Equipo (Anexo Núm.5) a la
Unidad de Contabilidad.
65. El jefe de Almacén, enviará el formulario de Solicitud y Despacho de Almacén

(Formulario Núm.2) a la Unidad de Contabilidad, posterior a su registro en el Sistema
ISTMO-SAP.
66. Los bienes catalogados como activos fijos, que se despachen a la unidad administrativa
solicitante, deberán llevar adheridos el marbete o placa de control (identificación), de la
Unidad de Bienes Patrimoniales.
G. Inventario Físico de Almacén
67. La toma de inventario, es el proceso de verificación física de los bienes con que cuenta el
Almacén de la institución a una fecha dada, con el fin de asegurar su existencia real y el
estado de conservación. La toma de inventarios permite comparar los resultados obtenidos
valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando
las diferencias que pudieran existir y proceder hacer las investigaciones respectivas para
encontrar la diferencia. Este procedimiento debe cumplirse por lo menos una vez al año.
68. La Oficina de Auditoría Interna, participará en los inventarios físicos de Almacén, en

calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación del procedimiento establecido
y del mecanismo empleado en la toma de inventario, de tal forma, que no contenga
borrones, tachones ni alteraciones y se puedan verificar las cantidades en el formulario
empleado.
69. El personal que interviene en la toma de inventarios físicos, debe ser independiente del
personal que labora en el Almacén y de los que tienen a su cargo el registro, manejo y
custodia de los activos, salvo para efectos de consultas o identificación.
70. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación
con la información contable, deben investigarse por la Oficina de Auditoría Interna del
Tribunal Administrativo Tributario, la misma debe entregar un informe de los resultados
de la investigación a la máxima autoridad o a quien se delegue.
71. La Secretaría Administrativa autorizará a la Unidad de Contabilidad (dependiendo del

resultado obtenido de la investigación de la Oficina de Auditoría Interna), que realice los
ajustes correspondientes.
72. La Secretaría Administrativa, aprobará los procedimientos que permitan a los responsables
del manejo de los bienes, emitir informes respecto al estado de uso y conservación de éstos.
73. Con el fin de que no se guarde por muchos años, productos descontinuados, por
desperfectos o excedentes de años anteriores, que en una u otra forma hayan quedado fuera
de aplicación en los programas de trabajo, se levantará un listado anual de los mismos y se
solicitará el descarte en el inventario.
H. Ajuste, Modificación, Anulación a las Recepciones o Despachos de Almacén
74. Las Unidades de Contabilidad y Bienes Patrimoniales mantendrán comunicación expedita

y directa con el Almacén, en especial en los casos de ajuste, modificación o anulación de
registros de recepciones o despachos. Esta notificación será evidenciada a través de nota.
I. Seguridad y Organización Física del Almacén
75. Para la conservación, resguardo y protección de los bienes del Almacén, se cumplirá lo
siguiente:
a. Contar con un sistema apropiado para la conservación, seguridad y control de los

bienes almacenados.
b. Mantener el Almacén limpio y ordenado en forma permanente, contar con estantería

y anaqueles acordes a las características de los bienes e insumos y contar con el equipo
adecuado para realizar las maniobras de manejo y suministro de los bienes
76. Las medidas de higiene y seguridad mínimas que se deben aplicar en el Almacén son las
siguientes:
c. Prohibición de fumar, encender parrillas y estufas dentro de los almacenes.
d. Extintores suficientes y adecuados de acuerdo a las disposiciones que dicte el

organismo rector en la materia.
e. Mantener en forma adecuada y conforme a las instrucciones de personal calificado en

materia de seguridad ocupacional, los bienes e insumos, que por sus características,
representen algún tipo de riesgo para el personal y las instalaciones.
f. Utilizar en forma obligatoria, la ropa y el equipo de protección que se requiera.
g. Señalizar en lugares visibles, para prevenir accidentes.
h. Restringir el acceso a personas ajenas al Almacén.
i. Implementar medidas, por parte del jefe de Almacén, que garanticen la seguridad en
el Almacén.
j. Realizar periódicamente inspecciones para verificar el estado en que se encuentran

las instalaciones y los equipos.
k. Reportar los daños o situaciones de falta de seguridad del Almacén, para evitar el
deterioro o pérdida de los bienes.
77. Los sistemas de clasificación y localización permiten el agrupamiento racional de los bienes
para su almacenamiento, así como el de conocer el lugar exacto de su colocación, de manera
que sea posible guardarlos, surtirlos y despacharlos rápidamente.
• Tamaño Peso Volumen Valor Forma Rotación
78. El Almacén está organizado de forma sencilla y simple, para permitir a los responsables,
ubicar los bienes por áreas o secciones, en los cuales ubiquen anaqueles, estanterías,
armarios, identificados con alguna nomenclatura fácil y sencilla de entender.
III. PROCEDIMIENTOS
A. Recepción y Registro de Bienes
1. Proveedor
Entrega el (los) bien(es) en el Almacén, cumpliendo con lo especificado en la orden de

compra o contrato.
Presenta el original de la orden de compra y copia de la factura.
Nota: De efectuar la adquisición con fondos de la Caja Menuda, se aplicará lo que indique
el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades
Públicas, vigente.
2. Sección de Almacén
El servidor público asignado para la recepción de bienes, recibe la orden de compra y la

factura, confronta la documentación con la copia de la orden de compra o contrato que
mantiene.
Verifica que los bienes que entrega el proveedor cumplan con las características y
especificaciones pactadas en la orden de compra, confronta que la información descrita en la
factura, coincida con la orden de compra, de no encontrarse inconsistencia en la entrega, sella
y firma de recibido de Almacén, en la factura y sus copias.
Completa y firma la Recepción de Almacén (Formulario Núm.1). Entrega la orden de

compra (original) y la factura (original), al proveedor.
El servidor público responsable del registro de bienes en el Sistema ISTMO-SAP, procede a

efectuar la recepción de bienes. Estampa el sello de “REGISTRADO”, en la cual se detalla
toda la información inherente a los bienes que se recibieron en el Almacén.
Remite la Recepción de Almacén (original), copia de la factura y la copia de la orden de

compra, a la Unidad de Contabilidad.
Nota: En caso de ser activos fijos o bienes no depreciables, se remite copia de la Recepción
de Almacén (Formulario Núm.1), factura, orden de compra y garantía original, en caso de
que se incluya, a Bienes Patrimoniales.
3. Unidad de Contabilidad
Recibe el expediente, revisa y efectúa los registros contables correspondientes.

MAPA DE PROCESO
B. Solicitud y Despacho de Bienes
1. Unidad Administrativa
Solicitante
Verifica la existencia de los bienes requeridos en el Sistema ISTMO-SAP.
Formula sus necesidades a través de la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario

Núm.2).
Firma como solicitante y remite al jefe para su firma.
Jefe
Recibe y revisa la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2), en caso de no

existir inconvenientes, firma y remite a la Secretaría Administrativa.
2. Secretaría Administrativa
Recibe y revisa la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2), de no tener

objeción, autoriza mediante firma y remite a la Sección de Almacén.
Recibe y revisa la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2), verifica en el

Sistema ISTMO-SAP, la existencia de los bienes requeridos.
Completa la Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2), verifica que la

información concuerde con la mercancía a despachar, entrega los bienes y firma, tanto el que
recibe, como el que entrega el bien.
Registra en el Sistema ISTMO-SAP, la salida de Almacén y en el Control de Inventario

Permanente (Anexo Núm.1).
Remite los documentos a la Unidad de Contabilidad.
Recibe y revisa Solicitud y Despacho de Almacén (Formulario Núm.2) y el Control de

Inventario Permanente (Anexo Núm.1), efectúa los registros contables correspondientes y
archiva la documentación.
MAPA DE PROCESO
C. Toma de Inventario Físico
Una vez determinada y aprobada la fecha, hora y lugar de la toma de inventario físico, a
través de la Secretaría Administrativa, se solicita la participación de las siguientes unidades:
 Oficina de Auditoría Interna (cómo observador)

 Unidad de Contabilidad
Nota: Instruye a la Sección de Almacén, para que entregue copia del inventario físico de
bienes actualizado, a la Comisión encargada de realizar el inventario
Entrega, el jefe de Almacén, copia del inventario físico de bienes actualizado, a las unidades
encargadas de realizar el inventario.
2. Unidades Encargadas del Inventario (Oficina de Auditoría Interna y Unidad de

Contabilidad)
Realiza el inventario programado, utilizando el Acta de Inicio de Toma de Inventario

General de Existencias (Anexo Núm.6).
Culminado el proceso, confecciona el Acta Final del Inventario General de Existencias

(Anexo Núm.7), firman los integrantes de las unidades encargadas de realizar el inventario,
además del jefe de Almacén.
Elaborará un informe, que será entregado conjuntamente con copia del Acta Final del
Inventario General de Existencias (Anexo Núm.7), a la Secretaría Administrativa.
Nota: De encontrar anomalía, la Oficina de Auditoría Interna debe realizar la investigación

pertinente; además de entregar un informe de los resultados de la investigación de la toma de
inventario y sus recomendaciones, adjuntando el informe del inventario, a la máxima
autoridad o a quien se delegue.
Recibe y revisa el informe, Acta Final del Inventario General de Existencias (Anexo
Núm.7) y la documentación sustentadora, analiza la información y toma las medidas
administrativas que el caso amerite.
Remite original del informe, Acta Final del Inventario General de Existencias (Anexo
Núm.7) y la documentación sustentadora, a la Unidad de Contabilidad y copia a la Sección
de Almacén.
Nota: Informa a la máxima autoridad, el resultado del inventario, para su conocimiento y

fines pertinentes.
Recibe los documentos y realiza los registros contables correspondientes.

MAPA DE PROCESO
D. Descarte de Bienes de Consumo
Solicita el descarte de los bienes de consumo, a través de memorando a la Secretaría

Administrativa.
Recibe, evalúa y autoriza el descarte.
Solicita, mediante memorando a la Sección de Bienes Patrimoniales y Auditoria Interna, la

fecha y hora para realizar el descarte y, de esta manera, asignar al personal que se encargue
de verificar el descarte.
Se efectúa el descarte en la fecha y hora programada, se completa el Acta de Descarte de

Bienes de Consumo, el cual es firmado por los servidores públicos de las oficinas
participantes en el acto.
Nota: Una vez concluido el descarte, se hace el registro de salida en el Sistema ISTMO-
SAP.
Nota: Cuando se trate de descarte de bienes patrimoniales o activos fijos se procederá según
lo estipulado en el manual vigente de Bienes Patrimoniales del Estado, elaborado por la
Contraloría General de la República en conjunto con el Ministerio de Economía y Finanzas,
Dirección de Bienes Patrimoniales del Estado.
MAPA DE PROCESO
E. Programación de Solicitudes Globales de Bienes de Consumo
Recibe la Solicitud Global de Bienes de Consumo (Formulario Núm.3), de las diferentes

unidades administrativas. Se consolida la información de estas solicitudes por tipo de bien.
 Preparará la Solicitud, basado en el análisis de los informes de consumo de los bienes

más utilizados (copias de Solicitud y Despacho de Almacén en archivo), por cada una
de las unidades administrativas del Tribunal Administrativo Tributario. La Solicitud de
Pedido, es remitida a la Secretaría Administrativa.
 Recibe la Solicitud Global de Bienes de Consumo (Formulario Núm.3), con las

cantidades solicitadas globalmente, analiza y autoriza.
 Remite a la Unidad de Compra y Proveeduría, para que inicie el proceso de adquisición

de los bienes.
MAPA DE PROCESO
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
Formulario Núm.1
Tribunal Administrativo Tributario

Sección de Almacén
RECEPCIÓN DE ALMACÉN
Fecha: Formulario Núm.:
Orden de
Compra : Fecha:
Proveedor: Factura Núm.:
Tipo de Total Crédito:

Entrega: Parcial Condición: Contado:
Donación:
Precio
No. Cantidad Unidades Código Descripción
Unitario Total
TOTAL
Destino:
Observaciones:
Recibido por Revisado por: Persona Especializada

RECEPCIÓN DE ALMACÉN
A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles recepcionados

de acuerdo al procedimiento técnico de la Sección de
Almacén.
B. ORIGEN: Sección de Almacén.
C. CONTENIDO
1. Fecha Día, mes y año en que se llena el formulario.
2. Formulario Núm. Número secuencial del formulario.
3. Orden de Compra Anotar el número de la orden de compra que sustenta la entrega

de los bienes.
4. Fecha: Fecha de la orden de compra.
5. Proveedor Nombre de la Persona natural o jurídica que entrega los bienes.
6. Factura Núm. Anotar el número de la Factura Comercial.
7. Tipo de Entrega Determinar si la entrega es total o parcial.
8. Condición Determinar si la recepción se da por adquisición al contado,

crédito o se origina producto de una donación.
9. Nº. Número de cada renglón recepcionado de acuerdo a la

descripción de la orden de compra.
10. Cantidad Número de bienes que se recepcionan.
11. Unidades Unidad de medida utilizada (docenas, cajas, libras).
12. Código Indicar el código del bien o artículo recepcionado.
13. Descripción Nombre y especificación del bien recepcionado.
14. Precio
Unitario Indicar el precio de cada unidad del bien.
Total Anotar el resultado de multiplicar el precio unitario por la
cantidad del bien recibido.
15. TOTAL Sumatoria de los totales.
16. Destino: Lugar donde será utilizado el bien.

17. Observaciones: Explicación adicional considerada de importancia.
18. Recibido por: Firma legible de la persona que recibe los bienes.
19. Revisado por: Firma de la persona responsable de verificar el documento.
20. Persona Especializada: Persona responsable de dar su aprobación de la recepción de un

bien con características especiales.
Formulario Núm.2

Solicitud y Despacho de Almacén
Fecha: No. De Formulario del Almacén:
Unidad Solicitante:
Solicitud Código Solicitud Precio B/.

Renglón No. Descripción O/Compra
Cantidad Unidad Contable Entregada Unitario Total
TOTAL B/.
____________________________________
SOLICITADO JEFE DE LA UNIDAD AUTORIZADO SECRETARÍA
OBSERVACIONES:
RECIBIDO POR ALMACÉN
Fecha Fecha
NOTA: EL RECIBIDO DEBE SER LEGIBLE

SOLICITUD Y DESPACHO DE ALMACÉN
A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes solicitados y despachados

en el Almacén.
B. ORIGEN: Unidad administrativa / Sección de Almacén.
C. CONTENIDO
1. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la solicitud.
2. Núm. De Formulario del

Almacén: Secuencia numérica de control en el Almacén.
3. Unidad Solicitante: Nombre de la unidad ejecutora que realiza la solicitud al

Almacén.
4. Renglón Núm.: Indica la línea que le corresponde al bien solicitado.
5. Cantidad: Número de bienes solicitados.
6. Unidad: Unidad de medida utilizada (docenas, libras, cajas, etc.).
7. Descripción: Nombre detallado de los bienes.
8. Código Contable: Indicar el código contable del bien o artículo.
9. Solicitud Entregada: Identificar si la solicitud fue entregada o no.
10. O/Compra: Colocar el número de orden de compra.
11. Precio B/:

- Unitario: Indicar el precio de cada unidad del bien.
- Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la
cantidad de bienes despachados.
12. TOTAL B/. Sumatoria de los totales.
13. Solicitado: Firma de la persona responsable que realiza la solicitud.
14. Jefe de la Unidad: Firma del director o jefe de la unidad administrativa solicitante.
15. Autorizado
Secretaría Administrativa: Firma del Secretario Administrativo.
16. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información contenida

en el formulario.
17. Recibido por: Firma legible de la persona que recibe los bienes.
18. Fecha: Día, mes y año en que se recibe los bienes.
19. Almacén: Firma de la persona responsable de la entrega de los bienes.
20. Fecha: Día, mes y año en que se entrega el bien.

Formulario Núm.3

Solicitud Global de Bienes de Consumo
Fecha:
Unidad Solicitante:
Nº solicitud:
Renglón Cantidad
No.
Descripción Unidad de Medida
Actual Solicitada
1
10
Observaciones
Jefe de la Unidad Jefe de Almacén
Autorizado
SOLICITUD GLOBAL DE BIENES DE CONSUMO
A. OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes de consumo necesarios

para el funcionamiento de la institución.
B. ORIGEN: Unidad administrativa solicitante.
C. CONTENIDO
1. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la solicitud.
2. Unidad Solicitante: Nombre de la Unidad Ejecutora que realiza la solicitud.
2. Núm. Solicitud: Secuencia numérica de control en el Almacén.
4. Renglón No.: Indica la línea que le corresponde al bien solicitado.
5. Cantidad
Actual: Cantidad actual de bienes.
Solicitada: Cantidad de bienes solicitados.
6. Descripción: Nombre detallado del bien solicitado.
7. Unidad de Medida: Unidad de medida utilizada (docenas, libras, cajas, etc.).
8. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información contenida

en el formulario.
9. Jefe de la Unidad: Firma del director o jefe de la unidad administrativa solicitante.
10. Jefe de Almacén: Firma del jefe de Almacén.
11. Autorizado
Secretaría Administrativa: Firma del Secretario Administrativo.
ANEXOS
Anexo Núm.1
Anexo Núm.2
TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

Tarjeta de Control de Inventario Tarjeta de Control de Inventario
Código/Alm. Código/Cont. Código/Alm. Código/Cont.
Producto Producto
Fecha Reg. No. O/C Entrada Salida Saldo Fecha Reg. No. O/C Entrada Salida Saldo
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL REGISTRO NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL REGISTRO
Anexo Núm.3
Anexo Núm.4
Anexo Núm.5
Anexo Núm.6
UNIDAD DE CONTABILIDAD
ACTA DE INICIO DE TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS
En las oficinas principales del Tribunal Administrativo Tributario, ubicadas en el piso 3, en el

depósito la Sección de Almacén el día ____ de _______________ de _______, siendo las
_______________ se reúne la comisión, con la finalidad de dar inicio a la toma del inventario de
bienes de consumo.
El inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:
____________________________ Coordinador
____________________________ Identificará el lugar de los bienes de consumo
____________________________ Conteo de bienes de consumo
____________________________ Observador
El inventario será efectuado, siguiendo los procedimientos establecidos en las Normas de Control
Interno Gubernamental.
El inventario tendrá una duración de __ días; para lo que, el personal de la Sección de Almacén
está en la obligación de prestar las mayor facilidad para llevar a cabo dicha actividad.
En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:
_____________________ ______________________ ______________________

Almacén Coordinador Conteo físico
Anexo Núm.7
UNIDAD DE CONTABILIDAD
ACTA FINAL DEL INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS
En las oficinas principales del Tribunal Administrativo Tributario, ubicadas en el piso 3, en el

depósito la Sección de Almacén el día ____ de _______________ de _______, se reúnen la
comisión, con la finalidad de dar por terminado a las ______ la toma del inventario de bienes de
consumo.
El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose realizado el curso
del inventario según lo programado con los respectivos papeles de trabajo.
En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los sobrantes y faltantes que
han sido verificados, se suscribe el presente documento.
Forma parte de la presente acta, el resultado del inventario final, el mismo que será elevado a la
Secretaría Administrativa para los fines pertinentes.
_____________________ ______________________ ______________________

Almacén Coordinador Conteo físico
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Recepcion y Depacho Formularios

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No.

28550 Gaceta Oficial Digital, martes 19 de junio de 2018 1

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad

PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DESPACHO DE

CARLOS A. GARCÍA MOLINO

DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL

OLDEMAR GUERRA ESPINOZA

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

ALLAN POHER BARRIOS ROSARIO

MARIÓN LORENZETTI CABAL

ANA MAE JIMÉNEZ GUERRA

MARCOS POLANCO MARTÍNEZ

II. MEDIDAS DE CONTROL

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas

Como práctica establecida en nuestra Dirección, los aspectos contemplados en estos

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

A. Objetivo del Documento

Proporcionar un instrumento administrativo que norme el proceso para la recepción, custodia

 Constitución Política de la República de Panamá.

 Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría

 Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma

 Ley N° 38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría

 Decreto N° 234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de

 Decreto No.211-2007-DM y SC de 26 de junio de 2007, “Por la cual se crea el

 Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba el

 Decreto Núm.220-2014- DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las

 Decreto Número 32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el

 FE DE ERRATA PARA CORREGIR ERROR INVOLUNTARIO EN EL DECRETO

 Acuerdo Número 019-2013 del Tribunal Administrativo Tributario. Gaceta Oficial

II. MEDIDAS DE CONTROL

1. Los titulares del Tribunal Administrativo Tributario, son responsables de la aplicación y

2. El Magistrado Presidente, a través de la Secretaría Administrativa, velará por el

3. El Magistrado Presidente, a través de la Secretaría Administrativa, serán los responsables

4. La Secretaría Administrativa, será responsable de salvaguardar, que los bienes adquiridos

7. La Oficina de Auditoría Interna, es responsable de evaluar que los procesos ejecutados,

8. Los informes de la Oficina de Auditoría Interna, deberán remitirse a las autoridades

11. La Unidad de Compras y Proveeduría, es responsable de establecer claramente en la orden

13. La Unidad de Contabilidad, es la responsable de los registros contables y de la conservación

15. La Unidad de Contabilidad, realizará el registro del devengado, a través de la Recepción de

17. La Unidad de Contabilidad, es la responsable de solicitar a Secretaría Administrativa, la

18. La Sección de Almacén, es responsable de confirmar la existencia del bien solicitado.

19. El Almacén, es responsable de colocar el sello “NO HAY EN EXISTENCIA” en la

24. El funcionario responsable de la Sección de Almacén, debe exigir al proveedor, la factura

26. En la Sección de Almacén, se lleva la Tarjeta Control de Inventario (Anexo Núm.2),

28. La Sección de Almacén, es responsable de verificar que la Solicitud y Despacho de

29. La Sección de Almacén, es responsable de que las solicitudes de abastecimiento de útiles y

34. El Almacén es responsable de solicitar la presencia de personal idóneo, cuando se trate de

35. El Almacén tiene la responsabilidad de confeccionar el Recepción de Almacén

39. Las donaciones serán recibidas en el Tribunal Administrativo Tributario, previa

43. El responsable de Almacén, verificará y supervisará que se cumpla con la conservación,

48. La Recepción de Almacén, se enviará diariamente a la Unidad de Contabilidad para el

49. La Sección de Almacén remitirá mensualmente a la Unidad de Contabilidad, los informes

55. La disposición de las áreas de custodia se considerarán previamente, a fin de evitar

56. La custodia de los bienes contemplarán medidas de conservación debido a su naturaleza,

57. El almacenista encargado de la custodia de bienes, almacenará la mercancía en los

63. En caso de no existir concordancia con lo plasmado en la Solicitud y Despacho de

64. El jefe de Almacén, enviará un Informe Mensual de Salidas de Bienes de Consumo

65. El jefe de Almacén, enviará el formulario de Solicitud y Despacho de Almacén

G. Inventario Físico de Almacén