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Un ejemplo de esto es el hecho de que Toyota desarrolla nuevos vehículos en Japón en menos de un
año. A sus competidores les supone más de dos años. La razón es que el trabajo de ingeniería en
Toyota está organizado en forma de flujo. Su trabajo de ingeniería, las decisiones de diseño, la
construcción de prototipos y la construcción de herramientas fluyen de manera uniforme y
"comunican" desde el principio hasta el final del proceso de diseño del vehículo. Nadie produce
nada hasta que es requerido por la siguiente persona o fase en el proceso.
Toyota ha identificado ocho grandes tipos de desperdicios (muda, en japonés) que no añaden valor
en procesos de la empresa o de la producción:
1. Superproducción. En la producción de artículos para los que no hay pedido, se generan
desperdicios tales como sobreutilizar recursos, almacenar el exceso de materiales y generar
costes de transporte por exceso de inventario.
2. Esperas (tiempo con inactividad). Generado cuando se desaprovecha a los operarios
haciéndoles vigilar máquinas automáticas o dando vueltas esperando el siguiente paso del
proceso, la siguiente herramienta, proveedor, etc., o simplemente sin poder trabajar por falta de
material, retrasos en el procesado de lotes, parada de equipos y cuellos de botella.
3. Transportes o movimientos innecesarios. Tiene lugar cuando se desplaza el producto en
proceso (WIP) en largos recorridos, lo que crea ineficiencias del transporte, movimientos de
materiales, piezas, artículos que acaban en o salen de un almacén, entre procesos.
4. Sobreprocesar o procesar incorrectamente. Ocurre como consecuencia de la realización de
pasos innecesarios para procesar las piezas. Cuando se procesa ineficientemente debido a
herramientas defectuosas o al diseño de producto, se crean movimientos innecesarios y se
producen defectos. También se genera desperdicio cuando se fabrican productos de una
calidad más elevada de la requerida.
5. Exceso de inventario. El exceso de materia prima, de piezas en proceso o de piezas acabadas
que causan tiempos de proceso más largos, obsolencias, daños en los artículos, en costes de
transporte e inventario y retrasos. Además, el exceso de inventario esconde otros problemas
como producciones no equilibradas, retrasos en las entregas de los proveedores, defectos,
paros en los equipos y largos tiempos de preparación de las máquinas.
6. Movimientos innecesarios. Cualquier movimiento inútil de los operarios mientras trabajan,
como mirar, alcanzar, apilar piezas, herramientas, etc.
7. Defectos: la producción de piezas defectuosas o por retocar. Las reparaciones por trabajos,
chatarra, sustituciones e inspecciones que signifiquen desperdicio por movimiento, tiempo y
esfuerzo.
8. Creatividad de los empleados no utilizada. Se pierden tiempo, ideas, aptitudes, mejoras y se
desperdician oportunidades de aprendizaje por no motivar o escuchar a los empleados.
De todos los desperdicios, el más grave es la sobreproducción, ya que causa la mayoría de los
demás desperdicios. Al producir más de lo que el cliente necesita en cualquier operación del
proceso de fabricación, necesariamente creamos más inventario aparcado esperando a ser procesado
en la siguiente operación.
Principio 3: Utilice sistemas pull para evitar producir en exceso.
El modelo Toyota no trata de gestionar inventarios, sino de eliminarlos. Ya desde un principio,
Toyota pensaba en términos de tirar del inventario basándose en la demanda de cliente, en lugar de
utilizar un sistema push que se anticipara a la demanda del cliente. En el modelo
Toyota, pull significa el estado ideal de fabricación just-in-time: entregando al cliente lo que desea,
cuando lo quiere y en la cantidad que desee.
Pero la demanda del cliente puede cambiar de repente y las cosas ir mal. ¿Cómo impedir la
generación de desperdicios y controlar el inventario? En Toyota han solucionado este problema con
la creación de pequeños almacenes de piezas entre operaciones. Debido a que las fábricas pueden
ser grandes y estar separadas y los proveedores de piezas estar lejos, Toyota necesitaba una
metodología para indicar que la línea de montaje había usado las piezas y necesitaba más. Utilizó
como señales simples tarjetas y contenedores vacíos llamados kanban. Kanban significa ‘señal’.
Enviar hacia atrás un contenedor vacío (kanban) es una señal para rellenar con un número
específico de piezas o bien devolver una tarjeta con información detallada teniendo en cuenta la
pieza y su localización. Este conjunto de operaciones es conocido en Toyota como Kanban
System y sirve para gestionar y asegurar el flujo y la producción de materiales just-in-time.
Principio 4: Nivele la carga de trabajo (heijunka). El heijunka es el nivelado de la producción
tanto por volumen como por mezcla de productos. No fabrica los productos según el flujo real de
los pedidos de los clientes, que pueden subir y bajar rápidamente, sino que toma el volumen total de
pedidos en un periodo dado y los nivela de modo que cada día se haga la misma cantidad y la
misma mezcla de productos.
El enfoque del modelo de Toyota fue desde el principio mantener pequeño el tamaño del lote y
fabricar lo que el cliente (externo o interno) quiere. En un flujo de verdad de una sola pieza,
podemos fabricar dos productos, A y B, en la misma secuencia de llegada de los pedidos de los
clientes (por ejemplo, A, A, B, A, B, B, B, A…). El problema de fabricar una secuencia de
producción real como esta es que nos hace fabricar piezas de modo irregular. Así, si el lunes
recibimos el doble de pedidos que el martes, debemos pagarles a los operarios horas extras el lunes
y enviarlos a casa antes el martes. Para suavizar esto, debemos tomar la demanda real del cliente,
determinar el patrón del volumen y mezcla, y fabricar cada día un nivel programado. Por ejemplo,
supongamos que fabricamos 5 A por cada 5 B. Ahora podemos crear una secuencia de nivelado de
producción ABABAB. Esto sería una producción nivelada con mezcla de modelos, porque
combinamos la producción a la vez que nivelamos la demanda de los clientes a una secuencia
predecible, que separa los diferentes tipos de productos y nivela su volumen.
Principio 5: Cree una cultura de parar a fin de resolver los problemas, para lograr una buena
calidad a la primera. Para incorporar la calidad en el proceso necesitamos un método que nos
permita detectar los defectos cuando ocurren y parar automáticamente la producción de modo que
un empleado pueda resolver el problema antes que el defecto siga adelante.
El jidoka se conoce también como ‘autonomatización’, equipo al que se dota de inteligencia
humana para pararse cuando tenga un problema. La calidad en el puesto de trabajo (prevenir que los
problemas sigan avanzando en la línea) es mucho más efectiva y menos costosa que inspeccionar y
reparar los problemas de calidad después de su aparición, tal y como se hace en un proceso de
fabricación tradicional.
Dentro de la fabricación lean cobra una enorme importancia el hacer bien las cosas a la primera.
Con niveles muy bajos de inventario, no hay ninguna reserva de la que tirar si se produce un
problema de calidad. Los problemas en la operación A pararán rápidamente la B. Cuando el equipo
se para, se usan indicadores o luces, acompañados generalmente de música o de una alarma, para
señalar que se necesita ayuda para resolver un problema de calidad. Este sistema de señalización (la
señal luminosa que se enciende para pedir ayuda) se denomina andon.
En Toyota, los especialistas de calidad y los miembros de los equipos tienen solo cuatro
herramientas:
Vaya y vea.
Analice la situación.
Use el flujo de una sola pieza y el andon para que afloren los problemas.
Pregunte "¿Por qué?" cinco veces (para encontrar la raíz del problema así como contramedidas
para resolverlo).
Principio 6: Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la
autonomía del empleado. Sea que nuestros empleados diseñen unos nuevos y complicados
dispositivos, que procesen cuentas a pagar, que desarrollen un nuevo software o que trabajen como
enfermeros, es probable que todos respondan a la idea de estandarizar su trabajo de la misma
manera: "nosotros somos profesionales creativos, con ideas y cada tarea que hacemos es un
proyecto único". Si no estamos en producción, quizá nos sorprenda saber que incluso los operarios
en una línea de montaje creen que tienen un don para hacer mejor el trabajo a su manera y que las
normas solo impiden que lo logren. Pero algún nivel de estandarización siempre es necesario
porque es imposible mejorar ningún proceso hasta que se haya estandarizado.
Toyota le ha dado la vuelta a la práctica del trabajo estandarizado. En vez de forzar estándares
rígidos que pueden convertir los trabajos en algo rutinario y degradante, el trabajo estandarizado es
la base para darles autonomía a los trabajadores y permitirles innovar en su puesto de trabajo,
porque son los que mejor conocen sus pormenores.
En la planta NUMMI que Toyota tiene en California, los trabajos son altamente repetitivos. Los
operarios siguen procedimientos estandarizados muy detallados que tocan todo aspecto de la
organización. Hay muchos encargados y jefes de equipo y una extensa jerarquía. Hay una disciplina
estricta en asuntos como el tiempo, los costes, la calidad, la seguridad, etc. NUMMI tiene todas las
características asociadas a la burocracia y una organización muy "mecanicista".
Pero, al mismo tiempo, NUMMI también tiene muchas características asociadas con organizaciones
flexibles: implicación extensa del empleado, mucha comunicación, innovación, flexibilidad, moral
elevada y un gran enfoque al cliente. La burocracia que existe en NUMMI es una burocracia
"facilitadora".
Principio 7: Utilice el control visual de modo que no se oculten los problemas. El control visual
es cualquier dispositivo de comunicación en el ambiente de trabajo que nos dice, echándole un
vistazo, cómo debería hacerse el trabajo y si se desvía del estándar. Ayuda a los empleados que
quieren hacer bien su trabajo a ver cómo lo están haciendo. Puede mostrar dónde van las piezas,
cuántas deben ir allí, cuál es el procedimiento estándar para fabricar algo, el estatus del trabajo en
proceso y muchos otros tipos de información crítica para el flujo de las actividades del trabajo. En
un sentido más amplio, el control visual se refiere al diseño de la información de todo tipo justo a
tiempo para asegurar la ejecución rápida y apropiada de las operaciones y procesos. Un ejemplo
excelente de ello en la vida cotidiana son las señales de tráfico. Como son cuestión de vida o
muerte, las señales de tráfico suelen ser controles visuales bien diseñados. Una buena señal de
tráfico no requiere que se la estudie: su significado está inmediatamente claro.
El control visual va más allá de captar desviaciones del objetivo o de la meta en tablas y gráficos, y
luego desplegarlos públicamente. Los controles visuales en Toyota están integrados en el proceso
del trabajo de valor añadido. El aspecto visual significa ser capaz de observar el proceso, una pieza
del equipo, el inventario, la información o a un operario haciendo una tarea e inmediatamente ver el
estándar que se usa para ejecutar dicha tarea y si hay una desviación de ese estándar. Por eso, en
Toyota, una de las cosas que hacen es crear tableros con las "sombras" de cada una de las
herramientas. Se pintan en el tablero las "sombras” de cada una de las herramientas en los sitios
donde deben colgarse: por ejemplo, la silueta de un martillo muestra dónde debe ir el martillo, así
que es obvio si falta o no el martillo. Del mismo modo, tener indicadores visibles de los niveles
mínimo y máximo de los inventarios le ayudará al director (y a todo el mundo) a ver si se gestionan
bien los inventarios.
Principio 8: Utilice solo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su
personal y a sus procesos. A lo largo de los años, Toyota ha estado rezagada con respecto a sus
competidores a la hora de adquirir todo tipo de nuevas tecnologías, a sabiendas de que muchas de
ellas nunca se acaban utilizando realmente. No obstante, aunque no lidera el sector en la adquisición
de la tecnología, Toyota es una referencia en cuanto a cómo utilizar la tecnología con valor añadido
que dé apoyo a los procesos apropiados y a la gente.
En Toyota, una nueva tecnología se introduce solo después de haberla probado mediante su
experimentación directa con la implicación de un grupo multifuncional amplio. Antes de adoptar
una nueva tecnología, Toyota hará grandes estudios para analizar el impacto que esta tendrá en sus
procesos actuales.
Primero, irá y observará de primera mano la naturaleza del trabajo con valor añadido que lleva a
cabo el personal, en ese proceso particular. Buscará nuevas oportunidades para eliminar el
despilfarro y equilibrar el flujo. Luego, Toyota tratará de mejorar el proceso con el equipo, la
tecnología y el personal actuales, en un área piloto. Cuando haya logrado mejorar tanto como sea
posible el proceso, Toyota se preguntará de nuevo si se pueden hacer mejoras adicionales añadiendo
una nueva tecnología. Si determina que la nueva tecnología puede añadirle valor al proceso, esa
tecnología se analizará luego cuidadosamente para ver si entra en conflicto con las filosofías y
principios operativos de Toyota. Estos incluyen valorar a las personas por encima de la tecnología,
el uso del consenso para la toma de decisiones y el enfoque operativo en la eliminación del
despilfarro. Si la tecnología viola esos principios, o si existe alguna posibilidad de que pueda afectar
negativamente a la estabilidad, la fiabilidad y la flexibilidad, Toyota rechazará esa tecnología o,
como mínimo, retrasará su adopción hasta que se resuelvan esos problemas.
Si la nueva tecnología es aceptable, el principio rector es diseñarla para que dé apoyo al flujo
continuo en el proceso de producción y ayudar a los empleados a que lo hagan mejor dentro de los
estándares de Toyota. Eso significa que la tecnología debería ser muy visual e intuitiva. Idealmente,
debería utilizarse justo donde se hace el trabajo, de modo que no requiera a una persona en la
oficina metiendo datos. El principio más importante es descubrir maneras de dar apoyo al proceso
de trabajo real sin distraer a la gente en su trabajo con valor añadido. Debido a este proceso
cuidadoso, Toyota suele implantar la nueva tecnología de un modo suave, sin tener la oposición del
empleado ni afectar al proceso, algo que a menudo experimentan otras empresas.