Hotel Fiesta INN

Manual De
Procedimientos

Mayo 2009
 ÍNDICE
I. Objetivo Del Manual
II. Procedimientos
1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las
habitaciones
1.1 Objetivo Del Procedimiento
1.2 Alcance
1.3 Responsabilidades
1.4 Método De Trabajo
 Diagrama De Flujo
 Formatos

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 OBJETIVO DEL MANUAL
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita
inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en el Hotel Fiesta INN para mantener así el trabajo y
espíritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.

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 PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones
1.1 Objetivo Del Procedimiento

Este procedimiento tiene por objeto describir la metodología que emplea

el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo
en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de
limpieza.

1.2 Alcance

Este procedimiento es aplicable a la adquisición de los productos de

limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que
tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las áreas
de piso, habitaciones y áreas publicas del hotel.

1.3 Responsabilidades

Responsabilidades Del Ama De Llaves:

 El ama de llaves se encargará de seleccionar y aprobar los

productos de la mayor calidad para el saneamiento de las
diferentes áreas del hotel.
 Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de realizar
la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de
útiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento.

Responsabilidades del Jefe De Compras.

 Atender los requerimientos de los productos de limpieza

solicitados por el ama de llaves
 Evaluar posibles Proveedores para el Hotel
 Verificar el presupuesto.
 Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y
servicios.
 Almacenamiento y protección de material.
 Informar al Ama De Llaves de cualquier desviación que se detecte
en los productos adquiridos.

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 1.4 Método De Trabajo
 Diagrama De Flujo

Las Camaristas No
Tienen Productos De
Limpieza

¿Hay
productos de Si Surtir el carrito de
limpieza en la camarista
almacén?

No

Realizar una
solicitud de compra Solicitud De
Compra (1)
al Jefe de Compras

Solicitud de Solicitud De
Cotizaciones con Cotización de
Proveedores (2)
diferentes
Proveedores

Revisión, evaluación y
elección de
Proveedor

¿El Proveedor cumple Seleccionar otro

No
con los requisitos del proveedor de la lista
Hotel?

Si
Sigue el
Diagrama de Se elabora la Orden
Flujo en la de Compra y se Orden De
sig. Hoja
envía al Proveedor Compra (3)

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 Recepción de los Nota De Recepción
Productos y orden de compra
(4)

¿Están en buenas No Regresar la mercancía

condiciones los al proveedor
productos?

Nota De Devolución
Si de Materiales a los
Proveedores (5)

Se Almacenan los
Productos Aviso De Entrada
Al Almacén (6)

(1) Solicitud de compras

El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no

puede iniciar ningún trámite para efectuarlas.

De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que

además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es
necesario hacerlas

Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacén, y debe
incluir toda la información referente al material solicitado:

1. Nombre de la Empresa
2. Número de la solicitud
3. Fecha e la que se elabora.
4. Fecha en que se requiere
5. Solicitud
 Clave del material
 Cantidad
 Descripción
 Observación
6. Firma de la persona que formuló (Ama De Llaves)
7. Firma de la persona que revisó (Jefe De Almacén)
8. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras)

Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para

darle el siguiente manejo:

1. El original se le envía al Jefe De Compras

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2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitirá corroborar
que el material que llega al almacén, es efectivamente el que se solicitó.

3. Otra copia se envía al Depto. De Contabilidad

(2) Solicitud de cotización a proveedores

Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente

autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las
compras del material que se le solicitó.

El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores

condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe
efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para
posteriormente elegir al que más le convenga.

Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede
evidencia por escrito de la investigación realizada, el Jefe De Compras debe
enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de
cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:

1. Número de solicitud de cotización a proveedores.

2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
4. Clave del material que se solicita.
5. Descripción del material solicitado.
6. Cantidad solicitada.
7. Fecha límite para que el proveedor conteste.
8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha
en la que se expidió.
9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es
decir, del Jefe De Compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario

para que el proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.
3. Condiciones de pago.
4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el
establecimiento del proveedor.

Es de suma importancia que el Jefe De Compras envíe las solicitudes de

cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran
adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los
datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra.

Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre

compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las
condiciones y necesidades del Hotel.

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Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer

dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitirá constatar que la
cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado.
2. La otra forma, se envía a cada uno de los Proveedores potenciales para
que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite.

En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha

solicitud y el proveedor no entrará en la selección.

(3) Orden de compra

Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de

cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra
fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que
ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio.

No está de más que el Jefe De Compras le pida su opinión a la persona que le

solicitó el material para hacer la elección del proveedor, en este caso el Ama
De Llaves.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores

condiciones y precios, el Jefe De Compras efectúa el pedido mediante un
documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto
formalizar la operación de compra.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1. Nombre de la empresa
2. Numero de orden de compra
3. Información Del Proveedor
4. Fecha en que se formula
5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
6. Clave Del material
7. Cantidad
8. Unidad
9. Descripción del artículo
10. Precio unitario
11. Importe total
12. IVA Desglosado
13. Total
14. Condiciones de pago.
15. Firma del Jefe De Compras.
16. Firma del Proveedor.

Se deben manejar las siguientes copias:

1. El original se le entregará al Proveedor

2. 1 copia al Jefe de Compras
3. 1 copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves)
4. 1 copia al Jefe De Almacén
5. 1 copia al archivo
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(4) Nota de recepción

Para que el Ayudante de Almacén realice la recepción de materiales deberá

tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.

No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacén no tiene en

su poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de
rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de
compra.

Las tareas del Ayudante De Almacén consisten en hacer un recuento físico y

verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las
características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una
inspección para detectar la existencia de material dañado.

En caso de que la inspección realizada por el Ayudante De Almacén sea

totalmente satisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales.
Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la
entrega del material.

La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la

nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe
contener la siguiente información:

1.5 Número de nota de recepción.

2. Fecha de recepción.
3. Nombre del proveedor.
4. Fecha en la que se hizo la orden de compra.
5. Número de orden de compra.
6. Clave del material.
7. Descripción del material.
8. Cantidad recibida.
9. Precio unitario.
10. Importe total de la mercancía recibida.
11. Firma de la persona que recibió el material (Ayudante De
Almacén)

La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:

 Una de ellas, se envía al Jefe De Compras para que quede formalmente

enterado de que la mercancía está en el almacén.
 Otra copia se envía al Jefe De Almacén para que registre en su tarjeta de
almacén la entrada de mercancía.
 La tercera copia se envía al Depto. De Contabilidad para que realice el pago
correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción.

En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se debe expedir además, una

copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la
mercancía en cuestión.

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(5) Nota de devolución de materiales a proveedores
En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material dañado o en
malas condiciones. En tal situación, es responsabilidad del Jefe De Compras
efectuar el trámite de devolución y solicitar al Proveedor que le bonifique el
importe pagado por la mercancía objeto de la devolución.

La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los

siguientes datos:

1.6 Número de nota de devolución.

2. Datos generales del proveedor.
3. Fecha en la que se efectúa la devolución.
4. Referencia de la nota de recepción.
5. Clave del material.
6. Descripción del material.
7. Cantidad.
8. Precio unitario.
9. Importe de la mercancía objeto de la devolución.
10. Causa de la devolución.
11. Firma del Jefe de compras.
12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.

Con el objeto de que únicamente la persona involucrada en el cálculo de los

costos conozca esta información, los espacios para el precio unitario y el
importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la
nota de recepción.

En caso de tratarse de proveedores foráneos, se deberá añadir:

1.7 El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.

2. La fecha en la que se elaboró la nota de remisión.
3. Transportista encargado de hacer la entrega.

Deben hacerse cuatro copias de dicha nota:

1. Uno de ellas, para el Proveedor.

2. Otra, se envía al Jefe De Almacén, para que haga el registro
correspondiente a la salida de mercancía en sus tarjetas de almacén.
3. Otro ejemplar se envía al Depto. De Contabilidad.
4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar

(6) Aviso De Entrada Al Almacén

Es un documento que hace el Ayudante De Almacén después de recibir y

revisar los productos y es de carácter interno para el Hotel, tiene por objeto
hacer constar la entrada de productos al almacén. Debe contener lo siguiente:

1. Nombre o razón social de la Empresa

2. Numero de Aviso
3. Información Del Proveedor (Dirección, Teléfono, Correo Electrónico)
4. Cantidad
5. Unidad
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 6. Descripción
7. Precio Unitario
8. Importe total
9. Observaciones
10. Firma del que Formuló
11. Firma de quien revisó
12. Firma del que Recibió

El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al

Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacén.

1.8 Formatos

SOLICITUD DE COMPRA
Nº de solicitud:
Fecha De Formulación:
Hotel Fiesta INN
Fecha De
Requerimiento:

Clave Cantidad Descripción Observaciones

Formuló Autorizó

Revisó

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 SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES
Solicitud De Compra Nº Fecha Límite De
Contestación:
Hotel Fiesta INN

Nº Fecha: Proveedor:
Plazo De Entrega De
Calve Del Material Descripción Precio Por Unidad Mercancía

Autorizó Jefe De Compras Del Recibió Solicitud

Hotel Fiesta INN

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 ORDEN DE COMPRA

Hotel Fiesta INN Orden De Compra Al Proveedor Nº

Avenida Universidad No. 268 Oaxaca De Juárez, Oaxaca Fecha:

Información Del Proveedor Plazo De Entrega Del Pedido
Nombre:
Fecha De Inicio:
RFC:
Dirección:
Plazo (Días Hábiles):
Teléfono:
Ciudad:
Fecha Max. De Entrega:
País:
Código Cantidad Unidad Descripción Precio Unitario Total

Parcial:
Descuento:
IVA:
Total:
Formuló Revisó Autorizó

Nota De Recepción
Nota De Recepción: Fecha De Recepción:
Hotel Fiesta INN
Nombre Del Proveedor:
Fecha De La Orden De Nº De Orden De Compra: Nota De
Compra:
Recepción
Clave Descripción Cantidad Precio Importe

Ayudante De Almacén

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Nota De Devolución De Materiales A Proveedores

Nota De Devolución De Materiales A

Hotel Fiesta INN Proveedores
Proveedor: Fecha De Devolución:
RFC:
Dirección:
Teléfono: Nº de Nota de recepción:
Ciudad:
Clave Descripción Cantidad Precio Unitario Importe

Causa De La Devolución

Jefe De Compra Proveedor

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 AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

Hotel Fiesta INN Nº

Aviso De Entrada Al Almacén

Proveedor:
Dirección:
Teléfono:
Correo Electrónico:
Con Esta Fecha he recibido los sig.
Productos
Precio Importe
Cantidad Unidad Descripción Observaciones
Unitario Total

Formuló Recibió

Revisó

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