PROCESO DE COMPRAS

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y
de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

Solución.

COMPRAS: Esta cuenta registra los amentos y disminuciones de las operaciones de

mercancías, el contacto, a crédito o con garantía documental, las cuales constituyen el
giro u objetivo principal de la empresa, registrada a precios de costo de adquisición.
En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia prima
o insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función oportuno y
acertado de una organización o empresa es necesario tener muy presente la
relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de suma importancia;
por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas el
departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de representación
misional como procesos de carácter de apoyo que despliega una organización.
Ya que la gestión impacta directamente en los resultados y logros que la
empresa busca, si se tiene en cuenta que la importancia va concertada
principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad del
producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno
respectivamente.

PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que
se da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o
servicio para resolverla.

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe
seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos
productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se
compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo sería
el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

Luis Mauricio Guerra Sánchez

Ingeniero de Alimentos
Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se
deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para
comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las
compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos
de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas,
etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de
la organización.

Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico

de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos
de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los
compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar
y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en

funcionamiento debe disponer siempre de una lista destacada de los
proveedores capaces de satisfacer las necesidades de compra que brinda la
empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para la selección de un
proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las
funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas igualmente
pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a empresas
que brinden servicios.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el

Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por
los proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización,
siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose una
breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto.

Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor

de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión
de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar
un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de
desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que
el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el
producto final.

Luis Mauricio Guerra Sánchez

Ingeniero de Alimentos
Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones
correctivas y preventivas que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los

proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los
productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los
artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo
económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.

Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos

impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un

proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de

cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros
procesos necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara
conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros procesos.

CONTROL INTERNO DE COMPRAS: Es el plan de organización entre el sistema de

contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por
objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la
eficiencia de operaciones de adquisición o compra
OBJETIVOS:
 Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena toma
de decisiones
 Segregar las funciones de autorización, adquisición, custodia, registro,
recepción, y almacenaje de la mercancía comprada
 Promover la eficiencia del personal de compras
 Registrar adecuada y oportunamente las compras de mercadería

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS EXTERNOS
Formato de características específicas del Son los requisitos legales, y normas
producto o servicio. internacionales, donde se ajustan las
características estándares que debe tener
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Formato de carga metodologiíta.
Programa de evaluación de proveedores.
Programa de trazabilidad.
Formato de realización de pedidos
Instructivo de descripción del producto.
cada producto.
Catálogos de los equipos, necesarios
para obtener el producto o servicio a
realizar.
Hojas de seguridad del producto.
La orden de compra, facturas y Registros
de lo comprado
Fichas técnicas del producto
Certificado de calidad del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación.

Por: Luís Mauricio Guerra Sánchez

Ingeniero de Alimentos

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