SISTEMAS DE INFORMACION

Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una empresa y se
relacionan con todos los problemas de la empresa, de ahí la definición de que un sistema
de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.

Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de

información, desde oficinas gubernamentales, fábricas, o desde la contabilidad hasta la
mercadotecnia, los sistemas de información son herramientas clave para el
procesamiento de transacciones, toma de decisiones, resolución de problemas y las
operaciones de toda organización, debido a que los sistemas de información se tienen
en todas las empresas de una forma u otra, estas son en general el área donde más usan

Contabilidad y finanzas
Recursos humanos.
Mercadotecnia.
Almacén en compras y ventas.

Existen más áreas de aplicación de los sistemas de información, pero todo eso dependerá
del tipo de empresa y el giro que tenga, para desarrollar incluso más sistemas de
información que los tradicionales o comunes.

El objetivo de un Sistema de Información (SI) es proporcionar a los encargados de la

toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las
decisiones necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos
de la empresa.
Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control
y toma de decisiones y asegurar que la información exacta y confiable esté disponible
cuando se necesite y que se le presente en forma fácilmente aprovechable, incrementar
la productividad operacional, hacer que el proceso de información deje de ser información
fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados,
aunque no se debe olvidar que el desarrollo de los sistemas de información depende de
otros factores como el ambiente externo, cambios en las necesidades internas, cambios
tecnológicos, y actualización de los diseñadores y de los administradores.
Contabilidad.

Los sistemas de información del área de Contabilidad se utilizan normalmente para tener
buen control y una mejor toma de decisiones, lo que marcará el rumbo de la empresa
económica y financieramente.
El control de la nómina, la antigüedad de los trabajadores dentro de la empresa, el
número de éstos, las altas, bajas e incapacidades que se tengan, entre otros datos los
encontramos en un sistema de información de esta área, el cual nos ayudará a tener un
mejor control del área y a organizar mejor los presupuestos que requiera la empresa.
Los sistemas relacionados con la contabilidad tienen su base en los libros contables, el
catálogo de cuentas y los diarios, ya que le permiten a la empresa procesar las ventas
por cobrar y las compras por pagar a clientes y proveedores respectivamente y por
supuesto en el pago de la nómina.
Si la empresa tiene es de una magnitud considerable, en ocasiones tienen dentro del
área de contabilidad diferentes departamentos encargados de un fin específico, que va
desde la nómina hasta el encargado de los activos fijos de la empresa.
En cuanto a finanzas se refiere los SI tratarán de asegurar los recursos disponibles para
llevar a cabo todas las actividades determinadas por la organización durante el proceso
de la planeación.
Tomando en cuenta que dicho sistema nos ayudará a saber realmente con qué cuenta la
empresa, cuánto debe, e incluso cuánto le deben, a fin de lograr sus objetivos y
considerar en qué partidas está gastando más y si realmente se tiene un costo-efectividad
para ese gasto.
Se determina en balance general y al estado de resultados, el cual puede llevarse por
año, o presentarse por un periodo determinado de tiempo.

Mercadotecnia.

Tomando en cuenta que el objetivo primordial de la MKT es equilibrar la oferta y la

demanda, los SI enfocados a dicha área ayudan a tener el desarrollo de nuevos
productos, mejorar los ya existentes, modificar precios, hacer promociones o estrategias
de distribución.
Los sistemas de información de mercadotecnia ayudan a organizar la demanda de
productos, por regiones y población a fin de comercializar con exactitud el producto
adecuado tomando en cuenta los clientes correctos.
De igual manera ayuda a detectar las necesidades del cliente y cumplirlas ya que
mantiene una estrecha relación entre el vendedor y el comprador, de manera oportuna
se puede aprovechar al máximo dicha información para tener más productos en el
mercado o bien tener siempre en que cumpla con las expectativas de nuestros clientes y
ayudar a tener un mejor control en la toma de decisiones.
Esta área es de suma importancia ya que si se tiene el cliente contento la empresa estará
en funcionamiento y con una gran utilidad, ya que permite conocer aparte de las
tendencias de mercado, los lugares, momentos y cantidades de compra, cuanto invertir
en publicidad porque a la gente lo que le llama la atención en la actualidad son anuncios
muy iluminados, o coloridos de sobremanera.
Como todo sistema y no siendo éstos la excepción tiene desventajas, si se toma en
cuenta que no garantizan que las decisiones de los gerentes sean las más acertadas, en
ocasiones son muy costosos de instalar y de un mantenimiento constante, tienden a ser
demasiado rígidos por ser estadísticos normalmente.
Los SI de esta área ayudan o impactan generalmente en el incremento de ventas a
clientes, atracción de clientes nuevos o la realización de ventas cruzadas. Dan mayor
información sobre el cliente, identifican nuevas oportunidades de negocio, mejoran en
mucho el servicio al cliente y a la perspectiva que él tenga de ese producto o servicio.

El tener el conocimiento de lo anterior no indica que se vaya a lograr el éxito, sino que se
deben de involucrar a las diferentes áreas y lograr que exista una comunicación para
interactuar y satisfacer así en un mayor grado las necesidades de los clientes para tenerlo
arraigado con la empresa.
Un sistema muy de moda en mercadotecnia son las ventas ya sea por Internet o por
televisión, en una el producto llega rápido y maneja condiciones de entrega de tiempos
ya limitados, en la otra se podrá ver el producto un poco más real pero no se cuenta con
un tiempo de garantía real, éste tipo de ventas, no hace que el cliente se sienta en
confianza ni que llegue a ser un cliente potencial, aun y con la modernidad al cliente le
gusta sentirse importante, sentir que lo toman en cuenta y no tener una relación de tal
vez una compra solamente como lo haría por internet o vía telefónica que siendo atendido
de manera personalizada.

RH.

Una de las áreas más importantes y pilares de cualquier empresa, independientemente

del giro, incluso de lo avanzado que está la tecnología, aunque se diga que las máquinas
suplirán al hombre, siempre se terminará por contar con un humano al cargo de un
departamento.
Ahí radica la base de una empresa, los cimientos ya que el sistema de información que
ahí se genera es de suma importancia y a su vez el más delicado, si se toma en cuenta
que se desarrolla un sistema tomando como datos:

Reclutamiento y selección de personal: Cuyos datos son la forma en que se va a reclutar

a la gente, como se enteran de las vacantes, y a la vez éstas cómo se dan a conocer
(periódicos, anuncios, o internamente) de ahí la selección de ellos mediante cierto tipo
de exámenes (test de personalidad, exámenes psicométricos y de conocimientos y
habilidades).
Entrenamiento y desarrollo de personal: Capacitación que recibe el empleado por esta
área desde su inicio laboral aun y cuando ya se encuentra laborando debe de seguir
recibiendo capacitación o entrenamiento, el cual se verá reflejado en su desarrollo
profesional dentro de la empresa.
Evaluación del desempeño: Sirve para saber si realmente contamos con el personal
capacitado para dicha área, ya que en ocasiones contratamos gente para un determinado
puesto y hacemos que aprenda y no se toman en cuenta sus habilidades de inicio y tal
vez sea más hábil y útil en otra área.
Administrador de salarios: En la mayoría de las empresas actualmente se maneja el
tabulador o administrador de salarios en base a lo que sepas hacer y a la complejidad del
trabajo será el sueldo que se asigne sin dejar de lado sus capacidades.
Registros y controles de personal: Tomando para ello las faltas, retrasos, medidas
disciplinarias, puntualidad, incapacidades, etc.

Si se relaciona los puntos anteriores y se tiene un buen sistema de información y control

en el área de recursos humanos no se contará con el tan temido índice de rotación de
personal, el que trae como consecuencia un retraso en el modo de operación normal de
cualquier área, hasta repercute en los costos, ya que se invierte desde el momento de
realizar el reclutamiento y selección hasta la contratación y aún más cuando ya se tiene
tiempo laborando, todo cuesta desde dinero hasta tiempo invertido en un empleado que
a final de cuentas se va, también permite analizar las causas de la ausencia del trabajador
más comunes: Enfermedad, razones familiares, retrasos y faltas al incrementar la
disponibilidad del recurso humano en sus actividades y puestos de trabajo.
Esta área se encarga de llevar un registro de accidentes, para poder mejorar el ambiente
de los lugares de trabajo, la disminución de pago de primas de riesgo, elimina las
condiciones inseguras e implementa medidas preventivas para evitar accidentes, al
momento de la separación de la empresa, el SI que se tenga es otra parte fundamental,
porque ahí se encontrará antigüedad en el puesto, sueldo base hasta ese momento,
préstamos pendientes de liquidar, primas de antigüedad, vacacionales, para tomar una
decisión adecuada al momento de realizar el finiquito.
Se dice que mientras más índice de rotación de personal se tenga, menos eficiente será
el sistema de información que se utiliza.

Almacén en Compras y Ventas.

Como almacén se entiende el o los lugares donde se guardarán los diferentes tipos de
mercancías. Los sistemas de información son fundamentales en la reducción de costos
de producción, debido al uso de la tecnología de la información ésta colabora en muchas
actividades y sirve de apoyo para:
Programar las actividades de la planta.
Planear requisitos de materiales de acuerdo con las demandas.
Reubicar el material rápidamente.
Administrar el tiempo real.
Clasificar órdenes de trabajo.

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende

de la información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información

Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben
establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de
uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a
robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los
artículos.
Función de los Almacenes:
l Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
l Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
l Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias
reales de materia prima.
l Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
l Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Ventajas.
1) Evita el retraso en el abastecimiento de materiales.
2) Abastecimiento parcial
3) Compra o producción en totales económicos.
4) Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los

materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que
involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
• Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
• Tipos de materiales que serán almacenados.
• Número de artículos guardados.
• Velocidad de atención necesaria.
• Tipo de embalaje.

De lo anterior se tiene como resultado:

1) Conocer los tiempos de entrega de mercancía al cliente (desde el pedido hasta la
entrega)
2) Historial crediticio de los clientes
3) Historial crediticio de la empresa
4) Seleccionar los mejores clientes
5) Compras realizadas por cada cliente (producto más vendido, frecuencia de la compra)
6) Hacer promociones especiales (volumen de compra, por preferirnos, por pago
anticipado, pago puntual, antigüedad de cliente, cliente frecuente)
7) Detección de clientes morosos y canalización al área correspondiente.
8) Mercancías más vendidas y rezagadas
9) Análisis de tiempo de entrega de cada proveedor
10) Análisis de precios y promociones del proveedor
11) Rotación de productos
12) Máximos y mínimos

El resultado de implantar un sistema de información dentro de un almacén a nuestro

punto de vista puede ser económico ya que del dependerá el incremento de las utilidades
al tener un mejor control de los productos. Así mismo consideramos que puede haber un
impacto social al reducir la necesidad de empleados en el control de almacén.
CONCLUSIONES.
Los sistemas de información son básicos y de apoyo total para la toma de decisiones de
cualquier área de la empresa, son una herramienta básica para tener un mejor control de
la información. por lo tanto, no se deben pasar por alto los cambios tecnológicos que se
mueven más rápido que los seres humanos o instituciones.

Se necesita el uso de tecnología para simplificar la comunicación y la coordinación, los

sistemas pueden dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
Se tiene con ello también nuevas formas de hacer negocios, pero una cosa es usar la
tecnología de la información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos
productos y otra cosa es ganar dinero haciendo esto y obviamente también se dan
cambios en la organización debido al desarrollo de sistemas más eficaces.

Debido a que los sistemas de información juegan un papel crítico en los negocios,
gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos,
confiables y seguros.