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Estrategias de integración © ADR

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Indice
Estrategias de integración 3
Introducción 3
Material básico de estudio 3
Ideas clave 4
Introducción 4
Pasos para desarrollar un Proyecto de Integración. 4
La gestión por procesos como base para la integración de Sistemas 8
Vademécum 9
Experiencias 9
Recursos 10
Ejercicios 11
Supuesto práctico 11
Recursos 12
Enlaces de Interés 12
Bibliografía 12

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Estrategias de integración

Estrategias de integración

Introducción
En los últimos tiempos se ha extendido en las organizaciones la implantación de Sistemas de Gestión
(calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, eficiencia
energética…) con objeto de ofrecer productos y servicios de alta calidad en un mercado cada día más
competitivo.

Con el fin de alcanzar la máxima eficiencia en la gestión interna de cada organización, es necesario
racionalizar costes, recursos, tiempo y esfuerzos, y la integración de esos sistemas de gestión puede
contribuir a ello.

La integración de los diversos sistemas de gestión introduce y unifica simultáneamente criterios y


especificaciones en sus procesos, satisfaciendo así a todas las partes interesadas.

Una de las ventajas fundamentales y más evidentes de la integración es la interacción y sinergia entre
los elementos de los distintos sistemas, que conlleva mayor eficiencia y mejor comprensión del sistema
integrado de gestión resultante.

Material básico de estudio


A lo largo del presente tema veremos qué es un Plan de Integración de Sistemas y los pasos que
deberá seguir una organización cuando decide llevar a cabo el proceso de integración de dos o más
Sistemas de Gestión.

Lectura. Gatell Sánchez, Cristina y Pardo Álvarez Jose Manuel. Capítulo 1 Planteamiento
general de los sistemas de gestión y capítulo 2 Integración de los sistemas de gestión de la obra
Éxito de un sistema integrado (2014). AENOR. ISBN: 978-84-8143-840-6.

Lectura. Artículo. González, Hugo (2012). Sistemas integrados de gestión. Obtenido de


www. calidadgestion.wordpress.com

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Estrategias de integración

Lectura. Estudio. Carmona Calvo, Miguel ángel (2008). La integración de sistemas de gestión
normalizados sobre la base de los procesos. Obtenido a través del Centro Andaluz para la
Excelencia de la Gestión.

Lectura. Artículo. González, Hugo (2013): Métodos para integrar sistemas de gestión.
Obtenido de www. calidadgestion.wordpress.com

Ideas clave

Introducción
En la actualidad, muchas son las organizaciones que han decidido abordar la gestión de determinadas
áreas de gestión mediante la aplicación de normas reconocidas a nivel nacional e internacional.

Estas normas constituyen sin duda referencias de gran utilidad que permiten dar estructura y
fundamento a la manera de llevar a cabo unas determinadas actividades, y de ejercer un control sobre las
mismas.

Ante la proliferación de este tipo de normas de gestión y de su implantación, y considerando que todas
ellas están soportadas en unos principios comunes, es entendible que las organizaciones quieran
aprovechar las sinergias existentes entre dichas normas, buscando la mayor integración posible entre las
mismas.

Con la integración de los Sistemas de Gestión la organización consigue unificar criterios de actuación,
procesos y recursos empleados de los distintos sistemas existentes configurando así una estructura única
que da respuesta a los requisitos de las distintas partes interesadas y que mejora el rendimiento.

Pasos para desarrollar un Proyecto de Integración.

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Estrategias de integración

El compromiso de la Dirección

Contar con la implicación y apoyo de la Alta Dirección de la organización es fundamental si se


quiere llevar a cabo con éxito el proceso de integración. La experiencia demuestra que cuando la
Dirección de una organización se involucra y “da ejemplo” el resto del personal de la entidad también
lo hace.

La Dirección deberá asegurar la disponibilidad de recursos humanos y materiales, designar uno o


varios Responsables para diseñar y llevar a cabo la coordinación del proyecto de integración para lo
cual deberá dotarle de la autoridad correspondiente. Asimismo, estará informada, revisará y aprobará
en su caso los cambios que sean necesarios llevar a cabo en la organización, en definitiva, apoyará las
actuaciones a realizar.

Evaluación de la situación de partida y elección del nivel de integración a lograr

Previo a la planificación y elaboración del Plan de Integración, la organización deberá analizar qué
beneficios va a obtener y qué dificultades va a encontrarse a lo largo del proceso para poder
enfrentarse a ellos con mayor eficacia y contar con argumentos a la hora de informar a los empleados
de los logros que se quieren conseguir con los cambios que se van a efectuar.

Una vez claro este punto, el siguiente paso sería realizar un análisis previo del contexto de la
organización a través del cual se evalúen cuestiones como:

El nivel de madurez de la organización y/o la capacidad para la gestión por procesos. Puede
ocurrir que los sistemas se encuentren en niveles de madurez distintos en función del
tiempo que lleve implantado, la experiencia y capacitación del personal, etc.

El nivel de complejidad del futuro SIG.


El alcance del nuevo Sistema Integrado de Gestión.
El nivel de riesgo que va a suponer la integración de los sistemas: los fallos que podrían
producirse durante el proceso deberían identificarse con antelación con el fin de prever con
antelación que ocurran.

Con estos datos, la organización contará con información suficiente para identificar el grado de
integración que mejor se adapte a su situación actual y que por tanto podrá llegar a alcanzar en un
primer momento.

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Estrategias de integración

Niveles de integración de acuerdo a UNE 6617712005

En cualquier caso, la organización no debería conformarse con una simple unificación de sus
sistemas a través de la identificación de requisitos comunes y la fusión de documentación y registros,
sino que debería avanzar hacia una verdadera integración en la estructura de la organización, para lo
cual será necesario, sin duda, un enfoque basado en la gestión por procesos.

De hecho, tal y como se verá en el tema 10.8. Doble integración de Sistemas, el futuro de los
Sistemas de Gestión va en esta línea. El proceso de unificación de la estructura de las Normas de los
Sistemas de Gestión que se está llevando a cabo desde el año 2012 ha sentado las bases para ayudar a
las organizaciones a lograr una verdadera integración de sus sistemas de gestión a través de sus
procesos.

El diseño, implementación, evaluación y revisión del Plan de Integración

Independientemente de la metodología empleada, la organización deberá planificar el proceso de


integración de los Sistemas de Gestión. Se trata de establecer una hoja de ruta que marque las etapas
del proyecto. El Plan deberá contener, al menos, las acciones a desarrollar, los responsables de su
ejecución y las fechas de su implantación, así como el coordinador del Plan en su totalidad.

Se deberá realizar una presentación formal del proyecto a la Alta Dirección para su aprobación
formal y respaldo. Una vez aprobado, y con el fin de lograr la colaboración y participación activa, se
comunicará el Proyecto a los distintos niveles de la organización.

La Norma UNE 66177:2005 aporta un conjunto de orientaciones para llevar a cabo un Plan de
Integración. Estructurado en torno a un ciclo de mejora continua PHVA, la metodología propuesta por
la Norma se muestra en la siguiente figura:

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Estrategias de integración

Plan de integración basado en el ciclo de mejora PHVA

A través de la mejora continua, la organización deberá tender a la integración completa de sus


sistemas desde 3 perspectivas:

Integración documental
Se ha de crear un soporte documental común para el Sistema Integrado de Gestión SIG.

Integración organizacional
La integración de los sistemas de gestión puede llegar a variar la estructura organizativa actual. De
hecho, si se quiere lograr una verdadera integración, el nuevo SIG debería:

Tender al establecimiento y asimilación de funciones y responsabilidades globales de


acuerdo a las disciplinas a integrar y no definirlas de forma diferenciada. Además, se
deberían abarcar todos los niveles jerárquicos de modo que se logre una cultura
participativa y de integración de gestión en toda la organización.
Fomentar la evolución de las capacidades del personal buscando la polivalencia en las
diversas disciplinas a integrar.

Integración operativa
La integración no puede quedarse a nivel documental, sino que tiene que aplicarse en el día a día
en el desarrollo de las actividades. Todas las prácticas integradas deberán realizarse teniendo en
cuenta las pautas comunes establecidas en los procedimientos u otros documentos integrados.

Puede ocurrir que al principio se requiera un mayor esfuerzo en el trabajo diario hasta asimilar e
integrar en el día a día las nuevas pautas definidas, pero con el tiempo redundará en una mayor
eficiencia y en mejores resultados.

La tendencia de futuro de los SIG va encaminada a la sustitución del concepto de “sistema


integrado” a “sistema integral” donde se engloben todos los distintos estándares sin distinción ni
diferencias. Esta nueva concepción defiende que el proceso de integración no debe quedarse solo en
agrupar procedimientos y requisitos similares, sino que debería ir un paso más allá buscando crear una
cultura de aprendizaje, participación y mejora continua de modo que con el tiempo el SIG acabe
formando parte de la cultura interna de la organización.

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Estrategias de integración

Esta nueva concepción queda reflejada sin duda en la metodología de integración basada en la
gestión por procesos descrita en la Norma española UNE 66177:2005 (y en el Anexo SL “Estructura
de Alto Nivel que estudiaremos en el tema 10.8).

En el siguiente apartado llevaremos a cabo una presentación de los fundamentos de esta nueva
concepción de integración por sistemas, sin entrar en detalle en la metodología descrita en detalle en
la Norma UNE 66177:2005.

La gestión por procesos como base para la integración de


Sistemas

Para una adecuada concepción de Sistema de Gestión Integrado, se debe partir de la realidad del
funcionamiento de la empresa y, para ello, se deben conocer tanto los departamentos de la organización
como la relación de actividades que se realizan y sus interrelaciones, es decir, entender que el Sistema de
Gestión nace de un adecuado enfoque a procesos.

Basándonos en la definición descrita en la Norma UNE-EN-ISO 9000 podríamos definir un proceso


como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre sí, las cuales
transforman elementos de entrada (inputs) en elementos de salida o resultados (outputs) con el fin de
generar un valor añadido y para lo cual es necesario disponer de recursos.

El producto o servicio resultante de dichas interacciones o proceso de transformación contendrá una


serie de características que le permitirá cumplir con los requisitos establecidos (requisitos externos y/o
internos de la organización).

PROCESO

Pero si ahondamos un poco más, podríamos añadir a la definición anterior el hecho de que las
actividades realizadas en el proceso y los recursos empleados podrían afectar a otras partes relacionadas
con el proceso. Por ejemplo, las actividades y recursos empleados para lograr un producto o servicio que
cumpla con los requisitos establecidos y satisfaga las necesidades y expectativas del cliente, pueden ser a
su vez origen de riesgos de tipo ambiental o laboral.

Si nos centramos en los tres ámbitos de gestión del ejemplo (calidad, medio ambiente y seguridad y
salud laboral), entonces la representación de un proceso podría quedar de un modo similar al siguiente:

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Estrategias de integración

Representación de un proceso

Por tanto, esta metodología de integración basada en la gestión por procesos implica que:

Deberá analizarse la influencia que un determinado proceso tiene sobre los demás,
para lo cual habrá que determinar el alcance del proceso en basea los estándares que
se quieran integrar.
La gestión de los procesos se debe orientar no solo hacia la obtención de un producto
o servicio que cumpla con los requisitos del cliente, sino también hacia el resto de
factores que se van a producir durante la ejecución del mismo de acuerdo a los
estándares integrar (ej: ambientales, de seguridad y salud, de índole social, etc)
Deberá aplicarse a todos los procesos, con independencia de su tipología. En cada
caso, el peso de cada variable y los resultados obtenidos serán diferentes, pero siempre
se deberán gestionar de acuerdo a los estándares a integrar.

Vademécum
Las normas de referencia para sistemas de gestión definen una serie de requisitos que en gran
parte son comunes, lo que abre las puertas a la posible integración de los mismos.
El futuro de los SIG pasa por adoptar estrategias de integración basadas en la gestión por
procesos.
Para implementar con éxito un SIG será necesario el apoyo total de la Dirección y un enfoque
participativo. Asimismo, se deberá contar con una hoja de ruta o Plan de Integración que
coordine todas las actuaciones a realizar.

Experiencias

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Estrategias de integración

Artículo. Integración de Sistemas de Gestión. Sinergias, niveles de integración,


beneficios y dificultades.

Gisbert Soler, Víctor y Contreras Fernández, Antonio. (2014). Integración de sistemas de gest
ión. Sinergias, niveles de integración, beneficios y dificultades. 3C Empresa. METODOLOGÍA
DE INTEGRACIÓN: ISO 9001, ISO 31000 Y SIX SIGMA Víctor Gisbert Soler, Elena Perez-
Bernabeu, Marta Blasco Torregrosa.

A lo largo de artículo, los autores realizan una revisión de diferentes estudios relativos a la
integración de los sistemas de gestión exponiendo el concepto de integración, las sinergias entre
sistemas y los beneficios y dificultades a las que se enfrentan las organizaciones.

Artículo. Cómo hacer una eficaz integración de sistemas de gestión.

Ramos, Luís (2013). Cómo hacer una eficaz integración de sistemas de gestión. Obtenido de
www. prevenblog.com/

El artículo muestra los aspectos más importantes a tener en cuenta en un proceso de


integración de sistemas de gestión.

Recursos

Vídeo. ¿Tu sistema de gestión está integrado?

Montes Luna, Marifé (2012). ¿Tu sistema de gestión está integrado? Club responsables de
calidad.

El vídeo muestra los beneficios de integrar sistemas de gestión.

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Estrategias de integración

Ejercicios

Supuesto práctico
La empresa para la que trabajas es un taller de vehículos. El taller contaba desde hace años con dos
sistemas de gestión independientes de calidad y medio ambiente. Recientemente se ha optado por llevar
a cabo un proceso de integración basado en procesos. Si nos centramos en el proceso de reparación y
mantenimiento de vehículos, ¿qué crees que haría “arrancar el proceso? Una vez realizado el trabajo,
¿qué salidas identificas?

En relación a las salidas que has identificado, ¿alguna podría ser entrada de otro proceso? Y en ese
caso, ¿de cuál?

Para la realización del ejercicio piensa en el funcionamiento de un taller. No te pedimos que lo hagas
desde el lenguaje y punto de vista técnico de las normas ISO, pues los requisitos de dichos estándares los
veremos en temas posteriores.

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Estrategias de integración

Recursos

Enlaces de Interés
http://www.calidadgestion.wordpress.com/2012/11/13/sistemas-integrados-de-gestion/
Sistemas integrados de gestión

https://reader.bluebottlebiz.com/guia-practica-para-la-integracion-de-sistemas-de-gestion-iso-9001-iso-14001-e-is
o-45001/read
La integración de sistemas de gestión normalizados sobre la base de los procesos

http://calidadgestion.wordpress.com/2013/10/14/metodos-para-integrar-sistemas-de-gestion/
Métodos para integrar sistemas de gestión

https://www.3ciencias.com/wp-content/uploads/2019/02/DEFINITIVO-_-ART.-4-3C-Empresa-Ed.-37_Vol.8_n%
C2%BA-1-25_02.pdf
Integración de sistemas de gestión

http://www. prevenblog.com/como-hacer-una-eficaz-integracion-de-sistemas-de-gestion/
Cómo hacer una eficaz integración de sistemas de gestión

http://www.youtube.com/watch? v=cmVQRIaRJys
Video. ¿Tu sistema de gestión está integrado?

Bibliografía
Auditoría de los Sistemas Integrados de Gestión. Madrid. : Sevilla Tendero, José (2012).
Edita . Fundación Confemetal. ISBN.978-84-94-0215-3-4
Éxito de un sistema integrado. España.: Gatell Sánchez Cristina y Pardo Álvarez, Jose
Manuel (2014). AENOR. ISBN. 978-84-8143-840-6.
Guía rápida de correspondencia para la integración de sistemas de gestión. España. :
AENOR. (2013). AENOR. ISBN.978-84-8143-835-2.
Norma UNE 66177: AENOR (2005).2005

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