Código: AF- P -003

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: 011

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1. OBJETIVO
Facilitar y asegurar la adquisición de bienes y servicios por parte de la CÁMARA DE COMERCIO ARMENIA y garantizar
el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia, economía y equidad para el proveedor y la entidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera y debe ser acatado por los procesos
que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.

3 CONTENIDO

3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Revisó: Aprobó:
Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha:
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FLUJO RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

1. Director de área 1. El procedimiento de compras inicia con la identificación de la
responsable. necesidad en el área respectiva.
2. Delegado por el 2. El delegado por el director de área, revisa en registros
Director de área previos de compras, si el producto o servicio ya ha sido
INICIO responsable. cotizado. En caso de ser positiva la respuesta continua con la
actividad tres (3). De lo contrario continua con la actividad
1 cuatro (4).
Identificación de
3. Delegado por el 3. El delegado se comunica con el proveedor con el propósito
Necesidad
Director de área de verificar si éste mantiene precio de venta vigente de acuerdo
con la cotización previa. Si la respuesta es positiva, se
2 responsable. continua con la actividad seis (6), de lo contrario se continua
NO
Producto ya con la actividad cuatro (4).
cotizado? Nota: en caso de realizarse la compra directa, en razón a que
el proveedor mantiene el precio de venta vigente de acuerdo a
cotización de compras previas, se deja constancia en el
SI espacio “Observaciones” de la orden de servicio con un
3 enunciado “compra directa según cotización del día (Fecha de
Proveedor cotización previa) u orden de servicio N° (número de orden
Sostiene SI compra previa)”
Precio? 4. Delegado por el Formato solicitud de Se identifican los proveedores que se van a invitar, teniendo en
Director de área cotización (Ver Anexo cuenta en primera instancia los afiliados, en segunda instancia
1 1). los renovados según datos de registro mercantil y en tercera
NO responsable. instancia proveedores registrados a nivel nacional. Una vez
identificados, el delegado por el Director de área responsable
diligencia el formato de solicitud de cotización.
Solicitud de Nota 1 la solicitud de cotización se realiza Invitando en
Cotizaciones igualdad de condiciones.
Nota 2: al proveedor se le debe dar un plazo mínimo para
presentar la cotización de TRES días.
3 Evaluación de 5. Se hace cuadro comparativo de las ofertas presentadas y se
5. Delegado por el
2 Director de área cotización de lleva al área Administrativa y Financiera para que sea aprobada
proveedores (Ver o desaprobada según el caso.
responsable.
Anexo 2).
6. Director Evaluación de 6. Se selecciona la de menor valor, siempre y cuando cumpla
Administrativo y cotización de con la totalidad de los requisitos. Si por alguna razón hay un
proveedores (Ver empate se informa a los proveedores para que se presenten y
Financiero se realiza el desempate, el cual quedara soportado mediante
Anexo 2).
un acta. Si no existe ningún proveedor que cumpla las
especificaciones, se vuelve a solicitar cotizaciones o se podrá
utilizar una condición especial.
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FLUJO RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN

7. Delegado por el Formato orden de 7. Una vez Seleccionado el proveedor, el delegado por el
Director de área servicio o Formato director de área responsable solicita la orden de servicio o la
2 elaboración de contrato a través del formato "Solicitud de
responsable. Solicitud de elaboración de contratos”, teniendo en cuenta las normas
5 elaboración de establecidas en el instructivo para elaboración de contratos
Asistente de contratos (Anexo 3). (Anexo 7).
COMPARATIVO tesorería
COTIZACIONES La orden de servicio debe ser entregada por el Asistente de
Tesorería, con los datos de fecha, proveedor y NIT del
3 proveedor pre-diligenciados. Por su parte, el Delegado por el
NO 6 director de área la termina de diligenciar con los datos precisos
del producto a comprar, para posterior autorización de la
Aprobada?
Dirección Administrativa la orden de servicio con los
respectivos soportes de cotizaciones (Solicitud de cotización,
SI 1 cotizaciones y Evaluación de cotización de proveedores) deben
ser entregadas al asistente de tesorería.
ELABORACION DE
PEDIDO Es opcional que el funcionario que realice la Orden de compra
ponga la siguiente nota en la parte superior: “el pago se hace
en Cheque después de 15 días de haber entregado el
INSPECCION DEL 8 producto, los lunes en la tarde.
8. Delegado por el Orden de servicio 8. La recepción de los productos comprados con sus respectiva
PEDIDO
Director de área factura, la realiza el Asistente de tesorería, quien se pone en
contacto con el Director del área que realiza la compra o su
responsable. delegado, con el fin de inspeccionar el producto comprado.
NO
APROBADO Asistente de Cuando el producto comprado cumple con los requisitos
9 tesorería especificados en la Orden de compra, se deja registro así:
El asistente de tesorería firma y recibe la factura del proveedor
SI y el Director de área que realiza la compra o su delegado, firma
PROCESO DE PAGO la orden de servicios en el espacio “recibido a satisfacción”

En caso de que el producto no cumpla con las

especificaciones, se procede a hace la devolución al proveedor
FINAL reportando a la Dirección Administrativa y Financiera la
anomalía, con el fin de que se deje constancia en el registro de
No conformidad.
9. Asistente de 9. Si el producto recibido es conforme a los requisitos
tesorería especificados, aprueba la recepción, y se inicia el proceso de
pago en el área contable.
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3.2 CONDICION ESPECIAL

La contratación directa sin proceso competitivo (una sola fuente) puede ser un método adecuado en las siguientes
circunstancias:
a. En casos especiales, cuando así lo requieran las medidas que hay que tomar ante situaciones especiales; la
justificación de este método se examinará en el contexto de los intereses generales de la Cámara de Comercio y del
proyecto, la Cámara de Comercio a su vez velará por la economía y la eficiencia.
b. En casos en que se ofrezca una clara ventaja sobre un proceso competitivo.
 En el caso de tareas que sean una continuidad de trabajos realizados anteriormente.
 En los casos en que una selección rápida es esencial.
 En los casos en que un proveedor es el único capacitado para realizar el trabajo o cuya experiencia es de gran valor
para el mismo.
En estos casos la compra directa debe ser aprobada por la Dirección Administrativa y / o la Presidencia Ejecutiva.
NOTA IMPORTANTE: La Cámara de Comercio no reconocerá ninguna deuda para pago que no tenga orden de compra
y/o servicio, que la orden de compra sea elaborada posterior a la factura o no incluya el informe de recibido del servicio.
En estos casos el costo será asumido por quien ordenó el gasto.
Igualmente se recuerda que ningún pedido debe realizarse sin previa aprobación de la orden de compra y /o servicio.
3.3 CASOS EN QUE UNA COMPRA REQUIERE CONTRATO
La Dirección Administrativa definirá cuándo una compra requiere contrato.
3.4 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La evaluación de proveedores estará a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera o su delegado. La frecuencia de
Evaluación y los criterios utilizados están definidos en el “instructivo de Evaluación de proveedores” (ver anexo 5), y se
dejará evidencia en el formato “Evaluación de proveedores” (ver anexo 6).
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3.5 CRITERIOS DE SELECCIÓN

3.5.1 Criterios de selección de proveedores de productos o servicios en general:

Los criterios de selección de proveedores de bienes y servicios de la Cámara de Comercio Armenia se realizan de la
siguiente manera:
1. Los Afiliados
2. Registrados - Renovados, se invita como mínimo tres proveedores
3. Registrados Nacionales

3.5.2. Criterios de Selección de proveedores de Asesoría o Consultoría especializada.

El proceso de selección de Proveedores de Asesoría o Consultoría especializada, se realizará de la Siguiente manera:
1. El director del área, Programa o Proyecto, deberá documentar los términos de referencia, donde se establecerá como
mínimo:
- Objetivo de la Asesoría o Consultoría
- Nivel de Educación y La experiencia requerida del Asesor o Consultor y su equipo de trabajo, especificando años
y área de desempeño. La experiencia solicitada, debe ser certificada especificando: Nombre del contratante, NIT,
Dirección, Teléfono, Nombre del contratista, Objeto, valor y plazo del contrato, Productos específicos y Status de
cumplimiento del contrato.
- Actividades a Desarrollar
- Descripción de los Productos, resultados o Entregables de la Asesoría o Consultoría
- Plazo de Ejecución de la Consultoría
- Plazo para la presentación de las propuestas, indicando claramente, fecha, hora y lugar
- Presupuesto (Opcional)
2. Sistema de calificación de las propuestas. Una vez se reciban las propuestas de Consultoría o Asesoría
especializada, se analizará por parte del Director del área, programa o proyecto, cuáles cumplen con la totalidad de
requisitos técnicos de la propuesta y de experiencia del Asesor o Consultor y finalmente se seleccionará la más
económica.
3. La evidencia del proceso de selección, deberá quedar registrada en el formato de Evaluación de cotizaciones de
proveedores, especificando el proveedor seleccionado con visado del Director de área, programa o proyecto y de la
Dirección Administrativa.
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3.6 CRITERIOS DE INSPECCION DEL PRODUCTO

La inspección del producto la realiza el Director de área que solicita la compra o su delegado. En la Inspección se verifica
que el producto o servicio entregado por el proveedor, cumpla con las especificaciones de la Solicitud de Compra o de la
Orden de Servicio, y se deja constancia en la Orden de Servicios

3.7 COMPRAS A TRAVÉS DE LA CAJA MENOR

La dirección Administrativa autorizará el pago de productos o servicios a través de la Caja menor, la cual se llevará a
cabo siguiendo los lineamientos del INSTRUCTIVO DE CAJA MENOR.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
N/A

5. ANEXOS
Anexo 1. Solicitud de Cotización
Anexo 2. Evaluación de cotización proveedores
Anexo 3. Solicitud de elaboración de contratos
Anexo 4. Formato resultados proceso de cotización
Anexo 5. Instructivo Evaluación de proveedores
Anexo 6. Formato evaluación de proveedores
Anexo 7. Instructivo para la elaboración de contratos
Anexo 8. Instructivo de caja menor