SISTEMA DE CRÉDITOS Y COBROS PARA PRODUCTORES DE CAÑA Y TRANSPORTISTAS

COSTO
DESARROLLO E
PROCESO DEL SISTEMA
IMPLEMENTACIÓN
(NO INCLUYE IVA)

CRÉDITOS Y COBROS PARA PRODUCTORES DE CAÑA $ 11,700.00

Integración con el Sistema de Gestión Agrícola (SIGESTA)
Integración con el control de contratos de caña, estimaciones de caña
Análisis financiero
Desarrollo e implementación de proyección de análisis financiero a partir de:
a) Estimación de caña contratada
b) Proyección de entrega de caña periódico (esticaña)
Administración de tipos de financiamiento
Control de Servicios/Productos asociados a tipos de financiamiento y a casas comerciales
Ordenes/solicitudes de insumo en trámite
Estados de cuenta por productor de los saldos a la fecha y su historial de abonos
Importación de información de saldos insolutos actualizados al período Abril 2017
Importación de OIP aceptadas y anticipos por préstamos otorgados entre Abril y Junio 2017
Administración de Financiamientos Externos: Orden irrevocable de Pago, plaguicidas, fertilizantes, inhibidores de
floración, herbicidas, insecticidas y productos genéricos
Control y emisión de solicitudes agrícolas por financiamiento externo
Emisión de carta de aceptación de OIP, carta de anticipo
Control y emisión de órdenes de compra por financiamiento externo
Facturación de productos provenientes de casas comerciales
Generación y aplicación de intereses por productos agrícolas provenientes de casas comerciales
Administración de Financiamientos Internos: Fertilizantes, Préstamos mutuos, Préstamos para anticipos,
madurantes y adyuvantes
Control y emisión de solicitudes agrícolas por financiamiento interno
Control y emisión de órdenes de compra por financiamiento interno
Facturación de productos provenientes de Injiboa
Generación y aplicación de intereses diarios por productos agrícolas provenientes de Injiboa
Otros financiamientos: Caña semilla, Servicio de maquinaria agrícola, aplicación de vuelo, herramientas y equipo
de protección
Control y emisión de solicitudes por financiamiento interno
Registro de membresía de gremiales ASPROCAÑA/ASPROCARPA
Control de Bodega e Inventario de Productos en consignación
Ingresos a bodega a partir de notas de remisión y devolución de productos no entregado a productores
Salidas de bodega por solicitud de retiro de productos en consignación por parte de la Gerencia Agrícola
Liquidaciones de existencias por retiro de productos de casas comerciales
Control de entrega de producto consignado a productores de caña
Control de kardex por productos en consignación
Control de aplicación de remesas a créditos
Integración con el Sistema de Pago por Calidad (SISPACAL)
Planilla de cañeros, Planilla de anticipo, Planilla de Complemento al valor final
Generación de propuesta de descuentos integrada en plantilla de descuentos en Excel
Control de cambios en propuesta de descuentos
Carga automática de descuentos provenientes de plantilla y aplicación a saldos de créditos por financiamiento
CRÉDITOS Y COBROS PARA TRANSPORTISTAS $ 3,500.00
Integración con el Sistema de Gestión Agrícola (SIGESTA)
Integración con el control de contratos de transporte
Análisis financiero
 Desarrollo e implementación de proyección de análisis financiero a partir de:
a) Servicio de transporte ejecutado en zafras previas
b) Servicio de transporte ejecutado en zafra actual
Administración de tipos de financiamiento
Control de Servicios/Productos asociados a tipos de financiamiento y a casas comerciales
Ordenes/solicitudes de insumo en trámite
Estados de cuenta por productor de los saldos a la fecha y su historial de abonos
Importación de información de saldos insolutos actualizados al período Abril 2017

Administración de Financiamientos: Póliza de seguro y daños a terceros, cables, kit de seguridad, GPS, Repuestos
y accesorios, insumos operativos, descuentos previamente autorizados, retención de pagos e impuestos, carnet

Control y emisión de solicitudes

Emisión de carta de aceptación de OIP
Facturación de productos/servicios
Control de aplicación de remesas a créditos
Integración con el Sistema de Pago por Calidad (SISPACAL)
Planilla de Transporte
Generación de propuesta de descuentos (abono a capital e intereses) integrada en plantilla de descuentos en Excel
Control de cambios en propuesta de descuentos
Carga automática de descuentos provenientes de plantilla y aplicación a saldos de créditos por financiamiento

TOTAL: $ 15,200.00
 INFORME CRONOLÓGICO DE ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LOS MESES DE
Actividad
1° Reunión de trabajo en Ingenio Jiboa
para explicar la metodología de trabajo
Se entrega la guía técnica para
documentar los procedimientos de
gestión de financiamiento con los
usuarios
2° Reunión de trabajo en Ingenio Jiboa
para darle seguimiento a la información
entregada por campo y finanzas.
Entrega final de toda la documentación
obtenida por personal de sistemas en
conjunto con usuarios de Campo y
Finanzas,
3° Reunión de trabajo en Ingenio Jiboa
para darle aclarar dudas puntuales
sobre la información entregada por
campo y finanzas.
Habilitación en módulo financiero de
consulta y generación del análisis de la
capacidad financiera por contrato de
caña y productor. Impresión del análisis
con el nuevo formato establecido por
Gerencia Agrícola.
Habilitación en módulo financiero de
registro de OPIS.
Habilitación en módulo financiero de
registro de ANTICIPOS.
Se envían plantillas para que Finanzas
complete información de las OIP’S y
ANTICIPOS otorgados a cañeros para la
zafra 2017/2018
Se recibe información de las OIP’S y
ANTICIPOS otorgados a cañeros para la
zafra 2017/2018 y se sube esta
información al sistema
MAYO A NOVIEMBRE 2017
Descripción de la actividad Personal involucrado Fecha
Se estableció que personal de sistemas en Juan José García 04-MAYO
conjunto con Campo y Finanzas Ricardo Ventura
documentaría los procedimientos para Eunice Ramírez
otorgar crédito a productores de caña en Luis Enrique Rodríguez
diferentes tipos de financiamiento Personal de sistemas
Christiam Ramos
Se envían las indicaciones al personal de Personal de sistemas 05-MAYO
sistemas sobre la forma en que van a Christiam Ramos
documentar los procedimientos
relacionados a los financiamientos
Ricardo Ventura 20-MAYO
Luis Enrique Rodríguez
Personal de sistemas
Christiam Ramos
Con esta documentación se empieza a Ricardo Ventura 26-MAYO
revisar el sistema financiero para Luis Enrique Rodríguez
adaptarlo mediante programación a los Personal de sistemas
procedimientos de las gerencias que se
han documentado
Ricardo Ventura 31-MAYO
Luis Enrique Rodríguez
Personal de sistemas
Christiam Ramos
En esta proyección el sistema establece la Juan José García 31-MAYO
capacidad de producción de uno o varios Ricardo Ventura
contratos basados en el área, toneladas Christiam Ramos
contratadas, el rendimiento lbs/TC
establecido por la Gerencia Agrícola y un
valor inicial de pago.
A partir de esta fecha se habilita en el Christiam Ramos 31-MAYO
sistema financiero el registro de las OPI’s
para productores de caña. Al registrar la
OIP se ingresa el monto que el ingenio se
compromete a descontar, el % a descontar
en cada catorcena sobre las entregas de
caña y los contratos a los que aplica la
OIP.M
A partir de esta fecha se habilita en Christiam Ramos 31-MAYO
sistema financiero el registro de los
ANTICIPOS para productores de caña. Al
registrar el ANTICIPO se ingresa el monto
otorgado en préstamo, la tasa de interés a
pagar por el productor y la fecha de
emisión del cheque a partir de la cual se
calcularán los primeros intereses
Luis Enrique Rodríguez 01-JUNIO
Christiam Ramos
Ya se cuenta en el sistema con Christiam Ramos 02-JUNIO
información de OIPS Y ANTICIPOS
otorgados para la zafra 2017/2018
Se trabaja el sistema para que emita la
solicitud de Insumos Agrícolas Externos,
la Orden de Compra y la Hoja de Pedido
a entregar a proveedores.
Se trabaja el sistema para que se
registre el Crédito Fiscal emitido en PH
para la facturación de madurantes, caña
semilla y talonarios.
4° Reunión de trabajo en Ingenio Jiboa
para validar y presentar avances sobre
control de OIPS, ANTICIPOS,
MADURANTES, INSUMOS AGRICOLAS
EXTERNOS, FACTURACION DE
MADURANTES, CAÑA SEMILLA Y
TALONARIOS.
Se realiza carga de productos vigentes
para la zafra 2017/2018
Se habilita mantenimiento de productos
agrícolas en el sistema y se incorpora en
el sistema del Catálogo de Productos
Agrícolas vigentes para la zafra
2017/2018 a partir de archivo de Excel
remitido por Ricardo Ventura
Se implementa en el sistema la emisión
de la ORDEN DE COMPRA Y RETIRO DE
PRODUCTO a partir de la solicitud
agrícola
5° Reunión de trabajo en Ingenio Jiboa
para seguimiento del desarrollo e
implementación del sistema financiero
Se remite información depurada de
OIP’S y ANTICIPOS para actualizarla en
el sistema. Se establece que a partir de
esta fecha debe ingresarse esta
información directamente en el sistema
para evitar reconstrucciones
Christiam Ramos 06-JUNIO
Christiam Ramos 10-JUNIO
Juan José García 15-JUNIO
Ricardo Ventura
Eunice Ramírez
Luis Enrique Rodríguez
Personal de sistemas
Christiam Ramos
Christiam Ramos 16-JUNIO
Christiam Ramos 18-JUNIO
Christiam Ramos 19-JUNIO
- Acordamos los presentes que se daría Juan José García 20-JUNIO
uso a las entregas de la aplicación que Ricardo Ventura
hasta este momento se han realizado Eunice Ramírez
siendo estas: Captura de Contratos, Luis Enrique Rodríguez
Solicitudes y aceptación de OIP, Análisis de Personal de sistemas
Crédito de productores, Órdenes de Christiam Ramos
Compra y retiro de insumos, Solicitud de
insumos agrícolas (Fertilizantes,
Madurantes, insecticidas, etc.),
Gremiales y Cooperativas, etc.
- Se tomó el acuerdo de reunir de nuevo al
Ing. Christian Ramos con el personal de IT
y Finanzas para obtener los insumos
necesarios para la continuidad del
desarrollo del sistema.
- Acordamos que la prioridad por ahora
sería tener confirmación de los SALDOS
PENDIENTES entregados por el
departamento de contabilidad estén
sincronizados con el nuevo sistema.
- Se acordó realizar las modificaciones
necesarias para integrar todos los
requerimientos del departamento
financiero/administrativo.
Ricardo Ventura 26-JUNIO
Christiam Ramos
Reunión por conferencia telefónica para Christiam Ramos, Ricardo 27-JUNIO
despejar dudas sobre Madurantes, Ventura, Edwin Pineda, Jaime
Consignación y entrega de productos. Castillo, Roberto Avelar
Entrega de información depurada de Christiam Ramos 28-JUNIO
OIP y Anticipos para actualizar en el
sistema y para corregir inconsistencias
que se detectaron en la primera entrega
Por requerimiento del Ing. Juan José Christiam Ramos 29-JUNIO
García Gerente Agrícola se incorporan
modificaciones a formatos de la
aceptación de la OIP, formatos de
Solicitud Agrícola y Orden de Compra y
retiro de producto
Entrega de información referente a Eunice Ramírez 5-JULIO
formatos de ingresos y documentos de
control de kardex de bodega de
productos en consignación
Se implementan cambios solicitados por Christiam Ramos 6-JULIO
la Gerencia Agrícola en relación al
Análisis de Proyección
Reunión en la que se consideraron Personal del Ingenio, 13-JULIO
puntos relacionados con el desarrollo Christiam Ramos
del sistema de Créditos y Cobros a
Productores.
Desarrollo de reportes de recibos de Christiam Ramos 19-JULIO
descuentos efectuados a productores
Depuración de productos agrícolas y Christiam Ramos 21-JULIO
desarrollo de formato de retiro de
insumos de productos en bodega
Registro en el sistema de Comprobantes Luis Enrique Hernández 24-JULIO
de Crédito fiscal provenientes de casas
comerciales
Se continua con la depuración de Christiam Ramos 24-JULIO
productos agrícolas y desarrollo de
formato de retiro de insumos de
productos en bodega
Reunión de seguimiento del desarrollo e Personal del Ingenio y 27-JULIO
implementación del sistema de créditos Christiam Ramos
y cobros en las instalaciones del Ingenio
Jiboa
Reunión de seguimiento del desarrollo e Personal del Ingenio y 31-JULIO
implementación del sistema de créditos Christiam Ramos
y cobros en las instalaciones del Ingenio
Jiboa
Reunión de seguimiento del desarrollo e Se revisó el sistema con Christian Ramos y Personal del Ingenio y 10-
implementación del sistema de créditos se determinó que hace falta afinar los Christiam Ramos AGOSTO
y cobros en las instalaciones del Ingenio detalles de desarrollo, tales como algunos
Jiboa reportes, carga de algunos datos y otros
que permitirían la finalización e
implementación definitiva del sistema.
Procesos de BODEGA:
Se nos informó por parte de Christian
Ramos que los procesos de bodega en
relación a los productos en consignación
habían sido autorizados por la Junta
Directiva en una reunión sostenida el día
Lunes 07 de Agosto en las oficinas de
HIBRONSA, en dicha reunión se tomaron
 acuerdos como: Las devoluciones de
productos a bodega se harán de forma
completa, no se realizaran entregas
“fraccionadas” o de materiales
“sobrantes” con presentaciones que
tengan el sello roto u otras entregas que
requieran “mediciones” especiales por
parte de la bodega.
Se nos informó también que la
información solicitada por Christian Ramos
referente a inventarios iniciales y saldos
insolutos ya estaba siendo preparada por
contabilidad y en espera de la aprobación
de la Junta Directiva para ser “subida” al
sistema.
En los procesos de bodega, se recordó que
también hacen falta los FORMATOS que se
emitirán para que las casas comerciales
facturen lo entregado.
Se acordó que no se hará una
“reconstrucción” de los datos a ingresar en
los inventarios, se hará una carga de datos
de inventarios a partir de la fecha 2 de
Agosto. Se acordó entregar a Christian
Ramos un cuadro con la información
detallada de las deudas adquiridas por
productores, en lugar de un solo monto
adeudado, el propósito de esto es poder
calcular los intereses a aplicar a cada
productor.
Se remite información de inventario en Eunice Ramírez 10-
consignación con saldos iniciales para AGOSTO
ingresar al sistema
Carga de saldos insolutos al sistema Christiam Ramos 30-
AGOSTO
Generación de información para cuadrar Christiam Ramos, Luis Enrique 05-SEPT
y validar saldos de productores a la
fecha
Etapa de propuesta de descuentos en Christiam Ramos, Luis Enrique 17-SEP
planilla y aplicación de abonos a
créditos
Se empieza a desarrollar el módulo Christiam Ramos, Roberto 21-SEP
financiero para transportistas Avelar
Reunión en las instalaciones del ingenio Personal del Ingenio y 17-OCT
para ampliar datos sobre el transporte, Christiam Ramos
contratos y cargos a transportistas.
Realización de pruebas de propuesta de Christiam Ramos, Luis Enrique 09-NOV
descuentos y aplicación de abonos a
créditos de transportistas
 REGISTRO DE CORREOS ELECTRÓNICOS ENTRE PERSONAL DEL INGENIO Y
PROGRAMADOR PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DURANTE LOS
MESES DE MAYO A NOVIEMBRE 2017