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Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2 de diciembre de
1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la organización y la
conservación de los documentos. El primer acuerdo que hablo frente a la presentación de tablas de
retención documental es el Acuerdo No.12 de 1991”por el cual se fija el plazo de seis meses para la
presentación de las tablas de retención documental de los órganos nacionales del orden central”.
Años más adelante en el Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se adopta y se expide el reglamento
general de archivos en el Articulo 23 Valoración documental, dice “las entidades oficiales elaboraran
las respectivas tablas de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el
comité de Archivo”, más adelante se expide el acuerdo No. 9 de 1995 el cual dice: “por el cual se
reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la nación.
Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”, más adelante se prorroga el plazo para la presentación
de las tablas según el acuerdo No. 2 de 1997.
Otras normas que tienen relación con la elaboración y presentación de las tablas de retención
documental son:
Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos mínimos para las personas naturales
jurídicas de derechos privados, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración
de tablas de retención, almacenamiento o bodegaje de la documentación de las entidades públicas.
Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las tablas
de retención documental”
Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones” mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado en
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Acuerdo 39 del 2002, “por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 del 2000.
Circular externa 01 del 2009. “presentación de las tablas retención documental y tablas de
valoración documental al archivo general de la nación.
Resolución No. 0128 del 2010. “por la cual se actualiza la metodología de evaluación de tablas de
retención documental y de tablas de valoración documental.
Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y
se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”
Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para la organización y
la conservación de los documentos producidos por las entidades frente a la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental. De todas las normas expuestas nos centraremos en el
acuerdo 9 del 2002
El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental, los cuales son:
La Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante resolución,
después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con obligatoriedad de
cumplimiento.
Después de aprobada la tabla de retención documental los encargados del archivo deberán capacitar
a todos los funcionarios de la entidad.
Estos son los pasos que hay que seguir para la elaboración y aplicación de la tabla de retención
documental según el acuerdo 39 del 2002. Para concluir podemos decir que hay que seguir unos
pasos metodológicos muy precisos para la elaboración de las tablas de retención documental de una
entidad sea de razón privada o pública
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 09 (18, octubre, 1995). Por el cual se reglamenta la
presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas
por el Decreto No. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo, 1995.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 039 (31, octubre, 2002). Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Artículo
24 de la Ley 594 de 2000. Bogotá: El Archivo, 2002.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por el cual se adopta y se expide
el Reglamento General de Archivos. Bogotá: El Archivo, 1994.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 80 (22, diciembre, 1989). Por la cual se crea el
Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 1989. no.
39116.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la cual se
dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 2000. no.
44084. p.
27 DE JUNIO DE 2019