SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE Y EL PERIÓDICO

Los sistemas de control de inventario son un conjunto de lineamientos, métodos y acciones

programadas aplicadas en el campo de la contabilidad, que se usan para registrar las cantidades
de mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida en una determinada
actividad comercial o productiva. Para esto, los sistemas de control de inventario incorporan
mecanismos para rastrear el flujo de materias primas, los trabajos en proceso y los productos
terminados. Este rastreo se ejecuta desde la recepción del primer producto básico o materia
prima hasta la salida del último producto terminado hacia los compradores o redes de
distribución con las que se mantienen alianzas comerciales.

Los contadores utilizan diferentes sistemas de control de inventario en función del tipo de
productos y servicios que venden. Pero además de esto, deben elegir entre los dos principales
sistemas existentes para llevar a cabo los registros de inventario, como son el sistema periódico
y el sistema permanente o perpetuo.

¿Qué significa escoger entre un sistema de inventario permanente y uno periódico?

En el caso de los sistemas de inventario permanente, se puede lograr un gran aumento en la

eficiencia contable, pero exigen un gasto inicial muy grande para ponerlo en funcionamiento,
lo que puede ser un problema para pequeñas y medianas empresas.

Por su parte los sistemas de inventario periódicos, aunque son menos costosos de implementar,
pueden ser menos precisos y fiables que los anteriores y a la larga esto puede generar problemas
para empresas cuyos márgenes de ganancia son muy estrechos y dependen de cada uno de sus
productos o insumos sean manejados lo más cercano posible a la planificación económica del
proyecto al que pertenecen.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO

El sistema de inventarios periódico se basa en la aplicación de un control de inventario

programado cada cierto lapso de tiempo y que requiere obligatoriamente hacer un conteo físico
de los productos almacenados y los que están a la espera de ser vendidos, así como de los ya
vendidos, devueltos o en proceso de entrega. Debido a que se trata de un inventario programado
con anterioridad, solo tras su ejecución en la fecha programada la empresa puede saber de
manera exacta cuál es su inventario de mercancías.
Si la empresa usa este sistema de inventario, no podría saber cuántas mercancías tiene y cuántas
ha vendido en una fecha diferente de la planificada para hacer el conteo físico, que como norma
general, se realiza al final de un semestre, año o a final de cada mes.

Además, este sistema tampoco permite conocer el costo de venta de los productos en tiempos
diferentes a los planificados para el conteo físico. Este costo se determina tomando el inventario
inicial y sumándole las compras. Luego se le resta las devoluciones de productos defectuosos
o que no fueron del agrado de los compradores y el inventario final. El resultado será el costo
de las ventas del periodo analizado. Una característica básica del sistema de inventario
periódico es que las compras de mercancía o materias primas no se contabilizan en la cuenta de
activos, sino que se hace en la cuenta de compras.

Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el conteo físico de inventarios
para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan
también en la cuenta de compras. Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos,
lo mismo que la devolución en ventas. Al finalizar el periodo se hace el conteo físico y se
determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).

Eso se hace siguiendo la fórmula Inventario Inicial = (Compras del periodo) – (Devoluciones)
= Compras netas. Luego usamos la fórmula (Compras netas) - (Inventario Final) = Costo de
mercancía vendida. En general, podemos decir que los administradores de los sistemas de
inventario periódicos no utilizan tecnología para actualizar las bases de datos del inventario en
almacén, por lo que el proceso siempre conlleva una comparación manual del inventario contra
el recibo de venta y los datos suministrados por los departamentos encargadas de vender los
productos para poder encontrar cualquier diferencia o discrepancia.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

Este sistema proporciona un grado de control más alto que el sistema periódico, debido a que
la información del inventario siempre está actualizada. Este sistema también se denomina
sistema de inventario perpetuo y en el mismo las cuentas de inventarios y las bases de datos se
actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. Esto implica una alta
dependencia con respecto a la tecnología de la información para poder mantener un seguimiento
efectivo y al instante del movimiento del inventario, así como para enviar actualizaciones
electrónicas a las bases de datos centrales, que pueden estar ubicados en la sede de la empresa
o en una sede a gran distancia de esta. Por ejemplo, podemos mencionar el caso de una tienda
en la que se ha instalado un sistema de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y lectores de
etiquetas para escanear los artículos que pasan a través del punto de venta.

En la caja registradora o punto de atención al cliente funciona a su vez un sistema de programa

informático o Punto de Venta (POS) que se encarga de capturar y almacenar información sobre
cada producto o elemento que es vendido, tras lo cual envía información a través de Internet a
la base de datos de contabilidad central de la empresa en su oficina regional o nacional, donde
se lleva un registro de cuántos productos van quedando disponibles para seguir vendiendo al
público.

Este proceso se repite una y otra vez con cada transacción que tenga lugar durante el día en esta
tienda y debido a que se mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario, la
empresa puede saber en todo momento cuánta mercancía queda disponible, cuál fue devuelta y
por cuál razón, o también determinar cuándo el inventario en el almacén central baja de cierta
cantidad y es necesario fabricar, si es una empresa fabricante, o pedir un nuevo lote de productos
al proveedor, si se trata de una empresa mayorista. Una gran ventaja del sistema de inventario
permanente o perpetuo es que facilita enormemente la tarea de preparar estados financieros
mensuales, trimestrales o del período económico que se necesite en algún determinado
momento.

Además, facilita a los encargados de las diferentes áreas de la empresa el determinar con
exactitud los costos del inventario final o de cada producto al detalle, sin tener que realizar un
conteo físico de las mismas.

Otra característica propia del sistema de inventario perpetuo es que la adquisición de

mercancías o materias primas se contabilizan a través de un débito a la cuenta de activos. De
esta forma, cuando ocurre una devolución de mercancía, la cuenta de activos se ve directamente
afectada pues esta devolución queda registrada como un crédito a la misma. En cambio, cuando
ocurre una venta, esta se contabiliza en la cuenta de ingresos que corresponda y al mismo tiempo
se hace una contabilidad instantánea del costo de venta de la mercancía.

APLICACIONES DE AMBOS SISTEMAS

En términos generales, las empresas más pequeñas dependen de los sistemas de contabilidad de
inventario periódico debido a los grandes gastos de la implementación de un sistema perpetuo
de tecnología pesada. Algunos negocios pequeños, tales como concesionarios de automóviles,
pueden ser capaces de utilizar un sistema perpetuo manual debido a su volumen de ventas
relativamente bajo. Los sistemas de inventario permanentes son los más adecuados para los
vendedores de alto volumen de productos con múltiples puntos de venta, ya que la realización
de recuentos físicos del inventario en estos tipos de empresas puede ser lento y costoso.

Los sistemas de inventarios periódicos son los más adecuados para las empresas que venden un
bajo volumen de productos y a precios primos, que pueden ser fácilmente rastreados
personalmente día a día.

Ejemplo de esto son los concesionarios de vehículos y camiones, las tiendas de arte, tiendas de
instrumentos musicales o discos, que están adaptadas al uso de un sistema periódico. En este
tipo de negocios, los vendedores tienden a saber exactamente lo que está en dentro de la tienda
cada día y lo que se ha vendido, a diferencia de los negocios como quioscos que almacenan una
gran cantidad de productos similares.

QUE SIGNIFICA FOB

FOB es una abreviatura que corresponde a las iniciales de la frase en inglés 'Free on board' que
en español significa 'Libre a bordo', y pertenece a la lista de Incoterms (términos internaciones
de comercio). Como tal, FOB es un acuerdo de compraventa utilizado en el comercio
internacional para referirse a las condiciones, derechos y obligaciones que existen tanto para el
comprador como para el vendedor.

En particular, la expresión 'libre a bordo', quiere decir que es obligación del vendedor correr
con los gastos y costos de movilización de la mercancía hasta el puerto de origen o puerto más
cercano al vendedor o productor, excepto los gastos por concepto de seguro y flete, lo que
significa que una vez llegada la mercancía al buque la responsabilidad de esta es trasladada al
comprador. Es importante resaltar que el término FOB debe ser utilizado única y
exclusivamente para aquellas transacciones en el cual el medio de transporte sea un buque, es
decir, que el traslado de la mercancía puede ser realizado por mar o fluvial, ya que en algunas
ocasiones es utilizado erróneamente para expresarse sobre traslados realizados por vía aérea o
ferrocarril.

Las partes involucradas en una compraventa internacional deben tener muy en cuenta el uso y
manejo de los Incoterms ya que, estos determinaran las obligaciones, deberes y
responsabilidades de cada una de ellas. Cuando estamos en presencia del Incoterm FOB es para
resaltar que el traslado del riesgo y responsabilidad de la mercancía ocurre una vez que esta se
encuentra a bordo del buque de carga.