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REVISTA UNIVERSITARIA

EA
EL CONTROL

Es el proceso que usan los

administradores para
asegurarse de que las
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actividades realizadas se
corresponden con los
planes, el control también
puede utilizarse para
evaluar la eficacia del resto
de las funciones
administrativas: la
planeación, la organización
y la dirección.

Todo control implica,

necesariamente la
comparación de lo obtenido
con lo esperado, pero tal
comparación puede
realizarse al final de cada
periodo, prefijado, o sea,
cuando se ha visto ya si los
resultados obtenidos no
alcanzaron, igualaron,
superaron o se apartaron de
lo que esperaron.

Universidad Politécnica Territorial Andrés Eloy

Blanco UPTAEB

Barquisimeto, Lara 20/06/2019

 El control
H a sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva
amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los
resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte
central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de
indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento
de los objetivos claves para el éxito organizacional

Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Según: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente
 Importancia
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan
a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen
medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en
el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Proceso
Esto implica las siguientes características:

 Captar resultados
 Comparar con lo planeado
 Detectar y analizar desviaciones
 Informar
 Se mide y evalúa el cumplimiento de
objetivos y la consecución de las metas.
 Se analizan las consecuencias de las
acciones y de los hechos del contexto para
detectar las causas de las desviaciones.
 Establecer estándares y métodos para
medir el rendimiento.
 Medir el rendimiento.
 Determinar si el rendimiento se
corresponde con los estándares trazados y
en caso necesario.
 Tomar medidas correctivas.
 Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los
objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y
tipo de actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de
un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que
se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles
del departamento de producción.

Técnicas de control.
Reportes e informes
Son las herramientas de las
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden
que se auxilia el
clasificarse en:
administrador para llevar a
cabo el proceso de control. a. Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Sistemas de información

Los sistemas de información En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es

comprenden todos aquellos conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
medios a través de los cuales
1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de
el administrador se allega de
los datos e informes relativos
evitar confusiones.
al funcionamiento de todas y
2. Concentración sobre las excepciones. Debe revelar
cada una de las actividades de
los indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones
la organización. Los sistemas
comunes.
de información que puede
utilizar una empresa son Informes de operaciones:
múltiples y variables y deben Informes de control: usados para el control directo de las operaciones.
establecerse de acuerdo con Informes de control corriente. Para señalar las desviaciones de la realización
las particularidades de cada planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para
empresa. Los sistemas de detener las pérdidas:
información comprenden Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la
técnicas tales como: realización planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una
contabilidad, auditoria, comprobación de los informes de control corriente y como una indicación
presupuestos, sistemas de la efectividad global de la realización de ejecutivos responsables.
computarizados, sistemas Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de
mecanizados, archivos, normas.
formas y reportes e informes. Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los
Lo verdaderamente resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo
importante al establecer un de meses o años.
sistema de información es Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección
aplicar los principios de transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades
excepción, de costeabilidad, diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados
de oportunidad y el del reales con alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.
objetivo, a fin de que Informes sobre la apreciación de renglones:
realmente reditúe beneficios Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la
su utilización. responsabilidad.
Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la
estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la
 condición planeada (presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de fondos.
Basados en la relación entre inversiones y
distintas clases de activo y el uso que se haga
de ellos.
Informes de cambios y de condición financiera.
Resumen y analizan cambios en la condición
financiera durante un periodo dado.
3. Claridad y concisión. Los informes muy largos,
detallados y genéricos, origen confusión y
desatención por parte de quien los recibe.
4. Complementarse con representaciones
gráficas, audiovisuales y verbales. De gran
ayuda para la representación de un informe
puede ser la utilización de gráficas, material de
audiovisual y explicaciones verbales, lo que
evita la monotonía y enriquece la información.
5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad.
La empresa debe contar con una estructura
fundamental de informes, mismos que no
deben cambiarse constantemente, pero que no
requieren de revisiones y ajustes periódicos a
fin de no caer en la rutina y obsolencia.
6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que
para controlar sea necesario contar con
información oportuna y periódica, no implica
que esta deba ser tan frecuente que origine
papeleo innecesario.
7. Evaluación de la información. Es necesario
evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa
la información, es decir, examinar si realmente
el sistema proporciona información adecuada,
completa y oportuna, y si se justifica su costo.
Tipos de control
Existen tres tipos de controles
administrativos preventivos,
concurrentes y de retroalimentación.
Cada uno de ellos es relevante en una
fase diferente del ciclo de las actividades
de entrada- operación – salida de la
organización. Y todos cumplen un papel
muy importante en la búsqueda de
productividad a largo plazo y de
desempeño elevado.
Control preventivo: También llamados controles
preliminares, se realizan antes de que se realice una
actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean
claros que establezcan el rumbo adecuado y que estén
disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en lo
que sucede durante el proceso de trabajo llamados a
veces controles de dirección, monitorean las operaciones
y actividades en curso para asegurar que las cosas se
hagan de acuerdo con lo planeado.
Controles de retroalimentación: Se implementan
después de que el trabajo esta terminado. Se concentran
en la calidad de los resultados finales y no en las entradas
y procesos.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de
cada organización como parte integrante de sus propios
sistemas de control interno. El control preventivo
siempre es interno. Ya que los administradores de cada
empresa son responsables de asegurar que el control
preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el
personal interno responsable de realizar dicha labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan
mientras se desarrolla una actividad. La forma más
conocida de este tipo de control es la supervisión directa.
En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser
programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una
información equivocada, los controles concurrentes del
sistema rechazarán la orden y le dirán donde se
encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo
después de la acción. De esta forma, se determinan las
causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por
ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística,
contabilidad, etc.
En conclusión el control es uno de los pasos más importantes para que una
empresa pueda seguir operando de manera correcta y eficiente.
Es un paso importante en todo proceso administrativo ya que además de
encargarse de rendir cuentas nos permite percatarnos de los errores que se han
cometido para poder generar posibles soluciones o tomar precauciones en
futuros proyectos.

AUTORES
Báez Karla
Jiménez Leonardo
Rodríguez Yoeldi
Pérez Larrys
Pedraza Génesis
Valera Isabella
CO1110

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