Microsoft Access 2016 PDF

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Manual de Usuario del
Microsoft Access 2016
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Tabla de contenido
Introducción a Access ............................................................................................................................................................. 7
Extraído de la página Oficial de Word
MICROSOFT ACCESS 2016 | Manual de Usuario Oficial
Manuales Y Tutoriales www.manualesytutoriales.com
Actualizaciones más recientes para Access 2016 ............................................................................................................. 7
¿Quiere obtener antes las nuevas características? ........................................................................................................... 8
Aumentar sus conocimientos de Office ............................................................................................................................ 8
Más información acerca de las versiones ......................................................................................................................... 9
Información sobre la estructura de una base de datos de Access ................................................................................ 10
Información general ......................................................................................................................................................... 10
Archivos de base de datos de Access ......................................................................................................................... 11
Tablas y relaciones ....................................................................................................................................................... 12
Consultas ...................................................................................................................................................................... 14
Formularios ................................................................................................................................................................... 15
Informes ........................................................................................................................................................................ 16
Ver detalles sobre los objetos de una base de datos .................................................................................................... 17
Explorar una tabla en la vista Diseño .............................................................................................................................. 18
Ver las relaciones entre tablas ......................................................................................................................................... 21
Conceptos básicos del diseño de una base de datos .................................................................................................... 21
Algunos términos de base de datos que debe conocer................................................................................................ 22
¿Qué es una base de datos bien diseñada? ................................................................................................................... 23
El proceso de diseño........................................................................................................................................................ 24
Determinar el propósito de la base de datos ................................................................................................................. 26
Buscar y organizar la información necesaria .................................................................................................................. 26
Dividir la información en tablas ....................................................................................................................................... 29
Convertir los elementos de información en columnas .................................................................................................. 32
Especificar las claves principales ...................................................................................................................................... 35
Crear las relaciones de tablas .......................................................................................................................................... 38
Crear una relación uno a varios .................................................................................................................................. 40
Crear una relación de varios a varios .......................................................................................................................... 41
Crear una relación uno a uno ..................................................................................................................................... 45
Refinar el diseño ............................................................................................................................................................... 46
Ajustar la tabla Productos. ........................................................................................................................................... 48
Aplicar las reglas de normalización................................................................................................................................. 50
Primer formulario normal ............................................................................................................................................ 51
Segundo formulario normal ........................................................................................................................................ 51
Tercer formulario normal............................................................................................................................................. 52
Crear una base de datos ..................................................................................................................................................... 53
Crear una base de datos ............................................................................................................................................. 54

Agregar a una base de datos ...................................................................................................................................... 55
Crear una base de datos mediante una plantilla ........................................................................................................... 55
Crear una base de datos sin usar una plantilla .............................................................................................................. 57
Crear una base de datos en blanco ............................................................................................................................ 58
Agregar una tabla ........................................................................................................................................................ 59
Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access .............................................................................................. 64
Importar, anexar o vincular a datos de otro origen ....................................................................................................... 66
Agregar un elemento de aplicación................................................................................................................................ 68
Abrir una base de datos existente de Access ................................................................................................................. 69
Sugerencias .................................................................................................................................................................. 70
Uso de una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access ................................................................ 71
¿Qué es una plantilla de Access? .................................................................................................................................... 72
Seleccionar una plantilla .................................................................................................................................................. 72
Comience con una plantilla de su PC ......................................................................................................................... 73
Comience con una plantilla en línea ........................................................................................................................... 73
Antes de empezar a usar algunas plantillas ................................................................................................................... 74
Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access ....................................................................................... 75
En este artículo ................................................................................................................................................................. 75
Selección de una plantilla ................................................................................................................................................ 76
Creación de una base de datos desde cero ................................................................................................................... 78
Agregación de una tabla ................................................................................................................................................. 78
Copiado y pegado de datos............................................................................................................................................ 79
Importación o vinculación a datos .................................................................................................................................. 80
Organización de datos con el Analizador de tablas ...................................................................................................... 82
Pasos siguientes ............................................................................................................................................................... 83
Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar ............... 84
En este artículo... .............................................................................................................................................................. 85
Motivos para compactar y reparar una base de datos .................................................................................................. 85
Los archivos de base de datos aumentan de tamaño con el uso ............................................................................. 85
Los archivos de base de datos pueden dañarse ........................................................................................................ 86
Antes de empezar ............................................................................................................................................................ 88
Ayudar a prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos mediante Compactar y reparar ........... 90
Compactar y reparar automáticamente una base de datos cuando se cierre ............................................................. 91
Compactar y reparar una base de datos de forma manual .......................................................................................... 91
Compactar y reparar una base de datos abierta ....................................................................................................... 92

Compactar y reparar una base de datos que no está abierta................................................................................... 92
Crear un acceso directo en el escritorio que compacte y repare una base de datos específica ............................ 93
Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access .................................................................................... 95
Compartir datos mediante carpetas de red ................................................................................................................... 95
Compartir una base de datos dividida............................................................................................................................ 98
Ventajas de dividir una base de datos ........................................................................................................................ 98
Compartir una base de datos en un sitio de SharePoint ............................................................................................... 99
Guardar una base de datos en una biblioteca de documentos .............................................................................. 101
Compartir una base de datos vinculándola a listas de SharePoint ............................................................................. 102
Usar el Asistente para exportar tablas a SharePoint ................................................................................................ 103
Compartir una base de datos mediante un servidor ................................................................................................... 105
Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos ......................................... 106
Pasos básicos para usar Access con un servidor de bases de datos ...................................................................... 107
Factores que deben contemplarse al decidir un método ............................................................................................ 108
Decidir si se debe confiar en una base de datos ............................................................................................................. 111
Información general ....................................................................................................................................................... 111
Cómo Access le permite confiar en una base de datos .......................................................................................... 112
Factores que deben contemplarse al decidir si se debe confiar en una base de datos ............................................ 113
Formas de confiar en una base de datos ..................................................................................................................... 115
Habilitar contenido mediante la barra de mensajes ................................................................................................ 115
Habilitar la barra de mensajes ................................................................................................................................... 115
Mover un archivo de base de datos a una ubicación de confianza ....................................................................... 116
Aprendizaje de Access ........................................................................................................................................................ 118
Inicio rápido de Access 2016............................................................................................................................................... 118
Le damos la bienvenida a Access 2016 ....................................................................................................................... 118
Agregar una clave principal a una tabla en Access 2016 .................................................................................................... 120
Crear una copia de seguridad de su base de datos en Access 2016 .............................................................................. 121
Crear una consulta, un formulario o un informe en Access 2016.................................................................................... 122
Más información sobre Access 2016 ................................................................................................................................. 124
Crear una nueva base de datos de escritorio ..................................................................................................................... 126
¿Base de datos de escritorio o aplicación web? ......................................................................................................... 126
Consideraciones de diseño............................................................................................................................................ 126
Requisitos de TI .......................................................................................................................................................... 127
Acceso a datos y diseño ............................................................................................................................................ 127
Requisitos y objetivos empresariales ......................................................................................................................... 128
Diferencias detalladas entre las aplicaciones web y las bases de datos de escritorio de Access .............................. 130
Introducción ............................................................................................................................................................... 131
Almacenamiento de datos......................................................................................................................................... 132
Entrada de datos ........................................................................................................................................................ 133
Estructura de la base de datos .................................................................................................................................. 135
Herramientas .............................................................................................................................................................. 137
Crear una base de datos de escritorio de Access ........................................................................................................ 138
Creación de una base de datos desde una plantilla ................................................................................................ 138
Creación de una base de datos desde cero ............................................................................................................. 141
Crear una aplicación web de Access .............................................................................................................................. 142
Crear una aplicación web de Access desde una plantilla ........................................................................................ 142
Crear una aplicación web de Access desde cero ..................................................................................................... 143
Agregar tablas ..................................................................................................................................................................... 145
Crear tablas y establecer tipos de datos ....................................................................................................................... 145
Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos de escritorio ................................................................... 145
Agregar una tabla en una base de datos de escritorio ........................................................................................... 146
Guardar una tabla ...................................................................................................................................................... 146
Agregar un campo mediante la entrada de datos ................................................................................................... 146
Cambiar el tipo de datos de un campo .................................................................................................................... 147
Agregar un campo para un tipo de datos específico .............................................................................................. 148
Crear una tabla con Diseño de tabla ........................................................................................................................ 149
Combinar campos mediante el tipo de datos calculados ........................................................................................... 151
Usar relaciones ................................................................................................................................................................... 154
Introducción a las relaciones de tabla ........................................................................................................................ 154
Descripción de la vista Relaciones ............................................................................................................................. 155
Tipos de relaciones entre tablas ................................................................................................................................ 156
Modificar una relación ............................................................................................................................................... 158
Eliminar una relación de tabla ................................................................................................................................... 160
Crear relaciones con el Asistente para búsquedas ..................................................................................................... 160
Cambiar una relación entre tablas ............................................................................................................................ 162
Crear relaciones con el Panel de relaciones ............................................................................................................... 162
Crear relaciones de varios a varios ............................................................................................................................. 164
¿Qué es una relación de varios a varios?.................................................................................................................. 164
Crear relaciones de varios a varios ........................................................................................................................... 165
Crear una tabla intermedia ........................................................................................................................................ 166
Crear campos de la tabla de nivel intermedio ......................................................................................................... 166
Combinar campos de Id. principal ............................................................................................................................ 167
Conectar las tres tablas para crear la relación de varios a varios ............................................................................ 168
Crear relaciones de uno a uno .................................................................................................................................... 168
¿Qué es una relación uno a uno? ............................................................................................................................. 168
Introducción a la creación de relaciones uno a uno ................................................................................................ 169
Pasos para crear una relación uno a uno ................................................................................................................. 171
Agregar y editar datos ........................................................................................................................................................ 172
Copiar datos de Excel .................................................................................................................................................. 172
Vincular a datos compartidos ..................................................................................................................................... 174
Administrar datos con consultas ........................................................................................................................................ 176
Introducción a las consultas ....................................................................................................................................... 176
Crear consultas básicas ............................................................................................................................................... 180
Crear consultas con más de un origen de datos ......................................................................................................... 184
Crear consultas con combinaciones externas ............................................................................................................ 188
Combinaciones externas izquierdas y combinaciones externas derechas .............................................................. 189
1. Agregar orígenes de datos .................................................................................................................................... 190
2. Agregar una combinación ..................................................................................................................................... 191
3. Cambiar una combinación .................................................................................................................................... 191
4. Completar la consulta ............................................................................................................................................ 192
Consultar orígenes de datos no relacionados ............................................................................................................ 192
Usar tablas de nivel intermedio para conectar orígenes de datos en consultas .................................................... 193
Pasos ........................................................................................................................................................................... 195
Crear formularios. ............................................................................................................................................................... 196
Crear formularios de navegación................................................................................................................................ 196
Crear informes .................................................................................................................................................................... 199
Crear informes básicos ............................................................................................................................................... 199
Modificar e imprimir informes.................................................................................................................................... 200
Proteger bases de datos ..................................................................................................................................................... 203
Realizar copias de seguridad de las bases de datos ................................................................................................... 203

Introducción a Access
Como suscriptor de Office 365, obtendrá de forma periódica nuevas y
mejoradas características de Office 2016. Consulte a continuación lo que
está disponible actualmente.
Nota: Si es un profesional de TI que administra el proceso de actualización de Office 365, consulte la página de versiones de canal para
obtener información sobre las actualizaciones que se proporcionan en cada canal.
Nota: Para esta versión de Access 2016, ninguna de las características o funcionalidades existentes en versiones previas están
obsoletas.
Suscriptores de Office 365Participantes de Office Insider
Actualizaciones más recientes para Access 2016
Vea las novedades y las mejoras de la actualización de características de

agosto de 2017, Versión 1708 (compilación 8431.2079).
Busque su versión de Office.
Compatibilidad con la importación o vinculación de datos desde
Salesforce
Puede vincular a datos o importarlos desde Salesforce, que es una solución

empresarial basada en la nube de administración de recursos de cliente
(CRM).
OBTENER MÁS INFORMACIÓN
Compatibilidad con la importación o vinculación de datos desde

Dynamics 365

Ahora, también hemos agregado la posibilidad de vincular a datos o
importarlos desde Dynamics 365, que es una solución empresarial basada
en la nube de administración de recursos de cliente (CRM).
OBTENER MÁS INFORMACIÓN
Nota La capacidad de vincular o importar datos desde Salesforce y

Dynamics 365 solo se admite en los siguientes planes de Office 365
Enterprise: Office 365 ProPlus, Office 365 Enterprise E3 y Office 365
Enterprise E5. Para obtener más información, consulte Comparar planes de
Office 365 Enterprise.
¿Quiere obtener antes las nuevas características?
Participe en Office Insider y será de los primeros en ver las nuevas

características y podrá informarnos de lo que piensa acerca de ellas.
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Aprendizaje de productividad de Office 365

Más información acerca de las versiones
¿Cuándo puedo obtener nuevas características?
Las nuevas características de Office 365 a veces se implementan durante un
período de tiempo para todos los suscriptores.
Ver cómo se publican las características

Lista completa de todas las actualizaciones
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aplicaciones cliente de Office 365.
Versiones más recientes

Novedades para no suscriptores
¿No es un suscriptor de Office 365, pero usa Office 2016? Descubra lo que
está disponible en su versión.
Novedades de Office 2016

Información sobre la estructura de una base de datos de Access
Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access
2010 Access 2007
Si se familiariza con las tablas, los formularios, las consultas y

otros objetos de las bases de datos de Access, le resultará más
fácil realizar una amplia variedad de tareas, como escribir datos
en un formulario, agregar o quitar tablas, buscar y reemplazar
datos, y ejecutar consultas.
Este artículo ofrece información general básica sobre la

estructura de una base de datos de Access. Access ofrece varias
herramientas que puede usar para familiarizarse con la
estructura de una base de datos específica. En este artículo
también se explica cómo, cuándo y por qué usar cada
herramienta.
Nota: En este artículo se describen las bases de datos de Access convencionales, que consisten en un archivo o
conjunto de archivos con todos los datos y las características de la aplicación, como los formularios de entrada de
datos. Parte del contenido no es aplicable a las bases de datos web ni las aplicaciones web de Access.
Información general
Una base de datos es una recopilación de información

relacionada con un tema u objetivo específicos, como realizar
un seguimiento de pedidos de clientes o mantener una
colección de música. Si la base de datos no se guarda en un
equipo, o si solo se guardan partes de esta, es posible que
realice un seguimiento de información de una amplia variedad
de orígenes que necesita coordinar y organizar.
Por ejemplo, imagine que los números de teléfono de los

proveedores se almacenan en diferentes ubicaciones: en un
archivo de tarjeta que contiene números de teléfono de

proveedores, en archivos de información de producto de un
archivador y en una hoja de cálculo que contiene información
de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor,
puede que tenga que actualizar esa información en las tres
ubicaciones. En una base de datos de Access bien diseñada, el
número de teléfono solo se almacena una vez, por lo que solo
tener que actualizar esa información en una ubicación. Como
resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor,
este se actualiza automáticamente cada vez que lo use en la
base de datos.
Archivos de base de datos de Access
Puede usar Access para administrar toda la información en un

único archivo. En un archivo de base de datos de Access, puede
usar:
 Tablas para almacenar los datos.

 Consultas para buscar y recuperar solo los datos que necesite.
 Formularios para ver, agregar y actualizar datos en tablas.
 Informes para analizar o imprimir datos con un diseño
específico.

1. Almacene los datos una vez en una tabla, pero visualícelos

desde varias ubicaciones. Al actualizar los datos, se actualizarán
automáticamente en todas las ubicaciones donde estén
presentes.
2. Recupere datos con una consulta.
3. Vea o escriba datos con un formulario.
4. Muestre o imprima datos con un informe.
Todos estos elementos (tablas, consultas, formularios e

informes) son objetos de base de datos.
Nota: Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que se almacenan en otras bases de datos. Por
ejemplo, puede que tenga una base de datos de Access que solo contenga tablas y otra base de datos de Access
que contenga vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas vinculadas. En
la mayoría de los casos, no importa si una tabla es una tabla vinculada o realmente se almacena en la base de datos.
Tablas y relaciones
Para almacenar los datos, cree una tabla por cada tipo de datos
del que quiera realizar un seguimiento. Los tipos de datos
pueden ser información de clientes, productos y detalles de

pedidos. Para agrupar los datos de varias tablas en una
consulta, formulario o informe, defina relaciones entre las
tablas.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto Relaciones para crear
relaciones. Para crear relaciones en una base de datos o una aplicación web, puede usar campos de búsqueda.
1. La información de clientes que antes se guardaba en una lista

de distribución de correo ahora se guarda en la tabla Clientes.
2. La información de pedidos que antes se guardaba en una

hoja de cálculo ahora se guarda en la tabla Pedidos.
3. Un id. único (como un id. de cliente) distingue un registro de

otro dentro de una misma tabla. Al agregar el campo de id.
único de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los
dos campos, Access puede hacer coincidir los registros

relacionados de las dos tablas para que pueda mostrarlos de

forma conjunta en un formulario, informe o consulta.
Consultas
Una consulta puede ayudarle a encontrar y recuperar los datos

que cumplan las condiciones que especifique (incluidos datos
de varias tablas). También puede usar una consulta para
actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y para
realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se pueden usar las consultas para actualizar o eliminar registros.
1. La tabla Clientes contiene información sobre los clientes.
2. La tabla Pedidos contiene información sobre los pedidos de

clientes.
3. Esta consulta recupera los datos de Id. de pedido y Fecha

obligatoria de la tabla Pedidos, así como los datos de Nombre
de la compañía y Ciudad de la tabla Clientes. La consulta solo
devuelve los pedidos que se necesitaban en abril y solo para los

clientes con sede en Londres.
Formularios
Puede usar un formulario para ver, escribir y cambiar fácilmente

datos de filas de una en una. También puede usar un formulario
para realizar otras acciones, como enviar datos a otra aplicación.
Los formularios suelen contener controles vinculados a campos
subyacentes de tablas. Al abrir un formulario, Access recupera
los datos de una o más de esas tablas y, después, muestra los
datos en el diseño que seleccionó al crear el formulario. Para
crear un formulario, puede usar uno de los comandos
de Formulario de la cinta de opciones, el Asistente para
formularios, o bien puede crear un formulario por su cuenta en
la vista Diseño.
Nota: Para crear formularios e informes en bases de datos o aplicaciones web se usa la vista Presentación, en lugar
de la vista Diseño.
1. En una tabla se muestran varios registros al mismo tiempo,

pero puede que tenga que desplazarse horizontalmente para
ver todos los datos de un mismo registro. Además, al ver una

tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al
mismo tiempo.
2. Un formulario se centra en un registro cada vez y puede

mostrar campos de más de una tabla. También puede mostrar
imágenes y otros objetos.
3. Un formulario puede contener un botón en el que se hace clic

para imprimir un informe, abrir otros objetos o automatizar
tareas.
Informes
Puede usar un informe para analizar rápidamente los datos o

para presentarlos de una manera específica al imprimirlos o al
exportarlos a otros formatos. Por ejemplo, puede enviar un
informe a un compañero donde se agrupen datos y se calculen
totales. O bien puede crear un informe con los datos de las
direcciones con un formato adecuado para la impresión de
etiquetas postales.
1. Use un informe para crear etiquetas postales.

2. Use un informe para mostrar los totales en un gráfico.
3. Use un informe para mostrar totales calculados.
Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos

de Access, siga leyendo para obtener información sobre cómo
usar las herramientas integradas para explorar una base de
datos de Access específica.
Ver detalles sobre los objetos de una base de datos
Una de las mejores formas de obtener información sobre una

base de datos específica es usar el Documentador de base de
datos. Use el Documentador de base de datos para generar un
informe que contenga información detallada sobre los objetos
de una base de datos. Primero, seleccione los objetos que se
mostrarán en el informe. Al ejecutar el Documentador de base
de datos, el informe contendrá todos los datos sobre los
objetos de base de datos que seleccionó.
1. Abra la base de datos que quiera documentar.

2. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el
grupo Analizar, haga clic en Documentador de base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la pestaña
que representa el tipo de objeto de base de datos que desea
documentar. Para crear un informe de todos los objetos de una
base de datos, haga clic en la pestaña Todo tipo de objetos.
4. Seleccione uno o varios de los objetos que se muestran. Para
seleccionarlos todos, haga clic en Seleccionar todo.
5. Haga clic en Aceptar.

El Documentador de base de datos crea un informe con datos

detallados de cada objeto seleccionado y lo abre en Vista previa
de impresión. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base
de datos en un formulario de entrada de datos, el informe que
cree detallará las propiedades del formulario como un todo, las
propiedades de cada una de las secciones del formulario y las
propiedades de todos los botones, etiquetas, cuadros de texto y
otros controles del formulario, además de todos los módulos de
código y permisos de usuario que estén asociados al formulario.
6. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Imprimir,

haga clic en Imprimir.
Explorar una tabla en la vista Diseño
Nota: La vista Diseño no está disponible para las tablas de las bases de datos web.
Al abrir una tabla en la vista Diseño, tendrá acceso a una vista

detallada de la estructura de la tabla. Por ejemplo, puede
conocer la configuración de tipo de datos de cada campo,
determinar si hay máscaras de entrada y ver si en la tabla se
usan campos de búsqueda (campos que usan consultas para
extraer datos de otras tablas). Esta información es útil, ya que
los tipos de datos y las máscaras de entrada pueden afectar a su
capacidad para buscar datos y ejecutar consultas de
actualización. Por ejemplo, imagine que quiere usar una
consulta de actualización para actualizar campos específicos en
una tabla copiando datos de campos similares de otra tabla. La
consulta no se ejecutará si los tipos de datos de cada campo de
las tablas de origen y destino no coinciden.
1. Abra la base de datos que quiera analizar.

2. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la

tabla que quiera explorar y, después, haga clic en Vista
Diseño en el menú contextual.
3. Según sea necesario, anote el nombre de todos los campos de
la tabla y el tipo de datos asignado a cada campo.
El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y

el tipo de los datos que los usuarios pueden escribir en un
campo. Por ejemplo, es posible que los usuarios estén limitados
a 20 caracteres en un campo de texto y que no puedan escribir
datos de texto en un campo establecido con el tipo de datos
Número.
4. Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga

clic en la pestaña Búsqueda de la sección inferior de la
cuadrícula de diseño de la tabla, en Propiedades del campo.
En un campo de búsqueda se muestra un conjunto de valores

(uno o más campos, como nombre y apellidos), pero
normalmente se almacena un conjunto de valores distinto (un
campo, como un id. numérico). Por ejemplo, en un campo de
búsqueda se puede almacenar el número de identificación de
un empleado (el valor almacenado), pero puede mostrarse el
nombre del empleado (el valor mostrado). Al usar un campo de
búsqueda en expresiones o en operaciones de buscar y
reemplazar, se usa el valor almacenado, no el valor mostrado.
Familiarizarse con los valores almacenados y mostrados de un
campo de búsqueda es la mejor forma de asegurarse de que
una expresión o una operación de buscar y reemplazar que usa
el campo de búsqueda funcione según lo esperado.
En la ilustración siguiente se muestra un campo de búsqueda

típico. Recuerde que las opciones de configuración que vea en
la propiedad Origen de fila del campo pueden variar.
En el campo de búsqueda que se muestra aquí se usa una

consulta para recuperar datos de otra tabla. También es posible
que vea otro tipo de campo de búsqueda, denominado una
lista de valores, que usa una lista de opciones codificada de
forma rígida. En esta ilustración se muestra una lista de valores
típica.
De forma predeterminada, en las listas de valores se usa el tipo

de datos Texto.
La mejor forma de encontrar listas de búsquedas y valores es

mostrando la pestaña Búsqueda y, después, hacer clic en las
entradas en la columna Tipo de datos de cada campo de la
tabla. Para obtener más información sobre cómo crear campos
de búsqueda y listas de valores, vea los vínculos de la
sección Vea también.
Principio de página
Ver las relaciones entre tablas
Para ver una representación gráfica de las tablas en una base de

datos, los campos de cada tabla y las relaciones entre esas
tablas, use la ficha del objeto Relaciones. La ficha del
objeto Relaciones ofrece información general sobre la tabla y la
estructura de relaciones de una base de datos (información
esencial si necesita crear o cambiar las relaciones entre tablas).
Nota: También puede usar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o eliminar relaciones.
 Abra la base de datos que quiera analizar.

 En la pestaña Herramientas de base de datos, en el
grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
En la ficha del objeto Relaciones se mostrarán las relaciones

entre todas las tablas de la base de datos abierta.
Nota: En las bases de datos o aplicaciones web no se puede usar la pestaña del objeto Relaciones para crear
relaciones.
Conceptos básicos del diseño de una base de datos

2010 Access 2007
Una base de datos correctamente diseñada le permite obtener

acceso a información actualizada y precisa. Como es esencial
tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar

con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo
necesario para obtener información sobre los principios de un
buen diseño. Al final, es mucho más probable que acabe con
una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede
adaptarse fácilmente al cambio.
En este artículo se proporcionan instrucciones para planear una

base de datos de escritorio. Aprenderá a decidir qué
información necesita, cómo dividir esa información en las tablas
y columnas adecuadas, y cómo se relacionan entre sí esas
tablas. Lea este artículo antes de crear su primera base de datos
de escritorio.
Importante: Access proporciona experiencias de diseño que le permiten crear aplicaciones de bases de datos para
la Web. Hay muchas consideraciones de diseño que son diferentes cuando diseña para la Web. En este artículo no
se explica el diseño de aplicaciones de bases de datos web. Para más información, vea el artículo Crear una base de
datos de Access para compartirla en la Web.
Algunos términos de base de datos que debe conocer
Access organiza la información en tablas: listas de filas y

columnas que recuerdan a una hoja de cálculo o a los libros de
contabilidad. En una base de datos simple, es posible que solo
tenga una tabla. Para la mayoría de las bases de datos
necesitará tener más de una. Por ejemplo, puede que tenga una
tabla que almacena información sobre productos, otra que
almacena información sobre pedidos y otra tabla con
información sobre clientes.

Cada fila se denomina, más correctamente, un registro y cada

columna, un campo. Un registro es una forma clara y coherente
de combinar información sobre algo. Un campo es un único
elemento de información, un tipo de elemento que aparece en
cada registro. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o
registro contiene la información de un producto. Cada columna
o campo contiene algún tipo de información sobre el producto,
como su nombre o el precio.
¿Qué es una base de datos bien diseñada?
Algunos principios guían el proceso de diseño de la base de

datos. El primer principio es que la información duplicada
(también denominada datos redundantes) es perjudicial, porque
se pierde espacio y aumenta la probabilidad de errores e
incoherencias. El segundo principio es que la corrección y la
integridad de información es importante. Si la base de datos
contiene información incorrecta, los informes que extraigan la
información de la base de datos también contendrán
información incorrecta. Como resultado, las decisiones que

tome basándose en dichos informes estarán mal informadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que:
 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir

los datos redundantes.
 Proporciona a Access la información necesaria para unir la
información en las tablas según sea necesario.
 Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la
información.
 Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de
datos.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los siguientes pasos:
 Determinar el propósito de la base de datos
Esto le ayudará a prepararse para los pasos restantes.
 Buscar y organizar la información necesaria
Recopile todos los tipos de información que podría querer

registrar en la base de datos, como los nombres de producto y
los números de pedido.
 Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades principales o

temas, como Productos o Clientes. Después, cada tema se
convierte en una tabla.
 Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada

elemento se convierte en un campo y se muestra como una
columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla de empleados
podría incluir campos como Apellidos y Fecha de contratación.
 Especificar las claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una

columna que se usa para identificar cada fila. Un ejemplo podría
ser Id. de producto o Id. de pedido.
 Establecer las relaciones de tablas
Busque en cada tabla y decida cómo se relacionan los datos en

una tabla con los datos de otras tablas. Agregue campos a las
tablas o cree tablas para aclarar las relaciones, según sea
necesario.
 Perfeccionar el diseño
Analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue

unos cuantos registros de datos de ejemplo. Compruebe si
puede obtener los resultados que quiere de las tablas. Haga
algunos ajustes en el diseño, si es necesario.
 Aplicar las reglas de normalización

Aplique las reglas de normalización de datos para ver si las

tablas están estructuradas correctamente. Haga algunos ajustes
en las tablas, si es necesario.
Determinar el propósito de la base de datos
Es una buena idea anotar el propósito de la base de datos en un

papel: su propósito, cómo espera usarla y quién la usará. Por
ejemplo, para una base de datos pequeña para un negocio
familiar, escriba algo como: "La base de datos de clientes es una
lista con información de los clientes cuya finalidad es el envío
de correo y la creación de informes". Si la base de datos es más
compleja o la usan muchas personas, como ocurre
normalmente en un entorno corporativo, el propósito podría
constar fácilmente de uno o varios párrafos, y debería incluir
cuándo y cómo cada persona usará la base de datos. La idea es
tener una declaración de objetivos bien desarrollada a la que se
pueda hacer referencia en todo el proceso de diseño. Tener ese
resumen le ayuda a centrarse en sus objetivos cuando tome
decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con

la información existente. Por ejemplo, podría registrar los
pedidos de compra en un libro de contabilidad o guardar la
información de los clientes en formularios de papel en un
archivo. Recopile dichos documentos y enumere cada tipo de
información que se muestra (por ejemplo, cada cuadro que

rellene en un formulario). Si no tiene ningún formulario
existente, imagine en su lugar que tiene que diseñar un
formulario para registrar la información del cliente. ¿Qué
información incluiría en el formulario? ¿Qué cuadros de relleno
crearía? Identifique y enumere cada uno de estos elementos.
Por ejemplo, suponga que actualmente guarda la lista de
clientes en las tarjetas de índice. Al examinar dichas tarjetas
podría revelar que cada una contiene un nombre de cliente,
dirección, ciudad, estado, código postal y número de teléfono.
Cada uno de estos elementos representa una posible columna
en una tabla.
Mientras prepare esta lista, no se preocupe de hacerla perfecta

desde el principio. En su lugar, enumere todos los elementos
que se le ocurran. Si la base de datos la usará alguien más,
pregúntele también sobre sus ideas. Podrá perfeccionar la lista
más adelante.
Después, tenga en cuenta los tipos de informes o

correspondencia que podría querer crear a partir de la base de
datos. Por ejemplo, puede que quiera un informe de ventas de
un producto para mostrar las ventas por región o un informe de
resumen de inventario que muestre los niveles de inventario del
producto. También es posible que quiera generar cartas modelo
para enviar a los clientes que anuncien un evento de venta u
ofrezcan una mejora. Diseñe el informe en su mente y luego
imagine su aspecto. ¿Qué información incluiría en el informe?
Enumere todos los elementos. Haga lo mismo para la carta
modelo y para cualquier otro informe que tenga previsto crear.
Pararse a pensar en los informes y correspondencia que podría

querer crear le ayudará a identificar los elementos que
necesitará en la base de datos. Por ejemplo, suponga que los
clientes tienen la posibilidad de darse de alta (o de baja) de las
novedades enviadas periódicamente por correo electrónico, y
que quiere imprimir una lista de los usuarios que se han dado
de alta. Para registrar esa información, agrega una columna
"Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada
cliente, puede establecer el campo en Sí o No.
El requisito de enviar mensajes de correo a los clientes sugiere

otro elemento del registro. Una vez que sepa que un cliente
quiere recibir mensajes de correo, también deberá saber la
dirección de correo electrónico a la que enviárselos. Por tanto,
necesita registrar una dirección de correo electrónico para cada
cliente.
Tiene sentido crear un prototipo de cada informe o listado de

salida, y considerar qué elementos deberá generar el informe.
Por ejemplo, cuando examina una carta modelo, podrían venirle
a la mente algunas consideraciones. Si quiere incluir un saludo

formal, por ejemplo, la cadena "Sr.", "Sra." o "Srta." con la que

comienza un saludo, tendrá que crear un elemento de saludo.
Además, tal vez quiera comenzar una carta con "Estimado Sr.
Alcalá" en lugar de "Estimado. Sr. Jorge Alcalá". Esto sugiere que
normalmente querría almacenar el apellido separado del
nombre.
Un punto clave que recordar es que debería dividir cada

fragmento de información en partes más pequeñas. En el caso
de un nombre, para poder usar el apellido, dividirá el nombre
en dos partes: nombre y apellido. Para ordenar un informe por
apellidos, por ejemplo, resulta útil tener el apellido del cliente
almacenado por separado. En general, si quiere ordenar, buscar,
calcular o crear informes en función de un elemento de
información, debe crear un campo propio para ese elemento.
Piense en las preguntas que tal vez quiere que responda la base
de datos. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un producto
destacado se cerraron el mes pasado? ¿Dónde viven sus
mejores clientes? ¿Quién es el proveedor de su producto más
vendido? Anticipar estas preguntas le ayuda a centrarse en qué
elementos adicionales registrar.
Una vez recopilada esta información, está listo para pasar al

siguiente paso.
Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades

principales, o asuntos. Por ejemplo, después de encontrar y
organizar la información para una base de datos de ventas de

un producto, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las principales entidades que se muestran aquí son los

productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto,
tiene sentido comenzar con estas cuatro tablas: una para los
datos sobre productos, otra para datos sobre proveedores, otra
para los datos sobre clientes y otra para los datos sobre
pedidos. Aunque la lista no está completa con ellas, es un buen
punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta que
tenga un diseño que funcione bien.
Cuando revise por primera vez la lista preliminar de elementos,

es posible que esté tentado a incluirlos en una sola tabla, en
lugar de las cuatro que se muestran en la ilustración anterior. A
continuación obtendrá información sobre por qué es una mala
idea. Considere por un momento la tabla que se muestra aquí:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y

su proveedor. Dado que un mismo proveedor puede
suministrarle una gran cantidad de productos, el nombre y la
dirección de ese proveedor tendrán que repetirse muchas
veces. Esto supone un desperdicio de espacio en disco.
Registrar la información del proveedor una sola vez en una
tabla independiente para los proveedores y vincular esa tabla a
la de productos es una solución mucho mejor.
Un segundo problema con este diseño surge cuando es

necesario modificar la información sobre el proveedor. Por
ejemplo, supongamos que necesita cambiar la dirección de un
proveedor. Al aparecer en varios lugares, accidentalmente
podría cambiar la dirección en un solo lugar y olvidarse de
cambiarla también en los demás. Si registra la información del
proveedor en un único lugar, se evitará el problema.
Al diseñar la base de datos, intente siempre registrar cada

hecho una sola vez. Si se encuentra repitiendo la misma
información en más de un lugar, como la dirección de un
determinado proveedor, coloque dicha información en una
tabla aparte.
Por último, supongamos que Coho Winery suministra un solo

producto y que quiere eliminar el producto pero conservar la
información de nombre y dirección del proveedor. ¿Cómo se
elimina el registro del producto sin perder la información de
proveedor? No se puede. Dado que cada registro contiene
datos sobre un producto y datos sobre un proveedor, no puede
eliminar uno sin eliminar el otro. Para mantener estos datos
separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la

información de productos y otra para la información de
proveedores. Al eliminar un registro de producto, solo
eliminaría los datos del producto, no los datos del proveedor.
Una vez que haya elegido el tema representado por una tabla,
las columnas de dicha tabla solo deberían almacenar datos
sobre el tema. Por ejemplo, la tabla de productos debería
almacenar únicamente datos sobre los productos. Dado que la
dirección del proveedor es un dato del proveedor y no un
hecho sobre el producto, esta pertenece a la tabla de
proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida cuál es la

información de la que necesita realizar un seguimiento sobre el
tema registrado en la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes,
una buena lista inicial de columnas contendría Nombre,
Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo
electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico. Cada
registro de la tabla contiene el mismo conjunto de columnas,
por lo que puede almacenar la información de Nombre,
Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo
electrónico, Saludo y Dirección de correo electrónico para cada
registro. Por ejemplo, la columna de dirección contiene las
direcciones de los clientes. Cada registro contiene datos sobre
un cliente, y el campo dirección contiene la dirección de dicho
cliente.
Una vez que haya determinado el conjunto inicial de columnas

para cada tabla, podrá refinar aún más las columnas. Por
ejemplo, tiene sentido almacenar el nombre del cliente como
dos columnas separadas: nombre y apellidos, para que pueda
ordenar, buscar e indexar en estas columnas. De forma similar,
la dirección realmente se compone de cinco componentes
independientes: dirección, ciudad, estado, código postal y país
o región, que también tiene sentido almacenar en columnas
separadas. Si quiere realizar una búsqueda, filtrar u ordenar la
operación por estado, por ejemplo, necesita que la información
de estado se almacene en una columna independiente.
También debería tener en cuenta si la base de datos contiene

información solo de origen nacional o también internacional.
Por ejemplo, si va a almacenar direcciones internacionales, es
mejor tener una columna Región en lugar de Estado, ya que esa
columna puede incluir tanto estados internos como regiones de
otros países o regiones. De forma similar, Código postal tiene
más sentido que código ZIP si va a almacenar direcciones
internacionales.
En la lista siguiente se muestran algunas sugerencias para

determinar las columnas.
 No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no se debe almacenar el resultado

de los cálculos en las tablas. En su lugar, puede hacer que
Access realice los cálculos cuando quiera ver el resultado. Por
ejemplo, suponga que hay un informe de Productos en pedidos
que muestra el subtotal de unidades en pedidos para cada
categoría de producto en la base de datos. Pero no hay ninguna

columna de subtotal de Unidades en pedidos en ninguna tabla.
En su lugar, la tabla Productos incluye una columna Unidades
en pedidos que almacena las unidades en pedidos para cada
producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez
que imprima el informe. El subtotal en sí no debería
almacenarse en una tabla.
 Almacene la información en sus partes lógicas más

pequeñas
Es posible que se vea tentado a tener un único campo de

nombres completos o de nombres de producto junto con las
descripciones del producto. Si combina más de un tipo de
información en un campo, más adelante le será difícil recuperar
datos individuales. Intente dividir la información en partes
lógicas. Por ejemplo, cree campos independientes para nombre
y apellidos, o para la descripción, categoría y nombre del
producto.

Una vez ajustadas las columnas de datos de las tablas, ya puede

elegir la clave principal de cada tabla.
Especificar las claves principales

Cada tabla debe incluir una columna (o conjunto de columnas)
que identifique exclusivamente cada fila almacenada en la tabla.
Esto suele ser un número de identificación único, como un
número de identificación de empleado o un número de serie. En
la terminología de base de datos, esta información se denomina
la clave principal de la tabla. Access usa los campos de clave
principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y
agrupar esos datos.
Si ya tiene un identificador único para una tabla, como un

número de producto que identifica exclusivamente a cada
producto en el catálogo, puede usar ese identificador como
clave principal de la tabla, pero solo si los valores de esta
columna serán siempre diferentes para cada registro. No puede
tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no
use nombres de personas como clave principal, porque los
nombres no son únicos. Es muy fácil que dos personas tengan
el mismo nombre en una misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si en algún

momento el valor de una columna puede quedar sin asignar o

ser desconocido (un valor que falta), no se puede usar como un

componente de una clave principal.
Siempre debe elegir una clave principal cuyo valor no cambiará.

En una base de datos que use más de una tabla, la clave
principal de una tabla puede usarse como referencia en otras
tablas. Si se cambia la clave principal, el cambio también se
debe aplicar en todas partes en las que se hace referencia a la
clave. Usar una clave principal que no cambia reduce la
posibilidad de que no se sincronice con otras tablas que hacen
referencia a ella.
A menudo se usa un número único arbitrario como clave

principal. Por ejemplo, podría asignar a cada pedido un número
de pedido único. El único propósito del número de pedido es
identificar un pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si no se le ocurre una columna o un conjunto de columnas que

puedan servir como una buena clave principal, considere la
posibilidad de usar una columna que tenga el tipo de datos
Autonumeración. Al usar el tipo de datos Autonumeración,
Access asigna automáticamente un valor por usted. Este
identificador está vacío, no contiene información objetiva sobre
la fila que representa. Los identificadores vacíos son ideales
para usarlos como clave principal, porque no cambian. Una
clave principal que contiene datos sobre una fila, como el
número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo, es
más probable que cambie, ya que la propia información
objetiva podría cambiar.

1. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumeración

suele ser una buena clave principal. No hay dos identificadores
de producto iguales.
En algunos casos, tal vez quiera usar dos o más campos que,
juntos, proporcionan la clave principal de una tabla. Por
ejemplo, una tabla de detalles de pedido que almacena datos
de pedidos usaría dos columnas en su clave principal:
Identificador de pedido e Identificador de producto. Cuando
una clave principal está formada por más de una columna,
también se denomina una clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una

columna Autonumeración para cada una de las tablas para que
sirvan de clave principal: Id. de producto para la tabla
Productos, Id. de pedido para la tabla Pedidos, Id. de cliente
para la tabla Clientes e Id. de proveedor para la tabla
Proveedores.

Crear las relaciones de tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas, necesita una
manera para volver a unir la información de forma que tenga
significado. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye
información de varias tablas.

1. La información de este formulario procede de la tabla

Clientes...
2. ...la tabla Empleados...
3. ...la tabla Pedidos...
4. ...la tabla Productos...
5. ... y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de base de datos

relacional. En una base de datos relacional, se divide la
información en tablas separadas, basadas en el temas. Después,
se usan las relaciones de la tabla para combinar la información
según sea necesario.

Crear una relación uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos en
la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede
proporcionar cualquier cantidad de productos. Se puede decir
que, para cualquier proveedor que se representa en la tabla
Proveedores, puede haber muchos productos que se
representan en la tabla Productos. La relación entre la tabla
Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación uno
a varios.
Para representar una relación uno a varios en el diseño de la

base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la
relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la
tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por
ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla
Proveedores a la tabla Productos. Así, Access puede usar el
número de identificador del proveedor de la tabla Productos
para dar con el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor en la tabla Productos se denomina

una clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra
tabla. La columna Id. de proveedor en la tabla Productos es una
clave externa porque también es la clave principal en la tabla
Proveedores.
Al establecer parejas de claves principales y claves externas,

proporciona la base para unir las tablas relacionadas. Si no está
seguro de qué tablas deberían compartir una columna común,
identificar una relación uno a varios asegura que, en efecto, las
dos tablas relacionadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte,

un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por
tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios
registros en la tabla Productos. Además, por cada registro de la
tabla Productos puede haber varios registros en la tabla
Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a
varios, porque, para cada producto, puede haber varios
pedidos, y para cada pedido puede haber muchos productos.
Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a
varios entre las tablas, es importante que considere ambas
partes de la relación.
Entre los temas de las dos tablas, productos y pedidos, existe

una relación de varios a varios. Esto supone un problema. Para
entender el problema, imagine qué pasaría si intentase crear la
relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de
producto a la tabla Pedidos. Para tener más de un producto por
pedido, necesita más de un registro por pedido en la tabla
Pedidos. Tendría que repetir la información del pedido en cada
fila que esté relacionada con un único pedido, lo que provocaría
un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. Se
encontraría con el mismo problema si colocase el campo Id. de
pedido en la tabla Productos: dispondrá de más de un registro
en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona
este problema?
La respuesta es crear una tercera tabla, a menudo denominada

tabla de unión, que divida la relación de varios a varios en dos
relaciones uno a varios. Inserte la clave principal de cada una de

las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera

tabla registra cada repetición o instancia de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un

elemento de línea en un pedido. La clave principal de la tabla
Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas
de las tablas Pedidos y Productos. Usar el campo de Id. de
pedido por sí solo no sirve como clave principal para esta tabla,
porque un pedido puede tener muchos elementos de línea. El
Id. de pedido se repite para cada elemento de línea en un
pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Usar el
campo de Id. de producto por sí solo tampoco sirve, porque un
producto puede aparecer en varios pedidos diferentes. Pero
juntos, los dos campos siempre generan un valor único para
cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y

la tabla Productos no están directamente relacionadas entre sí.
En su lugar, están relacionadas indirectamente a través de la
tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre

productos y pedidos se representa en la base de datos

mediante dos relaciones de uno a varios:
 La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una

relación de uno a varios. Cada pedido puede tener más de un
elemento de línea, pero cada elemento de línea está conectado
a un único pedido.
 La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una
relación de uno a varios. Cada producto puede tener muchos
elementos de línea asociados a él, pero cada elemento de línea
se refiere a un solo producto.
En la tabla Detalles de pedido, puede determinar todos los

productos en un pedido determinado. También puede
determinar todos los pedidos de un producto en particular.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedido, la lista de

tablas y campos podría tener un aspecto similar a este:

Crear una relación uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Por ejemplo,
supongamos que necesita registrar información adicional sobre
productos que casi nunca necesitará o que solo se aplica a unos
pocos productos. Puesto que no necesita la información con
frecuencia, y que almacenar la información de la tabla
Productos daría como resultado un hueco en todos los
productos a los que no se aplica, la coloca en una tabla aparte.
Al igual que la tabla Productos, puede usar el Id. de producto
como clave principal. La relación entre esta tabla y la tabla
Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la
tabla Producto, existe un único registro coincidente en la tabla
complementaria. Cuando se identifica este tipo de relación,
ambas tablas deben compartir un campo común.
Al detectar la necesidad de una relación de uno a uno en la

base de datos, tenga en cuenta si se puede combinar la
información de las dos tablas en una sola. Si por algún motivo
no quiere hacerlo, quizás porque se crearía una gran cantidad
de huecos, la siguiente lista le muestra cómo puede representar
la relación en su diseño:
 Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente pueda

configurar la relación usando la misma clave principal en ambas
tablas.
 Si las dos tablas tienen diferentes temas con diferentes claves

principales, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte
la clave principal de la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre tablas le ayuda a asegurarse de

que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una
relación de uno a uno o uno a varios, las tablas relacionadas
tienen que compartir una o varias columnas comunes. Cuando
existe una relación varios a varios, se necesita una tercera tabla
para representar la relación.
Refinar el diseño
Una vez que tiene las tablas, campos y relaciones que necesita,
debería crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo e
intentar trabajar con la información: creando consultas,
agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá resaltar los
posibles problemas. Por ejemplo, tal vez deba agregar una
columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, y es
posible que tenga una tabla que debería dividir en dos tablas
para eliminar los datos duplicados.
Vea si puede usar la base de datos para obtener las respuestas

que quiere. Cree bocetos de los formularios e informes y
compruebe si muestran los datos que espera. Busque
duplicaciones de datos innecesarias y, si encuentra alguna,
modifique el diseño para eliminarla.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente

descubrirá posibilidades de mejora. Estas son algunas cosas que
debería comprobar:
 ¿Olvidó alguna columna? Si es así, ¿la información pertenece a

las tablas existentes? Si se trata de información sobre otra cosa,
tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada
elemento de información del que necesite realizar un
seguimiento. Si no se puede calcular la información de otras
columnas, es probable que necesite una nueva columna para
ella.
 ¿Cualquiera de las columnas innecesarias lo son porque se
pueden calcular con los campos existentes? Si se puede calcular
un elemento de información desde otras columnas existentes,
como por ejemplo, un precio de descuento calculado a partir
del precio de venta, generalmente es mejor simplemente
hacerlo y evitar crear una nueva columna.
 ¿Ha introducido información duplicada en una de las tablas? Si
es así, probablemente tenga que dividir la tabla en dos tablas
que tengan una relación de uno a varios.
 ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de
registros y muchos campos vacíos en registros individuales? Si
es así, piense en rediseñar la tabla para que tenga menos
campos y más registros.
 ¿Se ha dividido cada elemento de información en sus partes
más pequeñas? Si necesita realizar informes, ordenar, buscar o
calcular sobre un elemento de información, coloque dicho
elemento en su propia columna.

 ¿Cada columna contiene datos sobre el tema de la tabla? Si una

columna no contiene información sobre el tema de la tabla,
pertenece a otra tabla.
 ¿Las relaciones son entre las tablas representadas, bien sea por
los campos comunes o por una tercera tabla? Las relaciones de
uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las
relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos.

Suponga que cada producto en la base de datos de ventas de
productos se encuentra en una categoría general, como
bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría
incluir un campo que muestre la categoría de cada producto.
Suponga que, después de examinar y refinar el diseño de la

base de datos, decide almacenar una descripción de la
categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción
de la categoría a la tabla Productos, tendrá que repetir la
descripción de cada categoría para cada producto en el que se
encuentre dentro de la categoría, lo que no es una buena
solución.
Una solución mejor es convertir Categorías en un nuevo tema

de la base de datos para realizar el seguimiento, con su propia
tabla y su propia clave principal. Después, podrá agregar la
clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como
clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a

varios: una categoría puede contener más de un producto, pero
un producto pertenece únicamente a una categoría.
Al revisar las estructuras de tabla, esté atento a los grupos que

se repiten. Por ejemplo, considere la posibilidad de una tabla
que contiene las siguientes columnas:
 Id. de producto
 Nombre
 Id. de producto1
 Nombre1
 Nombre2
 Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo de columnas que se repite y

que difiere de los demás solo porque agrega un número al final
del nombre de columna. Si ve columnas numeradas de esta
forma, debería revisar el diseño.
Este tipo de diseño tiene varios defectos. Para empezar, lo

obliga a poner un límite superior en el número de productos. En
cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de
columnas a la estructura de la tabla, lo que implica más tareas
administrativas.
Otro problema es que los proveedores que tienen menos del

número máximo de productos desperdiciarán el espacio, ya que
las columnas adicionales estarán en blanco. El defecto más
grave de este diseño es que hace que muchas tareas sean difícil
de realizar, como ordenar o indexar la tabla por Id. de producto
o nombre.
Siempre que vea grupos que se repiten, revise cuidadosamente

el diseño y esté pendiente sobre cómo dividir la tabla en dos. En
el ejemplo anterior, es mejor usar dos tablas, una para
proveedores y otra para productos, vinculadas por Id. de
proveedor.
Aplicar las reglas de normalización

Puede aplicar las reglas de normalización de datos (a veces se
denominan reglas de normalización) como el siguiente paso en
su diseño. Dichas reglas se usan para ver si las tablas están
estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al
diseño de la base de datos se denomina normalización de la
base de datos, o simplemente, normalización.
La normalización es especialmente útil después de representar

todos los elementos de información y cuando ya tenga un
diseño preliminar. La idea es ayudarle a asegurarse de que se
han dividido los elementos de información en las tablas
apropiadas. Lo que la normalización no puede hacer es
asegurarse de que tiene todos los elementos de los datos
correctos con los que comenzar.

En cada paso, aplica las reglas consecutivamente, para

garantizar que su diseño llegue a tener lo que se denomina
"formulario normal". En general, se aceptan cinco formularios
normales, del primer formulario normal al quinto formulario
normal. Este artículo se centra en los tres primeros, ya que son
todo lo necesario para la mayoría de los diseños de base de
datos.
Primer formulario normal

El primer formulario normal indica que, en cada intersección de
fila y columna de la tabla, existe un valor único y nunca una lista
de valores. Por ejemplo, no puede tener un campo denominado
Precio en el que coloca más de un precio. Si piensa en cada
intersección de filas y columnas como en una celda, cada celda
puede contener un solo valor.
Segundo formulario normal

El segundo formulario normal requiere que cada columna de
clave dependa completamente de toda la clave principal y no
solo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando tiene una
clave principal que consta de más de una columna. Por ejemplo,
supongamos que tiene una tabla que contiene las siguientes
columnas, donde el Id. de pedido y el Id. de producto forman la
clave principal:
 Id. de pedido (clave principal)

 Id. de producto (clave principal)

 Nombre del producto
Este diseño infringe el segundo formulario normal, porque el

Nombre de producto depende del Id. de producto, pero no del
Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal.
Debe quitar Nombre de producto de la tabla. Pertenece a una
tabla diferente (Productos).
Tercer formulario normal

El tercer formulario normal requiere que no solo cada columna
de clave dependa de toda la clave principal, sino también que
las columnas que no son claves sean independientes entre sí.
Otra forma de decirlo es que cada columna que no sea de clave

debe depender de la clave principal y nada más que de la clave
principal. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla que
contiene las siguientes columnas:
 Id. de producto (clave principal)

 Nombre
 PVS
 Descuento
Suponga que Descuento depende del precio de venta sugerido

(PVS). Esta tabla infringe el tercer formulario normal porque una
columna que no es de clave, Descuento, depende de otra
columna sin clave, PVS. La independencia de columna significa
que debería poder cambiar cualquier columna sin clave sin que
afecte a cualquier otra columna. Si cambia un valor en el campo

PVS, el descuento cambiaría en consecuencia, por tanto
infringiría esa regla. En este caso Descuento se moverá a otra
tabla cuya clave sea PVS.
Crear una base de datos

2010 Access 2007
Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se
ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales.
Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido
útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.
En este artículo se describe el proceso básico de inicio de

Access y creación de una base de datos que se usará en
equipos de escritorio, no a través de la web. Se explica cómo
crear una base de datos de escritorio mediante una plantilla y
cómo crear una base de datos desde cero creando sus propias
tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos.
También se explican algunas técnicas que puede usar para
llevar los datos existentes a la nueva base de datos.
Cuando se inicia Access por primera vez o si se cierra una base
de datos sin cerrar Access, se muestra la vista Microsoft Office
Backstage.
La vista Backstage es un punto de partida desde el que se

puede crear otra base de datos, abrir una base de datos
existente y ver contenido destacado de Office.com, todo
aquello que Access puede hacer en un archivo de base de datos
o fuera de una base de datos, por contraposición a dentro de
una base de datos.

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La
pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de
datos:
 Una base de datos en blanco Puede empezar desde cero si

quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de
diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o
incorporar.
 Una plantilla que se instala con Access Considere la
posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo
proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias
plantillas instaladas de manera predeterminada.
 Una plantilla de Office.com Además de las incluidas en
Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com.
Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están
disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de datos

Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos,
tablas o elementos de aplicación.
Los elementos de aplicación son una característica que le

permite usar varios objetos de base de datos relacionados
juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo, un elemento de
aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se
basa en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo
tiempo mediante el elemento de aplicación.
También puede crear consultas, formularios, informes y macros:

todos los objetos de base de datos con los que está
acostumbrado a trabajar.
Crear una base de datos mediante

una plantilla
Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como
están o como punto de partida. Una plantilla es una base de
datos lista para usar que contiene todas las tablas, las consultas,
los formularios, las macros y los informes necesarios para
realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que
puede usar para realizar el seguimiento de problemas,
administrar contactos o mantener un registro de gastos.
Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que
demuestran su uso.
Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la

forma más rápida de iniciar una base de datos. Pero, si tiene
datos en otro programa que quiere importar a Access, puede
que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla. Las
plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede
que adaptar los datos existentes a la estructura suponga
demasiado trabajo.
1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la

pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la
pestaña Nuevo, algunos de los cuales están integrados en
Access. Puede descargar otras plantillas de Office.com. Vea la
siguiente sección de este artículo para obtener más
información.
3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en
el cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para
guardar la base de datos en una carpeta distinta de la que
aparece debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic
en , vaya a la carpeta en la que quiere guardarla y luego haga
clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede crear la base de datos y
vincularla a un sitio de SharePoint.
Nota: Aunque ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de SharePoint no es lo
mismo que una base de datos web que usa Access Services. Para usar una base de datos de escritorio, debe haber
instalado Access. Las bases de datos web pueden usarse con un explorador web.
5. Haga clic en Crear.
Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y

luego abre la base de datos. En muchas de las plantillas se
muestra un formulario en el que se pueden empezar a escribir

datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar
cada uno de los registros haciendo clic en el selector de
registros (el cuadro sombreado o la barra que se encuentra
inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo
siguiente:
En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic

en Eliminar.
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda

vacía del formulario y comience a escribir. Use el Panel de
navegación para buscar otros formularios o informes que quiera
usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación
que permite moverse entre los distintos objetos de base de
datos.
Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el

artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de
escritorio de Access.
Crear una base de datos sin usar

una plantilla
Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base
de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y

otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, esto

implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:
 Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear

una base de datos y después repetir el proceso con otras tablas
que cree mediante el comando Tabla de la pestaña Crear.
 Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el
proceso.
Crear una base de datos en blanco

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de
datos en blanco.
2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de
archivo. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo,
haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de
datos (junto al cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva
ubicación y haga clic en Aceptar.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada

Tabla1 y, luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El
cursor se coloca en la primera celda vacía de la columna Haga
clic para agregar.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de

otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar los
datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar

en una hoja de cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al
escribir los datos. Cuando agrega una nueva columna a la hoja
de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En función de
los datos que se escriben, Access establece automáticamente el
tipo de datos de cada campo.
Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga

clic en Cerrar . Si ha efectuado algún cambio en la tabla,
Access le pide que guarde los cambios. Haga clic en Sí para
guardar los cambios, en Nopara descartarlos o
en Cancelar para dejar abierta la tabla.
Sugerencia: Access busca un archivo denominado En_blanco.accdb en la carpeta situada en [unidad de
instalación]:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\1033\Access\. Si existe, En_blanco.accdb es la
plantilla para todas las nuevas bases de datos en blanco, que excluye las bases de datos web. Cualquier contenido
que incluya es heredado por todas las nuevas bases de datos en blanco. Es una buena forma de distribuir contenido
predeterminado, como, por ejemplo, números de pieza o directivas y avisos de exención de responsabilidad de la
compañía. Recuerde que En_blanco.accdb no se aplica a la creación de bases de datos web en blanco.
Importante: Si cierra Tabla1 sin guardarla como mínimo una vez, Access elimina toda la tabla, aunque se hayan
escrito datos.
Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente
mediante los comandos del grupo Tablas de la pestaña Crear.
Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la

vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y
dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo
plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente

(Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el
tipo de datos de cada campo, según los datos que se escriban.
1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la

columna Haga clic para agregar.
2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga

clic en el tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de
campo que busca, haga clic en Más campos .
3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual.
Haga clic en el campo que quiera y Access agregará el nuevo
campo a la hoja de datos en el punto de inserción.
Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un

campo en una hoja de datos, aparece una barra de inserción
vertical en donde se colocará el campo.
4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda

vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la
sección Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access.
5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble
clic en el encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.
Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que

pueda saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de
campos.
6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para

seleccionarla y arrástrela a la ubicación que prefiera. También
puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas a la

vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas
contiguas, haga clic en el encabezado de columna de la primera
columna y, mientras mantiene presionada la tecla MAYÚS, haga
clic en el encabezado de columna de la última columna.
Crear una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista

Diseño, se crea primero la estructura de tabla. Cambie después
a la vista Hoja de datos para escribir datos o especificar datos
con otro método, como pegar o importar.
1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de

la tabla.
2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la
columna Nombre de campo y seleccione un tipo de datos en la
lista Tipo de datos.
3. Si quiere, puede escribir una descripción de cada campo en la
columna Descripción. La descripción se muestra después en la
barra de estado de la vista Hoja de datos al situar el cursor en
ese campo. La descripción también sirve como texto de la barra
de estado para los controles de un formulario o informe que se
cree arrastrando un campo del panel Lista de campos, así
como para los controles que se creen para ese campo al usar el
Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:
o En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.
5. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a

la vista Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía.
También puede pegar datos de otro origen, tal y como se

describe en la sección Copiar los datos de otro origen en una

tabla de Access.
Establecer propiedades de campo en la vista

Diseño : independientemente de cómo haya creado la tabla,
es conveniente examinar y establecer propiedades de campo.
Aunque algunas propiedades están disponibles en la vista Hoja
de datos, algunas otras solo pueden establecerse en la vista
Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón
derecho en la tabla en el panel de navegación y luego haga clic
en Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga
clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades de
campo aparecen debajo de la cuadrícula de diseño,
en Propiedades de campo.
Para ver una descripción de cada propiedad de campo, haga clic

en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a
la lista de propiedades en Propiedades de campo. Si desea
más información, haga clic en el botón Ayuda.
En la siguiente tabla, se describen algunas de las propiedades

de campo que se ajustan habitualmente.
Propiedad Descripción
Tamaño de En los campos de texto, esta propiedad
campo establece el número máximo de caracteres
que se pueden almacenar en el campo. El
máximo es 255. En los campos numéricos,
esta propiedad establece el tipo de número
que se almacenará (entero largo, doble,
etc.). Para obtener el almacenamiento de
datos más eficiente, se recomienda asignar
la cantidad mínima de espacio que crea que
va a necesitar para los datos. Si cambian las
necesidades, puede ajustar el valor al alza
posteriormente.
Formato Esta propiedad establece cómo se

muestran los datos. No afecta a los datos
reales tal y como se almacenan en el
campo. Puede seleccionar un formato
predefinido o especificar un formato
personalizado.
Máscara de Use esta propiedad para especificar una
entrada trama para todos los datos que se
especifiquen en este campo. Esto ayuda a
garantizar que todos los datos se escriben
correctamente y que contienen el número
de caracteres necesarios. Para obtener
ayuda sobre cómo crear una máscara de
entrada, haga clic en a la derecha del
cuadro de propiedad.
Valor Use esta propiedad para especificar el valor
predeterminado predeterminado que aparecerá en este
campo cada vez que se agregue un nuevo
registro. Por ejemplo, si tiene un campo de
fecha y hora en el que quiere registrar

siempre la fecha en que se ha agregado el
registro, puede escribir "Fecha()" (sin las
comillas) como valor predeterminado.
Obligatorio Esta propiedad establece si se requiere un
valor en este campo. Si establece esta
propiedad en Sí, Access no le permite
agregar un nuevo registro a menos que se
escriba un valor en este campo.
Copiar los datos de otro origen en

una tabla de Access
Si los datos están almacenados actualmente en otro programa,
como, por ejemplo, Excel, puede copiarlos y pegarlos en una
tabla de Access. En general, esto funciona mejor si los datos ya
están separados en columnas, tal y como están en una hoja de
cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de
procesamiento de texto, es mejor separar las columnas de datos
con pestañas o convertir los datos en tabla en el programa de
procesamiento de texto antes de copiarlos. Si los datos se
tienen que editar o manipular (por ejemplo, separar los
nombres completos en nombres y apellidos), puede que le

convenga hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está

familiarizado con Access.
Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo

de datos de cada campo según el tipo de datos que encuentra
allí. Por ejemplo, si un campo copiado no contiene nada más
que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha y
hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las
palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al
campo.
Access asigna nombre a los campos en función de lo que

encuentra en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila
de datos pegados es de tipo similar a las filas siguientes, Access
determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna
nombres genéricos (F1, F2, etc.) a los campos. Si la primera fila
de datos pegados no es similar a las filas siguientes, Access
determina que la primera fila consta de nombres de campo.
Access asigna nombre a los campos en consecuencia y no
incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar

el nombre al campo cuanto antes para evitar confusiones. Use
el procedimiento siguiente:
1. Presione CTRL+G para guardar la tabla.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado
de columna y escriba un nombre de campo descriptivo para
cada columna.
3. Guarde de nuevo la tabla.

Nota: También puede cambiar el nombre de los campos yendo a la vista Diseño y editando allí los nombres de los
campos. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel de navegación y luego
haga clic en Vista Diseño. Para cambiar de nuevo a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de
navegación.
Importar, anexar o vincular a datos

de otro origen
Puede que tenga datos almacenados en otro programa y quiera
importarlos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente
en Access. También podría trabajar con personas que
mantengan sus datos en otros programas y quiera trabajar con
esos datos vinculándolos a Access. En ambos casos, Access
facilita trabajar con datos de otros orígenes. Puede importar
datos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla en otra base
de datos de Access, de una lista de SharePoint y de otros
muchos orígenes. El proceso que se usa difiere ligeramente
según el origen, pero el procedimiento siguiente le servirá de
punto de partida.
1. En Access, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos

externos, haga clic en el comando correspondiente al tipo de
archivo que quiere importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de

Excel, haga clic en Excel. Si no ve el tipo de programa que
busca, haga clic en Más.
Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar y vincular, es posible que tenga que iniciar
el programa en el que originalmente ha creado los datos y usarlo para guardar los datos en un formato de archivo
común (como, por ejemplo, archivo de texto delimitado) para poder importar esos datos a Access.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic

en Examinar para buscar el archivo de datos de origen en el
cuadro Nombre de archivo.
3. En Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en
la base de datos actual, haga clic en la opción que quiera
(todos los programas le permiten importar y algunos le
permiten anexar o vincular). Puede crear otra tabla que use los
datos importados o (con algunos programas) puede anexar los
datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que
mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones de las páginas
siguientes del asistente. En la última página del asistente, haga
clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas desde una base de datos de

Access, aparecerá el cuadro de diálogo Importar
objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que quiera y
haga clic en Aceptar.
El proceso exacto depende de si elige importar, anexar o

vincular datos.
5. Access le preguntará si quiere guardar los detalles de la

operación de importación que acaba de completar. Si cree que
volverá a realizar la misma operación de importación en el
futuro, haga clic en Guardar pasos de importación y escriba

los detalles. Puede repetir fácilmente la operación en el futuro
haciendo clic en Importaciones guardadas en el
grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos. Si no
quiere guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Si opta por importar una tabla, Access importará los datos a una
nueva tabla y luego mostrará la tabla en el grupo Tablas del
panel de navegación. Si opta por anexar datos a una tabla
existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a
datos, Access crea una tabla vinculada en el grupo Tablas del
panel de navegación.
Agregar un elemento de aplicación

Puede usar un elemento de aplicación para agregar
funcionalidad a una base de datos existente. Un elemento de
aplicación puede ser tan sencillo como una sola tabla o puede
incluir varios objetos relacionados tales como una tabla y un
formulario enlazado.
Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios se

compone de una tabla con un campo Id. de Autonumeración,
un campo de fecha y un campo de memo. Puede agregarlo a
cualquier base de datos y usarlo tal como está o con una
personalización mínima.

1. Abra la base de datos a la que quiere agregar un elemento de

aplicación.
2. Haga clic en la pestaña Crear.
3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de aplicación.
Se abrirá una lista de elementos disponibles.
4. Haga clic en el elemento de aplicación que quiere agregar.
Abrir una base de datos existente

de Access
1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que
quiere abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
o Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo
predeterminado que se especifique en el cuadro de

diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido
una directiva administrativa.
o Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso
compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros

usuarios puedan leer y escribir en la base de datos.
o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego
en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con

acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no

editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de

datos.
en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con
acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta con
acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base de
datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en
uso".
en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base
de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún pueden
abrir la base de datos, pero están limitados al modo de solo
lectura.
Nota: Puede abrir un archivo de datos directamente en un formato de archivo externo, como, por ejemplo, dBASE,
Microsoft Exchange o Excel. También puede abrir directamente cualquier origen de datos ODBC, como, por ejemplo,
Microsoft SQL Server. Access crea automáticamente una base de datos de Access en la misma carpeta que el
archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.
Sugerencias
 Para abrir una de las bases de datos abiertas recientemente, en
la pestaña Archivo, haga clic en Recientesy en el nombre de
archivo correspondiente a esa base de datos. Access abre la
base de datos con las mismas opciones de configuración que
tenía la última vez que se abrió. Si la lista de archivos usados
recientemente no aparece, en la pestaña Archivo, haga clic
en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Access,
haga clic en Configuración de cliente. En Mostrar, escriba el
número de documentos que se mostrarán en la lista de
documentos recientes, hasta un máximo de 50.
También puede mostrar las bases de datos recientes en la barra

de navegación de la vista Backstage, con acceso de dos clics: 1)
la pestaña Archivo y 2) la base de datos reciente que quiere
abrir. Cerca de la parte inferior de la pestaña Recientes, marque
la casilla Obtener acceso rápidamente a este número de
bases de datos recientes y ajuste el número de bases de datos
que quiere mostrar.
 Si abre una base de datos haciendo clic en el comando Abrir de

la pestaña Archivo, puede ver una lista de accesos directos a las
bases de datos que ha abierto recientemente haciendo clic
en Mis documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.
Uso de una plantilla para crear una

base de datos de escritorio de
Access
Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013
Si desea organizar y administrar sus datos con Access pero no

quiere perder tiempo creando una base de datos desde el

principio, pruebe a usar una plantilla de base de datos de

escritorio.
¿Qué es una plantilla de Access?

Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una
aplicación de base de datos completa. La base de datos está
preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios,
informes, consultas, macros y relaciones que necesita para
empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas
como soluciones de base de datos completas de principio a fin,
ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar
directamente la base de datos. Después de crear una base de
datos mediante una plantilla, puede personalizarla para
adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde
cero.
Seleccionar una plantilla

Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades
específicas de administración de datos y puede usar una de las
plantillas incluidas en Access o buscar una en línea.

Comience con una plantilla de su PC

1. En la pantalla de inicio de Access, haga clic en búsquedas
sugeridas: bases de datos Access.
Sugerencia: Haga clic en Categoría en el panel Filtrar por para plantillas filtradas por categorías específicas.
1. Haga clic en un icono para seleccionar una plantilla y escriba

un Nombre de archivo.
2. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo de base
de datos, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de
archivo > crear.
Nota: Para crear una base de datos de Access para la web con una plantilla, vea crear una aplicación de Access
desde una plantilla.
Comience con una plantilla en línea

Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en línea:
1. En la pantalla de inicio de Access, especifique el tipo de plantilla

que desea en el cuadro de Búsqueda.
2. Access le muestra las plantillas en línea disponibles.
3. Haga clic en el icono para seleccionar una plantilla y agregue
un Nombre de archivo.
4. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo de base
de datos, haga clic en el icono de carpeta junto al Nombre de
archivo > crear.

Antes de empezar a usar algunas

plantillas
Según la plantilla que use, si ve alguno de los siguientes
mensajes, debe hacer lo siguiente:
Si ve Haga esto
Mensaje de Advertencia Si confía en el origen de la plantilla,
de seguridad en la haga clic en Habilitar contenido.
barra de mensajes
Cuadro de diálogo 1. Haga clic en Nuevo usuario y
de Inicio de sesión con rellene el formulario de Detalles
una lista vacía de del usuario.
usuarios 2. Haga clic en Guardar y cerrar.
3. Seleccione el nombre de usuario
que acaba de escribir y haga clic
en Iniciar sesión.
Página Introducción Haga clic en esa página para más

información sobre la base de datos
o haga clic en otros botones y
pestañas para explorar la base de
datos.

Tareas básicas para

una base de datos de
escritorio de Access
Bases de datos de escritorio de Access pueden ayudarle a

almacenar y realizar un seguimiento de prácticamente cualquier
tipo de información, como el inventario, los contactos o los
procesos empresariales. Echemos un recorrido por las rutas de
acceso que puede realizar para crear una base de datos de
escritorio de Access, agregar datos a él y, a continuación,
obtenga más información sobre los pasos siguientes para
personalizar y usar la nueva base de datos.
En este artículo
 Elegir una plantilla
 Crear una base de datos desde cero
 Agregar una tabla
 Copiar y pegar datos

 Importar o vincular a datos
 Organizar los datos con el analizador de tablas
 Pasos siguientes
Selección de una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e
informes integrados que están preparados para utilizarse. Al
iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas
y podrá buscar más en línea.
1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.

2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba
un nombre para la base de datos en el Nombre de archivo.(Si
no ve una plantilla que podría encajar
mejor, utilizar la Buscar plantillas en líneacuadro.)
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra
debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el
icono de carpeta para elegir una.
Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de
las acciones siguientes para empezar a trabajar:
 Si Access muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con

una lista vacía de usuarios:
a. Haga clic en nuevo usuario.
b. Rellene la formulario Detalles del usuario.
c. Haga clic en Guardar y cerrar.
d. Seleccione el nombre de usuario que acaba de especificar y, a
continuación, haga clic en Inicio de sesión.
 Si Access muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en
la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga
clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un
inicio de sesión, inicie sesión de nuevo.
Para obtener más información, vea crear una base de datos de

escritorio de Access desde una plantilla.

Creación de una base de datos

desde cero
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede
iniciar una base de datos de escritorio en blanco.
1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio

en blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre
de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra
debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el
icono de carpeta para elegir una.
Agregación de una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias
tablas relacionadas. Para crear una tabla:
1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá que se pueden

agregar datos de una tabla en blanco en la vista Hoja de datos.
Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla.
Puede empezar a introducir datos en el campo vacío (celda), o
bien pegar datos desde otro origen como un libro de Excel.

2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble

clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el
nuevo nombre.
Sugerencia: Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.
1. Haga clic en Archivo > Guardar.
 Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para

agregar.
 Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado
correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde
quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y
arrastrarlas todas a una ubicación nueva.
Para obtener más información, vea Introducción a las tablas.
Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o
Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los
datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un
programa de procesamiento de textos, como Word, use
etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato
de tabla antes de copiarlos.
1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres

completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el
programa de origen.
2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.

3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los

datos de la vista Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).
4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un
nombre con sentido.
5. Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva
tabla.
Nota: Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de
cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.
Importación o vinculación a datos

Puede importar datos desde otros orígenes o puede vincular a
los datos desde Access sin mover la información desde donde
se encuentran almacenado. Vinculación puede ser una buena
opción si tiene varios usuarios actualizar los datos y desea
asegurarse de que está viendo la versión más reciente, o si
desea ahorrar espacio de almacenamiento. Puede elegir si
desea vincular o importar datos para la mayoría de los
formatos. Para obtener más información, consulte importar o
vincular a los datos de otra base de datos de Access .

El proceso varía ligeramente en función del origen de datos,

pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar:
1. En la Datos externos de la pestaña, haga clic en el formato de

datos se importar de o vincular a. Si no ve el formato correcto,
haga clic en más.
Nota: Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de
archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).
1. Siga las instrucciones de la cuadro de diálogo Obtener datos

externos.
Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo

lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede
importar o vincular datos:
Importar Vínculo
Microsoft Excel Sí Sí
(solo de lectura)
Microsoft Access Sí Sí
Importar Vínculo
Bases de datos ODBC, como Sí Sí

SQL Server
Archivos de valores Sí Sí
separados por comas (CSV) (solo agregar
registros nuevos)
Lista de SharePoint Sí Sí
XML Sí
Data Services Sí
(solo de lectura)
Documento HTML Sí Sí
Carpeta de Outlook Sí Sí
Para obtener más información, consulte importar o vincular a

datos en otra base de datos de Access.
Organización de datos con el

Analizador de tablas
Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar
rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente
proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas
diferentes. Access conserva la tabla original como copia de
seguridad.

1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que

quiera analizar.
2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar
tabla.
Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve

tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar
las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic
en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a
ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea
mostrar las páginas de introducción?
Volver al principio
Pasos siguientes
El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee
hacer, pero puede ser buena idea crear consultas, formularios,
informes y macros. Estos artículos pueden ser de ayuda:
 Introducción a las tablas

 Introducción a las consultas
 Crear un formulario de Access
 Introducción a los informes en Access
 Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y
restauración

Ayudar a prevenir y
corregir problemas con
los archivos de base de
datos mediante
Compactar y reparar
Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010
Los archivos de base de datos pueden aumentar de tamaño

rápidamente al usarlos, lo que a veces afecta al rendimiento.
Además, también es posible que en ocasiones se produzcan
daños en estos archivos. Puede usar el comando Compactar y
reparar base de datos en Microsoft Office Access para evitar o
corregir estos problemas.
En este artículo no se explica cómo realizar una copia de

seguridad o restaurar una base de datos. Para obtener más
información, vea los vínculos de la sección Vea también.
Nota: Al compactar y reparar una base de datos web publicada, necesita sincronizar la base de datos cuando se
complete la operación de compresión y reparación. Puede que compactar y reparar la base de datos no solucione
todos los problemas que se produzcan con una base de datos web publicada.

En este artículo...
Motivos para compactar y reparar una base de datos
Antes de empezar
Compactar y reparar una base de datos
Motivos para compactar y reparar

una base de datos
Este artículo contiene información general sobre cómo usar el
comando Compactar y reparar base de datos puede
contribuir a evitar y corregir los problemas siguientes que a
veces afectan a una base de datos: archivos que aumentan de
tamaño con el uso y archivos dañados.
Los archivos de base de datos aumentan de

tamaño con el uso
A medida que agregue y actualice datos y cambie su diseño,
aumentará el tamaño de un archivo de base de datos. Parte de
este aumento procede de los nuevos datos, pero otra parte
proviene de otros orígenes:

 Access crea objetos temporales ocultos para completar

diferentes tareas. A veces, estos objetos temporales
permanecen en la base de datos cuando Access ya no los
necesita.
 Al eliminar un objeto de base de datos, el espacio en disco que
ocupaba el objeto no se recupera automáticamente (el archivo
de base de datos sigue usando ese espacio en disco, incluso
después de eliminar el objeto).
A medida que el archivo de base de datos se rellena con los

restos de objetos temporales y eliminados, su rendimiento se
puede degradar. Es posible que los objetos se abran con mayor
lentitud, que las consultas tarden más tiempo en ejecutarse de
lo habitual y que, en general, las operaciones tarden más
tiempo en completarse.
Nota: Al compactar no se comprimen los datos: se reduce el tamaño del archivo de base de datos al eliminar el
espacio sin usar.
Los archivos de base de datos pueden

dañarse
En circunstancias específicas, un archivo de base de datos se
puede dañar. Si un archivo de base de datos se comparte por la
red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo al
mismo tiempo, ese archivo tiene un pequeño riesgo de quedar
dañado. El riesgo de daños es parcialmente mayor si los
usuarios editan datos con frecuencia en campos de memorando
y este riesgo aumenta con el paso del tiempo. Puede mitigar el
riesgo si usa el comando Compactar y reparar base de datos.
Con frecuencia, estos tipos de daños se producen debido a

problemas con un módulo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) y no implica un riesgo de pérdida de datos. Pero este tipo
de daños sí que implica un riesgo de daños en el diseño de la
base de datos, como código VBA perdido o formularios que no
puedan usarse.
De forma muy ocasional, los daños en un archivo de base de

datos provocan la pérdida de datos. Normalmente, esta pérdida
está limitada a la última acción de un usuario (es decir, un único
cambio los datos). Cuando un usuario inicia un cambio de datos
y este se interrumpe (por ejemplo, debido a una pérdida del
servicio de red), Access marca el archivo de base de datos como
dañado. El archivo se puede reparar, pero es posible que falten
datos cuando se complete la reparación.
Sugerencia: Dividir una base de datos puede ayudar a impedir que se dañen los archivos de base de datos y a
reducir la pérdida de datos, ya que los datos se mantendrán en otro archivo al que los usuarios no tienen acceso
directamente.
Access le pide que repare un archivo de base de datos dañado
Al intentar abrir un archivo de base de datos dañado, Access le

pedirá permiso para reparar el archivo automáticamente.
También puede usar de forma manual el comando Compactar
y reparar base de datospara reparar y abrir un archivo de base
de datos dañado.
Si Access repara por completo un archivo dañado, mostrará un

mensaje indicando que la reparación se completó
correctamente y que necesita comprobar el contenido de la
base de datos para asegurarse de que todo esté correcto.
Si Access solo puede reparar el archivo parcialmente, realizará

un seguimiento de los objetos de base de datos que no pudo
reparar para que pueda determinar lo que necesita recuperar
desde una copia de seguridad.
Nota: Puede establecer una opción de base de datos que hace que el comando Compactar y reparar base de datos
se ejecute automáticamente cada vez que cierre una base de datos específica. Si es el único usuario de una base de
datos, le recomendamos que establezca esta opción. En bases de datos de varios usuarios no le recomendamos que
establezca esta opción, ya que puede interrumpir de forma temporal la disponibilidad de la base de datos.
Antes de empezar
Realice estas acciones antes de iniciar una operación de
compactar y reparar:
 Siempre realice una copia de seguridad Durante el proceso

de reparación, Access puede truncar algunos datos de las tablas
que están dañadas. A veces, estos datos se pueden recuperar de
una copia de seguridad. Además de la estrategia de copias de
seguridad habitual, también tiene que realizar una copia de
seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base
de datos. Puede realizar una copia de seguridad con el
comando Realizar copia de seguridad de la base de datos:
o En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar y,
después, en Avanzadas, haga clic en Realizar copia de
seguridad de la base de datos.
 Compactar y reparar automáticamente Excepto si comparte
un único archivo de base de datos con otros usuarios en una

red, le recomendamos que establezca la base de datos para que

se compacte y repare automáticamente.
 Anote la tabla de errores de recuperación del
sistema Cuando Access no puede reparar todos los objetos
de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se
puedan recuperar quedarán registrados en una tabla llamada
MSysCompactErrors. Si hay errores, Access abrirá la tabla
MSysCompactErrors en Vista de hoja de datos.
Si tiene una copia de seguridad de base de datos que realizó

antes de que se dañara la base de datos, puede usar la tabla
MSysCompactErrors para determinar los objetos que quiera
importar de la copia de seguridad de la base de datos en la
base de datos reparada.
 Obtenga acceso exclusivo a la base de datos para usar el

comando Compactar y reparar base de datos Si es el único
usuario de la base de datos, puede omitir el resto de esta
sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de
datos.
Para realizar una operación de compactar y reparar es necesario

tener acceso exclusivo al archivo de base de datos, ya que la
operación puede interrumpir el acceso de otros usuarios. Es
necesario que avise a otros usuarios cuando tenga previsto
ejecutar una operación de compactar y reparar para que no
usen la base de datos durante ese tiempo.
Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar la

base de datos. Si ejecuta operaciones de compactar y reparar
de forma periódica, realice un seguimiento de su duración.
Después, podrá realizar estimaciones más precisas para indicar

al resto de los usuarios durante cuánto tiempo no podrán usar
la base de datos.
 Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación

de compactar y reparar Si usa un archivo de base de datos
de una versión anterior y pertenece a un grupo de trabajo,
puede que quiera compactar y reparar la base de datos por su
cuenta. Si no tiene permisos suficientes y necesita compactar y
reparar una base de datos, póngase en contacto con el
administrador del grupo de trabajo para obtener ayuda.
Ayudar a prevenir y corregir

problemas con los archivos de base
de datos mediante Compactar y
reparar
Compactar y reparar automáticamente una base de datos
cuando se cierre

Compactar y reparar
automáticamente una base de
datos cuando se cierre
Puede seleccionar la opción de base de datos Compactar al
cerrar si quiere compactar y reparar automáticamente una base
de datos al cerrarla.
Nota: Configurar esta opción solo afecta a la base de datos que está abierta actualmente. Necesita establecer esta
opción por separado en cada base de datos que quiera compactar y reparar automáticamente.
1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base
de datos activa.
3. En Opciones de la aplicación, active la casilla Compactar al
cerrar.
Compactar y reparar una base de

datos de forma manual
Además de usar la opción de base de datos Compactar al
cerrar (o en lugar de usar esta opción), también puede ejecutar
de forma manual el comando Compactar y reparar base de
datos. Puede ejecutar el comando cuando tenga abierta una
base de datos y también puede ejecutarlo en una base de datos

que no esté abierta. También puede crear un acceso directo en
el escritorio que ejecute el comando Compactar y reparar base
de datos en un archivo de base de datos específico.
Compactar y reparar una base de datos

abierta
Nota: Si otros usuarios también usan actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de
compactar y reparar.
 En la pestaña Archivo, haga clic en Información y, después,

seleccione Compactar y reparar base de datos.
Compactar y reparar una base de datos que

no está abierta
Nota: Si otros usuarios están usando actualmente el archivo de base de datos, no podrá ejecutar una operación de
compactar y reparar. Mientras ejecute la operación de compactar y reparar, nadie podrá usar el archivo de base de
datos.
1. Inicie Access, pero no abra una base de datos.

2. Seleccione Información y, después, haga clic Compactar y
reparar base de datos.
3. En el cuadro de diálogo Base de datos de origen para
compactar, busque y haga doble clic en la base de datos que
quiera compactar y reparar.

Crear un acceso directo en el escritorio que

compacte y repare una base de datos
específica
Puede crear un acceso directo al escritorio y usarlo para
compactar y reparar una base de datos específica.
Antes de empezar, compruebe la ubicación del archivo

Msaccess.exe en el equipo. El archivo Msaccess.exe se suele
encontrar en la carpeta siguiente:
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office14
Si no encuentra el archivo Msaccess.exe en esa ubicación,

búsquelo y anote la ruta de acceso completa.
Crear el acceso directo en el escritorio
1. Haga clic con el botón derecho en el escritorio,

seleccione Nuevo y, después, haga clic en Acceso directo en el
menú contextual.
2. En la primera página del Asistente para crear un acceso directo,
en el cuadro Escriba la ubicación del elemento, escriba el
símbolo de comillas dobles ("), especifique la ruta de acceso
completa del archivo Msaccess.exe (incluido el nombre de
archivo) y, después, escriba el símbolo de comillas. (También
puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar el
archivo. En este caso, los símbolos de comillas se agregan
automáticamente).

Por ejemplo, escriba: "C:\Archivos de programa\Microsoft

Office\Office14\msaccess.exe"
3. Después de las comillas de cierre, escriba un espacio seguido de

la ruta de acceso completa a la base de datos que quiera
compactar y reparar. Si la ruta contiene espacios, escriba la ruta
entre comillas. Escriba otro espacio y, después,
escriba /compact.
Por ejemplo, escriba lo siguiente: "C:\Mi carpeta\Mi base de

datos.accdb" /compact
4. Haga clic en Siguiente.

5. En el cuadro Escriba un nombre para este acceso directo,
escriba un nombre para el acceso directo y, a continuación,
haga clic en Finalizar.
El asistente creará el acceso directo y lo colocará en el

escritorio.
6. Para compactar y reparar la base de datos, haga doble clic en el

acceso directo.
Sugerencia: Para agregar el acceso directo en el escritorio al menú Inicio de Windows, haga clic con el botón
derecho en el acceso directo y, después, haga clic en Anclar al menú Inicio en el menú contextual.

Formas de compartir
una base de datos de
2010 Access 2007
Existen diversas formas de compartir una base de datos de

Access según cuáles sean sus necesidades y la disponibilidad de
los recursos. En este artículo nos centraremos en las opciones
existentes y en las ventajas de cada una de ellas y facilitaremos
recursos e información para encontrar el método que mejor se
adapte a sus preferencias.
Para hacer cambios de diseño en su base de datos, necesitará

tener Access instalado en su equipo.
Compartir datos mediante carpetas

de red
Esta es la opción más sencilla y con menos requisitos, pero
también la que ofrece la funcionalidad mínima. En este método,
el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red

compartida y los usuarios usan dicho archivo al mismo tiempo.
Pueden existir algunas limitaciones de confiabilidad y
disponibilidad si hay varios usuarios cambiando datos a la vez,
ya que se comparten todos los objetos de la base de datos.
Además, esta técnica puede reducir el rendimiento, porque
todos los objetos de la base de datos se envían a través la red.
Esta opción puede ser la adecuada si está previsto que solo

unos pocos usen la base datos al mismo tiempo y, asimismo, no
sea necesario que los usuarios personalicen el diseño de la base
de datos.
Nota: Este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido de una base de datos, porque cada
usuario posee una copia completa del archivo de base de datos, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado.
Para compartir una base de datos usando una carpeta de red:
1. Si aún no hay una carpeta disponible, configure una carpeta de

red compartida.
Para obtener ayuda con este paso, vea la Ayuda del sistema
operativo del equipo que desea usar para compartir la base de
datos. Si la carpeta compartida se encuentra en un servidor de
red, es posible que necesite asistencia del administrador de red.
2. Asegúrese de que Access esté configurado para abrirse en

modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Esta es
la configuración predeterminada, pero debe revisarla para
asegurarse. Si un usuario abre la base de datos en modo
exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos. Lleve a
cabo el siguiente procedimiento en cada equipo:

a. Inicie Access y en Archivo haga clic en Opciones. Si usa Access

2007, haga clic en el botón Microsoft Office y después
en Opciones de Access.
b. En el cuadro Opciones de Access, haga clic en Configuración
de cliente. Si usa Access 2007, haga clic en Avanzadas.
c. En la sección Avanzadas, en Modo predeterminado de
apertura, seleccione Compartido, haga clic en Aceptar y salga
de Access.
3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida.
Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos del
archivo estén establecidos para permitir el acceso de lectura y
escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben
tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de
datos.
4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo
de base de datos. En el cuadro de diálogo Propiedades de
acceso directo, especifique la ruta de acceso al archivo de base
de datos en la propiedad Destino usando una dirección UNC
en lugar de una letra de unidad asignada. Así, en vez
de F:\ejemplo.accdb, use \\NombreEquipo\shared.accdb.
Nota: Los usuarios también pueden realizar este paso.
Parte superior de la página

Compartir una base de datos

dividida
Esta es una buena opción si no posee un sitio de SharePoint o
un producto de servidor de bases de datos. Las bases de datos
divididas se pueden compartir a través de una red o de un sitio
de SharePoint. Cuando una base de datos se divide, se
reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que
contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end
(que contiene todos los demás objetos de base de datos, como
consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con
los datos mediante una copia local de la base de datos front-
end.
Ventajas de dividir una base de datos

 Mejor rendimiento Solo se comparten los datos a través de la
red, y no las tablas, consultas, formularios, informes, macros y
módulos.
 Mayor disponibilidad Las transacciones de la base de datos
(como modificar registros) se realizan más rápidamente.
 Seguridad mejorada Los usuarios acceden a la base de datos
back-end mediante tablas vinculadas. Así se reduce la
probabilidad de que algún intruso obtenga acceso no
autorizado a los datos a través de la base de datos front-end.
 Mayor confiabilidad Si la base de datos se cierra
inesperadamente debido a un problema, el único archivo
dañado es, por lo general, la copia de la base de datos front-

end que el usuario tenía abierta.
 Entorno de desarrollo flexible Cada usuario puede generar
consultas, formularios, informes y otros objetos de base de
datos de forma independiente sin que los demás usuarios se
vean afectados. También es posible desarrollar y distribuir una
nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el
acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.
Si esta opción es la que le va mejor, vaya a las instrucciones

sobre cómo Dividir una base de datos de Access.
Compartir una base de datos en un

sitio de SharePoint
Importante Microsoft ya no recomienda crear ni usar
aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa,
puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio
sin código para la web y dispositivos móviles.
Dispondrá de varias opciones útiles si tiene un servidor con

SharePoint, especialmente un servidor que ejecute Servicios de
Access. La existencia de varios puntos de integración con
SharePoint facilita el acceso a la base de datos. Cuando se
publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio
de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de
la base de datos se trasladan a listas de SharePoint ubicadas en

dicho sitio.
Cuando publica una base de datos, la traslada a la Web. Puede

crear formularios e informes web que se ejecuten en una
ventana del explorador y también puede crear objetos de
Access estándar (denominados en ocasiones objetos "de
cliente" para distinguirlos de los objetos web). Para usar los
objetos de cliente de Access, es necesario que Access esté
instalado, pero todos los objetos de base de datos se
comparten.
Nota: Si tiene Access instalado en el equipo, puede usar los objetos de cliente desde una base de datos web; si no,
solo podrá usar los objetos de base de datos web.
Servicios de Access ofrece una plataforma para que el usuario

cree bases de datos que se puedan usar en la Web. El usuario
diseña y publica una base de datos web con Access 2010 y
SharePoint y, luego, los usuarios usan esta base de datos en un
explorador web.
Nota: Necesita permisos de diseñador en el sitio de SharePoint donde desee publicar la base de datos.
Los formularios, informes y macros de interfaz de usuario se

ejecutan en el explorador.
Los datos se almacenan en listas de SharePoint si utiliza una

base de datos web: todas las tablas se convierten en listas de
SharePoint y los registros en elementos de lista. Puede usar los
permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de
datos web.

Las macros de datos y consultas se ejecutan en el servidor: todo

el procesamiento SQL tiene lugar en el servidor. Esto permite
aumentar el rendimiento de la red, ya que el tráfico se limita a
los conjuntos de resultados.
Guardar una base de datos en una

biblioteca de documentos
Una base de datos se puede guardar en cualquier biblioteca de
documentos de SharePoint. Este método es similar a guardar
una base de datos en una carpeta de red, y constituye una
forma muy cómoda de administrar el acceso a una base de
datos. Cuando se establecen vínculos a listas de SharePoint, se
comparten los datos, pero no los objetos de base de datos.
Cada usuario usa su propia copia de la base de datos.
Por ejemplo, si el sitio de SharePoint contiene listas que realizan

un seguimiento de los problemas de servicio al cliente y
almacenan información de los empleados, puede crear una base
de datos en Access como un front-end para dichas listas. Puede
crear consultas de Access para analizar estos problemas e
informes de Access para dar formato a los informes escritos y
publicarlos para una reunión de estado del equipo. Si los
usuarios tienen Access en sus equipos, puede hacer que las
consultas y los informes de Access estén disponibles en el
menú Ver para la lista de SharePoint. Cuando los usuarios ven
la lista en el sitio de SharePoint, pueden buscar y abrir las
consultas, los informes y otros objetos de Access haciendo clic
en el menú Ver. Si los usuarios no tienen acceso a Access,

pueden usar los datos de las listas mediante las vistas de
SharePoint.
1. Abra la base de datos que desee compartir.

2. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como.
3. Haga clic en Guardar base de datos como, en la
sección Avanzadas seleccione SharePoint y haga clic
en Guardar como.
Notas:
o Si usa Access 2007, haga clic en el botón Microsoft Office > Abrir > Servidor de administración documental.
o Si está utilizando Access 2010, haga clic en Archivo > Guardar y publicar > Guardar base de datos
como > SharePoint.
4. En el cuadro de diálogo Guardar en SharePoint, busque la

biblioteca de documentos que quiera usar.
5. Revise el nombre y el tipo del archivo de base de datos, haga
los cambios que crea necesario y después haga clic en Guardar.
Para más información, consulte Publicar en Servicios de

Access e Importar o vincular datos a una lista de SharePoint.

vinculándola a listas de SharePoint
Este método reporta las mismas ventajas que usar una base de
datos dividida, y cada usuario puede modificar su propia copia
de la base de datos, porque los datos se comparten a través del
sitio de SharePoint. Si bien no se obtienen las mismas ventajas

que al publicar la base de datos en un sitio de SharePoint, una
de ellas es que los datos se almacenan de forma centralizada.
Además, como los datos se encuentran en listas de SharePoint,
puede ponerlos a disposición por separado a través de la red
con las funciones de SharePoint.
Este método comprende tres pasos principales:
1. Mover los datos a las listas de SharePoint.

2. Crear vínculos a dichas listas.
3. Distribuir el archivo de base de datos.
Puede usar el Asistente para mover a SharePoint para llevar a

cabo los dos primeros pasos y cualquier medio que tenga a su
disposición para realizar el último paso.
Usar el Asistente para exportar tablas a

SharePoint
1. En la pestaña Herramientas de la base de datos, en el
grupo Mover datos, haga clic en SharePoint.
Notas:
o Esta opción solo está disponible si la base de datos se guardó con el formato de archivo .accdb.
o Si está utilizando Access 2007, en el grupo Listas de SharePoint de la pestaña Datos externos, haga clic en Mover
a SharePoint.
2. Siga los pasos del Asistente para exportar tablas a SharePoint,

incluido especificar la ubicación del sitio de SharePoint. Para
cancelar el proceso, haga clic en Cancelar.

3. En la última página del asistente, seleccione la casilla Mostrar

detalles para ver más detalles sobre la migración.
Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a

las listas y proporciona información sobre la ubicación de una
copia de seguridad y la dirección URL de la base de datos.
También proporciona una advertencia en caso de que se
encuentren problemas de migración y proporciona la ubicación
de una tabla de registro en la que se pueden ver más detalles
sobre los problemas.
4. Haga clic en Finalizar una vez que el asistente finalice sus

acciones.
Si el asistente muestra una advertencia, revise la tabla de

registro y tome las medidas oportunas. Por ejemplo, algunos
campos no se pueden mover o convertir en otro tipo de datos
que sea compatible con una lista de SharePoint.
Nota: Para ver las listas en el sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en Ver todo el
contenido del sitio. Es posible que deba actualizar la página en el explorador web. Para que las listas aparezcan en
el Inicio rápido en el sitio de SharePoint o para cambiar otras opciones de configuración, como permitir el
seguimiento de versiones, puede modificar la configuración de las listas en el sitio de SharePoint. Para obtener más
información, vea la Ayuda del sitio de SharePoint.


mediante un servidor
Puede usar Access con un producto de servidor de bases de
datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este
método le ofrece muchos beneficios, pero requiere una
herramienta de software adicional: un producto de servidor de
bases de datos.
Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las
tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia
local de un archivo de base de datos de Access que contiene
vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros
objetos de la base de datos. Use esta opción si hay un servidor
de bases de datos disponible y todos los usuarios tienen Access
instalado. Las ventajas de este método varían en función del
software de servidor de bases de datos que use, pero
generalmente son cuentas de usuario y un acceso selectivo a los
datos, una excelente disponibilidad de los datos y útiles
herramientas de administración de datos integradas. Además, la
mayoría de los productos de software de servidor de base de
datos funciona correctamente con las versiones anteriores de
Access y no es necesario que todos los usuarios usen la misma
versión. Solo se comparten las tablas.

Beneficios de compartir una base de datos

mediante un servidor de bases de datos
 Gran rendimiento y escalabilidad En muchas situaciones, un
servidor de bases de datos ofrece mejor rendimiento que un
archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de
servidores de bases de datos también ofrecen compatibilidad
para bases de datos con tamaños muy grandes, que son
aproximadamente 500 veces superior al límite existente para un
archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Por lo
general, los productos de servidores de bases de datos
funcionan de forma eficaz al procesar consultas en paralelo
(mediante varios subprocesos nativos dentro de un proceso
para administrar las solicitudes de los usuarios) y reducir al
mínimo los requisitos de memoria adicional cuando se
incorporan más usuarios.
 Mayor disponibilidad La mayoría de los productos de
servidores de bases de datos permiten hacer una copia de
seguridad de la base de datos mientras está en uso. Por
consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base
de datos para hacer una copia de seguridad de los datos.
Asimismo, los productos de servidores de bases de datos
controlan la edición y el bloqueo de registros simultáneos de
forma muy eficaz.
 Mayor seguridad No se puede proteger por completo
ninguna base de datos. Sin embargo, los productos de
servidores de bases de datos ofrecen seguridad sólida que
permitirán proteger los datos contra uso no autorizado. La
mayoría de los productos de servidores de bases de datos

ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que permite especificar
quiénes pueden ver determinadas tablas. Incluso en caso de
que el front-end de Access se obtenga de forma indebida, el
uso no autorizado de los datos se impide a través de la
seguridad basada en cuentas.
 Capacidad de recuperación automática En caso de error del
sistema (como un bloqueo del sistema operativo o una
interrupción del suministro eléctrico), algunos productos de
servidores de bases de datos poseen mecanismos de
recuperación automáticos que recuperan una base de datos al
último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin
intervención del administrador de la base de datos.
 Procesamiento basado en servidor Usar Access en una
configuración cliente/servidor permite reducir el tráfico de red
al procesar las consultas de bases de datos en el servidor antes
de enviar los resultados al cliente. Resulta más eficaz que el
servidor realice el procesamiento, especialmente cuando se
trabaja con conjuntos de datos de gran tamaño.
Pasos básicos para usar Access con un

servidor de bases de datos
1. Los pasos exactos que se requieren para usar Access con un
servidor de base de datos dependen del producto de servidor
de base de datos que use, pero los pasos básicos son los
mismos:

2. Mover los datos de las tablas de una base de datos de Access a

las tablas del servidor de bases de datos.
3. Establecer un vínculo a las tablas del servidor de bases de datos
desde el archivo de base de datos de Access.
4. Crear cuentas de usuario apropiadas en el servidor de bases de
datos.
5. Distribuir el archivo de bases de datos de Access.
6. Instalar los controladores de la base de datos necesarios en los
equipos de los usuarios.
7. Para obtener información específica sobre cómo usar Access
con SQL Server, consulte Mover datos de Access a una base de
datos de SQL Server usando el Asistente para convertir a SQL
Server.
Consulte también Vincular a datos o importar datos desde una

base de datos de SQL Server.
Factores que deben contemplarse

al decidir un método
Requisitos del Dividir la Carpeta Sitio de Servidor de
método base de de red SharePoint bases de
datos datos
¿Requieresoftware N N N S
de servidor de
bases de datos?


datos datos
¿Requiere N N S N
SharePoint?
¿ RequiereServicios N N Depende del N
de Access en escenario:
SharePoint Server?
Para
establecer
vínculos a
listas y
guardar en
una
biblioteca de
documentos,
no se
requiere
Servicios de
Access.
Para publicar
como una
base de
datos web o
una
aplicación no
se requiere
Servicios de
Access.
Disponibilidad de Buena Adecuada Muy buena. Muy buena
los datos para Permite
pequeños escenarios
grupos sin conexión.

datos datos
con poca
edición de
datos
Seguridad Depende Método Muy buena Muy buena
de menos
medidas seguro
adicionales
Flexibilidad Es flexible. Es menos Es flexible. Es flexible.
Puede flexible. El Aprovecha Puede
desarrollar desarrollo los permisos desarrollar
fácilmente puede de fácilmente
nuevas realizarse SharePoint nuevas
funciones con una para el funciones de
de la base copia sin control de la base de
de datos conexión acceso y los datos sin
sin de la base cambios de interrumpir
interrumpir de datos, diseño. el trabajo.
el trabajo. que luego Permite el Los usuarios
Los se uso basado pueden
usuarios reemplaza. en el modificar el
pueden No explorador diseño de los
modificar permite a de algunos objetos en su
el diseño los objetos de copia.
en su usuarios base de
propia modificar datos (por
copia. de forma ejemplo,
individual formularios).
el diseño
de la base
de datos.

Decidir si se debe
confiar en una base de
datos
Este artículo contiene información general sobre cómo funciona

la confianza en Access y qué factores deben tener en cuenta al
decidir si debe confiar en una base de datos de escritorio de
Access.
Nota: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con
Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.
De forma predeterminada, Access deshabilita la totalidad del
código o componentes potencialmente no seguros de una base
de datos, con independencia de la versión de Access que se usó
para crear la base de datos.
Cómo Access le permite confiar en una

base de datos
Cuando Access deshabilita contenido, le notifica la acción
mediante la barra de mensajes.
Si ve la barra de mensajes, puede elegir si desea confiar en el

contenido deshabilitado de la base de datos. Si decide confiar
en el contenido deshabilitado, puede hacerlo de dos maneras:
 Usar la barra de mensajes Haga clic en Habilitar

contenido en la barra de mensajes. Si elige esta opción, es
posible que deba repetir el procedimiento si la base de datos
cambia.
 Confiar en la base de datos permanentemente Coloque la
base de datos en una ubicación de confianza, una carpeta de
una unidad o red marcada por usted como de confianza. Si
elige esta opción, dejará de ver la barra de mensajes y no
tendrá que habilitar el contenido de la base de datos mientras
la base de datos permanezca en la ubicación de confianza.
Si no desea confiar en la base de datos, omita o cierre la barra

de mensajes. Cuando omita o cierre la barra de mensajes, podrá
seguir viendo los datos de la base de datos y podrá utilizar los
componentes de la base de datos que Access no ha
deshabilitado.
Volver al principio
Factores que deben contemplarse

al decidir si se debe confiar en una
base de datos
Antes de decidir si debe confiar en una base de datos, debe
tener en cuenta los siguientes factores.
 Su propia directiva de seguridad Usted o su empresa

pueden tener implementada una directiva de seguridad que
especifica cómo controlar los archivos de base de datos de
Access. Por ejemplo, puede disponer de un sistema de copia de
seguridad muy sólido y decidir que desea confiar en la mayoría
de los archivos de base de datos, a menos que tenga una razón
específica para no hacerlo. A la inversa, quizás no posea un
buen sistema de copia de seguridad y, por ende, quiere ser muy
cauto al decidir si debe confiar en una base de datos.
 Su objetivo Cuando Access deshabilita el contenido en una
base de datos en la que no ha confiado, no se bloquea el
acceso a los datos de dicha base de datos. Si desea revisar los
datos de una base de datos y no desea efectuar ninguna acción
insegura, como ejecutar una consulta de acción o usar ciertas
acciones de macro, no es necesario que confíe en la base de
datos. Si no está seguro si una acción es considerada insegura,
puede intentar realizar la acción mientras el contenido de la
base de datos se encuentra bloqueado por el modo
deshabilitado. Si la acción es potencialmente insegura, se
bloqueará en esta circunstancia.
 El origen de la base de datos Si creó la base de datos, o si

sabe que proviene de un origen de confianza, puede optar por
confiar en la base de datos. Si la base de datos proviene de un
origen posiblemente no confiable, salga de la base de datos
que no es de confianza hasta que esté seguro de que el
contenido es confiable.
 El contenido del archivo de base de datos Si no puede
tomar una decisión de confianza basándose en otra
información, puede examinar de manera exhaustiva el
contenido de la base de datos para ver qué contenido
potencialmente inseguro puede contener. Una vez que llevó a
cabo una comprobación completa y está seguro de que el
contenido es seguro, puede optar por confiar en la base de
datos.
 La seguridad de la ubicación en la que está almacenada la
base de datos Aunque sepa que el contenido de un archivo
de base de datos es seguro, si el archivo está almacenado en
una ubicación que no es totalmente segura, alguien podría
insertar contenido no seguro en la base de datos. Debe prestar
especial atención cuando decida confiar en los archivos de base
de datos que están almacenados en ubicaciones que podrían
no ser seguras.
Volver al principio

Formas de confiar en una base de

datos
Una vez que decide confiar en una base de datos, puede confiar
una vez mediante la barra de mensajes, o puede confiar de
forma indefinida colocando el archivo de base de datos en una
ubicación de confianza.
Habilitar contenido mediante la barra de

mensajes
La barra de mensajes aparece inmediatamente debajo de la
cinta.
 En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido.
Si no ve la barra de mensajes pero se ha deshabilitado el

contenido, asegúrese de que la barra de mensajes está
habilitada.
Habilitar la barra de mensajes

1. Haga clic en Archivo > Opciones.
2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de
Access, haga clic en Centro de confianza.
3. En el panel derecho, en Centro de confianza de Microsoft

Office Access, haga clic en Configuración del Centro de
confianza.
4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de
confianza, haga clic en Barra de mensajes.
5. En el panel derecho, haga clic en Mostrar la barra de mensajes
en todas las aplicaciones cuando se bloquee el contenido
activo, como macros y controles ActiveX y luego haga clic
en Aceptar.
6. Cierre y vuelva a abrir la base de datos para aplicar la
configuración cambiada.
Una vez que la barra de mensajes está visible y habilitada,

puede usarla para habilitar contenido.
Mover un archivo de base de datos a una

ubicación de confianza
Para especificar que una base de datos determinada es de
confianza y se debe habilitar de forma predeterminada,
asegúrese de que el archivo de la base de datos se encuentre
en una ubicación de confianza, esto es, una ruta de archivo o
carpeta en su equipo o una ubicación en su intranet desde la
cual se considera seguro ejecutar un código. Las ubicaciones de
confianza predeterminadas son, entre otras, las carpetas Inicio,
Complementos y Plantillas. También puede especificar sus
propias ubicaciones de confianza.
Sugerencia: Si desea conocer la ruta de la base de datos actual, haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista
Backstage. La ruta completa de la ubicación de la base de datos actual se muestra en la pestaña Información.
 Abra la carpeta en donde se encuentra actualmente el archivo

de la base de datos y cópielo en la ubicación de confianza que
desee.
Especificar una ubicación de confianza
1. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, a la izquierda,
haga clic en Centro de confianza.
3. A la derecha, en Centro de confianza de Microsoft Office
Access, haga clic en Configuración del Centro de confianza.
4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Centro de
confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza.
5. Para agregar una nueva ubicación, en el panel derecho, active la
casilla Permitir ubicaciones de confianza que estén en la red.
6. Haga clic en Agregar nueva ubicación.
7. En el cuadro de diálogo Ubicación de confianza de Microsoft
Office, use uno de los métodos siguientes:
o En el cuadro Ruta de acceso, escriba la ruta completa de la
ubicación que desea agregar.

o Haga clic en Examinar para buscar la ubicación.
8. Para especificar que también son de confianza las subcarpetas

de las nuevas ubicaciones de confianza, active la casilla Las
subcarpetas de esta ubicación también son de confianza.
9. También puede escribir una descripción de la ubicación de
confianza en el cuadro Descripción.

Aprendizaje de Access
Inicio rápido de Access 2016
Le damos la bienvenida a Access 2016
Con Access, puede crear una base de datos sin escribir código
ni ser un experto en bases de datos.
Las plantillas bien diseñadas le ayudan a crear bases de datos

rápidamente. Encuentre de forma fácil solo los datos que le
interesen a través de consultas. Cree al instante formularios para
introducir datos de forma sencilla. Resuma los datos en
informes agrupados y resumidos. Gracias a la cantidad de
asistentes disponibles es muy fácil empezar y ser productivo.
1. Abra Access.
Si Access ya está abierto, seleccione Archivo > Nuevo.
2. Seleccione Base de datos en blanco o seleccione una plantilla.

3. Escriba un nombre para la nueva base de datos, seleccione su
ubicación y, a continuación, seleccione Crear.
Cuando se abra la base de datos, seleccione Habilitar

contenido en la barra de mensajes amarilla si es necesario.
Para obtener más información, vea Crear una nueva base de datos.

Importar datos de Excel
1. Abra el libro de Excel, asegúrese de que cada columna tiene un

encabezado y un tipo de datos coherentes. A continuación,
seleccione el rango de datos.
2. Seleccione Datos externos > Excel.
3. Seleccione Examinar para buscar el archivo de Excel, acepte los
valores predeterminados y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
4. Seleccione ¿La primera fila de los datos contiene
encabezados de columna? y, a continuación, haga clic
en Siguiente.
5. Complete el resto de las pantallas del asistente y, a
continuación, seleccione Finalizar.
Para obtener más información, vea Importar o vincular a los datos

de un libro de Excel.
Agregar una clave principal a una tabla en Access

2016
Agregar una clave principal a una tabla
Cree una clave principal para asociar datos entre varias tablas.
1. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en

una tabla y, a continuación, seleccione la vista Diseño.
2. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave
principal.
3. Seleccione Diseño > Clave principal.
Para obtener más información, vea Agregar o cambiar una clave

principal.

Crear una copia de

seguridad de su base
de datos en Access
2016
Crear una copia de seguridad de su base de datos
1. Seleccione Archivo > Guardar como.

2. En Tipos de archivo de base de datos, seleccione Guardar
base de datos como.
3. En Avanzadas, seleccione Realizar copia de seguridad de la

base de datos y, después, seleccione Guardar como.
El nombre de archivo predeterminado incluye la base de datos

de origen y la fecha en la que se realizó la copia de seguridad.
4. Seleccione Guardar.
Crear una consulta, un

formulario o un
informe en Access
2016
Crear una consulta de selección
Crear una consulta para centrarse en datos específicos.
1. Seleccione Crear > Asistente para consultas.

2. Seleccione Consulta sencilla y, a continuación, Aceptar.
3. Seleccione la tabla que contiene el campo, agregue los campos
disponibles que desee a los campos seleccionados y
seleccione Siguiente.
4. Especifique si quiere abrir la consulta en la vista Hoja de datos o

modificarla en la vista Diseño. A continuación,
seleccione Finalizar.
Para obtener más información, vea Introducción a las

consultas o Crear una consulta de selección simple.
Crear un formulario dividido
Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al

mismo tiempo: una vista Hoja de datos y una vista Formulario.
Por ejemplo, use la vista Hoja de datos para buscar un registro y
la vista Formulario para editarlo.
1. En el Panel de navegación, seleccione una tabla o consulta que

contenga los datos.
2. Seleccione Crear > Más formularios > Formulario dividido.
Para obtener más información, vea Crear un formulario dividido.

Crear un informe
1. Seleccione Crear > Asistente para informes.

2. Seleccione una tabla o una consulta, haga doble clic en cada
campo de la lista Campos disponibles que quiera agregar al
informe y seleccione Siguiente.
3. Haga doble clic en el campo que desee usar para la agrupación
y, a continuación, seleccione Siguiente.
4. Complete el resto de las pantallas del asistente y, a
continuación, seleccione Finalizar.
Más información sobre

Access 2016
Obtener ayuda con Access
1. Seleccione ¿Qué desea hacer? en la parte superior de la

pantalla.
2. Escriba la acción que quiera realizar.
Escriba, por ejemplo, formulario dividido para ver cómo crear

un formulario dividido, o bien aprendizaje para ver el
aprendizaje de Access.

Crear una nueva base de datos de escritorio

¿Base de datos de escritorio o aplicación web?
Decida si quiere crear una base de datos de escritorio o una aplicación web de Access
Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016
Las plantillas de aplicaciones Las plantillas de bases de datos

web de Accesstienen un icono de escritorio de Access tienen un
de globo en el fondo. icono de tabla en el fondo.
Cuando abra Access 2016, verá una galería de plantillas. El

primer paso en la creación de una base de datos es decidir si
quiere crear una aplicación web de Access o una base de datos
de escritorio de Access. La decisión depende de qué
herramientas tiene disponibles y de cuáles son sus objetivos. A
la hora de decidir entre una aplicación web o una base de datos
de escritorio de Access, tenga en cuenta lo siguiente:
Consideraciones de diseño
Hay tres consideraciones de diseño importantes que hay que
tener en cuenta en primer lugar.

Requisitos de TI
Use una aplicación web de Access si: Use una base de datos de escritorio
si:
Utiliza Office 365 con SharePoint Online o si No está usando SharePoint o si su
utiliza SharePoint Server 2013 local o plan de Office 365 no incluye
SharePoint Server 2016 con Access Services y SharePoint Online.
SQL Server 2012 (o superior).
Desea la confiabilidad, la seguridad y la Necesita una base de datos local para

capacidad de almacenar los datos en almacenar los datos o necesita
Microsoft Azure SQL Database o en SQL consolidar datos de diferentes
Server. orígenes de datos locales.
Desea las características más recientes de No le importa esperar a la próxima

Servicios de Access en cuanto estén versión de Access para usar las
disponibles. características más recientes.
Acceso a datos y diseño

Use una aplicación web de Use una base de datos de
Access si: escritorio si:
Los usuarios de dentro y Todos los usuarios pueden
fuera de la organización conectarse al equipo en el que
necesitan tener acceso a está almacenada la base de
datos desde cualquier datos de Access y lo más
ubicación y desde muchos probable es que usen la base de
dispositivos distintos. datos desde un equipo de
escritorio o portátil en red.


Todas las personas que Su equipo crea y modifica bases
necesiten crear o modificar de datos con diferentes
una aplicación web de versiones de Access.
Access tienen Access 2016.
Cualquier persona que Está dispuesto a asegurarse de

tenga permiso puede ver y que cada usuario de la base de
modificar los datos, incluso datos tenga Access o tenga
si no tiene Access. instalado Access Runtime.
Requisitos y objetivos empresariales

Los informes que necesita son Desea un control completo sobre el

sencillos, o está de acuerdo con aspecto de la experiencia del usuario
usar una base de datos de de la base de datos.
escritorio para vincular a los datos
en la aplicación web de Access
para obtener informes más
complejos.


El problema que intenta solucionar Está dispuesto a redistribuir el front-

no requiere características end de la base de datos cada vez
avanzadas de la base de datos. que realice un cambio en el diseño.
Quiere un aspecto intuitivo y Necesita informes complejos, más

sencillo para la interfaz de usuario. allá de los informes de resumen
simples que se proporcionan en las
aplicaciones web de Access (por
ejemplo, necesita integrar otras
bases de datos en un informe o dar
formato al informe).


Desea que los cambios de diseño Necesita características avanzadas,

estén disponibles inmediatamente. como por ejemplo:
 Visual Basic para Aplicaciones

 Vinculación a datos externos, no
solo listas de SharePoint de solo
lectura
 Utilización de consultas de tabla de
referencias cruzadas o
actualizaciones
 Importación de datos desde XML,
Data Services, documentos HTML o
carpetas de Outlook
Diferencias detalladas entre las

aplicaciones web y las bases de
datos de escritorio de Access
Para ayudarle a tomar la decisión correcta, en las siguientes
tablas se destacan las diversas diferencias que existen entre las

aplicaciones web de Access y las bases de datos de escritorio de

Access.
Introducción
Característica Aplicación web de Base de datos de escritorio de
Access Access
Plantillas Las plantillas de las Las plantillas de las bases de

aplicaciones web datos de escritorio están
están disponibles en disponibles en Office.com y en
la tienda Office y en Access.
Access.
Los elementos de la aplicación,
Las plantillas de tablas que son plantillas que contienen
están disponibles a varios objetos de base de datos,
medida que cree las están disponibles en la galería
tablas. de los elementos de la
aplicación.
Los elementos de tipo de datos

están disponibles para los
campos.

Característica Aplicación web de Base de datos de escritorio de
Access Access
Permisos Los permisos se Establezca permisos para

heredan del sitio de personas en función de los
SharePoint donde se permisos de archivo del sistema.
crea la aplicación web.
Cifre la base de datos con una
contraseña.
Herramientas para Introduzca y vea datos Se necesita Access o Access
introducir datos, ver mediante un Runtime (disponible como parte
datos, y modificar la navegador web. de Access o como una descarga
estructura de la base de gratuita) para introducir y ver
datos Se necesita Access datos.
para crear o modificar
una aplicación web de Se necesita Access para crear o
Access. modificar una base de datos.
Almacenamiento de datos
Área Aplicación web de Access Base de datos de
Donde se Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, Los datos se almacenan
almacenan los los datos se almacenan en Microsoft Azure en una base de datos
datos SQL Database. local de Access.
Si utiliza su propia implementación de

SharePoint Server 2013 local o SharePoint
2016, los datos se almacenan en local en
SQL Server.

Área Aplicación web de Access Base de datos de
SQL Server Si utiliza Office 365 con SharePoint Online, SQL Server no es
obligatorio Microsoft hospeda las bases de datos en necesario.
Microsoft Azure SQL Database.
Si utiliza su propia implementación de

SharePoint Server 2013 o SharePoint 2016,
se necesita SQL Server.
Tamaño de la Si utiliza SharePoint Online, el límite del Hay disponibles 2 GB de
base de datos tamaño de la base de datos es 1 gigabyte almacenamiento para
(GB). datos y objetos.
Si utiliza SharePoint Server 2013 o

SharePoint 2016 y SQL Server local, el
tamaño de la base de datos se controla
mediante SQL Server.
En cualquier caso, si tiene previsto realizar

una copia de seguridad de sus datos
guardando un paquete de la aplicación, los
datos comprimidos deben ser menores que
100 MB.
Entrada de datos
Tarea Aplicación web de Access Base de datos de
Copiar y pegar Sí, puede pegar datos en Access Sí, puede pegar datos en
desde Excel, desde otros orígenes. Access desde otros
Word u otros orígenes.
orígenes

Tarea Aplicación web de Access Base de datos de
Importar datos Excel Excel
de:
Bases de datos ODBC de Access, Bases de datos
tales como las de SQL Server ODBC de Access,
tales como las de
Archivos de valores separados SQL Server
por comas (CSV) o de texto
Texto o archivos CSV
Lista de SharePoint
Lista de SharePoint
XML
Servicios de datos
Documentos HTML
Carpetas de Outlook
Anexar datos a Copie los datos en una tabla nueva. Anexe datos a una tabla
una tabla Después, copie y pegue los datos en mediante el asistente para
la tabla existente de forma manual o importación.
mediante una macro de datos.
Vincular a datos Listas de SharePoint (solo lectura) Excel

en:
Bases de datos
ODBC de Access,
tales como las de
SQL Server
Texto o archivos CSV
Lista de SharePoint
Documentos HTML
Carpetas de Outlook

Estructura de la base de datos

Área Aplicación web de Access Base de datos de escritorio de
Access
Tablas Las plantillas de tablas están disponibles. Están disponibles las plantillas
del elemento de la aplicación.
Las tablas pueden estar ocultas.
Relaciones de Al crear el tipo de datos de búsqueda se Las relaciones de tabla se ven en
tabla establece una relación. Para ver información la ventana Relaciones.
sobre una relación, seleccione el
campo Búsqueda y seleccione Modificar
búsquedas.
Consultas No se requieren consultas de acciones. Las consultas de acciones están
disponibles.
Las macros de datos se utilizan para realizar
actualizaciones, anexiones y eliminaciones. Las consultas de tabla de
referencias cruzadas están
disponibles.
Formularios y En las aplicaciones web de Access, los El Asistente para formularios
vistas formularios se llaman vistas. está disponible.
Hay disponible un diseñador de vistas Tipos de formularios:

interactivo.
 Varios elementos
Las miniaturas se pueden mostrar.  Hoja de datos
 Formularios divididos
Tipos de vistas:  Diálogos modales
 Detalles de lista
 Hoja de datos
 En blanco (para paneles de control
personalizados, ventanas emergentes que
contienen un único registro, etc.)
 Resumen (grupo basado en un campo,
calcular suma, promedio; las ventanas
emergentes están disponibles para explorar
en profundidad)
Diseño del  Ajustar a la cuadrícula El control píxel a píxel, los

formulario  Los controles se pueden volver a organizar y formularios divididos, los
modificar hasta cierto punto. subformularios, los controles de
 Barra de acciones personalizable pestaña y los cuadros de

Área Aplicación web de Access Base de datos de escritorio de
Access
diálogo modales están
disponibles.
Controles de Todos los controles básicos están Los controles de web,

entrada de datos disponibles, incluidos: navegación y gráficos
adicionales están disponibles.
 Controles en cascada (Office 365 solo)
 Elementos relacionados
 Autocompletar
Buscar datos Las opciones están disponibles

en la interfaz de usuario y
cuando se usan prestaciones de
diseño personalizado.
Informes Las vistas de agrupación y resumen simple Cree informes personalizados.
están disponibles.
Para los informes de Access tradicionales, use

otra base de datos de escritorio de Access
que esté conectada a Microsoft Azure SQL
Database donde se almacenan los datos de
la aplicación web de Access.
Macros Utilice las macros proporcionadas para Utilice las macros o VBA para
automatizar las operaciones de datos e automatizar las operaciones de
interfaz de usuario. datos e interfaz de usuario.
Controles Los controles ActiveX y los objetos de datos Los controles ActiveX y los
ActiveX y no están disponibles. objetos de datos están
objetos de datos disponibles.
Notificaciones En Office 365, utilice macros de datos para Utilice macros para enviar
de correo enviar notificaciones enviadas por correo notificaciones por correo
electrónico electrónico. electrónico

Herramientas
Herramienta Aplicación web de Access Base de datos de
Asistente para El Asistente para analizar Identifique datos
analizar tablas para tablas no está disponible. redundantes con el
identificar datos Asistente para analizar
redundantes tablas.
Compactar y reparar Las herramientas para Las herramientas para
compactar y reparar no compactar y reparar
están disponibles. están disponibles.
Documentador de El Documentador de base El Documentador de
base de datos de datos no está base de datos está
disponible. disponible.
Analizador de El analizador de El analizador de
rendimiento rendimiento no está rendimiento está
disponible. disponible.

Herramienta Aplicación web de Access Base de datos de

Procesos de copia Aunque la base de datos Realice una copia de
de seguridad y está almacenada en seguridad de los datos
restauración de los Microsoft Azure, se o la estructura y los
datos y la estructura recomienda la realización datos guardando el
de copias de seguridad archivo de base de
locales con regularidad.
datos.
Realice copias de
seguridad, mueva o
implemente una aplicación
web de Access
guardándola como un
paquete de la aplicación.
Empaquete solo la
estructura de la aplicación
web o la estructura de la
aplicación web y los datos.
Crear una base de datos de escritorio de Access
Creación de una base de datos desde una

plantilla
La manera más rápida y sencilla de crear una base de datos es
usar una plantilla de Access, que crea una base de datos lista
para usar, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y

relaciones para que pueda empezar a trabajar inmediatamente.
Si no satisface sus necesidades con exactitud, personalícela.
Al abrir Access, verá un conjunto de plantillas. Hay más

disponibles en línea.
Sugerencia: Si una base de datos está abierta, seleccione Archivo > Cerrar para cerrarla.
1. 1. Abra Access (o seleccione Archivo > Nuevo) y seleccione

una plantilla de base de datos de escritorio. (Las plantillas de
base de datos de escritorio tienen la imagen de una hoja de
datos en segundo plano).
Sugerencia: Si no ve la plantilla que desea, busque una plantilla de Office.com. Debajo del cuadro Buscar plantillas
en línea, seleccione Bases de datos. A continuación, en el cuadro de búsqueda, escriba una o más palabras clave.
2. Escriba un nombre para la nueva base de datos y seleccione su

ubicación. A continuación, seleccione Crear.

Posibles mensajes
Si ve alguno de los siguientes mensajes, esto es lo que debe

hacer:
Si ve esto Haga esto

El cuadro de diálogo de 1. Seleccione Nuevo usuario y después
inicio de sesión de los rellene el formulario Detalles del
usuarios contiene una usuario.
lista vacía 2. Seleccione Guardar y cerrar.
3. Seleccione el nombre de usuario que
acaba de escribir y, a continuación,
inicie sesión.

Si ve esto Haga esto

Página de introducción Para obtener más información sobre la
base de datos, use los vínculos en la
página, o para explorar la base de
datos, seleccione otros botones y
pestañas.
Creación de una base de datos desde cero

Si no encuentra la plantilla que necesite, cree una propia.
1. Abra Access (o seleccione Archivo > Nuevo) y seleccione Base

de datos de escritorio en blanco.
2. Introduzca un nombre y, a continuación, haga clic en Crear.

Para guardar el archivo en una ubicación específica,
seleccione Examinar. Access crea la base de datos con una
tabla vacía con el nombre Tabla1 y luego abre Tabla1 en la vista
Hoja de datos. Agrega automáticamente una columna,
denominada Id., para la clave principal.
3. Tabla1 no se guardará automáticamente, así que asegúrese de
guardarla, incluso si no ha realizado cambios.

Ya casi está preparado para introducir datos. Pero primero,

necesita definir los campos de la tabla, use Access para agregar
otras tablas con campos y, a continuación, cree relaciones entre
ellas. Para obtener instrucciones, comience con el módulo Crear
tablas y establecer los tipos de datos de este curso.
Crear una aplicación web de Access
Crear una aplicación web de Access desde

una plantilla
Al seleccionar una plantilla, Access ensambla una aplicación que
contiene las tablas que probablemente usted mismo hubiese
agregado si la hubiese creado desde cero.
Nota: Para crear una aplicación web de Access, necesita Office 365 con SharePoint Online, SharePoint Server 2013
local o SharePoint Server 2016 con servicios de Access y SQL Server 2012 (o posterior).
Sugerencia: Si necesita cerrar una base de datos, seleccione Archivo > Cerrar.
1. Abra Access y seleccione una plantilla de aplicación web. (Las

plantillas de aplicaciones web tienen la imagen de un globo
terráqueo en segundo plano).

Sugerencia: Si no ve la plantilla que desea, en el cuadro Buscar plantillas en línea, seleccione Bases de datos. A
continuación, para buscar plantillas de base de datos de Office.com, escriba una o más palabras clave en el cuadro
de búsqueda.
2. Escriba un nombre para la aplicación.

3. En la lista, seleccione su ubicación. (O escriba una dirección URL
de SharePoint o una dirección URL de Office 365).
4. Después, seleccione Crear.
Crear una aplicación web de Access desde

cero
Crear una aplicación web de Access desde cero es muy similar a
crear una usando plantillas. La diferencia es que crea las tablas
en la aplicación web.
1. Abra Access y seleccione Personalizar aplicación web.

2. Escriba un nombre para la nueva aplicación web y seleccione su

ubicación. Después, seleccione Crear.
3. Agregue tablas en blanco o no estructuradas a la aplicación
web o cree tablas de orígenes de datos existentes. Busque una
plantilla de tabla basada en el tipo de información del que
desea hacer un seguimiento, cree una tabla de los datos de
origen existentes o agregue una tabla en blanco para
personalizarla.

Agregar tablas
Crear tablas y establecer tipos de datos

Como almacenan los datos, las tablas son el eje central de su
base de datos. Cada tabla contiene información sobre un tema
específico. Por ejemplo, una tabla de proveedor puede
almacenar nombres de proveedor, direcciones de correo
electrónico y números de teléfono.
Nota: Antes de crear tablas, resulta útil entender los objetos de base de datos de Access.
Cuando abre una nueva base de datos en blanco, Access crea

automáticamente una tabla vacía. Para personalizar esa tabla,
empiece a definir los campos y a agregar datos.
Cambiar el nombre de una tabla en una

base de datos de escritorio
Tabla1 es el nombre predeterminado de la primera tabla en una
nueva base de datos de escritorio. Es una buena idea poner un
nombre más significativo a la tabla.
1. En la barra de herramientas de acceso rápido,

seleccione Guardar .
2. En el cuadro Nombre de tabla, escriba un nombre descriptivo.

Agregar una tabla en una base de datos de

escritorio
Agregue más tablas a la base de datos, si las necesita, aunque
haya empezado con una plantilla.
1. En la pestaña Crear, seleccione Tabla.

Access agrega una tabla nueva con el nombre Tabla<#>, donde
<#> es el siguiente número secuencial sin usar.
2. Cambie el nombre de la tabla mediante el
procedimiento Cambiar el nombre de una tabla en una base de datos
de escritorio que aparece anteriormente en este módulo.
Guardar una tabla

Antes de que cierre la base de datos, para evitar perder el
trabajo que haya realizado y los datos que haya escrito,
asegúrese de guardar la tabla. Cuando intente cerrar la base de
datos, si no ha guardado el trabajo de la tabla, Access le
solicitará que lo haga. O, en cualquier momento, seleccione .
Agregar un campo mediante la entrada de

datos
1. En la vista Hoja de datos, escriba los datos en la columna Haga
clic para agregar de la hoja de datos.
Access crea un campo nuevo.
2. En el encabezado de columna, escriba un nombre nuevo para el

campo.
Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando agrega un campo al escribir datos en él, Access
establece el tipo de datos del campo basándose en su
contenido. Vea el tipo de datos en la pestaña Campos, en Tipo
de datos.
Para cambiar el tipo de datos:
1. Seleccione el campo.
2. En la pestaña Campos, abra la lista Tipo de datos y seleccione
un tipo de datos.

Agregar un campo para un tipo de datos

específico
Access valida los datos a medida que se escriben para
asegurarse de que coinciden con el tipo de datos del campo. Si
necesita un formato de datos específico en un campo,
especifique su tipo de datos cuando lo cree.
1. Cuando la tabla se abra en la vista Hoja de datos,

seleccione Haga clic para agregar y, después, seleccione un
tipo de datos.
2. Escriba un nombre descriptivo para el campo, como Apellido.
Como ha especificado un tipo de datos, Access valida los datos

que escriba en el campo nuevo. Por ejemplo, no se acepta texto
en un campo de fecha. Especificar el tipo de datos también

ayuda a minimizar el tamaño de la base de datos.
Crear tablas con el Diseñador de tablas

Si crea una tabla con Diseño de tabla, podrá dedicar más
tiempo al diseño de la base de datos para establecer tipos de
campos, crear una lista de búsqueda y crear una clave externa
para emparejarla a la clave principal.
Crear una tabla con Diseño de tabla

1. Seleccione Crear > Diseño de tabla.
2. En la nueva tabla, para el primer campo, escriba un nombre de

campo y un tipo de datos.
3. Para establecer la clave principal de la tabla, seleccione la

celda Nombre de campo del campo apropiado y después
seleccione Clave principal.

Aparece el indicador Clave principal a la izquierda del nombre

de campo. Puede cambiar la clave principal en cualquier
momento, pero cada tabla solo puede tener una clave principal.
4. Seleccione Archivo > Guardar y ponga un nombre a la tabla.
Existen muchas más opciones cuando crea o modifica tablas

con el Diseñador de tablas.
 Cambiar entre las vistas Hoja de datos y Diseño en cualquier

tabla guardada.
 Designar cualquier campo como la clave principal de la tabla.
 Usar el Generador para crear una expresión o una máscara de
entrada.
 Probar las reglas de validación.
 Insertar y eliminar filas.
 Crear listas de búsqueda.
 Crear, cambiar el nombre y eliminar macros de datos.

 Definir relaciones y dependencias del objeto.
Combinar campos mediante el tipo de datos calculados
Use campos calculados para concatenar datos de campos

independientes, como nombre y apellido; o bien, para calcular
fechas, como fecha de pedido más cinco días.
Usar campos calculados para:
 Calcular valores que no existen en sus datos.

 Especificar criterios para las consultas.
Por ejemplo, combine los datos del nombre y el apellido para

que se muestren en un campo de nombre completo de esta
manera:
[Nombre] + " " + [Apellido]
Los signos más (+) combinan el valor del campo Nombre, un

carácter de espacio (un espacio entre comillas) y el valor del
campo Apellido.
O calcule la cantidad, el precio y la tasa de impuestos de cada

artículo de un pedido para mostrar el precio total de esta
manera:
([Cantidad]*[Precio por unidad])+([Cantidad]*[Precio por

unidad]*[Tasa de impuestos])
Nota: El cálculo no puede incluir campos de otras tablas o consultas. Los resultados del cálculo son de solo lectura
pero pueden usarse como valores en otros campos calculados.

Los campos calculados muestran resultados basándose en el

tipo de datos que elija.
Tipo de Resultados Ejemplo
datos
Texto Muestra datos calculados como una Para mostrar nombres completos, concatenar valores
cadena de texto, exactamente de la de los campos de nombre y apellido con un espacio
misma manera en que se han escrito entre ellos. Para asegurar la capacidad de ordenación,
en los campos de referencia. quite "Un" o "Una" del principio del título de un libro.
Número Muestra datos calculados como un Para mostrar el nivel de inventario mínimo, reste el
número que pueden usarse en otros promedio trimestral de las ventas medias trimestrales.
cálculos matemáticos.
Moneda Muestra los datos calculados en el Para mostrar el total del pedido en la moneda
formato de moneda seleccionado. especificada, multiplique la cantidad del pedido por el
precio por unidad.
Sí/No Muestra los datos calculados Para mostrar Sí si el total descontado supera el mínimo
como Sí o No. Almacena datos necesario para el envío gratuito y No si no lo hace,
como un valor booleano. multiplique el total del pedido por el descuento y
compruébelo con la cantidad mínima de compra que
cumpla las condiciones de envío gratuito.
Fecha y Muestra los datos calculados como Para mostrar la fecha de entrega estimada, agregue una
hora una marca de fecha o de hora. hora de envío estimada a la fecha del pedido.
1. Seleccione una tabla.
2. Seleccione Haga clic para agregar > Campo calculado y,

después, seleccione un tipo de datos.

3. Escriba un cálculo para el campo y, después, haga clic en

Aceptar.

Escriba la expresión o seleccione valores, campos y elementos

de expresión para agregarlos en el campo de edición de la
expresión.
Nota: En un campo calculado, no comience la expresión con un signo igual (=).
4. En el encabezado del campo, escriba un nombre para el campo

calculado y, después, presione Entrar.
Nota: Para cambiar o editar el resultado de un campo calculado, seleccione la columna. Después,
seleccione Campos > Modificar expresión.
Después de que agregue un campo calculado a una tabla, el

cálculo se realiza cada vez que agrega o cambia datos.
Usar relaciones
Introducción a las relaciones de tabla
El poder de una base de datos relacional reside en la

combinación de datos entre tablas. Para ello, primero debe
establecer relaciones entre las tablas. A continuación, haga que
Access combine datos de consultas, formularios e informes.
Para ver todas las relaciones existentes definidas para una base
de datos, abra una plantilla de Access, vaya a la

pestaña Herramientas de base de datos y, a continuación,

seleccione Relaciones.
Nota: Si abre una base de datos en blanco o no ha definido ninguna relación entre tablas, Access le pedirá que
agregue una tabla o consulta. Antes de agregar una relación, necesita al menos dos tablas. Lo ideal es crear todas
las tablas en primer lugar. Para obtener más información, consulte Crear relaciones con el Asistente para
búsquedas y Crear relaciones con el panel relaciones.
Descripción de la vista Relaciones

Las líneas en la vista Relaciones indican las conexiones entre las
tablas. En la siguiente imagen, la tabla a la izquierda es la tabla
primaria. La tabla a la derecha es la tabla secundaria. La línea
entre ellas conecta los campos (en este caso, Id. de pedido e Id.
de producto) usados para emparejar los datos.
Las líneas y los símbolos muestran cómo se relacionan las

tablas:
 Una línea de conexión gruesa significa que exige integridad

referencial de datos. Eso es bueno. Mantiene sus datos
sincronizados.
 En la ilustración, el número 1 indica que puede haber un único
registro coincidente en esa tabla. En la tabla pedidos que se
muestra aquí, un único registro coincide con cada pedido.
 El símbolo ∞ indica que muchos de los registros pueden incluir

la misma Id. En la tabla Detalles de pedido que se muestra aquí,
puede aparecer un pedido (indicado con su Id. de pedido)
varias veces porque el mismo pedido puede incluir varios
productos.
Tipos de relaciones entre tablas

Existen tres tipos de relaciones entre tablas:
 Uno a uno. Cuando cada elemento de cada tabla solo aparece

una vez. Por ejemplo, cada empleado puede tener solo un
coche de la empresa a su disposición. Para obtener más
información, vea Crear relaciones uno a uno.
 Uno a varios. Cuando un elemento en una tabla puede tener
una relación con varios elementos de otra tabla. Por ejemplo,
cada pedido de compra puede incluir varios productos.
 Varios a varios. Cuando uno o más elementos en una tabla
puede tener una relación con uno o más elementos de otra
tabla. Por ejemplo, cada pedido puede tener varios productos, y
cada producto puede aparecer en varios pedidos. Para más
información, vea Crear relaciones de varios a varios.
Relaciones uno a varios
Una de las relaciones más comunes entre tablas en las bases de

datos bien diseñadas es la relación de uno a varios.
Normalmente, las relaciones entre tablas dependen de la clave

principal de una de las tablas. Recuerde que la clave principal es
un identificador único (a menudo numérico) para cada registro.

Para mostrar que la información de dos tablas diferentes está
relacionada, suele crear una relación con la clave principal de
una de ellas.
En la relación que se muestra aquí, por ejemplo, todas las

personas de la tabla Contactos tienen un identificador, que es la
clave principal (indicada por el símbolo junto a ella). Esa Id.
también aparece en el campo Propietario de la tabla Activos.
Para enviar un correo a la persona asociada a un activo,
obtenga el valor del campo Dirección de correo electrónico.
Para ello, busque el valor en el campo Propietario de la tabla
Activos y busque esa Id. en la tabla Contactos. El número 1 en
un extremo de la línea de conexión y el símbolo ∞ en el otro
extremo, indican que se trata de una relación uno a varios, de
modo que un contacto puede estar asociado con varios activos.

Modificar una relación

Si va a modificar una base de datos existente, o si ha creado la
base de datos desde una plantilla, puede editar las relaciones
existentes para satisfacer sus necesidades.
Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que
las usan.
1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

2. Seleccione la línea que conecta dos tablas relacionadas.
Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las
relaciones.
3. En la pestaña Diseño, seleccione Modificar relaciones.
Tabla/Consulta es la tabla principal a la izquierda (en este

ejemplo, Clientes).
Tabla/Consulta relacionada es la tabla secundaria (en este

ejemplo, Pedidos).
Incluso si las tablas no aparecen en este orden en la vista

Relaciones, su ubicación en el cuadro de diálogo indica la

dirección de la línea que las conecta y la relación. Esto es

importante si, por ejemplo, se trata de una relación uno a
varios, ya que indica que la tabla a la izquierda es la relación de
uno (la tabla principal) y la tabla a la derecha es la de varios (la
tabla secundaria).
4. Para cambiar los campos que conectan las tablas, seleccione un

campo diferente debajo de cada tabla que se muestra. En este
ejemplo, el campo de identificador de la tabla Clientes se
conecta al campo Id. de cliente en la tabla Pedidos.
5. Cambie la forma en que Access sincroniza los datos entre las
tablas.
Exigir integridad Para evitar datos no válidos y mantener la sincronización de las referencias a
referencial través de relaciones de tabla, seleccione esta opción.
Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a uno entre las tablas
Empleados y Prestaciones. Si un empleado deja la compañía y lo quita de la
tabla Empleados, también se quita el registro su registro relacionado en la
tabla Prestaciones.
A veces, exigir integridad referencial no tiene sentido. Por ejemplo,

supongamos que tiene una relación uno a varios entre las tablas Transportistas
y Pedidos. Elimina un transportista que está asignado a pedidos de la tabla de
Pedidos. Esos pedidos se vuelven huérfanos porque aún contienen la Id. del
transportista, pero ya no es válida porque el registro al que hace referencia ya
no existe.
Actualizar en Para asegurarse de que los datos en los campos relacionados se actualizan en
cascada los campos todas las tablas relacionadas, seleccione esta opción.
relacionados
Por ejemplo, suponga que desea cambiar el Id. de un transportista. Si establece
esta opción, el identificador de transportista se actualizará, no solo en la tabla
Transportista, sino también en cualquier otra que esté conectada a ella y que
incluyan la Id. de ese transportista, como la tabla Pedidos.
Eliminar en cascada La decisión de seleccionar esta opción depende de si necesita conservar los
los registros registros en algunas tablas, aunque se eliminen en otras.
relacionados
Por ejemplo, supongamos que elimina un transportista. Si se selecciona esta
opción, Access elimina todos los registros de todas las tablas que hacen

referencia a ese identificador de transportista, incluidos todos los pedidos (en
la tabla Pedidos) que haya enviado. Seleccione esta opción solo si está seguro
de que querer que se elimine su historial de pedidos.
6. Para cambiar la relación entre las tablas de una combinación

interna en una combinación externa, seleccione el botón Tipo
de combinación. Para obtener más información, vea Crear
consultas con combinaciones externas.
Eliminar una relación de tabla

Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que
las usan.
Para quitar una relación de tablas:

2. Seleccione la línea que conecta las dos tablas relacionadas.
Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las
relaciones.
3. Presione la tecla Suprimir. Si se le pide que compruebe si quiere

eliminar la relación, seleccione Sí.
Nota: Cuando se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si procede. Como
resultado, Access ya no impide cambios que provocan registros huérfanos en el lado varios de una relación uno a
varios.
Crear relaciones con el Asistente para búsquedas
1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla que buscará datos de

otra tabla. Esta es la tabla secundaria.
2. En la columna situada más a la derecha, seleccione Hacer clic
para agregar y luego seleccione Búsqueda y relación.
3. En el Asistente para búsquedas, seleccione Deseo que el

campo de búsqueda obtenga los valores de otra tabla o
consulta. Después, seleccione Siguiente.
4. Seleccione la tabla que proporcionará los valores para el campo
de búsqueda. Esta es la tabla principal. Después,
5. Para seleccionar los campos de los que desea extraer datos,
establecer su criterio de ordenación y establecer el ancho de
columna, siga las instrucciones de la página.
Sugerencia: Al establecer el ancho de columna, seleccione Ocultar la columna clave para reducir el desorden
visual en la tabla. Esto no afecta a la relación o a la sincronización de datos entre las tablas.
6. Seleccione un campo que identifique filas exclusivamente en la

tabla primaria.
7. Escriba el nombre para el nuevo campo de búsqueda,
seleccione Habilitar integridad de datos y después
seleccione Eliminación en cascada o Eliminación restringida.
Sugerencia: Dé un nombre al campo que refleje sus datos y tenga en cuenta que es un campo de clave externa, por
ejemplo, Cliente IDFK.

8. Seleccione Finalizar y, a continuación, seleccione Guardar .
Ha creado una relación, una clave externa y parámetros

específicos de sincronización de datos entre las dos tablas.
Cambiar una relación entre tablas

Si desea cambiar la relación entre tablas, primero ciérrelas.

2. Seleccione la línea de relación entre las dos tablas.
3. Seleccione Diseño > Modificar relaciones.

4. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, realice los
cambios y, a continuación, seleccione Aceptar.
5. Para guardar los cambios seleccione Guardar .
Crear relaciones con el Panel de relaciones
El panel Relaciones crea relaciones entre tablas, pero requiere

un tipo de datos compatible entre las columnas
principales/secundarias y no crea una lista de búsqueda.

Crear relaciones con el panel Relaciones
1. En cualquier base de datos con al menos dos tablas o consultas,

seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.
2. Si el panel Relaciones está en blanco, arrastre las tablas desde
el panel Navegación hasta el panel Relaciones.
3. Arrastre la clave principal de la tabla principal a la parte superior
de la clave externa de la tabla secundaria.
4. Seleccione Exigir integridad referencial.

5. Seleccione Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados.
6. Seleccione Crear.
Ha agregado la relación entre las dos tablas, por lo que ahora

verá una línea que muestra el tipo de relación (uno a uno o uno
a varios) e indica qué campos están relacionados.
7. Para guardar la relación, seleccione Guardar .

Crear relaciones de varios a varios
¿Qué es una relación de varios a varios?

Las relaciones de varios a varios son las más utilizadas.
Proporcionan información importante, como con qué clientes
han contactado sus vendedores y qué productos se encuentran
en los pedidos de los clientes.
Una relación de varios a varios se da cuando uno o más

elementos en una tabla puede tener una relación con uno o
más elementos de otra tabla. Por ejemplo:
 La tabla Pedido contiene pedidos de varios clientes (que se

muestran en la tabla Clientes) y un cliente puede hacer más de
un pedido.
 La tabla de productos contiene los productos individuales que
vende, que forman parte de varios pedidos en la tabla Pedido.
 Un pedido puede incluir una instancia (o más de una instancia)
de un producto específico o una instancia (o más de una
instancia) de varios productos.
Por ejemplo, número de pedido 1012 de la clienta Verónica

Fuentes podría contener un ejemplar de los productos 12 y 15 y
cinco del producto 30.

Crear relaciones de varios a varios

Las relaciones de varios a varios se crean forma distinta a las de
uno a uno o uno a varios. Para esas relaciones, basta con
conectar los campos adecuados con una línea. Para crear
relaciones de varios a varios, deberá crear una nueva tabla que
se conecte con las otras dos. Esta tabla se denomina tabla
de nivel intermedio (o, a veces, tabla de vinculación o unión).
En el escenario descrito anteriormente, se crea una tabla

Detalles de pedidos con registros que contienen el Id. de la
tabla Pedidos y el Id. de la tabla Productos para cada elemento.
Creará una clave principal para esa tabla con las claves
combinadas de las otras dos tablas.
En nuestro escenario, el número de pedido 1012 de Verónica

Fuentes contiene los productos 12, 15 y 30. Eso significa que
nuestras entradas de Detalles del pedido tienen este aspecto:
Id. de pedido Id. de producto

1012 12
1012 15
1012 30
Verónica ha pedido un ejemplar de los productos 12 y 15 y

cinco del producto 30. No podemos agregar otra fila con 1012 y
30 porque el Id. de pedido y el Id. de producto combinadas
constituyen la clave principal y las claves principales deben ser
únicas. En su lugar, se agregue el campo Cantidad a la tabla
Detalles de pedido.
Id. de pedido Id. de producto Cantidad

1012 12 1
1012 15 1
1012 30 5
Crear una tabla intermedia

1. Seleccione Crear > Tabla.
2. Seleccione Guardar .
3. Como nombre de la tabla, escriba un título descriptivo. Para
indicar su propósito, es posible que desee incluir unión o nivel
intermedio en el nombre de la tabla.
Crear campos de la tabla de nivel

intermedio
Como la primera columna de tabla, Access agrega
automáticamente un campo de Id. Cambie ese campo para que
coincida con el Id. de la tabla en la relación de varios a varios.
Por ejemplo, si la primera tabla es una tabla de pedidos
denominada Id. de pedido y su clave principal es un número,
cambie el nombre del campo Id. en la nueva tabla por Id. de
pedido y use el tipo de datos número.
1. En la vista Hoja de datos, seleccione el encabezado de

columna Id. y escriba el nuevo nombre para el campo.
2. Seleccione el campo cuyo nombre acaba de cambiar.
3. En la pestaña Campos, en Tipo de datos, seleccione un tipo de

datos que coincida con el campo de la tabla original,
como Número o Texto corto.
4. Seleccione Hacer clic para agregar y después seleccione un
tipo de datos que coincida con la clave principal de la segunda
tabla. En el encabezado de columna, que ya está seleccionado,
escriba el nombre del campo de la clave principal de la segunda
tabla, como Id. del producto.
5. Si necesita realizar un seguimiento de cualquier otra
información acerca de estos registros, como la cantidad de
artículos, cree campos adicionales.
Combinar campos de Id. principal

Ahora que tiene campos con los Id. de las dos tablas que va a
conectar, cree una clave principal basada en esos Id. en la tabla
de nivel intermedio.
1. En la vista Diseño, abra la tabla intermedia.

2. Seleccione las filas que contienen los Id. (Si ha seguido el
procedimiento anterior, son las dos primeras filas).
3. Seleccione Diseño > Clave principal.
Aparecen iconos de clave junto a ambos campos Id.

Conectar las tres tablas para crear la

relación de varios a varios
Para completar la relación de varios a varios, cree una relación
uno a varios entre el campo de clave principal en cada tabla y
campo coincidente en la tabla de nivel intermedio. Para más
información sobre cómo hacer esto, vea Introducción a las
relaciones de tabla.
Cuando haya terminado, las relaciones deberían tener un

aspecto parecido a este:
Crear relaciones de uno a uno
¿Qué es una relación uno a uno?

Las relaciones uno a uno se usan con frecuencia para indicar
relaciones críticas para que pueda acceder a los datos que
necesita para gestionar su empresa.
Una Relación uno a uno es un vínculo entre la información de

dos tablas, donde cada registro en cada tabla solo aparece una
vez. Por ejemplo, puede haber una relación uno a uno entre los
empleados y los coches que conducen. Cada empleado solo
aparece una vez en la tabla Empleados y cada coche aparece
solo una vez en la tabla Automóviles de empresa.
Puede usar las relaciones uno a uno si tiene una tabla que
contienen una lista de elementos, pero la información específica
que desee capturar acerca de ellos varía según el tipo. Por
ejemplo, es posible que tenga una tabla de contactos en la que
algunas personas sean empleados y otras personas sean
subcontratistas. Para los empleados, desea saber el número de
empleado, su extensión y otra información clave. Para
subcontratistas, desea saber el nombre de su empresa, el
número de teléfono y la tasa de facturación, entre otras cosas.
En este caso, debe crear tres tablas distintas: Contactos,
Empleados y Subcontratistas y, a continuación, crear una
relación uno a uno entre las tablas Contactos y Empleados y
una relación uno a uno entre las tablas Contactos y
Subcontratistas.
Introducción a la creación de relaciones uno

a uno
Las relaciones uno a uno se crean al vincular el índice
(normalmente la clave principal) de una tabla con un índice de
otra que comparte el mismo valor. Por ejemplo:
La Id. de coche aparece en ambas tablas, pero aparece solo una vez en cada una.
A menudo, la mejor forma de crear esta relación es hacer que la

tabla secundaria consulte un valor de la primera tabla. Por
ejemplo, haga que el campo Id. de coche de la tabla Empleados
sea un campo de búsqueda que consulte un valor en el índice
de Id. de coche de la tabla Automóviles de empresa. De este
modo, nunca agregará por error la Id. de un coche que no
exista.
Importante: Al crear una relación uno a uno, debe decidir si desea exigir la integridad referencial de datos de la
relación.
Integridad referencial datos ayuda a Access a mantener los

datos limpios eliminando los registros relacionados. Por
ejemplo, si elimina a un empleado de la tabla Empleados,
también eliminará los registros de las ventajas para ese
empleado de la tabla Ventajas. Pero en algunas relaciones,
como en este ejemplo, la integridad referencial no tiene
sentido: si se elimina un empleado, no queremos que se elimine
el vehículo de la tabla Automóviles de empresa porque el coche
aún pertenecen a la empresa y se asignará a otra persona.

Pasos para crear una relación uno a uno

Crear la relación uno a uno al agregar un campo de búsqueda a
una tabla. (Para más información, consulte Crear tablas y
establecer los tipos de datos). Por ejemplo, para indicar qué
coche se ha asignado a un empleado determinado, puede
agregar Id. de coche a la tabla Empleados. A continuación, para
crear la relación entre los dos campos, utilice el Asistente para
búsquedas:
1. Abra una tabla.

2. En la vista Diseño, agregue un nuevo campo, seleccione el
valor Tipo de datos y después seleccione Asistente para
búsquedas.
3. En el asistente, el valor predeterminado está establecido para
buscar valores de otra tabla, así que seleccione Siguiente.
4. Seleccione la tabla que contiene la clave (por lo general, una
clave principal) que desea incluir en esta tabla y, a continuación,
seleccione Siguiente. En nuestro ejemplo, seleccionaría la tabla
Automóviles de empresa.
5. En la lista Campos seleccionados, agregue el campo que
contiene la clave que quiera usar. Seleccione Siguiente.

6. Establezca un criterio de ordenación y, si lo prefiere, cambie el

ancho del campo.
7. En la pantalla final, desactive la casilla Habilitar integridad de
datos y después seleccione Finalizar.
Agregar y editar datos

Copiar datos de Excel
Copie en Access los datos de una hoja de cálculo de Excel y

disfrute de una edición simplificada, de consultas eficaces y de
útiles capacidades de creación de informes. Coloque los datos
en una tabla existente o en una tabla nueva en blanco.
Antes de copiar los datos, asegúrese de que sean coherentes y

que estén estructurados de tal forma que se copien sin
problemas.
Limpiar los datos

 Todos los datos de una columna deben ser del mismo tipo y
tener un formato similar. Por ejemplo, asegúrese de que todos
los números de teléfono incluyan un código de área pero sin
prefijo de país, que todas las direcciones incluyan la ciudad y la
provincia pero no el país, y que todos los precios incluyan
céntimos (incluso si la cantidad es ,00).
 Quite todos los subtítulos, todas las filas de resumen o
comentario y todas las filas en blanco.
Nota: Si es necesario, vuelva a agregarlos más adelante con el agrupamiento y los totales de consultas e informes
de Access.
Si va a pegar los datos en una tabla de Access existente,

asegúrese de que la hoja de cálculo tenga el mismo número de
columnas —en el mismo orden— que la tabla de Access. (En
cambio, si va a crear una nueva tabla de Access con estos datos,
puede elegir el nombre y el orden de las columnas que
prefiera).
Sugerencia: En las bases de datos, es recomendable que haya una columna para cada fragmento de información
diferenciada. Por ejemplo, use columnas distintas para el nombre, los apellidos, la calle, la ciudad, la provincia y el
código postal.
Agregar datos de Excel a una tabla nueva
1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la

tabla.
2. En Access, seleccione Inicio > Pegar.
3. Para indicar si la primera fila de los datos contiene encabezados
de columna, seleccione Sí o No.
4. Si lo desea, cambie el nombre de la tabla y de los campos.
Agregar datos de Excel a una tabla existente

1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la

tabla.
2. En Access, abra la tabla en la que desea pegar los datos.
3. Al final de la tabla, seleccione una fila vacía.
4. Seleccione Inicio > Pegar > Pegar datos anexados.
Cuando se copian datos de Excel en una base de datos de

Access, los datos originales no cambian en Excel.
Vincular a datos compartidos
Si mantiene datos en otros orígenes, como hojas de cálculo de

Excel y sitios de SharePoint, en lugar de copiarlos en Access,
cree un vínculo a los datos desde la base de datos de Access.
Así se asegura de que siempre está trabajando con los datos
más recientes de ese origen.
Nota: Access siempre asimila los cambios más recientes de un documento vinculado, como una hoja de cálculo de
Excel o un archivo XML, pero no actualiza el archivo de origen con los cambios que se realizan en Access. Las listas
de SharePoint y las bases de datos de Access vinculadas se actualizan en ambas direcciones.
Vincular a datos en un documento compartido
1. En la pestaña Datos externos, seleccione el tipo de datos a los

que desea vincular (Excel, Access, archivo de texto, archivo XML
o archivo HTML).
2. Seleccione Examinar, luego un archivo y después Abrir.

3. Si es necesario, especifique con qué datos desea crear el vínculo

y, después, asigne un nombre a la nueva tabla. A continuación,
seleccione Aceptar o Finalizar.
Si es necesario, especifique con qué datos desea crear el vínculo

y, después, asigne un nombre a la nueva tabla. A continuación,
seleccione Aceptar o Finalizar.
El panel Navegación muestra la nueva tabla vinculada.
Vincular a datos en una lista de SharePoint
1. En la pestaña Datos externos, seleccione Más > Lista de

SharePoint.
2. Especifique el sitio de SharePoint.
3. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla
vinculada y haga clic en Siguiente.
4. Seleccione la lista con la que desea crear el vínculo y haga clic
en Aceptar.
El panel Navegación muestra la nueva lista de SharePoint

vinculada. La flecha azul indica que es una tabla vinculada:
SharePoint puede establecer un vínculo con otras tablas

relacionadas de la base de datos, también indicadas con una

flecha azul. Para mantener el funcionamiento correcto,

asegúrese de conservar esos objetos en la base de datos.
Administrar datos con consultas

Introducción a las consultas
Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y

otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente
actualizaciones masivas o eliminar información de la base de
datos.
¿Qué son las consultas?
En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan

para buscar información relacionada, incluso muy específica, en
la base de datos.
En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y

otras de varias. Por ejemplo, puede que desee buscar solo el
número de teléfono de un contacto, lo que requiere una
consulta simple de un campo de número de teléfono de una
persona determinada en una tabla de contactos. O bien, puede
combinar datos de más de una tabla, como la información de
cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un
cliente.
En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No

almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en
tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda
trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o

más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas.

Por ejemplo:
 Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea

información de una o más tablas especificando los criterios que
deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por
ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por
Tailspin Toys.
 Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree
consultas reutilizables que siempre le soliciten criterios de
búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al
usuario el nombre del proveedor que quiera buscar y luego
muestre todos los productos adquiridos de ese proveedor.
 Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte
datos y después use los resultados para introducir o actualizar
la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin
Toys ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos
sus productos, busque todos los productos de la empresa y
luego actualice los nombres de producto para que cada entrada
comience por "TT", todo mediante una consulta de
actualización.
 Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o
registros y después elimínelos. Por ejemplo, si Tailspin Toys
cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta,
busque todos sus productos y elimínelos de forma automática
de las tablas relacionadas.
Use el Asistente para consultas para crear una consulta de

selección que muestre información en la vista Hoja de datos.

Nota: Algunos elementos de diseño no están disponibles al usar el asistente. Si quiere, modifique la consulta en la
vista Diseño después de crearla.
Nota: Antes de crear una consulta, asegúrese de establecer las relaciones entre tablas en la base de datos, ya que
se utilizan al consultarlos. Para obtener más información, vea Introducción a las relaciones de tabla y módulos
relacionados en este curso.
Crear una consulta
1. Seleccione Crear > Asistente para consultas.

2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, y, a
continuación, seleccione Aceptar.
3. Seleccione la tabla o consulta que contenga el campo y, a
continuación, agregue el campo a la lista Campos
seleccionados. Cuando termine, seleccione Siguiente.
Agregue tantos campos como desee de las tablas que quiera.
Si ha agregado un campo numérico
Si ha agregado los campos numéricos, el asistente le preguntará

si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen.
Siga uno de estos pasos:
o Si desea ver los registros individuales, seleccione Detalles, y

luego Siguiente. Adelante al paso 4.
o Si desea ver los datos numéricos resumidos, como los
promedios, seleccione Resumen y, a continuación,
seleccione Opciones de resumen. Especifique los campos que
desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se
muestran los campos numéricos. Seleccione una función para
cada campo numérico:
 Suma   La consulta devuelve la suma de todos los valores del
campo.
 Promedio   La consulta devuelve el promedio de todos los

valores del campo.
 Mín   La consulta devuelve el valor más bajo del campo.
 Máx   La consulta devuelve el valor más alto del campo.
o Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento
de los registros de un origen de datos, seleccione Contar los
registros de nombre de tabla para esa tabla.
Si ha agregado un campo de fecha y hora
El Asistente para consultas le pregunta cómo desea agrupar los

valores de fecha. Por ejemplo, suponga que agrega a la
consulta un campo numérico, como el precio y un campo de
fecha y hora, como la fecha de la transacción, y, a continuación,
especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que
desea ver el valor promedio del campo Precio. Como ha
incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de
resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día,
mes, trimestre o año.
Seleccione el período de tiempo que desee utilizar para agrupar

los valores de fecha y hora y, a continuación,
Nota: En la vista Diseño, tendrá más opciones para agrupar los valores de fecha y hora.
4. Agregue un título a la consulta.

5. Especifique si quiere abrir la consulta (en la vista Hoja de
datos) o modificarla (en la vista Diseño). A continuación,
seleccione Finalizar.

Crear consultas básicas
Para búsquedas rápidas y preguntas, cree una consulta básica

para encontrar los datos que necesita y obtener sus respuestas.
Crear una consulta en la vista Diseño
La vista Diseño le da más control sobre la consulta que crea que

el Asistente para consultas.
1. Abra la vista Diseño de consulta

o Para empezar, seleccione Crear > Diseño de consulta.
2. Agregar orígenes de datos
En primer lugar, agregue la tabla o consulta que contiene los

datos que desea ver. (Sí, puede crear nuevas consultas a partir
de consultas guardadas. Por ejemplo, supongamos que creó
una consulta que busca todos los productos de los proveedores
y los ordena de mayor a menor según sus cifras de ventas.
Puede usar esa consulta como origen de datos para una nueva
que, por ejemplo, busque ventas de productos de proveedores
de una región específica).
a. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la

pestaña Ambas.
b. Seleccione los orígenes de datos que quiera y, después de
cada origen, seleccione Agregar.
c. Cierre el cuadro de diálogo.
3. Agregar campos de salida
Los campos de salida son los datos que desea mostrar o incluir
en el conjunto de resultados de la consulta.
o Arrastre los campos que desee desde el origen de datos en el

panel superior hacia abajo a una celda vacía en la fila Campo
del panel inferior.
Usar una expresión como un campo de salida
Para realizar cálculos o usar una función para dar como

resultado de la consulta, incluya una expresión como un campo
de salida. La expresión puede usar los datos de cualquiera de
los orígenes de datos de la consulta, además de funciones,
como Formato o InStr y puede contener operadores constantes
y aritméticos.

a. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de consulta,

seleccione la fila Campo.
b. En la pestaña Diseño, en el grupo Configuración de consultas,
seleccione Generador.
c. Escriba o pegue la expresión. Anteponer la expresión con el
nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de
dos puntos. Por ejemplo, para etiquetar la expresión "Última
actualización", inicie la expresión con: Última actualización:
También puede usar el Generador de expresiones para crear su

expresión con Elementos de expresión, Categorías de
expresión y Valores de expresión.
Nota: Las expresiones son eficaces y flexibles, con muchas opciones. Para obtener más información, vea crear una
expresión.
4. Especificar criterios (opcional)
Usar criterios para limitar (a los valores de campo) los registros

que devuelve la consulta. Por ejemplo, podría desear ver solo
los productos con un precio unitario inferior a 10 $.
. Para especificar los criterios, arrastre primero los campos que

contienen los valores en el panel inferior.
Sugerencia: De forma predeterminada, al agregar un campo, sus datos aparecen en los resultados de la consulta. Si
ya ha agregado el campo que desea, no es necesario agregarlo de nuevo para aplicarle criterios.
a. Si no desea que el contenido del campo aparezca en los

resultados, desactive la casilla Mostrar del campo.
b. En la fila Criterios del campo, escriba una expresión que deben
cumplir los valores de campo (si el registro se incluirá en los
resultados). Por ejemplo: <10. (Para ver más ejemplos,
consulte Ejemplos de criterios de consulta).
c. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la

fila Criterios.
Si especifica criterios alternativos, se seleccionan registros si el

valor del campo cumple alguno de los criterios de la lista. Por
ejemplo, si ha incluido el campo Estado de la tabla Clientes,
especificado CA como criterio e incluido filas O para Id. y WA,
obtendrá los clientes que viven en cualquiera de los tres
estados detallados.
5. Resumir datos (opcional)
Puede que desee resumir los datos, especialmente si los datos

son numéricos. Por ejemplo, podría desea ver el precio
promedio o ventas totales.
. Si es necesario, agregue la fila Total a la cuadrícula de diseño

de consulta en el panel inferior. En la vista Diseño, en la
pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, elija Totales.
a. Para cada campo que desee resumir, seleccione en la
fila Total la función que se usará. Las funciones disponibles
dependen del tipo de datos del campo.
6. Ejecutar o guardar la consulta
o Para ejecutar la consulta, en el grupo Resultados, en la
pestaña Diseño, seleccione Ejecutar.

o Para guardar la consulta para su uso posterior,
seleccione Guardar en la barra de herramientas de acceso

rápido. Escriba un nombre descriptivo para la consulta y, a
continuación, seleccione Aceptar.

Crear consultas con más de un origen de datos
A menudo, para obtener las respuesta que necesita, debe crear

consultas que reúnan información de más de una tabla o de
una combinación de tablas y consultas.
Introducción a las combinaciones
A veces, tiene que usar datos de más de un origen (tabla o

consulta) para responder a una pregunta. Por ejemplo, podría
desear ver cuántos clientes de una región determinada han
pedido un producto específico.
Cuando se agrega más de un origen de datos, Access usa las

relaciones existentes definidas entre ellas o crea combinaciones
entre ellas para fines de consulta. Una combinación no es más
que un tipo de relación entre los orígenes de datos en una
consulta.
Nota: Las combinaciones son temporales y solo están asociadas a la consulta. Si crea a menudo la misma
combinación entre tablas, puede que le convenga crear una relación permanente entre ellas.
Combinaciones internas
La mayoría de las combinaciones son combinaciones internas.

Esto es en oposición a las combinaciones externas, que se
explican en Crear consultas con combinaciones externas.
Una combinación interna devuelve los datos de un origen solo

cuando encuentra registros coincidentes en la otra. Por ejemplo,
si realiza una consulta para obtener información sobre
productos y pedidos, solo verá los datos de los productos que
tienen un pedido coincidente.
Autocombinaciones
Una autocombinación une dos copias de la misma tabla o

consulta. Utilícela para combinar los registros de la misma tabla
cuando haya valores coincidentes en los campos combinados.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados que

enumera a todos los empleados de su organización, incluidos
los administradores. La tabla contiene un campo Informa a, que
contiene el Id. del administrador del empleado.
Id. Apellido Nombre Informa a
1 García Julia 5
2 López Andrés
3 Costas Juan 10
4 Cuesta María 5
5 Torres Esteban 2
6 Rodríguez Jesús 10
7 Gómez Roberto 10

Id. Apellido Nombre Informa a
8 Alcalá Laura 10
9 Martínez Lucía 5
10 Terán Eulalia 3
Para buscar el nombre del administrador de un empleado,

busque al empleado en la tabla, encuentre el Id. de
administrador en el campo Informa a y observe el Id. del
administrador en el mismo campo Empleados. Por ejemplo,
Julia informa al administrador cuyo Id. de empleado es 5, que es
Esteban Torres.
Para automatizar esta tarea, agregue la tabla Empleados a la

consulta dos veces y, a continuación, cree una
autocombinación. Al agregar una segunda vez el origen de
datos, Access agrega _1 al nombre de la segunda instancia. Por
ejemplo, si agrega la tabla Empleados dos veces, la segunda
instancia se denomina Empleados_1. Para mostrar el
administrador de cada empleado, debe crear una combinación
entre el campo Informa a de la tabla Empleados y el campo de
Id. de empleado en la tabla Empleados_1.
1. agregar orígenes de datos
 Seleccione Crear > Diseño de consulta.
Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como

orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la
oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante).

Los orígenes de datos podrían incluir tablas de las que desea

mostrar información (como una tabla de productos) y tablas
que contengan información que necesite usar como criterios.
Recuerde que las consultas existentes guardadas también están

disponibles como orígenes de datos. Por ejemplo, si ya ha
creado una consulta para buscar todos los pedidos de un mes
determinado, úsela con la tabla de productos para mostrar
todos los productos vendidos en un mes determinado.
2. combinar orígenes de datos relacionados
 Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen

de datos hasta un campo correspondiente de otro. De forma
predeterminada, Access crea una combinación interna.
Para la mayoría de las relaciones, Access crea una combinación

interna. Y, si ha especificado que debe exigirse la integridad
referencial, estará incluida. Sin embargo, en algunos casos,
Access no crea la combinación que necesita. Por ejemplo, si
agrega consultas existentes a la nueva consulta y no ha creado
relaciones, Access no creará combinaciones automáticamente.
3. complete la consulta
 Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue

campos de salida y cualquier criterio y ejecute o guarde la
consulta. Para más información, vea Crear consultas básicas.

Crear consultas con combinaciones externas
A veces, en las consultas, desea ver todos los registros de una

tabla junto con los registros coincidentes de otra. Para ello, cree
las combinaciones externas.
Las combinaciones internas solo muestran los datos cuando hay

un identificador coincidente de ambos orígenes de datos
conectados. Por ejemplo, si desea mostrar los productos y
cantidades vendidos, debe crear una combinación interna entre
las tablas Productos y Detalles del pedido. Cuando se ejecuta la
consulta, solo devolverá los productos que aparecen en pedidos
y que, por tanto, aparecen en ambas tablas.
En cambio, las combinaciones externas devuelven todos los

datos de un origen de datos y algunos de los datos de otro
origen de datos o tabla.
Por ejemplo, si desea ver qué productos todavía no ha vendido,

cree una consulta que muestre la Id. de producto de la tabla
Productos y las Id. de pedido coincidentes de la tabla Detalles
de pedidos. Los productos que no tengan registros coincidentes
en la tabla Detalles de pedido devuelven el nombre del
producto sin ningún valor en el campo Id. de pedido.

Combinaciones externas izquierdas y

combinaciones externas derechas
En una combinación externa, la tabla que muestra todos sus
registros se denomina tabla base. La tabla que muestra solo
algunos registros (coincidentes) se denomina tabla secundario.
El cuadro de diálogo Propiedades de la combinación describe

lo que ve con diferentes tipos de combinaciones:
Suponga que ha creado una consulta para mostrar qué

productos compraron de sus clientes. Los campos de salida son
Nombre de producto, Id. de pedido y Cantidad.
1. Combinación interna Solo incluye las filas (registros) en la que

los campos combinados de ambas tablas sean iguales, por
ejemplo, solo los productos que tienen pedidos asociados con

ellos.
2. Combinación externa izquierda. Incluye todos los registros de
la tabla con el nombre Izquierda y solo aquellos registros de la
tabla con el nombre Derecha en los que los campos
combinados sean iguales, por ejemplo, todos los pedidos, pero
solo las cantidades y el Id. de producto de aquellos pedidos que
tienen productos asociados con ellos.
3. Combinación externa derecha Incluye todos los registros de la
tabla con el nombre Derecha y solo aquellos registros de la
tabla con el nombre Izquierda en los que los campos
combinados sean iguales, por ejemplo,todos los productos,
incluso aquellos para los que no hay pedido, en cuyo caso
mostrará valores en blanco en los campos Cantidad e Id. de
pedido.
Como puede distinguir en estos ejemplos, es importante saber

qué tabla está a la izquierda y cuál está a la derecha, pues
puede diferenciar la forma en la que las tablas se organizan en
la ventana de consulta. Para entender qué datos recibirá de su
consulta, lea el texto cuidadosamente en el cuadro de diálogo
Propiedades de la combinación.
1. Agregar orígenes de datos

 Seleccione Crear > Diseño de consulta.

Agregue todas las tablas y consultas que se necesite como

orígenes de datos. (No se preocupe. si olvida una, tendrá la
oportunidad de agregar orígenes de datos más adelante).
Si las detecta o deduce, Access puede mostrar relaciones para

los orígenes de datos.
2. Agregar una combinación

 Si no ve una relación entre los orígenes, agregue una
combinación. Arrastre el campo que desee de un origen de
datos hasta el campo correspondiente de otro origen de datos.
La tabla desde la que arrastra es la que aparecerá a la izquierda
en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. De
forma predeterminada, Access crea una combinación interna. Si
necesita una combinación externa, cambie su tipo.
3. Cambiar una combinación

1. Haga doble clic en la línea que representa la combinación que
desea cambiar.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación,

seleccione la segunda o la tercera opción para crear una
combinación externa y después seleccione Aceptar.
Recuerde que debe fijarse en qué tabla es la tabla base (aquella

de la que se muestran todos los registros).
4. Completar la consulta
Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue
Consultar orígenes de datos no relacionados
A veces necesita crear una consulta para recuperar información

de orígenes de datos que no tienen una relación directa (de uno
a uno o de uno a varios).

Usar tablas de nivel intermedio para

conectar orígenes de datos en consultas
Cuando ejecuta una consulta, Access utiliza las relaciones que
haya creado entre las tablas y deduce y crea conexiones entre
otros orígenes de datos. Si no existe la relación que necesita
para una consulta, conecte las tablas como parte de esa
consulta.
Suponga que desea ver cuántos pedidos ha recibido de

productos de diferentes proveedores. La tabla Proveedores no
está conectada a la tabla Detalles de pedido de compra, que
contiene la Id. de producto y la información de la cantidad. Sin
embargo, la tabla Pedidos de compra está conectada a la tabla
Detalles de pedido de compra.
Sugerencia: Si es posible que tenga esta relación fuera de la consulta que está creando, es mejor crear una relación
de nivel intermedio para su uso posterior. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.
Si no desea crear la tabla de nivel intermedio en la base de

datos, utilice la tabla Pedidos de compra como tabla de nivel
intermedio en la consulta. Agregue la tabla Proveedores a la
izquierda de la tabla Pedidos de compra y cree una conexión.

La tabla Pedidos de compra conecta las dos tablas, Proveedores

y Detalles de pedido de compra. Conecte las tablas mediante
campos (como Id. de la tabla de proveedor y Id. de proveedor
en la tabla Pedidos de compra) que cumplan los criterios
siguientes:
 Los dos campos tienen tipos de datos coincidentes o

compatibles. Por ejemplo, un campo de texto no puede
conectarse a un campo numérico.
 Los campos identifican registros coincidentes y únicos en cada
tabla. Por ejemplo, no querrá conectar dos de los campos de
apellidos porque apellidos no siempre son únicos.
 Los campos aseguran que el resultado de los registros es
correcto. Por ejemplo, si se conecta Id. proveedor a Id. de
compra, podría obtener a algunas coincidencias si los
identificadores son similares. Pero los resultados no tendrán
sentido porque el identificador de proveedor no tiene nada que
ver con el identificador de compra. Una mejor opción es
conectar Id. de la tabla Proveedor a Id. proveedor en la tabla
Pedidos de compra: los registros devueltos tendrán sentido
porque ambos campos identifican al proveedor.

Pasos
Tanto si tiene una tabla de nivel intermedio en la base de datos
o solo va a utilizar una en la consulta, siga estos pasos:
1. Agregue la tabla de nivel intermedio a la consulta entre las dos

tablas no conectadas.
2. Cree las conexiones necesarias con la tabla intermediaria.
Las conexiones pueden usar cualquier tipo de combinación

adecuado, pero deben estar conectadas a través de los campos
que cumplen los criterios descritos anteriormente en este
módulo.
3. Complete la consulta.
Siga los pasos habituales para crear una consulta: agregue

Nota: No tiene por qué incluir la tabla de nivel intermedio en los resultados. Solo necesita ser parte de los orígenes
de datos de la consulta para que Access pueda conectarse a los datos.
Crear formularios.
Crear formularios de navegación
Si suele usar el mismo conjunto de formularios e informes, cree

un formulario de navegación para agruparlos. De este modo, lo
tendrá todo a mano.
1. Abra la base de datos de escritorio a la que vaya a agregar un

formulario de navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear,
seleccione Navegación y elija el estilo de formulario de
navegación que desee.
Agregar un formulario o informe en el formulario de

navegación
1. Arrastre el formulario o informe desde el panel Navegación a la

pestaña Agregar nuevo.
Access agrega el formulario o informe al nuevo Formulario de
navegación.
2. Realice este procedimiento con todos los formularios o
informes que desee agregar.
3. Seleccione Guardar .

4. Escriba un nombre para el formulario y seleccione Aceptar.

El formulario se guarda y su nombre aparece en la pestaña
encima del formulario.
Cambiar la etiqueta en un formulario de navegación
Cuando se crea un nuevo formulario de navegación, Access

agrega una etiqueta predeterminada y lo denomina “Formulario
de navegación”. Cambie el nombre de la etiqueta por uno más
descriptivo.
1. Seleccione la etiqueta de formulario y después, para empezar a

editarla, selecciónela de nuevo.
2. Modifique la etiqueta como desee y después presione ENTRAR.
Aplicar un tema visual a un informe o formulario de

navegación
Personalice su base de datos de modo que sea más fácil

encontrar información. Para ello, cambie los colores y las
fuentes que se usan en todos los formularios e informes. Pruebe
un tema de colores coordinados o cree uno propio.
1. En la pestaña Inicio, seleccione Ver > Vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño, seleccione Temas.

o Para ver la apariencia que tendrá un tema, haga una pausa
sobre él.
o Para cambiar todos los colores y las fuentes, seleccione un
tema.
o Para cambiar solo los colores, seleccione Colores y después elija
un color.
o Para cambiar solo las fuentes, seleccione Fuentes y después
seleccione un estilo de texto.
Establecer el formulario de navegación como formulario de

presentación predeterminado
Los formularios de navegación son muy prácticos como página

de inicio de una base de datos, así que considere la posibilidad
de que se abra automáticamente cada vez que abra la base de
datos.
1. Seleccione Archivo > Opciones > Base de datos activa.

2. En Opciones de la aplicación, seleccione la flecha del
cuadro Mostrar formulario y luego seleccione el nuevo
formulario de navegación.
3. Seleccione Aceptar para finalizar.
4. En la barra de herramientas de acceso rápido,
seleccione Guardar .
5. Cierre y vuelva a abrir la base de datos.
El formulario de navegación se abre al mismo tiempo, por lo
que tiene a mano los formularios y los informes que más usa.

Crear informes
Crear informes básicos
Antes de compartir la base de datos con otras personas,

disponga la información en un formato que sea fácil de
entender. Vea, dé formato y resuma la información de la base
de datos con informes.
1. En el panel Navegación, seleccione un origen de registros.

El origen de registros de un informe podría ser una tabla o una
consulta con nombre. Debe contener todas las filas y columnas
de datos que desea incluir en el informe.
2. En la pestaña Crear, seleccione la herramienta de informe que
desea usar y, para crear el informe, siga las instrucciones.
Herramienta de Descripción
informes
Informe Cree un informe sencillo y tabular que contenga todos los campos del origen
de registros que seleccionó en el panel Navegación.
Diseño de Abra un informe en blanco en la vista Diseño y agregue los campos y los
informe controles que necesite.
Informe en blanco Abra un informe en blanco en la vista Diseño y seleccione los campos que
desee agregar desde la Lista de campos.
Asistente para Siga las instrucciones para especificar los campos, los niveles agrupamiento y
informes ordenación y las opciones de diseño.
Etiquetas Seleccione los tamaños de etiqueta estándar o personalizados, los campos

que desea incluir en el informe y cómo desea ordenarlos.
Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales para los

campos en el informe
1. En la Vista Diseño, abra el informe.

2. Si el panel Agrupación, orden y total aún no está abierto, vaya

a la pestaña Diseño y seleccione Agrupar y ordenar.
3. Seleccione Agregar un grupo o Agregar un orden y luego
seleccione el campo que desea agrupar u ordenar.
4. Seleccione Más en una línea de ordenación o agrupación para
establecer más opciones y agregar totales.
Modificar e imprimir informes
Si bien su informe puede contener toda la información que

desea, quizá no exprese su marca personal. Antes de imprimir y
compartir su informe, cambie la apariencia y agregue un
logotipo.
Sugerencia: Para realizar cambios de diseño o formato en los informes, empiece en la vista Diseño. Para llegar a
ella desde la pestaña Inicio, seleccione Ver > Vista Diseño.
 Para cambiar el tamaño de un campo, selecciónelo y arrastre los

bordes.
 Para mover un campo, seleccione ese campo y arrástrelo a la

nueva ubicación. Para mover varios campos, mantenga
presionada la tecla Ctrl mientras selecciona los campos que
desea mover y, después, arrastre la selección hasta la nueva

ubicación.
 Para agregar un tema visual a todos los informes y formularios
de la base de datos, seleccione Temas en la pestaña Diseño.
Para ver la apariencia que tendrá un tema, haga una pausa
sobre él. Para cambiar todos los colores y las fuentes, seleccione
un tema.
 Para cambiar el estilo de fuente de un campo, seleccione el
campo que desea modificar. A continuación, en la
pestaña Formato, seleccione una fuente, el tamaño de fuente,
el color de fuente y la alineación.
 Para agregar una imagen de fondo a un informe, en la
pestaña Formato, seleccione Imagen de fondo > Examinar. A
continuación, vaya a la carpeta que contiene la imagen y
seleccione la imagen y luego Abrir.
Nota: Access no guarda automáticamente los cambios de diseño, así que asegúrese de guardar los cambios
realizados. En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Guardar.
Resaltar datos con una regla de formato condicional
1. Seleccione los campos que contengan datos que desee resaltar.

Para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla
Ctrl y seleccione los campos o controles.
2. Seleccione Formato > Formato condicional.
3. Seleccione Nueva regla y un tipo de regla.
4. En Editar la descripción de la regla, escriba el rango de los
valores de campo que desee resaltar.

5. En la barra de herramientas de formato, seleccione el estilo de

fuente y el color de fondo que desea usar para los datos
resaltados.
6. Para aplicar la regla al informe, seleccione Aceptar.
Agregar un logotipo
1. En la pestaña Diseño, seleccione Logotipo.

2. Para agregar la imagen a la parte superior del informe, vaya a la
carpeta que contiene la imagen, seleccione la imagen y
luego Abrir.
o Para cambiar el tamaño del logotipo, seleccione un controlador
de la imagen y arrastre hasta que el logotipo tenga el tamaño

deseado.
o Para mover el logotipo, selecciónelo y arrástrelo hasta que esté
en la ubicación que quiera.
Obtener una vista previa e imprimir el informe
1. Seleccione Archivo > Imprimir > Vista preliminar.

o Para desplazarse por el informe, seleccione las flechas
de Página.
o Para ampliar o reducir la vista previa, seleccione los botones

de Zoom.
2. Para cambiar los márgenes, seleccione Márgenes y elija un
tamaño de margen.
3. Cuando esté satisfecho con la apariencia del informe,
seleccione Imprimir y especifique las opciones de impresión. Si
es necesario, elija la impresora y seleccione el número de copias
que desea imprimir.
4. Para imprimir el informe, seleccione Aceptar.
Proteger bases de datos

Realizar copias de seguridad de las bases de datos
Siempre es recomendable realizar copias de seguridad

periódicas de la base de datos. Puede que desee revisar una
versión anterior de la base de datos, o bien, en el caso de un
error del sistema, quizá necesite restaurar su trabajo.
Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Nota: Si comparte una base de datos con sus compañeros de equipo, antes de comenzar el proceso de copia de
seguridad, asegúrese de que el resto de los usuarios cierre su instancia de la base de datos.
1. Abra la base de datos de la que desea hacer una copia de

seguridad.
2. Seleccione Archivo > Guardar como.
3. En Tipos de archivo, seleccione Guardar base de datos como.
4. En Avanzadas, seleccione Realizar copia de seguridad de la
base de datos y, después, seleccione Guardar como.

Si lo desea, cambie el nombre de archivo de la copia de

seguridad.
Sugerencia: Cuando se restauran datos u objetos desde una copia de seguridad, lo normal es querer saber cuándo
se creó la copia de seguridad y de qué base de datos procede. Por tanto, es recomendable usar el nombre de
archivo predeterminado, que refleja ambas informaciones.
5. Elija el tipo de archivo para la copia de seguridad de la base de

datos y seleccione Guardar.
Si ve alguno de los siguientes mensajes, esto es lo que debe

hacer:
Restaurar una base de datos
Restaurar una base de datos es usar una copia de seguridad de

esa base de datos para reemplazar un archivo de base de datos
dañada, perdida o que tiene problemas con los datos.
1. Cierre la base de datos dañada.
2. En el Explorador de archivos, vaya a la carpeta que contiene la

base de datos dañada y cambie el nombre de esa base de
datos.
Sugerencia: En el nuevo nombre, incluya el nombre de la base de datos original y su estado obsoleto.
3. Vaya a la carpeta que contiene el archivo de copia de seguridad

y copie el archivo.
4. Pegue el archivo de copia de seguridad en la carpeta que

contiene la base de datos dañada.
5. Cambie el nombre de la copia del archivo de copia de
seguridad para que coincida con el nombre de la base de datos
original. Si se le pregunta si quiere reemplazar el archivo
existente, acepte.


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Si se familiariza con las tablas, los formularios, las consultas y

Este artículo ofrece información general básica sobre la

Una base de datos es una recopilación de información

Por ejemplo, imagine que los números de teléfono de los

archivo de tarjeta que contiene números de teléfono de

Puede usar Access para administrar toda la información en un

 Tablas para almacenar los datos.

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1. Almacene los datos una vez en una tabla, pero visualícelos

2. Recupere datos con una consulta.

3. Vea o escriba datos con un formulario.

4. Muestre o imprima datos con un informe.

Todos estos elementos (tablas, consultas, formularios e

pueden ser información de clientes, productos y detalles de

1. La información de clientes que antes se guardaba en una lista

2. La información de pedidos que antes se guardaba en una

3. Un id. único (como un id. de cliente) distingue un registro de

Extraído de la página Oficial de Word

relacionados de las dos tablas para que pueda mostrarlos de

Una consulta puede ayudarle a encontrar y recuperar los datos

1. La tabla Clientes contiene información sobre los clientes.

2. La tabla Pedidos contiene información sobre los pedidos de

3. Esta consulta recupera los datos de Id. de pedido y Fecha

devuelve los pedidos que se necesitaban en abril y solo para los

Puede usar un formulario para ver, escribir y cambiar fácilmente

1. En una tabla se muestran varios registros al mismo tiempo,

ver todos los datos de un mismo registro. Además, al ver una

2. Un formulario se centra en un registro cada vez y puede

3. Un formulario puede contener un botón en el que se hace clic

Puede usar un informe para analizar rápidamente los datos o

1. Use un informe para crear etiquetas postales.

2. Use un informe para mostrar los totales en un gráfico.

3. Use un informe para mostrar totales calculados.

Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos

Una de las mejores formas de obtener información sobre una

1. Abra la base de datos que quiera documentar.

Extraído de la página Oficial de Word

El Documentador de base de datos crea un informe con datos

6. En la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Imprimir,