Logística integral para

el envío de muestras a
Ferias Internacionales

Noviembre 2007
Promoción Comercial
o Existen diversas formas de tomar
contacto con los potenciales
clientes en el comercio
internacional; las más comunes
son:

o Ferias y Exposiciones
o Degustaciones
o Misiones Comerciales y Rondas de
Negocios
o Misiones inversas
o Folleteria y/o Discos
compactos/Página web
Importancia del Transporte Internacional
TNT

Servicios
Courier Especiales Cargo
Express
Importancia del Transporte Internacional
o La elección del medio de
transporte esta condicionada a
las características del producto a
exportar:
o su peso y volumen,
o las distancias,
o país de destino,
o el costo del flete y la
disponibilidad efectiva del
servicio.
La muestra
o Las muestras son objetos representativos
de una categoría determinada de
mercadería ya producida, que están
destinados exclusivamente a exhibiciones o
d
demostraciones
t i para concretar
t operaciones
i
comerciales con dicha mercadería.

o Aspectos a tener en cuenta

o Costo del envío
o Su acondicionamiento
o Ré i
Régimen llegall vigente
i t

o Documentación básica necesaria

o Factura Comercial
o Lista de empaque (Packing List)
o Certificado de Origen
g
o Póliza de Seguro
Circuito de una muestra

CLIENTE PICK UP
BUE

HUB/GATEWAY
CUSTOM FRETE AÉREO
CUSTOM

ENTREGA CLIENTE FINAL

FLETE TERRESTRE O AEREO
Participación en Ferias Internacionales
o La participación en eventos internacionales (ferias
(ferias, exposiciones
exposiciones,
degustaciones, misiones comerciales) es una poderosa herramienta
para maximizar el número de contactos con potenciales
compradores y obtener una mejor relación costo
costo- beneficio en
materia de promoción.-
o Objetivos:
j
o Lograr ventas
o Investigar el mercado, introducir nuevos productos, ampliar
presencia
i dde marca
o Generar contactos, para conseguir representante, franquiciante o
canal de distribución
o Beneficios:
o Conocimientos particulares del mercado objetivo
o Agrupación, exhibición, atracción y receptividad
o Aceleración de decisión de compra
Envíos de muestras a Ferias Internacionales

o En el caso de los envíos realizados a ferias, hay una diferencia

sustancial respecto
p del transporte
p internacional p
para una
exportación convencional.

o No es conveniente privilegiar los costos. Se prioriza la

confiabilidad de las compañías de transporte, velocidad,
seguridad de entrega
entrega, tratamiento de la mercadería y la
respuesta ante imprevistos.

o Las muestras que tienen como destino una feria difícilmente

puedan ser repuestas a tiempo en caso de surgir algún
inconveniente.
Etapas del envío de muestras a Ferias Internacionales
o Tiempos
o El tiempo para coordinar el envío de muestras a una Feria
Internacional es uno de los factores críticos.

o Es ideal que las muestras estén disponibles para ser enviadas 30

días antes del “deadline”
deadline para el ingreso al predio
predio.

o Es p
preferible q
que la mercadería haya
y sido liberada y almacenada
en destino a no llegar a tiempo por cualquier tipo de
eventualidad.
Deadlines

o Fecha evento (armado y entrega)

o Tiempos de recolección

o Tiempos de gestiones y tramites

pre embarque

o Tiempos de aduana

o Tiempos de transito

o Tiempos en destino (Liberación

aduanera y entrega)

o Entregas fuera de termino /

Recargos
Cotización del envío

o Servicio “puerta – stand”

o La cotización ideal debe contemplar una tarifa “all-in”
all in por kilo,
para lo cual es necesario contar con información sumamente
detallada acerca del tipo de mercaderías, peso, cantidad de
bultos dimensiones
bultos, dimensiones, valor FOB
FOB, etc
etc.

o La cotización debe contemplar

p la solución de imprevistos
p p
por
parte del agente logístico a efectos de asegurar la entrega en
tiempo y forma.

o Los duties & taxes en general no se incluyen en la tarifa ya

que son establecidos p
q por la aduana de destino una vez
arribada la mercadería, y reciben el tratamiento de recupero
de gastos.
o Retiro de la Mercadería
o No hay diferencias entre un pick up standard y uno consignado a una
feria
o Puede presentarse una diferencia en caso de que haya que hacerlo en
forma urgente por una cuestión de tiempo.

o Almacenaje en origen
o Al igual que en el retiro de la mercadería a transportar, no hay
diferencias en el almacenaje en origen entre un envío de
muestras standard y uno para una feria.
o Documentación
o Es de fundamental importancia controlar que la documentación
enviada cumpla
p con lo requerido.
q
o Cualquier error u omisión por pequeño que parezca, puede
ocasionar que el envío quede retenido en la aduana de destino.
o Es por este motivo que se requiere que la documentación sea
enviada en forma previa al envío de la mercadería, a efectos de
poder chequear también con el operador en destino que todo esté
correcto.
o Es sumamente útil tener toda la documentación en archivos que
puedan ser enviados y manejados en forma electrónica, para evitar
innecesarias pérdidas de tiempo.
o La documentación para el envío de muestras a ferias puede ser
sustancialmente diferente a la requerida para un envío standard
(Consignee).
(Consignee)
o Es muy importante evitar hacer envíos que tienen como destino final
una feria bajo
j la modalidad habitual de courier o sin tomar los
recaudos necesarios.
Embalaje

o Seguridad de las muestras durante todas las etapas del

transporte.
o Es fundamental evitar cajas o envases débiles, y si esa es la
característica de los mismos, deben ser acondicionados
dentro de otro embalaje.

o Dependiendo de las cantidades o volúmenes, las muestras

pueden requerir o no palletizado.

o La importancia del rotulado.

Acondicionamiento de la carga
o La carga
g debe ser transportada
p de manera completamente
p
segura.
o Identificación de los pallets y de cada bulto.
o Deberán estar perfectamente identificados, tanto en lo
referente a MAWB, HAWB, Consignee, información de la
feria pabellón,
feria, pabellón hall,
hall stand
stand, etc; como así también
requerimientos especiales de la mercadería transportada
((frágil,
g temperatura
p ambiente, refrigerado,
g congelado,
g DG con
número UN, etc.).

El operador logístico es quien debe asegurar que la mercadería sea

tratada de acuerdo a lo requerido a lo largo de toda la cadena de
transporte desde el retiro de las muestras desde la empresa
hasta la entrega en el stand.
Despacho de exportación
o El despacho de exportación debe ser realizado considerando las
características particulares de cada envío.
o Los envíos declarados como muestras no tienen gravámenes
g
de exportación ni requieren el ingreso de divisas en
contrapartida.
o Los certificados deben ser presentados en conjunto con el
despacho y en total acuerdo a las regulaciones tanto de
origen como de destino
destino.
o Exportaciones definitivas / temporales.
o En caso de que se decida que se hará un envío consolidado
de diferentes empresas, las mismas deberán proveer el
nombre de quien actuará como exportador en nombre de
t d
todas, pudiendo
di d ser este t una d
de llas empresas que iincluyen
l
sus muestras en el consolidado o cualquier otra que cuente
con el debido número de registro de importador / exportador.
Despacho de importación
o Este es otro de los ppuntos críticos de la logística
g de una feria
internacional
o Se deberá tener en cuenta los procedimientos y regulaciones
particulares de las aduanas
aduanas. Por esto es fundamental que la
coordinación del envío se haya hecho a conciencia y por
personal idóneo en el tema, y lo que es fundamental, que esté
preparado
d para poder
d resolverl cualquier
l i situación
it ió conflictiva
fli ti
en relación al envío en esta instancia.

o No todos los operadores están preparados ni cuentan con la

estructura adecuada. Es importantísimo tener la estructura
adecuada en destino y el respaldo financiero que permita
afrontar cualquier eventualidad.
Almacenaje en destino
o El almacenaje en destino debe estar perfectamente
coordinado y debe poder satisfacer las necesidades de cada
tipo de mercadería.

o Recomendamos que la mercadería haya sido liberada de

aduana y se encuentre en los depósitos del operador
logístico lista para ser entregada en el predio en el momento
preciso.

o No es apropiado especular con enviar las muestras sobre la

fecha a efectos de intentar evitar costos de almacenaje.
Siempre la incidencia de éstos en el total de la participación
en la
l fferia
i es mínimo.
í i
Consolidado de mercadería

o La consolidación de envíos es una excelente manera de reducir

costos para los expositores.
o Si bien es una operatoria habitual en exportación, cuando se
trata de una feria, se debe tener extremo cuidado en cómo se
realiza.

o Los consolidados sólo pueden ser realizados en productos

homogéneos, y requieren el previo acuerdo de todos los
exportadores que participarán del mismo
mismo.
Entrega de las muestras en el stand

o Ingreso al predio
o Tiempos / Entrega programada
o Personal
o D t de
Datos d contacto
t t
o Costos
o Agentes oficiales
o Envíos vía Courier
¿
¿PREGUNTAS?
 Muchas Gracias

Cristian Morales
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