SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

SENA

TEC. EN RECURSOS HUMANOS

FICHA: 1837100

Administración documental en el entorno laboral

Aprendiz:
Wendy Palomino Navarro

SENA
Centro de comercio y servicios
2019
BARRANQUILLA/ ATLANTICO
 Importancia de los archivos

La importancia de los archivos viene dada desde el origen de la escritura, es decir, desde
el inicio de la humanidad. Desde ese entonces fue tanta la información reunida, que se
originó la primera agrupación de escritos organizados, que se convirtieron en instrumento
de control de las riquezas y el poder, en las civilizaciones.

Por ende, el archivo es un conjunto de documentos imprescindible, sea cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural
o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Este nos permite tomar
decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que
pueda requerir la empresa.

A medida que pasa el tiempo, gracias a la evolución archivística hoy los países pueden
llevar a cabo investigaciones basadas en documentos preservados y dependiendo de su área
de estudio, se pueden incorporar diferentes tipos de documentos, no solo escritos, sino de
diversas clases.

Debido a esto los archivos los podemos clasificar según cada una de sus etapas, es decir,
archivo de gestión, central o histórico. De igual manera debemos saber que se tienen que
clasificar según: La organización, su naturaleza, su uso, y su ciclo vital.

Los archivos cuentan con unas ventajas en la organización con respecto a su adecuada
utilización, son económicos, ya que se ahorran costos derivados de tiempo y personal
empleado en las búsquedas de documentación. Son simples, porque su contenido se
identifica de manera clara y sencilla.

De igual manera los archivos deben ser funcionales, para que la operación de archivar y
consultar documentos sea eficiente; Exactos, ya que la clasificación debe ser precisa en el
momento de archivar para no equivocarse, y Técnicos.
 En la actualidad, como consecuencia de la sociedad globalizada y los avances
tecnológicos de la información y comunicación, se han generado unos valores para aquella
persona desarrollada profesionalmente para ser archivista, donde también, se le exige una
continua preparación en herramientas informáticas. Esta persona, deberá contar con unas
características esenciales tales como: el orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad,
confidencialidad, concentración.

Para concluir debemos saber que la importancia de las condiciones ambientales y de

seguridad de un archivo es muy importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no
exista ningún peligro en el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los
robos, el vandalismo, el terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo energético,
valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente con espacio
para ampliaciones, que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta
tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre
correctamente.