GERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS

M.Sc. NELSON RODRÍGUEZ MONTAÑA

GESTIÓN INTEGRAL
DE COMPRAS
Planificación del Manejo del abastecimiento
abastecimiento
LA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDAD

“Quien compra bien

vende bien”
LAS COMPRAS:
ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDAD
 INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOS
Instrumentosde
Instrumentos de
influencia
influencia

Políticadel
Política del
Políticade
Política de Políticade
Política de Políticade
Política de Políticade
Política de
programade
programa de
adquisición
adquisición comunicación
comunicación condiciones
condiciones financiamiento
financiamiento
adquisición
adquisición

Política
Política Política
Política Política
Política
de
de dede de
de
cantida
cantida calidad
calidad fechas
fechas
dd

MarketingMix
Marketing Mix
 Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
RelacionesPúblicas
Relaciones Públicas
Políticade
Política de
Promociónde deventas
ventas

adquisición
Promoción comunicación

de adquisición
comunicación
Publicidad
Publicidad
ventas
de ventas

M ee rr cc aa dd oo
Políticade
Política de Políticade
Política deselección
selección
distribución
distribución
Estrategia de

Estrategia de
Políticade
deprecio
precio Políticade
deprecio
precio
Estrategia

Política Política

Estrategia
Políticade
Política decalidad
calidad
M
Políticade
Política deproductos
productos
Políticade
Política decantidad
cantidad

Investigaciónde
Investigación de Investigaciónde
Investigación de
mercado
mercado mercado
mercado
FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE
MERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRAS
•• Disponibilidad
Disponibilidadde
deinformaciones
informacionesprecisas
precisassobre
sobrela
laestructura
estructura
yylos
loscambios
cambiosenenlos
losmercados
mercadosdedecompras
compras

•• Apertura
Aperturade
defuentes
fuentesdedesuministro
suministrofavorables
favorables

•• Pronósticos
Pronósticossobre
sobreprobables
probablesinterferencias
interferenciasen
enel
elmercado
mercado
(cuellosde
(cuellos debotella
botellaen
enel
elsuministro
suministrode
demateriales)
materiales)

•• Investigaciones
Investigacionessobre
sobreposibles
posiblesmateriales
materialesde
desustitución
sustitución
favorablesen
favorables encuanto
cuantoaasussuscostos
costos

•• Información
Informaciónsobre
sobrenuevas
nuevasvías
víasde
desuministro
suministro

•• Apoyos
Apoyosargumentativos
argumentativospara
paranegociaciones
negociacionesde
decompras
compras

•• Soluciones
Solucionesalternativas
alternativaspara
parala
laAdministración
Administración

•• Propuestas
Propuestaspara
parael
elreciclaje
reciclajede
deproductos
productosde
dedesecho
desecho
SISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

•• Propósito:
Propósito: apoyar
apoyar los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
funcionales.
funcionales.
•• Objeto:
Objeto: componente
componente del del plan
plan estratégico
estratégico yy del
del
proceso operativo
proceso operativo global
global de
de una
una empresa.
empresa.

•• Gestión:
Gestión: adquisición
adquisición yy entrega
entrega dede bienes
bienes yy
servicios necesarios.
servicios necesarios.

•• Acción:
Acción: relaciones
relaciones estables
estables con
con proveedores.
proveedores.
RESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTO
Se fundamenta
Se fundamenta enen el
el compromiso
compromiso de
de la
la
Dirección con
Dirección con los
los objetivos
objetivos corporativos
corporativos yy
funcionales (formales
funcionales (formales ee informales),
informales), incluye:
incluye:

••La
La asignación
asignación de
de los
los recursos.
recursos.

••La
La infraestructura.
infraestructura.

••El
El ambiente
ambiente de
de trabajo.
trabajo.

••La
La satisfacción
satisfacción de
de las
las expectativas.
expectativas.

••Exigencias
Exigencias del
del mercado.
mercado.
 Decisiones “HACER O COMPRAR”:
ventajas de cada alternativa
Criterio Posibles ventajas
“HACER”
Costos •Reducción de costos de distribución
•Posibles economías de escala
•Eliminación de márgenes de
intermediarios innecesarios
•Oportunidades de financiamiento
Calidad •La “fabricación en casa” puede
garantizar una mejor calidad.
Consecuencias •Los residuos y subproductos
pueden ser vendidos rentablemente si
para las ventas su calidad es adecuada.
Riesgos y •Los proveedores de materias primas e
insumos condicionan la elaboración de
dependencias nuestros productos. RIESGO
Necesidades de •Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
capital
Posibles ventajas
“COMPRAR”
•Reducción de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra “Justo-a-
tiempo”)
•Por mayores cantidades el proveedor
puede llegar a precios de producción más
bajos que pueden llevar a precios bajos de
compra (especialmente cuando
estandariza los productos)
•Por mayores cantidades el proveedor
puede emplear máquinas muy buenas
para producir mejor calidad a bajo costo
•Si la imagen de calidad del proveedor
es buena, esto puede ser un argumento de
compra para el producto final.
•Una adecuada amplitud de oferentes,
puede eliminar riesgos y conducir a
adecuados procesos de selección.
•Menos inversiones necesarias en
maquinaria.
DECISIÓN DE HACER O COMPRAR

Factor: Método:
• Costo de • Evaluar el costo de oportunidad
oportunidad. • Presentar especificación precisa
• Capacidad e • Analizar capacidad existente
Idoneidad • Calcular el costo de compra
• Analizar ofertas de proveedores
propias.
• Calcular el comportamiento de
• Costo
los costos
diferencial. • Ponderar la capacidad propia y
• Disponibilidad de proveedor y costos
de proveedores. diferenciales
• Impacto general.
 MAQUILAS
Se denomina
Se denomina MAQUILA
MAQUILA aa la la
empresa que
empresa que se
se encarga
encarga de
de
hacerlela
hacerle laproducción
producciónaaotra.
otra.
Ejemplo:
Ejemplo:
Levi´s:Expofaro
Levi´s: Expofaro
Abercombrie && Fitch,
Abercombrie Fitch, Patagonia,
Patagonia, Liz
Liz
Clairbone, Lands´
Clairbone, Lands´ End,
End, Hanes,
Hanes, Nautica,
Nautica,
Levi´s, Adidas,
Levi´s, Adidas, Arena,
Arena, Structure,
Structure, Tommy
Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren,
Lauren, Nike,
Nike, Perry
Perry
Ellis, Andrew
Ellis, Andrew Fezza,
Fezza, Kenneth
Kenneth Cole,
Cole, Hush
Hush
Puppies,Kickers,
Puppies, Kickers,Green
GreenDog.
Dog.
 OFERTA DE MAQUILAS
• C.I. MAQUILA Y EMPAQUES • CONFECCIONES MARIA
LTDA. PAULA
• LOGIPACK S.A. • CONFECCIONES MAQUILA
• CONSORCIO DE MAQUILA LTDA
S.A. • NECOLEX LTDA.
• SERVICIOS INDUSTRIALES • FRAMERIK
DE MAQUILA PHARMACEUTICAL &
• CAFE UNIVERSAL S.A. COSMETICS LTDA.
• AVICOLA QUILICHAO S.A. • LABORATORIOS ROBBIN
• PHARMALACTEOS S.A • LABORATORIOS LINCOLN
• S.A.
TEXTILES MALIBÚ LTDA.
• • COSMETICOS FAWY
GOTEX UNIFORMES
• PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX
COMPONENTES DEL PROCESO
DE COMPRAS
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN

1. Definición
1. Definición de
de los
los criterios
criterios para
para la
la selección,
selección,
evaluación yy re-evaluación
evaluación re-evaluación dede proveedores.
proveedores.
2. Cumplimiento
2. Cumplimiento de
de especificaciones
especificaciones yy requisitos
requisitos de
de
compra ..
compra
3. Relación
3. Relación del
del tipo
tipo yy alcance
alcance del
del control
control aplicado
aplicado al
al
proveedor con
proveedor con elel impacto
impacto en
en el
el producto.
producto.
4. Evaluación
4. Evaluación de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los proveedores
proveedores
para cumplir
para cumplir los
los requerimientos.
requerimientos.
5. Elaborar
5. Elaborar yy mantener
mantener Documentación
Documentación formal
formal de
de los
los
resultados de
resultados de las
las evaluaciones.
evaluaciones.
PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN

6. Información
6. Información estructurada
estructurada con
con respecto
respecto aa requisitos
requisitos
para la
para la aprobación
aprobación de
de materiales,
materiales, procedimientos,
procedimientos,
procesos yy equipos.
procesos equipos.
7. Inspección
7. Inspección yy actividades
actividades afines
afines necesarias
necesarias
establecidas ee implementadas.
establecidas implementadas.
8. Aplicación
8. Aplicación de
de métodos
métodos apropiados
apropiados para
para el
el
seguimiento de
seguimiento de los
los procesos
procesos de
de compras.
compras.
9. Medición
9. Medición yy evaluación
evaluación de
de la
la capacidad
capacidad de
de los
los
procesos.
procesos.
10. Decisión
10. Decisión yy ejecución
ejecución de
de acciones
acciones correctivas
correctivas yy
preventivas.
preventivas.
 ¿QUÉ COMPRAN LAS
EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS
PARA LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL

•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE
ACTIVIDAD.
 COMPRAS PARA FINES
DIFERENTES A LA PRODUCCIÓN
VIAJES COMUNICACIÓN SERVICIOS DE TRANSPORTE
Agencia de viajes Publicidad OFICINA (mercancías)
Líneas Aéreas Agencia Publicidad Flota coches Aéreo
Hotel Agencia publicaciones Copiadoras Marítimo
Alquiler coche Impresos Impresos Camión
Tren Servicios Multimedia Procesos/documentos/Catálog. Auto-tren
Taxis Regalos Traducciones Correo urgente
EDIFICIO Ferias Suministros de oficina Proveed. Logístico
Comedor Seminarios/conferencias Papel Embalajes
Limpieza TRABAJO (Servicios) Muebles HARD/SOFTWARE
Jardinería Consultoría Libros y suscripciones PC
Mantenimiento Bases de datos Obras/reparaciones Mantenimiento
Seguridad Control SERVICIOS DE Licencias Software
M₫dicos Educación/formación FABRICA Software desarrollo
Correo Trabajo especializado Electricidad Consultoría
Aire Acondicionado Estudios/ Análisis Gas EQUIPOS
Ascensores Trabajo temporal Gases industriales Instrumentación
Recogida desperdicios TRANSPORTE Prod. Petrolíferos Medida
Mudanza oficinas (personal) Agua Herramientas
Autobús Equipo Almacén Maquinaria
Otros Estructuras Repuestos de maquinaria y
Obras/instalaciones equipo
 MATRIZ DE KRALJIC

Alto Materiales
Especializados

Impacto en el
negocio ($)

Materiales Materiales
Bajo No Críticos Cuello de Botella

Baja Alta

Complejidad del Mercado

 MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional
Modelo bidimensional utilizado
utilizado para
para clasificar
clasificar los
los
productos comprados
productos comprados por por una
una empresa
empresa yy los los
efectos que
efectos que estos
estos tienen
tienen sobre
sobre las
las compras
compras yy
las finanzas
las finanzas dede la
la empresa.
empresa.
Permite clasificar
Permite clasificar el el proceso
proceso logístico
logístico de de
compras en
compras en cuatro
cuatro categorías
categorías definidas
definidas aa
partir del
Impacto en partir
el
del criterio
criterio ABC.
ABC.
negocio ($)

Categorías:
Categorías:
1.Materiales Especializados.
1.Materiales Especializados.
2.Materiales Estratégicos.
2.Materiales Estratégicos.
3.Materiales no
3.Materiales no Críticos.
Críticos.
4.Materiales
4.Materiales Cuello
Cuello de
de
Botella.
Botella.
Complejidad del Mercado
 MATRIZ DE KRALJIC
Análisis de
Análisis de Escenarios:
Escenarios:

1.Materiales Especializados:
1.Materiales Especializados: Se Se utiliza
utiliza el
el poder
poder de de
compra, cuya
compra, cuya estrategia
estrategia eses el
el objetivo
objetivo deldel precio
precio
para reducir
para reducir costos,
costos, pues
pues nono son
son productos
productos críticos
críticos yy la
la
negociación mediante
negociación mediante contratos
contratos corporativos
corporativos .. Ejemplo:
Ejemplo: El El
acero.
acero.

2.Materiales Estratégicos:
2.Materiales Estratégicos: Son Son los
los más
más importantes
importantes enen
elproceso
el procesode decompra
compra yy aa la
la vez
vezlos
los de
demayor
mayor complejidad
complejidad
yy riesgo
riesgo en
en el
el proceso
proceso del
del suministro,
suministro, se
se deben
deben manejar
manejar
planes de
planes de contingencia,
contingencia, Logística
Logística yy control
control de
de Inventarios.
Inventarios.
Ejemplo: Las
Ejemplo: Lasturbinas.
turbinas.
 MATRIZ DE KRALJIC
3.Materiales no
3.Materiales no Críticos:
Críticos: SonSon menos
menos complejos
complejos en en el
el
suministro yy la
suministro la estrategia
estrategia utilizada
utilizada es
es reducir
reducir costes,
costes, ya
ya
sea comprándole
sea comprándole más más aa un un proveedor
proveedor oo haciendo
haciendo másmás
competitiva la
competitiva la lucha
lucha entre
entre ellos,
ellos, se
se debe
debe diseñar
diseñar una
una
línea-base de
línea-base de costes
costes aa la
la cual
cual sese debe
debe dede llegar
llegar en
en cada
cada
negociación. Algunas
negociación. Algunas empresas
empresas determinan
determinan un un precio
precio
objetivo el
objetivo el cual
cual deben
deben alcanzar
alcanzar loslos proveedores
proveedores para para
calificar yy poder
calificar poder vincularse
vincularse aa competir
competir bajo
bajo otras
otras variables
variables
como financiamientos,
como financiamientos, estandarización
estandarización de de productos,
productos,
reducir la
reducir la logística,
logística, volúmenes
volúmenes de de entrega,
entrega, uso uso dede
herramientas yy e.commerce;
herramientas e.commerce; etc. etc. Ejemplo:
Ejemplo: Materias
Materias
Primas.
Primas.
 MATRIZ DE KRALJIC
4.Materiales Cuello
4.Materiales Cuello de de Botella:
Botella: SeSe debe
debe garantizar
garantizar lala
continuidad en
continuidad en elel suministro,
suministro, analizando
analizando elel riego
riego yy la
la
seguridad de
seguridad de los
los inventarios,
inventarios, así
así como
como elel diseño
diseño dede
planes de
planes de contingencia,
contingencia, igualmente
igualmente investigando
investigando
productos alternos.
productos alternos. Reduciendo
Reduciendo la la dependencia
dependencia de de
muchos proveedores
muchos proveedores aa algunos
algunos proveedores
proveedores únicos,
únicos, ya
ya
sea haciendo
sea haciendo contratos
contratos aa largo
largo plazo
plazo oo aumentando
aumentando el el
portafolio de
portafolio de proveedores
proveedores seleccionados. Ejemplo:
seleccionados. Ejemplo:
Partes Electrónicas.
Partes Electrónicas.
MATRIZ DE KRALJIC

Principio de Pareto

•Los artículos Estratégicos y

los Especializados representan
usualmente el 80% del
presupuesto de compras.

•Los artículos No Críticos

representan usualmente el
20% del presupuesto de
compras y utilizan el 80% de
los recursos.
 RELACIÓN ENTRE MATERIALES
ESTRATÉGICOS Y NO
ESTRATÉGICOS

Materiales
80% 80% 20% 80% 80%
No Estratégicos

Materiales
20% 20% 80% 20% 20%
Estratégicos

Diversidad Valores Compra

Costos Operativos
Proveedores Tiempo de Compra
 RELACIÓN ENTRE
COMPRAS Y EL COSTO
•
TOTAL
Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...
100% 100% 100% 100%

Valor Agregado
+ Margen

Compras
60-70% ~75% 40-50% 30-40%
Externas

Automotriz Contratación Farmacéutica Consumo

Ingeniería Masivo
 OBJETIVO DE UN SISTEMA
DE COMPRAS
Proveer y dar seguimiento a los procesos de
compra (nacionales e internacionales), desde el
momento en que un departamento de la empresa
(usuario) realiza una solicitud de compra, hasta
que el producto ha sido recibido por éste.

Se tendrán en cuenta los siguientes factores:

•Recepción de bodegas en inventario
•Evaluación de costos
•Proveedores
•Tiempos de entrega de pedidos
•Necesidades del usuario
 OBJETIVOS ESPECìFICOS DE
COMPRAS
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
 
1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.

2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los

usuarios y encargados de otros departamentos

4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la

actualización de tiempos de entrega y costos de los artículos.

5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.

6.Generar las órdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.

8.Agilizar la recepción de la mercadería, 

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de

compras (costeo estimado y costeo real).

10.Realizar la planeación de compras para un período dado.

11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

 COMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRAS

Estrategia
de
Procesos de Aprovisionamiento
Direccionamiento
Organización y personal

Procesos de Búsqueda de Gestión y

Gestión mercados/ desarrollo de Día-a-Día
proveedores proveedores

Procesos de
Apoyo Gestión de desempeño Informática
 ETAPAS BÁSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepción e
Determinación inspección de
de precios y los artículos
Reconocimiento términos
de Liquidación de
una necesidad la factura y
Preparación y
pago al
asignación de la
proveedor
Descripción de Orden de
la necesidad Compra Mantenimiento
de
Determinación y Seguimiento y/o registros
análisis Fuentes expedición de la
de Orden de Fin
Abastecimiento Compra
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas está determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalización de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
 REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición
La requisición de
de la
la compra
compra eses el
el formato
formato oo registro
registro en
en
el cual
el cual el
el cliente
cliente interno
interno identifica
identifica yy define
define las
las
características yy especificaciones
características especificaciones requeridas
requeridas para
para
cumplir con
cumplir con los
los objetivos
objetivos del
del proceso
proceso y/o
y/o el
el producto
producto
REQUISICIÓN DE COMPRA
Requisición de compra Fecha elaboración:___________
N°_______
Dependencia solicitante: Cuenta
Presupuesto:_________
Cantidad Unidad Descripción y
requerida especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema
a________________________________
Instrucciones especiales de
envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

3. Análisis de Proveedores

Una de las etapas más fundamentales del proceso de

compras se refiere a un estudio detallado de los
proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4. Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho

El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos

preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA
• Precio • Devolución
• Cantidades • Calificación y
• Número de orden de certificación de
compra proveedores
• Fechas de entrega • Facturación
• Sitio o lugar de entrega • Códigos EAN
• Empaque • Número de entregas
• Términos comerciales • Reclamos
• Pago • Firmas Responsables
• Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestión Logística

El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el

éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creación de un área interna que

asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.

Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS

Almacenes
Usuario

Materiales

Factura
Solicitud del Pedido

Req. de Compra Solicitud de Ofertas

Autorización de Compra
Ofertas
Comprador Pedido

Supervisor
Proveedores
Pagos

Cuentas x Pagar
 PROCESO IDEAL: COMPRAS
Catálogo
Autorizadores
Catálogo Áreas Técnicas Contratos
Productos y Compras Corp. Marco
Servicios

Procedimientos Ciclo de
de Elabora aprobación
Compra requisición Orden de
compra Proveedores
Certificados

Necesida
d

Atención
Entrega del
al usuario proveedor
Envío
Recepción
Pago y Almacén
conciliación

Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
•• Las
Las ofertas
ofertas dede proveedores
proveedores nono
seleccionados previamente
seleccionados previamente deben
deben
evaluarse yy calificarse
evaluarse calificarse previamente
previamente
para participar
para participar enen elel proceso
proceso de
de
adquisiciones
adquisiciones
•• Participación
Participación enen Preparación
Preparación de de
ofertas: Ingeniería,
ofertas: Ingeniería, Calidad,
Calidad, Ventas,
Ventas,
Administrativa, Compras
Administrativa, Compras yy Financiera
Financiera

•• Aspectos
Aspectos que que debedebe contemplar:
contemplar:
Especificaciones, dibujos,
Especificaciones, dibujos, hojas
hojas de
de
datos, requisitos
datos, requisitos de
de entrega,
entrega, planes
planes
de inspección
de inspección yy prueba
prueba
 SUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTAS

•• Elaboración
Elaboración yy entrega
entrega deldel
paquete de
paquete de propuestas,
propuestas, pliegos
pliegos
oo licitaciones
licitaciones

•• Revisión
Revisión para
para verificar
verificar
integralidad yy exactitud
integralidad exactitud

•• Presentación
Presentación uniforme
uniforme con
con un
un
índice estándar
índice estándar
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

•• Asignación
Asignación de
de personal
personal
idóneo
idóneo de
de las
las áreas
áreas
administrativa,
administrativa, jurídica,
jurídica,
ingeniería, compras
ingeniería, compras yy calidad
calidad

•• Supervisión
Supervisión por
por el
el área
área de
de
aseguramiento de
aseguramiento de la
la calidad
calidad
oo los
los auditores
auditores internos
internos
correspondientes
correspondientes
 EVALUACIÓN DE OFERTAS

•• Revisar
Revisar yy calificar
calificar las
las propuestas
propuestas de
de conformidad
conformidad
con los
con los criterios,
criterios, factores
factores

•• Características
Características yy especificaciones
especificaciones definidas
definidas en
en las
las
condiciones de
condiciones de las
las requisiciones
requisiciones de
de la
la compra
compra yy los
los
paquetes de
paquetes de oferta
oferta
 EVALUACIÓN TÉCNICA

ISO 9000:
ISO 9000: Proveedores
Proveedores de de
Industria, comercio
Industria, comercio yy servicios:
servicios:

-- Sistema
Sistema de
de gestión
gestión de
de
Calidad
Calidad

-- Responsabilidad
Responsabilidad de
de la
la
Dirección
Dirección

-- Gestión
Gestión de
de los
los recursos
recursos

-- Realización
Realización del
del producto
producto

-- Medición,
Medición, análisis
análisis yy mejora
mejora
 EVALUACIÓN TÉCNICA
Requisitos generales
Requisitos generales para la
para la
competencia técnica
competencia técnica dede laboratorios
laboratorios
de inspección
de inspección yy ensayo:
ensayo:

-- Equipos
Equipos yy métodos
métodos de
de inspección
inspección
para determinar
para determinar características
características del
del
material
material
-- Organización,
Organización, Sistema
Sistema de
de Calidad
Calidad

-- Personal
Personal administrativo
administrativo

-- Equipos,
Equipos, métodos
métodos yy
procedimientos
procedimientos de
de medición,
medición,
ensayo, manejo
ensayo, manejo de
de muestras
muestras

-- Gestión
Gestión ambiental
ambiental
 EVALUACIÓN TÉCNICA
AFNOR ((Association
AFNOR Association Francaise
Francaise de Normalisation) --
de Normalisation)
NF- X50-102:
NF- X50-102: aptitudaptitud potencial
potencial yy
cualitativa de
cualitativa de unun proveedor:
proveedor:

-- Información
Información sobre
sobre la
la empresa,
empresa,
organización, personal
organización, personal yy productos.
productos.

-- Operaciones
Operaciones previas
previas como
como proveedores
proveedores
yy trámite
trámite de
de pedidos.
pedidos.

-- Fabricación
Fabricación yy aspectos
aspectos relacionados.
relacionados.

-- Operaciones complementarias.
Operaciones complementarias.

-- Aseguramiento de
Aseguramiento de la
la calidad
calidad yy su
su
organización.
organización.
SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
CANALES DE ADQUISICIÓN

1. Selección
1. Selección

2. Calificación
2. Calificación
 CANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección
1. Selección

1.1.Listado
1.1. Listado de
de proveedores
proveedores potenciales
potenciales

1.2.Información
1.2. Información dede proveedores
proveedores // productos
productos oo
servicios: datos
servicios: datos administrativos,
administrativos, financieros
financieros
yy técnicos.
técnicos.
1.3.Identificación
1.3. Identificación de
de los
los factores
factores de
de evaluación
evaluación
en comité
en comité compuesto
compuesto por por Mercadeo,
Mercadeo,
Ventas, Logística,
Ventas, Logística, Ingeniería,
Ingeniería,
Administración, Calidad,
Administración, Calidad, Finanzas
Finanzas yy
Compras.
Compras.
ÁREAS DE ACCIÓN
PARA LA
PRE-SELECCIÓN DE
PROVEEDORES
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
1. ÁREA DE CALIDAD

A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. ÁREA FINANCIERA

A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)

B. Fluidez Financiera (Razón

Corriente, Capital de Trabajo)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
3. ÀREA TECNOLÓGICA

A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)

B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
5. ÁREA DE PRECIOS

A. Precios Pactados

B. Precios Competitivos
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
6. ÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
7. ÁREA DE INVENTARIOS

A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios

B. Especificaciones de manipulación de los

inventarios
ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
8. ÁREA DE MERCADEO

A. Tradición e imagen de la marca

B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
1. Criterios de
Créditos de proveedores
precios y
condiciones Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
2. Criterios de
Normas
calidad de
materiales Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de
3. Criterios de
plazos)
Periodicidad de las entregas
tiempo
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
4. Criterios de Elaboración de reclamos
servicio Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
 CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
5. Criterios sobre el Transporte y Manipulación
Medio Ambiente Empaque
Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor

Conexiones de transporte
6. Criterios de
ubicación Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del
proveedor)
Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico)

Capacidades productivas y financieras
7. Criterios
Participación en análisis de valores
relativos a la
empresa Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
 EVALUACIÓN DE OFERTAS
2. Calificación
2. Calificación

2.1. Calidad:
2.1. Calidad: Especificación,
Especificación, lotes
lotes recibidos
recibidos --
rechazados, %
rechazados, % de
de aceptación,
aceptación, índice
índice de
de
calidad
calidad
2.2. Precio:
2.2. Precio: Unitario,
Unitario, descuentos,
descuentos, transporte,
transporte,
costos // defectos,
costos defectos, costo
costo total,
total, índice
índice de
de
precio.
precio.
2.3. Servicio:
2.3. Servicio: Cantidad
Cantidad pedida
pedida -- entregada,
entregada,
porcentaje de
porcentaje de cumplimiento,
cumplimiento, índice
índice dede
servicio.
servicio.
2.4. Atención:
2.4. Atención: Número
Número dede visitas,
visitas, esperadas,
esperadas,
porcentaje de
porcentaje de cumplimiento,
cumplimiento, índice
índice dede
atención
atención
2.5. Calidad
2.5. Calidad consolidada:
consolidada: total
total de
de índices.
índices.
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I) Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
 PONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)
Peso del Peso del
Peso del
Criterios grupo
criterio criterio
absoluto relativo

5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15

5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
 MATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDORES
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crédito 0.4 12 15 16
Negocios Recíprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30

CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garantía 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26

CRITERIO 6 25%
Ubicación 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5
 MEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOS
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4 Categoría 5
Criterios Excelente Bueno Aceptable Deficiente Muy mal
n = 20 n = 15 n = 10 n=5 n=0

1.1. abajo de todos abajo de igual que los arriba de arriba de todos
los algunos de-más algunos los
Nivel de precios competidores competidores competidores competidores competidores

absoluto con pequeñas normal insignificante apenas

2.3. restricciones

Garantías de calidad muy bien bien satisfactorio mal muy mal

muy bien bien satisfactorio existe se no existe

3.3. puede
desarrollar
Disposición de se pueden la mayoría de parcialmente ninguno
entregas regre-sar los las veces de vez en
desechos, cuando
4.4. reciclaje
completo bien (casi no todos solo uno
Ofertas de todos los
capacitación de los muy bien (tren, medios de muy pocos
proveedores avión, bus) transporte)
suficiente muy escasas
5.4. alto
muy alto con dificultades poco ninguna
Desechos sin problemas adaptación
adaptación muy pesado
 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales Descripción global de medidas

1. Definición y Selección de los criterios tomados como base para el

estructuración de juicio. Los criterios definidos se derivan del sistema
criterios definidos objetivo, bajo cuya base está el problema

2. Importancia de los Con ayuda de factores de peso correspondiente se

criterios definidos evalúan los criterios definidos. La importancia muestra
el significado de los criterios individuales

3. Determinación de Para cada alternativa se examina en qué medida ésta

las ventajas satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el
parciales sistema de valores

Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto

4. Emisión del valor sigue un resumen de las utilidades parciales emitidas
útil para cada (síntesis de valores)
alternativa
Selección de la alternativa con el máximo valor útil

5. Juicio de los
beneficios
 ESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos según Puntos según
Valores útiles Valores útiles
Criterio Peso evaluación
ponderado
evaluación (ver
ponderado
(ver categoría) categoría)

1.1. Nivel de 5 15 75 20 100

precios

3.3. 4 10 40 5 20
Disposició
n de
entregas
6 5 30 5 30

5.3. Empaque
Puntos totales 145 150
¿CUANTO DEBO
COMPRAR?
 ESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES 100
– Bienes y servicios adquiridos 50
– Costos de M.O.D. 30
– Gastos Generales 15

Beneficios antes de impuestos 5

¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES
DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?
 SOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%

• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%

• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%

• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN UN

33,3%

• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%
 TALLER 4
Taller Selección de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella S.A.

http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476-
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