La comunicación en las organizaciones.

Antes de entrarnos en el tema, aclaremos o definamos lo que es comunicación;

La comunicación hace referencia a la interacción social, es decir, a la acción y al resultado
de comunicarse. Es una acción social necesaria, ya que, si esta no existiese, nadie sería capaz
de conocer a fondo el mundo que nos rodea y mucho menos compartir las experiencias
propias de cada ser humano con los demás.

El desarrollo y distribución de la información se han convertido, por tanto, en factores de

productividad y poder, cruciales para la vida contemporánea. Esta nueva doctrina, conduce a
un sistema más flexible, rápido, descentralizado y rico en información que permite a la
administración evaluar, concentrar los recursos y emplear un mando bien adiestrado pero
muy descentralizado para la toma de decisiones dirigida a superar a los adversarios en el
mercado. Pero convertir el conocimiento y la información en factor productivo necesita
transitar por el hombre como soporte vivo de datos, información y conocimientos.

Es entonces que se impone hablar de la comunicación en la empresa como un factor del logro
de la “inteligencia organizacional” en la creación de valor para sus clientes, concebido éste
como el resultado de un esfuerzo total y no una etapa aislada en el proceso. Así, añaden valor
tanto el obrero que directamente transforma las materias primas y materiales para crear un
valor de uso, como el diseñador que interpreta las necesidades insatisfechas de los
consumidores potenciales y las traduce en una solución técnico productiva, hasta el empleado
más simple de la empresa que contribuye con su labor a la creación de una imagen positiva
de ésta, lo que añade también valor al producto o servicio.

Funciones de la comunicación empresarial.

La comunicación implica un intercambio mutuo de conocimiento y es la esencia de las

funciones básicas de la gestión empresarial, que incluyen la dotación de personal, dirección,
planificación, organización y control. La comunicación es necesaria para funcionar de
manera efectiva, tanto en el interior de una organización como al tratar con el mundo exterior.
La comunicación empresarial puede ser tanto oral como escrita por naturaleza.

Motivación
Los gerentes usan la comunicación para motivar a los trabajadores para lograr el máximo
rendimiento. Al aclarar las expectativas de los empleados y proporcionar incentivos para
cumplir o superar las expectativas, la comunicación puede ayudar a las empresas a alcanzar
objetivos específicos. Por ejemplo, al comunicar a los vendedores que van a recibir una
bonificación del 10 por ciento si alcanzan su objetivo anual de ventas, esto ayuda a la empresa
a alcanzar sus objetivos de ventas globales.
Control
Una empresa utiliza la comunicación como una forma de mantener el control sobre los
trabajadores y su entorno de trabajo. Las políticas escritas y los procedimientos de recursos
humanos dictan cómo se les permite a los empleados actuar en el lugar de trabajo. Las
descripciones de trabajo describen los parámetros de las funciones del trabajo de un
empleado. Las evaluaciones de desempeño controlan si un empleado recibe un aumento de
sueldo o si alcanza un ascenso.
Interacción
La comunicación permite que los empleados interactúen con los clientes y entre sí. Un
departamento de servicio al cliente se comunica con los clientes para ayudarles a resolver los
problemas. Una carta de negocios puede ser utilizada para introducir una empresa a un cliente
potencial. La comunicación es esencial para los empleados que trabajan juntos en un proyecto
o durante el proceso de formación. Los empleados pueden interactuar socialmente tanto en
el trabajo como fuera del lugar de trabajo.
Suministro de información
La información está dispersa en toda la organización a través de la comunicación escrita o
verbal. Un representante o propietario de una empresa de recursos humanos puede enviar una
nota explicando el cambio del plan de salud de la compañía. Una reunión de negocios puede
ser utilizada como una manera de comunicar un nuevo procedimiento de la oficina.

Importancia de la comunicación organizacional

La comunicación organizacional es muy importante ya que gracias a ella se puede

determinar si se tendrá éxito o se fracasará en las actividades que realice una
empresa en específico, para esto se debe tomar en cuenta que debido a que cada persona tiene
diferentes formas de ser y sentir no resulta un trabajo fácil realizar la comunicación
organizacional en una empresa, así que se debe realizar de manera conjunta y efectiva.
La comunicación organizacional es fundamental para las empresas, es por ello que se deben
centrar en que se lleve a cabo de la manera correcta cumpliendo cada uno de sus objetivos y
metas.

Tipos de comunicación en las organizaciones

La comunicación en las organizaciones se puede dividir en dos grandes grupos:

Comunicación Interna. Es la elaboración y difusión de mensajes que se hacen circular

puertas adentro, es decir, está pensada para los colaboradores de la compañía. Así es que se
crean y mantienen los vínculos entre el personal, incluso cuando no forman parte del mismo
área o sede.

Dentro de este tipo de comunicación se pueden usar redes sociales, carteleras, chats, e-mails,
informes, folletos, eventos, reuniones, encuestas, discursos, circulares.

A su vez, la comunicación interna puede ser:

 Descendente. Cuando el mensaje se difunde desde los mandos más altos de la

compañía hasta alcanzar las bases.
  Ascendente. Cuando el mensaje lo difunden quienes ocupan la base de la pirámide
organizacional hacia quienes ocupan cargos superiores.

Comunicación Externa. La componen todos los mensajes que se envían y reciben entre la
organización y su entorno. Por entorno se puede entender tanto los proveedores como
los clientes, la competencia y hasta la sociedad en su conjunto.

Formal. Teniendo en cuenta la jerarquía de la organización, la comunicación puede ser

formal que es aquella que siga los niveles jerárquicos y estructura preestablecida. Por
ejemplo, una reunión de trabajo.
Esta, generalmente, se da a través de los canales oficiales de la organización que dispone para
la comunicación.

Informal. También se encuentra la informal, que es aquella que surge de forma espontánea
entre los empleados y trabajadores de la organización y no responde a ninguna jerarquía
establecida. Por ejemplo, una conversación de trabajo durante un almuerzo.

Elementos de la comunicación en las organizaciones

Como en cualquier tipo de comunicación, los elementos que la integran son los siguientes:

 Emisor. Aquel miembro que se encarga de la elaboración y envío del mensaje. En

este caso podría ser, por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos, el líder de
un área o los colaboradores de un sector.
 Receptor. Quien e interpreta el mensaje y pueden ser los mismos que los actores
mencionados previamente. Es que, en las organizaciones, es muy común que los
roles de emisor y receptor se alternen constantemente.
 Mensaje. El contenido que se quiere difundir.
 Código. El conjunto de reglas y símbolos que se utilizan para la elaboración del
mensaje. Este código debe ser conocido por el emisor y por el receptor. De lo
contrario, el mensaje no podrá ser interpretado correctamente.

Características de la comunicación en las empresas

Entre las principales características que podemos encontrar en la comunicación dentro de la

organización se encuentran:

 Permite poder conocer la cultura de la organización y familiarizarse con ella.

 Permite elaborar un reconocimiento del ambiente de la organizacional y sus
actividades.
 Fomenta la relación entre los empleados y trabajadores de la organización.
 Es el principal medio para la interacción entre sectores.
 Sin ella, el trabajo en equipo y proceso productivo sería prácticamente imposible.
La comunicación como eje fundamental en las relaciones interpersonales.

Las relaciones interpersonales son aquellas que se establecen entre dos o más personas; estas
asociaciones se pueden basar en emociones, sentimientos o actividades sociales, entre otros.
Estas relaciones se originan a partir de la comunicación, y ninguna de sus funciones se puede
realizar si el ser humano no inicia por interactuar con otros seres para compartir información.
Podemos afirmar, sin temor a equivocarnos que, la calidad de la vida del ser humano está
muy relacionada con la calidad de nuestras interacciones comunicativas. De tal suerte que el
reconocerse a sí mismo y al otro como persona con todas las características antes descritas,
se puede ayudar al otro a vivir plenamente, así como el otro también puede contribuir con lo
mismo. De esta manera, la comunicación entre personas puede promover sin duda alguna el
desarrollo potencial de los sujetos involucrados, de ahí que este tipo de comunicación sea
considerada como humanizante.
Sin embargo, es importante reconocer que para que exista una adecuada comunicación o
interacción con el otro es necesario que primero exista consigo mismo, lo que implica que en
muchas ocasiones al confrontar lo que somos implicará un proceso de sufrimiento que
ocasiona dolor. Así la comunicación interpersonal se va a convertir en el eje central de la
comunicación humana, en la que incuestionablemente los participantes de ésta se afectarán
mutuamente. De esta forma lo que se debe retomar de la comunicación es su consideración
como elemento central para la construcción de la vida en sociedad.

Importancia de la comunicación oral y escrita en la vida del profesional.

Vivimos en un mundo globalizado y de muchas competencias, cada día las sociedades se

vuelven más exigentes con sus profesionales y demandan de personas altamente capacitadas
para desempeñar los trabajos en las empresas. La comunicación es la base de la convivencia,
necesitamos intercambiar ideas, pensamientos y sentimientos para poder crear relaciones con
las otras personas, por eso es de suma importancia saber expresarnos correctamente en el
momento de comunicarnos.

Un profesional debe encontrarse en plena capacidad para poder expresar sus ideas sin
mayores complicaciones; hacerlo de la manera más objetiva, precisa e interesante. Tan solo
imaginemos a un conferencista que no sea capaz de exponer con claridad un tema, un escritor
que escriba sin coherencia y cohesión, o un vendedor que no sepa persuadir, ¿acaso
consideras que estos podrían ser profesionales exitosos? No lo creo, el proceso de
comunicación es bastante complejo y una frase mal utilizada, fuera de contexto o que pueda
considerarse inadecuada puede causar malos entendidos.

Debemos siempre de preocuparos por mejorar nuestra capacidad de expresión y análisis, pues
una conlleva a la otra; para poder expresarnos debemos analizar lo que diremos o
escribiremos. Igual pasa con el proceso de recepción del mensaje: lo que escuchamos debe
ser analizado para ser comprendido de la misma forma como el emisor quiso expresarla.
Además, es importante resaltar que un buen análisis nos puede ayudar a expresarnos de forma
concreta y eficaz sin necesidad de utilizar palabras innecesarias.