MANUAL DE FUNCIONES DE PERFIL DE CARGOS

COOPERATIVA COOTEP

MONICA ADRIANA AGUDELO ARDILA

APRENDIZ SENA

INSTRUCTORA
NINI JOHANA ALVAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

ESPECIALIZACON EN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS
MOCOA
JUNIO - 2019
 JUSTIFICACION

La cooperativa cootep es una entidad sin animo de lucro cuyos principios y valores se han
fundamentado en la solidaridad y la ayuda mutua, desde sus inicios es una empresa que se
ha ido desarrollando de manera dinámica y solida; como todo emprendimiento en sus
comienzos presento algunas falencias que se han corregido, pero su objetivo de ser una de
las mejores entidades del departamento del Putumayo no ha cesado.

La cooperativa no desconoce que todos sus activos son de gran importancia para seguir
cumpliendo sus metas, y por ende no desconoce que su activo principal es su recurso
humano, quien es la base fundamental para seguir creciendo y fortaleciendo su actividad;
pero para ello también requiere no solo que sus colaboradores sean personas motivadas sino
que cada uno de ellos se encuentre cumpliendo su función acorde a sus competencias
laborales, de acuerdo a su perfil, sus capacidad personal, aspectos intelectuales, aspectos
extrínsecos entre otros.

El manual funciones de perfiles de cargos es una herramienta importante para la

cooperativa, teniendo en cuenta que hasta el momento no tiene definido ningún proceso
para la vinculación de personal y por ende tampoco tiene establecidos ningún documento
que permita conocer y comprender la estructura de cada puesto en cada área y el perfil de la
persona que se requiere en cada puesto de trabajo, área o departamento.

A través de la elaboración e implementación del manual, se puede establecer para cada

cargo sus perfiles, responsabilidades, características generales del cargo y la idoneidad de la
persona que lo va a ocupar. y por supuesto esto facilita todos los procesos de vinculación y
una vinculación asertiva.
Que finalmente lleva a la cooperativa a organizarse de manera que sus colaboradores
contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas y a la consolidación de una entidad
innovadora con procesos de calidad.
TABLA DE CONTENIDO
 POLITICAS Y NORMAS

El manual de funciones de perfil de cargos de la cooperativa de los trabajadores de la

educación y empresarios del putumayo. COOTEP será con base en las políticas generadas
por la Asamblea General y el Consejo de Administración, así como en las
responsabilidades legales propias que le competen al representante legal.

El presente Manual servirá de guía laboral a los entes directivos y a las áreas relacionadas
con los procesos de gestión de talento humano.

 Los procesos y procedimientos para el Reclutamiento y Selección de Personal deben

estar claramente definidos y documentados para asegurar su alineación con los
propósitos generales de la cooperativa COOTEP que conlleve al ingreso de personal
idóneo, garantizar su permanencia y mejoramiento en la prestación del servicio.

 Los procesos y procedimientos para el Reclutamiento y Selección de Personal deben

estar en continuo seguimiento y vigilancia para garantizar su cumplimiento y
efectividad de los procedimientos establecidos, con la finalidad de actualizarlos y
modernizarlos, ya que este Manual es un documento dinámico que puede ser
modificado de manera total o parcial cada vez que sea necesario.

 Establecer el área responsable del Reclutamiento y Selección de Personal.

 Difundir este documento a cada uno de sus colaboradores.

 Capacitar al personal en la aplicación de los procedimientos que contiene.

 El Manual funciones de perfil de cargos debe contener las Políticas, Normas y
Procedimientos que servirán de guía principal para la evaluación del desempeño laboral
del personal y para evaluar la efectividad de la misma.
 El manual de funciones de perfil de cargos es una herramienta esencial para la
capacitación e instrucción del personal de nuevo ingreso.

 El manual de funciones de perfil de cargos entrará en vigencia a partir de la fecha de su

aprobación.

 El manual de funciones de perfil de cargos debe cumplirse para garantizar que cada uno
de los colaboradores actuales y los nuevos se encuentren conforme a sus competencias.
 MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones es un instrumento documentado claro y ordenado que establece una

guía de procesos y procedimientos para la vinculación del personal y la definición de las
funciones y actividades, competencias y perfiles que debe haber para cada cargo. Facilita
los procesos de selección, inducción, capacitación, evaluación, promoción, compensación y
permanencia del personal.

DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS COOTEP

COOPERATIVA DE LOS TRABAJADORES DE LA EDUCACIÓN Y
EMPRESARIOS
DEL PUTUMAYO
Personería Jurídica No. 111 del 1 de febrero de 1984-DANCOOP
Nit.800.173.694-5

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: JEFE AREA COMERCIALY DE MERCADEO
CÓDIGO:
GRADO:
ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO MISIONAL
DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE
CARGO AL QUE REPORTA GERENCIA – CONSEJO DE ADMINISTRACION
ASESORES DE ATENCION AL CLIENTE - ASESORES
CARGOS QUE LE REPORTAN
COMERCIALES – AUXILIAR DE MERCADEO
EJERCEN SUPERVISION JEFE ADMINISTRATIVA – GERENCIA - SUBGERENCIA
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Apoyar a todas la Áreas, en planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el
sistema comercial, diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las
actividades de marketing, captación de asociados, coordinar las actividades de la fuerza de ventas, los planes de comercialización y
mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas establecidas para la promoción, comercialización y
venta de productos y servicios, definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a través del desarrollo de productos,
innovación y marketing.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Proponer proyectos de desarrollo, generar

estrategias y planes de marketing para los
Definir y dirigir la estrategia comercial. productos y servicios.
Buscar siempre un mejor y mayor
posicionamiento en el mercado
Estudiar y comprender todos los mercados y
diseñar la manera de llegar a ellos
Analizar e investigar mercados
Buscar permanentemente nuevas ideas para
cumplir con las estrategias comerciales.
Identificar las necesidades de los clientes y
Analizar y desarrollar productos y servicios proponer productos y servicios acorde a estas.
Asesoramiento y dirección de los clientes
Negociar y proyectar convenios comerciales
Representar a la Empresa en aspectos comerciales Desarrollar, implementar y ejecutar proyectos
en representación de la cooperativa.
Identificar, diseñar, proponer, liderar, organizar y ejecutar Diseñar planes promoción portafolio
políticas, planes, programas, proyectos de promoción del
portafolio de servicios Apertura nuevos canales de ventas
Aplicar las normas establecidas en el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos
“S.I.P.L.A.F.T.”.
Cumplir y hacer cumplir estrictamente el Reglamento Interno de Trabajo, Código de Buen Gobierno,
reglamentos, estatutos y manuales, circulares y reglamentos aplicables a su cargo. Y los establecidos por la ley
y entidades de competencia.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

- Manejo de sistemas de información

- Conocimiento y capacidad de dirigir campañas de marketign
- Conocimiento de la empresa
- Conocimiento de los productos y servicios
- Conocimiento del mercado

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Profesional en Mercadeo, y ventas, Economía, Administración de empresas, Relaciones

internacionales, comercio internacional, Administración Financiera, Mercadeo y publicidad, Ingeniería de
Mercados y/o afines
OTROS ESTUDIOS: formación para el desarrollo diplomados, especializaciones entre otros.

EXPERIENCIA: Experiencia (años): un (1) año en el área relacionada en el sector financiero y/o cooperativo.

DE DESEMPEÑO:

Habilidad persuasora y de negociación

Flexibilidad mental de criterios

Orientación al cliente interno/externo

Facilidad para la obtención y análisis de información

Pensamiento creativo

Habilidades sociales

Tolerancia a la presión

Visión estratégica

Capacidad de innovación

Capacidad de liderazgo

Capacidad de trabajar en equipo

Compromiso
 Responsabilidad

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Conocimientos básicos en Relaciones de negociación, Mercadeo, Investigación de marcados, manejo de sistemas
de información. Habilidad especial en el manejo de procesamiento electrónico de datos. Pensamiento creativo e
innovador. Profundo analista de procesos sistémicos. Alta capacidad de análisis numérico de carácter estadístico.
Autonomía para la toma de decisiones bajo condiciones de presión, limitante de tiempo y periodos de crisis.
Pensamiento lógico y destreza en la inferencia estadística. Facilidad de comprensión de procesos y
procedimientos operativos y de las normas de la entidad como base para contribuir a su adecuada aplicación y
sistematización.

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: ASESOR COMERCIAL
CÓDIGO:
GRADO:
ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO MISIONAL
DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: JEFE AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO
CARGO AL QUE REPORTA JEFE AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO
CARGOS QUE LE REPORTAN NINGUNO
EJERCEN SUPERVISION JEFE ADMINISTRATIVA – JEFE AREA COMERCIAL – GERENCIA

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Apoyar al área Comercial y todas la Áreas, en el desarrollo y ejecución del plan
comercial. asesorar, orientar, a los clientes de la cooperativa y posibles clientes, en toda la información que se
requiere, conocer claramente todos los productos y servicios de la cooperativa, de manera que se fortalezca la
relación entidad- cliente. además de trasmitir información a los clientes y ser receptor de la información que
permita conocer el mercado que lleven a la satisfacción del mercado – el cliente y propender la fidelización de
cada cliente.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Realizar planes de trabajo para la consecución de las metas

Ejecutar las rutas de Venta y de Operación Promover el Modelo de prestación de servicios “Semilla
Cooperativa”
Realizar labor de prospección de futuros asociados de
Agrupar, entrenar y coordinar a las personas acuerdo a las técnicas aprobadas.
interesadas en adquirir los servicios y beneficios
Realizar plan de visita a los asociados o clientes
Promover y elaborar campañas de promoción y Colaborar en el montaje de eventos tales como: actos y
publicidad otros que la entidad active para la divulgación.
Colaborar en la selección del mercado y proponer
actividades de promoción, captación y fidelización
Colaborar con la Gerencia de la entidad en el programa de
captación de ahorro, colocación de crédito, realizando
venta cruzada de estos productos, basado en un calendario
Realizar los procesos de afiliación y crédito estacional de oportunidades.
Recibir solicitudes de crédito de acuerdo con los
procedimientos establecidos en el reglamento de crédito
Responder por el manejo y buen uso de la aplicación
contable y por los registros efectuados con su número de
usuario en la aplicación.
Mantener la confidencialidad de la información Llevar controles diarios del ingreso de asociados o
clientes, de las nuevas aperturas de cuentas y de los
incrementos de depósitos de ahorro, de las nuevas
solicitudes y colocaciones de crédito
Aplicar las normas establecidas en el Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos
“S.I.P.L.A.F.T.”.
Cumplir y hacer cumplir estrictamente el Reglamento Interno de Trabajo, Código de Buen Gobierno,
reglamentos, estatutos y manuales, circulares y reglamentos aplicables a su cargo. Y los establecidos por la ley
y entidades de competencia.
 V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

- Conocimiento y Manejo de sistemas de información

- Conocimientos en promoción, publicidad
- Atención al cliente
- Manejo de mercadeo

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Técnico y/o tecnólogo en administración de empresas, mercadeo y publicidad, comunicación,

y áreas afines.

OTROS ESTUDIOS: cursos de formación relacionados con el cargo, especializaciones, diplomados.

EXPERIENCIA: Experiencia (años): un (1) año en el área relacionada en el sector financiero y/o cooperativo.

DE DESEMPEÑO:

o Trabajar bajo presión.

o Constancia.

o Capacidad para comunicarse

o Presentación personal.

o Orientación al logro.

o Proactivo.

o Emprendedor.

o Creatividad en la solución de problemas.

o Persuasión.

o Tener iniciativa
o liderazgo

Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Conocimientos básicos en Relaciones de negociación, Mercadeo, Investigación de mercados, manejo de sistemas
de información. Capacidad para promover las metas de la organización y el respeto de sus normas
organizacionales. Comprender el entorno de organización y aportar propuestas para el desarrollo y cumplimiento
de metas. Manejo responsable de la información y contribuir constantemente al desempeño colectivo y la
consolidación de la imagen corporativa de la empresa.

SITUACIONES CRÍTICAS DEL CARGO:

o

o Base de datos clientes (actualización permanente de datos).

o Recaudos de cartera

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

 BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES DE PERFILES DE CARGOS

1. Permite definir con precisión y claridad las funciones y actividades del personal.

2. Estandarizar la ejecución de actividades evitando la duplicidad y el desgaste.

3. Permite que el personal asuma un mayor nivel de responsabilidad y seguridad

conociendo lo que debe hacer, como lo debe hacer y para que lo hace.

4. Permite conocer la importancia y el impacto de sus actividades frente a las metas de

la organización.

5. Contribuye a la eficacia y eficiencia en la realización de las actividades.

6. Permite identificar las capacidades del personal y los requerimientos de cada cargo.

7. Facilita los procesos de evaluación y desempeño.

8. Manual de perfiles de cargo permite una mayor eficiencia y seguridad en los

procesos de vinculación y conocimiento de los colaboradores.

9. Le permite a la cooperativa cootep la coordinación y control de los

procesos administrativos de selección de personal.

PARTICIPANTES

Para la elaboración del Manual es necesario la participación de todas las áreas y niveles de
la cooperativa, requiere que todas las áreas tengan la disposición de brindar la información
que se necesita, pero también de aprobación y divulgación de la información para poder
consolidar un documento real y eficiente para la entidad.
Además, se requiere que se designe al personal idóneo y autónomo, líderes de gestión de
talento humano para que a través de la conformación de esta misma área se realicen los
procesos y procedimientos necesarios para que la vinculación de personal sea completa y
acorde a las necesidades de cada cargo, pero también acorde a cada persona según su perfil
y competencia laboral.

PERIODICIDAD

La cooperativa de definir y establecer tiempos para la documentación, elaboración,

revisión, socialización de cada uno de los procesos para la elaboración y puesta en
funcionamiento del manual.

Posterior a este proceso en el mismo manual debe identificarse y definirse los tiempos
periódicos de revisión y actualización.

PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL

A. CONTEXTUALIZACION DE LA ORGANIZACIÓN

Conocer toda la información referente a la organización como su visión, su misión,

procesos actuales, organigrama, numero de empleados, actividad entre otros factores que
contextualicen a la cooperativa.

B. CONTEXTUALIACION DE MANUAL POR COMPETENCIAS

Definir y establecer los objetivos del manual, la justificación, políticas, normas,

responsables, procesos, metodología etc.
 C. CONTEXTUALIZACIÓN DE LOS CARGOS

- Identificación
- Requisitos
- Misión
- Metas

D. RECOPILACION DE LA INFORMACION

Recolectar la información detallada de las funciones de cada cargo y de toda la información que
contribuya a la elaboración y definición de funciones y competencias.

E. ESTRUCTURACION

El contenido y la estructuración del manual debe estar acorde a la planeado y en orden de manera
que la información des clara y objetiva.

F. APROBACION

G. COMUNICACON Y/O SOCIALIZACION

H. EJECUCION

INSTRUMENTOS DE MEDICION

Se requiere que cada uno de los instrumentos de medición sean muy bien aplicados y una
ves que estén definidos no deben obviarse en ninguno de los procesos.
Se pueden utilizar los siguientes instrumentos de medición:

 Entrevistas
  Encuestas
 Visitas
 Talleres
 Capacitaciones

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL

El manual de funciones por competencias es un documento que contiene instrucciones

escritas en forma secuencial y cronológica de cada uno de los procesos y procedimientos,
así como las funciones y requerimientos para cada cargo, así como su estructura,
organización y responsabilidades.

Por lo anterior su consulta, actualización y control deben ser de forma permanente y de

estricto cumplimiento.