ASESORIAS

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Ficha:

LEVANTAMIENTO DE UNA PROPUESTA PARA ESTRUCTURAR PERFILES

POR COMPETENCIAS

DIANA CATALINA ALVAREZ

DIANA MARCELA CALDERON
NATALIA MARTINEZ
ELENA USUGA

TECNOLOGIA EN GESTION DEL TALENTO HUMANO

FASE II: CONTEXTUALIZAR LOS PROCESOS DE LA GESTION HUMANA.

INSTITUCION SENA
ANTIOQUIA
MEDELLÍN
2013
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Revisar los procesos de gestión humana mediante el

modelo de gestión por competencias, para el ajuste o
levantamiento de una propuesta para estructurar perfil de
cargo y manuales de funciones para la empresa
Inversiones J.V.

1. INTRODUCCION
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La siguiente proyecto tiene como objetivo diseñar una propuesta para la

estructuración de cargos y elaborar manual de funcione para la empresa
Inversiones J.V, mediante la revisión de los diferentes procesos de la gestión
humana a partir de un modelo de gestión por competencias durante el
segundo semestre de 2013.
Para ello fue necesario realizar 4 visitas que permitieran la recolección de
información requerida para el diseño de los perfiles y manuales de los cargos
secretaria y vendedor.
Se diseñaron además instrumentos de recolección de información y una
propuesta de direccionamiento estratégico.
Ya que el área de gestión humana cuenta con procesos básicos, como:
nomina (comisiones por venta y recaudo, que no hace parte del factor
prestacional), vinculación por medio de una cooperativa y prestaciones
sociales.

En cuanto a la estructura de cargos se observa que no se encuentran

documentados, no están establecidos por competencias y no existe un
manual de funciones.

Asesorías Gestión Plus, Igualmente se realizó un perfil y diagnostico

organizacional en la que observamos la necesidad de estructuración de
cargos y realizar un manual de funciones por competencias.

Al finalizar el proyecto, la empresa se beneficiara ya que le presentaremos

una propuesta de un direccionamiento estratégico marcado con la
normatividad vigente.
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3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las empresas de la actualidad quieren mostrar competitividad ante el sector del

mercado objetivo y el mundo globalizado, se deben enfocar en mostrar que no solo
su producto es bueno sino que además tienen que basarse en una estructura
organizacional tan eficiente que pueden competir con sectores más amplios en
cuestión de crecimiento.

Es por ello que vemos en las pymes un foco para promover no solo su potencial
sino facilitarles la organización para una proyección más solida.

Este es el caso de la microempresa Inversiones J.V, la cual está legalmente

constituida desde hace 20 años, se dedica a la distribución de productos para el
hogar mediante la comercialización puerta a puerta, en la actualidad cuenta con 8
empleados y una estructura física propia.

La empresa Inversiones J.V presenta dificultades en la asignación de funciones a

cada uno de los colaboradores, lo que genera reprocesos, conflictos, insatisfacción,
disminución de la productividad, incremento en el riesgo durante el desempeño de la
labor, etc.

Lo anterior está relacionado con la carencia de un sistema de gestión por

competencias que transversalice los diferentes procesos de la gestión humana,
específicamente la carencia de un diseño funcional y actualizado de perfiles y
manual de funciones creado por competencias.
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4. OBJETIVO GENERAL

Diseñar una propuesta para la estructuración de cargos y elaborar manual de

funciones para la empresa Inversiones J.V, mediante la revisión de los diferentes
procesos de la gestión humana a partir de un modelo de gestión por competencias
durante el segundo semestre de 2013.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Establecer mediante entrevista el perfil y diagnostico organizacional de la

empresa inversiones J.V.

 Revisar los diferentes procesos de la gestión humana.

 Diseñar instrumentos para la recolección y almacenamiento de la

información.
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 Recolectar información sobre diferentes aspectos de la compañía para

conocer sus necesidades reales.

 Aplicar los instrumentos diseñados.

 Levantar una propuesta para la estructuración de cargos y elaboración de

manual de funciones.

5. JUSTIFICACIÓN

Diseñar una propuesta para la estructuración de cargos y elaborar manual de

funciones para la empresa Inversiones J.V, mediante la revisión de los diferentes
procesos de la gestión humana a partir de un modelo de gestión por competencias
durante el segundo semestre de 2013.
Debido a que la empresa Inversiones J.V presenta dificultades en la asignación de
funciones a cada uno de los colaboradores, lo que genera reprocesos, conflictos,
insatisfacción, disminución de la productividad, incremento en el riesgo durante el
desempeño de la labor, etc.

Disminuir el nivel de rotación del personal e incrementar la productividad y

satisfacción de los colaboradores y de la organización a partir del diseño de un
modelo de gestión por competencias, para el ajuste o levantamiento de una
propuesta para estructurar perfil de cargo y manuales de funciones para la empresa
Inversiones J.V, lo que permitirá establecer funciones, competencias y
responsabilidades, entre otras características de los cargos secretaria y vendedor.
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La estructuración de cargos que se pretende realizar en Inversiones J.V parte de la

necesidad de un departamento de gestión humana ya sea interno o externo
utilizando las características claves que tiene el personal actual y aquellas que
hacen que también, un determinado puesto de trabajo sea más eficaz, para lograrlo
es necesario desarrollar el perfil de los cargos y el manual de funciones desde la
perspectiva de las competencias bien estructurados.

6. POBLACIÓN Y MUESTRA

La empresa Inversiones J.V. cuenta actualmente con cuatro cargos y doce

colaboradores de los cuales se elegirá una muestra poblacional así:

AREA

# DE
PERSONAS
CARGO PORCENTAJE PORCENTAJE
DE CARGOS A
NIVEL
ESTRUCTURAR
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ADMINISTRATIVO  ADMINISTRADOR  1 8%

 SECRETARIA  1 8% 8%

OPERATIVO  BODEGUERO  1 8%

 VENDEDORES  9 75% 75%

TOTAL
PORCENTAJE
 12 100% 83%

7. METODOLOGÍA

En el proyecto formativo se utilizara una metodología que se dividirá en 5 fases, en

las cuales se desarrollaran unas actividades específicas:

Acercamiento: Esta fase cuenta con un cuestionario el cual nos da las bases para
empezar a realizar la estructura organizacional. Es contactar la empresa Inversiones
J.V Por medio de un miembro activo de la organización.

Diseño: Se establecerán las técnicas que vamos a emplear para el desarrollo del
proyecto, en las cuales están la observación, la entrevista y la encuesta.
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Levantamiento y aplicación: En esta fase realizaremos un cuestionario y una lista

de chequeo para recopilar la información necesaria .por parte de los miembros de la
organización.

Análisis de la información: consiste en separar los elementos básicos y

organizarlos con el propósito de extraer lo primordial que sirve como ayuda para
elaborar un perfil de cargo.

Diseñar el instrumento para el perfil de cargo: Es la redacción de un documento

donde se exponen los aspectos necesarios del cargo dentro de la organización, de
acuerdo al manual de procesos y procedimientos de la misma y a la normatividad
legal vigente.

Presentar la propuesta del perfil de cargo y manual de funciones a la organización,

administrador y demás miembros que se consideren convenientes, mediante un
previo estudio y documentación.

8. MARCO TEÓRICO:

Para una debida aceptación por parte de la empresa, es necesario brindarles un

conocimiento general, para es preciso realizar un marco teórico donde se
establezcan definiciones generales de los temas que se van a manejar en toda la
formulación del proyecto.

Competencias: Es la capacidad de realizar un comportamiento, conductual o

cognitivo, que permite a una persona obtener un resultado o desempeño superior
que el de otra persona en situaciones similares y con los mismos recursos
disponibles. Una competencia es una diferencia en el desempeño, debe cumplir si o
si, con la condición de ser la capacidad que tiene una persona de realizar un
comportamiento que provoca un resultado o desempeño superior al de otras.
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Sistema de gestión por competencias: se refiere a la trasnversalización de todos

los procesos de la Gestión Humana desde el modelo de gestión por competencias.

Cargo: Es la funcionalidad que se le asignara a una persona, con el fin de

establecer y que conozca las líneas de autoridad y subordinación, funciones,
responsabilidades, y todo lo que lo caracterice y diferencié otros cargos.

Manual de funciones: Será el instrumento de trabajo que tendrá el conjunto de

normas y tareas que desarrollara cada funcionario en sus actividades cotidianas y
será elaborado técnicamente basados en respectivos procedimientos.

Perfil ocupacional: Es la descripción de las habilidades, capacidades,

conocimientos, actitudes y aptitudes que tendrá el colaborador para ejercer
eficientemente el puesto de trabajo.

9. ALCANCE:
Disminuir el nivel de rotación del personal e incrementar la productividad y
satisfacción de los colaboradores y de la organización a partir del diseño de un
modelo de gestión por competencias, para el ajuste o levantamiento de una
propuesta para estructurar perfil de cargo y manuales de funciones para la empresa
Inversiones J.V, lo que permitirá establecer funciones, competencias y
responsabilidades, entre otras características de los cargos secretaria y vendedor.
Basados en la propuesta de diseñar una estructuración organizacional, de cargos,
perfiles y manual de funciones para la microempresa inversiones J.V, se detallara de
manera explícita la necesidad de construir unos instrumentos sólidos que nos
permitan de manera eficaz abarcar y obtener la información necesaria para poder
cumplir con el objetivo propuesto.
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Es por ello que se tendrá en cuenta un tiempo aproximado de dos meses, el cual
debe finalizar a más tardar el 20 de noviembre de 2013,este entregable tendrá toda
la descripción del proceso y el paso a paso hasta el producto final, que en este caso
será el levantamiento de perfil.

10. PERFIL Y DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL:

La microempresa inversiones J.V es una organización mediana del sector privado,

se encuentra ubicada en la dirección calle 106B # 67 -32 en el barrio Gratamira de
Medellín.

Su actividad es la comercialización de productos para el hogar, realizando unas

ventas puerta a puerta y a crédito.

En la visita que se realizo se pudo observar que aunque la empresa esta

legítimamente constituida no cuenta con un sistema organizacional establecido; por
lo cual asesorías gestión plus pretende montar todo un esquema para dar orden y
solidez y puedan así ser más competitivas para el mercado de hoy.

NOMBRE DE LA EMPRESA: INVERSIONES J.V.

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TIPO DE EMPRESA SEGÚN:

- Tamaño: Mediana empresa

- Sector: Privado
- Actividad: Comercio PYP

UBICACIÓN GEOGRÁFICA: Calle 106B # 67 -32 en el barrio Gratamira de

Medellín.

CRITERIO SI NO OBSERVACIONES

1. Estructura general X Está estructurada pero no por competencias

(Organización)
Misión x No cuenta con una misión por lo cual se le
implementara la siguiente misión:

Somos una micro empresa creada desde el año

1993, dedicada a la comercialización de
productos para el hogar, propiciando calidad y
excelente servicio a las familias de bajos
recursos en el área urbana y rural de Antioquia.

Visión x No tiene visión por lo cual se propone la siguiente :

Para 2018 inversiones J.V quiere garantizar un

desarrollo sostenible para que la organización
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Objetivos estratégicos
Valores corporativos
Principios rectores de la
cultura organizacional
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y sus empleados cuenten con una mejor
calidad de vida y unas condiciones labores
solidas regidas por la normatividad vigente.
X No cuenta con objetivos estratégicos por lo cual se
proponen los siguientes:
 Dar facilidad de adquisición de
productos del hogar a las familias
 Ser fuente de empleo e impulsar el
crecimiento económico de sus
colaboradores.
 Realizar estudios y estrategias para estar
actualizado en las nuevas tendencias de
mercado.
 Generar estudios de zonas claves para la
distribución de sus productos.
 Realizar una organización minuciosa de
las rutas de cobro
X No tiene valores establecidos, por lo cual se
proponen los siguientes:
 Cumplimiento de compromisos
 Honestidad
 Trabajo en equipo
 Servicio
X No cuenta con principios culturales por lo que se
sugiere los siguientes:
Confianza: Implicar en el cambio supone no
dudar de la capacidad de las personas para
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percibir que es necesario cambiar.

Conversación: La conversación es la
comunicación más efectiva.

Participación: todo el talento humano

participando por un fin común: el crecimiento
como personas y el crecimiento de la
organización.

Liderazgo: Liderar consiste fundamentalmente

en movilizar y aprovechar los liderazgos que
existen en todos los niveles de la organización.
Se trata de diluir el Yo entre el Nosotros.

Organigrama X No cuenta con un organigrama establecido por lo

cual se implementara el siguiente:

Administrador

Secretaria

Bodeguero - vendedores

Sistemas de gestión o x la organización solo tiene establecidos los

procesos existentes en la siguientes procesos:
organización
 Nomina
 Vinculación
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2. Estructura particular
(Área de gestión
humana)

Sistema de gestión humana x No cuenta con un sistema por competencias por lo

por competencias cual se estructurara.

Perfiles de cargos x Los cargos que hay no están por competencias por
estructurados por lo cual se realizara una estructuración para
competencias (especificar el poderlos definir.
número)

Proceso de selección de X Pendiente por realizar

personal por competencias

Proceso de vinculación de X Pendiente por realizar

personal por competencias y
administración de nómina

Proceso de inducción y re- X Pendiente por realizar

inducción por competencias

Proceso de fortalecimiento X Pendiente por realizar

del talento humano:
capacitación, entrenamiento
y formación por
competencias

Proceso de evaluación o X Pendiente por realizar

gestión del desempeño por
competencias

Programa de bienestar social X Pendiente por realizar

laboral

Programa de salud X Pendiente por realizar

ocupacional
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3. Estructura
específica
(cargos)
Existen competencias
organizacionales definidas
Los perfiles de cargos
definen y descriptores
competencias
Perfiles contienen
identificación del cargo
El objetivo del perfil de cargo
se articula al objetivo
estratégico de la
organización
Cada cargo cuenta con un
manual de funciones
El perfil especifica las
responsabilidades del cargo
Perfiles contienen
condiciones generales del
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X Según lo investigado en la empresa, no hay
competencias definidas, por lo cual realizaremos el
proceso necesario para que queden definidas las
competencias organizacionales.
X No, los perfiles de cargos que se tienen son
tradicionalistas pues el ideal que tiene la
organización en el momento es que sean personas
que sepan vender y proactivos.
X No, aunque en la empresa solo hay tres perfiles
todos realizan actividades similares, no se ha
determinado las funciones que le corresponden a
cada perfil.
X La empresa como tal no tiene unos objetivos
claros, pues su esquema se basa principalmente
en la ventas y la distribución de sus productos, y si
estas dos tareas dan la productividad necesaria se
ha cumplido con el objetivo común.
X No, los tres cargos que hay hacen funciones
similares aunque con un enfoque diferente. Es por
ello que se establecerá un manual de funciones
para cada uno y según su perfil realicen tareas
diferentes.
x No tiene las responsabilidades definidas en cuanto
al cargo, pero saben la distribución que se realiza
en cuanto a las tareas a realizar diariamente
X Como no hay unos perfiles no tienen definidos las
condiciones del puesto de trabajo, es por ello que
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puesto de trabajo del cargo se planteara una propuesta.

La empresa utiliza los X No, ya que no cuenta con un área de gestión

perfiles de cargos, para humana.
transversalizar los diferentes
procesos de la gestión
humana.

El instrumento o plantilla del X No, se realizara el levantamiento de perfiles

perfil articula lineamientos de
calidad establecidos para la
documentación.

OTROS ASPECTOS RELEVANTES: la empresa aunque está constituida

legalmente, no cuenta con un sistema organizacional establecido por lo cual
asesorías gestión plus, pretende presentar una propuesta con todo el esquema
para dar orden y solidez a la empresa. Se realizara el diseño del perfil y manual de
funciones de dos de cargos que tienen la empresa, los cuales facilitaran y mejoraran
las condiciones actuales de la empresa.
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11. DISEÑO DE LA PROPUESTA: Esta propuesta se fundamenta en la necesidad

de crear un sistema por competencias, el cual nos facilitaría el conocimiento y el
aprendizaje del proceso formativo en el que nos encontramos.
Es por esto que se comienza con la identificación, recolección de información,
debates entre que era lo más relevante que debíamos realizar para la empresa
Inversiones J.V y se llego a la conclusión, de que era determinante complementar
un direccionamiento estratégico para que se pudiera ejecutar la idea de un
levantamiento de perfiles y manuales de funciones por competencias.

VALORES CORPORATIVOS:
 Cumplimiento de compromisos: Ser una empresa líder, que genere
confianza y credibilidad en el cumplimiento de compromisos con
proveedores, clientes internos y externos.
 Honestidad: Es la base del crecimiento de la compañía ya que es
fundamental en cada uno de los procesos y procedimientos que se realizan.
 Trabajo en equipo: Es fundamental para sostener y continuar la trayectoria
de la empresa ya que es de esta manera que se logran los resultados
esperados.
 Servicio: El crecimiento de la compañía se ha basado en tener y prestar un
excelente servicio tanto al cliente interno como externo.

PRINCIPIOS RECTORES DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL:

Confianza: Implicar en el cambio supone no dudar de la capacidad de las personas

para percibir que es necesario cambiar.

Conversación: La conversación es la comunicación más efectiva.

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Ficha:

Participación: todo el talento humano participando por un fin común: el crecimiento

como personas y el crecimiento de la organización.

Liderazgo: Liderar consiste fundamentalmente en movilizar y aprovechar los

liderazgos que existen en todos los niveles de la organización. Se trata de diluir el
Yo entre el Nosotros.

ORGANIGRAMA:

Administrador
(01)

Secretaria
(01)

Bodeguero Vendedores
(01) (09)