OBS BUSINESS SCHOOL

MASTER: PROJECT MANAGEMENT

DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

ACTIVIDAD 4

ANÁLISIS DE CASOS

CASO PMO EMPRESA DE SERVICIOS TIC

Docente: JOAN TORRES MORENO

Integrante

CARLOS AUGUSTO RAMIREZ ACUÑA

Junio 23 de 2019

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Tabla de contenido

RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................... 3

PREGUNTAS ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
1) DISEÑO

PREGUNTA

PREGUNTA 1.1 ................................................................................................................ 13

PREGUNTA 1.2 .................................................................................................................. 6
PREGUNTA 1.3 .................................................................................................................. 7
PREGUNTA 1.4 .................................................................................................................. 8
PREGUNTA 1.5 ................................................................................................................ 10
PREGUNTA 1.6 ................................................................................................................ 11

2) IMPLEMENTACION……………………………………………………………………..……12

3) COMUNICACIÓN……………………………………………………………………………...13

PREGUNTA 3.1…………………………………………………………………………………..13

PREGUNTA 3.2…………………………………………………………………………………..13

PREGUNTA 3.3……………………………………………………………………..……………13

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 14

Página 2 de 15
RESUMEN EJECUTIVO
Explicación máxima en 1 página para que el lector obtenga una visión global de los
aspectos más importantes del documento.
El Caso PMO TIC corresponde a un caso de análisis, determinación e Implementación de
una PMO, definiendo el tipo de la misma, que mejor aplique a una Empresa TIC, en este
ejercicio se expondrá la necesidad o no de implementar una PMO,(Project Management
Office) también llamada Oficina de Gestión de Proyectos, a la luz de una serie de variables
definidas y particulares de una Empresa de Servicios TIC (Tecnologías de Información y
Comunicaciones). Para este caso considero importante definir con claridad que es una
PMO

” Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Una Oficina de Dirección de Proyectos es un

cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas
con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdicción.
Las responsabilidades de una oficina de dirección de proyectos pueden abarcar desde el
suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad
de la dirección directa de un proyecto. La PMO puede ser un interesado si tiene alguna
responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto. “
2008 Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®) — Cuarta edición

Resulta claro que los socios creadores de esta empresa TIC, corresponden a antiguos
Freelance, que ahora unidos deciden fundar esta nueva sociedad con cuatro líneas de
Negocio asi: 1. Movilidad (desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles), 2.
Implantación aplicaciones ERP (‘Enterprise Resource Planning’), 3. Consultoría de mejora
de procesos 4. Apoyo a las empresas en la gestión de concursos para grandes proyectos
de outsourcing (comunicaciones, administración de sistemas, Centro Proceso de Datos,
etc.)

Plan Estratégico a 3 años

“500.000€ en el 1r año, 750.000€ en el 2º año y 1.050.000€ durante el 3r año. La facturación

del primer año se reparte de la siguiente manera entre las unidades de negocio: movilidad
20%, ERP 60%, procesos 10% y apoyo a concursos 10%. El crecimiento anual lo liderará
los servicios de movilidad con un 50%, el resto del crecimiento se reparte de la siguiente
manera: ERP 30%, procesos 10%, apoyo a concursos 10%.” Fuente documento de estudio caso
PMO Empresa de servicios TIC- Joan Torres OBS Business School”

PREGUNTAS
A continuación, presentamos las respuestas de acuerdo al siguiente cuestionario:

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 1) Diseño:

Hay una cartera importante de clientes que están esperando por los servicios y se debe
garantizar el éxito de los proyectos en las 4 líneas de negocio. Estás evaluando la
posibilidad de establecer una PMO.

PREGUNTA 1
1.1 a) Diseña la estructura organizacional de la empresa.

EMPRESA DE SERVICIOS TIC

SOCIOS
FUNDADORES
1-2-3

MOVILIDAD APOYO EMPRESAS

IMPLANTACION CONSULTORIA
DESARROLLO PARA GESTION CONCURSOS
(APLICACIONES ERP) MEJORA DE PROCESOS
MOBILES

STAFF STAFF STAFF STAFF

T T T
T
A STAFF A STAFF A
A
STAFF F F F
STAFF F
F F F
F
T T
T
T A A
A
A STAFF F F
STAFF F
F
STAFF F
STAFF F F
F
T T
T
T A A
A
A F F
F
F F F
STAFF F STAFF F

T T
A A
F F
F F

1.1.b) ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta?

Aquí es claro que en esta estructura inicial y por la información contenida en el

documento Caso PMO TIC, en estudio, solamente sabemos que existen tres socios,
quienes anteriormente se desempeñaban como Freelance en 4 áreas específicas:

• Movilidad (desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles)

• Implantación aplicaciones ERP (‘Enterprise Resource Planning’)

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 • Consultoría de mejora de procesos

• Apoyo a las empresas en la gestión de concursos para grandes proyectos de

outsourcing (. comunicaciones, administración de sistemas, Centro Proceso de
Datos, etc.)

Adicionalmente conocemos que existen veinte personas contratadas, repartidas

en cada una de estas 4 áreas funcionales, mencionadas anteriormente.

1.1.c) ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?

En este aspecto en particular podríamos decir que como cada socio, tres en general,
se venían desempeñando como Freelance, en la anterior organización y antes de
Fundar la Empresa de servicios TIC, es razonable que estos mismos socios fuesen
los Project Managers de mínimo 3 Unidades funcionales de 4 en total que son las
líneas de negocio ofrecidas, en este sentido considero que podrían estar distribuidos
3 de los socios en las tres primeras líneas de negocio y un cuarto Project Manager
externo quien se encargaría de la cuarta línea de negocio, como se explica en la
siguiente figura.

MOVILIDAD
SOCIO 1

Apoyo a las
empresas en UNIDADES Implantación
proyectos de DE aplicaciones
outsourcing NEGOCIO ERP SOCIO 2
EXTERNO

Consultoría de
mejora de
procesos
SOSOCIO 3

FIGURA 1 LINEAS DE NEGOCIO

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PREGUNTA 2

1.2. Determina si crearías una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías
explicadas en el material base). Razona la respuesta.

Dada la necesidad de establecer líneas de negocio exitosas,(Proyectos) y con unas

estrategias de negocio de crecimiento sostenido en el transcurso de los próximos 3 años,
se hace imprescindible la creación de una oficina de gestión de Proyectos PMO, ( Project
Managemet Office) que permita el logro de los objetivos propuestos en términos de
capación de nuevos clientes, crecimiento esperado, costos del proyecto, estandarización
de procedimientos y en general la aplicación de buenas prácticas que redunden en mejora
continua de la Organización

• 1.2.a) Tipo de PMO( CONTROL)

El tipo de PMO que he escogido para este caso en particular corresponde al de Tipo
de Control dado que esta presenta estas características generales que la identifican
así:

• Los mecanismos de control implementados se realizarán en mejoras en la ejecución

de los proyectos.
• Se puede utilizar en organizaciones en las que no apliquen procedimientos
uniformes de Gerencia de Proyectos y se necesite estandarizarlos.
• Su éxito depende de establecer revisiones periódicas que cada proyecto debe
aprobar
• Los requerimientos exigidos por una PMO de control pueden incluir la adopción de
cierta metodología o ciertas reglas.
• Su aplicación indirectamente exige el uso de metodologías, de plantillas
herramientas, y diversos mecanismos de gobernabilidad.
• Es necesario garantizar el apoyo de la alta gerencia en exigir los controles que la
PMO define.
• Proporciona soporte y asegura en cumplimiento por diversos medios.
• Suministra mejores prácticas, plantillas y experticia, y define mecanismos para
garantizar que se utilicen.
• Es necesario garantizar el apoyo de la alta gerencia en exigir los controles que la
PMO define
Es claro para mí que una organización como la del estudio, necesita una PMO de las
anteriores características, de manera que pueda controlar la mayoría de los procesos con
procedimientos estandarizados, con métricas definidas, con estrategias definidas, reportes

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periódicos, y sobre todo con mejoras continuas de manera que pueda ser evaluable cada
cierto periodo de tiempo.

PREGUNTA 3
1.3 Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO.

Para efectos de ilustrar la incorporación de la PMO de Control (Project Management

Office) u Oficina de gestión de proyectos en esta Empresa de servicios TIC, procederé a
graficar la nueva estructura, la cual deberá incluir necesariamente las proyecciones de
facturación en términos cualitativos y cuantitativos, asociados a líneas de proyecto, de
manera que la PMO pueda monitorear cada Unidad de negocio con cifras reales

Esta PMO también tendrá una orientación como una PMO Corporativa La “P.M.O.
corporativa” es co-reponsable de la dirección corporativa de la Organización junto con el
Nivel Sénior de la Compañía (Director General, Controller Financiero), asegurando una
traducción de la “Dirección Estratégica” de la Compañía en una “Dirección por Objetivos”,
es decir, “Dirección Estratégica POR Proyectos” (Organizaciones “multiProyecto”,
“proyetizadas”). Fuente OBS_MPM_DEP_ Material Base

FIGURA 2 P.M.O DE CONTROL CORPORATIVA Página 7 de 15

PREGUNTA 4

1.4 Explica las principales responsabilidades de la PMO.

Dentro de las principales responsabilidades de una PMO, y su implantación en una

organización podemos destacar lo descrito en el PMO3, “si esta estandarizado, se pude medir”;
“si se puede medir se puede controlar” y “si se puede controlar es posible mejorar”.

Principales responsabilidades de nuestra PMO

REPORTES DE AVANCE

GESTION
ESTANDARIZACION DE ASEGURAMIENTO
PROGRAMAS Y AUDITORIA Y CALIDAD
PROYECTOS

RESPONSABILIDADES DE
P.M.O DE SERVICIOS TIC

CONTROL CONTABLE Y SOPORTE

FINANCIERO ADMINISTRATIVO

GOBERNABILIDAD DE L GESTION DE LAS

PROGRAMA O COMUNICACIONES
PROYECTO INTERNAS DE EQUIPO

FIGURA 3. RESPONSABILIDADES P.M.O DE CONTROL CORPORATIVA

Fuente OBS_MPM_DEP_ Material Base

1.4.a) ESTANDARIZACION

El proceso de estandarización de Procesos y procedimientos resulta fundamental en el éxito

de una PMO, es claro que los lineamientos, reglas y características definen los estándares
mínimos con los cuales se desarrollaran los proyectos, programas o portafolios de una

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Organización, aquí radica su real importancia, la Empresa de servicios TIC, no será la
excepción y por tanto existe la necesidad de generar una metodología estandarizada de
hacer las cosas propia de una empresa de estas características, la PMO diseñada trabajara
a todos los niveles de la Organización desde su Junta Directiva (Socios) hasta cada una de
las Unidades funcionales, lideradas por los mismos accionistas y su Staff de colaboradores,
es por esto que nuestra PMO es de carácter de Control Corporativa. Aquí se
estandarizarán, plantillas, formatos, reportes, informes, en cada una de las Unidades
funcionales logrando la Excelencia profesional de cada Freelance, entre los que se
destacan entre otros OBS Fuente MPM_DEP_ Material Base

1.4.b) MEDICION

Establecer plantillas y reportes periódicos de medición será fundamental para evaluar el

avance y logro de objetivos propuestos en nuestra Organización de Servicios TIC

MEDICION DE •Cuadro de
CONSECUCIO Mando
N DE
OBJETIVOS

•Inspeccionar
METRICAS lo que se
Espera

MEDICION DE •Datos de valor

RENDIMIENTO •Cronogramas,

FIGURA 4. ASPECTOS DE LA P.M.O DE CONTROL CORPORATIVA EMPRESA DE SERVICIOS TIC

1.4.c) CONTROL

“El proyecto que no se planifica, no se puede medir ni controlar. Y si no se puede

controlar, no debiera ejecutarse”

La anterior premisa describe perfectamente la Importancia del CONTROL en la

gestión y administración de proyectos, Programas y Portafolios, para el caso de
nuestra Organización de Servicios TIC, no será la excepción y esta estará dada
fundamentalmente por aspectos tales como:

• Control de ejecución de las líneas base de alcance, tiempo y coste

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 • El control directo e integral de los recursos compartidos
• Autocontrol: supervisión y control del propio trabajo de la P.M.O.

• Control a iniciativas de Inversión (Portfolio, Programa y Proyecto).

• Gestión estratégica y control.

NIVELES DE CONTROL

• El nivel estratégico, relativo al concepto de negocio de Servicios TIC (Movilidad,

Implantación, Consultoría, Apoyo a Grandes Empresas)
•
• El nivel táctico, relativo a la gestión de los mercados, de los clientes conocidos y
Alos que se les prestaba asesoría en anterior empresa
•
• El nivel operativo, lo que realiza cada unidad funcional con su respectivo Staff.
“Cuando la gente sabe lo que se está midiendo y controlando no pierden de vista los
objetivos.” este será un slogan de nuestra nueva Empresa de servicios TIC

1.4.d) MEJORA CONTINUA

Se define como uno de los niveles de proceso continuo de madurez de una Organización
en nuestro caso Empresa de servicios TIC, El liderazgo del Programa (su Equipo de
Gestión) debe promover una actitud de aprendizaje y mejora continua (a los Project
Managers), en este caso a los Project Lader de cada unidad funcional (Movilidad,
Implantación, Consultoría y Apoyo a grandes empresas)

Los Proyectos de nuestra Empresa de servicios TIC, perdurarán y dependerán de las

necesidades generadas por la constante necesidad de mejora continua en cada una de sus
áreas de gestión por lo cual siempre será un aspecto a revisar permanentemente

La adopción de nuevas y buenas prácticas en nuestra empresa de Servicios TIC, en sus

diferentes programas y Proyectos, generara la disciplina de mejora continua, con lo cual
podremos afirmar que “si esta estandarizado, se pude medir”; “si se puede medir se puede
controlar” y “si se puede controlar es posible mejorar”.

PREGUNTA 5
1.5 Indica las ventajas y desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO
diseñada.

1.5.a) VENTAJAS

• Implementa la asignación de Tareas administrativas a cada miembro de la

Organización ya sea por Proyecto, Programa o Portafolio, en nuestro caso

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 particular definirá para cada Project manager y su respectivo Staff la manera en que
actuaran en la Organización con responsabilidades claras

• Se generarán procesos y procedimiento para el Manejo de la Información lo que

redundara en organización control y mejora continua, permitiendo el registro de toda
la información de la Empresa de Servicios TIC.

• El registro y manejo de la Información a todo nivel nos permitirá de manera rápida y

eficaz el Procesamiento de Datos, con fines estadísticos, para posteriormente
poder realizar nuestros procesos de medición de Objetivos y de mejora continua

• Alrededor de nuestra PMO de Control Corporativa se generarán la mayoría de los

Servicios centralizados de nuestra Empresa de servicios TIC, lo que tendera a
reducir costos pues evita duplicidad de funciones y recursos

• La s Funciones propias de nuestra PMO, coadyubaran en la estructuración de

procesos y procedimientos de Gestión y Dirección en la totalidad de la
Organización, estandarizando metodologías procesos y procedimientos de la
mayoría de actividades desarrolladas por los Project Managesr y su staff

• Con aspectos como los mencionados anteriormente e implantados por nuestra

PMO de Control Corporativo, nuestra Empresa de servicios TIC Mejora en la
eficacia (resultados/objetivos) y eficiencia (optimización de recursos),
generando mejores beneficios a todo nivel y resultados para la Organización

• La creación de nuestra PMO de Control corporativo se asume el manejo de múltiples

Proyectos, en línea tanto en (Proyectos, programas y portafolios), con lo cual queda
desechada la idea de una PMO para un único Proyecto

• Supervisa la calidad y conveniencia de las herramientas de gestión de Proyecto,

programa y portfolio de la Organización

•
1.5.b) DESVENTAJAS

• La verdad desde mi punto de vista no veo desventajas relevantes, más allá de que
pueda interpretarse como una acción de costos adicionales y de carácter burocrático
• Puede Generar resistencia al cambio por parte de las diferentes integrantes de las
Unidades Funcionales y equipo de Staff

PREGUNTA 6
1.6 ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la
necesidad de implantar la PMO?

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 .
Ventas

$230.000 Eu
10%
$700.000 Euros
$230.000 Eur 30.44%
10%

$1.140.000 Euros
49.56%

MOVILIDAD IMPLANTACION CONSULTORIA APOYO EMPRESAS

Argumentos cuantitativos

• El Total de la facturación para cada una de las áreas en los tres años del plan
estratégico asciende a la Suma de (Movilidad $ 700.000 Euros-Implantación $
1.140.000 Euros- consultoría $ 230.000 Euros – Apoyo a Grandes Empresas
$230.000 Euros) Cifras que sumadas ascienden a un Total de $2.300.000 Euros
estos niveles de Facturación ameritan ciertamente una PMO de Control Corporativo.

Argumentos Cualitativos

• Ciertamente el área de Implantación tendrá una gran responsabilidad en el total de

la facturación de la Empresa de Servicios TIC, por lo cual amerita un plan estratégico
muy estudiado que permita que su relación con las demás áreas de la Organización
y sus clientes sea sincronizada y muy asertiva, sus procesos y procedimientos
deberán estar en estricta relación con los clientes y políticas de la Empresa

• El área de Movilidad aportará el segundo Renglón más importante en términos de

Facturación en la Organización aquí se deberá diseñar un plan muy estructurado en
términos de nuevas tecnologías y su participación en los diferentes sectores de la
economía en que participan sus potenciales clientes, su relación con el área de
Movilidad deberá ser permanente y estrictamente relacionadas

2) Implementación

Explica los pasos o fases que seguirías en la implementación de la PMO que has
diseñado anteriormente. Razona la respuesta.

• Se procederá a suscribir el Acta de constitución de la PMO de Control Corporativo,

definida para dar carácter de Proyecto a la PMO

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• Se establecerá un plan estratégico con cada una de las áreas funcionales
(Movilidad-Implantación- consultoría- Apoyo a Grandes Empresas) para asegurar
las ventas establecidas en los 3 años
• Se elaborará un cronograma por Hitos y por Unidad Funcional, con metas y objetivos
trimestrales para poder medir su avance
• Se Socializará con el cada Project Manager y su equipo el Plan Estratégico
Diseñado en conjunto a fin de Integrar el mismo con toda la Organización.
• Se Gestionará con Socios Fundadores (Freelance 1-2-3) los Recursos necesarios
para su Implementación (Económicos-Humanos-Logísticos) a fin de asegurar el
éxito de la PMO
• Se diseñará con cada Unidad Funcional las plantillas, informes, formatos y en
general los roles y responsabilidades de cada Miembro, con el objeto de
estandarizar y registrar todos los procesos y Procedimientos.
• Se realizará un Feedback con cada miembro para determinar sus reales
expectativos frente a los objetivos propuestos y recibo de sugerencias o
comentarios
• Creación de estándares, métodos y procedimientos

3) Comunicación:
3.1. Indica qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la
PMO. describe al menos tres ejemplos.

Los Project Leaders entregaran a la PMO reportes tales como Actividades

realizadas, Estructuras de Desglose del trabajo (EDT/WBS),benchmarks, informes,
estimaciones, recursos necesarios, planes de gestión de proyectos anteriores,
correspondencia, etc. También incluyen la información que la organización ha
aprendido en proyectos anteriores. Ejemplos

• Riesgos del proyecto anterior,

• Mediciones de rendimiento, datos de valor
• Los cronogramas de los últimos proyectos, e Informes de estado

3.2. Indica qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project
Leaders’. Describe al menos tres ejemplos.

La PMO registra las métricas del (Portafolio, Programa o Proyecto) y pronostica el

futuro, autoevalúa su capacidad de gestión. Priorizando Proyectos y Programas trae
consigo beneficios tangibles para la Organización Ejemplos:

• La PMO genera adopción de metodologías, plantillas, formularios, y

revisiones periódicas conformidad con las estrategias de la Organización y
revisiones periódicas.

• La PMO da soporte a los equipos, a través de consultoría, capacitación,

evaluación de riesgos, rescate de proyectos, Preparación de datos con
lecciones aprendidas y Líneas de solución de Problemas,

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 • Centralización de la comunicación entre Project managers, Patrocinadores
(Sponsors) y otros interesados

3.3. Indica que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO.
Describe al menos tres ejemplos.

Corresponde a un Adecuado registro, distribución y presentación de reportes

actualizados (informe de gestión) sobre el estado del Portfolio y de todos los
Programas y Proyectos que lo integran, de igual forma ayudara en la priorización
de Proyectos de Interés para la Organización y que estén alineados con las
estrategias corporativas, directrices, políticas, ética Visión y Misión: Ejemplos

• Seguimiento al Status y grado de avance temporal del o de los Proyectos

(Cronograma)
• Status y grado de avance de costos del o de los Proyectos (Presupuesto)

• Requerimientos de cambio de alto nivel (“Portfolio Change Requests”)

CONCLUSIONES

Explicación de las conclusiones del trabajo realizado.

Definitivamente La implantación de la P.M.O de Control Corporativa en la Empresa de
Servicios TIC, a “nivel Portfolio” o “nivel Programa”, traerá consigo un alto impacto (con
implicaciones o afección directa en costos, Operaciones, organigrama, desarrollo de
negocio, etc.), en la Organización, desde el Nivel Ejecutivo.

Por su puesta en marcha. La P.M.O. implantada disciplinará una diversidad de actores

fundamentales dentro de la propia Organización Principalmente los Project Managers de
Unidades funcionales de Movilidad- Implantación- Consultoría- Apoyo a Empresas y por su
puesto los miembros de sus propios Staff

Implementar una PMO en el contexto de una empresa de outsourcing de tecnología,

requiere adoptar metodologías de gerencia de proyectos como las planteadas por PMI, con
una visión de integración de procesos y de conceptos de las buenas prácticas planteadas.
En este sentido, la Incorporación de una PMO de Control Corporativo, contribuirá a
fortalecer procesos en específico o en forma general,

La PMO de Control Corporativa, sin duda llevara a la Empresa de Servicios TIC, a un nivel
en el cual todos sus procedimientos, Procesos, y metodologías internas en todos los niveles
estarán normatizados, estandarizados, analizados sus riesgos inherentes y por supuesto
con objetivos identificados y cuantificados en términos de beneficios particulares y
específicos de cada área, los que alineados con las estrategias Corporativas, definirán los
derroteros en términos de eficiencia y eficacia General para toda la Organización

Es Imprescindible reconocer la relevancia e Importancia de la PMO de Control Corporativa,

dentro de la nueva compañía de Servicios TIC, por sus funciones tan Especificas como, El

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desarrollo de Equipos de Proyecto (Project Management Teams) El asesoramiento en la
Selección y Priorización de Proyectos, aspectos fundamentales para enfocar los esfuerzos
del equipo hacia el éxito y logro de objetivos propuestos.

La implantación de la P.M.O. dentro de la nueva Organización de Servicios TIC supone

todo un reto de alcance corporativo y Visión Estratégica de negocio, ya que se trata de un
GRAN CAMBIO ORGANIZACIONAL que implica un respaldo incondicional de los directivos

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