DAFTAR ISI

Daftar Isi ....................................................................................................... .......... 1

BAB I DEFINISI
A. Latar Belakang...................................................................................... 2
B. Tujuan Umum....................................................................................... 3
C. Tujuan Khusus........................................................................................ 3
BAB II RUANG LINGKUP
A. Penyusunan Perencanaan Ketenagaan ................................................ 4
B. Indikasi Perubahan Pada Perencanaan Ketenagaan .............................. 5
C. Kriteria Pada Perencanaan Kegiatan.................................................... 6
BAB III TATA LAKSANA
A. Metode Perhitungan Kebutuhan Sumber Daya Manusia........................ 8
B. Langkah Kerja................................................................................... 8
BAB IV DOKUMENTASI
A. Wisn (Workload Indicator Staff Need) ................................................ 16
B. Man Power Planning.......................................................................... 16

1
 BAB I
DEFINISI

A. LATAR BELAKANG
Perencanaan merupakan fungsi organisasi manajemen yang merupakan dasar atau titik
tolak dan kegiatan pelaksanaan kegiatan tertentu dalam usaha mencapai tujuan
organisasi. Apabila proses perencanaan dilakukan dengan baik akan memberikan
jaminan pelaksanaan kegiatan menjadi baik sehingga dapat mencapai tujuan organisasi
yang akan diciptakan, pengadaan dan penggunaan tenaga kerja, sistem dan prosedur
yang hendak digunakan serta peralatan yang dibutuhkan untuk kelancaran suatu
kegiatan. Perencanaan harus memenuhi prinsip yang sesuai dengan situasi dan kondisi
suatu organisasi.

Ketenagaan segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum,
selama, dan sesudah masa kerja untuk mewujudkan tujuan. Pada dasarnya semua
metoda ataupun formula yang telah dikembangkan untuk menghitung tenaga
keperawatan di rumah sakit berakar pada beban kerja dan personal yang bersangkutan.
Analisis kebutuhan tenaga keperawatan harus betul-betul direncanakan dengan baik
agar tidak dilakukan berulang- ulang karena akan membutuhkan waktu, biaya, dan
tenaga sehingga tidak efektif dan efisien.

Perencanaan ketenagaan merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk

mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu
yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang
ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Secara sempit, perencanaan ketenagaan
berarti mengestimasi secara sistematik permintaan kebutuhan dan permintaan tenaga
kerja organisasi di waktu yang akan datang. Idealnya, organisasi harus
mengidentifikasi baik kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek maupun jangka
panjang melalui perencanaan.

2
 Hal-hal yang diatur dalam Panduan ini adalah :
1. Penyusunan perencanaan Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit Tandun
(rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek).
2. Penyusunan program kerja Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit Tandun.

B. TUJUAN UMUM
Menyesuaikan Sumber Daya Manusia atau ketenagaan dengan kebutuhan organisasi
yang dinyatakan dalam bentuk aktifitas.

C. TUJUAN KHUSUS
1. Mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu pekerja Rumah Sakit
Tandun.
2. Mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya.
3. Menghadapi kelebihan atau kekurangan pekerja Rumah Sakit Tandun.
4. Mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel di Rumah Sakit Tandun.
5. Meningkatkan pemanfaatan pekerja yang ada di Rumah Sakit Tandun.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. PENYUSUNAN PERENCANAAN KETENAGAAN

Panduan penyusunan perencanaan ketenagaan di Rumah Sakit Tandun ini memiliki
ruang lingkup:
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation And Selection
a) Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber
daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin
timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan /
forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain
sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan
persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan pekerja baru,
struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal
seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasar tenaga kerja, dan lain
sebagainya.

b) Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai,
pekerja, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan
sumber daya manusia organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini
diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan
atau job description dan juga spesifikasi pekerjaan atau job specification.

c) Seleksi tenaga kerja / Selection

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang
tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang
perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar
riwayat hidup atau curriculum vitae (CV) milik pelamar. Kemudian dari
4
 CV pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil
dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya
adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis,
wawancara kerja atau interview dan proses seleksi lainnya.

2. Pengembangan dan evaluasi pekerja / Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai
pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu
pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di
bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu
proses pengembangan dan evaluasi pekerja menjadi sangat penting mulai dari
pekerja pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and

protection
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari
organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan
dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal.
Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan
masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian
pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar
dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi
perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

B. INDIKASI PERUBAHAN PADA PERENCANAAN KETENAGAAN

Indikasi perubahan yang terjadi pada perencanaan ketenagaan mungkin saja terjadi
apabila terdapat faktor atau kendala yang terjadi pada saat berjalannya perencanaan
ketenagaan, adapun kendala yang mungkin terjadi yaitu sebagai berikut.
1) Standar kemampuan Sumber Daya Manusia
Standar kemampuan Sumber Daya Manusia yang pasti belum ada, akibatnya
informasi kemampuan Sumber Daya Manusia hanya berdasarkan ramalan-
5
 ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang
serius dalam perencanaan Sumber Daya Manusia untuk menghitung potensi
SDM secara pasti.

2) Sumber Daya Manusia adalah Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.
Hal ini menjadi kendala pada Perencanaan Sumber Daya Manusia, karena itu
sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu
tapi kurang mau melepaskan kemampuannya

3) Situasi Sumber Daya Manusia

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan
Sumber Daya Manusia perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan
Sumber Daya Manusia yang baik dan benar.

4) Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, warga
negara asing (WNA), dan kendala lain dalam perencanaan Sumber Daya
Manusia untuk membuat rencana yang baik dan tepat

C. KRITERIA PADA PERENCANAAN KEGIATAN

Adapun kriteria agar menjadi perencanaan kegiatan perencanaan Sumber Daya
Manusia yang baik adalah sebagai berikut.
1) Harus mengetahui secara jelas masalah yang direncanakannya.
2) Harus mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang Sumber Daya
Manusia dalam organisasi tersebut secara lengkap.
3) Mempunyai pengalaman luas tentang analisis pekerjaan (job analysis), kondisi
organisasi, dan persediaan Sumber Daya Manusia.
4) Harus mampu membaca situasi Sumber Daya Manusia saat ini dan masa
mendatang.
6
 5) Mampu memperkirakan peningkatan Sumber Daya Manusia dan teknologi
masa depan.
6) Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan pemerintah, khususnya
yang menyangkut tenaga kerja.
7) Berdasar hasil pengukuran indikator mutu dan bertujuan untuk meningkatkan
mutu.
8) Berdasar kebutuhan pasien yang mengacu kepada patient safety.

Adapun tahapan-tahapan atau langkah dasar yang harus ditempuh sebagai berikut.
1) Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia.
2) Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap mengenai Sumber Daya
Manusia.
3) Mengelompokkan data dan informasi tersebut, kemudian menganalisisnya.
4) Menetapkan beberapa alternatif yang kira-kira sanggup ditempuh.
5) Memilih alternatif terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
6) Menginformasikan rencana terpilih kepada para karyawan agar direalisasikan

7
 BAB III
TATA LAKSANA

A. METODE PERHITUNGAN KEBUTUHAN SDM

Metode perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia berdasarkan beban kerja
(WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia
kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap
kategori Sumber Daya Manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan
kesehatan. Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara
teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis. Adapun langkah perhitungan
kebutuhan Sumber Daya Manusia berdasarkan indikator Workload Indicator Staff
Need (WISN) ini meliputi 5 langkah, yaitu:
1) Menetapkan waktu kerja tersedia;
2) Menetapkan unit kerja dan kategori Sumber Daya Manusia;
3) Menyusun standar beban kerja;
4) Menyusun standar kelonggaran;
5) Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.

B. LANGKAH KERJA
1. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja
tersedia masing-masing kategori Sumber Daya Manusia yang bekerja di Rumah
Sakit selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan
waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut :
a) Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit
adalah 6 hari kerja dalam 1 minggu. Dalam 1 tahun 312 hari
kerja (6 hari x 52 minggu) (A).
b) Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap Sumber Daya Manusia
memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun dan menyesuaikan
dengan kontrak masing-masing staf (B).
8
 c) Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di
Rumah Sakit untuk mempertahankan dan meningkatkan
kompetensi/ profesionalisme setiap kategori Sumber Daya
Manusia memiliki hak untuk mengikuti pelatihan/
kursus/seminar/ lokakarya dalam 3 hari kerja (C).
d) Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri
Terkait tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama, tahun
2017-2018 ditetapkan 15 hari kerja (D).
e) Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran
kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak
masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin sebanyak 1
minggu (E).
f) Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit
atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1
hari adalah 7 jam (6 hari kerja/minggu). (F)
g) Waktu kerja efektif sesuai ketentuan yang berlaku di RS maka
rumah sakit memberikan waktu kelonggaran sebesar 12,5 %
(G).

Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk

menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu Kerja Tersedia = {A - (B+C+D+E)} X F

Keterangan :
A = Hari Kerja
B = Cuti Tahunan
C = Pendidikan dan Pelatihan
D = Hari Libur Nasional
E = Ketidak Hadiran Kerja
9
 F = Waktu Kerja
Apabila ditemukan adanya perbedaaan rata-rata ketidak hadiran kerja
atau Rumah Sakit menetapkan kebijakan untuk kategori Sumber Daya
Manusia tertentu dapat mengikuti pendidikan dan pelatihan lebih lama di
banding kategori Sumber Daya Manusia lainnya, maka perhitungan waktu
kerja tersedia dapat dilakukan perhitungan menurut kategori Sumber Daya
Manusia.

2. Menetapkan Unit Kerja Dan Kategori Sumber Daya Manusia

Menetapkan unit kerja dan kategori Sumber Daya Manusia tujuannya adalah
diperolehnya unit kerja dan kategori Sumber Daya Manusia yang bertanggung
jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan
pada pasien, keluarga dan masayarakat di dalam dan di luar Rumah Sakit. Data
dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori Sumber
Daya Manusia adalah sebagai berikut :
a) Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit dan uraian tugas pokok dan
fungsi masing-masing unit dan sub-unit kerja.
b) Keputusan Kepala Rumah Sakit tentang pembentukan unit kerja
struktural dan fungsional, misalnya: Komite Medik, komite
Keperawatan, Komite Pangendalian Mutu Rumah Sakit. Bidang/Bagian
Informasi.
c) Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unit kerja
di Rumah Sakit.
d) PP 32 tahun 1996 tentang Sumber Daya Manusia kesehatan.
e) Peraturan perundang undangan berkaitan dengan jabatan fungsional
Sumber Daya Manusia kesehatan.
f) Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur
(SOP) pada tiap unit kerja Rumah Sakit.

Fungsi utama rumah sakit adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang

mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan
10
kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan
promotif. Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja Rumah Sakit dapat
dikelompokkan sebagai berikut:
1) Unit Kerja Fungsional Langsung, adalah unit dan sub-unit kerja yang
langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan
perorangan di dalam dan di luar Rumah Sakit, misalnya : Intalasi Rawat
Inap, Intalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Instalasi
Laboratorium, Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi/Apotik, Instalasi
Kamar Operasi dll.

2) Unit Kerja Fungsional Penunjang, adalah unit dan sub-unit kerja yang
tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
a) Pelayanan kesehatan perorangan di Rumah Sakit, misalnya:
Instalasi Tata Usaha Rawat Inap/Rawat Jalan, Intalasi
Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit.
b) Pelayanan kesehatan Promotif di dalam dan diluar Rumah Sakit,
misalnya: Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM-RS).
Apabila ditemukan unit atau sub-unit kerja fungsional yang belum
diatur atau ditetapkan oleh Kepala Rumah Sakit, Depkes, Pemda (Pemilik
Rumah Sakit) perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan
keberadaanya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat
digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada.

Setelah unit kerja dan sub unit kerja di Rumah Sakit telah ditetapkan,
langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori Sumber Daya Manusia sesuai
kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisensi dan akuntabilitas
pelaksanaan kegiatan/pelayanan di tiap unit kerja Rumah Sakit. Data
kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang
dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses
penetapan kategori Sumber Daya Manusia di tiap unit kerja di Rumah Sakit.

11
 Untuk menghindari hambatan atau kesulitan perhitungan kebutuhan
Sumber Daya Manusia berdasarkan beban kerja, sebaiknya tidak menggunakan
metode analisis jabatan untuk menetapkan kategori Sumber Daya Manusia
sesuai kompetensi yang dipersyaratkan dalam melaksanakan suatu pekerjaan /
kegiatan di tiap unit kerja Rumah Sakit

Tabel 1. Unit Kerja dan Kategori SDM

No Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM

1 Rawat Jalan Poli Penyakit Dalam Dr. Sp. PD

Perawat
Poli Obgyen Dr. Sp. OG
Bidan
Poli Anak Dr. Sp.A
Perawat
Poli Bedah Dr. Sp. B.Fics
Perawat
2 Rawat Inap Ruangan Bougenville Perawat
Ruangan Mawar Perawat
Ruangan Melati Perawat
Ruangan Melur Perawat
3 Instalasi Gawat Darurat Dr. Umum
Perawat
4 Instalasi Kamar Bedah Dr. Sp. B.Fics
Dr. Sp. An
Perawat
5 Laboratorium Dr .Sp. PA
Analis
6 Radiologi Radiogrefer

12
7 Gizi Ahli gizi
Petugas Gizi
8 Rekam medik Petugas MR

9 Farmasi Apoteker
Asisten Apoteker
10 VK Bidan

3. Menyusun Standar Beban Kerja

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun
perkategori Sumber Daya Manusia. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan
pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
(rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun yang dimiliki oleh masing-
masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit bersifat individual, spesifik dan unik
sesuai karateristik pasien (umur, jenis kelamin), jenis dan berat ringannya
penyakit, ada tidaknya komplikasi. Disamping itu harus mengacu pada standar
pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) serta penggunaan teknologi
kedokteran dan prasarana yang tersedia secara tepat guna.
Oleh karena itu pelayanan kesehatan Rumah Sakit membutuhkan Sumber
Daya Manusia yang memiliki berbagai jenis kompetensi, jumlah dan
distribusinya tiap unit kerja sesuai beban kerja. Data dan informasi yang
dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori Sumber
Daya Manusia utamanya adalah sebagai berikut :
1. Kategori Sumber Daya Manusia yang bekerja pada tiap unit kerja
Rumah Sakit sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah
kedua.
2. Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di Rumah Sakit.

13
 3. Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori Sumber Daya
Manusia untuk melaksanakan/menyelesaikan berbagai pelayanan
Rumah Sakit.
4. Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja Rumah
Sakit.

Beban kerja masing-masing kategori Sumber Daya Manusia di tiap unit kerja
Rumah Sakit adalah meliputi:
1. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori
Sumber Daya Manusia.
2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan
pokok.
3. Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori Sumber Daya
Manusia

4. Penyusunan Standar Kelonggaran

Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap
kategori Sumber Daya Manusia meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk
menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi
rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. Penyusunan faktor
kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap
kategori tentang :
1. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien,
misalnya; rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan
obat/bahan habis pakai, makan, dan minum.
2. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan
3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan

Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja, sebaiknya mulai
dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukan kegiatan yang tidak dapat
dikelompokkan atau sulit dihitung beban kerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan
14
 pelayanan pada pasien untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan
faktor kelonggaran tiap kategori Sumber Daya Manusia.
Setelah faktor kelonggaran tiap kategori Sumber Daya Manusia diperoleh, langkah
selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan
berdasarkan:

Standar Kelonggaran = Rata-rata Waktu Per-Faktor Kelonggaran

Waktu Kerja Tersedia

5. Perhitungan Sumber Daya Manusia Per Unit

Perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia per unit kerja tujuannya adalah
diperolehnya jumlah dan jenis/kategori Sumber Daya Manusia per unit kerja sesuai
beban kerja selama 1 (satu) tahun. Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan
kebutuhan Sumber Daya Manusia per unit kerja meliputi :
1) Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu :
a) Waktu kerja tersedia
b) Standar beban kerja
c) Standar kelonggaran masing-masing kategori Sumber Daya Manusia
2) Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahuan

15
 BAB IV
DOKUMENTASI

A. WISN (Workload Indicator Staff Need)

B. Man Power Planning

Ditetapkan di : RS. Tandun

Pada Tanggal : 04 April 2018
Kepala Rumah Sakit

dr. Tommy Kirana

16