PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

(DOCUMENTOS, REGISTROS)
Código: SIG-P-001 Revisión: 001 Fecha: 20/05/2019 Página: 1 de 6

1. Objetivo

Garantizar que la información documentada del Sistema Integrado de Gestión, se

encuentre controlada según los requisitos de las normas internacionales ISO 9001:2015,
ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 y la legislación aplicable.

2. Alcance

Este Procedimiento aplica a todas las áreas involucradas dentro del alcance del Sistema
Integrado de la organización.

3. Definiciones

• Elaborador: Persona(s) que elabora el documento(s). Comúnmente es quien o

son quien(es) ejecuta(n) el proceso, tarea o actividad.
• Revisor: Persona(s) con suficiente conocimiento del proceso, capaz de determinar
la utilidad y correcta utilización del documento. En lo Posible, el revisor es el
superior inmediato del elaborador.
• Aprobador: Persona con suficiente conocimiento del proceso y autoridad, capaz
de garantizar la aplicación correcta de dicho procedimiento.
• Documento: Información y su medio de soporte.
• Información Documentada: Información (datos que poseen significado) que una
organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida,
pueden ser documentos internos y/o externos.
• Documento Externo: Documentos de origen externo, que la organización
determina son necesarios para la planificación y operación del Sistema Integrado
de Gestión. Ej.: Normas, Leyes, Manuales.
• Documento Interno: Conjunto de documentos elaborados por el Grupo
Empresarial J&G S.A.C. con la finalidad de normar y/o estandarizar las políticas,
principios y actividades a desarrollar, dentro de la organización. Ej.: Manuales,
Procedimientos, Instructivos, Formatos.
• Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia.
• Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.
• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
• Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en un
procedimiento, cuyo fin principal es detallar la actividad en sí.
• Formato: Tipo de documentos interno que sirve como soporte para registrar la
información y recopilación de datos.

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 1
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -
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• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas. Los registros pueden ser físicos o electrónicos y
pueden provenir de formatos en algunos casos.
• Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema Integrado de
Gestión, identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona
o área, para su uso y aplicación correspondiente.
• Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión, que son impresos con fines didácticos o de revisión.

4. Acrónimos

PROCESO ACRONIMOS
Gerente General GG
Representante del área REA
Supervisor de Obra SO
Supervisor de Calidad SC
Residente de Obra REO
Ingeniero de Calidad IC
Ingeniero de Seguridad IS
Secretaria Administrativa SA

5. Estructura y Jerarquía de la Documentación

Política
. y
Objetivos

.
Manual
Plan- Programa

Procedimientos Protocolo-
Reglamentos - Normas

Instructivos- Matrices

Registros

Documentos Externos

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 2
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -
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6. Desarrollo

ETAPA DESCRIPCIÓN RESP.

1. DOCUMENTOS INTERNOS

El trabajador identifica la necesidad de cambio o creación de un nuevo

documento del SIG, luego presenta al REA la propuesta de creación o
modificación del documento previa autorización de su superior
Solicitud de inmediato.
Creación o Trabajador
Modificación Nota: Es recomendable que los formatos de los documentos sean:
✓ Tipo de Letra: Time New Roman.
✓ Tamaño: 10 o considerar según el documento.
✓ Espacio 1.15
El REA deriva a los responsables de revisión y aprobación, según el
siguiente cuadro.

Proceso REV APROB

Procesos de alta dirección REA GG

Procesos del SIG REA GG

Procesos de SST Comité SST GG

Revisión y GG/REA/CSST
Aprobación Procesos del GA REA GG
/REO/IC/IS
Procesos Principales y de Responsable GG
Soporte de Área

Solo en el caso de la Política y los Objetivos del SIG, serán aprobados

únicamente por el Gerente General, sin pasar por las etapas de
elaboración y revisión. El documento estará revisado y aprobado siempre
y cuando aparezcan las iniciales de dicho representante en el encabezado.
Es recomendable que el encabezado tenga la estructura que se define en
el Anexo #1 Estructura y Codificación de la Documentación.

Una vez aprobado el documento, los responsables de la revisión y

aprobación comunicarán al REA para que archive el documento en la
carpeta electrónica J&G S.A.C. Todos los documentos se encontrarán en
Ingreso al formato PDF. REA
Sistema
Las personas con acceso a computadora tendrán acceso a la información,
el resto de personas tendrán acceso a los documentos impresos con el
sello de “COPIA CONTROLADA”.

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 3
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -
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Finalmente se Ingresa la información en la Lista maestra de información

documentada - (documentos internos, registros, externos), incluyendo
la versión y la fecha de aprobación.

El REA comunica al área relacionada, el cambio en el documento

indicándole la ruta electrónica donde se puede ubicar al mismo.
Si se requiere repartir el documento en físico, estos llevarán un sello de
“COPIA CONTROLADA”.
El REA controla la distribución a través del Lista maestra de
Difusión información documentada - (documentos internos, registros, externos) REA
identificando a los responsables (áreas) que deben tener conocimiento del
documento.
No está permitido imprimir copias sin autorización.
Solo en el caso que el REA lo considere necesario se realizara una charla
de capacitación a cargo de él o la persona que el designe.

En caso algún documento requiera ser modificado, el responsable del área

entregara un borrador al REA, quién lo deriva al responsable de su
aprobación según el cuadro. (Regresar a etapa Revisión y Aprobación)
La identificación de cambios se realizará de la siguiente forma:
REA
Adición y/o
Tipo de documento Eliminación
modificación
Identificación de
cambios Manuales,
procedimientos, Cursiva y
Asterisco (*)
Instructivos, subrayado
Reglamentos, planes.

Formatos,
Comparación Comparación
Organigrama, Política,
con la versión con la versión
Objetivos, programas,
anterior anterior
matrices.

Una vez realizados los cambios y actualizada la Lista maestra de

información documentada (documentos internos, registros,
documentos externos), la versión obsoleta se envía a la carpeta
electrónica “OBSOLETOS” y se incluye la nueva versión en la carpeta REA
respectiva.
Documentos
Las copias en físico son recolectadas, se destruyen y se entrega la nueva
Obsoletos
versión del documento con el sello de “COPIA CONTROLADA”.
Todos los documentos del SIG son revisados mínimo una vez al año por
el área correspondiente actualizando la fecha del documento; de
considerar necesario realizar cambios, éstos se evidencian actualizando la
versión del documento.

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 4
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -
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2. DOCUMENTOS EXTERNOS

El REA es responsable de identificar y mantener actualizados los

documentos externos necesarios para la planificación y operación del
Sistema Integrado de Gestión.
Identificación REA
Los documentos externos se controlarán a través del Lista maestra de
información documentada (documentos externos), donde se indicará la
vigencia del mismo.

En caso se requiera distribuir una copia del documento externo a otra área,
ésta se entregará con un sello de “COPIA CONTROLADA” y el REA
Distribución REA
controlará la distribución a través de la Lista maestra de la información
documentada (documentos externos).

En el caso que se desee almacenar algún documento externo Obsoleto,

Documentos
éste tendrá que llevar el sello de “OBSOLETO” en la primera cara a REA
Obsoletos
manera de identificación de los que se encuentran vigentes.

3. CONTROL DE REGISTROS

Los responsables de cada área se encargarán de mantener sus registros

actualizados en forma virtual o física según sea el caso además definirán
los controles de identificación, almacenamiento, recuperación, retención
y disposición final de los mismos.
Identificación y El REA controlará los formatos mediante la Lista maestra de Responsable de
Control información documentada (formatos) Área

Los registros electrónicos y su recuperación se realizarán a través del back

up.
El REA tendrá acceso a todas las Listas de Registros de todas las áreas.

Todos los archivadores serán forrados de colores establecidos por la

organización:
Archivo y - Administrativa: Color Verde Limón Responsables de
diseño Área
- Calidad y Operativa: Color Blanco
- Seguridad y Medio Ambiente: Color Celeste

ANEXO 1

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 5
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -
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ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

TIPO DE DOCUMENTO
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Código: X-Y-Z Revisión: Fecha: Página: 1 de n

1. Código del documento:

x-y-z
Donde:
X = Proceso al que pertenece
Código (X) Proceso
GG Gerente General
ADM Administración*
SIG Sistema Integrado de Gestión
SST Seguridad y Salud en el trabajo
SO Salud Ocupacional
SGA Sistema de Gestión Ambiental
SGC Sistema de Gestión de Calidad
OP Operaciones
CONT Contabilidad*

Proceso*= Dentro del Alcance SIG propio del GRUPO EMPRESARIAL J&G S.A.C., fuera del alcance de la auditoria de
la certificación del ente certificador.

Y= Tipo de Documento
Código (Y) Documento
POL Política
M Manual
P Procedimiento
F Formato
I Instructivo o guía
PL Plan
PR Programa
REG Reglamento
PROT Protocolo
D Otros Documentos
Nota:
1. Cada proyecto contará con una lista maestra de documentos, con el nombre del proyecto “Lista Maestra-
Nombre del Proyecto”, Asimismo si existe la necesidad de un documento propio se identificará con su nombre
al final del código, por ejm: OP-M-001_Proyecto Relaves.
2. Para los formatos de Seguridad y salud en el trabajo - SST se identificará según la gestión interna del área
dividiéndolos en formatos de Gestión (G), formatos Administrativos (AD) y formatos de Inspección (I) mediante
los acrónimos colocados al final de su codificación, por ejm: SST-F-001-AD, SST-F-001-G, SST-F-001-I.

Z= Número Correlativo

OBRA: 1.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA”. 2.“CANAL DE CORONACION MARGEN IZQUIERDA”. 3.

“CANAL DE DERIVACION”. 4.“CANAL DE CORONACION MARGEN DERECHA TRAMO III”. 5. “CANAL, POZA Y 6
PUENTE PARA DESCARGA DE RELAVES”. -