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Diplomado en Proyectos de TI

CASOS DE ESTUDIO - UTILEXPRESS

Ing. Miguel Angel Real


07/04/2016
Derechos Reservados

Introducción
Este es uno de los casos de estudio que vamos a seguir durante este diplomado. El objeto es
mostrar cómo un Gerente de Proyecto puede aplicar los conocimientos obtenidos durante el diplomado a
un caso de la vida real.Los casos de estudio presentan situaciones o procesos que se pueden encontrar
durante sus proyectos, y la idea principal es establecer la discusión entre los participantes para describir
cómo los resuelven siendo gestores de proyecto. Como ocurre en estas situaciones, no todos los detalles
de cada proceso aplican. Se suelen combinar, durante sus proyectos, procesos que les permiten realizar
varios pasos a la vez.
Derechos Reservados

“Estamos interesados en captar los


clientes no-gourmet, aquel que esté interesado en la
cocina, pero que no busca hacer todos los días un Pato
Caso - “UTILExpress la pequinés. Buscamos transmitir al mercado que
nuestras tiendas son para un público más abierto, un
tienda de cocina…” target más relajado, si así se prefiere”.

Usted es Gerente de Proyecto en UTILExpress, una “Nuestro próximo almacén, el número 50, va a
cadena de tiendas especializadas en utensilios de estar aquí en Caracas. Ya tenemos una tienda en La
cocina, vajillas, pequeños electrodomésticos y Castellana y otra en Sebucán, pero ninguna
productos gourmet tales como salsas y especias hacia el sur. Planeamos tener una gran fiesta de
envasadas. Usted es nuevo en la posición y sustituye inauguración, con el tipo de sorpresas y actividades
al Gerente de Proyecto que recién se ha jubilado. que podrías esperar una notable apertura como esta”.

UTILExpress posee actualmente 49 tiendas a nivel “Nuestras tiendas suelen ocupar desde 300
nacional y en las islas del Caribe. La sede principal a 600 metros cuadrados de espacio comercial y, por
está Caracas, Venezuela. La compañía emplea a lo general, utilizamos los servicios de contratistas
tiempo completo y parcial a 1.500 personas, 200 de locales para la construcción.”
las cuales trabajan en la oficina de la sede principal.
La Misión de la compañía señala: “Construir un almacén por los general tarda
unos 120 días a desde la fecha de adquisición de
“Excelentes utensilios para personas que bus- la propiedad hasta que las puertas son abiertas al
can una comida estupenda.” público. Te puedo dar el plan de proyecto de nuestra
última apertura para que tengas una idea de lo que
Recientemente, el vicepresidente de mercadeo, sucede”.
Daniel Perrier, hizo una visita a su oficina. Es un
hombre muy agradable, bien vestido, muy formal con “Tu labor será adquirir la propiedad, negociar el
la apariencia que usted esperaría de este tipo de contrato de arrendamiento, adquirir las estanterías así
personas. como los muebles requeridos, conseguir el contratista
y preparar las festividades para el “opening” de esta
Él estrecha su mano y le muestra una amplia y tienda”.
agradable sonrisa.
“Mi gente de mercadeo te ayudará con la
“Hemos decidido seguir adelante con la apertura última parte”.
de nuestra tienda número 50 ... Las ventas están
aumentando, y nuestra nueva línea de utensilios de “Tienes seis meses para completar el proyecto.
cerámica se vende como pan caliente!!. No sé si ¿Tienes alguna pregunta?”
estás familiarizada(o) con la filosofía de nuestro
negocio, permíteme un momento para explicarte”. Tomas una respiración profunda y revisas tus
pensamientos.
“Nos gusta poner nuestras tiendas en zonas de
clase media alta o en urbanizaciones donde sus Daniel acaba de darte un montón de información
residentes poseen un nivel adquisitivo alto. La con apenas una pausa entre cada pensamiento.
mayoría de nuestros compradores tienen ingresos de Algunas ideas iniciales pasan a la deriva por tu cabeza
más de Bs. 150.000.000,oo al año. Es por ello que mientras alcanzas tu portátil.
hacemos el esfuerzo de colocar nuestras tiendas en
zonas donde estas personas normalmente compran”.
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- Otra pregunta, Daniel. Existe algún


presupuesto establecido para este proyecto?

Trabajas en una organización funcional con un “Todavía no lo hemos establecido en firme”,


departamento “proyectizado” independiente, respondió Daniel. “La experiencia nos dice que abrir
responsable de llevar a cabo proyectos de esta una nueva tienda esta entre 1.500 a 2.000 millones de
naturaleza. bolívares. Y no queremos olvidar el gran evento para
esta oportunidad… la gran apertura.”
Has estado en la compañía el tiempo
suficientemente para saber que Daniel Perrier tiene una - Gracias, Daniel. Voy a empezar a escribir
posición influyente en los rangos ejecutivos y tiene la el enunciado preliminar del proyecto de inmediato.
autoridad y el poder para hacer que las cosas Estaré poniendo su nombre puesto que usted es el
sucedan. Por lo tanto, Daniel es el candidato perfecto patrocinador del proyecto.
para el patrocinador del proyecto.
Daniel concluye diciendo: “Siéntete libre de venir a
Tomás el portátil y comienzas a documentar mí con las preguntas o inquietudes que tengas en
algunas de las cosas que Daniel te comentó y aclaras cualquier momento.”
con él mientras escribes:
Una semana más tarde.
- El objetivo del proyecto es abrir una nueva tienda al
sur de Caracas, en seis meses a partir de hoy. Revisas tus notas y relees el Enunciado Preliminar del
Proyecto que ha preparado una última vez antes de
- El almacén debe estar ubicado en una zona reunirte con Daniel. Finalmente en un pasillo cercano
próspera. al área de refrigerios de los ejecutivos te encuentras
con Daniel.
- La tienda llevará la línea completa de productos de
utensilios para alimentos gourmet. - Daniel, me alegro de verte. Me gustaría ver
contigo el enunciado preliminar del proyecto antes de
- Gran inauguración acompañada por mucha fanfarria la reunión inicial de mañana. ¿Tendrás unos minutos?
porque esta es la apertura de la tienda número 50.
“Seguro”, afirma Daniel. “Vamos.”
Tienes un par de preguntas que hacer a Daniel.
- El enunciado preliminar establece el
Hay algún motivo especial por el cual tenemos para propósito del proyecto, que por supuesto es abrir la
abrir… veamos… seis meses desde ahora es 4 de tienda 50 tienda al sur de Caracas. He documentado
febrero? también algunos de los requisitos de alto nivel,
muchos de los cuales ya hemos hablado la última
“Sí, queremos la tienda abierta la primera vez que nos reunimos. He documentado algunos
semana de Febrero. Es en esta fecha cuando se supuestos y limitaciones que me comentaste
realiza las exposiciones Decoralia y expo Mueble entendiendo que las precisaremos mejor al crear las
en esta ciudad y estaremos presentes en ambas directrices de alcance. He incluido una sección en la
ferias. Sabemos por experiencia que nuestras tiendas que se considera un cronograma preliminar del plan
generalmente ven un aumento en sus ventas durante de trabajo y he incluido algunos cálculos de retorno
este mes como resultado de nuestra participación en sobre la inversión.
estas ferias comerciales. Es una gran manera de
conseguir mucha publicidad y presencia y dejar que
la gente sepa de nuestras tiendas y dónde estamos
ubicados.”
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Actividad:
1.- Con los datos que usted ha recopilado, y
Utilizando una estimación de 2.000 millones de considerando los aspectos hasta ahora revisados
Bolívares como solicitud presupuestaria inicial y para este caso de estudio, desarrolle brevemente los
sobre la base de las proyecciones de flujos que me aspectos más importantes que contendrá el
dio la semana pasada, he calculado un período de enunciado preliminar de este proyecto. Tome en
amortización de 16 meses, con un TIR del 22%”. cuenta indicar alcance, consideraciones comer-
ciales, parte interesada, estructura organizativa,
“Eso es impresionante”, responde Daniel. “Incluso restricciones, asunciones y todo aquello que usted
mejor que apertura de nuestro tienda de Porlamar. estime necesario de este caso.
Si mal no recuerdo, el periodo de amortización era
de poco más de dos años. Esperemos que esos
números aún se mantengan”. Problemas:
- Creo que son cifras confiables. 2.- La investigación ha indicado que la estructura
Investigué nuestros datos sobre la base de las aperturas matricial es a menudo confusa porque requiere
recientes de tiendas de tamaños similares, teniendo múltiples roles para las personas, con la consiguien-
en cuenta las condiciones económicas de la zona de te confusión sobre estos roles (Keith Davis, las
la Gran Caracas. Creemos que el momento es per- relaciones humanas en el Trabajo, Nueva York:
fecto. McGraw-Hill, 1967, pp. 296-297). Lamentablemen-
te, no todos los directores de programas, gerentes
- Como sabes, la puesta en marcha inicial de proyectos e ingenieros de proyectos poseen las
del proyecto está prevista para mañana. Lo que habilidades necesarias para trabajar en este
necesito de usted es que hable sobre el proyecto y los entorno. Stuckenbruck ha declarado: “El camino del
objetivos, indique el compromiso que se necesita éxito está sembrado con los cadáveres de los jefes de
del equipo de gestión para apoyar este proyecto, y proyecto que originalmente eran los gerentes de línea
presentarme como gerente del proyecto. funcional y luego entró en la gestión de proyectos”
(Linn Stuckenbruck, “El director de proyecto eficaz”,
- Ya he enviado una copia de este Project Management Quarterly, vol. VII, nº 1, marzo
enunciado preliminar de Proyecto a los asistentes de esta de 1976, págs. 26-27). ¿Cuál cree que es la causa
reunión para que puedan examinarlo. Y he incluido principal de esta caída del gerente funcional?
una lista de los supuestos que hemos establecido
hasta ahora como un apéndice a este documento. 3.-Tomas Weekend es gerente del
Por último, voy que pedir a todos los presentes a fir- grupo de recursos disponibles de la oficina de
mar una copia de la aceptación de este enunciado proyectos de su organización. Durante una reunión
preliminar de proyecto. reciente con el grupo, Tom comentó: “La empresa está en
problemas. Como ustedes saben, estamos
“Suena muy bien, como que ha cubierto todo”, afirma pujando por tres programas ahora. Si ganamos
Daniel. “No anticipo problemas para mañana, como sólo uno de ellos, probablemente no podremos
que todo el mundo está deseando la apertura de esta mantener nuestro nivel actual de trabajo. Al contrario, si
tienda”. ganamos los tres, ¡mañana todos seremos gerentes!”.
La compañía ganó los tres programas, pero del
grupo de aislamiento no contratan a nadie, y no hay
promociones. ¿Qué esperaría usted, como gerente
de proyectos en uno de los nuevos proyectos, de la
relación de trabajo con el grupo de recursos
disponibles?
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Ing. Miguel Angel Real


4.- Usted es un ingeniero de proyecto en un
programa de alta tecnología. A medida que el proyec-
to comienza a bajar de presión, su jefe le pide que
escriba un documento para que pueda presentarlo en
una reunión técnica. El nombre de su jefe va de pri-
mero en el informe. ¿Considera que esto debería ser
parte de su trabajo?, ¿Cómo se siente acerca de esta
situación?, explique.

5.- Una de las principales controversias en la


gestión del proyecto se produce sobre si el gerente de
proyecto necesita tener o no un cargo en tecnología a
fin de ser eficaz. Considere la siguiente situación:

Usted es el gerente de proyecto en un proyecto de


investigación y desarrollo. Marketing le informa de
que ha encontrado un cliente para su producto y
que debe realizar importantes modificaciones para
satisfacer los requerimientos del cliente. Los gerentes
funcionales de ingeniería le dicen que estas
modificaciones son imposibles. ¿Puede un gerente
de proyecto sin cargo en tecnología hacer viable la
decisión obtener fondos adicionales y soporte para
marketing, o debe creer en gerentes funcionales y
decirle a marketing que las modificaciones son
imposibles? ¿Cómo puede un gerente de proyecto,
ya sea con o sin un cargo en tecnología, saber si
los gerentes funcionales están dándole una opinión
optimista o un pesimista?

6.- Le han asignado a la oficina de proyecto


como ayudante del ingeniero del proyecto. Va a in-
formar al jefe de ingenieros de proyecto que reporta
oficialmente al gerente de proyecto e informalmente
al vicepresidente de ingeniería. Usted nunca han tra-
bajado anteriormente con este jefe de ingenieros de
proyectos. Durante la ejecución del proyecto, resulta
evidente que el jefe de ingeniero de proyectos toma
decisiones que no están alineadas con en el mejor
interés del proyecto. ¿Qué debe hacer sobre esto?.

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