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Facultad de Ciencias Económicas, Contables y Administrativas

“Escuela Académico Profesional De Contabilidad”


DOCENTE:
MOSTACERO CUZCO EVELIO NERI
ALUMNOS:
 COJAL LARA, Diego

 CHOROCO DIAZ, Kevin

 GUERRERO LOPEZ, Elver

 VASQUEZ CALUA, Edgar

 RUIZ VASQUEZ, Deyner

 TASILLA ANGULO, Willam

CURSO:

AUDITORIA DEL SECTOR PÚBLICO


IX CICLO

Cajamarca - 2019

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CASO 1:

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CAJAMARCA NO CUENTA CON UN


AREA ESPECIALMENTE HABILITADA PARA EL ARCHIVO DEL ACERVO
DOCUMENTARIO DE LA SUBGERENCA DE LOGISTICA Y CONTROL
PATRIMONIAL.

CONDICIÓN:
De la vista realizada a la subgerencia de logística y control patrimonial el 24 de febrero del 2019
la comisión auditora evidencio que dicha subgerencia no cuenta con un archivo ordenado de los
documentos que conforman el acervo documentario de dicha área como son: las órdenes de
compra, las ordenes de servicio, los expedientes de contratación, a efectos de asegurar la custodia
e integridad de dicha documentación.
CRITERIO:
Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:

 Ley de contrataciones del estado aprobada por el decreto legislativo. n°1444 del 30
de enero del 2019.
Artículo 7°: Expediente de Contratación:
“La entidad levará un expediente de contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso
de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato,
debiendo incluir las ofertas no ganadoras.
El referido expediente quedara bajo custodia del órgano encargado de las contrataciones,
conforme se establezca el reglamento”.

 Reglamento de la ley de contrataciones del estado aprobado por decreto supremo


n°344-2018-EF del 30 de enero del 2019.
Artículo 10°: Expediente de Contratación:
“El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad
del expediente de contratación, salvo en el periodo en el que dicha custodia este a cargo del
comité especial”.

 Normas de control interno aprobadas por resolución de contraloría n°320-2006 CG


del 30 de octubre del 2006.

NORMAS BASICAS PARA LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN


4.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL
“El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de
archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de
acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y
registros contables administrativos y de gestión, entre otros incluyendo las fuentes de sustento

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COMENTARIOS.
1. La importancia del mantenimiento de archivos institucionales se pone de manifiesto en
la necesidad de contar con evidencia sobre la gestión ´para una adecuada rendición de
cuentas.
2. Corresponde a la administración establecer los procedimientos y las políticas que deben
observarse en la conservación y mantenimiento de archivos electrónicos magnéticos y
físicas según el caso. Con base en las disposiciones técnicas y jurídicas que emiten los
órganos componentes y que apoyen los elementos del sistema del control interno.
Efecto
El hecho expuesto pon en riesgo la preservación y conservación de los documentos e información
que se encuentran en custodia en la subgerencia de logística y control patrimonial, limitado el
seguimiento y control posterior de los procesos de contrataciones que realiza la entidad.
Causa
El hecho expuesto se ha producido por la falta de políticas y procedimientos adecuados para la
preservación y conse4rvacion de los documentos e información, que sustentan las adquisiciones
de bienes y servicios en la municipalidad provincial de Cajamarca, así como por la falta de
mecanismos de control n el ordenamiento del acervo documentario en la municipalidad de
Cajamarca.
Recomendación
Que el titular de la entidad disponga:
1. Que la gerencia de administración y finanzas en coordinación con la subgerencia de
logística y control patrimonial habilite e implemente en un determinado espacio para el
archivo de oficina de logística y control patrimonial, a fin de que los documentos e
información que sustenta la gestión logística de la municipalidad de Cajamarca, se
encuentre adecuadamente ordenadamente y conservada, para facilitar su correcta
información y garantizar el seguimiento y control posterior.

2. la subgerencia de logística y control patrimonial no cuenta con los cuadros consolidados


de necesidades de los años 2018 y 2019 elaborados en base a los cuadros de necesidades
remitidos por las diferentes unidades orgánicas de la municipalidad.

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CASO 2:

LA DIFUSIÓN DEL OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO EN TODOS LOS


PROCESOS DE LA MUESTRA SELECCIONADA FUE REGISTRADA FUERA DE LA
FECHA ESTABLECIDA.

CONDICIÓN

La comisión Auditora evidenció que el Otorgamiento de la Buena Pro en todos los procesos de
la muestra seleccionada, fue registrado en el SEACE, fuera de la fecha establecida, como se
aprecia en el siguiente Cuadro:

OTORGAMIENTOS DE LA BUENA PRO DIFUNDIDOS FUERA DE FECHA


N° DE
N FECHA DIAS DE
° PROCESOS POSTOR GANADOR FECHA/BUEN DIFUSIÓ DEMOR
A PRO N SEACE A
ADS n° 001-2017- San Pedro&Pablo
1 CEP/MDSM Maquinarias SA 06/03/17 13/03/17 7
AMS n° 007-2017- Inversiones Patronelli
2 CE/MDSM SRL 04/11/17 05/11/17 1
ADS n° 010-2017- Estudio Rivero
3 CEP/MDSM Abogados SC 23/08/17 28/08/17 5
ADS n° 002-2017-
4 CEP/MDSM Grupo Cajamarca SAC 13/03/17 15/03/17 2
ADP n° 002-2018- Optical Technologies
5 CE/MDSM SAC 16/12/18 22/12/18 6
AMC n° 001-2018-
6 CE/MDSM Pancho Carranza EIRL 22/09/18 26/09/18 4
Mapfre Perú Compañía
ADP n° 001-2018- de Seguros y
7 CEP/MDSM Reaseguros 28/08/18 01/09/18 4
Fuente: Portal SEASE (OSCE)
Elaborado: Comisión Auditora

CRITERIO

Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:

 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Supremo n°


334-2018-EF de 31 de diciembre de 2018.
Artículo 63. Notificación del otorgamiento de la buena pro
“El otorgamiento de la buena pro se publica y se entiende notificado a través del SEACE, el
mismo día de su realización, bajo responsabilidad del comité de selección u órgano encargado
de las contrataciones, debiendo incluir el acta de otorgamiento de la buena pro y el cuadro
comparativo, detallando los resultados de la calificación y evaluación.”

 Normas de Control Interno aprobadas por la Resolución de Contraloría General n°


320-2006-CG del 30 de octubre de 2006.

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NORMAS BÁSICAS PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.8. Comunicación externa
“La comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e
intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general, se lleve a cabo
de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la entidad.”

Comentarios:

O4. Las comunicaciones con los grupos de interés de la entidad y ciudadanía en general deben
contener información acorde con sus necesidades, de modo que puedan entender el entorno y
los riesgos de la entidad.

05. Deben aplicarse controles efectivos para la comunicación externa de forma que se prevenga
flujos de información que no hayan sido debidamente autorizados. Sin embargo, debe
garantizarse la transparencia y el derecho de acceso a la información pública, de acuerdo con
la normativa respectiva vigente.

EFECTO
La situación descrita no permite asegurar la confiabilidad y la transparencia de la información en
todos los procesos de contratación que la Entidad ha venido realizando.
CAUSA
El hecho expuesto se ha producido por la falta de supervisión y de control por parte del Órgano
Encargado de las Contrataciones (Subgerencia de Logística y Control Patrimonial), al culminar
los procesos de selección, así como por la falta de supervisión de las labores del servidor
responsable de efectuar publicaciones en el portal SEACE (OSCE).
RECOMENDACIÓN
Disponer que la unidad encargada de las contrataciones de la entidad monitoree y supervise el
correcto cumplimiento de los plazos que establece de la Ley de Contrataciones del Estado, con
la finalidad de asegurar confiabilidad y transparencia de la información en todos los procesos de
Contratación de bienes y servicios, así como el correcto cumplimiento de la Ley de
Contrataciones.

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CASO 3:
LOS COMITÉS ESPECIALES, QUE INTERVINIERON EN DOS PROCESOS DE
SELECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LA MUNICIPALIDAD POVINCIAL DE
CAJAMARCA, NO ESTUVIERON INTEGRADOS POR EL REPRESÉNTATE DEL
ÁREA USUARIA.

CONDICION
De la revisión a la conformación de los Comités Especiales que condujeron los procesos de
selección de la muestra seleccionada, se ha evidenciado que en dos (2) procesos de selección
convocados durante el año 2018, los Comités especiales no estuvieron conformados por el
represéntate de las respectivas áreas usuarias.
La referida omisión de evidencio en la ADS N° 001-2018 CEP/MDC “Adquisición de 30 costales
de vaciamiento para contenedor ecológico y ADS N° 002-2018 CEP/MPC “contratación del
Servicio de diseño e instalación de Techo Jardín, tratamiento paisajista en la parte delantera de
la municipalidad de Cajamarca”; siendo la Subgerencia de limpieza Publica Y la Subgerencia de
Parques, Jardines y Medio Ambiente las áreas usuarias, respectivamente.
CRITERIO
Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:
. REGLAMENTO DE LA LEY N° 30225, LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
APROVADO POR DECRETO SUPREMO Nº 344-2018-EF (vigente desde el 30 de enero de
2019)
Artículo 44. Designación, suplencia, remoción y renuncia de los integrantes del comité de
selección
44.1. El comité de selección está integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1)
pertenece al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad y por lo menos uno (1)
tiene conocimiento técnico en el objeto de la contratación.
44.2. Tratándose de los procedimientos de selección para la contratación de ejecución de
obras, consultoría en general y consultoría de obras, de los tres (3) miembros que forman
parte del comité de selección, por lo menos, dos (2) cuentan con conocimiento técnico en el
objeto de la contratación, salvo lo previsto en el artículo 217.
44.3. Para la conformación del comité de selección permanente solo es exigible que uno de
sus integrantes sea representante del órgano encargado de las contrataciones.
44.4. Cuando la Entidad no cuente con especialistas con conocimiento técnico en el objeto
de la contratación, puede contratar expertos independientes o gestionar el apoyo de
expertos de otras Entidades a fi n de que integren el comité de selección.

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EFECTO
La situación descrita no permite asegurar si los bienes y servicios adquiridos por la entidad,
permitieron el desarrollo eficiente, oportuno y eficaz de las labores desarrolladas por las distintas
áreas usuarias.
CAUSA
Los hechos antes mencionados se han producido por las falta de control y supervisión, en la
conformación de los Comités Especiales que condujeron los diferentes Procesos de Selección
convocados por la entidad.
RECOMENDACIÓN
Disponer que el área usuaria en coordinación con el Órgano encargado de las Contrataciones
efectúen acciones de supervisión y control en las conformaciones de los comités especiales, con
la finalidad de asegurar que los representantes de las áreas usuarias tengan participación en dichos
comités, para lograr un abastecimiento eficiente, oportuno y eficaz de los bines y servicios que
requieran las áreas usuarias para el cumplimiento de sus funciones.
CASO 4:
LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CAJAMARCANO CUENTA CON UN
SISTEMA INFORMÁTICO ADECUADO PARA EL DESARROLLO DE TODO EL
PROCESO LOGÍSTICO, DESDE EL REQUERIMIENTO HASTA LA CONFORMIDAD
DE LOS BIENES Y SERVICIOS, POR LAS AREAS USUARIAS
CONDICIÓN
La MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CAJAMARCA no cuenta con un sistema integrado,
para el desarrollo eficiente de las diferentes etapas de los procesos de selección y/o compras
directas; lo cual no permite un seguimiento y monitoreo oportuno de los actos que se realizan en
cada una de las unidades orgánicas que participan en el proceso de abastecimiento en la entidad.
Del cuestionario de control interno aplicado a la subgerencia de logística y control patrimonial,
se advierte que dicha área solo cuenta con un software que le permite órdenes de compras y
ordenes de servicio al mismo que se encuentra con el área de Almacén.
CRITERIO
Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:
Ley de Control Interno de las entidades del Estado LEY Nº 28716
“GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO” - RESOLUCIÓN DE
CONTRALORÍA N° 004-2017-CG
11. La entidad define y desarrolla actividades de control a nivel de organización sobre la
tecnología para apoyar la consecución de los objetivos.

 Normas de control interno aprobadas por Resolución de Contraloría n.° 320-2006-


CG del 30 de octubre del 2006

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NORMAS BÁSICAS PARA LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN
4.1 Funciones y características de la información
“La información es el resultado de las actividades operativas, financieras y de control
provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente de un
determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con
la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución en las tareas
operativas o de gestión”
Comentarios:
01 la información debe ser fidedigna con los hechos que describe. En este sentido, para q la
información resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad, accesibilidad,
integridad, precisión, certidumbre, racionalidad, actualización y objetividad.
4.3 Calidad y suficiencia de la información
“El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia,
pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe
diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las
que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno”
Comentarios
01 la información es fundamental para la toma de decisiones como parte de la administración
de cualquier entidad. Por esa razón, en el sistema de información se debe considerar
mecanismos y procedimientos coherentes que aseguren que la información procesada presente
un alto grado de calidad. También debe contener el detalle adecuado según las necesidades de
los distintos niveles organizacionales, poseer valor para la toma de decisiones, así como ser
oportuna, actúa y fácilmente accesible para las personas que la requieran.
02 la información debe ser generada en cantidad suficiente y conveniente. Es decir debe
disponerse en la información necesaria para la toma de decisiones evitando manejar volúmenes
que superen lo requerido.
EFECTO
El hecho expuesto pone en riesgo la calidad y suficiencia de la información que se produce
durante los procesos de selección y/o compras directas, así como la eficiencia en la ejecución de
cada una de las etapas del proceso logístico.
CAUSA
La situación descrita se ha producido por la inacción del Órgano Encargado de las Contrataciones
(Subgerencia de Logística y control patrimonial) al no advertir la necesidad de requerir un
Sistema Informático integrado, que le permita sistematizar sus procedimientos para la
adquisición de bienes y servicios de la municipalidad.
RECOMENDACIONES

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Que la Subgerencia de Logística y Control Patrimonial en coordinación con la Subgerencia de
Tecnología de la Información y Comunicaciones, implementen un Sistema Informático
integrado, para sistematizar el proceso logístico, a efecto de asegurar la confiabilidad, calidad,
suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere para el desarrollo de los
procesos de selección y/o compras directas, así como la eficiencia en la ejecución de cada una de
las etapas del proceso logístico.

CASO 5:
EN EL PROPCESO DE LA ADP N° 001-2018-CE/MDC, EL PLIEGO ABSOLUTORIO
DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES PUBLICADO EN EL SEACE NO CONTIENE
LOS ELEMENTOS ESTABLECIDOS EN LA LEY DE CONTRATACIONES DEL
ESTADO.
CONDICIÓN
De la evaluación de la información proporcionada por la subgerencia de logística y control
patrimonial se apreció que en el proceso de la ADP N° 001-2014-CE/MDC “Contratación de
seguros para los bienes patrimoniales y personales de la municipalidad POVINCIAL de
Cajamarca”, la empresa Mapfre Perú Cía. de Seguros y Reaseguros ha formulado consultas a las
bases, por tal razón se realizó la revisión al portal del SEACE, en el cual se verificó que el pliego
absolutorio publicado solo contiene respuestas, sin embargo no se han publicado las consultas
realizadas.
CRITERIO
Los hechos expuestos no son concordantes con la siguiente normativa:
Artículo 54.- Presentación y apertura de ofertas.
La presentación de ofertas se realiza en acto público en presencia de notario o juez de paz en el
lugar indicado en las bases, en la fecha y hora establecidas en la convocatoria, salvo que estos se
posterguen de acuerdo a lo establecido en la ley y el reglamento.
El acto público se inicia cuando el comité de selección empieza a Llamar a los participantes en
el orden en que se registraron en el procedimiento, para que entreguen sus ofertas. Si al momento
de ser llamado el participante no se encuentra presente, se tiene por desistido. La presentación de
ofertas se realiza por escrito, firmadas, foliadas y en un (1) sobre cerrado.
La presentaci6n puede realizarse por el mismo proveedor o a través de un tercero, sin que se exija
formalidad alguna para ello.
En la apertura de ofertas, el comité de selección debe anunciar el nombre de cada proveedor cuya
oferta sea abierta y el precio de la misma, Asimismo, verifica la presentación de los documentos
requeridos en el artículo 31. De no cumplir con lo requerido, la oferta se considera no admitida,
debiendo devolverse. Esta información debe consignarse en acta, con lo cual se da por finalizado
el acto público.
En el caso de ejecución de obras, el comité de selección devuelve las ofertas que no se encuentren
dentro de los límites del valor referencia], teniéndose estas por no admitidas.

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En caso el comité de selección no admita la oferta, el postor puede solicitar que se anote tal
circunstancia en el acta, debiendo la Entidad mantener en custodia la oferta hasta el momento en
que el postor formule apelación.
En el acto de presentación de ofertas se puede contar con un representante del Sistema Nacional
de Control, quien participa como veedor y debe suscribir el acta correspondiente.

Normas de Control Interno aprobadas por Resolución de Contraloría n.° 320-2006-CG del
30 de octubre de 2006
NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
3.8 Documentación del proceso, actividades y tareas
“Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su
adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de
los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
Comentarios:
04. La documentación de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una adecuada
transparencia en la ejecución de los mismos, así como asegurar el rastreo de las fuentes de
defectos o errores en los productos o servicios generados (trazabilidad).”
3.9 revisión de los procesos, actividades y tareas
“los procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que
cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de
revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.
Comentarios:
01 las revisiones periódicas de los procesos, actividades y tareas deben proporcionar seguridad
de que éstos se estén desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos, políticas y
procedimientos, así como asegurar la calidad de los productos y servicios entregados por las
entidades. Caso contrario se debe detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con
respecto a lo planeado.”
EFECTO
La situación descrita no permite asegurar la transparencia de los procesos de selección al publicar
información incompleta.
CAUSA
El hecho expuesto se ha producido por la falta de control y supervisión de las publicaciones
efectuadas en el SEACE ´por parte del Comité Especial.
RECOMENDACIÓN
13. disponer que el Comité Especial cumpla con las formalidades establecidas por la Ley de
Contrataciones del Estado al realizar las publicaciones en el portal del SEACE a fin de dar
cumplimiento al principio de transparencia que rigen las contrataciones.

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