Informe ejecutivo

Kimberly lenis Martínez

Planificación de un sistema de gestión de calidad

Instructor
Jazmín Aldana Lugo

Institución Sena
Valle del cauca
Santiago de Cali, 31 de mayo
Año 2019
 Tabla de contenido

•Resumen ejecutivo
•Introducción
•Identifique los procesos que considere necesarios para desarrollar la actividad
de la empresa (internos y externos)

•Identifique y establezca los riegos asociados a los procesos de la empresa.

•Analice y priorice los riesgos y oportunidades que afecta a la organización,

decidiendo cuales son aceptables y cuáles no. En cuanto a las oportunidades
debe decir sobre cuales son viables o factibles.

•Define un plan de acción para abordar los riesgos y oportunidades. Cómo

puede evitar los riesgos, eliminarlos o mitigarlos; como pueden hacer realidad
las oportunidades
•Diseñe al menos un indicador de calidad para saber si lo propuesto está
funcionando.
•webgrafia
 Resumen ejecutivo
La empresa PAPELES PRIMAVERA S.A es una empresa encargada de la
producción y comercialización de papel de envoltura, papel regalo, cuadernillos,
cartulina entre otros productos realizados a base de papel, desde hace 30 años
Actualmente La compañía asegura que se ha cubierto el mercado de todos los
lugares de Colombia, por lo tanto, cuenta con presencia en las ciudades más
grandes del país, abarcando zona sur, norte, occidente, y oriente del país;
distribuyen a nivel nacional y en países cómo Puerto Rico y Ecuador. Se ha
caracterizado por ser una empresa reconocida en el gremio de producción de
papel por su calidad de producto y es la única compañía licenciataria de grandes
marcas como Disney, Hot Wheels, Mattel entre otras. Teniendo en cuenta que la
mejora continua es parte fundamental de una compañía, y considerando que
planear permite disminuir desperdicios tanto de materia prima, tiempo y costos
para tomar decisiones; se evidencia que en PRIMAVERA S.A hay varios factores
que impiden la planeación óptima de la producción, ya que cada referencia de
producto se realiza basada solo en datos históricos de demandas anteriores sin
considerar variables externas que pueden ser causales de stocks de inventarios,
aumento de costos y pobre trazabilidad que a largo plazo si no se maneja
adecuadamente puede llevar al estancamiento de la empresa. Papeles Primavera
sabe la importancia de la implementación de un sistema de gestión de calidad en
el área de producción el cual le permite realizar una mejora sustancial en su
trabajo, sin embargo, este proyecto aún se encuentra como un objetivo por realizar
y no ha hecho esfuerzos para que éste se lleve a cabo. Por lo tanto, este proyecto
contribuyo con una propuesta de implementación del sistema de gestión de
calidad en el área de producción basada en la norma ISO 9001-2015 que ayudaría
mejorar lo antes mencionado.
 Introducción
La competitividad y el desarrollo son aspectos que cada día obligan a las
empresas a redefinirse durante su ciclo de vida, aún más con el aumento de las
expectativas del cliente, prácticamente la carrera por la supervivencia del más
apto define al mundo de la economía del capital hoy en día, por lo que toda
herramienta que se pueda brindar para sobresalir y alcanzar la satisfacción no
solo del cliente sino de todas las partes que se ven afectadas tanto de manera
positiva como negativa es de gran utilidad. De esta manera a través del Sistema
de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 se busca afianzar el liderazgo y
compromiso de la alta dirección para mantener sus procesos alineados con la
estrategia de negocio de la organización, claro está, sin mantener alejado de sus
intenciones al mercado, sociedad, gobierno, clientes, empleados y todo veedor
que evidencie que el compromiso de la gestión estratégica se cumpla y se
desarrolle para un bien común. Establecido lo anterior, la propuesta de diseño del
Sistema de Gestión de Calidad para el área de producción suscita un impacto
positivo en el despliegue de la gestión estratégica, así como favorece el
pensamiento de mejora continua y planeación de la empresa Papeles Primavera
S.A, que se desempeña en la industria litográfica. Se espera que la organización
ejerza acciones de acuerdo a las sugerencias dadas en el proyecto para alcanzar
la madurez en cuanto a estrategia, competitividad y calidad.
Identifique los procesos que considere necesarios
para desarrollar la actividad de la empresa
(internos y externos)

Factores externos e internos a considerar:

1. Se genera la información relevante en consenso con los autores y la empresa a
través de la experiencia laboral, lo que genera entre 9 y 11 factores de estudio,
para cada tema (Oportunidad, Amenaza, Debilidad, Fortaleza), para tener una
visión de la situación actual.
2. Posteriormente se registran en una tabla (ver anexo 1.1 y anexo 1.2) donde
asignamos dentro de la columna “Peso” un valor entre 0 a 1 a cada factor, donde
0.0 significa que no es relevante y 1 representa muy importante, esto aplica para
las dos matrices EFI y EFE.
3. La suma del peso de las Fortalezas y Debilidades no puede ser mayor a 1.
4. Asimismo, la suma del peso de las Oportunidades y Amenazas no puede ser
mayor a 1.
5. En la matriz EFI dentro de la columna “Clasificación” de acuerdo al impacto del
factor según lo observado, se asigna una escala de 1 a 4 y que subdivide en
Fortalezas y debilidades de la siguiente manera:

1. Debilidad Grave
2. Debilidad Menor
3. Fortaleza Menor
4. Fortaleza importante.
Identifique y establezca los riegos asociados a los
procesos de la empresa.

1. Falla de la maquinaria que se tiene en el proceso productivo

2. Entregas impuntuales a los clientes
3. Disminución en la calidad de los productos ofrecidos
4. Cierre de la planta por parte de las actividades
5. competentes, por mal manejo de los residuos resultantes del ejercicio
6. Disminución en la demanda
7. Pérdida y daño en instalaciones físicas
8. Enfermedades laborales
9. Introducción de competencia internacional fuerte o de proveedores
Analice y priorice los riesgos y oportunidades que
afecta a la organización, decidiendo cuales son
aceptables y cuáles no. En cuanto a las
oportunidades debe decir sobre cuales son viables
o factibles.

De acuerdo a la matriz de riesgos y su clasificación podemos observar que en

primer lugar se encuentra la falla de los equipos con un riesgo alto de ocurrencia y
lo cual podría ocasionar pérdidas en gran cantidad, en segundo lugar tanto el
manejo de los residuos y la introducción de competencia internacional, y no menos
importante la calidad del producto, por lo que a continuación se presentará las
posibles soluciones para mitigar cada riesgo o en la mayor medida posible:

1. Falla en la maquinaria del proceso productivo:

A fin de evitar esto el mantenimiento que se realice a los equipos e
instrumentos debe garantizar la producción ininterrumpida, logrando
prevenir las incidencias antes de que estas ocurran, Algunos de los
métodos más habituales para determinar que procesos de mantenimiento
preventivo deben llevarse a cabo se relaciona con las recomendaciones de
los fabricantes, plan de mantenimiento establecido a través de un
cronograma con el asesoramiento de expertos, metodologías como las 5s a
través de fases en construcción con el área de producción, etc. Adicional a
esto la adquisición de maquinaria es una opción a considerar, siguiendo los
lineamientos de desgaste y depreciación de los equipos, esto debe incluirse
dentro del Plan maestro de mantenimiento que disminuiría los costos de
reparación, aumentaría la vida útil, sobrecostos de almacenamiento,
accidentes laborales, etc.

2. Cierre por mal manejo de residuos:

Como mencionamos anteriormente la normatividad de manejo de desechos
industriales debe ser tenida en cuenta ya que entramos enel riesgo de cierre
o multas que afectarían los balances del ejercicio de la organización, por
ende debemos ajustarnos a normas ambientales tales como el decreto 4741
de 2005y las demás que apliquen al realizar un estudio de impacto ambiental
apropiado y a través de éste se pueda generar un PGR (Plan de gestión de
residuos) que contribuya a beneficios tributarios, análisis de ciclo de vida de
producto, huella de carbono, producción más limpia, entre otros.

3. Introducción al mercado de competencia internacional o de proveedores:

 Debido a que los proveedores son internacionales en su mayoría,
actualmente se está manejando un acuerdo de confidencialidad y de
exclusividad en la información suministrada a los proveedores que
hacen parte del ciclo de producción, a razón de esto la cláusula que se
maneja en un contrato de común acuerdo impide a la empresa
proveedora incursionar con productos similares a los de Papeles
Primavera S.A por lo que la competencia desleal no tiene cabida. Por
otro lado, un factor externo como el de la competencia internacional no
puede ser omitido, pero tampoco puede perderse del radar para
contrarrestar esto se debe realizar seguimiento constante al mercado
litográfico, marcas, competitividad que se puede presentar de manera
cíclica y continúa para desarrollar estrategias de mercadeo, fidelidad,
etc. Lo cual controlaría las eventualidades y aversiones en el mercado.

4. Entregas impuntuales a los clientes:

Estas son causadas principalmente por la falta de una planeación
adecuada o de una logística pobre o ineficaz. Para evitar la posible
aparición de las mismas se puede optar por:
Implementación de tecnología.
Trazabilidad en la cadena de distribución.
Cross Dickens (Directo indirecto)
Modelo de cadena de suministro o SCOR (Supply Chain Operation
Reference).Entre otras, que puedan generar confianza en entrega
oportuna al cliente final.

5. Disminución en la calidad de los productos:

Ofrecidos Para esto la implementación del sistema de gestión de calidad
es fundamental, la implementación en el área de producción, además de
mitigar el riesgo trae los siguientes beneficios:
Compromiso de los empleados.
Crear una cultura de mejoramiento continuo.
Mejore la evidencia para la toma de decisiones.
Mejor integración de procesos.
Mejora de la satisfacción del cliente.
Mejora de su credibilidad e imagen.
Adicional al sistema, el control estadístico de la calidad a través de
fichas y cartas de control optimizan no solo los criterios que tiene la
empresa sobre calidad sino que ayuda a que no se pierdan de vista las
oportunidades de mejora en cada área de la organización.

6. Pérdida y daño en instalaciones físicas:

El mantenimiento de los edificios y las instalaciones es uno de los
factores que se deben tener en cuenta para ejercer las actividades de la
compañía con total tranquilidad y solvencia sin correr riesgos de daño de
material, costos por reparaciones o hasta cierre de la empresa, algunas
de las estrategias que deben tenerse en cuenta son:
 Adquisición de seguros locativos, por catástrofes o estructurales.
Evaluación de vida útil de los edificios.
Consideración de los mismos dentro del plan de mantenimiento anual.
Compra de equipos contra emergencia.
Modernización de instalaciones contra catástrofes. (Incendio, explosión,
terremoto, etc.).
Plan de seguridad industrial.
Las medidas anteriormente propuesta brinda seguridad tanto de las
directivas como de los stakeholders, confiando en que la organización
aplique contingencias a los posibles accidentes y/o eventualidades que
puedan presentarse y lleven a posibles multas.

7. Disminución en la demanda:
La empresa constantemente desarrolla estrategias comerciales y de
innovación con los productos ofrecidos, tales estrategias permiten a la
misma controlar esta disminución en la demanda, así como una
predicción según el comportamiento histórico de la demanda, les
permite realizar planes publicitarios en los meses en los que hay
disminución en el volumen de ventas. Aunque es recomendado que
adicional a esto se realice un estudio de la competencia, apertura de
mercados así como la incursión en nuevas tecnologías de la información
que permitan al cliente común conocer más la marca.

8. Enfermedades laborales:
El bienestar del capital humano es una de las bases más fuertes para
llegar, por ello las estrategias que deben apuntar a mantener bajo el
riesgo de perjudicar a los trabajadores con el nivel de desempeño que
se le exige son:
Plan de seguridad y salud en el trabajo implementado.
Plan de beneficios e incentivos de salubridad para el empleado de
acuerdo a su desempeño.
Capacitación constante sobre las enfermedades presentadas.
Estudio de carga laboral.
Diseño de perfiles de competencias.
La implementación de estas propuestas conlleva a la disminución del
nivel del riesgo, así como el establecimiento de nuevos controles; por lo
que su probabilidad de ocurrencia y las consecuencias se ven
disminuidas considerablemente. A continuación se presenta
nuevamente la calificación dada, aplicando los mismos.
 Define un plan de acción para abordar los
riesgos y oportunidades. Cómo puede evitar
los riesgos, eliminarlos o mitigarlos; como
pueden hacer realidad las oportunidades

Objetivo: Analizar el producto y/o servicio que no sea conforme con los requisitos
dados, con el fin de tomar acciones apropiadas para prevenir o corregir el uso,
entrega, o prestación de los mismos.
Responsables: Gerencia administrativa, Analista de servicio al cliente, demás
áreas.
Alcance: El procedimiento debe iniciar con la recepción de las PQRS de los
clientes a través de los canales establecidos y finaliza con el establecimiento de
medidas preventivas o correctivas comunicadas al cliente.
1. Aunque la empresa está interesada en la implementación del Sistema de
gestión, el compromiso debe ser aún mayor, para que los requisitos se
cumplan en su totalidad, el proceso de aseguramiento de la gestión debe
adquirir la importancia suficiente para cambiar la mentalidad dentro de la
organización. En el desarrollo de este proyecto, los resultados arrojados no
fueron satisfactorios, pero sí son un excelente punto de partida para la
implementación de este y otros Sistemas.
2. A través de la norma ISO 9001 publicada en 2015 evidenciamos que al
tener en cuenta los factores que rodean a la empresa tanto externa como
internamente, el propósito y su papel en el mercado debe ser más claro, ya
que afecta a los mismos en diferentes niveles, el crecimiento debe llevar de
la mano la mejora de cada uno de los interesados en la misma, puesto que
existe un beneficio mutuo entre ellos.
3. Se recomienda la implementación de la propuesta anterior ya que servirá
como la etapa inicial para conseguir la certificación deseada, además de
generar conciencia en nuestros trabajadores sobre la imagen que damos a
los clientes y a las partes interesadas.
4. La asignación de responsabilidades y el establecimiento de un cronograma
para fijar metas claras y compromiso en los actores, demostraría el
aumento en el compromiso de la dirección por la implementación del SGC
ISO 9001.
5. Los mecanismos de control, las estrategias propuestas en la construcción
de matrices como la DOFA y el análisis de riesgo, abren las puertas para
 certificación en otras áreas tales como ISO 18001, 14001 o12647-2 Norma
del color para empresas litográficas.
6. A pesar de poseer un avance promedio del 18% en la gestión del
cumplimiento de requisitos, los puntos restantes representan
incumplimiento, por lo que la certificación en el área de producción es un
buen comienzo para aumentar el cumplimiento de los requisitos del cliente.
7. La clasificación de riesgos nos permitió ver los puntos en los que se debe
actuar inicialmente y evitar el peligro de materializarlos mismos, de esta
manera se asegura la continuidad y se minimizarán los apuros que puedan
presentarse.
8. La caracterización de un proceso, es una herramienta en extremo útil para
identificar las partes relacionadas al área de producción de la compañía, así
como todo lo necesario para sus acciones cotidianas, se recomienda utilizar
el modelo para uso generalizado y de esta manera facilitar las asesorías de
expertos y entes certificadores, así como asegurar el talento humano
idóneo para una tarea y el replanteamiento de las necesidades de cada
proceso
 Diseñe al menos un indicador de calidad para
saber si lo propuesto está funcionando.

Objetivos de calidad:
1. Mejorar la calidad de los procesos dentro de la compañía y
garantizar que estén bajo los parámetros exigibles dentro del
SGC.
2. Incrementar la eficacia y efectividad del servicio al cliente
satisfaciendo sus necesidades.
3. Garantizar la calidad y mejora continua de los productos.

objetivos indicador Fuente de datos

Mejorar la calidad de los Procesos conformes/total Auditorias
procesos dentro de la de procesos generados
compañía y garantizar
que estén bajo los
parámetros exigibles
dentro del SGC.
Incrementar la eficacia y Número de clientes Encuesta de
efectividad del servicio al satisfechos al mes/
satisfacción
cliente satisfaciendo sus Número total de clientes
necesidades. al mes
Garantizar la calidad y Número de productos manufacturados
mejora continua de los manufacturados
Inspección de
productos conformes/ total de
productos de productos calidad Número
importados
conformes/número total
de importados
 Webgrafia

http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/2631/13/UPS-CT002219.pdf
https://papelesprimavera.com/
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/93440007/Co
ntenido/DocArtic/El%20Riesgo%20en%20ISO%209001%202015.pdf