PERFIL DE PUESTO

ASISTENTE ADMNISTRATIVO/ CONTABLE

Programa Conjunto ACTuando Juntas: JOTAY

I. Información General
Ubicación Física Principal/ Ámbito: Oficina del Programa Conjunto, Guatemala
Reporta a: Coordina el Trabajo de:
La Administracion del programa conjunto Asistencia al equipo de administración del programa
conjunto

Atiende Directrices y Requerimientos de Se coordina en sus tareas con

La coordinación del Programa Conjunto Administrador de Programa conjunto
La Administracion del Programa conjunto Contador de Programa conjunto

Puestos a los que puede sustituir: Puestos que lo pueden sustituir:

N/A N/A

II. Descripción del Puesto de Trabajo

Se encarga de realizar soporte administrativo de funcionamiento de oficina y de logística para el desarrollo
de las actividades propias del programa conjunto ACTuando Juntas JOTAY, en observancia siempre de las
normas y principios de la FLM

Ejecuta tareas de soporte administrativo y contable del Programa Conjunto. Promueve el adecuado uso,
custodia y cuidado de los activos y bienes de la oficina, en cumplimiento de las políticas de la FLM/SM.
Responde por su adecuado control y registro.
Apoya la comunicación interna mediante la circulación y el archivo de documentos, ficheros y
correspondencia.

IV. Principales Responsabilidades

Propósito según
área del Descripción Detallada de Funciones
desempleo

Servicios • Registra las operaciones contables en el sistema contable utilizado por el programa
Administrativos conjunto.
Contable • Gestiona y organiza el oportuno pago de los diferentes servicios públicos y
generales obligaciones legales propias de la actividad del Programa ACTuando Juntas Jotay.
• Mantiene actualizado la base de datos de registro y seguimiento para planillas del
personal contratado para JOTAY.
• Apoya a mantener el archivo administrativo contable organizado y clasificado (tanto
físico como electrónico), según directrices institucionales
 • Coordina la recepción y envío de documentos administrativos contables y todo tipo
de correspondencia generada por la gestión propia del Programa
• Actualiza los saldos bancarios del programa conjunto como insumo para solicitud de
fondos
• Apoya en elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias del
programa conjunto
• Realiza apoyo en el fotocopiado de documentos administrativos/contables
• Organiza la prestación de servicios de limpieza y mensajería externos, cuando sean
requeridos o necesarios apoyos externos, previa autorización de la Coordinación de
Programa Conjunto.
• Responde por el manejo y control de la Caja Chica, según directrices institucionales y
reglamento de manejo establecido
Servicios • Organiza y responde por el adecuado uso, mantenimiento, cuidado,
Logísticos aseguramiento, marcación y registro de los bienes de la oficina (muebles, equipos,
vehículo, otros), implementando las políticas institucionales para su uso y control
• Lleva registro y control de los insumos de oficina, cafetería y papelería, garantizando
los mínimos necesarios para la normal operación.
• Establece un sistema de base de datos o registro de proveedores.
• Realiza procesos de cotización para la pre-selección de proveedores de todo tipo.
• Realiza adquisición de bienes y servicios según la selección de proveedores
aprobada.
• Facilita proceso de alquiler de vehículos para actividades de monitoreo.

Otros • Apoya trámites externos cuando sea requerido

• Todas las demás funciones que sean consideradas necesarias para el cumplimiento
de los objetivos del cargo y del Programa ACTuando Juntas .Jotay.

V. Nivel de Responsabilidades
Área Detalle

Supervisa el Trabajo de N/A

Delegación de autoridad N/A

Bajo su responsabilidad están • Detalle en hoja de Inventario bajo su responsabilidad.

equipos, mobiliario y herramientas • Responde por el registro, mantenimiento, marcación y control
de todos los bienes y equipos del Programa ACTuando Juntas
Jotay.

VII. Relaciones del Puesto

Internas Externas
 ▪ Coordinador Programa ACTuando
Juntas Jotay, y equipo de
admnistracion y contabilidad del
programa ACTuando Juntas Jotay.
▪ Equipo regional de Administracion y
Finanzas de la FLM.
• Proveedores de servicios y contratista
• Organizaciones Socias
• Empresas de auditoría
• Delegaciones
• Entidades estatales, bancarias y de seguridad social
• Otros según su cargo y atribuciones

VI. Perfil Requerido

Escolaridad
Experiencia laboral
Habilidades, experticias y
otros conocimientos
Idiomas
Otros elementos deseables
• Título Técnico en Administración o contabilidad o recién egresado de
ciencias administrativas o contables
• Mínimo un año en cargos similares
• Buen manejo de sistemas de informática. Excelente manejo de Excel
• Conocimientos de manejo de sistemas de inventario, archivo y control
de efectivo
• Conocimientos contables, legales y tributarios
• Excelente redacción y ortografía
• Buenas habilidades comunicativas
• Español fluido
• Licencia de conducir vigente

Competencias Humanas y Técnicas

• Alto grado de responsabilidad, honestidad y discreción

• Integridad, ética, confianza.
• Proactividad y creatividad
• Capacidad para resolver pequeños problemas y encontrar alternativas
• Capacidad y gusto por el trabajo en equipo
• Buenas relaciones interpersonales
• Organización
• Normatividad
• Atención al detalle y precisión
• Sensibilidad Social
• Identidad con los principios, valores y enfoques de trabajo de la FLM/DSM CA
• Persistencia
• Capacidad para el trabajo bajo presión
• Actitud de servicio